Manual de Prevencion de Lavado de Activosv2
Manual de Prevencion de Lavado de Activosv2
Manual de Prevencion de Lavado de Activosv2
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1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Las normas establecidas en este Manual son de observancia obligatoria para todos
los empleados de esta empresa y deberán aplicarse en todas sus operaciones. El
incumplimiento de cualquiera de dichas disposiciones por los directivos y
empleados, en consecuencia, constituye causa del cese de la relación laboral, sin
perjuicio de las sanciones administrativas y penales que legalmente procedan.
3. GLOSARIO
Alta gerencia: Nivel jerárquico dentro de la empresa que cuenta con autonomía
para tomar decisiones. La integran los presidentes y vicepresidentes ejecutivos,
gerentes generales, vicepresidentes o gerentes departamentales y otros
profesionales responsables de ejecutar las decisiones del directorio, de acuerdo
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con las funciones asignadas y la estructura organizacional definida en cada
institución;
Criterios de riesgo: Son los elementos sustentados que bajo cada factor de riesgo
previamente definido, permiten evaluar dicho factor;
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Debida diligencia: Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos que
aplica la entidad, a sus accionistas, clientes, empleados, prestadores de servicios, y
mercado, para prevenir que se la utilice como un medio para el cometimiento de
lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos;
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Empresas pantalla: Es la compañía que no tienen una presencia física en el país
donde fueron legalmente constituida y autorizada para funcionar, ni en ningún
otro país;
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Mercado: Es el conjunto de personas y organizaciones que participan de alguna
forma en la compra y venta de los bienes y servicios o en la utilización de los
mismos;
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naturales y jurídicas que integran el sistema de la construcción privado de ser
utilizadas en el cometimiento de los delitos de lavado de activos y financiamiento
del terrorismo y otros delitos;
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de consanguinidad o primero de afinidad y los colaboradores cercanos de una
persona políticamente expuesta, implica que las instituciones del sistema
financiero apliquen procedimientos de debida diligencia ampliados;
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4. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Los gerentes y cualquier otro personal de la oficina de OBRECO Cía. Ltda. que
intervengan de manera directa en la facturación/cobro y celebración de contratos
de cualquier tipo con el público en general, serán responsables de:
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4.2 Secretario/a.
5. POLÍTICAS
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5.1 Requisitos de Identificación
Al expediente del Cliente deberán integrarse los mismos datos y documentos de las
personas físicas de nacionalidad ecuatoriana que tengan el carácter de:
1. Personas Naturales
2. Personas Jurídicas
I.DATOS:
Apellido paterno, apellido materno, nombre (s) o Razón Social
Cedula de Identidad o RUC
Fecha de nacimiento o constitución
País de nacimiento
Nacionalidad
Ocupación, profesión o actividad.
Dirección de domicilio
Teléfono domicilio, trabajo y celular
II. DOCUMENTOS
Cedulad de Identidad y papeleta de votación
Copiad e RUC
Copia de servicio básico
Al expediente del Cliente deberán integrarse los mismos datos y documentos de las
personas físicas de nacionalidad extranjera, en condiciones de estancia de
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residente temporal o permanente, en términos de la Ley de Migración, que tengan
el carácter de:
1. Personas Naturales
2. Personas Jurídicas
I. DATOS:
Apellido paterno, apellido materno, nombre (s) o razón Social
Numero de Pasaporte
Fecha de nacimiento o constitución
País de nacimiento
Nacionalidad
Ocupación, profesión o actividad
Domicilio particular en su lugar de residencia
Teléfono en que se puede localizar o Correo electrónico, en su caso
II. DOCUMENTOS:
I. IDENTIFICACIÓN PERSONAL
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II. COMPROBANTES DE DOMICILIO
Recibo que acredite el pago de alguno de servicios, con una antigüedad no mayor a
tres meses, contados a partir de su fecha de emisión.
La Empresa deberá recabar de la persona física una declaración firmada por ésta,
en el formato que para este efecto elabore, en la que conste que dicha persona
actúa a nombre y por cuenta propia o por cuenta de un tercero, según sea el caso,
la cual deberá conservar la Empresa en el expediente del Cliente.
Entrevista Personal
Antes de que se establezca o inicie una relación comercial con un Cliente, se deberá
celebrar una entrevista personal con éste o su apoderado, a fin de que recabe los
datos y documentos de identificación respectivos. Los resultados de la entrevista
deberán quedar asentados de forma escrita o electrónica e integrarse al
expediente de identificación del Cliente.
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III. En el conocimiento que tenga el empleado o funcionario de la empresa respecto
de su cartera de Clientes, y
Para determinar el grado de Riesgo en el que deban ubicarse los Clientes, así como
si deben considerarse Personas Políticamente Expuestas, se establecerán los
criterios conducentes a ese fin, que tomen en cuenta, entre otros aspectos, los
antecedentes del Cliente, su profesión, actividad o giro del negocio, el origen y
destino de sus recursos, el lugar de su residencia y las demás circunstancias que
determine la empresa.
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información tendrá que incluirse en el sistema de alertas a que se refiere la
Disposición anterior, con objeto de evaluar la transaccionalidad y detectar
inconsistencias entre la información proporcionada por el Cliente y el monto de las
Operaciones que realice.
Se deberá aplicar a los Clientes, que hayan sido catalogados como de alto Riesgo,
cuestionarios de identificación que permitan obtener mayor información sobre el
origen y destino de los recursos y las actividades y Operaciones que realicen o que
pretendan llevar a cabo. Los cuestionarios se aplicarán en los términos previstos
en este documento.
Se deberá verificar, cuando menos una vez al año, que los expedientes de
identificación de los Clientes clasificados como de alto Riesgo cuenten con todos
los datos y documentos, así como que los mismos se encuentren actualizados.
Para iniciar o continuar una relación comercial con Clientes que, por sus
características, pudiesen generar un alto Riesgo para la Empresa, se deberá
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obtener la aprobación, por escrito o en forma electrónica, del director general o de
un directivo que ocupe un cargo dentro de los tres niveles jerárquicos inferiores al
de aquél.
En las Operaciones que realicen los Clientes que hayan sido clasificados de alto
Riesgo, se deberá:
II. Deberán obtener los datos y documentos señalados anteriormente, respecto del
cónyuge y dependientes económicos, tratándose de Clientes Personas
Políticamente Expuestas extranjeras, así como de las sociedades y asociaciones con
las que éste mantenga Vínculos Patrimoniales.
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5.3. Operaciones Inusuales:
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5.3.1.2. La inconsistencia
Estos principios se complementan entre sí, ya que se debe conocer al cliente, para
estar en condiciones de determinar si sus operaciones son inconsistentes con sus
actividades comerciales o personales.
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se detecte la Operación por sistema, modelo, proceso o por el empleado de la
Empresa, lo que ocurra primero, en el formato oficial que para tal efecto expida
dicho Oficial, a través de los medios electrónicos o cualquier otro, conforme a los
términos y especificaciones señalados por esta ˙última.
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Existen señales de alerta que son generales a todas las instituciones y otras
particulares para algunas de ellas, dependiendo del riesgo y negocio que manejen.
Las normas que exigen a los "sujetos obligados" a adoptar sistemas de prevención
de lavado de dinero, normalmente solicitan o recomiendan a estos sujetos incluir
en los Manuales de Procedimientos de Prevención listas de "señales de alerta", que
le sirvan a sus empleados para detectar operaciones inusuales o atípicas, o conocer
operaciones sobre las cuales deben tener especial prudencia y cuidado. Las señales
de alerta deben ser delineados por cada "sujeto obligado", teniendo en cuenta la
naturaleza de las operaciones que realiza el mercado que atiende.
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-Clientes con negocios al por menor, que prestan el servicio de cambio de cheques
y no realizan depósitos de efectivo contra los cheques depositados o consignados.
Esto puede indicar que el cliente tiene otra fuente de fondos.
-Cuentas que tienen un gran volumen de depósitos en cheques, "moneyorders",
transferencias electrónicas y otros instrumentos negociables, cuando el negocio
del titular de la cuenta no justifica esta actividad.
-Cuentas que muestran elevadas transacciones de efectivo para negocios que
generalmente no manejan grandes sumas de dinero en efectivo.
-Realización de varios depósitos el mismo día en diferentes oficinas de la misma
entidad financiera, en forma inusual, respecto al comportamiento habitual del
cliente.
-Transferencias electrónicas, sin aparente razón comercial ni consistencia con los
negocios habituales del cliente.
-Recepción de varias transferencias de pequeñas cuantas, o depósitos de cheques y
Órdenes de pago ("moneyorders"), o giros postales que se transfieren a otra
ciudad o país, cuando esta actividad no es consistente con los negocios del cliente.
-Clientes cuyos estados financieros reflejan resultados muy diferentes frente a las
otras empresas del mismo sector o con actividad similar.
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-Cancelación repentinamente de grandes préstamos (prepagos) sin justificación
aparente sobre la razón del pago súbito o el origen de los fondos.
-Compras de cheques, Órdenes de pago, etc., con grandes volúmenes de dinero en
efectivo.
-Solicitudes de crédito de una compañía "off-shore" o para asegurar préstamos por
obligaciones ante un banco "off-shore".
-Compra de cheques, Órdenes de pago o cheques de viajero en grandes cantidades
y por montos por debajo del mínimo para efectuar reportes.
-Cambios significativos en los patrones de envío de dinero entre bancos
corresponsales.
-Movimientos significativos de billetes de alta denominación, en actividad que no
guarda relación con la ubicación del banco.
-Incrementos en la cantidad de dinero en efectivo manejado sin que se presente el
incremento correspondiente en el número de transacciones reportadas.
-Incrementos grandes en el uso de billetes de denominaciones pequeñas y
disminución correspondiente en el uso de billetes de altas denominaciones sin que
hayan registrado reportes de transacciones.
-Operaciones fraccionadas para eludir normas u obligaciones de reporte.
-Operaciones efectuadas frecuentemente a nombre de terceros, sin que exista
justificativo para ello (Ej. Depósitos en cuenta efectuados por apoderados o
terceros ajenos, por importes llamativos).
-Un cliente entrega una suma importante de billetes en moneda extranjera y
solicita efectuar transferencias a distintos lugares del país o del extranjero sin
justificación clara y acorde con la actividad del cliente.
-Un cliente entrega numerosos instrumentos monetarios, cheques de viajero,
Órdenes postales, etc. y solicita una transferencia por su equivalente sin que esté
de acuerdo con la actividad.
-Cuando una persona que no es cliente habitual y deposita fondos en diferentes
oficinas o bancos corresponsales en el exterior para ser cobrados localmente o
reenviados a otros países.
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-Operaciones mediante compañías domiciliadas en los sitios denominados
"paraísos fiscales" o en regiones o países calificados como "no cooperantes".
-Existe un cambio significativo en las relaciones de intercambio de divisas entre
bancos corresponsales o transacciones exageradamente grandes entre un banco
pequeño y uno grande.
-Compañías que son financiadas con préstamos otorgados en el exterior.
-Débitos a cuentas para efectuar transferencias a través de instituciones
financieras ubicadas en países de alto riesgo.
-El pago de la transferencia al exterior se realiza mediante instrumentos girados
contra múltiples instituciones financieras.
-Depósitos y retiros de fondos de cuentas corporativas o empresariales, que se
hacen principalmente en dinero en efectivo, en vez de cheques.
-Compra en efectivo de grandes cantidades de "moneyorders", giros postales,
cheques de gerencia u otros instrumentos negociables.
-Un solo depósito de dinero en efectivo, compuesto por muchos billetes de una
misma denominación.
-Cambio frecuente de billetes de baja denominación por billetes de alta
denominación y viceversa.
-Depósitos no significativos con un número grande de cheques, mientras
raramente se hacen retiros para operaciones diarias.
-Cambios repentinos e inconsistentes en las transacciones de moneda o en los
patrones de manejo del dinero.
-Cuentas que muestran varios depósitos por debajo de la cuantía límite.
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-Rehusar dar información para calificación en el otorgamiento de créditos u otros
servicios financieros.
-Rehusar informar sobre sus antecedentes personales, al abrir una cuenta o
solicitar cualquier servicio.
-Pretender establecer una cuenta o solicitar un servicio sin referencias, o dirección,
sin documento de identificación (pasaporte, cédula de extranjera, libreta de
conducción, cédula de ciudadanía, tarjeta del seguro etc.) o rehusar facilitar otro
tipo de información que la entidad financiera solicita para la apertura.
-Clientes que presentan identificaciones inusuales o anormales, que la entidad no
puede verificar.
-Clientes cuyo teléfono se encuentra desconectado, o el número telefónico al
momento de efectuar la llamada de verificación, no concuerda con la información
inicialmente suministrada.
-Solicitudes que no incluyen referencias laborales sobre empleos anteriores o
actuales.
-Clientes que no incluyen referencias laborales sobre trabajos pasados o presentes,
pero realizan frecuentemente grandes operaciones.
-Rehúsan facilitar la información sobre su actividad o no proporcionar los estados
financieros.
-Clientes que frecuentemente solicitan que se incrementen los límites de
excepción.
-Personas que rehúsan dar la información necesaria para el registro obligatorio de
transacciones en efectivo o para continuar con la transacción después de
informarles que el formato debe ser diligenciado.
-Personas que presionan a cualquier funcionario de la institución financiera para
no diligenciar formularios que impliquen el registro de la información o elreporte
de la operación.
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d. Señales de Alerta relacionadas con las operaciones internacionales
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-Empleados que impiden que otros compañeros de trabajo atiendan a
determinados clientes.
Cuando, sin causa justificada, existe una falta de correspondencia entre las
funciones que se le encomendaron al directivo, funcionario o empleado, y las que
realizaren.
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6. FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
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cada sector. Estos controles deberán constituir uno de los insumos para la
detección y reporte de operaciones inusuales e injustificadas.
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Monitorear el cumplimiento de instructivo para la prevención de los delitos de
lavado de activos y financiamiento del terrorismo de los sujetos obligados a
informar a la unidad y ms requerimientos establecidos por la UAF.
7. CAPACITACIÓN Y DIFUSIÓN
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Comunicación y Control, pero conservando el anonimato y reserva
correspondiente para difundir solo el contenido de manera didáctica.
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9. OTRAS OBLIGACIONES:
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