Flujo de Procesos UNMSM
Flujo de Procesos UNMSM
Flujo de Procesos UNMSM
DIRECTIVA Nº 004-2020-SGDFD/UNMSM
ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Trámites de obtención de Grados, Títulos y
Diplomados de Posgrado
ELABORACIÓN:
ÁREA ADM ADMINISTRACIÓN
SUBÁREA ADM-PO Planificación y Organización
CUI ADM-PO-DIR-008
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON FIRMA DIGITAL
Versión 1.3
Directiva Nº 003-2020-SGDFD/UNMSM para la Estandarización de Procedimientos Fecha 16/06/2020
Trámites de obtención de Grados, Títulos y Diplomados de Posgrado Página 2 de 34
APROBACIÓN:
DISTRIBUCIÓN:
CONTENIDO
1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 4
2. FINALIDAD ......................................................................................................................... 4
3. BASE LEGAL ..................................................................................................................... 4
4. ALCANCE ........................................................................................................................... 5
5. SIGLAS ............................................................................................................................... 5
6. DEFINICIONES ................................................................................................................... 5
7. ANTECEDENTES ............................................................................................................... 6
7.1. SOBRE EL PROCEDIMIENTO ................................................................................... 6
7.2. SOBRE LOS REQUISITOS ........................................................................................ 7
8. DISPOSICIONES GENERALES .......................................................................................... 9
9. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS ........................................................................................ 9
9.1. DE LOS REQUISITOS ............................................................................................... 9
9.1.1. Grado Académico de Maestro ........................................................................ 9
9.1.2. Grado Académico de Doctor ........................................................................ 10
9.1.3. Título Profesional de Segunda Especialidad o Subespecialidad ................... 10
9.1.4. Diplomados .................................................................................................. 10
9.1.5. Otros requisitos de acuerdo al Programa ..................................................... 10
9.2. DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................... 11
9.3. DE LOS FLUJOS ALTERNOS .................................................................................. 11
9.4. DE LA RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS .......................................................... 11
9.5. DE LAS PLANTILLAS............................................................................................... 11
9.6. DE LAS RESOLUCIONES........................................................................................ 12
9.7. DEL CONTROL DE TIEMPOS.................................................................................. 12
10. FLUJOGRAMA ............................................................................................................. 13
11. RESPONSABILIDAD .................................................................................................... 34
12. DISPOSICIONES TRANSITORIAS................................................................................ 34
13. DISPOSICIONES FINALES ........................................................................................... 34
14. ANEXOS ....................................................................................................................... 34
1. OBJETIVO
Establecer las disposiciones aplicables a los trámites de obtención de Grados, Títulos
y Diplomados de Posgrado y formalizar su procedimiento estándar en el marco de
implementación del proyecto SGD/FD.
2. FINALIDAD
Implementar los procedimientos estandarizados asociado a los trámites de obtención
de Grados, Títulos y Diplomas en Posgrado que expida la Universidad Nacional Mayor
de San Marcos.
3. BASE LEGAL
Constitución Política del Perú
Ley N° 30220, Ley Universitaria.
Ley N° 27815, Ley de Código de Ética de la Función Pública
Decreto Legislativo N° 1246 que aprueba diversas medidas de simplificación administrativa.
Decreto Legislativo N° 1256 que aprueba la “Ley de Prevención y Eliminación de Barreras
Burocráticas”.
Decreto Supremo N° 083-2011-PCM que crea la Plataforma de Interoperabilidad del Estado
(PIDE).
Decreto Supremo Nº 026-2016-PCM que aprueba medidas para el fortalecimiento de la
infraestructura oficial de firma electrónica y la implementación progresiva de la firma digital en el
Sector Público y Privado.
Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Estatuto de la UNMSM, aprobado con Resolución Rectoral N° 03013-R-16
Reglamento de Organización y Funciones de la UNMSM, aprobado RR N° 08655-R-18
Reglamento de Grados y Títulos de la UNMSM, aprobado con RR N° 01827-R-17
Reglamento General de Estudios de Posgrado de la UNMSM, aprobado con RR N° 04790-R-18
Resolución Rectoral N° 00721-R-05 que aprueba el uso del nomenclátor que identifique el
GÉNERO EN LOS DIPLOMAS de Grados, Títulos y otros que expide la UNMSM.
Resolución Rectoral Nº 01545-R-08, que aprueba el Texto Único de
Procedimientos Administrativos UNMSM 2008 y sus modificatorias.
Resolución Rectoral N° 03761-R-12 que aprueba la Directiva N° 002-SG-2012 “NORMAS PARA
LA IMPLEMENTACIÓN DEL USO DE FIRMA DIGITALIZADA Y NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA
EN LAS TRANSCRIPCIONES DE LAS RESOLUCIONES RECTORALES”.
Resolución Rectoral Nº 02514-R-13 que modifica la Resolución Rectoral Nº 01545-R-08 por una
demanda de INDECOPI con respecto a los requisitos asociados al Trámite de Bachiller.
Resolución Rectoral Nº 05922-R-16 que aprueba el desarrollo del Programa Piloto “SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL Y FIRMA DIGITAL” en 03 facultades y SG.
Resolución Rectoral Nº 01827-R-17 que aprueba el Reglamento de Grados y Títulos de la
UNMSM.
Resolución Rectoral N° 00542-R-18 que aprueba la Directiva Nº 001-2017-UNMSM/SGDFD
versión 1.2 - NORMAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGDFD
Resolución Rectoral Nº 03925-R-16 que delega competencia al Señor Rector para conferir los
grados académicos, licenciaturas y los títulos profesionales aprobados por las Facultades y el
Vicerrectorado de Investigación y Postgrado.
Resolución Rectoral Nº 04923-R-16 que delega competencias a los señores decanos para que
aprueben los grados académicos de Bachiller, Magister y Doctorado, así como los Títulos
profesionales de Licenciado o segunda especialidad que aprueben las facultades.
ALCANCE
4. SIGLAS
SIGLAS DESCRIPCIÓN
DNI Documento Nacional de Identidad
Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección
INDECOPI
de la Propiedad Intelectual
SUNEDU Superintendencia Nacional de Educación Universitaria
TIC Tecnologías de la Información y Comunicación
TUPA Texto Único de Procedimientos Administrativos
UPG Unidad de Posgrado
VºBº Visto Bueno
5. DEFINICIONES
- Grado Académico: Es el reconocimiento de la formación educativa o profesional,
otorgado a una persona por parte de una universidad, institución o escuela de
educación superior, según corresponda, autorizada a otorgar diplomas de grado de
bachiller, maestro y/o doctor.
- Reconocimiento: Es el acto administrativo mediante el cual el Estado, a través de la
SUNEDU, otorga validez al diploma del grado académico o título profesional otorgado
por universidades, instituciones o escuelas de educación superior del extranjero,
legalmente reconocidos por la autoridad competente del respectivo país de origen, a
través del reconocimiento de la mención y conforme consta en el diploma.
- Procedimiento Administrativo: Conjunto de actos y diligencias tramitados en las
entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos
sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados.
- Barrera burocrática: Exigencia, requisito, limitación, prohibición y/o cobro que
imponga cualquier entidad, dirigido a condicionar, restringir u obstaculizar el acceso y/o
permanencia de los agentes económicos en el mercado y/o que puedan afectar a
administrados en la tramitación de procedimientos administrativos sujetos a las normas
y/o principios que garantizan la simplificación administrativa.
6. ANTECEDENTES
6.1. SOBRE EL PROCEDIMIENTO
a. La Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, artículo 30,
“Procedimiento Administrativo Electrónico”, numerales 1 y 3
(1) Sin perjuicio del uso de medios físicos tradicionales, el procedimiento
administrativo podrá realizarse total o parcialmente a través de tecnologías y
medios electrónicos, debiendo constar en un expediente, escrito electrónico, que
contenga los documentos presentados por los administrados, por terceros y por
otras entidades, así como aquellos documentos remitidos al administrado.
(3) Los actos administrativos realizados a través del medio electrónico, poseen la
misma validez y eficacia jurídica que los actos realizados por medios físicos
tradicionales. Las firmas digitales y documentos generados y procesados a
través de tecnologías y medios electrónicos, siguiendo los procedimientos
definidos por la autoridad administrativa, tendrán la misma validez legal que
los documentos manuscritos.
respectiva, haber aprobado los estudios de una duración mínima de dos (2)
semestres académicos con un contenido mínimo de cuarenta y ocho (48)
créditos y el dominio de un idioma extranjero o lengua nativa”.
“Grado de Doctor: requiere haber obtenido el grado de Maestro, la
aprobación de los estudios respectivos con una duración mínima de seis (6)
semestres académicos, con un contenido mínimo de sesenta y cuatro (64)
créditos y de una tesis de máxima rigurosidad académica y de carácter original,
así como el dominio de dos idiomas extranjeros, uno de los cuales puede ser
sustituido por una lengua nativa”.
“Título de Segunda Especialidad Profesional: requiere licenciatura u otro
título profesional equivalente, haber aprobado los estudios de una duración
mínima de dos semestres académicos con un contenido mínimo de cuarenta
(40) créditos, así como la aprobación de una tesis o un trabajo académico. En
el caso de residentado médico se rige por sus propias normas”.
7. DISPOSICIONES GENERALES
7.1. Los procedimientos asociados a cada uno de los trámites de obtención de Grados,
Títulos y Diplomados de Posgrado descritos en los anexos de la presente
Directiva propenden la simplificación y se apoyan en el SGD/FD. Asimismo, cada
procedimiento es único para todas las facultades de la UNMSM.
8. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
8.1. DE LOS REQUISITOS
Los requisitos según el TUPA vigente, con sus modificatorias, son los siguientes:
Emisión de Diploma
a. Formato Único de Trámite (FUT).
b. 01 fotografía tamaño pasaporte.
c. Recibos de pago por derecho del Grado de Maestría a la Facultad y a
la Administración Central.
Emisión de Diploma
a. Formato Único de Trámite (FUT).
b. 01 fotografía tamaño pasaporte.
c. Recibos de pago por derecho del Grado de Doctor a la Facultad y a la
Administración Central.
8.1.4. Diplomados
a. Formato Único de Trámite (FUT).
b. 01 fotografía tamaño pasaporte.
c. Recibo(s) de pago.
9. FLUJOGRAMA
10. RESPONSABILIDAD
a. Es responsabilidad de los funcionarios y servidores involucrados en los trámites de
obtención de Grados, Títulos y Diplomados de Posgrado, el cumplimiento de las
disposiciones impartidas en la presente Directiva.
b. La inobservancia y/o no cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente
documento constituyen faltas que se sancionan de acuerdo a la normativa
correspondiente al vínculo laboral o contractual que mantiene el trabajador o servidor
con la UNMSM, según corresponda.
13. ANEXOS
- Documento de Estandarización de Procedimiento - Trámite de obtención del Grado de
Maestro.
- Documento de Estandarización de Procedimiento – Trámite de obtención del Grado de
Doctor.
- Documento de Estandarización de Procedimiento – Trámite de obtención del Título de
Subespecialidad o Segunda Especialidad.
- Documento de Estandarización de Procedimiento – Trámite de obtención del
Diplomado.
DOCUMENTO ANEXO
ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN:
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................................4
2. OBJETIVO ................................................................................................................................................................................5
3. ALCANCE .................................................................................................................................................................................5
4. VIGENCIA ................................................................................................................................................................................5
5.2. Procedimiento para la obtención del Diploma de Grado Académico de Maestro ...................... 17
HISTORIAL DE REVISIONES
REVISIÓN O
ÍTEM FECHA VERSIÓN NOMBRE AUTOR RAZÓN DEL CAMBIO
APROBACIÓN
NOTA
1. INTRODUCCIÓN
El Sistema de Gestión Documental con Firma Digital forma parte del esfuerzo de la Alta
Dirección de la UNMSM para el inicio del Gobierno Electrónico en la Universidad, el cual
responde a la necesidad de la inclusión de TICs en los procesos de cualquier institución pública
en aras de la mejora continua, y en el caso de la UNMSM, mantener el licenciamiento otorgado
por SUNEDU.
El trámite de obtención del Grado Académico de Maestro, presentado hasta la fecha en todas
las facultades de la UNMSM; viene siendo ejecutado de forma manual con expedientes físicos,
haciendo este trámite muy lento, ya que se realizan muchas validaciones en distintas
dependencias. Dichas validaciones son necesarias por la importancia del trámite, pues se refiere
al reconocimiento de estudios de Maestría en la Universidad, obteniéndose como producto final
el diploma del Grado Académico de Maestro. De acuerdo con las consideraciones que cada
facultad ha establecido para dicho trámite se encontraron los siguientes problemas en la fase de
diagnóstico:
- Control manual de los requisitos y documentos relacionados.
- Diversidad de procedimientos para el trámite de obtención del Grado Académico de
Maestro.
- Diversidad de formatos en los documentos elaborados para este trámite.
- Susceptibilidad a falsificación por los controles realizados sobre papel.
2. OBJETIVO
Establecer y describir las actividades a ejecutar en el trámite para la obtención del Grado
Académico de Maestro a fin de estandarizar el proceso administrativo en todas las facultades de
la UNMSM.
3. ALCANCE
La implementación del procedimiento considera a las 20 facultades, Dirección General de
Estudios de Posgrado y la Sede Central. Además, contempla todas las actividades necesarias
para que se pueda llevar a cabo los siguientes procesos con base a los sustentos generados por
la Facultad y la Administración Central.
4. VIGENCIA
La vigencia del procedimiento presentado está condicionada a:
Los cambios de política en la UNMSM.
Los cambios de versión del presente documento.
Cambios en la Normativa asociada a los Sistemas de Información en las entidades
públicas.
Cambios en la Normativas relacionada a la emisión de Grados y Títulos Universitarios.
Verifica que cumpla con la cantidad de créditos requeridos, que tenga un promedio
ponderado mayor o igual a catorce (14) y haber concluido su plan de estudios en un
Unidad de Matrícula,
plazo no mayor al doble de semestres programados en su Programa de Maestría
Registros Académicos,
Profesional o en un plazo no mayor a 8 semestres en el caso del Programa de
Grados y Títulos –
Maestría de Investigación y no haber desaprobado ningún curso más de 2 veces, de
UMRAGT
ser así y no presentar ningún inconveniente, da VºBº al Informe de conformidad, de
2.3
lo contrario, indica las observaciones.
Verifica el no adeudo económico con la Facultad y la Universidad, si no hubiera
Unidad de Economía – UE inconveniente, da VºBº al Informe de conformidad, de lo contrario, indica las
observaciones.
Unidad de Biblioteca, Verifica el no adeudo de libros a la Facultad y a la Biblioteca Central, si no hubiera
Hemeroteca y Centro de inconveniente, da VºBº al Informe de conformidad, de lo contrario, indica las
Documentación – UBHCD observaciones.
Verifica VºBº de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos, de
Unidad de Posgrado –
2.4 la Unidad de Economía y de la Unidad de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de
UPG
Documentación, firma el Informe de conformidad y deriva a la Unidad de Posgrado.
3.1 Recibe el Expediente Digital, verifica y elabora un dictamen basado en el informe.
Unidad de Posgrado –
UPG Envía el Dictamen al Vicedecanato de Investigación y Posgrado para VºBº del
3.2
dictamen, quedando pendiente de su firma.
Vicedecanato de 2 días 3 días N Dictamen
Verifica y evalúa si su expediente está completo, si no hubiera inconveniente, da
3.3 Investigación y Posgrado -
VºBº al Dictamen, de lo contrario, indica las observaciones.
VDIP
Unidad de Posgrado – Verifica VºBº del Vicedecanato de Investigación y Posgrado, firma el Dictamen y
3.4
UPG deriva a la Unidad de Trámite Documentario y Archivo.
Unidad de Trámite
4.1 Documentario y Archivo - Verifica, recibe y archiva el Expediente Digital. 1 día 1 día N -
UTDA
TOTAL 6 días 8 días
Prioridad: Normal (N), Urgente (U), Muy Urgente (MU)
UNIDAD DE TRÁMITE
DOCUMENTARIO Y
ARCHIVO
4.1
UNIDAD DE BIBLIOTECA,
HEMEROTECA Y CENTRO Dictamen
2.2 3.2
DE DOCUMENTACIÓN 3.4
Informe Dictamen
2.1 3.1 VICEDECANATO DE
UNIDAD DE ECONOMÍA UNIDAD DE
INVESTIGACIÓN Y
POSGRADO POSGRADO
V°B°
2.3 V°B° 2.4 3.3
UNIDAD DE MATRÍCULA, 1.4
REGISTROS ACADÉMICOS,
GRADOS Y TÍTULOS
FUT
Expediente Expediente
Digital Físico
1.2 1.3
0
UNIDAD DE TRÁMITE
DOCUMENTARIO Y
ARCHIVO
Solicitante 1.1
LEYENDA
Envío Digital
Envío Físico
presentados.
1.2.2. Deriva el Expediente Digital a la Unidad de Posgrado, en el caso que no tenga ninguna
observación, para la continuación del trámite.
1.3. El asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo lleva el Expediente Físico
a la Unidad de Posgrado y entrega al secretario o secretaria de dicha unidad.
F. Flujos Alternos
v. Solicitante extranjero
- Si el solicitante es extranjero, debe de presentar su carné de extranjería, pasaporte u otro documento que
acredite que es extranjero.
2.2. El secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado eleva al despacho el informe solicitando la firma
del jefe o jefa de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos, jefe o jefa de la
Unidad de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación y jefe o jefa de la Unidad de
Economía para la posterior firma del director o directora de la Unidad de Posgrado.
F. Flujos Alternos
i. Errores en la documentación enviada por la Unidad de Tramite Documentario y Archivo
- Si la Unidad de Posgrado aún no ha recibido el expediente y detectara algún fallo en lo remitido debe
comunicar a la Unidad de Trámite Documentario y Archivo.
- Si la Unidad de Posgrado ha recibido el Expediente Digital y detectara algún fallo debe anular la recepción y
comunicar a la Unidad de Trámite Documentario y Archivo para que subsane el error.
3.2. El secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado eleva el Dictamen al despacho solicitando V°B° del
Vicedecano o Vicedecana de Investigación y Posgrado, quedando pendiente de la firma del director o
directora de la Unidad de Posgrado.
F. Flujos Alternos
i. Errores en el contenido del Dictamen
- Si el director o directora de la Unidad de Posgrado observa errores u omisiones en el contenido del Dictamen debe de
cambiar el estado de “PARA DESPACHO” a “EN PROYECTO” para corregir el error u omisión y luego devolver el Expediente
Digital al Despacho para la firma del director o directora de la Unidad de Posgrado.
que el secretario o secretaria pueda corregirlo y nuevamente lo suba a despacho para las respectivas firmas.
- Si el expediente fue derivado con un destinatario incorrecto y luego recibido por dicho destinatario, entonces la
unidad destinatario tendrá que anular la recepción para que luego la Unidad de Posgrado subsane su error.
F. Flujos Alternos
TRÁMITE DE
EMISIÓN DE
COMISIÓN ESPECIAL
DIPLOMA DIGITAL
5.3 7
Informe Resolución
V°B° Rectoral
Diploma
5.2 5.4 Digital
VICERRECTORADO TRÁMITE DE
Informe
DE INVESTIGACIÓN Y ELABORACIÓN DE
POSGRADO RESOLUCIÓN RECTORAL
5.1 6
Oficio 3.2
4.2
Resolución Resolución
DIRECCIÓN GENERAL Decanal
Decanal VICEDECANATO
DE ESTUDIOS DE DECANATO ACADÉMICO
4.1 POSGRADO 3.4 V°B°
3.1 3.3
Dictamen
2.4 2.2
VICEDECANATO DE
Dictamen
UNIDAD DE INVESTIGACIÓN Y
POSGRADO POSGRADO
LEYENDA V°B° 2.3
2.1
Envío Digital
Envío Físico 1.2 FUT
Expediente
Digital
UNIDAD DE MATRÍCULA,
UNIDAD DE TRÁMITE 1.3
REGISTROS
DOCUMENTARIO Y ACADÉMICOS, GRADOS
ARCHIVO Expediente
Y TÍTULOS
Físico
1.1 1.4
Solicitante
0
MA
EST
RO
–
Obt
enci
ón
de
Dipl
om
a
(BP
MN
)
Donde /2019/04-ABRIL, representa el año (2019), número de mes (04) y nombre del mes
(ABRIL) en el que fue registrado el expediente.
1.1.9. Luego, carga al sistema el Formato Único de Trámite como documento principal y como
anexo el documento “Requisitos”, previamente escaneados.
1.1.10. Genera dos voucher de expediente, uno para identificar al Expediente Físico y otro como
cargo de recepción para Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos.
1.3. El asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo lleva el Expediente Físico
a la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos y entrega al secretario o
secretaria de dicha unidad.
F. Flujos Alternos
v. Solicitante extranjero
- Si el solicitante es extranjero, debe de presentar su carné de extranjería, pasaporte u otro
documento que acredite que es extranjero.
2.2. El secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado eleva el Dictamen al despacho solicitando V°B° del
Vicedecano o Vicedecana de Investigación y Posgrado, quedando pendiente de la firma del director o
directora de la Unidad de Posgrado.
2.4.1. Verifica el Dictamen elaborado por su secretario o secretaria y que este contenga VºBº del
Vicedecanato de Investigación y Posgrado.
2.4.2. Firma el Dictamen y deriva a Decanato para la continuación del trámite.
F. Flujos Alternos
i. Errores en el contenido del Dictamen
- Si el director o directora de la Unidad de Posgrado observa errores u omisiones en el contenido del Dictamen debe
de cambiar el estado de PARA DESPACHO a EN PROYECTO para corregir el error u omisión y luego devolver el
Expediente Digital al Despacho para la firma del director o directora de la Unidad de Posgrado .
3.2. El secretario o secretaria del Decanato eleva al despacho la Resolución Decanal solicitando la firma del
Vicedecano Académico o Vicedecana Académica para la posterior firma del Decano o Decana.
3.3. El Vicedecano Académico o Vicedecana Académica verifica la Resolución Decanal para dar el V°B°, en
caso contrario observa el documento anotando la justificación respectiva.
F. Flujos Alternos
i. No conformidad con el expediente
- Si el secretario o secretaria de Decanato detecta algún error u omisión en la documentación no resarcible mediante
coordinación directa con la Unidad de Posgrado, no recibirá el expediente hasta que sea subsanado el error.
- Si el Vicedecano Académico o Vicedecana Académica detectara algún error u omisión en la Resolución Decanal,
debe de informar al Decanato para que se realice la corrección u omisión en la Resolución Decanal y nuevamente
se coloque en Despacho la Resolución Decanal para la firma respectiva.
- Si el Decano o Decana observa algún error u omisión debe de cambiar el estado del expediente que está en PARA
DESPACHO a EN PROYECTO e informar a su secretario o secretaria que debe corregir la Resolución Decanal.
F. Flujos Alternos
5.2. El secretario o secretaria del Vicerrectorado de Investigación y Posgrado eleva el informe al despacho
solicitando la firma de la Comisión Especial para la posterior firma del Decano o Decana.
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
6. MATRIZ RACI
Secretaria(o) de Decanato
Actividades
Entrega, recepción y custodia
de los requisitos para la R A R R
Declaración de Expedito.
Elaboración de Informe de
Conformidad. A R C C C
Elaboración de Dictamen de
Declaración de Expedito. I A R C
Entrega, recepción y custodia
de los requisitos para el R A R R
diploma de Grado de Maestro.
Elaboración de Dictamen de
Otorgamiento de Grado. I A R C
Elaboración y emisión de la
Resolución Decanal. I A R C
Elaboración y emisión de
Oficio de Opinión Favorable de A R
la DGEP.
Elaboración y emisión de
Informe de Opinión del VRIP. A R C
Leyenda Descripción
R Responsable Es el rol encargado de realizar la tarea, no decide cuando está completo o no.
Es el rol que aprueba el trabajo realizado por el Responsable. Certifica que la tarea
A Aprobador
se ha realizado.
Son aquellas personas a las cuales se les solicita su opinión sobre algún aspecto de
C Consultado
la tarea ya sea porque deben tenerse en cuenta o porque son expertos en la materia.
Son aquellas personas a las que hay que comunicar sobre la evolución de la tarea.
Lo más frecuente es informar de cuando se ha completado la tarea, pero
I Informado
dependiendo del rol y de la implicación pueden solicitar que se les informe de la
evolución.
DOCUMENTO ANEXO
ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN:
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................................... 4
2. OBJETIVO ................................................................................................................................................................................ 5
3. ALCANCE................................................................................................................................................................................. 5
4. VIGENCIA ................................................................................................................................................................................ 5
5.2. Procedimiento para la Obtención del Diploma del Grado Académico de Doctor ....................... 17
HISTORIAL DE REVISIONES
REVISIÓN O
ÍTEM FECHA VERSIÓN NOMBRE AUTOR RAZÓN DEL CAMBIO
APROBACIÓN
Primera versión del
Sandra Anilú Silva Marco Coral
01 11/02/2019 1.0 documento. Descripción del
Caruajulca Ygnacio
flujo de procesos.
Segunda versión del
Sandra Anilú Silva documento. Vega Blas Robert
02 22/02/2019 1.1
Caruajulca Descripción del flujo de Jaime
procesos.
Tercera versión del
Sandra Anilú Silva Marco Coral
03 14/04/2019 1.2 documento. Corrección al
Caruajulca Ygnacio
Documento.
Cuarta versión del documento.
Claudia Pilar Vega Silva Caruajulca
04 25/06/2019 1.3 Corrección y Actualización del
Chaicha Sandra Anilú
Flujo de Procesos.
Quinta versión del
Documento.
Sandra Anilú Silva Marco Coral
05 01/08/2019 1.4 Correcciones propuestas por el
Caruajulca Ygnacio
Vicerrectorado de
Investigación y Posgrado.
Sexta versión del documento.
Antony Brayan Andrés López
06 01/10/2019 1.5 Actualización del Flujo según
Almonacid Paripancca Villanueva
las observaciones del VRIP.
Séptima versión del
Claudia Pilar Vega Andrés López
07 02/10/2019 1.6 documento.
Chaicha Villanueva
Corrección del documento.
Javier Julio Martin Octava versión del documento. Claudia Pilar
08 06/11/2019 1.7
Lamas Piñeiro Actualización del documento Vega Chaicha
Novena versión del
Javier Julio Martin documento. Actualización para Claudia Pilar
09 19/12/2019 2.0
Lamas Piñeiro el caso de la Facultad de Vega Chaicha
Medicina.
Castro Antonio, Revisión y modificación del Claudia Pilar
10 07/01/2020 2.1
José Salvador documento. Vega Chaicha
Castillo Alzamora, Actualización del flujo de Claudia Pilar
11 08/01/2020 2.2
Jenny Eloisa procesos. Vega Chaicha
Almonacid Paripancca Décima revisión del Claudia Pilar
12 28/01/2020 2.3
Antony Brayan documento. Vega Chaicha
Antony Brayan Undécima revisión del Claudia Pilar
13 11/02/2020 2.4
Almonacid Paripancca documento. Vega Chaicha
Corrección del documento
Claudia Pilar Vega Marco Coral
14 14/06/2020 2.5 para inclusión en nueva
Chaicha Ygnacio
Directiva.
NOTA
1. INTRODUCCIÓN
El Sistema de Gestión Documental con Firma Digital forma parte del esfuerzo de la Alta
Dirección de la UNMSM para el inicio del Gobierno Electrónico en la Universidad, el cual
responde a la necesidad de la inclusión de TICs en los procesos de cualquier institución
pública en aras de la mejora continua, y en el caso de la UNMSM, el licenciamiento otorgado
por SUNEDU.
El trámite de obtención del Grado Académico de Doctor viene siendo ejecutado de forma
manual con expedientes físicos, y de acuerdo con las consideraciones que cada facultad ha
establecido para dicho trámite. Dicha situación tiene como consecuencias:
- Control manual de los requisitos y documentos relacionados.
- Diversidad de procedimientos para el trámite de obtención del Grado Académico de
Doctor.
- Diversidad de formatos en los documentos elaborados para este trámite.
- Susceptibilidad a falsificación por los controles realizados sobre papel.
2. OBJETIVO
Establecer y describir las actividades a ejecutar en el trámite para la obtención del Grado
Académico de Doctor a fin de estandarizar el proceso administrativo en todas las facultades de
la UNMSM.
3. ALCANCE
La implementación del procedimiento considera a las 20 facultades, Dirección General de
Estudios de Posgrado y la Sede Central. Además, contempla todas las actividades necesarias
para que se pueda llevar a cabo los siguientes procesos con base a los sustentos generados
por la Facultad y la Administración Central.
4. VIGENCIA
La vigencia del procedimiento presentado está condicionada a:
Los cambios de política en la UNMSM.
Los cambios de versión del presente documento.
Cambios en la Normativa asociada a los Sistemas de Información en las entidades
públicas.
Cambios en la Normativas relacionada a la emisión de Grados y Títulos Universitarios.
UNIDAD DE TRÁMITE
DOCUMENTARIO Y
ARCHIVO
4.1
UNIDAD DE BIBLIOTECA,
3.4 Dictamen
HEMEROTECA Y CENTRO
DE DOCUMENTACIÓN 2.2 3.2
2.1 3.1
Informe Dictamen
VICEDECANATO DE
UNIDAD DE ECONOMÍA UNIDAD DE
INVESTIGACIÓN Y
POSGRADO POSGRADO
V°B° 2.4 V°B°
UNIDAD DE MATRÍCULA, 3.3
2.3
REGISTROS 1.4
ACADÉMICOS, GRADOS FUT
Y TÍTULOS Expediente Expediente
Físico Digital
1.2
1.3
UNIDAD DE TRÁMITE
DOCUMENTARIO Y
ARCHIVO
0
1.1
Solicitante
LEYENDA
Envío Digital
Envío Físico
1.3. El asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo lleva el Expediente Físico
a la Unidad de Posgrado y entrega al secretario o secretaria de dicha unidad.
F. Flujos Alternos
v. Solicitante extranjero
- Si el solicitante es extranjero, debe de presentar su carné de extranjería, pasaporte u otro
2.2. El secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado eleva al despacho el informe solicitando la firma
del jefe o jefa de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos, jefe o jefa de la
Unidad de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación y jefe o jefa de la Unidad de
Economía para la posterior firma del director o directora de la Unidad de Posgrado.
F. Flujos Alternos
3.1.2. En caso de que el Expediente Digital este conforme y no presente ninguna observación,
atiende la solicitud de trámite y especifica los siguientes datos en el SGD/FD:
a. Tipo de Documento: DICTAMEN.
b. Destinatario: UNIDAD DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO.
c. Tiempo de Atención para el Destinatario: 1 día.
d. Prioridad: NORMAL.
e. V°B°: VICEDECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO.
3.1.3. Elabora el Dictamen en el cual se indica que el solicitante cumple todos los requisitos para ser
declarado expedito.
3.2. El secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado eleva el Dictamen al despacho solicitando V°B°
del Vicedecano o Vicedecana de Investigación y Posgrado, quedando pendiente de la firma del
director o directora de la Unidad de Posgrado.
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
5.2. Procedimiento para la Obtención del Diploma del Grado Académico de Doctor
TRÁMITE DE
EMISIÓN DE
COMISIÓN ESPECIAL
DIPLOMA DIGITAL
5.3 7
Informe Resolución
V°B° Rectoral
Diploma
5.2 5.4 Digital
VICERRECTORADO TRÁMITE DE
Informe
DE INVESTIGACIÓN Y ELABORACIÓN DE
POSGRADO RESOLUCIÓN RECTORAL
5.1 6
Oficio 3.2
4.2
Resolución Resolución
DIRECCIÓN GENERAL Decanal
Decanal VICEDECANATO
DE ESTUDIOS DE DECANATO
ACADÉMICO
4.1 POSGRADO 3.4 V°B°
3.1 3.3
Dictamen
2.4 2.2
VICEDECANATO DE
Dictamen
UNIDAD DE INVESTIGACIÓN Y
POSGRADO POSGRADO
LEYENDA V°B° 2.3
2.1
Envío Digital
Envío Físico 1.2 FUT
Expediente
Digital
UNIDAD DE MATRÍCULA,
UNIDAD DE TRÁMITE 1.3
REGISTROS
DOCUMENTARIO Y ACADÉMICOS, GRADOS
ARCHIVO Expediente
Y TÍTULOS
Físico
1.1 1.4
Solicitante
0
1.1.9. Luego, carga al sistema el Formato Único de Trámite como documento principal y como
anexo el documento “Requisitos”, previamente escaneados.
1.1.10. Genera dos voucher de expediente, uno para identificar al Expediente Físico y otro como
cargo de recepción para Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos.
1.3. El asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo lleva el Expediente Físico
a la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos y entrega a la secretaria o
secretario de dicha unidad.
v. Solicitante extranjero
- Si el solicitante es extranjero, debe presentar su carné de extranjería, pasaporte u otro
documento que acredite que es extranjero.
2.2. El secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado eleva el Dictamen al despacho solicitando V°B°
del Vicedecano o Vicedecana de Investigación y Posgrado, quedando pendiente de la firma del
director o directora de la Unidad de Posgrado.
respectiva.
F. Flujos Alternos
3.2. El secretario o secretaria de Decanato eleva al despacho la Resolución Decanal solicitando V°B° del
Vicedecano Académico o Vicedecana Académica para la posterior firma del Decano o Decana.
3.3. El Vicedecano Académico o Vicedecana Académica verifica la Resolución Decanal para dar el
V°B°, en caso contrario observa el documento anotando la justificación respectiva.
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
omisión en la Resolución Decanal en coordinación directa con el Decanato, debe remitir una Hoja
de envío, indicando lo que se debe corregir o agregar para que se elabore una rectificación de la
Resolución Decanal.
5.2. El secretario o secretaria del Vicerrectorado de Investigación y Posgrado eleva el informe al despacho
solicitando la firma de la Comisión Especial para la posterior firma del Vicerrector o Vicerrectora de
Investigación y Posgrado.
b. Revisa la normatividad vigente aplicable al Grado de Doctor. En caso contravenga alguna norma,
detallan los argumentos en el informe.
c. Emite una opinión favorable colocando su V°B° en el informe o desfavorable observado el
expediente y colocando los motivos por los cuales el expediente pasa a ese estado.
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
No se contempla
6. MATRIZ RACI
Secretaria(o) de Decanato
Leyenda Descripción
R Responsable Es el rol encargado de realizar la tarea, no decide cuando está completo o no.
Es el rol que aprueba el trabajo realizado por el Responsable. Certifica que la tarea
A Aprobador
se ha realizado.
Son aquellas personas a las cuales se les solicita su opinión sobre algún aspecto de
C Consultado la tarea ya sea porque deben tenerse en cuenta o porque son expertos en la
materia.
Son aquellas personas a las que hay que comunicar sobre la evolución de la tarea.
Lo más frecuente es informar de cuando se ha completado la tarea pero
I Informado
dependiendo del rol y de la implicación pueden solicitar que se les informe de la
evolución.
DOCUMENTO ANEXO
ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTO
Trámite de obtención del Título de Subespecialidad o Segunda
Especialidad
ELABORACIÓN:
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 4
2. OBJETIVO.................................................................................................................................................. 5
3. ALCANCE .................................................................................................................................................. 5
4. VIGENCIA.................................................................................................................................................. 5
5. PROCEDIMIENTO PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE SUBESPECIALIDAD O SEGUNDA ESPECIALIDAD...... 6
5.1. Procedimiento para la Declaración de Expedito.................................................................................... 6
FLUJO DE TRÁMITE DE OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE SUBESPECIALIDAD O SEGUNDA
ESPECIALIDAD - Declaración de Expedito (DOCUMENTAL) ...................................................... 8
HISTORIAL DE REVISIONES
NOMBRE REVISIÓN O
ÍTEM FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO
AUTOR APROBACIÓN
NOTA
1. INTRODUCCIÓN
El Sistema de Gestión Documental con Firma Digital forma parte del esfuerzo de la Alta
Dirección de la UNMSM para el inicio del Gobierno Electrónico en la Universidad, la cual
responde a la necesidad de la inclusión de TICs en los procesos de cualquier institución
pública en aras de la mejora continua, y en el caso de la UNMSM, el licenciamiento otorgado
por SUNEDU.
2. OBJETIVO
Establecer y describir las actividades a ejecutar en el trámite para la Obtención de Título de
Subespecialidad o Segunda Especialidad a fin de estandarizar el proceso administrativo en
todas las facultades de la UNMSM.
3. ALCANCE
La implementación del procedimiento considera a las 20 facultades y la Administración
Central. Además, contempla todas las actividades necesarias para que se pueda llevar a cabo
los siguientes procesos con base a los sustentos generados por la Facultad y la Administración
Central.
N.º Unidad Orgánica Sección Procedimiento
OFICINA DE EXPEDICIÓN DE DIPLOMAS
TÍTULO DE SEGUNDA
24.5 SECRETARÍA EN LA ADMINISTRACIÓN
ESPECIALIDAD PROFESIONAL
GENERAL CENTRAL
4. VIGENCIA
La vigencia del procedimiento presentado está condicionada a:
Los cambios de política en la UNMSM.
Los cambios de versión del presente documento.
Cambios en la Normativa asociada a los Sistemas de Información en las entidades
públicas.
Cambios en el Reglamento General de Estudios de Posgrado.
Cambios en la Normativa relacionada a la emisión de Grados y Títulos Universitarios.
UNIDAD DE TRÁMITE
DOCUMENTARIO Y
ARCHIVO
4.1
1.3 1.2
LEYENDA
UNIDAD DE TRÁMITE
Envío Digital DOCUMENTARIO Y
ARCHIVO
Envío Físico
Solicitante 1.1
1.3. El asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo lleva el Expediente Físico
a la Unidad de Posgrado y entrega a la secretaria o secretario de dicha unidad.
F. Flujos Alternos
v. Solicitante extranjero
- Si el solicitante es extranjero, debe de presentar su carné de extranjería, pasaporte u otro
documento que acredite que es extranjero.
2.2. El secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado eleva al despacho el informe solicitando la firma
del jefe o jefa de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos, jefe o jefa de la
Unidad de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación y jefe o jefa de la Unidad de
Economía para la posterior firma del director o directora de la Unidad de Posgrado.
F. Flujos Alternos
3.2. El secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado eleva el Dictamen al despacho solicitando V°B°
del Vicedecano o Vicedecana de Investigación y Posgrado, quedando pendiente de la firma del
director o directora de la Unidad de Posgrado.
F. Flujos Alternos
5.2. Procedimiento para la Obtención del Diploma de Título de Subespecialidad o Segunda Especialidad
1.3 Entrega el Expediente Físico a la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos.
Unidad de Matrícula, Registros
Recibe el Expediente Físico y contrasta que corresponda con lo consignado en el sistema. De ser
1.4 Académicos, Grados y Títulos – Expediente Físico
así, recibe el Expediente Digital y mantiene bajo custodia el Expediente Físico.
UMRAGT
Recibe el Expediente Digital, verifica y elabora el Dictamen de Obtención de Título de
2.1
Subespecialidad o Segunda Especialidad.
Unidad de Posgrado - UPG
Envía el dictamen al Vicedecanato de Investigación y Posgrado para VºBº del dictamen,
2.2 Dictamen de Obtención
quedando pendiente de su firma.
de Título de
Vicedecanato de 2 días 3 días N
Verifica y evalúa si su expediente está completo, si no hubiera inconveniente, da VºBº al Subespecialidad o
2.3 Investigación y Posgrado –
Dictamen, de lo contrario, indica las observaciones. Segunda Especialidad
VDIP
Verifica el Dictamen y VºBº del Vicedecanato de Investigación y Posgrado y firma.
2.4 Unidad de Posgrado – UPG
Deriva el Expediente Digital a Decanato.
Recibe el Expediente Digital, verifica el Dictamen de la Unidad de Posgrado y en base a ello
3.1
elabora la Resolución Decanal.
Decanato – D
Envía al Vicedecanato Académico para VºBº de la Resolución Decanal quedando pendiente de
3.2
su firma.
2 días 3 días N Resolución Decanal
Vicedecanato Académico –
3.3 Verifica la Resolución Decanal, si no hubiera inconvenientes da VºBº en señal de conformidad.
VDA
Verifica la Resolución Decanal y el VºBº del Vicedecanato Académico, firma y deriva a la
3.4 Decanato – D
Dirección General de Estudios de Posgrado para que emita su opinión.
Total 5 días 7 días
N° Dependencia Acciones Tiempo Estimado Documento
UNMSM/SGDFD/PRO/Área de Análisis y Estandarización
Código PRO-AE-DEP-040
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON FIRMA DIGITAL
Versión 1.5
DOCUMENTO DE ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTO N° 040 Fecha 15/06/2019
Trámite de obtención del Título de Subespecialidad o Segunda Especialidad Página 18 de 31
Vicerrectorado de Envía a la Comisión Especial para VºBº del informe, quedando pendiente de su firma.
5.2
Investigación y Posgrado – 2 días 3 días N Informe de Opinión
La Comisión Especial verifica el Expediente Digital, si no hubiera inconvenientes da VºBº al
5.3 VRIP
informe en señal de conformidad.
TRÁMITE DE
EMISIÓN DE
COMISIÓN ESPECIAL
DIPLOMA DIGITAL
5.3 7
Informe Resolución
V°B° Rectoral
5.2 5.4 Diploma
VICERRECTORADO TRÁMITE DE Digital
Informe
DE INVESTIGACIÓN Y ELABORACIÓN DE
POSGRADO RESOLUCIÓN RECTORAL
5.1 6
Oficio 3.2
4.2
Resolución Resolución
DIRECCIÓN GENERAL Decanal
Decanal VICEDECANATO
DE ESTUDIOS DE DECANATO ACADÉMICO
4.1 POSGRADO 3.4 V°B°
3.1 3.3
Dictamen
2.4 2.2
VICEDECANATO DE
Dictamen
UNIDAD DE INVESTIGACIÓN Y
POSGRADO POSGRADO
V°B°
LEYENDA 2.1 2.3
Envío Digital
Envío Físico 1.2 FUT
Expediente
Digital
UNIDAD DE MATRÍCULA,
UNIDAD DE TRÁMITE 1.3
REGISTROS
DOCUMENTARIO Y ACADÉMICOS, GRADOS
ARCHIVO Expediente
Y TÍTULOS
Físico
1.1 1.4
Solicitante
0
1.1.9. Luego, carga al sistema el Formato Único de Trámite como documento principal y como
anexo el documento “Requisitos”, previamente escaneados.
1.1.10. Genera dos voucher de expediente, uno para identificar al Expediente Físico y otro como
cargo de recepción para Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos.
1.3. El asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo lleva el Expediente Físico
a la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos y entrega al secretario o
secretaria de dicha unidad.
F. Flujos Alternos
v. Solicitante extranjero
- Si el solicitante es extranjero, debe de presentar su carné de extranjería, pasaporte u otro
documento que acredite que es extranjero.
2. Elaboración de Dictamen
A. Tiempo Estimado Normal 2 días Máximo 3 días B. Prioridad NORMAL
Unidad de Posgrado – UPG
C. Áreas Responsables
Vicedecanato de Investigación y Posgrado – VDIP
Director o directora de la Unidad de Posgrado
D. Personal Involucrado Secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado
Vicedecano o Vicedecana de Investigación y Posgrado
E. Descripción
2.2. El secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado eleva el Dictamen al despacho solicitando V°B° de
Vicedecano o Vicedecana de Investigación y Posgrado, quedando pendiente de la firma del director o
directora de la Unidad de Posgrado.
F. Flujos Alternos
3.2. El secretario o secretaria del Decanato eleva al despacho la Resolución Decanal solicitando la firma
del Vicedecano Académico o Vicedecana Académica para la posterior firma del Decano o Decana.
3.3. El Vicedecano Académico o Vicedecana Académica verifica la Resolución Decanal para dar el V°B°
en señal de conformidad, caso contrario observa el documento anotando la observación respectiva.
F. Flujos Alternos
i. No conformidad con el Expediente Digital
- Si el secretario o secretaria de Decanato detecta algún error u omisión en la documentación no resarcible
mediante coordinación directa con la Comisión Permanente de Grados, Títulos y Convalidación, no recibirá
el expediente hasta que sea subsanado el error.
del trámite
F. Flujos Alteros
5.2. El secretario o secretaria del Vicerrectorado de Investigación y Posgrado eleva el informe al despacho
solicitando la firma de la Comisión Especial para la posterior firma del Decano o Decana.
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
6. MATRIZ RACI
Secretaria(o) de Decanato
Actividades
Leyenda Descripción
R Responsable Es el rol encargado de realizar la tarea, no decide cuando está completo o no.
Es el rol que aprueba el trabajo realizado por el Responsable.
A Aprobador
Certifica que la tarea se ha realizado.
Son aquellas personas a las cuales se les solicita su opinión sobre algún aspecto de
C Consultado la tarea ya sea porque deben tenerse en cuenta o porque son expertos en la
materia.
Son aquellas personas a las que hay que comunicar sobre la evolución de la tarea.
Lo más frecuente es informar de cuando se ha completado la tarea pero
I Informado
dependiendo del rol y de la implicación pueden solicitar que se les informe de la
evolución.
DOCUMENTO ANEXO
ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTO
Trámite de obtención del Diplomado
ELABORACIÓN:
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................................... 4
2. OBJETIVO ...................................................................................................................................................................................... 5
3. ALCANCE ....................................................................................................................................................................................... 5
4. VIGENCIA ...................................................................................................................................................................................... 5
HISTORIAL DE REVISIONES
NOMBRE REVISIÓN O
ÍTEM FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO
AUTOR APROBACIÓN
NOTA
1. INTRODUCCIÓN
El Sistema de Gestión Documental con Firma Digital forma parte del esfuerzo de la Alta Dirección
de la UNMSM para el inicio del Gobierno Electrónico en la Universidad, el cual responde a la
necesidad de la inclusión de TICs en los procesos de cualquier institución pública en aras de la
mejora continua, y en el caso de la UNMSM, el licenciamiento otorgado por SUNEDU.
El trámite de Obtención de Diplomado viene siendo ejecutado de forma manual con expedientes
físicos, haciendo esto muy lento al procedimiento asociado, ya que se hacen muchas validaciones
en distintas dependencias, siendo esto necesario por la importancia del trámite ya que es el
reconocimiento de uno de los estudios de posgrado en la UNMSM obteniéndose como producto
final el diploma. De acuerdo con las consideraciones que cada facultad ha establecido para dicho
trámite se encontraron los siguientes problemas en la fase de diagnóstico:
- Control manual de los requisitos y documentos relacionados.
- Diversidad de procedimientos para el trámite de obtención de Diplomado.
- Diversidad de formatos en los documentos elaborados para este trámite.
- Susceptibilidad a falsificación por los controles realizados sobre papel.
2. OBJETIVO
Establecer y describir las actividades a ejecutar en el trámite para la obtención de Diplomado a fin
de estandarizar el proceso administrativo en todas las facultades de la UNMSM.
3. ALCANCE
La implementación del procedimiento considera a las 20 facultades, Dirección General de Estudios
de Posgrado y la Sede Central. Además, contempla todas las actividades necesarias para que se
pueda llevar a cabo el trámite de Obtención de Diplomado con base a los sustentos generados
por la Facultad y la Administración Central.
4. VIGENCIA
La vigencia del procedimiento presentado está condicionada a:
Los cambios de política en la UNMSM.
Los cambios de versión del presente documento.
Los cambios en la Normativa asociada a los Sistemas de Información en las entidades
públicas.
Los cambios en la Normativas relacionada a la emisión de Grados y Títulos Universitarios.
Los cambios en el Reglamento General de Estudios de Posgrado.
Recibe el Expediente Digital, verifica y evalúa si es que el expediente está completo y cuenta
2.1
con todos los requisitos necesarios. Elabora un Informe de conformidad.
Unidad de Posgrado – UPG
Envía Informe de Conformidad a la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y
2.2 Títulos y a la Unidad de Economía para V°B° del Informe de conformidad, quedando
pendiente de su firma.
Unidad de Matrícula, Registros Verifica que cumplan con la aprobación del currículo completo, que tenga un promedio 2 días 3 días N
Informe de conformidad
Académicos, Grados y Títulos – ponderado mayor o igual a catorce (14), de ser así y no presentar ningún inconveniente, da
2.3 UMRAGT V°B° al Informe de conformidad, de lo contrario, indica las observaciones.
Verifica el no adeudo económico con la Facultad o la Universidad, si no hubiera inconveniente,
Unidad de Economía - UE
da V°B° al Informe de conformidad, de lo contrario, indica las observaciones.
Verifica informe y V°B° de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos y de
2.4 la Unidad de Economía, firma el Informe de conformidad.
Deriva a la Unidad de Posgrado para continuar con el trámite.
Unidad de Posgrado – UPG Recibe el Expediente Digital, verifica y evalúa si es que el Expediente Digital está correcto.
3.1
Elabora Dictamen.
Envía Dictamen al Vicedecanato de Investigación y Posgrado para V°B° del Dictamen,
3.2
quedando pendiente de su firma.
2 días 3 días N Dictamen
Vicedecanato de Investigación y Recibe el Expediente Digital, verifica y evalúa el expediente, si no hubiera inconveniente, da
3.3 Posgrado - VDIP V°B° al Dictamen, de lo contrario, indica las observaciones.
Verifica V°B° del Vicedecanato de Investigación y Posgrado y firma el Dictamen.
3.4 Unidad de Posgrado – UPG
Deriva a Decanato.
Recibe el Expediente Digital, verifica el Dictamen y en base a ello elabora la Resolución 2 días
4.1 Decanato – D N Resolución Decanal
Decanal. 3 días
UNMSM/SGDFD/PRO/Área de Análisis y Estandarización
Código PRO-AE-DEP-039
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON FIRMA DIGITAL
Versión 1.6
DOCUMENTO DE ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTO N° 039 Fecha 14/06/2020
Trámite de obtención del Diplomado Página 7 de 20
8
TRÁMITE DE
EMISIÓN DE
DIPLOMA DIGITAL
Resolución
Rectoral
Diploma
6.2 7 Digital
VICERRECTORADO TRÁMITE DE
Informe
DE INVESTIGACIÓN Y ELABORACIÓN DE
POSGRADO RESOLUCIÓN RECTORAL
6.1
Oficio 4.2
5.2 Resolución
DIRECCIÓN GENERAL Decanal
VICEDECANATO
DE ESTUDIOS DE Resolución DECANATO para
ACADÉMICO
POSGRADO Decanal
4.4 4.1 V°B°
5.1
4.3
Dictamen
2.2 3.2
UNIDAD DE ECONOMÍA 2.4 3.4
Pide Opinión Dictamen
UNIDAD DE VICEDECANATO DE
INVESTIGACIÓN Y
POSGRADO
Informa V°B° POSGRADO
2.1 3.1
UNIDAD DE MATRÍCULA, 2.3 3.3
REGISTROS ACADÉMICOS,
GRADOS Y TÍTULOS
1.3
LEYENDA 0 UNIDAD DE TRÁMITE UNIDAD DE MATRÍCULA,
DOCUMENTARIO Y REGISTROS ACADÉMICOS,
Envío Digital ARCHIVO Expediente GRADOS Y TÍTULOS
Físico
Envío Físico 1.4
Solicitante
1.3. El asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo lleva el Expediente Físico
a la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos.
F. Flujos Alternos
v. Solicitante extranjero
- Si el solicitante es extranjero, debe de presentar su carné de extranjería, pasaporte u otro
documento que acredite que es extranjero.
2.2. El secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado eleva al despacho el informe solicitando la firma
del jefe o jefa de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos y jefe o jefa de la
Unidad de Economía para la posterior firma del Director o Directora de la Unidad de Posgrado.
2.3. El jefe o jefa de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos y Unidad de
Economía reciben la solicitud de V°B°.
2.3.1. En UMRAGT, verifica el cumplimiento del currículo completo y que tenga un promedio mayor o
igual a (14).
2.3.2. La UE verifica el no adeudo económico con la Facultad o la Universidad.
2.3.3. Para cada unidad, si hay conformidad, firma el informe a modo de V°B° y luego envía a la
Unidad de Posgrado. En caso contrario observa el documento anotando la justificación
respectiva.
F. Flujos Alternos
3.2. El secretario o secretaria de la Unidad de Posgrado eleva el Dictamen al despacho solicitando firma
de Vicedecano o Vicedecana de Investigación y Posgrado para la posterior firma del Director o
Directora de la Unidad de Posgrado.
F. Flujos Alternos
4.2. El secretario o secretaria del Decanato eleva al despacho la Resolución Decanal solicitando el V°B° de
la Vicedecana o Vicedecano Académico para la posterior firma del Decano o Decana.
4.3. El Vicedecano Académico o Vicedecana Académica revisa la Resolución Decanal para dar el V°B°,
en caso contrario observa el documento anotando la justificación respectiva.
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
F. Flujos Alternos
6. MATRIZ RACI
Vicedecano(a) Académico(a)
Secretaria(o) de Decanato
Solicitante
Decano(a)
Actividades
Entrega, recepción y
custodia de los R A R R
requisitos.
Elaboración del Informe. A R C C
Elaboración del
Dictamen.
A R C
Elaboración de la
Resolución Decanal.
I A R C
Elaboración del Oficio
de Opinión Favorable de A R
la DGEP.
Elaboración de Informe
de Opinión del VRIP.
A R
Leyenda Descripción
R Responsable Es el rol encargado de realizar la tarea, no decide cuando está completo o no.
Es el rol que aprueba el trabajo realizado por el responsable.
A Aprobador
Certifica que la tarea se ha realizado.
Son aquellas personas a las cuales se les solicita su opinión sobre algún aspecto de
C Consultado
la tarea ya sea porque deben tenerse en cuenta o porque son expertos en la materia.
Son aquellas personas a las que hay que comunicar sobre la evolución de la tarea. Lo
I Informado más frecuente es informar de cuando se ha completado la tarea, pero dependiendo
del rol y de la implicación pueden solicitar que se les informe de la evolución.