PLANTILLA DE CARTA DE PROYECTO

PROYECTO IMPLEMENTACION DE ERP FINANCIERO A EMPRESA

GRUPO MACAPI
NOMBRE DE EMPRESA TECHNOLOGY SERVICES, SRL

DIRECCIÓN CIUDAD (*): ESTADO (*): CÓDIGO CALLE LUIS PADILLA NO. 251, LOS PRADOS, D.N.
POSTAL

FECHA 01/08/2021
Tabla de contenido

Resumen Ejecutivo….……………………………………………………….. ………………3

Objeto del proyecto / Justificación………………...………………………..............................3
Necesidad empresarial / Caso ………...……………………………………………………….3
Objetivos comerciales…………………………………………………… …………………...4
Descripción del Proyecto…………... …………………………………………………………4
Objetivos y criterios de éxito del proyecto ……………………………………………………4
Requisitos……………………………………………………………………………………...5
Restricciones…………………………………………………………………………………..5
Supuestos ……………………………………………………………………………………...5
Declaración preliminar del alcance………………………………….. ……………………….6
Riegos……………………………………………………………………………………….....6
Entregables del Proyecto…………………………….. ……………………………………….6
Horarios Resumen de Hitos………………………….. ……………………………………….7
Presupuesto Resumido …………………………………………………………..……………7
Requisitos de Aprobación del Proyecto……………………………………………………….8
Gerente de Proyecto………………………. ………………………………………….………8
Autorización………………………………………………………………………………….. 9

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Resumen Ejecutivo
El proyecto desarrollo software de un sistema (ERP) se ha creado para abordar y corregir los
problemas de gestión de procesos de la empresa. El proyecto integrará soluciones
tecnológicas mejoradas y aplicar las mejores prácticas con nuestra solución de procesos
automatizados para establecer una infraestructura de sistema más robusta.
Los planos empresariales representan el diseño del funcionamiento del sistema, una vez
hayan sido analizados los requerimientos y necesidades de la empresa. Este documento es el
principal insumo de lo que será la parametrización del sistema ERP, y luego de aprobado será
el principal lineamiento que tendrá el proyecto hasta su culminación. La implementación de
este nuevo sistema ayudara a la empresa a cumplir con sus necesidades y darles un buen
servicio a sus clientes.
Su compromiso es lograr la satisfacción de sus clientes, abasteciéndolos a lo largo de todo el
tiempo de los mejores productos con la calidad y el precio más competitivo del mercado,
cumpliendo siempre con los tiempos de entrega. Igualmente, la compañía garantiza el control
de calidad de sus productos desde el campo hasta su destino final.

Objeto del proyecto / Justificación

Desarrollar un sistema ERP para automatizar los procesos de la empresa.
Objetivos y criterios de éxito:
El objetivo de este proyecto es poder crear una herramienta de registro y control de procesos
de la empresa que apoye sus labores de gestión, basados en la configuración y uso de flujos
de trabajo y documentos en un ERP.
La justificación de este proyecto parta de la necesidad de los gerentes de la empresa poder ver
sus finanzas y procesos de la mejor manera posible. También poder ver los resultados de sus
balances y estados financieros lo más claro posible para así poder hacer tomas de decisiones a
la hora que se necesite.
Para también determinar la trazabilidad de cada proceso que se ejecute en dicho ERP y poder
dar un buen seguimiento a los tiempos en respuestas a las solicitudes realizadas.
Necesidad empresarial

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La necesidad que conlleva llevar este proyecto para la empresa es poder automatizar de
manera efectiva y eficiente los procesos que se llevan en la empresa. Para así obtener
resultados requeridos por los socios y estar a la vanguardia de la tecnología y aprovechar los
avances tecnológicos que ofrecen estos sistemas. Para así aplicar a las mejores prácticas en
todos los procesos.
Así aprovecharían para un futuro conectar algunas sucursales que se adquieran en otras
ciudades y mantenerse conectada con la central manteniendo al día las finanzas.

Objetivos de negocios
Los objetivos comerciales de este proyecto son un apoyo directo a nuestro plan estratégico
corporativo para mejorar los procesos y reducir los costos asociados con las pérdidas y el
desperdicio de los productos que comercializa la empresa.
 Realizar seguimiento y control de los estados financieros del presidente de la empresa
por parte de usuarios internos, socios y entidades bancarias.
 El ERP debe permitir el ingreso del registro de todos los procesos que se llevan en la
empresa, tales como los procesos de compras, ventas y manejo de inventarios.
 Deber permitir la trazabilidad de los documentos desde que inicia el proceso hasta
que finaliza.
 Debe proveer los reportes necesarios para periodos determinados, en donde se pueda
determinar el buen funcionamiento de los procesos y los estados financieros de la
empresa.
 Debe contemplar un historial de los procesos realizados a los suplidores/clientes
desde que iniciaron en la empresa.
 Diseñar y probar un nuevo proceso en los próximos 60 días.
 Implementación completa del nuevo sistema.
 Reducir la cantidad de gastos en un 50% en el primer año

Descripción del Proyecto

Breve descripción de alto nivel del proyecto:
Los procesos inician con una requisición de compras/ventas que la hace el almacenista o la
asistente administrativa por correo, con autorización de su superior, luego se asigna a un
gestor de compras/ventas para que proceda con el seguimiento correspondiente.
Hay solicitudes que no requieren de todo el proceso completo, porque ya tienen historial con
el proveedor/cliente. Luego proceden a las cotizaciones, mínimos 3 cotizaciones por
proveedor/clientes. Generan la orden de compra/venta, la imprimen, firman y sellan,

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escanean y luego se envían al proveedor/cliente. Material gastable, piezas, servicios e
insumos.
Estos procesos son totalmente manuales, el sistema con el que se cuenta ahora mismo en la
empresa no puede hacer todos los procesos automatizados como corresponde, por lo que la
empresa ha decidido adquirir o desarrollar un ERP que automatice de manera efectiva todos
los procesos que se realizan en dicha empresa.

Objetivos y criterios de éxito del proyecto

Se ha identificado los objetivos que apoyan los hitos y los entregables de este proyecto. Para
lograr el éxito en el proyecto de desarrollo de ERP, los siguientes objetivos deben cumplirse
dentro del tiempo designado y las asignaciones presupuestarias

 Documentar el alcance del proyecto bien claro y definido y que todos estén de
acuerdo.
 Utilizar mediciones continuas cuando sea posible.
 Línea de base del desempeño para saber dónde está comenzando.
 Realizar un seguimiento según corresponda e informar sobre su progreso.
 Lista de hardware / software requeridos que cumpla con la asignación presupuestaria
dentro de los próximos 30 días.
 Crear un ambiente de prueba del ERP y todo el hardware y software adquiridos para
probar en los próximos 60 días.
 Obtener una solución de prueba que no permita un máximo de errores y realizar
pruebas completas en los próximos 90 días.
 Implementar la solución en toda la organización en los próximos 180 días.

Requisitos

Este proyecto debe cumplir con la siguiente lista de requisitos para lograr el objetivo del
proyecto.

 El ERP debe probarse en el en un ambiente de prueba con todo el personal antes de la

implementación.
 La solución debe implementarse sin interrumpir las operaciones.
 Para la entrega final del producto la empresa debe de estar de acuerdo y aceptar que el
producto a entregar fue lo que se acordó al inicio del proyecto.

Restricciones

Las siguientes limitaciones del proyecto ERP:

 Todo el hardware debe ser compatible con el nuevo desarrollo de ERP.

 Todo el hardware y software debe comprarse de acuerdo con el presupuesto y el
cronograma asignados.
 Se proporcionará un especialista en TI y un especialista en seguridad como recursos
para este proyecto.

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  Lo que no esté acordado en el alcance del proyecto, no se contemplara al final de la
entrega del producto.
 Todo nuevo requerimiento se deberá programar en tiempo, costo y duración del
proyecto.

Supuestos

Se debe identificar las suposiciones con la que se estarán trabajando a medida que vaya
avanzado el proyecto. Estas suposiciones son lo que debemos esperar a tener o estar
disponible sin que nadie lo indique específicamente.

Tras el acuerdo y la firma de este documento, todas las partes reconocen que estas
suposiciones son verdaderas y correctas:

 Este proyecto cuenta con el apoyo total del patrocinador del proyecto, las partes
interesadas y todos los departamentos y socios de la empresa.
 El propósito de este proyecto se compartirá con toda la empresa y socios antes de su
ejecución e implementación.
 El gerente de TI proporcionará recursos adicionales si es necesario para la ejecución
de este proyecto.

Declaración de alcance preliminar

Desarrollar un ERP para el registro y control de los procesos de la empresa para que apoye
sus respuestas de gestión, a través de la configuración adecuada de los módulos que se
proporcione en dicho ERP.

El proyecto de desarrollo incluirá el diseño, las pruebas y la entrega de un ERP mejorado en

toda la empresa. Todo el personal, el hardware y los recursos de software serán administrados
por el equipo que estará ejecutando el proyecto.

El trabajo de este proyecto será independiente de las operaciones diarias de la empresa y

todas las pruebas necesarias se realizarán en un ambiente de prueba separado de donde se
realiza las actividades diarias. El financiamiento del proyecto será administrado por el
gerente del proyecto hasta incluyendo los montos asignados en este documento. Cualquier
financiamiento adicional requiere la aprobación del patrocinador del proyecto.

Este proyecto concluirá cuando se envíe el informe final dentro de los 30 días posteriores a la
prueba e implementación del ERP en toda la organización, toda la documentación técnica
esté completa y se distribuya al personal correspondiente, se haya entrenado a todo el
personal que estará interactuando con el sistema y se complete una lista de las
consideraciones que se deben mejorar a futuro y se envíe al vicepresidente de tecnología.

Riesgos

Se han identificado los siguientes riesgos para el proyecto ERP. El gerente del proyecto
determinará y empleará las estrategias necesarias de mitigación / evitación de riesgos según
corresponda para minimizar la probabilidad de estos riesgos:

 Posible interrupción de las operaciones durante la implementación del sistema.

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  Mala estimación de los tiempos.
 Agregar más personal a un proyecto iniciado.
 Identificar problemas potenciales de presupuesto, calendario, personal, recursos.
 Identificar posibles problemas de diseño, implementación, interfaz, verificación y
mantenimiento.

Entregables del Proyecto

Los siguientes entregables deben cumplirse una vez que se haya completado con éxito el
proyecto ERP. Cualquier cambio a estos entregables debe ser aprobado por el patrocinador
del proyecto.

 Solución de sistema ERP completamente implementada

 Documentación técnica de uso para el sistema ERP.
 Lista de recomendaciones para futuras consideraciones y mejoras del sistema

Se proponen los siguientes entregables por cada Fase del proyecto:

 Plan de Alcance del proyecto

 Blueprint-BP
 Documentos de Configuración/desarrollo
 Actas de Capacitaciones
 Actas de aprobación de pruebas
 Acta de cierre del Proyecto

Horario Resumen de Hitos

El calendario resumido de hitos del proyecto se presenta a continuación.
A medida que los requisitos se definan con mayor claridad, este programa puede modificarse.
Cualquier cambio será comunicado a través de reuniones de estado del proyecto por parte del
gerente del proyecto.

Calendario resumido de hitos: enumere los hitos clave del proyecto en relación con el inicio del
proyecto
Hito del Proyecto Fecha Objetivo
(mm/dd/yyyy)
• Inicio del proyecto 08/01/2021
• Diseño de solución completo 08/20/2021
• Adquirir hardware necesario para el software(ERP) 09/20/2021
• Simulación de solución completa con nuevo hardware / software 12/01/2021
• Simulación y prueba de soluciones completas 12/20/2021
• Implementar solución 12/31/2021
• Proyecto completo 01/02/2021

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Presupuesto Resumido
El presupuesto contiene componentes de costos generales y sus costos planificados. A
medida que avanza el proyecto, estos costos pueden cambiar a medida que todas las tareas y
requisitos se vuelven más claros. Cualquier cambio debe ser comunicado por el director del
proyecto.
La siguiente tabla contiene un presupuesto resumido basado en los componentes de costos
planificados y los costos estimados necesarios para completar con éxito el proyecto.

Presupuesto resumido: enumere los costos del proyecto del componente

Componente del proyecto Costo del componente
• Recursos de personal $12,500.00

• Hardware $15,500.00

• Software y licencias $95,000.00

• Preparación del ambiente de prueba $8,500.00

Total $131,500.00

Requisito de Aprobación del Proyecto

La empresa debe percibir cuándo el proyecto se ha completado con éxito. Estos criterios
deben ser claros y deben ser aceptados por el gerente de la empresa. Una vez firmado este
documento, el proyecto se considera aprobado y tendrá éxito siempre que haya cumplido con
todos los requisitos acordados desde el inicio.
El éxito del proyecto de desarrollo de software ERP se logrará cuando el sistema esté
completamente probado y toda la documentación técnica se implemente por completo en toda
la empresa dentro de las limitaciones de tiempo y costo indicados en esta carta. Además, esta
medida debe incluir una lista de recomendaciones para futuras consideraciones de seguridad,
ya que anticipamos completamente la necesidad de que esta solución evolucione para
prevenir amenazas futuras. El éxito será determinado por el patrocinador del proyecto, el Sr.
Yulio Ortiz, quien también autorizará la finalización del proyecto.

Gerente del Proyecto

La Sra. Onelvia Acosta Nolberto será nombrada gerente de este proyecto por la empresa
Technology Services, SRL, mientras dure este proyecto. La responsabilidad de la Sra.
Onelvia es administrar todas las tareas del proyecto, la programación y la comunicación con
respecto al proyecto del sistema ERP. Su equipo, compuesto por 3 desarrolladores de
software, un especialista en TI, 2 técnico especialista en pruebas de integraciones y un
técnico en configuraciones de servidores y seguridad será el soporte matricial del
departamento de TI.

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La Sra. Onelvia coordinará todos los requisitos de recursos a través de la gerente del
departamento de TI de la empresa Grupo Ortiz, Elizabeth Salomón. La Sra. Onelvia está
autorizada a aprobar todos los gastos presupuestarios hasta, e incluyendo, los montos
presupuestarios asignados. Cualquier financiamiento adicional debe solicitarse a través del
patrocinador del proyecto el Sr. Yulio Ortiz Lora. La Sra. Onelvia proporcionará
actualizaciones semanales al patrocinador del proyecto de cómo va el proyecto.

Autorización
Esta sección proporciona los nombres y la autorización, una vez firmada, para que el
proyecto avance de acuerdo con la información contenida en esta carta.

Aprobado por el patrocinador del proyecto:

___________________________________________ Fecha:
________________________
Yulio Ortiz Lora
Gerente General Grupo Ortiz

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