El Proceso de Compras

Greta Michelle Anaya 3-B
EL PROCESO DE
COMPRAS
INTRODUCCIÓN
Las compras comprenden

un proceso complejo que
va más allá de la
negociación y del trámite
burocrático. Con una
buena gestión de compras
la empresa consigue
ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios
empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son
decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.
En esta unidad estudiaremos en qué consiste el proceso de compras, la solicitud

de ofertas y presupuesto y la evaluación de las mismas para adquirir el producto
más idóneo en cada momento.
2.1. EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
 Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las

necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
 Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines

de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su
gestión.
 Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar

decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
 Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que
estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
 Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de

selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la
empresa que suministrará el producto.
 Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican

algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
 Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo

deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de
compraventa o pedido en firme).
 Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos
recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características
detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La

empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar
el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un
precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal
es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para

tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.
2.1.1. TIPOS DE COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:
Compras especiales.
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso
(ordenador, máquina, mobiliario, vehículos …); es decir, no compramos materiales
para transformar o artículos para la venta.
La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la

decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.
Compras anticipadas.
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a
medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar
en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También podemos
anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
Compras estacionales.
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender

la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace
partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.
Compras rutinarias.
Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de
mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una
inversión de bajo riesgo.
Compras oportunidad.
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a

precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo
dará un beneficio extra.
Compras de urgencia.
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para

cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución
estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene
que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se

dispone de tiempo para comparar presupuestos.
2.2. PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las

necesidades de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las
fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar
en:
 Guías telefónicas, páginas web.
 Organismos Oficiales.
 Asociaciones empresariales y profesionales.
 Prensa y revistas especializadas.
 Ferias y exposiciones del sector.
 Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para

obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan
son:
 Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los

vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador.
 Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se

encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que
concentran las fábricas de determinados productos.
 Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de

conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología
más puntera.
 Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que
establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos
kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central.
 Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos

de una marca extranjera a precios razonables.
2.3. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES
Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento

de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno
denominado “boletín de compras”; en él se detalla las características del
material que necesita y cuando tiene que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su

clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario
solicitar presupuesto o información de los materiales. El proceso es el siguiente:
 Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se

encuentren bajo mínimos.
 Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que

se compra por primera vez.
 Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo

proveedor.
 Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.
 Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que
solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
La Evaluación de Proveedores
Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas

apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera,
deberá efectuarse una evaluación continuada para asegurarse de que el
proveedor cumple los requisitos establecidos de forma permanente.
El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios

que van a ser tenidos en cuenta. La evaluación debe incluir los siguientes criterios:

1. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento

por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir,
hasta qué punto ha suministrado exactamente lo que se le había solicitado. Para
evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta los resultados de los
controles de recepción y las posibles incidencias que el producto suministrado
haya podido generar en el proceso de producción.
2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento

por parte del proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es
importante en algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia prima
puede hacer parar el proceso productivo.
3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptación del

proveedor a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de
reacción ante un pedido urgente que no estaba previsto.
4. Fiabilidad de la información. Aquí se valora la relación administrativa con el

proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el
cumplimiento de plazos en la facturación.
5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación

entre el precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, así
como la comparación entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores.
No se trata de valorar mejor al proveedor más barato, sino a aquel que tenga una
mejor relación calidad-precio dentro del mercado.

Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a
los proveedores, es necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos
los criterios tienen la misma importancia para cada empresa.
Una posible ponderación sería la siguiente:
Calidad suministros 50%
Fiabilidad suministros 20%
Flexibilidad proveedor 20%
Flexibilidad información 5%
Competitividad 5%
El siguiente paso es definir el sistema de evaluación a utilizar para cada uno de los
criterios: puntuación de 0 a 10; puntuación de 0 a 5; valoración A, B, C, así como
los casos en que se pone una puntuación u otra.
En el caso de calidad de los suministros, si se ha elegido un sistema de

puntuación de 0 a 5 habrá que definir en qué casos se pone un 5, un 4, etc. Una
posible escala de valoración sería la siguiente:
 Puntuación 5. Cuando no se ha detectado ningún incumplimiento de

especificaciones en el período evaluado.

 Puntuación 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones están

entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas.







 Puntuación 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan

el 20% de las cantidades suministradas.
Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluación de los proveedores:

trimestral, semestral, anual, así como las acciones a tomar en función del
resultado obtenido, ya que la evaluación tiene como fin conseguir que la empresa
trabaje con los mejores suministradores. Un ejemplo de acciones a tomar es el
siguiente:
 Proveedores con puntuación 0. Inmediatamente dejan de ser

proveedores homologados y, por tanto, no podrán suministrar más productos a
la empresa. Si desean volver a suministrar productos, deberán pasar de nuevo
el proceso de homologación.
 Proveedores con puntuación 1 ó 2. Se notifica al proveedor que en un

plazo de un mes deberá entregar a la empresa un plan escrito y programado
de acciones para corregir sus incumplimientos. Si en los dos meses siguientes
el proveedor no puede demostrar que está realizando acciones para alcanzar
un nivel satisfactorio, será deshomologado y no podrá suministrar más
productos.

 Proveedores con puntuación 3 ó 4. Se notifican al proveedor los

incumplimientos que ha tenido, y se solicita un plan para corregirlos,
anunciándole que en la próxima evaluación deberá mejorar sus resultados.
Con este tipo de actuaciones, la empresa consigue:
1. Seleccionar a los mejores proveedores, eliminando aquellos que ofrecen

peor calidad.
2. Los proveedores seleccionados mejoran progresivamente la calidad de
sus suministros, su fiabilidad, flexibilidad y precios.
La evaluación realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una ficha de

evaluación, en la que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los
criterios. Es conveniente también que en esa ficha figure la evolución que ha
tenido el proveedor en los últimos períodos de evaluación.
A continuación se recoge un ejemplo de ficha de evaluación de

proveedores.

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Las compras comprenden

En esta unidad estudiaremos en qué consiste el proceso de compras, la solicitud

2.1. EL PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

 Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las

 Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines

 Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar

 Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de

 Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican

 Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para

2.1.1. TIPOS DE COMPRAS

Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la

Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender

La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para

Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se

2.2. PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las

 Guías telefónicas, páginas web.

 Asociaciones empresariales y profesionales.

 Prensa y revistas especializadas.

 Ferias y exposiciones del sector.

 Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para

 Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los

 Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se

 Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de

 Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos

2.3. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES

Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento

El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su

 Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se

 Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que

 Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo

 Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas

El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios

1. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento

2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento

3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptación del

4. Fiabilidad de la información. Aquí se valora la relación administrativa con el

5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación

Una posible ponderación sería la siguiente:

Calidad suministros 50%

Fiabilidad suministros 20%

Flexibilidad proveedor 20%

En el caso de calidad de los suministros, si se ha elegido un sistema de

 Puntuación 5. Cuando no se ha detectado ningún incumplimiento de

 Puntuación 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones están

 Puntuación 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones están

 Puntuación 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones están

 Puntuación 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones están

 Puntuación 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan

Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluación de los proveedores: