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    Caso Practico 4

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    La matriz de comunicaciones propone los medios, formatos y frecuencia de comunicación con los diferentes grupos de interés de un proyecto de diseño de producto. La información clave a comunicar incluye el inicio del proyecto, la planificación, los avances y el cierre. La comunicación se realizará a través de reuniones, comités de seguimiento, correo electrónico y otros canales según el nivel de detalle y la audiencia.

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    La matriz de comunicaciones propone los medios, formatos y frecuencia de comunicación con los diferentes grupos de interés de un proyecto de diseño de producto. La información clave a comunicar incluye el inicio del proyecto, la planificación, los avances y el cierre. La comunicación se realizará a través de reuniones, comités de seguimiento, correo electrónico y otros canales según el nivel de detalle y la audiencia.

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    CASO PRACTICO 4

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    La matriz de comunicaciones propone los medios, formatos y frecuencia de comunicación con los diferentes grupos de interés de un proyecto de diseño de producto. La información clave a comunicar incluye el inicio del proyecto, la planificación, los avances y el cierre. La comunicación se realizará a través de reuniones, comités de seguimiento, correo electrónico y otros canales según el nivel de detalle y la audiencia.

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    La matriz de comunicaciones propone los medios, formatos y frecuencia de comunicación con los diferentes grupos de interés de un proyecto de diseño de producto. La información clave a comunicar incluye el inicio del proyecto, la planificación, los avances y el cierre. La comunicación se realizará a través de reuniones, comités de seguimiento, correo electrónico y otros canales según el nivel de detalle y la audiencia.

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    CASO PRACTICO 4

    GESTIÓN DE LAS
    COMUNICACIONES

    Claudia Esperanza Diaz


    Enunciado

    Como miembro Se ha estudiado la Gestión de las Comunicaciones del proyecto,


    como una herramienta fundamental para conseguir el involucramiento de los
    interesados a través del desarrollo de estrategias adecuadas de comunicación con
    los mismos.

    Para desarrollar una correcta estrategia de comunicaciones es necesario


    efectuarse las siguientes consideraciones:

    ¿Quién necesita información?

    ¿Qué información necesita?

    ¿Cuándo necesita la información?

    ¿Cómo será enviada la información, es decir, en qué formato?

    ¿Quién va a distribuir la información?

    ¿Existe alguna restricción legal o tecnológica a tener en consideración?

    Debe quedar muy claro que no todos los interesados deben recibir la misma
    información, por tanto, resulta crítico para evitar conflictos dentro del proyecto,
    analizar muy bien las necesidades de comunicación de cada interesado y
    desarrollar las estrategias adecuadas para cumplir sus expectativas.

    El caso práctico de este capítulo consiste en desarrollar una Matriz de


    Comunicaciones para un proyecto cualquiera, cada uno de vosotros puede
    pensar en los proyectos en los que esté o haya estado involucrado. Como aún
    queda mucha materia por estudiar en el Máster, no será posible elaborar una matriz
    completa y detallada. Sin embargo, con el conocimiento de la gestión de
    integración, alcance, cronograma, costo, calidad y comunicación, la matriz debe
    incluir la información principal que debería distribuirse a los principales interesados
    del proyecto relacionadas con esas áreas.
    MATRIZ DE COMUNICACIONES
    PROYECTO DISEÑO DE PRODUCTO .
    Determinar y describir detalladamente las líneas de comunicación interna y externa y medios a utilizar hacia los
    OBJETIVO diferentes grupos de interés.
    RESPONSABLE Director y Gestor de Proyectos
    PARTICIPANTES A todos los grupos de interés del proyecto.

    MEDIOS Y CANALES DE COMUNICACIÓN


    1 Reunión Presencial
    2 Comités de Seguimiento
    3 Comunicaciones escitas
    4 Internet
    5 Videoconferencias
    6 Correo Electrónico

    NIVEL DE RESPONSABLE DE METODOLOGÍA O FRECUENCIA DE


    INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO DETALLE COMUNICAR GRUPO RECEPTOR TECNOLOGIA CANAL COMUNICACIÓN
    Todos los
    Inicio del Director y Gestor stakeholders -
    Proyecto Proyect Chárter Word Alto del proyecto Cliente Plantilla 1 Una sola vez
    Todos los
    stakeholders clave,
    Director y Gestor mas equipo de
    Planificación Línea base del alcance Word Alto del proyecto trabajo Plantilla 1 Una sola vez
    Todos los
    stakeholders clave,
    Plan dirección del Director y Gestor mas equipo de
    Planificación proyecto Word Alto del proyecto trabajo Plantilla 1 Una sola vez
    Avance del Director y Gestor Planilla- Cronograma
    Proyecto Datos del desempeño Fichas Medio Equipo de trabajo del proyecto de trabajo 2 Diario
    Diseñador del Cliente-
    Avance del Desarrollo de actividad- equipo de Coordinador de Planilla- Cronograma
    Proyecto Diseño de producto Fichas Medio trabajo producto de trabajo 7 Diario
    Acta de avance Diseñador del Cliente-
    Avance del semanal- Diseño de equipo de Coordinador de Planilla- Cronograma
    Proyecto producto Word Alto trabajo producto de trabajo 6 Semanal
    4-
    Pagina 1 vez- Radicación,
    Abogado del del seguimiento al
    Avance del Desarrollo de actividad- equipo de Gobier registro y
    Proyecto Registro Legal Invima FormulariosAlto trabajo Organismos oficiales Formularios Legales no aprobación
    Aprobación de registro- Abogado del
    Avance del Requisitos legales equipo de Director y Gestor Formularios Legal
    Proyecto Invima Word Alto trabajo del proyecto aprobado 6 Una sola vez
    Desarrollo de actividad- Cliente- Plan cumplimiento del
    Avance del Cumplimiento del Director y Gestor Coordinador presupuesto
    Proyecto presupuesto FormulariosAlto del proyecto Financiero proyectado 3 Semanal
    Ingeniero de
    calidad del Cliente-
    Avance del Especificaciones de equipo de Coordinador de
    Proyecto calidad requeridas Word Alto trabajo producto Plantilla 6 Una sola vez
    Cliente - Gerente
    General de EMC,
    Coordinador
    Financiero,
    Avance del Informes de Director y Gestor Coordinador de
    Proyecto Seguimiento Word Medio del proyecto producto. Informe de avances 1 Mensual
    Todos los
    stakeholders clave, Cada vez que se
    Plan de dirección de Director y Gestor mas equipo de Planilla- Cronograma requiera un
    Cambios proyecto actualizado Ficha Medio del proyecto trabajo de trabajo 1,6 cambio
    Cliente - Gerente
    General de EMC,
    Coordinador
    Financiero,
    Cierre del Acta de cierre del Director y Gestor Coordinador de Acta de cierre del Una sola vez- Al
    proyecto proyecto Word Medio del proyecto producto. proyecto 1 final del proyecto

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