PRC-SST-003 Procedimiento de Comunicación, Participación y Consulta

PRC-SST-003
CONJUNTO RESIDENCIAL SANTA BARBARA 1

NIT: 826.002.469-6
VERSION: 002
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y
FECHA: 15 feb 2021
SALUD EN EL TRABAJO SG-SST
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
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PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
1. OBJETO
Establecer mecanismos de comunicación, participación y consulta para asegurar

que la información que el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo - SG-SST comunica a los trabajadores y otras partes interesadas sea
recibida de manera clara, oportuna y concisa, de cara a obtener los resultados
esperados con su difusión.
2. ALCANCE
Aplica a todas las comunicaciones que se lleven a cabo en el CONJUNTO

RESIDENCIAL SANTA BARBARA ETAPA UNO relacionados con el Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST.
3. DEFINICIONES
3.1. Comunicación: Transmisión de señales mediante un código común al

emisor y al receptor.
3.2. Consulta: Acto de tratar un asunto con una o varias personas.
3.3. Participación: Intervención en un suceso, en un acto o en una actividad.
4. RESPONSABLES
4.1. Representante Legal es responsable de suministrar todos los recursos

necesarios para la difusión de información por parte del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST.
4.2. Responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo son responsables de hacer gestiones de difusión de la información en
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Código: PRC-SST-003
ROCIO DEL PILAR ROSA ELENA BURGOS RAFAEL MARTINEZ
BARRERA SANCHEZ ALARCON
CONTRATISTA REPRESENTANTE LEGAL PRESIDENTE JUNTA DE Fecha de modificación:
ADMINSTRACION Feb 12 de 2018
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cuestión, al personal pertinente, para el cumplimiento y la respectiva evaluación

de las actividades correspondientes.
4.3. Todo el Personal es responsable de participar y cumplir lo dispuesto en las

comunicaciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -
SG-SST, de cara a lograr hábitos de trabajo seguros y estilos de vida saludables
respecto a las condiciones laborales que presenten.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
5.1. Legislación vigente.

5.2. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001
5.3. Manual del SG-SST
6. DESCRIPCIÓN
Este procedimiento se aplicará cada vez que se requiera comunicar, motivar la

participación y/o consultar en cualquier aspecto del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST a los trabajadores, visitantes y/o partes
interesadas. En el Conjunto Residencial Santa Barbará Etapa Uno, se tienen
canales de comunicación, encaminados a difundir y motivar la participación de los
trabajadores en aspectos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo - SG-SST, tales como:
 Informes mensuales del Vigía del SGSSST.

 Reuniones trimestrales del Comité de Convivencia Laboral.
 Tarjeta de reporte de condiciones y/o actos inseguros.
 Actividades de esparcimiento empresariales.
 Memorandos.
 Comunicados Gerenciales (escritos o por e-mail).
 Carteleras de comunicaciones.
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 Capacitaciones SST.
 Lecciones aprendidas.
 Criterios de Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos para
proveedores.
 Folletos, cartillas y otras publicaciones empresariales.
Se tendrá como mecanismo de participación la Tarjeta de reporte de condiciones

y/o actos inseguras, donde el trabajador podrá reportar de forma escrita todas
aquellas condiciones (área o entorno) o actos (trabajadores, contratistas, etc.)
inseguros que él considere que podrían poner en peligro la integridad suya y la de
los demás.
Se tendrá carteleras de comunicaciones en las instalaciones del CONJUNTO

RESIDENCIAL SANTA BARBARA ETAPA UNO en las cuales se publicará
información que sean de interés general o del Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo - SG-SST.
Los requerimientos, quejas y reclamos de las partes externas, se tramitarán una

vez sean recibidos (sean cartas, correos electrónicos, manifestaciones verbales,
otros), en un plazo no mayor a 15 días hábiles.
ETAPAS DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Reportes de actos y condiciones inseguras:
analizar información y generar corrección o FT-SST-031
acción correctiva (si se requiere), comunicar al Formato
Todo el personal Reporte de
1 personal la viabilidad de la solicitud, Actos y
SG-SST
seguimiento a las acciones generadas en los Condiciones
reportes, verificar la efectividad de la acción y Subestandar
gestionar su cierre.
Informes mensuales del Vigía del SGSST: Se FT-SST-013
Miembros del Formato Acta
discuten inquietudes del SG-SST al interior de la
2 COPASST de Reunión
empresa y establecen planes de acción en las del
SG-SST
actas de reunión para su seguimiento y cierre. COPASST
3 Reuniones CCL: Se discuten inquietudes del Miembros del CCL FT-SST-022
SG-SST al interior de la empresa y se SG-SST Formato
Actas de
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establecen planes de acción en las actas del Compromisos

CCL para su seguimiento y cierre. del CCL
Memorandos: Documentación de información a Asesor de Talento
comunicar, personal al que se dirige y firma de Humano
4 Oficio
aprobación. SG-SST
Gerencia
7. REGISTROS
FT-SST-013 Formato Acta de Reunión del COPASST y VIGIA

FT-SST-022 Formato Acta de Compromisos del CCL
FT-SST-031 Formato Reporte de Actos y Condiciones Subestandar
8. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES
Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de

documento obsoleto.
REV. Apartado Modificado Descripción Fecha

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002 Formatos Actualización de formatos Febrero 15 del 2021


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Aplica a todas las comunicaciones que se lleven a cabo en el CONJUNTO

3.1. Comunicación: Transmisión de señales mediante un código común al

3.2. Consulta: Acto de tratar un asunto con una o varias personas.

3.3. Participación: Intervención en un suceso, en un acto o en una actividad.

4.1. Representante Legal es responsable de suministrar todos los recursos

4.2. Responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

cuestión, al personal pertinente, para el cumplimiento y la respectiva evaluación

4.3. Todo el Personal es responsable de participar y cumplir lo dispuesto en las

5.1. Legislación vigente.

Este procedimiento se aplicará cada vez que se requiera comunicar, motivar la

 Informes mensuales del Vigía del SGSSST.

Se tendrá como mecanismo de participación la Tarjeta de reporte de condiciones

Se tendrá carteleras de comunicaciones en las instalaciones del CONJUNTO

Los requerimientos, quejas y reclamos de las partes externas, se tramitarán una

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