Unidad 6 Técnicas de Organización

Unidad 6
Técnicas de organización
6.1 Organigramas
Un organigrama es una representación gráfica con elementos geométricos que representa
la estructura orgánica de una empresa, en ella se visualizan las múltiples relaciones e
interacciones que tienen los diferentes órganos que se presentan en la organización, esta
herramienta administrativa tiene como fin mostrar las relaciones jerárquicas y
competencias en una organización.

El organigrama también es definido como un modelo adstrato y sistemático, que permite

obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización, el
organigrama tiene la particularidad de ser: sencilla, entendible y sobre todo flexible pues
esta característica es muy importante pues permite que la organización se adapte a los
cambios necesarios dentro de su ámbito.
El Organigrama tiene dos finalidades: la primera es que desempeña un papel informativo,
al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella
conozcan, a nivel global, sus características generales. La segunda finalidad es que esta es
un instrumento para el análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las
representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.
Tipos de Organigrama

La administración como ciencia no es un concepto estable, único, estándar; es por el

contrario una disciplina social muy dinámica, interdisciplinaria y como estudiante podría
pecar en decir que es muy compleja en su aplicación; a lo largo de los años se ha visto su
gran eclecticismo, desde sus primeros pioneros doctrinarios como Henry Fayol o Frederick
Taylor ha evolucionado en prestar soluciones para la empresa; desde esa perspectiva es
necesario mencionar que un organigrama empresarial en esencia son distintos los unos de
los otros, y esto debido a que una organización es distinta a las demás.

En definitiva se puede afirmar que existen diferentes modelos o tipos de plasmar un

organigrama, ya los estudiosos de la administración como Enrique B.Franklin y Elio Rafael
de Zuani, han dado sus propias clasificaciones unas más interesantes que otras, pero de
modo sencillo y entendible acerco las siguientes a usted:
POR SU NATURALEZA

Estos tipos de organigramas responden a una composición con vínculo de relación de forma
completa o por área, de igual modo por la relación de forma interna o externa de una
organización con otra semejante. Este grupo se divide en modelos de organigrama.

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POR SU FINALIDAD

Como bien se ha expresado de manera tácita líneas arriba el organigrama tiene diferentes
consecuencias. Esta clasificación toma como referencia el beneficio que proporciona el
organigrama a los diferentes actores de la empresa.
POR SU ÁMBITO
Estos tipos de organigrama de cierta manera tratan de reflejar la complejidad estructural
que una organización presenta, así pues tenemos General y Específicos.
POR SU CONTENIDO

Estos organigramas representan por un lado las posibles relaciones, funcionalidades,

obligaciones o áreas de trabajo y la jerarquía de las distintas áreas de la organización pero
de un modo general, es decir toda la empresa sin restricción alguna, por otro lado permiten
observar desde una perspectiva cualitativa a la organización.
POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA

Estos tipos de organigramas son calificados según su dirección geométrica, teniendo en

cuenta siempre la Jerarquía.
OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS
En definitiva los organigramas son muy importantes para toda organización, en esta parte
tratare de especificar la importancia para los diferentes actores.
a) Para la dirección.- Facilita el conocimiento de las áreas y canales donde se
desarrollan relaciones con las otras unidades que integra la organización.
b) Para el personal.- Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicación o
puesto de función dentro de la organización según su jerarquía.
c) Para el Público.- Tener una visión global de la estructura y posible funcionamiento
de la organización.
LIMITACIONES

a) Representa únicamente la estructura formal u oficial, pues es la única que es tomada

en cuenta por la cabeza de la organización, en algunos casos como los organigramas
informales son contados para captar las relaciones informales.
b) Es difícil y muy complejo representar la comunicación que existen entre los diversos
órganos que componen la organización.
c) En algunos casos por solo ser plasmar las relaciones formales, brindan información
incompleta en cuanto a la realidad real de la organización.
d) Es necesario que tenga cambios constantes pues estos pierden actualidad.
e) Las relaciones humanas no son susceptibles de reflejarse en el papel aun
pudiéndolas definir y describir.

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f) Se interpreta como barreras de organización, pues las jerárquicas más pequeñas se

sentirán menoscabadas en sus relaciones personales.
ELEMENTOS DEL ORGANIGRAMA
Tenerse en consideración la utilización de los siguientes elementos y pautas
convencionales.
Las casillas.- Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación de unidades
de la organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o área que
representa.

Las líneas.- Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de dirección,
asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al
interior de la organización. La línea principal de la organización se diferenciará de las demás
por ser de mayor espesor.

Líneas punteadas entre dos unidades de igual nivel señalan existencia de relaciones de
coordinación entre ambas.

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6.2 Mapas de procesos

Un mapa de procesos proporciona una representación visual de cómo se ve tu proceso de

principio a fin, incluyendo los pasos, la secuencia de pasos, transferencias y otras
interacciones. Ser capaz de "ver" tu proceso de principio a fin puede ser una poderosa
manera de encontrar el lugar donde las cosas están funcionando bien, donde el trabajo no
fluye bien, donde los pasos pueden ser innecesarios o redundantes, donde los pasos son
demasiado complejos o cuando el proceso contiene bucles infinitos o innecesarios. Los
mapas de procesos ofrecen una base para identificar acciones de mejora y realizar un
proceso más eficiente y eficaz.
Los mapas de procesos de negocio les proporcionan a los líderes empresariales la
oportunidad de aclarar cómo se están realizando en realidad los procesos. Se ponen de
manifiesto problemas como los cuellos de botella y la variación en la forma en que el
proceso se lleva a cabo por diferentes grupos o individuos. Los líderes también pueden
saber si la forma en que se encuentra el proceso actualmente difiere de la forma en que se
debe hacer. La creación de un mapa de procesos, también llamado diagrama de flujo, es un
componente importante de la gestión y mejora de procesos Seis Sigma, pero puede ser
beneficioso incluso sin el marco completo de Seis Sigma.

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6.3 Diagramas de flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en

disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología
cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan
los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan
los puntos de inicio y de término.
Características

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término.
Además, todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio hasta el término.
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
- Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar
presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso
anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
- Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
- Identificar quién lo empleará y cómo.
- Establecer el nivel de detalle requerido.
- Determinar los límites del proceso a describir.
EJEMPLO:

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SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE FLUJO

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6.4 Manuales

Es una guía descriptiva que establece los roles, funciones, atribuciones y responsabilidades
que tienen asignada la organización, las áreas y los cargos. Establece las relaciones de
unidades internas, y condiciones personales y profesionales que deben reunir las personas
que ocupen los cargos.
OBJETIVOS DE LOS MANUALES

 Asegurar adecuada comprensión de funciones, propósitos y expectativas de

organización y de actividades que realiza.
 Lograr y mantener sólida visión orgánica de toda la entidad.
 Facilitar estudio de la organización.
 Permite conocer medios y del personal que se dispone para el logro de las mates.
 Conocimiento de la estructura y valoración de cargos que la integran.
 Establecer canales de comunicación y de relaciones funcionales.
 Proporcionar una visión global de la organización, conocimiento de roles y medio
que facilite formación técnico - profesional al orientarle en las actividades a
desarrollar.
REQUISITOS
a. Comprenda a la totalidad de la estructura, dependencias, cargos, funciones, procesos
atribuciones y responsabilidades.
b. Variable tiempo deba estar presente en todo momento.
c. Entiendan todos destinatarios, redactado en lenguaje claro, sencillo y concreto.
d. Conocido por todos, llegar a cada trabajador para lo conozcan, puedan examinarlo y lo
puedan aplicar.
6.4.1 De Bienvenida

El manual de bienvenida también conocido como manual de inducción, es un documento

creado por las empresas que apoya a la inducción del nuevo trabajador a la empresa, este
manual le presenta al trabajador toda la información relevante de la empresa de manera
general, desde su historia, dueños, objetivos, misión, visión, que se pretende como objetivo
organizacional, y debe dar respuestas a todas las inquietudes laborales del nuevo
trabajador, facilitándole la integración como uno más del equipo.

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Otro aspecto que es necesario cuidar es el proceso de entrega e implementación del manual
de bienvenida. En este sentido, el artículo mencionado de Lluís Codo (2011), señala un
conjunto de principios que se deben cumplir y que mencionamos a continuación:
1. Entregar al manual a todos los empleados. Esta entrega puede ser empleando las diversas
herramientas de tecnologías de información de que disponga la empresa para comunicarse
con sus empleados.
2. Es recomendable explicar su estructura, la obligatoriedad de que sea leído y discutido en
caso de que surgieran dudas, y la obligatoriedad de firmar un documento entre empresa y
empleado conforme se entrega y se recibe dicho documento.
3. Realizar pequeñas reuniones aleatorias en el tiempo, con la finalidad de hablar sobre
determinados aspectos del manual que queramos mejorar, o sobre aquellos que deseemos
recalcara por su nivel de importancia.

4. El manual es el documento al que debemos remitirnos en caso de que surgieran

divergencias durante la relación empleado-empresa. Por eso es importante que el manual
sea claro y explícito en todas las cuestiones de orden interno.

5. El manual de bienvenida es un documento que puede ir cambiando a medida que

aparezcan nuevas necesidades en el entorno empresarial, y que justifiquen la necesidad de
incorporar nuevos conceptos o variar algunos.

El manual de bienvenida puede llegar a ser realmente una herramienta de alto valor en la
gestión estratégica de la empresa, su estructuración, redacción y puesta en práctica exige
un ejercicio de reflexión sobre la empresa.
6.4.2. De políticas
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es
probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen
líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear
las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del
organismo social.
Objetivo del Manual de Políticas:
 Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.
 Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en
cada unidad administrativa.
 Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
 Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

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 Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos

claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
 Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
Contenido del manual de políticas:
Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los
objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.

1. Índice
Objetivos del Manual
Alcance
Como usar el manual
Revisiones y recomendaciones
2. Introducción
3. Organigrama
4. Declaraciones de Políticas
DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS POLITICAS

1. PROPOSITO. Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el
establecimiento de una política.
2. DEFINICION. Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política.

3. CONTENIDO. Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los lineamientos

específicos necesarios para la aplicación de la política.
4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACION. Enunciar la(s) unidades orgánicas que deben
observar las prácticas de la política.
6.4.3 De Organización
El manual de organización constituye un instrumento de apoyo al proceso de
modernización organizacional de la empresa, al proporcionar información sobre la
estructura orgánica, atribuciones, objetivos y funciones que realizan cada uno de los
órganos administrativos que la integran.
Existe un documento en el que se concentran todas las funciones de todos los puestos, este
documento se llama Manual de Organización.

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Un manual de organización usualmente tiene la siguiente estructura:

1. Portada
2. Presentación: Aquí se describe brevemente lo que contiene el manual
3. Índice
4. Antecedentes: En este apartado se incluye una breve reseña de la empresa y de los
documentos en que anteriormente se han integrado las funciones de los trabajadores, así
como de las razones que motivaron a realizar el manual

5. Marco Normativo: En el que se refieren las normas que fundamentan las funciones
establecidas en el análisis de puesto
6. Objetivos de la empresa
7. Organigrama
8. Descripción de puesto por áreas
6.4.4 De procedimientos

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer

cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la
determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y
financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz
desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

 Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
b. Auxilian en la inducción al puesto.
c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
e. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen
para el desarrollo de las actividades de rutina.
g. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo
eficiente de la información.
h. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

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i. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,

omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado
procedimiento.
k. Son guías del trabajo a ejecutar.
Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.
Elaboración
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
1. Definir el contenido:

 Introducción.

 Objetivos.

 Áreas de aplicación.

 Responsables.

 Políticas.

 Descripción de las operaciones.

 Formatos.

 Diagramas de flujo.

 Terminología.
2. Recopilación de información.
3. Estudio preliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de la información.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.
Actualización. Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados,
mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.

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6.4.5 Manuales de Calidad

El Manual de Calidad es el documento guía del Sistema de Gestión de Calidad

(SGC), desarrolla todos los epígrafes de la Norma ISO 9001 aplicándolos a la organización e
incluye todos los procedimientos y normas que se aplican en el SGC. El Manual de
Calidad contiene la descripción detallada de todo el Sistema de Gestión de Calidad de la
Organización, manual de consulta básico para la implantación, mantenimiento y mejora
continua del SGC.

El objetivo del Manual de Calidad es facilitar una descripción Sistema de Gestión de la

Organización, que sirva de referencia para la aplicación de este sistema y se complemente
con el conjunto de documentación del sistema.

A continuación se incluye unos consejos prácticos y dos guías que sirven de ayuda para el
inicio de la elaboración práctica de cualquier tipo de Manual de Calidad.
Descripción del Manual de Calidad
Requisitos para su elaboración:
1. los contenidos.
2. propuesta de estructura.
3. guía para elaborar un manual de calidad.
4. consideraciones a tener en cuenta para la elaboración.
5. usuarios del manual de calidad.
6. La redacción del manual.
Los requisitos para el Manual de Calidad
Según la ISO 9001 en su artículo 4.2.1, la Organización debe establecer un manual de calidad
que incluya lo siguiente:
a) El alcance del sistema de gestión de calidad, detallado. Incluyendo las exclusiones.
b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de calidad o
una referencia a los mismos.

Las fuentes de información más comunes son:

Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

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Consideraciones a tener en cuenta para su elaboración

1º.- El Manual de Calidad es el documento más auditado, más crítico y más estático en el
sistema de calidad. Es el documento que se encuentra en el vértice superior de la pirámide
de la documentación necesaria en un sistema de calidad, ya que contiene la política de
calidad y requisitos que el resto de documentos y los procedimientos deben seguir.
2º El Manual de Calidad es la columna vertebral del sistema de calidad y el que establece
todo lo necesario para cumplir con los requisitos de la norma.

3º Debe adaptarse exactamente a lo que establece la norma ISO 9001, por lo que se
aconseja que la última página del mismo tenga un cuadro de equivalencia como se indica
en el ejemplo, cada capítulo se debe identificar con las referencias de la Norma.
Y debe estar perfectamente adaptado a la Organización.
Usuarios del Manual de Calidad
El Manual como guía del SGC estará a libre disposición de la Organización en general, lo que
la norma clasifica en cuatro áreas.
 El director.
 El personal de la Organización.
 Los auditores (internos y externos)
 Los clientes de la Organización.
El manual debe satisfacer las necesidades de estos usuarios y estas necesidades se
consideran satisfechas si el Manual de Calidad les permite conocer:
 La política de la calidad de la Organización.
 Principales medidas adoptadas para llegar a los usuarios.
 Estructura organizativa.
 Actividades que realiza.
 Ubicación geográfica.
 Funcionamiento del sistema de gestión de calidad.
 Reglas de organización y funcionamiento.

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6.5 Distribución de espacios de trabajo

La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de

trabajo, de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención
y servicios al personal y clientes.
OBJETIVOS
- Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las
unidades que conforman una organización.
- Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y
adecuadopara desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz.
- Permite a los clientes de la organización obtener los servicios y/o
productosque demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad
y calidad.
VENTAJAS
- Disminución de las distancias a recorrer por los materiales, herramientas y trabajadores.

- Circulación adecuada para el personal, equipos móviles, materiales y productos en

elaboración, etc.
- Utilización efectiva del espacio disponible según la necesidad.
- Seguridad del personal y disminución de accidentes.
- Localización de sitios para inspección, que permitan mejorar la calidad del producto.
- Mejoramiento de las condiciones de trabajo.
- Incremento de la productividad y disminución de los costos.
CRITERIOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
Funcionalidad:
Que las cosas que den donde se puedan trabajar efectivamente.
Económico:
Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio.
Flujo:
Permitir que los procesos se den sin tropiezos.
Comodidad:
Cree espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores y el traslado de los
materiales.
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TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

Principios
Guías fundamentales
Especificaciones por tipo de área
Modelos
Maquetas
Diseño asistido por computadora
PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO
Diagnóstico de la situación actual
Análisis de la organización
Revisión de los procedimientos
Distribución actual del espacio
Lista del mobiliario y equipo
AMBIENTE FISICO
Iluminación
Color de las áreas
Temperatura ambiente
Insonorización
Mobiliario de trabajo

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Actividades de reforzamiento:
6.1 al 6.3 Realizar un cuadro comparativo donde presenta cada una de las
técnicas de organización con sus características.
6.4 al 6.4.5 Identificar el contenido de los manuales administrativos: de
bienvenida, de políticas, de organización, de procedimientos y de calidad.
6.5 Presentar un ejemplo práctico de distribución de áreas de trabajo.
- Utiliza la bibliografía del curso.
- Una vez terminado envíalo para su revisión, de acuerdo a la fecha
señalada.

Imagen: Especial

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