Capítulo 4 - Análisis y Diseño de Puestos
Capítulo 4 - Análisis y Diseño de Puestos
Capítulo 4 - Análisis y Diseño de Puestos
Materia:
Administración de Recursos Humanos
Maestra:
Liz Anel Hernández Torres
Grupo: NIAS7
Alumno:
David Moreno Palafox
Matricula: 209434
Capítulo 4 - Análisis y diseño de puestos
El departamento de recursos humanos se
basa en la información sobre los puestos
que hay en la organización. Si están bien
diseñados, la organización puede aspirar a
lograr sus objetivos.
Para que el profesional pueda actuar de
manera proactiva, necesitará conocer la
información sobre el capital humano que
tiene su empresa en la actualidad y el que
necesita obtener. La actividad del
departamento de recursos humanos se
basa en la información disponible sobre los
puestos de trabajo que hay en la
organización. Éstos constituyen la esencia misma del grado de productividad. Si
están bien diseñados, la organización podrá sacar los perfiles idóneos que le
permitan lograr sus objetivos; de otra manera, la productividad se verá afectada.
Identificación de puesto
Los analistas necesitan conocer cuáles son los distintos puestos que existen en la
organización. En las compañías de grandes dimensiones, el analista tal vez utilice
listas derivadas de los registros de la nómina, de organigramas y de discusiones
con los trabajadores y sus supervisores. Los analistas deben tener acceso a los
registros, para identificar muchos de los puestos de la compañía.
Nivel e identificación
Se da inicio con una identificación clara del puesto y cómo encaja dentro de un
departamento y una división de la organización.
Deberes y responsabilidades
El formulario debe establecer el propósito u objetivo del puesto, una descripción
de las acciones que la persona efectúa para cumplir con sus obligaciones y las
condiciones en que se llevan a cabo.
Niveles de desempeño
El cuestionario debe incluir información sobre los niveles de desempeño que se
emplean para evaluar si el empleado está logrando satisfactoriamente sus
objetivos. Cuando los objetivos o niveles de desempeño no se han determinado
bien o de manera clara, el analista de puestos puede solicitar sus comentarios al
supervisor o a expertos.
Obtención de datos
El analista debe examinar las ventajas y desventajas de cada una de ellas y sus
distintos grados de precisión, para seleccionar la que más convenga a su situación
especial.
Entrevistas
Las entrevistas directas constituyen una manera efectiva de obtener información
sobre un puesto. El analista tendrá una lista de verificación a mano para no omitir
ningún aspecto esencial. Con frecuencia, el analista sólo se entrevista con un
limitado número de trabajadores al principio, y a continuación lo hace con el
supervisor, para verificar la información obtenida.
Grupos de expertos
El método de recabar las opiniones de un grupo de expertos reunidos para
analizar un puesto permite llegar a resultados de alta confiabilidad. Por lo general,
el grupo se integra mediante trabajadores con experiencia en el puesto y los
supervisores inmediatos. A fin de obtener la información para el estudio del
puesto, el analista lleva a cabo una entrevista con todo el grupo.
Bitácora de empleados
Otra opción consiste en dar instrucciones a cada empleado para llevar un diario o
bitácora de sus actividades diarias. A intervalos de varias horas o días,
dependiendo de la naturaleza de la actividad, el empleado consigna las tareas que
realiza. Si es posible establecer una ejecución sistemática de estas bitácoras, los
resultados serán confiables.
Observación
La observación directa es lenta, costosa y cuando se aplica en gran escala resulta
menos precisa y confiable que las otras técnicas de obtención de datos. Es posible
que los resultados sean de baja precisión porque el observador puede dejar de
notar actividades que no se llevan a cabo de manera regular o periódica, pero que
son igualmente importantes.
Combinaciones
Dado que cada método muestra ventajas y desventajas, los analistas de puestos
con frecuencia se sirven de combinaciones de técnicas, utilizando dos o más de
manera simultánea.
Aplicaciones de la información sobre análisis de puestos
Descripción de puestos
Una descripción de puestos consiste en una declaración por escrito en la que se
explican las responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros aspectos de un
puesto determinado. En el entorno de una organización, todas las descripciones
de puesto deben seguir el mismo formato, pero la forma y el contenido de las
descripciones de puestos varían de una a otra compañía.
Los siguientes son los elementos básicos en una descripción de puestos:
Código: especialmente en el caso de organizaciones grandes, un código puede
indicar al observador el departamento al que pertenece el trabajador, si está
sindicalizado o no y el número de personas que desempeñan la misma labor.
Fecha: dato esencial para determinar cuándo se actualizó la descripción por última
vez.
Identificación de la persona que describió el puesto: información de especial
utilidad para que el departamento de recursos humanos verifique la calidad del
desempeño del trabajador y pueda proporcionar realimentación a sus analistas.
Aprobaciones
El grado de precisión y confiabilidad de una descripción de puesto constituye un
elemento de vital importancia, por lo cual es frecuente que el documento final lleve
la aprobación de las personas que han participado en su elaboración: el supervisor
y los gerentes de línea deben compartir la responsabilidad de verificar que el
trabajo de obtención de datos informativos sobre el puesto se ha llevado a cabo de
manera adecuada.
Identificación de competencias
Un concepto fundamental en la administración del capital humano es la
identificación de competencias. Cuando se definen con rigor, se identifican y se
aplican de forma adecuada, las competencias permiten una mejor integración en
el trabajo.
La Organización Internacional del Trabajo (OIT) define una competencia en los
siguientes términos: “La capacidad efectiva de llevar a cabo con éxito una
actividad laboral plenamente identificada”. Otra definición de competencia laboral
es la del Consejo de Normalización y Certificación de Competencia (Conocer)
mexicano, que la define como:
La capacidad productiva de un individuo que se define y mide en términos de
desempeño en un determinado contexto laboral, y no solamente en términos de
habilidades, destrezas y actitudes.
Para identificar las competencias es necesario realizar un proceso de análisis
cualitativo del trabajo, con la finalidad de definir los conocimientos, habilidades y
destrezas esenciales para desempeñar con eficiencia una función laboral. Las
competencias están integradas por elementos determinados que se pueden
resumir en los siguientes: saber, saber hacer, saber ser y saber estar.
Ventajas de la identificación de competencias
La administración basada en competencias presenta las siguientes ventajas:
1. Se identifican las capacidades y habilidades del personal.
2. Apoya al desarrollo individual y organizacional.
3. Apoya al proceso de reclutamiento y selección.
4. Se enfoca a las necesidades de capacitación y desarrollo.
5. Permite la definición de planes de vida y carrera.
6. Contribuye en el mejor aprovechamiento de los recursos.
7. Disminuye la rotación de personal.
Aspectos legales
Los aspectos éticos y legales de la información que se va a incluir en una base de
datos sobre el personal de una compañía varían de un país a otro. La tendencia
es a concentrarse de manera exclusiva en aspectos relacionados con el trabajo y
el desempeño y a excluir todos los que no sean relevantes.
Organización de la base de datos
La información sobre un puesto determinado se puede mantener en diversos
formatos electrónicos. Independientemente del formato escogido en todos los
casos, los puestos de trabajo constituyen el principio rector para proceder a una
organización de los puestos disponibles.
Una familia de puestos es un grupo de empleos relacionados en términos de
deberes y responsabilidades, actividades y elementos de la labor que se lleva a
cabo. Las familias de puestos se determinan mediante diversas técnicas. Una de
ellas consiste en estudiar con cuidado la información sobre análisis de puestos.
Cuando los datos que se contienen en las diversas descripciones de distintos
puestos coinciden entre sí o se parecen mucho, se han identificado puestos que
tienen requisitos muy similares.
Elementos organizativos
Los elementos organizativos de un puesto se refieren a su eficiencia. El principio
fue formulado por vez primera por el investigador Frederick Taylor a principios del
siglo xx. Junto con otros profesionales del área, Taylor dedicó gran parte de su
investigación a la identificación de técnicas para el diseño eficiente de puestos de
trabajo.
Gracias a los esfuerzos de Taylor se estableció que el principio de la
especialización es esencial para diseñar puestos. Cuando se limita a los
trabajadores a llevar a cabo un número reducido de tareas repetitivas, el
rendimiento tiende a incrementarse.
• Enfoque mecánico
Esta técnica mecanicista requiere la identificación de todos los movimientos y/o
labores de un puesto de trabajo para poder estructurarlos de manera que se
minimice el tiempo y esfuerzo necesarios para realizar la tarea.
El enfoque mecánico de la labor humana permitía alcanzar niveles máximos en
términos de eficiencia, tiempo, esfuerzo, costo laboral, capacitación y tiempo
necesario para el aprendizaje.
• Ergonomía
La ergonomía consiste en el estudio de la interacción entre el ser humano y los
equipos y herramientas que opera. Aunque en ocasiones la naturaleza de las
tareas que se llevan a cabo no varía debido a los principios ergonómicos, la
ubicación de las herramientas, interruptores y las líneas de montaje se evalúa en
términos de su facilidad relativa de uso.
• Prácticas laborales
Las prácticas laborales constituyen el conjunto de métodos y actividades que
permiten llevar a cabo la tarea diaria. En ocasiones, los métodos que se emplean
pueden originarse en prácticas tradicionales, o en deseos explícitos de los
trabajadores.
• Elementos conductuales
Algunos investigadores han concluido que las personas con un intenso deseo de
satisfacer sus necesidades individuales se desempeñan mejor en sus empleos
cuando se les coloca en puestos que ofrecen considerable nivel de empowerment
o autonomía, diversidad, relevancia y realimentación.
• Diversidad
Al dar variedad a los puestos, los diseñadores pueden reducir los errores
provocados por el aburrimiento. La habilidad de controlar ciertos aspectos de la
labor diaria, añade diversidad a la labor y contribuye a reducir el aburrimiento y la
fatiga.
• Identificación de tareas
Un problema de algunos trabajos es que no proporcionan la posibilidad de
identificarse con la tarea que se lleva a cabo. Cuando las tareas se agrupan de
manera que los empleados consideren que están llevando a cabo una contribución
importante a la sociedad, el nivel de satisfacción puede incrementarse mucho.
• Relevancia de la tarea
Este aspecto hace que el puesto se haga más significativo para quienes lo
desempeñan.
• Retroalimentación
Cuando en un puesto no se proporciona ninguna realimentación a los trabajadores
sobre el grado relativo de éxito que están obteniendo mediante su labor, éstos
tendrán escasas razones para mejorar su desempeño. Si los informes que se
proporcionan sobre los avances obtenidos son confiables y representativos de la
labor, el resultado será un mejoramiento en la moral del equipo de trabajo.
Rotación de puestos
En la técnica de rotación de puestos se permite al empleado cambiar de uno a otro
puesto. Esta rotación rompe la monotonía de algunas labores especializadas,
permitiendo la aplicación en diversas áreas del conocimiento y la experiencia del
operario, o incluso de distintas habilidades físicas. El experto en administración de
capital humano, pese a todas estas ventajas, debe utilizar esta técnica con
precaución, porque en sí misma no mejora los puestos y la relación entre tareas,
actividades y objetivos permanece sin cambios.