La foto de presentación, puede ser cambiada a su gusto, por ejemplo puede usar la

foto de su empresa, o los que tiene disponibles el programa al instalarse. Para ello ver
la opción de parámetros, acerca de la instalación de una nueva foto de presentación.

Al ingresar a MONICA por primera vez, se muestra la pantalla con los diferentes
módulos disponibles. Vea la figura 6, Cada botón lo lleva a manejar las diferentes
opciones disponibles.

14
Ud. debe ingresar a PARAMETROS a fin de definir parámetros básicos: nombre de su
empresa, moneda, etc.

En PARAMETROS Ud. solamente necesita revisar el botón correspondiente a

GENERALES, ya que los otros botones pueden ser trabajados posteriormente y no
tienen vital importancia cuando se esta empezando a trabajar con el programa. En la
sección de GENERALES revisar el botón correspondiente al nombre de su empresa, la
moneda a utilizar y el formato de fecha. En general se recomienda revisar cada uno de
los botones de esta sección, estos botones son autoexplicativos.

La mayoría de las pantallas tienen una ayuda, presionando botón F1 en su teclado le

mostrara en pantalla una explicación de la función de cada opción.

Como empezar a trabajar con MONICA

Si Ud. tiene necesidad de empezar a realizar facturas inmediatamente, entonces puede

ir directamente a realizar facturas. MONICA le da la posibilidad de crear clientes
mientras hace una factura, asimismo puede ingresar productos cuando esta haciendo
una factura, cotización, compra, etc. (siempre que tenga la clave de acceso para
realizarlo ó se encuentre deshabilitada la clave general - ver parámetros).

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Normalmente se deben ingresar los clientes y proveedores, es decir ir al módulo de
clientes-proveedores y comenzar a ingresar la lista de sus clientes y proveedores. No
es necesario ingresar cada detalle de cada cliente ó proveedor ya que esto se puede ir
haciendo en la medida en que se vayan obteniendo mayores detalles.

Luego el siguiente paso es ingresar el inventario al computador (Ver capítulo de

inventario). Igualmente no es necesario ingresar cada detalle del ítem, simplemente
ingresar el código una descripción, categoría y sus respectivos precios, luego según se
vaya obteniendo mayor detalle de los productos, entonces el ítem puede ser
actualizado.

Si desea solamente manejar la parte contable, lea directamente el capítulo de

contabilidad , esta sección es independiente de los otros módulos, es decir cualquier
transacción que se realiza en MONICA (factura, compra, débito, crédito, etc.) debe ser
ingresada manualmente en la parte contable. Esta sección esta dirigida a la persona
con conocimientos contables: un profesional contable por ejemplo. Antes de usar el
módulo de contabilidad se aconseja revisar conceptos básicos de contabilidad. Sin
embargo no se preocupe, Ud. aun puede usar el resto de módulos (facturas, inventario,
compras, etc.) y posteriormente actualizar su contabilidad en el momento en que lo
considere oportuno.

Aunque muchas de las opciones son autoexplicativas, la mejor manera de aprender

MONICA es „explorar‟, es decir, presionar los botones „para ver que ocurre‟, recuerde
que Ud. puede reversar casi todos los procesos, por ejemplo trate de efectuar una
factura, un cheque, etc. y luego elimínelo.

Inclusive Ud. le recomendamos aperturar una empresa de "pruebas" en la cual puede

realizar todos los estudios y análisis que desee para saber los alcances y lógicamente
las limitaciones que Monica puede ofrecerle en su negocio (ver opción de Otra
empresa, dentro de Parámetros) de esta manera Ud. tiene a su disposición una
empresa en la que puede „jugar‟ con el programa (MONICA le permite aperturar hasta
99 empresas independientes entre sí).

FACTURACIÓN

Introducción a la Facturación

Este módulo le permite realizar las facturas prácticamente a cualquier formato que se
requiere en su país. Por ejemplo puede realizar facturas con impuesto, sin impuesto,
aplicar el impuesto a un producto o a varios, diferentes impuestos para diferentes
productos.

Así mismo puede averiguar fácilmente el precio de un producto, para un cliente en

particular ó la estadística de ventas. Igualmente puede definir hasta tres diferentes tipos
de facturas. Por ejemplo en Perú se utiliza la factura y el recibo, en el Salvador la
factura de crédito fiscal y boleta de venta. Cada una de estas facturas puede tener un

16
formato y forma de facturar que difieren. Con Monica se pueden establecer estos tipos
de formatos y procedimientos de pagos (pueden diferir inclusive en diferentes
impuestos). Para un procedimiento detallado acerca de como definir estos tipos de
formatos vea la opción de parámetros .

En este capítulo se muestra los procedimientos para crear facturas, modificarlas y

eliminarlas, también puede realizar devoluciones, facturas en lotes y reportes varios.
Cuando realiza una factura, ésta es automáticamente actualizada en el inventario y en
el módulo de cuentas por cobrar. Así mismo el movimiento de los productos se
registran en el kardex y quedan actualizadas las cantidades disponibles en almacén.

También tiene la posibilidad de emitir automáticamente el respectivo asiento contable si

lo desea.

Cuando Ud. ingresa al módulo de facturación se muestra la lista de facturas emitidas

(ver figura nro. 3.1). Desde esta pantalla Ud. puede realizar las funciones de crear,
modificar, eliminar, etc. las diferentes facturas.

Debe anotarse que una factura, en general se refiere a un documento de compra-venta

de mercadería, en algunos países se refiere como ticket de venta, recibo, factura
cambiaria de compra-venta, etc.

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 Figura nro. 3.1 - Pantalla de facturación

Ingresar nuevas facturas

Del menú principal presionar facturas, luego se muestra la pantalla general de facturas,
de allí presionar el botón de crear, después de algunos segundos se muestra la
pantalla para crear las facturas (ver figura 3.2). En esta pantalla se muestran los
diferentes campos, los cuales deben ser completados a fin de salvar en el disco de su
computador la factura en pantalla. Para saltar de campo en campo, puede utilizar la
tecla de ENTER, ó el tabulador. También puede utilizar el ratón para ir de un campo a
otro, a continuación se explican los principales campos:

Figura 3.2 Ingreso de una factura

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Factura nro. . Tipear el nro. de la factura que desea, MONICA sin embargo ya le
presenta un nro. el cual es consecutivo (en algunos casos este nro. no se puede
cambiar ya que ha sido deshabilitada la función de renumerar facturas, en opción de
Parámetros esta opción puede ser nuevamente activada).

Vendido a.- En este campo ingresar el código de su cliente y luego presionar ENTER,
si el código del cliente no se encuentra entonces presionar buscar lo cual le muestra
una serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente, seleccionar la opción
correspondiente y hacer un doble clic sobre esta opción ó presionar ENTER.

Enviado a.- En este campo puede ingresar otra dirección diferente a la de su cliente,
por ejemplo si la entrega de la mercadería se va a realizar en otra dirección. Ud. puede
utilizar el botón de “Buscar” que se encuentra en dicho recuadro para localizar una
dirección en particular que pudiera pertenecer a otra empresa (un embarcador por
ejemplo).

Reg. Tributo.- Aquí puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente este
valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado (Por ejemplo el RUT en Chile,
el NIT en Colombia, RUC en Perú, etc.). De acuerdo al país que haya elegido en lugar
de Reg. Tributo. puede aparecer el equivalente (por ejemplo RIF en España). Existe la
posibilidad de que Ud. solamente ingrese el nro. de Registro Tribut. sin necesidad de
ingresar el código del cliente, vea la opción de preferencias dentro de facturas, en el
modulo de parámetros.

Enviar.- Indicar la forma de envío de la mercadería. Aquí Ud. puede poner por ejemplo
„Por Correo‟, „Almacén‟, „Su Almacén‟, etc.

Pago.- Hacer un clic en la flecha que marca hacia „abajo‟ para ver las diferentes formas
de pago que tiene el cliente para cancelar la factura, normalmente la transacción es en
efectivo, pero puede ser cambiada a cualquier otro tipo.

Vender.- Se refiere al vendedor que esta realizando la venta de la mercadería, en

algunas ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede dejarlo en
blanco.

Su refer.- Ingresar cualquier conjunto de caracteres que permita identificar el

requerimiento que ha hecho su cliente, este campo puede ser dejado en blanco. Por
ejemplo si su cliente le hizo un requerimiento por escrito (una orden de compra) y viene
con una referencia entonces ese Nro. puede ser ingresado en este campo.

Fecha.- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a 10 días
de la fecha del computador (la fecha de hoy), así mismo no puede ser una fecha
anterior a un período de cierre.

La mayoría de campos son autoexplicativos, sin embargo algunos de ellos merecen

algún comentario, por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del producto este

19
basado en un porcentaje sobre su costo (Ver opción de Parámetros) entonces éste se
mostrara sobre la columna de „%‟ el cual le indica el porcentaje de incremento sobre el
costo que se ha aplicado.

Para ingresar un producto del inventario, hacer un clic en la columna de cód. Artículo y
tipear el código del item, si el producto es encontrado en el archivo del inventario,
entonces se le mostrara la descripción. Si el artículo es nuevo, Ud. puede crear este
nuevo item sin salir del proceso de realizar una factura, simplemente presionar el botón
de Crea prod. (Crea producto) y llenar los campos que se muestran en el computador.

Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior

izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad a
cancelar, si es al crédito dejar en cero este campo), la referencia (una breve
descripción del pago, ejemplo „Pago cheque nro. xxxx‟), y la fecha de vencimiento (esta
fecha no debe ser menor que la fecha de la factura).

Una vez realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de estos
botones.

Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro, es decir, ingresar la

factura al sistema e imprimirla. Tenga en cuenta que hasta que no „salve‟ la factura,
ésta no se encuentra en el sistema (solamente esta en pantalla, si apaga su
computador por ejemplo, esta información se pierde). Cuando la factura ha sido
salvada se genera al menos un registro en el módulo de cuentas por cobrar.
Guardar.- Es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la factura,
utilizar este caso cuando solamente desea grabar la información en el computador y
posteriormente quiera imprimir.
Retornar.- Le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea ingresar mas
facturas y desea retornar al menú general de facturación.

Botones en facturación.- cuando esta realizando una factura, se muestran la columna

de botones en el lado izquierdo de la pantalla (ver figura 3.2), que le pueden ayudar en
la elaboración del documento. Algunos de estos botones pueden ser bloqueados para
que no puedan ser usados por otros usuarios. Estos botones tienen el siguiente uso:

Crear producto.- También se activa presionando F2 en su teclado. Le permite crear un

producto en el inventario, esta función es útil si no desea salir del proceso de
facturación. Esta función solamente puede estar activa si el programa no tiene clave de
acceso. El procedimiento de crear un producto esta detallado en el capitulo de
inventarios.
Ver producto.- Se activa también presionando F3. Se tiene que seleccionar
previamente un producto para usar esta función. Le permite ver y comparar precios.
Por ejemplo si desea saber cual fue el ultimo precio que le ofreció a un cliente en dicho
producto.

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Lista de productos. - Se activa con F4. Le muestra una lista de productos la cual
puede ser ordenada en forma alfabética o por código.
Descuento.- Seleccione un producto de los productos que ha ingresado y luego
presione este botón para aplicar un descuento porcentual. El descuento solamente se
aplica a un producto. Adicionalmente este descuento puede ser impreso en la factura.
Comentario.- Seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga un clic
en una línea en blanco) y luego presione el botón de comentario. Debe mostrarse un
recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios. Tiene la opción de crear
comentarios repetidos. Por ejemplo si tiene que usar un comentario como Repuesto
original después de cada línea, es preferible crear el comentario y solamente
seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario.
Insertar/Eliminar fila.- Estos botones, que se activan también con F8 y F9
respectivamente se usan para eliminar líneas (o productos) que por error se han
ingresado. O si desea ingresar una línea de comentario ó un nuevo producto.
Nro. de serie.- Este botón permite ingresar el número de serie de algún producto. Por
ejemplo si Ud. esta vendiendo 5 unidades de un modelo de teléfono celular, presione
este botón para incluir una lista de los números de serie de dichos productos. Esta
función es útil para identificar mas adelante si un producto ha sido vendido por su
empresa. Por ejemplo si el cliente desea retornar un teléfono celular algunas semanas
después y no tiene la factura, con el número de serie Ud. puede identificar la factura y
realizar los ajustes necesarios. Para ubicar el producto por numero de serie
simplemente usar el botón de buscar (ó ver).
Cliente.- También se activa presionando tecla F12, le presenta una lista de facturas
para el cliente que se ha seleccionado.
Pagos previos.- Este botón le muestra una relación de pagos que se hayan realizado
para un cliente determinado. Solamente se muestran los pagos que están abiertos. Por
ejemplo Ud. le puede ofrecer una computadora a un cliente en cuatro pagos y al
término de dichos pagos Ud. entrega la computadora y hace la factura. Cada vez que
su cliente realiza un pago, Ud. lo registra en “Cuentas por cobrar”. Al registrar el último
pago, Ud. retorna a crear una factura y al presionar este botón se muestran todos los
pagos. De allí seleccionar el pago (ó pagos) que desea aplicar a dicha factura. También
puede usar este botón para aplicar créditos o devoluciones que haya realizado para su
cliente.

Existen procedimientos de ayuda cuando Ud. realiza por ejemplo una factura, estos
procedimientos son para ayudar al usuario en la elaboración de la factura y pueden ser
deshabilitados (Vea la opción de parámetros), ya que en algunos casos no son
necesarios. Estos procedimientos son:

Creación rápida de productos.- Cuando se esta facturando y Ud. no tiene el producto

en su inventario, solamente tiene que ingresar el código del producto y luego "Enter", si
el producto no se encuentra en los archivos se muestra una pantalla para crear el
producto en forma rápida (se ingresa solamente descripción, precio y costo).

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Columnas de orden.- en algunos casos es necesario ordenar los productos por alguna
columna, por ejemplo por código, por descripción ó por cantidad.

Búsqueda incremental.- Cuando esta ingresando un producto se muestra

inmediatamente una tabla de códigos cercanos de productos, Ud. puede elegir
productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el símbolo --->|) y luego
usa las flechas de subir y bajar ó puede utilizar el ratón.

Modificar Facturas

Para modificar una factura, simplemente hacer un clic sobre la factura que se desea
modificar en la pantalla general de facturación ( ver figura 3.1). Luego presionar el
botón de modificar, allí se muestra un recuadro con el nro. de factura a imprimir.
Presionar en ese recuadro Aceptar y luego se muestra la factura a modificar. El
proceso de modificar una factura es igual a realizar una nueva factura (ver figura 3.2).
Es decir realizar los cambios que sean necesarios, por ejemplo para especificar un
cliente diferente, simplemente tipear en el campo de código de cliente el código
correspondiente ó presionar el botón de buscar.

Asimismo si desea cambiar un item de la factura. Simplemente retipear sobre el valor

correspondiente, una nueva cantidad ó un nuevo precio. Debe tener en cuenta que
cuando se modifica una factura, se actualiza el kardex del inventario ya que están
„entrando‟ y „saliendo‟ productos del inventario.

Cuando se modifica la factura, se puede cambiar prácticamente cualquier valor

previamente ingresado. Ud. puede usar el botón de "pagos previos" para ver si el
cliente tiene algún crédito abierto y puede ser aplicado a la factura.

Eliminar Facturas

De la pantalla del menú de facturación (Ver figura 3.1) seleccionar el botón de eliminar.
Luego ingresar el Nro. de la factura (se muestra un número que previamente puede ser
seleccionado mediante el ratón).

Presionar aceptar y después se muestra una pantalla de confirmación para la

eliminación. Se debe anotar que la eliminación de una factura no puede ser realizada si
se encuentra dentro de un período que ha sido cerrado. Así mismo ver la sección de
reportes para tener una relación de facturas eliminadas, es decir, si por ejemplo Ud.
eliminó una factura y desea saber después de algún tiempo que facturas han sido
eliminadas del sistema, entonces ingresar a la sección de reportes para obtener una
relación de facturas que han sido eliminadas.

Si el módulo de facturación esta conectado al módulo de contabilidad, el asiento

contable asociado a dicha factura es automáticamente eliminado.

Devoluciones-Créditos

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Cuando un cliente quiere realizar una devolución de un producto, por alguna razón:
producto dañado, producto incompleto, etc. entonces Ud. puede realizar una
devolución de mercadería. Para ello simplemente hacer un clic sobre la pestaña de
Devoluciones (ver figura 3.1) en la pantalla general de la facturación. Después de
algunos segundos se muestra la pantalla con la lista de devoluciones (ver figura 3.4). El
procedimiento para crear, modificar y/o eliminar una devolución es similar a realizar una
factura, por ello si Ud. sabe como realizar una factura, entonces no va a tener ningún
problema al manejar una devolución.

Cuando se realiza una devolución, esta se registra en la sección de cuentas por cobrar,
como un crédito. Si se le ha asignado un pago entonces se registra un pago también en
las cuentas por cobrar. Los productos pueden ser regresados al inventario a discreción
del operador (MONICA le pregunta si desea retornar los productos a su almacén).
Igualmente sobre estas devoluciones, Ud. puede realizar anotaciones por cada
devolución, ordenarlas de acuerdo a las fechas de emisión, por cliente, por términos,
etc. Así mismo los productos que se retornan al inventario quedan registrados en el
kardex.

Una devolución puede ser aplicado a una factura. Por ejemplo si el cliente retorna
algún producto, Ud. genera la devolución y después le puede indicar al cliente que
dicha devolución se aplica a una futura compra. Cuando realiza la factura para ese
cliente presione el botón de pagos previos y se debe mostrar el monto de dicha
devolución (siempre que la devolución haya este aun abierta y se haya creado con
“pago” cero, es decir no se le devolvió dinero en la devolución).

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Facturas en lotes

Esta opción le permite emitir automáticamente un grupo de facturas similares (Ver la

figura 3.5). Por ejemplo si su empresa tiene que facturar cada fin de mes por servicio
de mantenimiento de equipos de oficina, por la misma cantidad a un grupo de clientes y
siempre por la misma cantidad, entonces esta opción es ideal. El proceso para realizar
una facturación es el siguiente.

Definir una Factura Gral.- Ud. debe definir un estimado en la sección de estimados
(del Menú general elegir estimados y crear un estimado, no importa el nombre del
cliente ya que este será cambiado por cada cliente). Este nro. de estimado contiene el
modelo general de la factura que se va a emitir a cada cliente. El nro. de este estimado
debe ser incluido en este botón.
Adicionar un cliente.- Le permite incluir un cliente en el grupo al cual se le emitirá las
facturas. Especificar el código ó presionar la tecla buscar para ubicar el cliente de la
lista general de clientes.

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Eliminar un cliente.- Le permite eliminar un cliente del grupo de clientes, por ejemplo
cuando el cliente ha dejado de utilizar el servicio, entonces utilizar esta opción para
eliminarlo del grupo.
Ver grupo.- Le permite ver en pantalla u obtener un listado de los clientes a los cuales
se les va emitir las facturas. Los clientes que se muestran marcados con un asterisco „*‟
son los que pertenecen al grupo a los cuales se emite la factura.
Iniciar proceso.- Cuando se ha definido la factura y el grupo de clientes entonces
presionar este botón en el cual se le muestra una ventana solicitando si existe ya un
pago por adelantado y la fecha que debe mostrarse en las facturas. El proceso de
facturación por lotes puede tomar algunos segundos ó varias horas dependiendo de la
cantidad de clientes a los cuales tiene que emitir esta factura.

Reportes varios

La pestaña de reportes se utiliza para emitir informes impresos de las facturas

realizadas. Ud. puede obtener las ventas por fechas, por clientes, por vendedor. Los
impuestos que se van a pagar por concepto de ventas, por productos.

Cualquiera de los reportes que se utilizan en esta opción tiene la facilidad de ser
convertidos en formato PDF, en formato Excel, ó en formato Word. Asimismo tienen la
facilidad de ser enviados por correo internet. Una pantalla típica para obtener un
reporte se muestra en la figura nro. 3.8

25
 Figura 3.8 Pantalla para reportes.

Los principales reportes que se pueden obtener son:

Por fechas.- Muestra las ventas que se han realizado para un período determinado, por
ejemplo puede obtener el total de ventas para el día de ayer, para una semana ó para
un mes.

Ventas por clientes.- Muestra los totales de ventas que se obtienen para un cliente en
particular (o todos los clientes).

Reporte de impuestos por ventas.- Este informe discrimina los diferentes impuestos
que haya cobrado en sus facturas. Es muy útil para cumplir las regulaciones de
impuestos en su país.

Libro de Ventas.- Este es un reporte que indica el total de ventas menos los créditos
que se hayan emitido. Este reporte generalmente se trata de adecuar a los reportes de
libro de ventas que requiere la oficina de impuestos de su país.

Enlace a la contabilidad

El modulo de facturación esta enlazado con la contabilidad de tal manera que al emitir
una factura, automáticamente emite su correspondiente asiento contable. Es necesario,

26
sin embargo, definir exactamente de que manera se va a generar el asiento contable.
Es decir que cuentas contables serán afectadas al realizar una factura.

Por ejemplo si Ud. esta usando el almacén, entonces al vender un producto, el

inventario queda afectado. Si esta recibiendo dinero en la facturación, quizás desee
afectar la cuenta de caja general (ó caja chica como le conoce contablemente en
algunos países).

Para definir el enlace a la contabilidad debe definir el asiento contable automático. Para
ello vea la sección de Cuentas de enlace en el capítulo de Contabilidad

Una vez que ha definido el enlace contable entre la facturación y la contabilidad,

solamente tiene que emitir la respectiva factura. Monica, se encarga automáticamente
de generar el asiento respectivo. Igualmente si modifica la factura, el asiento contable
también refleja este cambio. Por ejemplo si realiza una factura y unos minutos después
(o días después) tiene que aumentar algunos productos adicionales a la factura, la
adición de dichos productos se refleja en el asiento asociado para esta factura.

Asimismo, si elimina una factura, el asiento respectivo también es eliminado de los

libros contables.

ESTIMADOS / PROFORMAS

Introducción a estimados

El módulo de estimados es usado para cotizar precios a un cliente. Un estimado, que

también es llamado proforma, es útil para enviarle al potencial cliente el costo de una
venta. Recuerde que una factura es un documento legal y contable, y en el cual el
cliente adquiere productos de se negocio.

El estimado no es un documento contable, y mayormente es para uso interno de su

negocio.

Por ejemplo si su negocio vende artículos electrodomésticos, puede usar esta opción
para estimarle a su cliente el costo de 1 cafetera, 1 radio y una tostadora. De esta
manera si el cliente decide adquirir dichos productos unos días después, Ud. solamente
tiene que convertir dicho estimado en factura, sin tener que retipear la factura, ni tener
recalcular los precios de venta que le había ofrecido a dicho cliente en días anteriores.

Se recomienda usar esta opción antes de realizar una factura. Solamente cuando el
cliente por ejemplo ha visto el estimado y esta de acuerdo en cerrar la venta, entonces
Ud. puede transferir dicho estimado en una factura de compra-venta.

En esta sección al igual que en facturas, Ud. puede crear, modificar, imprimir los
estimados. Inclusive puede cambiar el nombre del documento de impresión (por

27
ejemplo en lugar de estimados a "proforma"). Asimismo tiene la opción de generar y
manejar reportes de dichos estimados.

Puede enviar los estimados por el correo internet a sus clientes. Igualmente si su
computador tiene fax-Modem, puede enviar directamente por fax desde su computador
el estimado a su cliente. Vea la figura 3.15 que muestra una lista típica de estimados
emitidos.

Figura 3.15 Lista de estimados

Crear Estimados

La opción de crear y modificar estimados es similar a realizar una factura, vea el

capitulo de ingresar nuevas facturas , para aprender el procedimiento de crear un
nuevo estimado.

28
Recuerde que un estimado no es un documento contable y por lo tanto puede ser
modificado las veces que sea. Los estimados le permiten realizar un contacto inicial
con su cliente.

La botones que se muestran en la forma de crear estimados son autoexplicativos y

tienen la misma función que al hacer una factura. Un botón interesante de mencionar y
que no se encuentra en la facturación es la posibilidad de importar un estimado desde
una lista de texto o una lista de Excel.

Por ejemplo, su cliente puede haberle solicitado que le cotice (o que le haga una
proforma), de una lista de productos. Algunas veces dichas listas son un tanto extensas
y su potencial cliente puede haberle enviado dicha lista vía correo internet en una lista
de texto ó una lista de Excel.

Para evitar volver a tipear los códigos de los productos, simplemente cargar la lista en
el folder de Monica (puede ser cualquier otro folder) y luego en la pantalla de creación
de estimados presionar botón Importar de..., esto le permitirá ver la siguiente pantalla
en la cual debe especificar donde se encuentra la lista a importar.

Reportes

En la pestaña de reportes puede obtener informes por cliente, por fechas, por
productos, etc. Estos reportes le permitirán realizar un análisis más eficiente de sus
clientes.

Por ejemplo puede tener un reporte de estimados realizados para un periodo

determinado para un cliente en particular ó para un producto.

INVENTARIO

Introducción al inventario

Esta opción le permite manejar todo lo relativo a los productos del inventario: Crear
nuevos productos, modificarlos, eliminarlos, crear cotizaciones, órdenes de compra,
manejar el kardex, etc. De la pantalla principal de MONICA (ver figura 3.1) hacer un clic
en Inventario el cual, después de algunos segundos, le muestra la pantalla general del
inventario (ver figura 4.1). Desde esta pantalla Ud. puede crear nuevos productos a ser
ingresados al inventario, modificarlos, cambiar precios, etc. También puede ordenar los
productos por categoría, por suplidor, etc. simplemente hacer un clic en la flecha que
esta situada junto a seleccione orden. Así mismo también puede manejar el kardex del
producto, realizar cotizaciones, órdenes de compras para sus suplidores, y reportes
varios.

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