Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
CICLO 4: ACTUAR
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, Fecha: 16/02/2019
PREVENTIVAS Y DE MEJORA Versión: 001
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1. OBJETIVO
Establecer las políticas, condiciones, actividades, responsabilidades y controles

para lograr la definición, ejecución, seguimiento y cierre de las acciones
preventivas y correctivas, que permitan eliminar las causas de no conformidades
reales y potenciales que puedan afectar la eficiencia, eficacia y efectividad del
Sistema Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. ALCANCE
Inicia desde la detección de una no conformidad real o potencial hasta la

aplicación y seguimiento de las acciones necesarias para evitar su ocurrencia.
3. DEFINICIONES
3.1 ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
3.2 ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente
indeseable.
3.3 ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al

más alto nivel una entidad.
3.4 CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
3.5 MEJORA CONTINUA: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la

capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
3.6 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
3.7 RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda

entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro
de sus objetivos.
Elaboró: Revisó: Aprobó:

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4. CONDICIONES GENERALES
a) FUENTES PARA IDENTIFICAR NO CONFORMIDADADES REALES O

POTENCIALES
Todos los funcionarios de la Institución pueden identificar la necesidad de crear

acciones correctivas o preventivas a partir de las siguientes fuentes:
 Los informes de auditoría interna

 Los resultados de la revisión por la dirección
 Los resultados del análisis de datos
 Las mediciones de los procesos, especialmente si proporcionan advertencias
anticipadas a condiciones fuera de control
 Los registros pertinentes del SG-SST
 Análisis de Riesgos
 Los sistemas que consolidan fuentes de información de las partes interesadas
 Los resultados de autoevaluación
b) ANALISIS DE LA CAUSAS
Todas las no conformidades reales o potenciales son originadas por causas. Para
la identificación de la(s) causas(s) de no conformidades reales o potenciales se
pueden utilizar diferentes herramientas estadísticas tales como:
 Lluvia de Ideas
 Espina de Pescado
 Histogramas
 ¿Los tres por qué?
 Entre otras
c) MANEJO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
Todas las Acciones Preventivas – Correctivas deben registrarse en el formato de

registro de acciones correctivas, preventivas y de mejora, teniendo en cuenta lo
siguiente:
 Descripción del aspecto por mejorar o de la no conformidad: Indicar el

incumplimiento real o potencial de un requisito en cualquier proceso.
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 Causas que originan la no conformidad real o potencial: Indicar las causas

más probables que están ocasionando que la no conformidad real o potencial
se presente o se pueda presentar.
 Plan de acción: Indicar las tareas o acciones que permitirán eliminar las
causas identificadas, asignando los responsables y las fechas de compromiso.
 Seguimiento a los resultados obtenidos: Indicar el seguimiento realizado
con base en el plan de acción propuesto para la solución de la posible no
conformidad, es decir, registrar cuáles son las evidencias que se encuentran de
la ejecución del plan de acción.
 Cierre de la solicitud de acción: Revisar (es decir, evaluar la conveniencia,
adecuación y eficacia) la Solicitud de Acción Preventiva- Correctiva, según los
resultados del seguimiento, dejando registro de los resultados de la mejora
implementada o de la eliminación de las causas de la no conformidad en el
formato de registro de acciones correctivas, preventivas y de mejora en la parte
de cierre de solicitud.
5. DESARROLLO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Identificar una no conformidad real, potencial u
Responsables del
oportunidad de mejora, a partir de las diferentes
1 proceso/trabajadores
fuentes mencionadas en las políticas de este
en general/Auditores
procedimiento.
Formato de
Registrar la no conformidad real, potencial u registro de
oportunidad de mejora en el formato de registro de Responsables del acciones
2
acciones correctivas, preventivas y de mejora que se proceso involucrado correctivas,
encuentra en el SG-SST. preventivas y
de mejora
3 Remitir el formato de registro de acciones correctivas, Responsables del Formato de
preventivas y de mejora al Responsable del Proceso proceso involucrado registro de
para que analice las causas que está originando la No acciones
conformidad real o potencial. correctivas,
preventivas y

CICLO 4: ACTUAR
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de mejora
Determinar y analizar las causas que están originando
la no conformidad real, potencial u oportunidad de
Responsables del
4 mejora y registrarlas en “Análisis de la causa” del
proceso involucrado
formato de registro de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Formato de
Definir las acciones, responsable y fecha de registro de
ejecución, que permitan eliminar las causas reales o acciones
Responsable del
5 potenciales o desarrollar la oportunidad de mejora, en correctivas,
Proceso
el “Plan de Acción” del formato de registro de preventivas y
acciones correctivas, preventivas y de mejora. de mejora
Verificar el correcto diligenciamiento del formato, en Formato de

términos de: registro de
 Claridad en la descripción de la no conformidad acciones
6 real, potencial u oportunidad de mejorar Coordinador de SST correctivas,
 Correcto análisis de causas preventivas y
 Definición del plan de acción, responsables y de mejora
fechas
Formato de
Implementar las acciones preventivas, correctivas y/o registro de
Responsable del
de mejora, de acuerdo con el establecido en el acciones
7 Proceso y personal
formato de registro de acciones correctivas, correctivas,
involucrado
preventivas y de mejora. preventivas y
de mejora
Registrar en el Formato de registro de acciones Formato de
correctivas, preventivas y de mejora, el seguimiento a registro de
la ejecución del plan de acción (fecha de seguimiento, acciones
resultado del seguimiento indicando las evidencias Coordinador de correctivas,
8
que permitan demostrar la ejecución del Plan de SST/Auditores preventivas y
Acción y quien realizo el seguimiento); resultado y de mejora
evaluación de cierre de cada una de las acciones
ejecutadas.
Formato de
registro de
Revisar la conveniencia, adecuación y eficacia de las
acciones
9 acciones correctivas, preventivas y de mejora Coordinador de SST
correctivas,
tomadas.
preventivas y
de mejora
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Formato de registro de acciones correctivas, preventivas y de mejora

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3.3 ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al

3.4 CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

3.5 MEJORA CONTINUA: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la

3.6 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

3.7 RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda

Elaboró: Revisó: Aprobó:

a) FUENTES PARA IDENTIFICAR NO CONFORMIDADADES REALES O

Todos los funcionarios de la Institución pueden identificar la necesidad de crear

 Los informes de auditoría interna

c) MANEJO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

Todas las Acciones Preventivas – Correctivas deben registrarse en el formato de

 Descripción del aspecto por mejorar o de la no conformidad: Indicar el

 Causas que originan la no conformidad real o potencial: Indicar las causas

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