P-SGA-001 Procedimiento Control Documentos

Procedimiento de Control de Documentos Código P-SGA-001
Sistema de Gestión Ambiental Versión 0218

Documento controlado Pág. 2 de 13
1. OBJETIVO
Controlar la emisión y distribución de los documentos que integran el SGA,

asegurando que únicamente se utilizan los documentos vigentes y que los documentos
obsoletos se retirarán de las áreas que los usan para ser destruidos. Establecer los
lineamientos para identificar, compilar, codificar, acceder, archivar, almacenar,
conservar y disponer de los Registros del SGA.
2. ALCANCE
Será controlada toda la estructura documental del SGA, que se compone de un Manual
Ambiental, los procedimientos requeridos por la norma ISO 14001:2015, controles
operacionales y los formularios necesarios para el registro de las acciones.
3. MARCO NORMATIVO
Las actividades de este procedimiento se basan en la siguiente norma:
1.- ISO 14001:2015. Sistemas de Gestión Ambiental – Requisitos con orientación para
su uso.
4. REFERENCIAS
1. Formularios del Sistema de Gestión Ambiental.
5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Conformidad: Cumplimiento de un requisito. (*)

 Documento: Información y su medio de soporte.
 Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. (*)
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeñadas.
 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria. (*)
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y
eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
 SGA: Sistema de gestión ambiental.
 Sistema de gestión ambiental: Parte del sistema de gestión usada para gestionar
aspectos ambientales, cumplir los requisitos legales y otros requisitos, y abordar
los riesgos y oportunidades. (*)
 UAA: Unidades Académicas, Administrativas, que se encuentran dentro del

alcance del SGA.
 Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se
han cumplido los requisitos especificados.
(*) Definición de ISO 14001:2015.
6. RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades de las personas que intervienen en nuestro Procedimiento de

Control de Documentos se encuentran definidas en la siguiente tabla:
CARGO RESPONSABILIDAD
1. Revisar la información documentada utilizada en el SGA por
lo menos una vez al año, actualizandolos cuando se
identifique una oportunidad de mejora.
2. Mantener actualizadas las versiones de los Documentos de
Origen Externo relativos a lo legal y oficial, para su consulta
por el personal de la UAEM.
3. Revisar los documentos propuestos por el personal para
determinar la viabilidad de su aplicación en el SGA.
4. Emitir y comunicar los documentos autorizados.
Responsable del 5. Coordinar y controlar la actualización del contenido de los
SGA documentos.
6. Retirar de la plataforma electrónica de la UAEM los
documentos obsoletos para su sustitución.
7. Asegurar y verificar que los Registros ambientales cumplan
con lo indicado en este procedimiento.
8. Conservar solo la ultima versión (inmediato anterior) de los
documentos obsoletos como registro histórico.
9. Autorizar la baja y eliminación de los documentos obsoletos,
asi como de los registros que cumplan con su periodo de
conservación.
1. Monitorear la actualización de los Documentos de Origen
Externo que aplican en su UAA.
2. Aplicar los procedimientos, documentos y formularios
Responsable
autorizados y vigentes del SGA.
Ambiental de
3. Generar, compilar, archivar, almacenar y conservar los
UAA
Registros correspondientes de sus actividades para
demostrar la conformidad con los requisitos y la operación
efectiva del SGA.
1. Elaborar apegado a este procedimiento documentado,

aquellos documentos que se necesiten para asegurar y
mejorar la eficaz planificación, operación y control de los
Personal procesos del SGA, así como proponerlos al Responsable del
SGA.
2. Aplicar en los procesos del SGA solamente los documentos
autorizados y vigentes.
7. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL
No aplica.
8. PROCEDIMIENTO
a) Elaboración de Documentos: La Responsable del SGA, los Responsables

Ambientales UAA y personal del PROGAU deberán elaborar documentos para
mejorar la eficacia en la planeación, operación y control de los procesos del SGA,
mismos que se proponen al Responsable del SGA para su revisión y autorización
de implementación.
En la redacción de los documentos emitidos por la UAEM se utilizarán letras cursivas

cuando se refiera a un documento implementado; los cargos se escribirán con negritas
y; los términos y definiciones estarán subrayados.
La estructura de los Manuales será libre de acuerdo con su contenido y en el caso de

los procedimientos y controles operaciones documentados, su estructura será la
siguiente:
1. Objetivo – Lo que se pretende con su aplicación.
2. Alcance – Extensión y límites de su aplicación.
3. Marco Normativo – Documentos regulatorios, como leyes y normas, que aplican

y en las que se basan las actividades descritas.
4. Referencias – Documentos que interactúan con el contenido.
5. Términos y Definiciones – Identificación de palabras o frases que pueden causar

confusión al momento de su lectura y aplicación.
6. Responsabilidades – Autoridades, facultades y obligaciones de los que

interactúan en las actividades descritas.
7. Medidas de Seguridad y Protección Ambiental – Actividades de estos ámbitos

que se realizarán para su aplicación.
8. Procedimiento – Explicación del desarrollo de cada una de las actividades en

orden secuencial.
9. Formularios – Documentos en los que se incluirán los resultados de las

actividades descritas para conformar los registros correspondientes.
10. Anexos – Elementos adjuntos que facilitan la comprensión del contenido.
11. Actualizaciones del documento – Menciona los cambios realizados respecto a la

versión anterior del mismo documento.
b) Revisión y Autorización de Documentos: Los documentos del SGA serán revisados

y autorizados por el Responsable del SGA, poniendo su firma al calce de la
primera página del documento original (Ver anexo 1). Los documentos autorizados
serán distribuidos por el Responsable del SGA.
Los documentos que se utilicen en la operación de cada proceso y que formen parte
del SGA, serán revisados y autorizados por el Responsable del SGA, a través de una
solicitud dirigida al Responsable del SGA en formato libre donde justifique su
incorporación, modificación o cancelación, y dicho documento entrará en vigencia
hasta el momento en que sea autorizado por escrito por el Responsable del SGA.
c) Revisión para la Actualización de los Documentos: La revisión de los documentos

consiste en verificar el cumplimiento con los lineamientos establecidos en este
Procedimiento de Control de Documentos, así como la viabilidad para su aplicación
con base en la justificación presentada. Se actualizarán cada vez que en cualquier
proceso se identifique una oportunidad de mejora que le dé valor agregado a las
UAA.
d) Validación de los Documentos: Todos los documentos de origen interno del SGA
serán validados con la Leyenda “DOCUMENTO CONTROLADO”; misma que se
colocará en el encabezado de cada página de todos los Manuales y Procedimientos
del SGA (Ver anexo 1). Toda copia IMPRESA es un “Documento NO Controlado”
a excepción del firmado en original.
e) Distribución de Documentos: El Responsable del SGA gestionará el alojamiento

de los documentos controlados firmados en la plataforma electrónica de la UAEM
y por correo electrónico le comunicará de estas publicaciones a los Responsables
Ambientales de UAA y al personal involucrado en el SGA, recabando la
confirmación electrónica de recepción a traves del Formulario Relación de
Documentos Vigentes (F-SGA-004)
El Responsable del SGA mantendra el archivo de la Relación de Documentos

Vigentes (F-SGA-004), y gestionará la eliminación de documentos obsoletos y dará de
baja los mismos, en la plataforma electrónica de la UAEM.
f) Control de Cambios en los Documentos y Actualización: Todos los cambios

generados en los documentos del SGA, de una versión a otra, se registrarán en un
apartado del propio documento llamado Actualizaciones del Documento por el
Responsable del SGA, cuyo último registro formarán parte del contenido de cada
documento, para su consulta como referencia histórica. El control de actualización
a través del número de versión aplica para los Formularios. Cada documento que
conforma la estructura documental del SGA será identificado con un número de
Versión, que será la fecha a 4 dígitos (mes-año) de la entrada en vigor del
documento. (ver anexo 1).
Para el caso de la Matriz de Identificación y Evaluación, de Aspectos, Impactos y

Riesgos Ambientales (F-SGA-011), asi como del formulario Evaluación, Seguimiento
y Cumplimiento del Marco Legal y Normativo (F-SGA-012 ) se colocará un recuadro
con la leyenda “ fecha de revisión” debajo del encabezado de lado derecho. Los
Responsables Ambientales UAA informarán mediante un formato libre al
Responsable del SGA de los cambios realizados en la revisión, anexando los
formularios F-SGA-011 y F-SGA-012 en formato digital editable.
g) Documentos Obsoletos: Los Responsables Ambientales de las UAA trendrán

una carpeta con los documentos y registros que se estén sustituyendo, hasta el
término de su vigencia como registro historico, siempre que lo identifiquen con la
leyenda “DOCUMENTO OBSOLETO” en su portada y en cada una de las hojas
que conforman el documento, hasta que el responsable del SGA autorice su
eliminación.
Para evitar el uso de documentos obsoletos, los documentos controlados no podrán

imprimirse por ningún motivo, quedando excentos de esta condición los formularios
cuyos registros se mantendrán impresos.
h) Documentos de Origen Externo: En la UAEM se reconoce como documentación de

origen externo, a cualquier documento oficial que regule su operación o
administración (tales como de carácter legal) y que este vinculado con el SGA. Su
control y aplicación será obligación de cada Responsable Ambiental de UAA,
quienes deberán monitorear continuamente su actualización directamente con el
organismo emisor de los mismos y a través del portal electrónico de la Cámara de
Diputados. Una vez identificada la modificación de un documento de origen
externo, el Responsable Ambiental de la UAA a quién le aplica, deberá notificar
por oficio al Responsable del SGA, para que actualice su ejemplar que estará
identificado y disponible en formato electrónico en la plataforma de la UAEM para
consulta de todo el personal. Adicionalmente, de manera física, cada UAA
contendra una carpeta que contenga las autorizaciones, registros y manifiestos de
los prestadores de servicio externos especificos solicitados por la autoridad en

materia ambiental.
A los documentos de origen externo no les aplicará el formato de página de

documentos del sistema que se muestra en el Anexo 1 de este procedimiento.
Cuando exista la actualización de un Documento de Origen Externo que requiera la

modificación de algún documento de trabajo de la UAEM, el Responsable Ambiental
de UAA coordinará las actualizaciones correspondientes, además de apegarse a los
lineamientos de este procedimiento.
i) Documentos de Origen Interno: Las actualizaciones o modificaciones de los

documentos normativos de la UAEM son publicadas en el Órgano Informativo
Universitario de la UAEM – Adolfo Menéndez Samará, mismo que es distribuido a
todos los Titulares de las áreas por la Secretaría General de la UAEM.
Los documentos que integran el SGA estarán identificados por un código (ver anexo
1), que iniciará con una o dos letras, seguidos de 3 letras que identifican el área o
departamento en donde se aplique el manual y posteriormente, un número consecutivo
conforme los ejemplos de la siguiente lista:
Tipo de Documento Código

Manual M-SGA-00X
Procedimiento P-SGA-00X
Contexto de la organización C-SGA-00X
Planificación de acciones PA-SGA-00X
Formulario F-SGA-00X
Control operacional CO-SGA-00X
Los Registros del SGA deberán de cumplir con los siguientes requisitos:
a) Características: Legibles y estar en papel o medios electrónicos.
b) Identificación: Serán identificados con el nombre del Registro correspondiente.
c) Compilación: Serán compilados en Carpetas, físicas o electrónicas, previamente

identificadas por Registro y Periodo.
d) Codificación: Serán codificados en la parte superior conforme este procedimiento
e) Acceso: Será a través de cada responsable asignado al Registro o por el

Responsable del SGA.
f) Archivo: Serán archivados por cada responsable asignado al Registro.
g) Almacenamiento: Serán almacenados en lugares que aseguren su conservación y

eviten su deterioro y/o pérdida. El almacenamiento podrá ser impreso y/o electrónico.
Los registros que se generen de los Formularios con código F-SGA serán
almacenados en forma impresa.
Los correos electrónicos que se emitan o reciban y, sean registros del SGA, se
almacenarán en forma electrónica.
Los Oficios originales que se emitan o reciban y, sean registros del SGA, se
almacenarán en forma impresa.
h) Conservación: Todos los registros que se deriven de los procesos del SGA serán
conservados por el responsable ambiental UAA correspondiente, incluyendo
aquellos registros derivados de los procedimientos y controles operacionales
transversales del SGA (Gestión Integral de Residuos P-SGA-008, Comunicación y
Educación Ambiental P-SGA-009, Gestión Integral del Agua P-SGA-010, Control
Operacional de Mantenimiento de Infraestructura, CO-SGA-001), por el periodo de
tiempo que se muestra en la tabla de Formularios Autorizados y Vigentes (Anexo 2)
de este procedimiento.
Adicionalmente, de manera física, cada UAA contendrá una carpeta que contenga las
autorizaciones, registros y manifiestos de los prestadores de servicio externos
específicos solicitados por la autoridad en materia ambiental. Asimismo, los
responsables ambientales de las UAA son los encargados de integrar, mantener y
resguardar los expedientes de cada una de las personas que intervienen en los
procesos y procedimientos establecidos en el SGA de la UAEM.
j) Disposición: Una vez cumplido su periodo de conservación se podrán dar de baja

y eliminar por el Responsable del SGA con su previa autorización.
9. FORMULARIOS
Los formularios que aplican a este procedimiento documentado se enlistan a

continuación y están incluidos en los Formularios del Sistema de Gestión Ambiental.
Relación de Documentos Vigentes – Formulario: F-SGA-004.
10. ANEXOS
Ver Anexos 1 y 2
ANEXO 1
FORMATO DE PÁGINA
Encabezado
(Aplica para todas las Páginas de cualquier documento, siendo
opcional para los Formularios del SGA y No aplica para los
documentos publicados en el Órgano Informativo Universitario de la
UAEM – Adolfo Menéndez Samará)
- Nombre del Documento - Código X-XXX-XX

- Proceso o Área de aplicación del documento - Versión XXXX
Pie de Página
(Aplica sólo para la primera página de Manuales, Procedimientos, y
Compendios de Formularios)
Elaboró Revisó y autorizó
- Nombre - - Nombre -
- Cargo - Responsable del SGA
ANEXO 2
REGISTROS
PERIODO DE
NOMBRE DEL FORMULARIO CÓDIGO REFERENCIA RESPONSABLE
CONSERVACIÓN
Responsable del
SGA tendrá el de
los responsables
ambientales de
las UAA
Evaluación de la competencia
F-SGA-001 M-SGA-001 2 años
laboral Responsables
ambientales UAA
tendrá el de las
personas que
coadyuvan en el
SGA de su UAA
Revisión al Sistema de Gestión Responsable del
F-SGA-002 M-SGA-001 2 años
Ambiental SGA
Programa anual de capacitación M-SGA-001 Responsable del
F-SGA-003 2 años
SGA
Relación de documentos Responsable del
F-SGA-004 P-SGA-001 2 años
vigentes SGA
Metodología de acciones Responsable del
correctivas y preventivas SGA
Responsable de
la Gestión del
Programa anual de auditorías
F-SGA-007 P-SGA-003 Programa de 2 años
ambientales
Auditorías
Ambientales
Responsable de
la Gestión del
Plan de auditoría interna
ambiental
Auditorías
Ambientales
Responsable de
la Gestión del
Informe de la auditoría
ambiental interna
Auditorías
Ambientales
Responsable de
Evaluación de la competencia la Gestión del
como auditor F-SGA-010 P-SGA-003 Programa de 2 años
Auditorías
Ambientales
Matriz de Identificación y
Responsable
Evaluación de Aspectos, F-SGA-011 P-SGA-005 2 años
Ambiental de UAA
Impactos y Riesgos Ambientales
Evaluación, seguimiento y
Responsable
cumplimiento del marco legal y F-SGA-012 P-SGA-006 2 años
Ambiental de UAA
normativo
Responsable del
Informe de indicadores F-SGA-013 P-SGA-006 2 años
SGA
Registro de control de Responsable del
F-SGA-014 P-SGA 007 2 años
emergencias ambientales SGA
Responsable del
Ubicación de contenedores en SGA y
las UAA Responsable
ambiental UAA
Responsable
Generación de RSU en las UAA F-SGA-016 P-SGA-008 2 años
Ambiental de UAA
Responsable de
Entrada de RSU a la UUAR F-SGA-017 P-SGA-008 2 años
la UUAR
Entrega de RSU valorizables a Responsable de
la empresa la UUAR
Responsable de
Entrada de RO a la PUC F-SGA-019 P-SGA-008 2 años
la PUC
Responsable de
Salida de composta de la PUC F-SGA-020 P-SGA-008 2 años
la PUC
Entrada de basura al ATB por Departamento de
las UAA Conservación
Departamento de
Salida de basura del ATB F-SGA-022 P-SGA-008 2 años
Conservación
Generación de RME por las Responsable
UAA Ambiental de UAA
Responsable de
Entrada de RME a la UUAR F-SGA-024 P-SGA-008 2 años
la UUAR
Entrega de pilas y baterías a Responsable de
Gobierno del Estado de Morelos la UUAR
Entrega de residuos
Responsable de
electrónicos a la empresa F-SGA-026 P-SGA-008 2 años
la UUAR
contratada
Entrega de residuos de Departamento de
construcción provenientes del Mantenimiento y
mantenimiento de las UAA para Responsable de
relleno la UAA
Generación de residuos Responsable
peligrosos de las UAA Ambiental de UAA
Entradas y salidas del Almacén Responsable
de Residuos Peligrosos Ambiental de UAA
Entrega de contenedores de Responsable de
productos de limpieza la UUAR
Jefe del Depto. de
Reporte de retroalimentación
F-SGA-031 P-SGA-009 Educación 2 años
directa e Indirecta
Ambiental
Jefe del Depto. de
Solicitud para formación
ambiental
Ambiental
Jefe del Depto. de
Registro de jornadas de
promotores
Ambiental
Responsable
Reporte de atención de fugas y Ambiental de las
derrames de agua potable Plantas de
Tratamiento
Responsable
Gasto volumétrico de agua Ambiental de las
potable Plantas de
Tratamiento
Responsable
Calendario de mantenimiento y
Ambiental de las
muestreo de plantas de F-SGA-036 P-SGA-010 2 años
Plantas de
tratamiento de aguas residuales
Tratamiento
Responsable
Mantenimiento de plantas de Ambiental de las
tratamiento Plantas de
Tratamiento
Responsable
Reporte de calidad del agua Ambiental de las
residual tratada Plantas de
Tratamiento
Calendario de mantenimiento de Departamento de
F-SGA-039 CO-SGA-01 2 años
plantas de emergencia Mantenimiento
Calendario de mantenimiento de Departamento de
sub estaciones eléctricas Mantenimiento
Calendario de mantenimiento a Departamento de
transformadores Mantenimiento
Programa de suministro de
Departamento de
diésel a plantas generadoras de F-SGA-042 CO-SGA-01 2 años
Mantenimiento
energía eléctrica
Gasto de energía eléctrica en las Responsable
UAA F-SGA-043 P-SGA-006 2 años
Ambiental de UAA
* Periodo mínimo de conservación siempre y cuando no contravenga alguna disposición oficial o legal.
11. ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO
Este documento controlado ha sufrido las siguientes actualizaciones respecto a su

versión anterior:
Apartado Motivo de la actualización

Objetivo N/A
Alcance N/A
Marco Normativo N/A
Referencias N/A
Términos y Definiciones N/A
Responsabilidades N/A
Medidas de Seguridad y
N/A
Protección Ambiental
Se modificó el contenido que debe tener cada Manual, Procedimiento
y Control Operacional. Se eliminó la lista de documentos externos e
Procedimiento
internos. Se modificó la forma de revisar, validar y actualizar los
documentos del SGA.
Formularios N/A
Se modificó el anexo 1. Del anexo 2 se eliminó el F-SGA-005 Control
Anexos
de Cambios de los Documentos del SGA, ya que se eliminó del SGA.
Se incluyó el apartado 11 que contiene las actualizaciones del
Otras actualizaciones documento. Se incluyó el nuevo formato institucional en cada
página.

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Sistema de Gestión Ambiental Versión 0218

Controlar la emisión y distribución de los documentos que integran el SGA,

Las actividades de este procedimiento se basan en la siguiente norma:

1. Formularios del Sistema de Gestión Ambiental.

 Conformidad: Cumplimiento de un requisito. (*)

 UAA: Unidades Académicas, Administrativas, que se encuentran dentro del

(*) Definición de ISO 14001:2015.

Las responsabilidades de las personas que intervienen en nuestro Procedimiento de

1. Elaborar apegado a este procedimiento documentado,

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL

a) Elaboración de Documentos: La Responsable del SGA, los Responsables

En la redacción de los documentos emitidos por la UAEM se utilizarán letras cursivas

La estructura de los Manuales será libre de acuerdo con su contenido y en el caso de

1. Objetivo – Lo que se pretende con su aplicación.

2. Alcance – Extensión y límites de su aplicación.

3. Marco Normativo – Documentos regulatorios, como leyes y normas, que aplican

4. Referencias – Documentos que interactúan con el contenido.

5. Términos y Definiciones – Identificación de palabras o frases que pueden causar

6. Responsabilidades – Autoridades, facultades y obligaciones de los que

7. Medidas de Seguridad y Protección Ambiental – Actividades de estos ámbitos

8. Procedimiento – Explicación del desarrollo de cada una de las actividades en

9. Formularios – Documentos en los que se incluirán los resultados de las

10. Anexos – Elementos adjuntos que facilitan la comprensión del contenido.

11. Actualizaciones del documento – Menciona los cambios realizados respecto a la

b) Revisión y Autorización de Documentos: Los documentos del SGA serán revisados

c) Revisión para la Actualización de los Documentos: La revisión de los documentos

e) Distribución de Documentos: El Responsable del SGA gestionará el alojamiento

El Responsable del SGA mantendra el archivo de la Relación de Documentos

f) Control de Cambios en los Documentos y Actualización: Todos los cambios

Para el caso de la Matriz de Identificación y Evaluación, de Aspectos, Impactos y

g) Documentos Obsoletos: Los Responsables Ambientales de las UAA trendrán

Para evitar el uso de documentos obsoletos, los documentos controlados no podrán

h) Documentos de Origen Externo: En la UAEM se reconoce como documentación de

los prestadores de servicio externos especificos solicitados por la autoridad en

A los documentos de origen externo no les aplicará el formato de página de

Cuando exista la actualización de un Documento de Origen Externo que requiera la

i) Documentos de Origen Interno: Las actualizaciones o modificaciones de los

Tipo de Documento Código

a) Características: Legibles y estar en papel o medios electrónicos.

b) Identificación: Serán identificados con el nombre del Registro correspondiente.

c) Compilación: Serán compilados en Carpetas, físicas o electrónicas, previamente

d) Codificación: Serán codificados en la parte superior conforme este procedimiento

e) Acceso: Será a través de cada responsable asignado al Registro o por el

f) Archivo: Serán archivados por cada responsable asignado al Registro.

g) Almacenamiento: Serán almacenados en lugares que aseguren su conservación y

j) Disposición: Una vez cumplido su periodo de conservación se podrán dar de baja

Los formularios que aplican a este procedimiento documentado se enlistan a

Relación de Documentos Vigentes – Formulario: F-SGA-004.

- Nombre del Documento - Código X-XXX-XX

11. ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO

Este documento controlado ha sufrido las siguientes actualizaciones respecto a su

Apartado Motivo de la actualización

Marco Normativo N/A

Términos y Definiciones N/A

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