Introducción

1.    Que es la Gestión de Compras

2.    Etapas del proceso de Compras
    2.1          Detección de la necesidad de compras
    2.2          Selección de posibles fuentes de abastecimiento
    2.3          Análisis de alternativas, la orden de compra (Anexar modelo)
    2.4          Seguimiento de la orden de compra
    2.5          Recepción e inspección de la mercancía
3.    Selección y evaluación de proveedores
4.    Negociaciones con Proveedores.
 
De acuerdo a lo investigado, Explique:
¿Por qué son importantes las compras y su Función?

Conclusiones
Bibliografia

Trabajo Individual

Fecha Tope de Entrega 11 de enero 2021

GESTION DE COMPRAS

La gestión de compras no es una actividad más en las empresas, constituyéndose en

un elemento estratégico. Su fin es asegurarse de contar con los mejores proveedores
para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. la gestión de
compras "tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita,
garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo,
calidad y precio. Las funciones que cumple la gestión de compras son
fundamentalmente dos: la función adquisición y la función apoyo a las operaciones.

Qué es el Proceso de Compras

El proceso de compras es un modelo sistemático, que representa las etapas por las que
pasa un consumidor desde que toma la decisión de adquirir tu producto o servicio.
Todo sobre la gestión de leads: Claves para que no haya desperdicio en tus
oportunidades de venta. En otras palabras, es la ruta que toman tus clientes mientras
deciden hacer negocios contigo. Es similar a un embudo de compra en el sentido de
que se trata de un camino que fluye hacia abajo en la parte superior (a medida que los
prospectos toman conciencia de tu marca) y termina más estrechamente en la base
(mientras tus clientes potenciales se convierten en clientes de pago).

Cómo funciona el proceso de compra

Como vimos anteriormente, el proceso de compra describe los pasos por los que pasa
tu cliente cuando toma la decisión de compra. Este proceso se aplica ya sea que la
decisión de compra sea tomada por un individuo o por un centro de compras. Para que
entiendas cómo se da la decisión de compra de tu cliente, necesitas saber cómo
funciona el proceso de compra en cada una de sus etapas.

Fases del proceso de compra

1. Reconocimiento de Necesidad

El proceso de compras comienza cuando un consumidor se da cuenta de que tiene una

necesidad. Se da cuenta de que tiene un problema que desea resolver o un vacío que
desea llenar. En este punto, el cliente puede o no saber qué resolverá su problema.
Pueden estar conscientes de que quiere cambiar su realidad o situación. O pueden
tener una idea de lo que lo ayudará, pero no está seguro de qué marca, producto,
servicio o solución proporcionará la mejor opción.
2. Búsqueda de información

La siguiente fase del proceso de decisión de compra comienza cuando el cliente

comienza a buscar información que le ayudará a resolver su problema. Sabe que
necesita algo para arreglar su situación, pero no está seguro de cuál es la mejor
solución. Entonces, empieza a buscar información que lo ayudará a comprender mejor
su situación e identificar qué solucionará sus problemas. En este punto, el cliente con
frecuencia recurre a la investigación online y realiza búsquedas para encontrar
soluciones.

3. Evaluación de opciones

Una vez que se completa la búsqueda de información inicial, los clientes comienzan a
reflexionar sobre lo que aprendieron o descubrieron. Comienzan a evaluar sus
opciones para determinar cuál es la mejor solución para su problema. Los clientes en
este punto del proceso de compras tienen mucho que considerar. Deben determinar
qué solución es la más confiable, asequible, de la más alta calidad y de mayor
rendimiento. Buscan razones para entender por

4. Decisión de compra

En esta fase del proceso de compras, el cliente está listo para apretar el gatillo y hacer
una compra. Han tomado su decisión sobre qué producto, servicio, marca o solución es
mejor para ellos y están listos para comprar. La investigación y la evaluación han
terminado, por lo que ahora el cliente solo necesita un camino claro para comprar.
Para que tu marca lo ayude a atravesar esta etapa, es necesario que tu producto o
servicio sea fácil de adquirir. También debes usar refuerzos adicionales (como
testimonios, reseñas, descuentos, etc.) que lo lleven a la compra y evite los elementos
negativos (malas críticas, barreras, gastos adicionales, etc.), lo que hará que los
clientes se alejen.

5. Evaluación post-compra

En esta última etapa del proceso de compras, la ruta hacia la compra está completa. El
cliente ya compró tu producto. Pero eso no significa que su viaje esté completo. Ahora
es el momento cuando reflexiona sobre si tomó la decisión correcta. El cliente
considerará si tu solución se ajusta de forma precisa y completa a sus necesidades.
Decidirá si valió la pena el costo y si tu marca cumplió sus promesas. Sentirán
satisfacción o remordimiento del comprador. En el primer caso, el cliente podría
volver para hacerte otra compra. Pero si es el último, el cliente podría rechazar tu
marca, nunca hacer otra compra e incluso compartir su experiencia negativa con otros.

Orden de compra - ¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de pedido) es
un documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.
 Una orden de compra detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio y
condiciones de pago, y forma de entrega. El vendedor deberá conservar el documento
original y el comprador el duplicado.

Es útil para el comprador para saber el tipo y la cantidad del gasto, y para el vendedor
para poder preparar el pedido y hacer facturas en caso de aceptar el pedido. Cuando el
proveedor acepta dicha orden de compra, existe inmediatamente un contrato entre
las dos partes.

Contenido de la orden de compra

Las diferentes partes de la orden de compra se detallan a continuación:

 Datos de contacto y dirección del comprador (emisor de la orden de compra)

 Datos de contacto y dirección del proveedor
 Fecha y lugar de emisión del pedido
 Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que se van a comprar
 Términos de pago (modo de pago) y de entrega del pedido (cuándo y cómo se
recibirá el producto)
 Coste total del pedido y costes de envío
 Firma autorizada

Importancia de la orden de compra

Entre los pros para utilizar órdenes de compra, los más importantes son;

Certeza; ambas partes quedan protegidas en caso de que el proveedor no cumpla con
su parte enviando los productos ordenados, o que el comprador no pague la cantidad
establecida.

Optimización; agiliza la gestión del inventario y el control de las finanzas.

Envío más rápido y eficiente; la orden de compra precisa la fecha de envío en la que el
comprador recibirá el pedido, adecuándose así a sus necesidades.

Vamos a ver un ejemplo de lo que podría ser un documento de pedido. En él podemos

observar todos los datos necesarios y posibles descuentos y gastos relacionados con el
suministro de dichas mercancías. También el espacio reservado para incidencias y para
la firma de la persona que recibe la mercancía.
Cómo realizar un seguimiento de las órdenes de compra de los clientes

Peter Grant • 1 Feb 2018

Hacer un seguimiento de las órdenes de compra de los clientes es una parte

importante del manejo de cualquier negocio basado en ventas de productos. Asegurar
que las órdenes de compra sean entregadas en tiempo y forma y cumplir con las
expectativas de envío ayuda a generar satisfacción en los clientes. Un seguimiento de
las órdenes de compra puede hacerse creando una simple hoja de cálculo, ya sea en
papel o digitalmente, con una fila para cada venta y las columnas para cada atributo de
los envíos, como la necesidad de una entrega rápida, manejo de material frágil, u otras
instrucciones especiales de envío.

Crea la primera fila de tu hoja de cálculo y úsala como encabezado, es decir que esta
fila contendrá los títulos de cada columna. Para este ejemplo, denomina a la primera
columna como "número de orden", nombra a la segunda "opción de envío", llama a la
tercera "número de seguimiento" y a la cuerda "estado de la orden".

Ingresa "1" para la primera orden de compra e ingresa la información asociada para la
opción de envío (por ejemplo, estándar o en una noche), el número de seguimiento del
envío de la orden de compra, y el estado actual de la misma. Por ejemplo, anota si la
orden de compra ha sido archivada y aguarda el envío, si se ha enviado, o si ha sido
recibida por el cliente y se ha completado la transacción.
Continúa completando la hoja de cálculo con la información del resto de las ventas.
Siéntete libre para agregar columnas que hagan que la hoja de cálculo se ajuste mejor
a las necesidades de tu negocio, como el nombre del cliente o el código de los
productos vendidos.

Elimina las órdenes ya entregadas de la hoja de cálculo y cópialas en otra hoja de

cálculo diferente para mantener un registro del número de órdenes de compra
entregadas por tu compañía. Esto es una medida de ventas importante que puede
servir al dueño de la empresa para conocer su desempeño.

ecepciones e inspecciones

Una recepción de almacén es la aceptación física de mercancías en el almacén. Una

recepción registra información que incluye la cantidad de mercancías, la fecha de
recepción, los datos de nota de empaquetado y los datos de inspección.
Las inspecciones de almacén se realizan tanto para las mercancías entrantes como
para las mercancías salientes.
El procedimiento de inspección de entrada es uno de los principales procedimientos de
almacenaje de LN. Puede agregar el procedimiento de inspección a un procedimiento
de almacenaje si la configuración para el almacén, el proveedor o el artículo requiere
la inspección del artículo. Una inspección de salida es una actividad del tipo de orden
de almacenaje vinculada a una orden de almacén.
Las inspecciones se llevan a cabo en una ubicación de inspección. Las inspecciones
pueden llevarse a cabo para los siguientes orígenes de orden:
 Ventas (manual)
 Servicio (manual)
 Ventas mantenim. (manual)
 Trabajo mantenim. (manual)
 Producción JSC (manual)
 Fabricación ASC (manual)
 Transferencia (manual)
 Proyecto (manual)
 Compras (manual)
 Resumen de los procedimientos de inspección de entrada y de recepción
La gestión de entrada garantiza que las mercancías recibidas se almacenan en un
almacén que incluye los procedimientos de recepción e inspección. Durante el
proceso de entrada, puede definir, corregir y llevar a cabo distintas actividades de
manera flexible.
 Inspecciones de almacén y origen de orden
LN ofrece flexibilidad a la hora de configurar las inspecciones de entrada. Por
ejemplo, puede especificar que las inspecciones de entrada se llevan a cabo para
tipos concretos de órdenes de almacenaje añadiendo la actividad de inspecciones
de almacén a los tipos de orden de almacenaje necesarios y a los orígenes de orden
aplicables de las órdenes de almacenaje.
 Inspecciones de almacén
 Si se implementó el procedimiento de inspección, LN creará un registro de
inspección en la sesión Resumen de inspecciones de almacén (whinh3122m000)
después de que se haya confirmado la recepción, se haya ubicado la sugerencia de
entrada o se haya confirmado la nota de almacenamiento. A continuación, el
usuario puede especificar los resultados de la inspección y procesarla.
Al realizar una inspección del almacén de entrada, los artículos se pueden aprobar,
rechazar, desechar o destruir. En función de la configuración del parámetro, los
artículos rechazados se eliminan del stock o se ponen en cuarentena para gestiones
posteriores.
 Aviso anticipado de expedición (ASN)
Un aviso anticipado de expedición es una notificación que indica que se envió una
expedición. Los avisos anticipados de expedición se envían y se reciben mediante
Intercambio electrónico de datos (EDI). Puede recibir avisos anticipados de
expedición del proveedor informándole de que las mercancías van a llegar a su
almacén, o puede enviar avisos anticipados de expedición a los clientes
indicándoles que están a punto de entregarse las mercancías que habían pedido.
 Nota de recepción de mercancías
Una nota de recepción de mercancías lista los artículos y las cantidades
correspondientes esperados. En una nota de recepción de mercancías puede
anotar las cantidades de artículos que se deben recibir en el almacén y compararlas
con los documentos de recepción proporcionados por el proveedor.
 Cómo recibir mercancías
Cuando se crean las recepciones, éstas deben confirmarse antes de que las
mercancías se almacenen en el almacén. Puede realizar la recepción de mercancías
para los siguientes tipos de registro:
 Avisos anticipados de expedición (ASN)
 Líneas de ASN
 Órdenes previstas
 Líneas de orden previstas
 Unidades de embalaje
 Cargas y expediciones

DEFINICIONES

  Proveedor: Es la persona natural o jurídica, que cumple con las exigencias

establecidas por el laboratorio para prestar servicios o entregar suministros.
 Proveedor de Productos o Suministros: persona natural o jurídica que, luego de
un proceso de Cotización, entrega como resultado final un Producto a el
laboratorio.
 Proveedor de Servicios o Contratista: persona natural o jurídica que, luego de
un proceso de Cotización, entrega como resultado final un Servicio a el
laboratorio.
  Proveedores Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o
servicio tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final del
laboratorio. La falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita
la Prestación del servicio ofrecido por el laboratorio afectando directamente la
calidad e imagen de la empresa.
 Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o
servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final de
el laboratorio. No representa un mayor impacto o relevancia para la ejecución
o cumplimiento de las funciones propias de la Organización,  Negocio y la
entrega del servicio en si mismo
 Bloqueo de proveedor: corresponde a la prohibición de generar nuevas
órdenes de compra o celebrar contratos con un Proveedor calificado cono
“Descalificado” y registrado en el Maestro de Proveedores del laboratorio, su
correspondiente Bloqueo.
 Productos: Corresponde a clasificación genérica para compras generales de
bienes y productos tangibles (insumos, suministros, equipos, productos
terminados, etc)
 Servicios: Corresponde a clasificación genérica para compras de servicios,
obras, contratistas, consultorías y otros servicios, se pueden agrupar en:
o Servicios y Obras: los servicios en general, cuyo desarrollo requiere
despliegue de personal, materiales y/o herramientas dentro de las
instalaciones de la empresa, incluye los contratos de construcción y
montaje de equipos
o Consultorías y otros servicios: servicios que se desarrollan en las
instalaciones del laboratorio por el Proveedor del Servicio, cuyo
resultado se expresa en soporte tecnológico, soporte administrativo,
asesorías, desarrollos y conocimientos, que implican presencia menor u
ocasional del personal del proveedor en las instalaciones de el
laboratorio.
o Consultorías y otros servicios en terreno: servicios que se desarrollan
fuera de las instalaciones del laboratorio por el Proveedor de Servicio,
cuyo resultado se expresa en soporte tecnológico, asesorías, ingeniería
básica, desarrollos y conocimientos, que implican presencia de personal
del proveedor en las plantas operativas del Cliente Final o Mandantes,
donde existen normas de seguridad establecida, que deben ser
estrictamente cumplidas por los proveedores.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

El presente documento establece la metodología mediante la cual el laboratorio

selecciona, evalúa y reevalúa a sus proveedores de productos y/o servicios críticos,
informa sus resultados y apoya la toma de decisiones que permitan la mejora continua
del Sistema de Gestión de la Calidad (en adelante SGC) del laboratorio LEBBYAC.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Entenderemos como proceso de selección de proveedores, según el espíritu de la
Norma, a la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la
validación o aprobación de algunos proveedores, que tienen las competencias para
satisfacer adecuadamente las necesidades de el laboratorio y sus clientes finales y
pueden pertenecer al Registro de Proveedores de el laboratorio.
Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con el laboratorio e ingresar la Registro
de proveedores debe proporcionar la información indicada en este procedimiento.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Entenderemos como proceso de evaluación de proveedores, al seguimiento del

comportamiento en el tiempo de nuestros proveedores críticos, conforme al
cumplimiento de los criterios de evaluación, a todo proveedor con Orden de Compra
y/o Contrato efectivo en el periodo de evaluación, La evaluación se diferencia en los
criterios a evaluar para el caso de productos o servicios, y en ambos casos el proceso
se realizara anualmente (año vencido, comenzando el primer trimestre).
Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios específicos como
calidad, precio, tiempo de respuesta, etc. Estos criterios se evalúan en una escala de 0
a 4, donde el 4 es el máximo posible y 0 el menor valor posible, como ejemplo se
presenta la siguiente descripción general:

Puntaje Obtenido Descripción(*)

Supera las expectativas del Criterio según

4 Puntos
descripción

Cumple plenamente el Criterio según

3 Puntos
descripción

Cumple parcialmente el Criterio según

2 Puntos
descripción

Cumple minimamente el Criterio según

1 Punto
descripción

0 Punto NO Cumple el Criterio según descripción

(*) Ver descripción particular y puntajes para cada criterio

Evaluación de Proveedores de Productos

La evaluación resulta de la información ingresada por el área usuaria, al sistema de

evaluación , para cada producto critico con Orden de Compra emitida o Contrato
Vigente, y una vez que la recepción de un producto se haya realizado.

El formulario de evaluación es el MAPG-71-11-48

 Evaluación de Proveedores de Servicios

La evaluación resulta de la información ingresada por el área usuaria, al sistema de

evaluación, una vez iniciada la operación del servicio, se podrá proceder a evaluar el
desempeño del proveedor de servicios. La evaluación del proveedor de servicios
considera como unidad básica el contrato u orden de servicio, sobre los cuales se
podrán realizar evaluaciones parciales (recomendado) que se realizan durante la
ejecución de la prestación de un servicio, y que permiten una mejora continúa del
servicio mediante el feedback del desempeño del proveedor; y las evaluaciones Finales
al cierre de un contrato u orden de servicio, la que tendrá carácter de obligatoria.
Los tipos y forma de evaluación aplicables en el marco de un contrato suscrito, deberá
estar en conocimiento del proveedor, lo que deberá indicarse en el marco normativo
del contrato o en su etapa de puesta en marcha, lo cuál será responsabilidad del
administrador del contrato. La evaluación general del contrato u orden de servicio, se
obtendrá del promedio simple de todas las evaluaciones registradas y aprobadas en el
sistema.

El formulario de evaluación es el MAPG-71-11-48

Escala de Calificación de Desempeño

La escala de calificación final del desempeño es única para todos los proveedores,
siendo independiente si es de producto o servicio, y se realiza sobre la base de una
escala continua de 0 a 100 %, obtenido de los puntajes ponderados de las evaluaciones
parciales del periodo evaluado. Puntaje Máximo de evaluación corresponde al 100%,
quedando Clasificados como sigue:

Calificación de Plan de Acción Condición

Desempeño (%)

Mayor o Igual a 96 Se aconseja mantener como proveedor. Excelente o

% “CALIFICADO”.

Mayor o Igual a Se aconseja condicionar su permanencia en el Aceptable o

60% y Menor que Registro de proveedores, a la espera de las “CALIFICADO CON
95% mejoras en su desempeño en un periodo no RESERVA”.
mayor a 6 meses (Debe presentar plan de
mejora)

Menor que 59 % Se aconseja que no sea Considerado como Deficiente o

proveedor, ya que no cumple con los “DESCALIFICADO”.
requerimientos establecidos por la empresa para
el bien o servicio a solicitar; lo anterior no
excluye la posibilidad de poder utilizar sus
servicios posteriormente. (Debe presentar plan
 de mejora, para reevaluación).

Los proveedores que a la fecha de entrada en vigencia del presente Procedimiento,

estuvieren incorporados en los registros de proveedores de la empresa y con un
proceso de evaluación realizado y no gestionado, serán homologados a la escala de
“Calificación de Desempeño” indicada, y entraran en el siguiente proceso de
evaluación en un plazo no mayor a 12 meses desde su publicación.
Los antecedentes de las selecciones, evaluaciones y reevaluaciones de los
proveedores, serán analizados por el Comité de Evaluación de Proveedores
Anualmente.

 Los proveedores con un desempeño superior a 96%, serán notificados de su

condición de “CALIFICADO”.
 Los proveedores con un desempeño menor a 95% y Mayor o igual a 60%, serán
notificados de su condición de “CALIFICADO CON RESERVA”, y deberán
presentar un plan de acción de mejora para enfrentar las debilidades
detectadas, el cual deberá presentar dentro de los 10 días hábiles, posteriores
a la solicitud. El Plan se deberá desarrollar en los tres meses posteriores de su
entrega, este proveedor podrá seguir prestando servicio o productos a el
laboratorio y entrará al siguiente proceso de evaluación de proveedores.
 Los proveedores con un desempeño menor a 59%, serán notificados de su
condición de “DESCALIFICADO” y no podrán continuar brindando servicios o
productos, por el tiempo de suspensión o plazo de eliminación indicado en el
reglamento de Proveedores o en su defecto el acordado por el Comité de
Evaluación de Proveedores. Al término de la suspensión o plazo de eliminación
el proveedor podrá seguir prestando servicios o productos a el laboratorio,
previa incorporación al sistema, según el proceso de selección de el
laboratorio.

Periodicidad de la Calificación

La calificación de un proveedor será única y de carácter transversal para toda la

empresa, reflejando el desempeño del proveedor en todas las Unidades de Negocio
que haya prestado servicios o suministrado bienes en un período de tiempo, según se
indica en el siguiente cuadro:

Tipo de Periodicidad de la Calificación

Proveedor

Servicios y ANUALMENTE se ejecutará el proceso que permitirá obtener la

Productos evaluación general del proveedor, que considerará todas las
evaluaciones realizadas para un proveedor en cada uno de los
 contratos u órdenes de servicio, los documentos de compra,
peticiones de oferta y documentos de recepción registrados durante
el período. La evaluación es realizada según año vencido, y con inicio
del proceso el Primer trimestre de cada año.

Comunicación de la Evaluación a los proveedores

Los proveedores deberán contar con la información de sus procesos, apoyado por las
siguientes áreas internas, para el proceso de Operación y Seguimiento:

 Proveedores de Servicios: Se procura realizar seguimiento al plan de acción del

proveedor y lograr la mejora continua del mismo, en la prestación de los
servicios hacia el laboratorio. Podrá solicitar Feedback y responder respecto de
la evaluación realizada, al proveedor. Una vez desarrollado el plan de acción
para mejorar, su resultado deberá ser  procesado en el Registro.
 Proveedores de Productos: Los responsables, podrán informar del avance en la
calificación de los proveedores en la gestión local, como una forma de ir
alineando y retroalimentando a los proveedores, atendiendo consultas y
reclamos respecto de su evaluación, particularmente en lo que dice relación
con la información que se registra en los sistemas informáticos de la empresa y
que afecta su resultado.

REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Entenderemos como proceso de reevaluación de proveedores, al seguimiento

posterior a la etapa de evaluación de proveedores, mejorando continuamente la
prestación de los servicios de nuestros proveedores, en este sentido, el sistema de
Evaluación de Proveedores, estará abierto, permitiendo la mejora del desempeño del
Proveedor.

OPERACIÓN Y GESTIÓN DEL PROCESO

Para realizar la evaluación en forma centralizada se contará con el sistema Sistema de

Evaluación de Proveedores del laboratorio,  que permitirá llevar a cabo la gestión del
Proceso (evaluación, seguimiento y control):

REGISTRO DE PROVEEDORES

La información del Registro de Proveedores el laboratorio se mantendrá actualizada.

Adicionalmente los proveedores serán bloqueados de la Lista de Proveedores, cuando
No tenga Movimientos de Órdenes de Compra o contratos Vigentes en el último año.

ANEXOS
Clasificación de proveedores según naturaleza del requerimiento.

De acuerdo a la naturaleza del requerimiento de el laboratorio, los proveedores serán

clasificados como:

 Proveedor de servicios (Service de equipos, laboratorios de derivación) ó

 Proveedor de Productos (Suministros, Bienes y/o Productos terminados)

ANEXO B Ponderación de Criterios del Proceso

B.1Evaluación y Reevaluación

B.1.1 Ponderación de proveedores de Bienes y Productos

Criterios Ponderación

1. Atención oportuna 25%

(Cotización)

2. Calidad. 25%

3. Plazo de Entrega 15%

4. Precios 15%

5. Seriedad 20%

B.1.2 Ponderación de proveedores de Servicios

Criterios Ponderación Descripción

Criterio

Calidad del 40% Trabajo o servicio realizado

Servicio
Cumplimiento normas de seguridad y
prevención de riesgos
 Cumplimiento normativa ambiental

Cumplimiento y Administración Sistema de

Aseguramiento de Calidad

Infraestructura, equipos, herramientas

Calidad de materiales y suministros

Iniciativa y cooperación

Idoneidad del personal clave

Plazos Cumplimiento plazos

40%
Programación del trabajo

Cumplimiento leyes laborales y control

Aspectos
administrativo
20%
Administrativos
Conducta interna del personal

TOTAL 100%

Negociaciones con Proveedores

La alta exigencia competitiva en la actividad comercial del sector agrícola, nos

enfrenta a continuos procesos de negociación, generadores de intercambios
valiosos o de conflictos y tensiones paralizantes. La magnitud de estas
responsabilidades hace del negociador eficaz un profesional con cualidades
superiores, que lo hace destacable frente a los demás, resaltando sus
condiciones de liderazgo, empatía, asertividad y compromiso con la excelencia
y el cumplimiento de su misión.

Por parte de las empresas, una de las cualidades que más se solicita, sobre todo
al personal comercial (tanto para la función de compras como la de ventas), es
la de ser un buen negociador, y estar preparado para actuar con
profesionalidad y habilidad estratégica; utilizando técnicas y herramientas
adecuadas para la eficiente conducción del proceso de negociación y el logro de
sus resultados.
 Negociación con
proveedores en la
gestión de compras
La gestión de compras de una empresa es fundamental para que el equilibrio económico de
la misma sea el adecuado. El responsable de las compras debe llevar a cabo unas
correctas estrategias de negociación con proveedores para que el acuerdo al que se llegue
sea el más rentable posible para la empresa.

La gestión de compras y aprovisionamiento es una función muy importante en la cadena

de suministro, ya que una organización podrá aumentar su margen de beneficios si lleva a
cabo una política de aprovisionamiento óptima. Por lo tanto,  el éxito de una organización
obedece directamente a una excelente gestión de compras de la misma. Los problemas
más comunes con los que se puede encontrar la persona encargada de la gestión de las
compras son:

 Que no exista un determinado sistema de negociación.

 Que no se lleve a cabo una detenida selección de los proveedores.

 Que no se valoren a estos proveedores.

 Desconocimiento de los productos que se adquieren.

 No conocer las previsiones de ventas, y no tener control en la planificación de la

producción.

Visto esto, una correcta gestión de compras y aprovisionamientos permitirá incrementar

los beneficios de la empresa ya que se tratan de unas cantidades bastante importantes para la
organización, y a su vez condiciona la calidad del producto final, porque a través de esta
gestión se obtendrán las materias primas necesarias para que el proceso de producción se
lleve a cabo de manera eficiente.
Una vez justificada la existencia de un departamento de compras en una empresa y su
importancia, analizamos brevemente las funciones de la gestión de compras que se llevan
a cabo:

 Mantener un registro de los datos y presentar informes de gestión.

 Asegurar el flujo continuo de la producción.

 Aumentar la rotación de activos.

 Minimizar los costes.

 Desarrollar fuentes alternativas de suministros.

 Formar y desarrollar al personal.

 Integrarse con otros departamentos de la empresa.

 Negociar y mantener buenas relaciones con los proveedores.

Y es en esta última función donde queremos hacer especial hincapié, debido a la

importancia que procesa.

Tips expertos para mejorar resultados en la

negociación: los fundamentos
A quién se compra y de qué manera se hace, es uno de de los parámetros más importantes a
la hora de reducir costes en una empresa. Por eso la negociación con proveedores es un
tema fundamental a tratar y en el que se tiene que hacer especial hincapié en que se
cumplan unos requisitos para asegurar la rentabilidad de las compras.
El éxito de la gestión de compras está estrechamente ligado a unos buenos resultados en la
negociación con proveedores y esto, puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de la
organización.
Si por algo se identifica al tiempo que estamos viviendo es por la cada vez mayor
comunicación e interconexión de manera mundial, por lo que hoy en día la negociación con
proveedores se vuelve mucho más exigente y minuciosa, ya que las organizaciones pueden
dirigirse a cualquier empresa del mundo para que cubra sus necesidades y de este modo
abastecerse de manera rápida y eficaz.
Por este motivo se hace más necesario seguir una base, es decir, unos cimientos en la
negociación con proveedores, para que, a pesar de que la empresa pueda dirigirse a otro
proveedor de cualquier parte del mundo, si no está conforme con el suyo, no se repitan los
hechos que le han llevado a esta inconformidad.
Fundamentos básicos en la negociación con proveedores
En pleno año 2017, las nuevas tecnologías y el Internet de las cosas, permiten a las
empresas realizar sus compras en un mercado mucho más amplio y mucho más productivo
que hace unos años, pero eso no quita que la negociación con proveedores no siga unos
principios imprescindibles para que se lleve a cabo de manera exitosa.

 Lo primero que se debe hacer, antes de lanzarse a elegir un proveedor y a negociar

las compras de la organización, es analizar la gestión de compras y la negociación con
proveedores que se ha estado llevando a cabo a lo largo de los años. No porque siempre se
haya hecho de determinada manera, tiene porqué estar bien, es más hoy en día y con las
nuevas tecnologías, la forma de abastecer una empresa dista mucho de la manera en la que
se hacía hace unos años ¿cómo hacerlo?


o Reformular cuál es la verdadera necesidad. Hay que identificar la

necesidad de la empresa hoy en día, si realmente se está comprando lo que la organización
necesita para llevar a cabo su proceso de producción o su estrategia de crecimiento. Sí las
especificaciones técnicas son las adecuadas, o si es efectivo que el proveedor entregue en un
término de “x” días. Todas estas preguntas deben ser de nuevo contestadas y analizadas
para darse cuenta de sí lo que siempre se ha estado haciendo es lo productivo para la
empresa.

o Tener continuamente presente a todos los proveedores. Que un

responsable de compras esté contento con un determinado proveedor, no quiere decir que
sea el mejor ni el único. Con las nuevas tecnologías y los avances en logística, muchos se
quedan atrás y sus clientes no se dan cuenta. Por eso hay que estar informándose de lo que
otros proveedores pueden ofrecer y de este modo potenciar la negociación con los que ya
existen.

 El responsable de la negociación con proveedores de la organización tiene

que asentar las especificaciones que se necesitan y cuáles serán las condiciones para
cerrar el acuerdo. Así pues, este responsable tiene que determinar de manera muy
exhaustiva temas como las restricciones de diseño o los objetivos de negocio entre otras.
Además también deberá enumerar las condiciones y requisitos que se le exigen al proveedor
para que él pueda realizar una oferta acorde a las exigencias de la empresa.

 Cuando la empresa ha cerrado la fecha de entrega de las ofertas por partes de los
proveedores, ésta debe analizar una por una para ver primero las que cumplen con las
condiciones y especificaciones del producto o servicio exigidas. Después tendrá que aunar
toda la información para distinguir qué proveedor le ofrece algo que despunta sobre los
demás. Finalmente tendrá que contactar con aquellos proveedores que han pasado la
primera selección y empezar con una nueva estrategia de negociación.

La clave de una buena negociación con los

proveedores
Una cosa es comprar las materias necesarias para que el proceso de producción se lleve a
cabo, y otra muy distinta es la negociación con los proveedores para que se realice esta
compra. Para negociar con el proveedor, el responsable de la gestión de compras debe
organizarse y anticiparse a éste. Debe saber qué le tiene que pedir, de qué manera se lo
tiene que pedir y lo más importante conocer a quién se lo está pidiendo. En una negociación
las dos partes dominan el terreno, pero lo importante es saber cómo disponerlo.
Es fundamental que el responsable de compras vea al proveedor como un aliado y no
como un enemigo, ya que la importancia que éste tiene sobre el negocio es más o menos
igual de importante que la de cualquier departamento de la empresa. Hay que tener en
cuenta que de ellos depende el aprovisionamiento de la empresa para que funcione, desde el
más simple lápiz, hasta la más necesaria maquinaria para elaborar el producto.
Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de trazar las estrategias de negociación
con los proveedores es tener claro lo que la organización necesita verdaderamente, ya que
puede haber momentos en los que se ofrezca a la empresa algo que podría ayudar, pero que
no es imprescindible para funcionar. Así pues hay que tener claras las necesidades y las
prioridades de compra. Un mismo proveedor te puede ofrecer distintos productos y
servicios, pero es importante que se le instruya en lo que se desea actualmente.
Aun así, aunque se tenga claro que lo que se quiere comprar es un producto determinado, no
hay que dejar de lado las posibles ofertas, y es necesario que se analicen por si en un
futuro surgen nuevas necesidades.
Además para ser un buen responsable de compras y servir como orientador al proveedor y
organizarse uno mismo, se debe realizar un prototipo para la entrega de cotización que le
guiará al proveedor en lo que la empresa quiere y servirá para que se dé cuenta de la
importancia de su trabajo con la organización.

Cómo mejorar la gestión de compras y el

proceso de negociación con proveedores

Créditos fotográficos istock: demaerre

Estos dos procesos son vitales para que la empresa desarrolle correctamente su actividad y
para que no existan problemas en la Supply Chain. Dada la gran importancia que tienen
para el buen funcionamiento, es importante prestar mucha atención a estas acciones y, por
supuesto, tratar de mejorarlas al máximo. Para ello, lo ideal, es estar en constante formación
para que siempre se esté a la última. Para conseguir esta formación el curso gestión de
compras es idóneo, ya que te ayudará a planificar toda la cadena de aprovisionamiento de
principio a fin, exprimiéndola al máximo y haciendo que ésta sea rentable. Además,
este curso gestión de compras te ayudará de manera a paralela a mejorar las estrategias de
negociación con proveedores, ya que serás más conocedor de cómo se encuentra la
situación del mercado a fondo.
Jorge Irigaray García de la Serrana

Jorge Irigaray se licenció en Ciencias Económicas y Empresariales por la Universidad

de Barcelona. Más tarde obtuvo el título de Suficiencia Investigadora por la Universidad
de Barcelona y se doctoró en Economía, Empresa y Finanzas por la UCJC. Actualmente
ejerce de Secretario General de EAE Business School. Consulta su perfil de LinkedIn y
en EAE toda su trayectoria
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Conclusión

A medida que pasamos por las cinco etapas del proceso de compras, te habrás dado
cuenta de que un comprador podría comenzar desde el principio y avanzar en las
fases. Pero a menudo, esta teoría no funciona exactamente como se planeó. Los
clientes pueden entrar y salir durante el proceso por la parte superior, intermedia e
inferior del embudo. Por lo tanto, no puedes centrarte solo en captar clientes al
principio y esperar que encuentren el camino a través del resto del proceso. Debes
optimizar el proceso de compras de arriba a abajo para captar clientes en cada etapa
de su viaje.Además, debes tener claro la diferencias de la formas de compra online vs
la compra online. Conocer el comportamiento de tus consumidores en cada canal te
ayudará a diseñar estrategias adecuadas para atraerlos y convertirlos.