SISTEMA DE GESTION INTEGRADO LOG-PR-03

PROCESO GESTION LOGISTICA VERSION 3

PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE
22/04/2021
SERVICIO

1. OBJETIVO

Definir actividades necesarias para la prestación del servicio de transporte especial de pasajeros ofrecido por la empresa, cumpliendo
requisitos legales, necesidades de partes interesadas y objetivos del sistema integrado de gestión HSEQ.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todo el proceso de Gestión Comercial y logística e involucra a los diferentes Procesos de la
Organización.

3. DEFINICIONES

Transporte: es una actividad del sector terciario, entendida como el desplazamiento de objetos o personas de un lugar (punto de
origen) a otro (punto de destino) en un vehículo (medio o sistema de transporte) que utiliza una determinada infraestructura (red de
transporte).

Inspecciones: Es una actividad que permite que el vehículo sea verificado dejándose registro mediante una ficha que contiene una
lista de elementos antes de prestar un servicio con el objetivo de prevenir accidentes que pudiesen derivar del mal estado del mismo.

Convenio colaboración empresarial: Existe entre la empresa a quien se contrató para la prestación del servicio -transportador
contractual-y la empresa que efectivamente realizó la conducción de los pasajeros -transportador de hecho.

Documentos que soportan la operación de vehículos: Según los Decretos que reglamentan la prestación del servicio público de
pasajeros, la Tarjeta de Operación es el documento único que autoriza a un vehículo automotor para prestar el servicio público de
transporte de pasajeros bajo la responsabilidad de una empresa, de acuerdo con los servicios a que esta autorizados.

FUEC: Formulario único de Extracto del Contrato

Servicio de Transporte Fijo: Es aquel servicio que se presta continuamente y que tiene una vigencia mayor a 30 días

Servicio Ocasional: Este servicio se presta por días o por llamados, o por viajes ocasionales.

Gerenciamiento de viajes: Estudio preliminar de las condiciones de viaje (distancia recorrida, estado del clima, orden público, tiempo
de desplazamiento, entre otros) permitiendo la evaluación de posibles riesgos en el desplazamiento a realiza.

4. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del coordinador operaciones velar por el estricto cumplimiento del presente procedimiento. Es responsabilidad del
gerente suministrar los recursos para que se desarrolle efectivamente el procedimiento, supervisar las labores del coordinador de
transporte, analizar y tomar las decisiones operativas que se requieran diariamente para darles solución.

5. GENERALIDADES

CASANARE EXPRESS SAS, busca mejorar su prestación del servicio de transporte especial de pasajeros, por lo anterior cuenta con
la implementación del Plan estratégico de Seguridad Vial que permite cumplir no solo con la prestación del servicio, sino velar por la
disminución y control de la ocurrencia de accidentes de tránsito.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Solicitud del Solicitud del nuevo cliente de cotización de servicio requerido
Gerente Correo electrónico
servicio
La gerencia informa a través de correo electrónico, los nuevos
Comunicación de contratos y/u órdenes de servicio, establecidos para prestar
la nueva relación servicio junto con anexos técnicos y de requisitos de cliente. Asi Gerente Correo electrónico
comercial mismo entrega información al cliente del coordinador de logística
para programación de servicios requeridos.
Gestión logística recibe la solicitud de la necesidad del servicio
Recepción de la
emitida por el cliente, esta puede ser a través de medios Gerente /
solicitud y Seguimiento
electrónicos (correo electrónico, WhatsApp), verbales (celular), se Coordinador
planificación del prestación servicio
incluye el servicio asignado. Verificando las especificaciones del Operaciones
servicio
servicio emitidas por el cliente.
Planificar servicio Se realiza verificación de disponibilidad de vehículos con los Gestión Logística Listado control de
cuales se tiene convenio vigente, y disponibilidad de conductor, vehículos
con el apoyo de talento humano.
Listado de
Una vez el vehículo ingrese para la operación de Casanare conductores
Express, se verifica el cumplimento de los requisitos de ingreso de
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conductor y vehículo, dejando registro físico.

Previo al inicio del servicio, al vehículo asignado se le debe
realizar una inspección inicial que permita garantizar condiciones
adecuadas de servicio, verificación de equipos de seguridad como
(botiquín, kit de derrames, extintores, kit de bioseguridad), serán
realizado por la coordinación.
Gestión Logística /
Inspección de Asi mismo se debe solicitar el soporte del último mantenimiento Gestión HSEQ / Inspección de
vehículos preventivo realizado al vehículo y el kilometraje, para vincularlo al Conductor / Auxiliar vehículos
programa de mantenimiento. de Seguridad Vial.

El vehículo no debe tener ningún hallazgo previo a la prestación

del servicio. Se dará un tiempo prudencial para dar cumplimiento
con los requisitos.
El conductor asignado por Gestión talento humano, realiza Coord. Talento
Conductor
acompañamiento a inspecciones y puesta en operación del Recurso humano /
asignado
vehículo. Gestión logística
Se debe realizar inspección de ruta asignada. El Rutograma será
expedido por Gestión logística y aplica para todos los recorridos
que realicen los vehículos en operación.
Asignación de ruta Gestión Logística
Se debe garantizar que el personal tenga conocimiento de las
rutas establecidas.
De acuerdo con la ruta a cubrir se determina la logística de viajes. FUEC

El coordinador de Operaciones realiza el formato único de Extracto Inspección pre

GESTION
Logística de viaje de Contrato con los datos y requisitos suministrados por el cliente, operacional de
LOGISTICA
este se entrega al conductor la planilla de control de actividades vehículos
diarias, inspección pre - operacional de vehículos, planilla de
mantenimiento, encuesta de satisfacción al usuario. Planilla recorrido
El conductor asignado verifica diariamente el vehículo a través del
formato inspección pre operacional. Si registra observaciones en
él, comunica al Coordinador de operaciones y este realiza la
programación para proceder a realizar el mantenimiento requerido.
Inspección pre
Inicio de labores • Si registra observaciones en el gerenciamiento de viajes informa CONDUCTOR operacional de
al coordinador de operaciones y a la coordinación HSEQ estos vehículos
evaluaran el riesgo.

• El conductor que preste servicios de tipo turístico, debe realizar

la presentación protocolo de servicios
Gestión logística, realiza el seguimiento a través de la plataforma
de GPS, a los vehículos en operación, para verificar el recorrido,
velocidades, entre otros.

Si el conductor registra incumplimiento a las normas de tránsito, es Correo electrónico

reportado a Gestión de HSEQ y de talento humano para su
Seguimiento respectivo proceso. Gestión Logística GPS
servicio Gestión HSEQ
Cada dos meses se realiza inspección a los vehículos en Inspección de
operación, para garantizar que las condiciones iniciales del vehículos
servicio se mantienen y las condiciones de seguridad del vehículo
como equipos de emergencia y bioseguridad se encuentran
disponibles para la prestación adecuada del servicio.

Una vez se concluye la prestación del servicio, el conductor

Encuesta
Terminación de entrega la encuesta al cliente, para obtener de una valoración
Cliente / Conductor satisfacción
servicio cuantitativa del servicio ofrecido. Lo cual permitirá generar
usuario
acciones de mejora si es que se requiere.

Planilla de
Posterior a la finalización del servicio, el conductor hace entrega a
recorrido
Gestión logística de la documentación, generada durante el
Documentación servicio como (planilla de servicio, pre operacional del vehículo, Conductor
Inspección pre
formato de limpieza y desinfección, control de lavado de manos,
operacional de
carpeta con documentos encuesta de satisfacción entre otros)
vehículos
Las planillas originales, son entregadas al área financiera para
Gestión Logística /
Facturación proceder al cobro por los servicios prestados al cliente que
Gestión Financiera
corresponda.
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7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

ISO 9001:2015 Sistema de gestión de calidad.

ISO 45001:2018, Sistema de Gestión En Seguridad y Salud en el Trabajo.
ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental.
Decreto 1072:2015 único reglamentario sector trabajo
Decreto 1079:2015
Código Nacional de Tránsito.

Políticas Seguridad Vial

Inspección de vehículos
Planilla de recorrido
Encuesta de percepción del usuario

8. EGISTRO DE CAMBIOS

CONTROL DEL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

1 10/2/2020 Versión inicial Gerente Gerente Gerente

Revisión y ajuste, se incluye solicitud de servicio a Coord.
2 1/12/2020 Coord. HSEQ Gerente
través de WhatsApp Operaciones

3 22/04/2021 Se actualiza el documento HSEQ Gerente Gerente