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Instructivo procedimientos administrativos PDV Comunal, S.A.

FASE I
OPERACIONES

¿Qué es GLP?

El gas licuado de petróleo, es al igual que la gasolina, un compuesto de carbono

e hidrogeno en forma de hidrocarburo, constituido fundamentalmente por propano y
butano. La principal diferencia física entre ambos combustibles es que el GLP
permanece en estado de vapor a presión atmosférica y a temperatura ambiente, sin
embargo en el tanque se almacena como liquido a presión.

Las labores de PDV Comunal, S.A, se inicia cuando los tanques semirremolques
(transporte primario) son cargados en la fuente de suministro.

1.- El GLP es recibido de las diferentes refinerías de PDVSA GAS, transportado desde
las mismas en tanques semirremolque a las plantas de llenado.
El jefe de planta recibe el tanque semirremolque lo deja reposar cinco minutos hace las
mediciones del contenido, toma la muestra en gravitometro y procede con la descarga,
trasegando el tanque semirremolque hacia los tanques estacionarios.

Los documentos que soportan esta operación los siguientes:

 Boleta de PDVSA (es llenada por la refinería y la trae el chofer de la gandola)

 Orden de llenado de cisternas (es llenada por el chofer de la gandola y
completada por el jefe de planta al momento de recibirla)
 Boleta control entrada y salida de gas (es llenada por el jefe de planta al
momento de la descarga)

2.- Finalizada la descarga de la gandola se procede a realizar el envasado del GLP a los
cilindros de diferentes capacidades que se encuentran ubicados en la plataforma de
llenado de las plantas, esta operación se realiza succionando el contenido de los tanques
estacionarios hacia el múltiple de distribución y desde el a los cilindros mediante los
picos de llenado.

Los cilindros llenos son cargados a las diferentes unidades que se encuentran
pegados a la plataforma de llenado.

Las unidades de reparto son cargadas de acuerdo a la programación establecida

previamente por el subgerente de servicios, de esta forma las unidades pueden
distribuir:

 Estantes
 Domicilio

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 Mixto
 Granel Comercial
 Granel Residencial
 Subdistribuidores de PDV Comunal
 Privados

El jefe de planta realiza la emisión de boletas control de entrada y salida de gas

por cada unidad, llenando el formato en toda sus partes. A la salida de cada unidad el
vigilante o chequeador compara el contenido de la carga con lo descrito en la boleta
control de entrada y salida de gas (forma 43-11)

Cuando la planta realiza entrega de gas, cilindros o tanques a otros centros de

trabajo debe emitir los siguientes documentos:

 Boleta de entrada y salida de gas ( boleta 43-11)

 Transferencia de material (solo mueve gas)
 Movimiento de activo fijo ( solo mueve cilindros y tanques)
Cruzando los correlativos de uno y el otro documento.

3.- Los camiones tanques son cargados en la isla de trasiego diseñada para tal fin, debe
ser completado a un máximo del 85% de su capacidad de almacenamiento y no debe
regresar por debajo del 3% de su capacidad de almacenamiento.

El jefe de planta realiza la emisión de boletas control de entrada y salida de gas

por cada unidad, llenando el formato en toda sus partes. A la salida de cada unidad el
vigilante o chequeador compara el contenido de la carga con lo descrito en la boleta
control de entrada y salida de gas (forma 43-11)

Cuando la planta realiza entrega de gas a granel a otros centros de trabajo debe
emitir los siguientes documentos:
 Boleta de entrada y salida de gas ( boleta 43-11)
 Transferencia de material (solo mueve Gas)
Cruzando los correlativos de uno y el otro documento.

4.- Subdistribuidores y terceros, cilindros de carburación.

Aplica el mismo procedimiento utilizado para las unidades de reparto, en cuanto

a llenado de cilindros, emisión de documentos, en lo que respecta a la facturación le
corresponde a la oficinista de operaciones revisar, validar y facturar la entrega de gas,
cilindro o material.

En resumen, para un buen manejo de la planta se debe cumplir con las siguientes
actividades:

Recibo y despacho

a) Recibir y despachar las unidades

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b) Elaborar la boleta de entrada y salida de planta forma 43-11, donde se requiera.

c) Vigilar la carga y descarga de los camiones tanque y tanques semirremolque
d) Despachar las camionetas de reparto
e) Recibir y despachar a los subdistribuidores, distribuidores.
f) Elaborar transferencia de gas y materiales a los centros de trabajo que van a
cargar y descargar cilindros, gas.

Controles

a) Inventario diario de bombonas, cilindros, tanques y gas granel de acuerdo con

los procedimientos de operación.
b) Control de bombonas llenadas durante el día
c) Control de bombonas y cilindros entregados a los: Sub. distribuidores, terceros y
a otros centro de trabajo.
d) Preparar el movimiento del día en un formato denominado hoja de planta con
todos sus anexos: boletas, transferencia, notas de entrega e informar a la oficina
para preparar el reporte de control de inventario de gas a granel.

Mantenimiento de equipos:

a) Mantener los cilindros, bombonas y compresores en buen estado

b) Control diario del peso y repeso de las bombonas
c) Cambio periódico de los cilindros dañados
d) Escoger los cilindros para ser enviados a PH
e) Velar por el stock de cilindros en la planta.

El gas recibido de PDVSA se convierte en inventario de gas para los centro de

trabajo que tiene planta.

Para los centro de trabajo que no tiene planta el inventario de gas es el recibido
a través de los camiones fleteros y el camión tanque.

En planta de llenado el inventario de gas lo conforma:

 Tanques estacionarios
 Bombonas de 10, 18 y 43kg ubicados en plataforma de llenado y de
alivio
 Unidades de distribución
 Camiones tanques

En los centros de trabajo no plantas el inventario de gas lo conforman:

 Plataforma de alivio
 Unidades de distribución.
 Tanque estación de llenado
 Camión tanque

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FASE II
DISTRIBUCION

Es una actividad donde cada centro de trabajo presta un servicio a la comunidad

el cual satisface las necesidades de los usuarios, obteniendo un ingreso por la venta de
distribución de GLP, el cual esta representada a través de los siguientes rubros:

1.- Despacho de GLP a Domicilio y Estantes

2.- Despacho de GLP a granel (Comercial y Residencia)
3.- Venta de instalaciones (cilindros – tanques)
4.- Venta de materiales

1.- Despacho de GLP domicilio y estantes

La distribución del gas (GLP) por tipo de cilindro y capacidad esta

representado de la siguiente manera:

 Bombonas 10kg estantes

 Bombonas 10kg domicilio
 Bombonas 18kg domicilio
 Bombonas 43kg domicilio

El despacho de estas bombonas para uso domicilio es realizado a través de las

unidades de reparto, donde hacen entrega al usuario de la bombona llena por una vacía
de la misma capacidad, y el cobro del gas es según lista de precio vigente y por tipo de
capacidad de la bombona, donde el chofer realiza y entrega la factura por el servicio
prestado. Esta factura puede ser de la siguiente forma:

 Computarizada, a través de la solicitud del pedido a las coordinadora de

servicio de cada centro de trabajo
 Manual, elaborada en sitio por el chofer repartidor

En el caso de entrega de la bombona de 10kg a estantes, la factura es

elaborada en el sitio, a través de una programación preparada por el Subgerente de
servicio donde es planificada las visitas a los estantes a surtir.

Al terminar su jornada de reparto el chofer debe regresar al centro de trabajo, a

liquidadar la venta donde entrega el dinero y facturas al cajero o liquidador, el cual
debe cuadrar con el inventario de gas y cilindros entregados en planta o depósito.

Es responsabilidad del liquidador o cajero al recibir las facturas validar su

correcta elaboración que no presente tachaduras, enmendaduras y saltos de correlativos
tanto en fecha como en numeración.

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2.- Despacho de GLP a granel.

Es la distribución de GLP a través del camión tanque, este tipo de venta es

efectuada por una programación que realiza el Sub. Gerente de servicios donde planifica
el llenado de los tanques a los usuarios de granel comercial y residencial tarifa “A”
(facturado al final del mes), tarifa “B” (facturado al momento del despacho). Esta
programación deber ser entregada diariamente al chofer de camión tanque con la
finalidad de llevar un control de los despachos.

El chofer procede a realizar la factura manual por cada llenado comercial o

residencial.

Al terminar su jornada de reparto el chofer debe regresar al centro de trabajo, a

liquidadar la venta donde entrega el dinero, cheques, comprobantes de retención de IVA
y facturas al cajero o liquidador, el cual debe cuadrar la cantidad de litros con el
inventario de gas del camión entregados en planta o depósito.

Es de responsabilidad del oficinista de operaciones revisar, validar y procesar en

el sistema esta venta; así como también la correcta elaboración de la factura en todas
sus partes, cualquier observación o anomalía debe ser informada al jefe de oficina para
proceder a ser las correcciones a la misma.

3.- Venta de instalaciones.

Comprende la venta de instalaciones por tipo de cilindros y capacidades, así

como también la venta de instalaciones de tanques.

La venta de instalaciones es seleccionada por el cliente donde cancela el

servicio de acuerdo a la lista de precios vigentes, el centro de trabajo procede a realizar
los respectivos documentos de la venta, las coordinadoras de servicios junto con el
técnico instalador o Subgerente de servicio emiten una orden de trabajo para la
inspección de la vivienda en el cual va ser instalado el servicio gas, siempre y cuando
cumpla con las normas de seguridad exigidas para cada tipo de cilindro

Los documentos de venta son elaborados por las coordinadoras de servicio

donde le solicitan al cliente los siguientes datos:

 Identificación, así como copia de la cedula de identidad

 Dirección de habitación
 Teléfono

Por parte del centro de trabajo proceden a realizar los siguientes documentos y
registros en sistema:

DOCUMENTOS SISTEMA
Tarifa ( forma 60 o 61) Creación del cliente
Orden de trabajo ( Forma ) Asignación de numero de cliente

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Factura ( serie E) Genera factura y recibo de caja

Recibo de caja
Cuadre diario de la venta

Igualmente en lo que respecta a la venta de tanques es coordinado por el gerente

del centro de trabajo, Subgerente de servicios, gerente operaciones y asistente técnico
donde realizan una inspección del sitio en que va ser instalado el tanque y proveen la
conformidad o inconformidad de la instalación.

También orienta al usuario de corregir el área y/o acondicionar el sitio de

ubicación del tanque.

Por parte del centro de trabajo proceden a realizar los siguientes documentos y
registros en sistema:

DOCUMENTOS SISTEMA
Cotización del tanque Creación del cliente
Tarifa ( forma 60 o 61) Asignación de numero de cliente
Orden de Trabajo ( Forma ) Genera factura y recibo de caja
Factura ( serie E) Programación de llenado
Recibo de caja
Cuadre diario de la venta
Elaboración del expediente

4.- Venta de Materiales

Corresponde a la venta de materiales de equipos de utilización, equipos de

carburación, otros, previamente autorizado por el gerente de cada centro trabajo
ajustándose a la lista de precios vigente.

De igual forma se procede a realizar los siguientes documentos:

1. Factura
2. Orden de trabajo
3. Recibo de caja

FACTURACION:

Existen varios tipos de factura para reflejar la venta de gas domicilio, estantes,
granel comercial, residencial, así como también para mostrar la venta por
instalaciones de tarifas, tanques y material adicional, entre ellas tenemos:

Serie “A” factura gas pedidos (18 KG – 43 KG)

Serie “B” factura gas residencial por medidor
Serie “D” factura gas (10-18-43)
Serie “F” facturas granel

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Serie “GD” guías de despacho

Serie “E” facturas (tarifas- gas- materiales- otros)
Serie “G” notas de debito
Serie “H” notas de crédito

Cada factura tiene su particularidad para ser llenada, y los datos indicados son
requeridos al ser procesado al sistema SACS.

Datos mínimos solicitados al usuario para elaborar las facturas:

 Nombre y apellidos completos
 Número de la cedula de identidad
 Fotocopia de la c.i.
 Dirección exacta
 Teléfonos

A continuación explicamos cada una de ellas:

Factura de pedido, serie “A”

Factura de pedidos es utilizada para reflejar la venta de gas domestico en

bombonas de 18kg y 43kg. La misma es emitida de forma impresa por el sistema a
través de la coordinadora de servicio en atención de los requerimientos de los usuarios.

Record de servicio: nos permite visualizar cantidad de pedidos y facturas

emitidas que esta siendo asignadas a cada ruta, luego las coordinadora de servicios
separa las facturas por zonas y hacen entregas al chofer repartidor, este al final de la
jornada hace entrega a la coordinadora de servicio del record de servicio indicando
serial de las bombonas entregadas, pedidos no visitados, pedidos pendientes, así como
también proceden a entregar las facturas adicionales por despacho de bombonas de
18kg y 43kg , esta factura es realizada de forma manual por el chofer y el tipo de
factura utilizada es serie “D”

Es responsabilidad del centro de trabajo su correcta elaboración y sea llenada en

todas sus partes, ya que los datos reflejados en las facturas son requeridos por el sistema
para enviar informaciones a la gerencia regionales y contabilidad.

Anexo 1º (ejemplo de elaboración factura pedido serie “A”)

Factura residencial, serie “B”

Factura de gas residencial serie “B”: es utilizada para reflejar la venta de gas
granel residencial por medidor, es emitida e impresa al final del mes; preparada por la
coordinadora de servicio o la oficinista de crédito y cobranza.

Esta factura sale con original y dos copias donde una copia es entregada al
cliente para su respectivo pago, la segunda copia se envía al departamento de

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contabilidad y la original queda en custodio de la persona responsable de residencial

para su cobro.

Una vez impresa es separada por edificios y archivada en carpetas, la factura

vence a los quince días de emitida y el corte del gas se realiza cuando el usuario tiene
dos facturas vencida.

Anexo 2º (ejemplo de elaboración factura serie “B”)

Factura de gas, serie “D”

Factura de gas serie “D”: permite facturar el gas a estante específicamente,

también se puede facturar bombonas de 10kg a público. 18kg y 43kg igualmente se
utiliza para facturar gas comercial en bombonas de 43kg

Cuando se utiliza la factura serie “D” a gas estante tiene su particularidad para
ser llenada, ya que hay campos a los cuales es obligatorio completar la información
como:

 Código del estante

 Inventario de cilindros llenos y vacíos
 Condiciones del estante
 Firma del encargado del estante
 Firma del chofer

Así mismo deben completar los demás datos exigidos en la factura.

 Fecha
 Nombre del estante
 Cedula identidad – R.I.F
 Dirección
 Teléfono
 Cantidad
 Precio unitario
 Precio total

Anexo 3º (ejemplo de elaboración factura serie “D”)

Factura de gas granel, serie “F”

Factura de gas granel serie “F” permite facturar el gas granel comercial y
residencial a través de la unidad de reparto del camión tanque.

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Igualmente, tiene su particularidad de ser llenado. Es realizada de forma manual

por el chofer del camión tanque y todos los datos contentivos en el formato son
requeridos por el centro de trabajo y así como por el usuario.
Anexo 4º (ejemplo de elaboración factura serie “F”)

Nota de despacho, serie “GD”

La nota de despacho serie “GD” permite reflejar el gas despachado a clientes de

granel comercial y granel residencial sin valor; ya que su facturación es emitida al
finalizar el mes.

Anexo 5º, (ejemplo de elaboración guías de despacho serie “GD”)

Facturas de gas, serie “E”

La factura serie “E” permite reflejar la venta por diferentes concepto.

1.- Venta de tarifas

2.- Venta gas Subdistribuidores
3.- Venta de gas comercial
4.- Venta de carburación
5.- Venta material adicional

Anexo 6º, (ejemplo de elaboración factura serie “E”)

Notas de Debito Serie “G”

Las notas de debito serie “G” se realiza para completar diferencia en ventas,
comisiones por cheques devueltos u otras actividades de la administración.

Anexo 7º, (ejemplo de elaboración nota de debito “G”)

Notas de Crédito Serie “H”

Las notas de crédito serie “H” se realiza para registrar devoluciones de ventas
descuentos u otras actividades de la administración.

Anexo 8º, (ejemplo de elaboración nota de debito serie “H”)

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FASE III
CONTROLES

A.- Ingresos:

Controla la entrada del dinero producto de las ventas de GLP por domicilio,
estantes, granel, instalaciones de tarifas, tanques, otras ventas, así como también el
dinero producto de la cobranza.

Los soportes para el control de los ingresos son los recibos de caja manuales o
computarizados.

Recibos de caja se emiten por todo ingreso recibido en cada centro de trabajo,
se menciona algunos de ellos:

a) Liquidación de vehículos de reparto

b) Venta de tarifas
c) Ventas de carburación
d) Pagos recibidos de la cartera de crédito y cobranza
e) Cheques devueltos
f) Abonos a cuenta
g) Subdistribuidores

En los recibos de caja se debe reflejar la cuenta que aplica a cada ingreso, entre
ellas tenemos:

 02-11 ventas al contado

 02-24 granel residencial
 02-38 granel comercial
 02-37 facturas al detal
 03-39 sub. distribuidores
 44-34 deposito a medidor
 44-38 deposito a garantía
 06-41 cuentas personales

A continuación de se da una breve explicación de cada cuenta:

No. cuenta
Nombre de la cuenta Descripción
contable
Por medio de esta cuenta se controlan los
ingresos por venta estrictamente de contado
y se acredita por el monto de los recibos de
02-11 Ventas al contado
caja. El saldo de esta cuenta siempre debe
ser cero, en caso contario corresponde a un
error contable o de posteo.

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Por medio de esta cuenta se controlan las

deudas de los clientes por servicio de gas
medidor, se debita a esta cuenta el valor de la
02-24 Granel residencial
factura por consumo de gas y se acredita por
los pagos de clientes o notas de crédito
emitidas a su favor.
Esta cuenta comprende la deuda de los
clientes por concepto de ventas al detal de
materiales e instalaciones efectuadas a
crédito. Se debita a esta cuenta el valor de las
02-37 Facturas al detal
facturas y se acreditan los pagos de los
clientes o las notas de crédito por
devoluciones de material o bonificaciones

Esta cuenta comprende las deudas de los

clientes por concepto de gas al detal por
camión tanque efectuados a crédito. Se
02-38 Granel comercial
debita a esta cuenta el valor de las facturas y
se acreditan los pagos de los clientes o las
notas de crédito emitidas a su favor.
Esta cuenta controla las deudas a favor de la
compañía provenientes de ventas efectuadas
a los Subdistribuidores. Se debita por las
03-39 Subdistribuidores facturas y se acredita por los pagos de los
subdistribuidores y las devoluciones de
mercancía o nota de crédito por devolución
de material u otros.
Esta cuenta comprende el dinero recibido
por adelantado proveniente del consumo de
44-34 Depósito a medidor
GLP a usuario residencial que tenga
medidor a gas.
Esta cuenta comprende el dinero recibido
por anticipado para la posterior facturación
de instalaciones, siempre y cuando la
44-38 Depósito en garantía
inspección que se realice al sitio este
adecuado a las normas de seguridad
establecida.
Esta cuenta comprende las deudas de los
trabajadores por concepto de cargos en
06-41 Cuentas personales
cuenta, medicinas, venta de instalaciones u
otros.

El dinero recolectado por la venta diaria es depositado al día siguiente a través

del servicio panamericano; si por algún motivo no logran depositar deben emitir un
correo explicativo al departamento de recaudación, gerencia regional y al departamento
de contabilidad justificando la razón.

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También la venta diaria o la cobranza pueden ser recolectadas a través de pagos

como:
 Punto de ventas
 Cheques
 Depósitos efectuados por la sucursal
 Depósitos efectuados por los clientes.
 Efectivo

Los ingresos se controlan en un formato denominado M2810 (control de

ingresos) donde se elabora de la siguiente manera:

1. Unificar todos los recibos de caja manuales y computarizados

2. Revisar sus correlativos, no deben faltar ningún recibo de caja
3. De existir recibos de caja anulados deben agregarlos en su respectivo
correlativo. No enviar estos como documentos anulados.
4. Se realiza tira de prueba diaria donde se totaliza la sumatoria de todos los
recibos de caja elaborados diariamente; no deben mezclar ingresos con fecha
distinta a la que están preparando. Día terminado se procede a preparar el
formato.
5. Unificar los depósitos, cataportes, punto de venta y demás documentos que
soportan la totalidad de los ingresos realizados durante el día.
6. Es obligatorio su elaboración diaria y remitirla antes de las tres de la tarde
(3:00PM) al departamento de recaudación, vía electrónico, si no hay conexión, o
electricidad informar vía fax y telefónicamente; confirmando su envío. Al
departamento de contabilidad es obligatorio enviarla impresa con sus
respectivas aprobaciones (jefe de oficina y gerente del centro de trabajo).
7. Clasificar los recibos de caja por cuenta contable y unificar sus montos de
forma consecutiva para luego registrar estos montos en cada cuenta respectiva
como lo señala el formato. De allí se obtiene un gran total de ingresos que debe
ser la misma cantidad depositada por cheques, punto de venta, depósitos
clientes, cataportes u otros documentos.
8. En este formato se registran las retenciones efectuadas por los clientes de
I.S.L.R., Impuesto municipales y comprobantes de retención I.V.A. ya que
forma parte del pago de la factura.
9. En el campo donde se menciona el número del depósito deben registrar solo los
seis últimos números de la planilla bancaria, y el campo donde se refleja el
número del cataporte debe registrarse su numeración completa.
10. Indicar en el renglón de observaciones, comentarios si de existir alguna
diferencia en los ingresos.
11. Cuando un depósito sea distinto al banco que se utiliza diariamente debe hacer
mención en el recuadro de observaciones número del depósito, fecha, monto y
nombre de la entidad bancaria ya que esta información es de útil importancia
para el departamento de recaudación.

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12. Los anexos que soportan el formato de la M2810 son:

a) Recibos de caja manuales o computarizados

b) Depósitos bancarios
c) Notas de debito y crédito emitidas por el banco
d) Comprobantes de retención de I.V.A.
e) Comprobantes de retención ISLR y municipales
f) Cataportes del servicio panamericano

Caja: Dinero producto de las ventas

Caja Chica: Dinero destinado a pagar gastos menores del centro de trabajo
Fondo Viáticos: Dinero asignado a un trabajador destinado exclusivamente a los gastos
de viaje en los que incurra por efectos laborales.

Responsabilidades:

Es responsabilidad del jefe de oficina verificar que los recibos de caja manuales
sea llenado a bolígrafo en todas sus partes por el cajero, oficinista y coordinadora; y
que el mismo no presente tachadura ni enmendadura.

Es responsabilidad del jefe de oficina realizar arqueos de caja, caja chica,

fondos asignados de manera de llevar un control del físico y sus auxiliares. Deben
informar a la gerencia regional, auditoria de cualquier irregularidad.

B.- Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar nos informa la situación actual y crediticia que tiene
cada usuario del centro de trabajo. Además esta cuenta controla las deudas de los
diferentes clientes con nuestra compañía proveniente de ventas efectuadas tanto al detal
como al mayor.

Es presentado a través de un resumen balance de antigüedad y sus anexos

emitido por el sistema SACS en lo que respecta a las cuentas 02-38, 03-39, las demás
cuentas 02-37 facturas al detal, cheques devueltos, deudores varios se realiza de forma
manual. Con el balance se visualiza los saldos actuales y los saldos de antigüedad hasta
un máximo de 180 días, correspondiente a cada usuario.

El responsable de las cuentas por cobrar son los siguientes trabajadores:

 Gerente del centro de trabajo

 Auxiliar de cobranza
 Cobrador

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Funciones Básicas:

El Gerente es responsable de evaluar acertadamente la capacidad de crédito de

nuestros usuarios, vigilar permanentemente el crédito concedido y de cobrar las cuentas
de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por la empresa.

El oficinista de crédito y cobranza es responsable de dirigir la acción de cobro,

relacionando las cuentas a cobrar entregadas a los cobradores y liquidando lo cobrado.
Así mismo entregar lo cobrado durante el día al jefe de oficina.

El cobrador es responsable de entregar y recibir diariamente las facturas al cobro

y liquidar lo cobrado.

Responsabilidades Principales:

a) Relacionar diariamente las facturas al cobro mediante la forma control de

cobradores y control de cobranza.
b) Recibir diariamente de los cobradores las facturas al cobro y preparar la
liquidación de la cobranza. El producto de lo cobrado deberá ser entregado a la
persona encargada de controlar el efectivo.
c) Informar inmediatamente al gerente, al tener conocimiento de cualquier
irregularidad en la liquidación del cobrador.
d) Efectuar las cobranzas de los usuarios que paguen directamente en la oficina y
entregar a última hora de la tarde el producto de lo cobrado al encargado de la
custodia del efectivo.
e) Actualizar la cobranza diariamente.
f) Verificar los nuevos plazos acordados a los usuarios.
g) Informar al gerente de los atrasos de los usuarios, a fin de que se tomen las
acciones convenientes.

Controles

a) Mantener control sobre la codificación y zonificación de lo usuarios

b) Preparar estados de cuenta para que sean confirmados con los usuarios
c) Controlar los recibos de caja y llevar una relación de lo cobrado.
d) Emisión de los avisos de corte para los clientes de residencial (tarifa A).

La cuenta por cobrar es presentada a través de las siguientes cuentas:

2.38 gas comercial

2.37 facturas al detal
3.39 Subdistribuidores
3.39 terceros

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Cheques devueltos

Cuenta (02-38)

Esta cuenta comprende las deudas de los clientes por concepto de gas granel
comercial y gas granel residencial tarifa “B” al detal, efectuados a crédito, a través del
reparto del camión tanque.

El sistema emite un análisis de vencimiento de cada las factura registrada a

crédito y es obligación de la persona encargada de las cuentas por cobrar realizar la
respectiva cobranza con la ayuda del:

 Cobrador
 Gerente del centro de trabajo
 Sub. gerente de servicio
 Jefe de oficina
 Chofer del camión tanque

Existen clientes donde la cobranza es realizada por la oficina corporativa, pero

es recomendable realizar a tiempo el traspaso de cuentas por cobrar, con la finalidad de
enviar las facturas al cierre de cada lapso, salvo el quinto lapso ya que estas facturas
quedan en transito motivado a que no llegarían a tiempo para que la oficina corporativa
proceda a realizar la gestión de cobranza. El centro de trabajo de esta forma limpia sus
cuentas y muestra la deuda real que tiene.

Los usuarios que debe ser traspasado a la oficina corporativa son:

Gubernamentales:

Escuelas Bolivarianas, casas de alimentación (Fundaproal), Centro Diagnostico

Integral (CDI.), Petróleos de Venezuela, entre otros.

Corporativos:

Pepsi Cola, Cervecería Regional, Mac’ Donald, Alimentos Polar y otros

La gestión de cobranza puede ser realizada telefónicamente por la oficinista, el

cobrador, así como también con los chóferes del camión tanque, pero se debe llevar el
control de las facturas entregadas y recibidas al final de cada jornada con un formato
denominado control de cobradores que es elaborado de forma manual o computarizada.

Este control debe ser cerrado diariamente, el cobrador o la persona asignada para
este fin deben entregar al final de cada jornada el dinero producto de la cobranza y
entregar las facturas no cobradas. A su vez la oficinista cierra el control de cobradores
llenado en todas sus partes y procede a dar ingreso con un recibo de caja bien sea

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manual o del sistema para hacerle entrega al Jefe de oficina con el cuadre diario efectivo
y cheques.

Cuenta (02-37):

Esta cuenta comprende la deuda de los clientes por concepto de ventas al detal
por instalaciones o materiales efectuadas a crédito. Es una cuenta manual, no esta en
sistema SACS. Aquí se refleja el crédito por venta de materiales, instalaciones entre
otras.

Cuenta (03-39):

Esta cuenta controla las deudas a favor de la compañía provenientes de ventas

efectuadas a los Subdistribuidores; se refleja la venta de gas al mayor entregado a los
subdistribuidores. Cabe destacar que según la nueva normativa del departamento de
recaudación solo se dará crédito a los subdistribuidores de un llenado.

Cheques devueltos:

Una vez recibido los cheques devueltos por la oficina corporativa procedemos a
realizar la nota de debito por comisión de cheque devuelto y la recuperación del cheque
devuelto. La nota de debito es registrada a la cuenta 02-38 y el control del cheque
devuelto se va llevar de forma manual en el mayor de cuentas por cobrar.

Los saldos del balance de cuentas por cobrar deber ser idéntico a los saldos del
mayor de la cuentas por cobrar y deben identificar quien comprende la deuda.

El Libro mayor de cuentas por cobrar nos permite controlar las deudas de cada
una de las cuentas por cobrar, se lleva de forma manual por cada centro de trabajo se
registran todos los documentos generados por la operación como son: facturas, recibos
de caja, notas de crédito, de debito, traspasos.

El libro mayor es remitido al departamento contable cada cierre de mes con la

finalidad de realizar su respectiva conciliación.

C.- Inventario

El Inventario de PDV Comunal, S.A., lo comprenden los siguientes activos:

1.- GAS

 Tanques estacionarios
 Camiones tanques
 Bombonas de diferentes capacidades:
1. Bombonas capacidad 10kg

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2. Bombonas capacidad 18kg

3. Bombonas capacidad 43kg

2.- CILINDROS:

 Cilindros 10Kg
 Cilindros 18kg
 Cilindros 43kg
 Tanques de 110 Gls hasta tanques semirremolques.

3.- MATERIALES

 Equipos de utilización
 Equipos de carburación
 Artefactos
 Suministros varios

4.- VEHICULOS

5.- MOBILIARIO Y EQUIPOS

6.- MOBILIARIO DE OFICINAS Y EQUIPOS DE COMPUTACION

A continuación daremos una breve explicación de los inventarios y sus

controles:

1.- GAS

Tanques estacionarios:

El inventario de gas en los tanques estacionarios es denominado gas granel, la

cuenta contable que se utiliza para realizar registro de salida y entrada es la cuenta
(122-013) y es controlado por unidad de medida en galones.

Es de resaltar que esta cuenta de inventario no se utiliza para registrar la venta

de gas a granel, motivado a que la venta es reflejada en litros y bombonas.

La venta de gas granel es reflejado en litros pero el control del inventario es

controlado en galones y bombonas, mencionamos las cuentas más utilizadas:

 111-435 bombonas 10kg estante

 111-443 bombonas 10kg domicilio
 111-443 bombonas 18kg domicilio
 111-508 bombonas 43kg domicilio

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 122-069 gas comercial

 133-054 gas residencial
 144-071 gas automotor

Las cuentas arriba indicadas correspondientes a bombonas directamente

registran la salida y la entrada al inventario, bien sea por venta o compra de gas,
mientras que las cuentas de gas granel comercial, residencial, automotor solo registra
salida de gas por venta, reflejada por los resúmenes de venta. El inventario de gas
comercial, residencial o automotor se registra realizando un documento adicional
denominado “consumo de material” que es el que nos permite registrar los
movimientos de salida y entrada al inventario de gas, es decir se realiza la conversión de
códigos de inventario.

El consumo es elaborado de forma manual por el oficinista de operaciones que

refleja la cantidad de litros producto de la venta del gas, los litros es convertido en
galones. El consumo es elaborado en Galones ya que el inventario de gas su unidad de
medida y control es galones.

Camiones tanques:

El inventario de gas de los camiones tanques es controlado al final de la jornada

de reparto, en el cual inicia con una lectura inicial y queda con una lectura final que
forma parte del inventario de gas.

El inventario del camión es realizado por el jefe de planta donde físicamente

visualiza el porcentaje y temperatura a la salida y entrada del camión tanque;
información requerida para preparar la venta de la liquidación del camión tanque.

La lectura final es el inventario final del día siempre y cuando no se recargue al

final de la jornada, ya que variaría el inventario.

Para registrar el inventario de gas se procede de la siguiente manera:

 Venta (liquidación del camión tanque)

 Control del gas (consumo de material)

La unidad de medida por venta es en litros y a nivel de inventarios es galones

por consiguiente se procede a elaborar consumo de material como se explico en el
párrafo anterior.

Bombonas diferentes capacidades:

El inventario de gas es controlado directamente por tipo de bombona, cuando

se vende se registra inmediatamente la venta e inventarío, no se realiza consumo de
material; salvo el gas en bombonas que se vende a comercial que deben realizar el
consumo de material para dar salida a la bombona.

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Capacidades de bombonas:

 10kg
 18kg
 43kg

La venta es reflejada por venta directa “propios” la venta de gas al mayor es

realizada por medio de los de Subdistribuidores, donde surten a aquellas comunidades
en que PDV Comunal, S.A. no logra llegar como punto de distribución.

Inventario de Subdistribuidores:

Se les asigna un stock operativo para que realice la distribución del GLP ; pero
éstos cilindros no forma parte del stock operativo en planta, la entrada y salida del gas
es utilizada con la misma codificación de la venta directa de bombonas. Por
consiguiente el control del gas se realiza de acuerdo a la cantidad de vacíos que se
llenen en planta y estos a su vez son facturados. Si faltan cilindros en su stock operativo
debe responder por el inventario de cilindros asignados.

2.- CILINDROS Y TANQUES

El G.L.P. contrariamente a otros combustibles gaseosos o líquidos, llega a los

usuarios donde quiera que se hallen, mediante una variedad de envases manuales,
livianos y prácticos.

Es el activo mas importante de la empresa, la variedad de los cilindros

promueven y dan la facilidad de que el producto llegue a lo más apartados rincones del
país, también el usuario obtiene la ventaja de la comodidad, la libertad de movimiento
y autonomía que le ofrecen estos cilindros de PDV COMUNAL S.A..

Los recipientes o cilindros son envases especialmente diseñados, construidos y

autorizados para contener gases licuados de petróleo. Los recipientes mas usados son
Cilindros y Tanques:

Tanques:

Son recipientes fijos o móviles cuya capacidad es superior a la de los cilindros y

se diferencian por sus accesorios. Generalmente están fijos en un lugar, son llenados en
el sitio donde están instalados y por tal causa están provistos de una serie de accesorios
de protección, seguridad y servicio.

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Igualmente se presenta por capacidades entre ellas tenemos:

 110gls
 120gls
 250gls
 500gls
 900gls
 1000gls
 Entre otros.

Cilindros:

Son recipientes herméticos, transportables, de capacidad no mayor de 120 litros

de agua y de una altura máxima de 1,5 metros. Existen diferentes tamaños y los más
utilizados son:

 Cilindro 10kg
 Cilindro 18kg
 Cilindro 43kg

El control de los cilindros y la ubicación de los mismos se encuentran en:

 Usuarios
 Planta
 Subdistribuidores
 Otras zonas

La venta de los cilindros se realiza por tipos de capacidades a través del formato
control interno denominado tarifas, para cilindros de 10kg, 18kg y 43kg y tarifas para
tanques.

Es importante informar a los usuarios que los cilindros son activos de la

empresa los cuales se dan en calidad de comodato, no es de su propiedad, esta
información debe ser comunicada al cliente al momento de hacerle la instalación.

La venta de instalaciones viene dada por una serie normas y procedimiento para
cada cilindro, lista de precio vigente de la empresa y materiales o accesorios de
instalación para cada cilindro. En el procedimiento de la lista de precio vigente
podemos observar los componentes y/o accesorios que se requieren para cada cilindro.

El control de entrada y salida de los cilindros se realiza a través de los siguientes

documentos:

Venta:
1. Tarifas
2. Factura

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3. Orden de trabajo
4. Recibo de caja.

Transferencia o préstamos

El documento que se utiliza para transferir cilindros o préstamos es el

movimiento de activo fijo (MAF), este permite dar entrada o salidas a cilindros y
tanques que van a ser transferidos a otro centro de trabajo sucursal, o en caso de un
préstamo provisional autorizado por la gerencia región.

El jefe de oficina controla los cilindros por medio de la hoja de planta,

liquidación de camionetas, coordinadora de servicio, y con el equipo de trabajo
conformado en la oficina. El departamento de contabilidad le facilita a los centros de
trabajo el movimiento de cilindros para realizar conciliaciones que permiten validar o
revisar diferencias faltantes o sobrantes de los documentos enviados a dicho
departamento. Este control se denomina control de cilindros Forma_21.

3.- MATERIALES

El control de movimiento de los materiales es llevado por los centros de trabajo

y la requisición de los mismos se canaliza por medio de la gerencia de división
Regional.

Se deben realizar inventarios selectivos durante el mes para comprobar que estén
los controles al día y al cierre de cada mes se realiza inventario general de materiales
para soportar la conciliación.

4.- VEHICULOS

Las unidades de reparto forma parte del inventarío de la empresa, es un activo

circulante que tiene cada centro de trabajo para la distribución de GLP, su función
principal es para atender consumos menores a las comunidades, sectores, zonas rurales,
áreas urbanas y edificios.

La adquisición de nuevos vehículos es controlado por la sede corporativa, sin

embargo los centro de trabajo deben llevar el control de sus unidades, identificando
número de la unidad, marca, modelo, año, placas, uso, señalando sus condiciones en
buen o mal estado. No deben vender, ni mover los vehículos a otros centros de trabajo
sin previa autorización y sin su respectiva documentación. La documentación para
mover o desincorporar las unidades es el movimiento de activo fijo (MAF), el cual debe
ser remitido tanto al departamento de contabilidad como al destino de origen: Sede
corporativa, o centro de trabajo.

Es obligatorio en los centros de trabajo mantener por vehiculo un expediente en

el que van a resguardar los siguientes documentos:

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 Identificación de la unidad
 Documentos propiedad del vehículo
 Póliza seguro de vehículo
 Permisos
 Facturas por reparaciones grandes de: motor, pintura, embrague, otros.
 Multas u otros

Así como también cada unidad debe tener una carpeta con copia de todos los
documentos arriba indicados, para cualquier emergencia que se presente.

Existen varios tipos de vehículos para la distribución de GLP, en donde puede

ser transportado y almacenado en grandes volúmenes y también en pequeñas cantidades
que a continuación mencionamos:

 Unidades de transporte primario (tanques semirremolques y/o Gandolas)

 Unidades de reparto: (Toyota, Dyna, Ford, Mack, entre otros)
a.- Estantes
b.- Domicilio
c.- Mixto
d.- Camiones tanques
e.- Fleteros

5.- MOBILIARIO Y EQUIPOS

Esto es controlado por la sede corporativa, sin embargo cada centro de trabajo
tiene conocimiento que no se deben movilizar. Al momento de adquirir un activo bien
sea mobiliario o equipos se debe realizar el documento denominado MAF (movimiento
de activo fijo) el cual permite controlar los activos adquiridos, este documento es
enviado con fotocopia de la factura a contabilidad corporativa para el respectivo registro
y control.

6.- MOBILIARIO DE OFICINAS Y EQUIPOS DE COMPUTACION

Los equipos de computación son controlados por la sede corporativa, sin

embargo los centros de trabajo deben llevar el control de los mismos, no deben
movilizarlo o desincorporarlo sin previa autorización.

En lo que respecta al mobiliario de oficina el control lo realiza el centro de

trabajo y pueden realizar sus requerimientos de acuerdo a sus necesidades a la gerencia
regional, por medio de requisiciones de material.

Los centros de trabajo tienen el compromiso de llevar el control y darle el uso

adecuado así como a promover su mantenimiento.

D.- Envío carpeta al departamento de contabilidad:

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Los documentos generados por la operación y procesados por el sistema SACS

en los centros de trabajo deben ser enviados al departamento de contabilidad en carpetas
cumpliendo con el siguiente orden y cronograma de actividades:

1.- Armar carpeta de venta en el siguiente orden de abajo hacia arriba:

a) MEI ( material entregado a instaladores)

b) Recibos de caja manuales y computarizados
c) Formato M2810 ( control ingresos de caja)
d) Depósitos Bancarios
e) Cataporte del Servicio Panamericano
f) Comprobantes de Retención IVA, impuestos municipales, ISLR
g) Resúmenes de Ventas Computarizado
h) Resumen de ventas granel
i) Resúmenes de ventas manuales
j) Facturas a Subdistribuidores
k) Facturas otras Ventas
l) Notas de Debito
m) Notas de Crédito
n) Documentos anulados

2.- Armar carpeta de Operaciones en el siguiente orden:

a) Hojas de Planta con sus respectivos soportes ( boletas 43-11)

b) Formato control entrada y salida de gas ( sobrante o faltante de gas )
c) Resumen de llenado
d) Boletas de PDVSA, orden llenado de cisterna
e) Transferencia de material
f) Consumos de materiales
g) Movimiento de activo fijo (MAF)
h) Informe de recibo (IDR)
i) Orden de trabajo

Las carpetas deben ser enviadas al cierre de cada lapso (cada lapso va desde el
lunes hasta el viernes de cada semana), la información debe llegar al departamento de
contabilidad el día miércoles de cada semana.

3.- Al cierre de mes se envía los siguientes documentos:

a) Mayor de cuentas por cobrar

b) Balance de Antigüedad de cuentas por cobrar y sus anexos
c) Libro de Ventas de I.V.A. retenido por los clientes
d) Kárdex de Materiales y sus anexos
e) Control de Cilindros F_21
f) Sabana de granel
g) Sabana de estantes

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h) Conciliaciones de gas, materiales, cuentas por cobrar y cuentas personales de los

trabajadores.

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