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2
I.- PASOS PARA ENTRAR AL SISTEMA:

El programa inicia al inicial la computadora en caso contrario:

1. Hacer clic en el Icono del Sistema.
2. En siguiente pantalla haga clic en el <Presione aquí para comenzar>.

3. Digite la clave de acceso.

4. Aparecerá el Menú Principal de Mónica.

5. Seleccione el modulo en el que va a trabajar.

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II.- CREANDO FACTURAS:

1. En el Menú Principal Seleccionar el Modulo Facturas

2. Aparecerá el Menú Facturación

3. Hacer clic en el Botón Crear

4. Aparecerá el Formulario para crear la factura
 4

5. Digite el Código del Cliente (101 si es el Cliente al Detalle).

6. Selecciones los parámetros de lugar.
7. Coloque el cursor en el Cuerpo del Formulario debajo de Cod. Articulo y Digite el
Código o Busque el articulo a facturar presionando la Tecla <F4> o haciendo clic
en el botón Lista Prod. que esta a la izquierda en el Formulario.
8. Verifique Cantidad, Precio y Total de la Factura y Presione la Tecla <F10> para
Guardar e Imprimir la Factura o <F5> para solo guardar (también puede hacer clic
en los botones con el mismo nombre que están en el centro del formulario.

NOTAS:

Factura nro . Tipear el nro. de la factura que desea, MONICA sin embargo ya le
presenta un nro. El cual es consecutivo (en algunos casos este nro. no se puede cambiar
ya que ha sido deshabilitada la función de renumerar facturas, en opción de Parámetros
esta opción puede ser nuevamente activada).

Vendido a.- En este campo ingresar el código de su cliente y luego presionar ENTER,
si el código del cliente no se encuentra entonces presionar buscar lo cual le muestra una
serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente, seleccionar la opción
correspondiente y hacer un doble clic sobre esta opción ó presionar ENTER.

Enviado a .- En este campo puede ingresar otra dirección diferente a la de su cliente,

por ejemplo si la entrega de la mercadería se va a realizar en otra dirección. Ud. puede
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utilizar el botón de “Buscar” que se encuentra en dicho recuadro para localizar una
dirección en particular que pudiera pertenecer a otra empresa (un embarcador por
ejemplo).

Reg. Tribut .- Aquí puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente este
valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado (Por ejemplo el RUT en Chile,
el NIT en Colombia, RUC en Perú, etc.). De acuerdo al país que haya elegido en lugar
de Reg. Tribut. puede aparecer el equivalente (por ejemplo RIF en España). Existe la
posibilidad de que Ud. solamente ingrese el nro. de Registro Tribut. sin necesidad de
ingresar el código del cliente, vea la opción de preferencias dentro de facturas, en el
modulo de parámetros.

Enviar.- Indicar la forma de envió de la mercadería. Aquí Ud. puede poner por ejemplo
‘Por Correo’, ‘Almacén’, ‘Su Almacén’, etc.

Pago.- Hacer un clic en la flecha que marca hacia ‘abajo’ para ver las diferentes formas
de pago que tiene el cliente para cancelar la factura, normalmente la transacción es en
efectivo, pero puede ser cambiada a cualquier otro tipo.

Vendr.- Se refiere al vendedor que esta realizando la venta de la mercadería, en algunas

ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede dejarlo en blanco.

Su refer.- Ingresar cualquier conjunto de caracteres que permita identificar el

requerimiento que ha hecho su cliente, este campo puede ser dejado en blanco. Por
ejemplo si su cliente le hizo un requerimiento por escrito (una orden de compra) y viene
con una referencia entonces ese Nro. puede ser ingresado en este campo.

Fecha.- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a 10 días de
la fecha del computador (la fecha de hoy), así mismo no puede ser una fecha anterior a
un período de cierre.

La mayoría de campos son auto explicativos, sin embargo algunos de ellos merecen
algún comentario, por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del producto este
basado en un porcentaje sobre su costo (Ver opción de Parámetros) entonces éste se
mostrara sobre la columna de ‘%’ el cual le indica el porcentaje de incremento sobre el
costo que se ha aplicado.

Para ingresar un producto del inventario, hacer un clic en la columna de cód. Artículo y
tipear el código del ítem, si el producto es encontrado en el archivo del inventario,
entonces se le mostrara la descripción. Si el artículo es nuevo, Ud. puede crear este
nuevo ítem sin salir del proceso de realizar una factura, simplemente presionar el botón
de Crea prod. (Crea producto) y llenar los campos que se muestran en el computador.

Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior

izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad a
cancelar, si es al crédito dejar en cero este campo) , la referencia (una breve descripción
del pago, ejemplo ‘Pago cheque 1ro. xxxx’) , y la fecha de vencimiento (esta fecha no
debe ser menor que la fecha de la factura).

Una vez realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de estos botones

Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro, es decir, ingresar la

factura al sistema e imprimirla. Tenga en cuenta que hasta que no ‘salve’ la factura, ésta
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no se encuentra en el sistema (solamente esta en pantalla, si apaga su computador por
ejemplo, esta información se pierde). Cuando la factura ha sido salvada se genera al
menos un registro en el módulo de cuentas por cobrar.
Guardar.- Es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la factura,
utilizar este caso cuando solamente desea grabar la información en el computador y
posteriormente quiera imprimir.
Retornar.- Le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea ingresar mas
facturas y desea retornar al menú general de facturación.

Botones en facturación.- cuando esta realizando una factura, se muestran la columna

de botones en el lado izquierdo de la pantalla (ver figura 3.2), que le pueden ayudar en
la elaboración del documento. Algunos de estos botones pueden ser bloqueados para
que no puedan ser usados por otros usuarios. Estos botones tienen el siguiente uso:

Crear producto.- También se activa presionando F2 en su teclado. Le permite crear un

producto en el inventario, esta función es útil si no desea salir del proceso de
facturación. Esta función solamente puede estar activa si el programa no tiene clave de
acceso. El procedimiento de crear un producto esta detallado en el capitulo de
inventarios
Ver producto.- Se activa también presionando F3. Se tiene que seleccionar
previamente un producto para usar esta función. Le permite ver y comparar precios. Por
ejemplo si desea saber cual fue el ultimo precio que le ofreció a un cliente en dicho
producto.
Lista de productos. - Se activa con F4. Le muestra una lista de productos la cual puede
ser ordenada en forma alfabética o por código.
Descuento.- Seleccione un producto de los productos que ha ingresado y luego presione
este botón para aplicar un descuento porcentual. El descuento solamente se aplica a un
producto. Adicionalmente este descuento puede ser impreso en la factura.
Comentario.- Seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga un clic en
una línea en blanco) y luego presione el botón de comentario. Debe mostrarse un
recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios. Tiene la opción de crear
comentarios repetidos. Por ejemplo si tiene que usar un comentario como Repuesto
original después de cada línea, es preferible crear el comentario y solamente
seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario.
Insertar/Eliminar fila.- Estos botones, que se activan también con F8 y F9
respectivamente se usan para eliminar líneas (o productos) que por error se han
ingresado. O si desea ingresar una línea de comentario ó un nuevo producto.
Nro. De serie.- Este botón permite ingresar el número de serie de algún producto. Por
ejemplo si Ud. esta vendiendo 5 unidades de un modelo de teléfono celular, presione
este botón para incluir una lista de los números de serie de dichos productos. Esta
función es útil para identificar mas adelante si un producto ha sido vendido por su
empresa. Por ejemplo si el cliente desea retornar un teléfono celular algunas semanas
después y no tiene la factura, con el número de serie Ud. puede identificar la factura y
realizar los ajustes necesarios. Para ubicar el producto por numero de serie simplemente
usar el botón de buscar (ó ver)
Cliente.- También se activa presionando tecla F12, le presenta una lista de facturas para
el cliente que se ha seleccionado.
Pagos previos.- Este botón le muestra una relación de pagos que se hayan realizado
para un cliente determinado. Solamente se muestran los pagos que están abiertos. Por
ejemplo Ud. le puede ofrecer una computadora a un cliente en cuatro pagos y al término
de dichos pagos Ud. entrega la computadora y hace la factura. Cada vez que su cliente
realiza un pago, Ud. lo registra en “Cuentas por cobrar”. Al registrar el último pago, Ud.
retorna a crear una factura y al presionar este botón se muestran todos los pagos. De allí
 7
seleccionar el pago (ó pagos) que desea aplicar a dicha factura. También puede usar este
botón para aplicar créditos o devoluciones que haya realizado para su cliente.

Existen procedimientos de ayuda cuando Ud. realiza por ejemplo una factura, estos
procedimientos son para ayudar al usuario en la elaboración de la factura y pueden ser
deshabilitados (Vea la opción de parámetros), ya que en algunos casos no son
necesarios. Estos procedimientos son:

Creación rápida de productos.- Cuando se esta facturando y Ud. no tiene el producto

en su inventario, solamente tiene que ingresar el código del producto y luego "Enter", si
el producto no se encuentra en los archivos se muestra una pantalla para crear el
producto en forma rápida (se ingresa solamente descripción, precio y costo).

Columnas de orden.- en algunos casos es necesario ordenar los productos por alguna
columna, por ejemplo por código, por descripción ó por cantidad.

Búsqueda incremental.- Cuando esta ingresando un producto se muestra

inmediatamente una tabla de códigos cercanos de productos, Ud. puede elegir productos
de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el símbolo --->| ) y luego usa las
flechas de subir y bajar ó puede utilizar el ratón.
 8
III.- PUNTO DE VENTAS:

1. Iniciamos el Sistema.
2. Seleccionamos el Modulo Facturas.

Abrir Caja:

1. Iniciamos el Turno de Caja.

2. Digitamos los datos de Apertura de Caja tales como:

 Nombre del Supervisor de Caja
 Dinero a Iniciar
 Fecha del día
 Digite la Clave Supervisor de Caja
3. Hacemos clic en el Botón Crear.
4. Apareceré el Formulario de Factura donde podemos comenzar a crear las Facturas.

NOTAS:

Este procedimiento consiste en iniciar el turno de un cajero ó cajera, es decir la persona

responsable de manejar el computador. En la figura abajo a se muestra la pantalla de
"iniciar turno" ó abrir la caja.
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Cerrar Caja:

1. Hacer clic en el Botón Cerrar Turno

2. Digitar los siguientes datos requeridos.
a. Nombre del Supervisor de Caja.
b. Dinero al Finalizar.
c. Fecha del día.
d. Digite la Clave Supervisor de
3. Luego se imprime el Cierra de Caja donde verifica si es correcto o incorrecto.

NOTAS:

Este procedimiento consiste en culminar las operaciones de venta, obtener el reporte de

ventas para dicho turno y permitir que el siguiente operador pueda aperturar la caja para
el siguiente turno.

Por ejemplo, en su negocio Ud. puede indicar que la vendedora xxx trabaje en caja
desde las 8 a.m. hasta las 12 del mediodía. Y partir del mediodía, el vendedor yyy, toma
control de la caja. Entonces la vendedora XXX, a las 8 a.m., prende el computador,
ingresa a Mónica, luego al modulo de facturas e inicia el turno.

Luego a las 12 del mediodía, realiza el cierre de caja (ver figura abajo), el cual indica el
fin de sus operaciones. En el cierre de caja se obtiene el reporte de cierre, que algunos
casos también es conocido como "arqueo" de la caja.
 10

Reportes de Cierres:

Adicionalmente a los reportes de facturación regular, Mónica le muestra reportes de

cierre de caja, que le permiten tener un control más detallado del dinero que reciben los
cajeros. Vea la figura abajo que le muestra un detalle de la pantalla de cierres de caja.
También en la pestaña de reportes se muestran reportes adicionales para punto de venta.
Los cuales muestran una lista de ventas clasificadas por vendedor por ejemplo, por
cliente, etc.

IV.- CREAR PRODUCTOS (ITEM):

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IV.- CREANDO PRODUCTOS:

Esta opción le permite manejar todo lo relativo a los productos del inventario: Crear
nuevos productos, modificarlos, eliminarlos, crear cotizaciones, órdenes de compra,
manejar el kardex, etc. De la pantalla principal de MONICA hacer un click en
Inventario el cual, después de algunos segundos, le muestra la pantalla general del
inventario (ver figura abajo). Desde esta pantalla Ud. puede crear nuevos productos a
ser ingresados al inventario, modificarlos, cambiar precios, etc. También puede ordenar
los productos por categoría, por suplidor, etc. simplemente hacer un click en la flecha
que esta situada junto a seleccione orden. Así mismo también puede manejar el kardex
del producto, realizar cotizaciones, órdenes de compras para sus suplidores, y reportes
varios.

1. En el Menú Principal Seleccionar el Modulo Inventario.

2. Aparecerá el Menú Inventario.

3. Hacer clic en el Botón Crear

4. Aparecerá el Formulario para crear la Productos (Ítem).
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5. Digitamos los datos del producto tales como:

 Código.
 Descripción.
 Costo.
 Precio de Venta 1-2-3-4
 Cantidad en Almacén (Existencia en el Momento de Crearlo).
 Etc.
6. Hacemos click en el Botón <Aceptar>, para ingresar el producto (ítem) al
inventario.

NOTAS:

Del menú del inventario (ver figuras arriba) hacer un click en crear prod. El cual le
muestra la pantalla para ingresar un nuevo producto, la mayoría de los campos son auto
explicativo, sin embargo se puede agregar las siguientes observaciones:

Código sugerido.- MONICA le proporciona un código numérico al ítem ó artículo que

esta creando sin embargo Ud. puede cambiar este número y utilizar el que desea. Por
ejémplo si esta ingresando repuestos de automóviles, quizás es mas útil ingresar el
código del fabricante de la pieza, algunas veces el producto puede tener un código de
 13
barras, si tiene un lector de código de barras, Ud. puede utilizarlo ya que MONICA
puede leer este número al momento de hacer una factura.
Cant. Mínima.- Se refiere a la cantidad mínima que puede tener en el almacén, una vez
llegado a este límite, es el momento de reordenar el producto a su suplidor.
Precio de venta.- Mónica le permite definir hasta 4 precios de venta para un mismo
producto. Por ejemplo si Ud. esta vendiendo teléfonos celulares, puede definir un precio
de venta al publico, un segundo precio de venta para promoción del producto, un tercer
precio para venta al por mayor, etc. El precio de venta puede ser calculado en función
del costo y el margen de ganancia que Ud. puede definir. Por ejemplo si Ud. compra el
producto a 100 y quiere obtener un margen de 20% entonces ingresar en el campo de
costo 100 y en el campo de utilidad 20 (recuerde que puede tener 4 precios, por ello
tiene 4 posibles márgenes que puede aplicar). El precio de venta será automáticamente
calculado en 120.
Asimismo, si Ud. decir vender con el precio de 160, y no desea calcular su margen de
ganancia, simplemente ingresar el costo y el precio de venta. Mónica calcula
automáticamente su margen de ganancia.
Si Ud. esta usando la característica de impuesto ya incluido en el precio, la metodología
es la misma, pero el precio ahora se calcula teniendo en cuenta el impuesto que se esta
aplicando al producto.

Una vez completado los campos correspondiente hacer click en Aceptar el cual le graba
la información en el disco duro de su computador y se encuentra listo para utilizar este
ítem en los diferentes módulos de MONICA: facturación, estimados, etc. Solamente los
campos de código, descripción y categoría son necesarios par inscribir el producto en
los archivos, los otros campos son opcionales y pueden ser actualizados posteriormente
con el botón de modificar del menú de inventarios.

En la siguiente pestaña, se muestran detalles adicionales u opcionales que pueden ser de

mucha ayuda en el manejo de su negocio, igualmente dichos cambios son auto
explicativos. Alguno de estos campos son:

Categoría.- Este campo se refiere a una clasificación de los productos en su inventario,

por ejemplo, si Ud. vende artículos electrodomésticos entonces puede clasificarlos como
Televisores, radios, equipos de video, computadores, etc. para ello simplemente hacer
un click en Buscar y allí se le presenta la posibilidad de elegir una categoría ó crear una
categoría diferente.
Comentario.- Ud puede hacer cualquier comentario pertinente al producto en estas tres
líneas, sin embargo se puede adicionar más notas con el botón de notas, el cual es
ilimitado.
Imagen del producto esta en.- Si desea asociar una imagen con el producto, entonces
indicar el subdirectorio y el nombre de la imagen. La imagen deberá ser en formato
.BMP (Bit MaP, es un formato de almacenamiento que utiliza el computador al
momento de digitalizar una figura). Para tener la imagen de un producto en MONICA
Ud. necesita tener un digitalizador o ‘escáner’, el cual es un equipo que se conecta a su
computador y le permite transferir la imagen de cualquier catálogo ó fotografía a su
computador. Un digitalizador ó ‘escáner’ portátil puede ser más que suficiente para
obtener la imagen que necesita. Prácticamente todos los digitalizadores le ofrecen la
posibilidad de grabar la imagen en formato .BMP . Ajustar su digitalizador a una
resolución adecuada (generalmente 300 DPI es suficiente). La imagen no debe ser
mayor a 600 kilobytes a fin de que pueda ser manejada por MONICA. Una vez
digitalizada la figura, simplemente especificar el subdirectorio en que se encuentra esta
imagen, por ejémplo c:\archivo\imagen.bmp también puede hacer un click en el botón
de buscar si desea ‘navegar’ por su computador y ubicar la imagen. Para un
 14
entendimiento mas adecuado de digitalización de imágenes lea el manual del
digitalizador que viene adjunto cuando compra el equipo correspondiente.
Expiración del producto.- Este campo es util si esta trabajando con productos que
tienen fecha de expiración. Por ejemplo en una farmacia, la mayoría de las medicinas
tiene una fecha de expiración por ley. Si su negocio no maneja productos con fecha de
expiración, simplemente no usar este campo, dejarlo en blanco.
Productos equivalentes.- En algunos casos cuando esta facturando, quizas no tiene un
producto en el almacen, puede ofrecerle a su cliente un producto equivalente de la lista
que puede definirla aqui. Por ejemplo si vende productos electrónicos de una marca,
quizas puede definir productos genéricos de otra marca. Al facturar (o hacer un
estimado) Ud. puede hacer doble click en la descripción de este producto y se mostrara
la lista equivalente.

Recibir y Retirar Productos:

El Kardex sirve para mantener un control de los ítems que entran y salen del almacen,
MONICA mantiene un control por cada uno de los productos que se ingresan al
inventario. Cada vez que se ingresan un nuevo artículo al inventario MONICA
automáticamente abre un nuevo registro para ese producto, es decir no es necesario
realizar ningún tipo de procedimiento por parte del usuario.

Para ingresar a ver el kardex para un producto, simplemente de la pantalla del menú de
pestaña de Inventario presionar la pestaña de Kardex el cual le muestra la pantalla del
kardex, en esta pantalla debe ingresar el código de un producto para poder ver el
movimiento que se ha registrado para ese producto. Ver figura abajo. Ud. puede
recibir/retirar mercadería para un producto a través de esta pantalla. Simplemente hacer
click en Recibir/Retirar y completar el cuadro que se muestra. La cantidad que se
ingresa será actualizada automáticamente en el inventario.
 15

V.- REALIZAR COMPRAS:

Las ordenes de compra son documentos que se envían al suplidor en la cual se confirma
la compra de los productos (Ver figura abajo)

Una orden de compra es muy similar en procedimiento a una factura a un cliente , es

decir se realiza una lista de productos a comprar y se lo envía al suplidor. En algunos
casos no es necesario realizar una orden de compra, ya que algunos suplidores pueden
aceptar su compra, con una simple llamada telefónica.

Sin embargo es aconsejable siempre tener un registro de los productos que se van
comprando y a que suplidor se esta comprando. Generalmente cuando el suplidor es una
fabrica ó distribuidor de mayor envergadura, la única manera de realizar una compra
formal es enviando una orden de compra por parte de su empresa.

1. En el Menú Principal Seleccionar el Modulo Inventario.

2. Aparecerá el Menú Inventario.
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3. Hacer clic en la pestaña Compras.

4. Aparecerá el Formulario para crear la Compras.

5. Hacer Click en Botón Crear y aparecerá el Formulario para realizar la compra.

 17

VI.- CREANDO CLIENTES/PROVEEDORES

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Este módulo se utiliza para crear, modificar y eliminar nuevos clientes en MONICA.
Con esta pantalla Ud. puede obtener una lista de sus clientes ó proveedores. Consultar
sus balances, etc. El proceso para ingresar y/o modificar un cliente ó proveedor es el
mismo, por lo tanto las secciones siguientes se aplican tanto al archivo de clientes como
al archivo de proveedores. La pantalla general de clientes-proveedores se muestra en la
figura abajo, la cual se obtiene del menú principal de MONICA (Ver figura abajo)
presionando el botón de Clientes-proveedores y luego seleccionar ya sea los clientes ó
el archivo de proveedores.

1. En el Menú Principal Seleccionar el Modulo Cliente/Proved.

2. Aparecerá un cuadro donde elige si es Cliente o Proveedor.
3. Hacer clic en el Botón Crear Empresa.
4. Digitar los datos de lugar (Código, Nombre y Apellido, Teléfono, Dirección, ect.).
5. Hacer Click en Botón <Adicionar>.

VII.- CUENTAS CORRIENTES:

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Este módulo le permite realizar los cheques de su empresa y manejar la caja chica o
gastos menores. Aquí Ud. puede emitir, modificar e inclusive imprimir los cheques de la
cuenta corriente de su empresa. MONICA le puede llevar hasta 100 diferentes cuentas
corrientes. Para elegir la opción de cuentas corrientes simplemente elegir el botón de
cuentas corrientes de la pantalla principal de MONICA (Ver figura abajo ). Después de
algunos segundos se le muestra la pantalla de las cuentas corrientes, en la cual tiene
diferentes opciones a elegir. Ver figura abajo.

Cuando Ud. instala MONICA, ésta viene ya pre-definida con una cuenta corriente.
Ingresar a la sección Varios del menú a fin de modificar los valores pre-establecidos de
la chequera (el balance con el cual se inicia la cuenta, y la numeración de cheques).

1. En el Menú Principal Seleccionar el Modulo Ctas. Corrientes.

2. Después de algunos segundos se le muestra la pantalla de las cuentas corrientes.

Crear Ctas. Corrientes:

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1. De la pantalla de la cuenta corriente (ver figura arriba) hacer un click en Varios.
2. Se presenta la pantalla mostrada en la figura abajo y de allí presionar el botón de
Crea Cta.

3. Luego llenar los datos que se le solicitan en esta pantalla.

4. Básicamente ingresar el nro. de su cta. cte., una descripción Gral. de la cta. (Ejemplo
Pago de salarios, gastos de oficina, etc.) y la numeración para los cheques.

NOTA:

Así mismo si esta enlazando esta cuenta con el módulo de contabilidad ingresar en
dicha pantalla el código de la cuenta corriente (generalmente es una cuenta del activo).
El especificar el código de la cuenta es opcional. Ud. aun puede emitir cheques si no
ingresa el código de cuenta, sin embargo no se generan los asientos contables
respectivos.

Luego presionar Adicionar y confirmar la creación de estos cheques, después de lo cual

ya tiene disponible la nueva cta. para emitir cheques. Para activar esta chequera
simplemente salir al menú principal y luego retornar, eligiendo esta nueva cta.
 21
Crear Cheques:

1. De la pantalla general de los cheques (Ver figura de abajo Cta. Corriente) en el cual
se muestra la figura de un cheque simplemente presionar el botón que dice Nuevo.
2. Lo cual indica que va a hacer un nuevo cheque y luego llenar los campos
correspondientes: Fecha, cantidad y el código del beneficiario del cheque, si no lo
sabe tipear LISTA y dar ENTER, luego elegir al beneficiario de la lista ó crear uno
nuevo.

3. Después de haber seleccionado al beneficiario, el cursor salta al campo de

Referencia, ingresar el motivo por el cual se emite el cheque, por ejemplo
“Limpieza de oficina”, “Compra de maquinaria”, etc.

4. A continuación se le muestra una clasificación de este cheque, es decir, agrupar los

cheques por tipo de gasto, Ud. puede seleccionar algunos de los que se muestran en
la lista o adicionar los suyos.

5. Finalmente después de haber ingresado la información de este cheque, presione el

botón de Aceptar. El cual le pide confirmación del nuevo cheque que va ingresar. Si
Ud. confirma, entonces el nuevo cheque es ingresado y se muestra en la parte
inferior (debajo del cheque) indicando aceptación, opcionalmente MONICA le
pregunta si desea imprimir este cheque (Si tiene formato pre-impreso de cheques,
Ud. puede ajustar la impresión de cheques, para ello ir Formatos, dentro de
Parámetros de la pantalla principal de MONICA)

6. Para ingresar un nuevo cheque, presionar Nuevo y repetir la operación que se acaba
de describir. Si desea modificar un cheque, simplemente seleccionar el cheque con
el ratón de la lista que se muestra debajo del cheque. Cada cheque tiene un número
de transacción, la cual es utilizada como referencia para la modificación de estos
 22

Depósitos y Retiros:

1. Seleccionar el Modulo Ctas. Corrientes de Menú Principal.

2. Hacer un click sobre la pestaña (hoja) de Depósitos/Retiros, la cual le muestra la
pantalla correspondiente, los botones son auto explicativos y las pantallas pueden
ser llenados sin dificultad.

3. Hacer click sobre el Botón Crear.

4. Seleccionar el tipo de Transacción Deposito o Retiro.

5. Digitar la cantidad y Referencia o Descripción.

6. Hacer click en el Botón Aceptar.

NOTA:

Utilizar esta sección para hacer depósitos en su cuenta corriente (ver figura abajo, lista
de depósitos y retiros), ocasionalmente también puede retirar dinero sin tener que
utilizar la chequera, por ejemplo la mayoría de bancos cargan una cantidad fija por
mantenimiento de cuenta. De la pantalla de cheques (Ver figura abajo),
 23

Cheques Cobrados:

Algunos bancos ofrecen el servicio de envió de sus cheques cobrados cuando recibe su
estado de cuenta de fin de mes. Ud. puede registrar con MONICA los cheques que han
sido cobrados y de esta manera controlar su cuenta mas eficientemente. En la figura
abajo se muestra un ejemplo de cheques a registrar como cobrados, simplemente
cambiar la letra de N (No ha sido cobrado) a S (Si esta cobrado). Ud. en cualquier
momento puede realizar un reporte de los cheques que faltan cobrar, los que están
cobrados ó ambos.
 24

Consulta de Cheques:

Ud. puede realizar diferentes consultas a los cheques que realiza, para ello, simplemente
hacer un click sobre la pestaña (hoja) de Consulta Chequera de la pantalla de cuentas
corrientes (Ver figura arriba) la cual le muestra una pantalla con los cheques emitidos.
Ud. puede hacer consultas usando diferentes criterios. Trate de probar los diferentes
botones que se muestran a fin de poder ver los alcances de estas opciones.

VIII.- CUENTAS POR COBRAR:

Esta sección también es conocida como cartera. Este módulo le permite llevar un
control de las ventas al crédito, pagos, débitos y créditos que tiene con sus clientes. Para
ingresar a esta sección, simplemente presionar el botón de Cuentas por cobrar desde el
menú principal.

Las cuentas por cobrar registran los documentos, es decir las transacciones de ventas,
pagos, etc. por ejemplo, cuando Ud. realiza una factura, se registra un documento que
 25
representa esta venta (cada documento tiene un número único asignado por MONICA),
si tiene un pago asignado a esta factura, entonces se genera otro documento que cierra
una factura ó un debito. Si realiza una devolución, entonces se genera un documento en
ctas. Por cobrar que refleja esta transacción. En la figura abajo puede ver una
explicación de los campos que se muestran en pantalla.

Pagos/Crédito:

Cuando selecciona esta opción, Ud. puede realizar los pagos para un solo cliente
(opción de Ingresar crédito a u cliente), ó pagar por cada factura (opción de Registrar
pagos por nro. de factura). Si elige la primera opción, en esta pantalla registra los
pagos que pueda realizar su cliente, sobre facturas ó débitos que tenga pendientes con su
empresa. Por ejemplo si Ud. vendió al crédito y su cliente le envía el pago, entonces
utilizar esta opción para registrar dicho pago. Simplemente del menú general de cuentas
por cobrar hacer click en Pagos/Cr. y llenar los datos que se muestran en pantalla.
MONICA procede a generar un documento por este pago.

Asimismo Ud. puede generar un crédito en esta misma pantalla, por ejemplo a veces su
cliente puede realizarle un adelanto de dinero a su cuenta, entonces Ud. puede registrar
esta entrada en esta sección. O también puede generar un crédito cuando, por ejemplo.
El cliente recibió mercadería defectuosa.
 26
Si decide registrar los Pagos por Nro. de Factura, al elegir dicha opción, se muestra
una pantalla en la que ingresa directamente las facturas, y en la penúltima columna se
indica el pago que se esta recibiendo con la ultima columna como referencia (las otras
columnas son referencias no modificables referentes a dicha factura). Por ejemplo si Ud.
va a registrar un pago para la factura nro. 1312, simplemente ingresar dicho nro. en la
primera columna de la tabla luego en la penúltima columna se muestra el pago que debe
realizar, allí confirmar o corregir el pago que se esta recibiendo y en la referencia puede
ser algo como cheque nro., efectivo, transferencia nro acb, etc. y así sucesivamente con
las sgtes. Facturas luego presionar aceptar para procesar dichas facturas. Si tiene varias
facturas para un mismo cliente, puede utilizar el botón de seleccionar cliente a fin de
que el computador busque todas las facturas abiertas para un mismo cliente.

Compra /Debito:

En esta sección Ud. puede generar un débito para el cliente, por ejemplo gastos de
transporte de la mercadería a su almacen. También puede registrar alguna compra que
realiza su cliente, sobre mercadería que no pertenece al inventario, por ejemplo equipo
de oficina que esta rematando, o ventas ocasionales. Para ingresar un débito
simplemente hacer un click en el botón de Comp./Db el cual le muestra un botón para
llenar los datos pertinentes. La fecha de vencimiento es determinada por Ud. sin
embargo se le muestra una fecha predeterminada. Así mismo tiene la opción de
imprimir un comprobante de pago para el cliente sobre la transacción realizada.

Estado de Cuentas:

Con MONICA Ud. puede obtener el estado de cuenta de su cliente en cualquier

momento. El estado de cta. es un resumen de las deudas que le tiene su cliente y los
pagos realizados. Para obtener un estado de cta. debe seleccionarse un cliente primero.
Este documento le muestra la relación de créditos y debitos (facturas, pagos, etc.).
Puede ser impreso en ingles o castellano. Adicionalmente el estado de cta. recalcula el
balance del cliente y cierra créditos que se han encontrado sin aplicar.
 27

Cerrar periodo:

Esta opción se utiliza para calcular los balances de los clientes y generar los estados de
cuenta. Debe hacerse notar que una vez cerrado un período, estos documentos ya no
pueden ser cambiados. Esto se extiende para la facturación. Para cerrar el período
simplemente seleccionar la sección correspondiente se muestra la pantalla de cerrar el
periodo, en el cual debe especificar la fecha de cierre. Ud. puede realizar tantos cierres
como desee, sin embargo es recomendable realizarlo cada fin de mes. Una vez obtenido
los estados de cuentas, estos son enviados a sus clientes los cuales remitirán sus
respectivos pagos (con una porción del estado de cta.) luego estos pagos se ingresan al
módulo de ctas. Por cobrar y quedaran reflejados en el siguiente estado de ctas. Que se
remiten a los clientes. Si Ud. ha especificado un cargo por interés cuando se creó un
cliente, entonces MONICA utilizará este porcentaje para aplicarlo a las deudas vencidas
y no canceladas. Por ejémplo si Ud. registró un pago con fecha de hoy día, entonces el
cierre debe ser realizado con fecha de hoy día. Ver figura 5.4 en el que se muestra un
ejémplo de cierre de período. Si algún cliente tiene definido un interés por atraso de
pago al vencimiento, se calcula hasta la fecha de cierre.
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Reportes de Cta. por Cobrar:

En la sección de reportes varios Ud. puede obtener los resúmenes de pagos de sus
clientes, las facturas pagadas, reportes de facturas vencidas a 30, 60 días. También
puede consultar reporte de la comisión de vendedores, etc. Por ejemplo si desea un
estado de cuenta interino, es decir provisional, puede utilizar el botón de “Estado de cta.
Interino”. La mayoría de los botones son auto explicativo.

La mejor manera de ver la efectividad y utilidad del reporte es ejecutar un reporte de

prueba para verlo en pantalla, sin tener la necesidad de realizar una impresión

Consultas Varias:

Ud. puede ver un detalle del documento simplemente presionando la tecla Ver doc. el
cual le mostrara un detalle del documento en referencia. Por ejemplo el detalle de un
documento le puede mostrar, si el documento esta cerrado (es decir si ha sido pagado) ó
aun se encuentra abierta, asi mismo nos dice que documentos se han cancelado.
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IX.- CUENTAS POR PAGAR:

Este módulo le permite manejar las compras que realiza a sus suplidores ó
abastecedores, por ejémplo cuando compra al crédito, Ud. puede registrar estas compras
en estas pantallas, así como los pagos los cuales pueden ser parciales ó totales. También
puede saber cuales son las deudas que tiene por proveedor, las deudas que estan por
vencer, los balances que tiene por cada suplidor. Ver figura 6.1 en la cual se muestra la
pantalla principal.

Este módulo esta conectado con las compras (Ver el módulo de inventario), por
ejemplo, cuando realiza una compra a su suplidor, ésta queda registrada en las cuentas
por cobrar. Cada registro que se hace en las ctas. por cobrar representa un documento .
MONICA asigna un nro. de documento a cada transacción que realiza, por ejémplo si
ingresa un pago, entonces se registra como un nro. de documento (el cual es único), así
mismo si realiza un débito ó un crédito.

Los documentos en pantalla pueden ser ordenados por suplidor, por fechas, ó
seleccionar solamente débitos, créditos, pagos, etc. simplemente hacer un click en
Seleccione orden y elegir el tipo de ordenamiento que desea realizar.
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Pagos o Créditos:

Utilizar esta sección para ingresar pagos que realiza a sus distribuidores, simplemente
del menú de ctas por cobrar, hace un click en Pagos/Cr y luego llenar el cuadro que se
muestra en pantalla. Previo a realizar este proceso es necesario seleccionar una empresa
o suplidor a la cual se va a aplicar el pago ó crédito. Ver figura abajo en la que se
muestra un ejemplo de ingreso de un pago a un suplidor.

Debitos / Compra:

Cuando Ud. realiza una compra a un suplidor, Ud. puede hacer una orden de compra ó
también puede registrar la compra directamente en esta pantalla. Así mismo puede
ingresar un débito, por ejemplo un pago por transporte de mercadería que le haya
realizado su suplidor, ó la compra de muebles de oficina, es decir transacciones que
normalmente no involucran al inventario. Cuando ingresa una deuda Ud. debe ingresar
la fecha de vencimiento, después de esa fecha se comienzan a generar intereses sobre
esa deuda (el porcentaje aplicado viene del interés que se especificó cuando creó al
suplidor).

Cierre de Período:

Esta opción le permite calcular los balances finales de sus suplidores, es decir, saber
cuanto le debe a cada distribuidor, adicionalmente obtiene los estados de cta. por cada
distribuidor, es decir, una relación de pagos y compras realizados para cada distribuido
desde el inicio del negocio ó desde el último cierre realizado.
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Para realizar un cierre de periodo, indicar la fecha a la cual se quiere realizar el cierre.
Esta fecha no debe ser menos a la última transacción que realizo en este modulo. Una
vez cerrada las transacciones, estas ya no pueden ser modificadas, por lo tanto se
recomienda realizar una copia de respaldo de los archivos.

Reportes de Ctas. Por Cobrar:

La pantalla de reportes le permite una variedad de informes. Por ejemplo tiene el reporte
de Resumen de pagos, que le permite ver los pagos realizados a sus suplidores en un
período de fechas (adicionalmente tiene otra información como el nro. de compras y el
saldo pendiente a su suplidor).

Otro reporte importante de mencionar es el Balance a los proveedores, en la cual se

resumen los saldos que su negocio tiene con sus suplidores, así como otros datos
interesantes como, la última compra realizada a su suplidor, el crédito que le tiene
asignado, etc.

Igualmente todos estos reportes permiten ser enviados a un archivo Excel por ejemplo
donde pueden ser agrupados y/o trabajados según el propio particular modo de un
negocio. También estos informes pueden ser emitidos en formato Word ó ser enviados
vía Internet para su análisis respectivo por el contador u otra persona pertinente en el
negocio.