Mp-0243 Manual de Funciones y Responsabilidades

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Versión: 4
Código: MP-0243
Fecha: 12 de Diciembre de 2018
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1. OBJETIVO
Definir los perfiles, funciones, actividades y responsabilidades de las

personas que laboran dentro del servicio farmacéutico del Hospital Civil
de Ipiales.
2. ALCANCE
Este manual abarca a todos los cargos y a las personas que laboran en
el servicio farmacéutico.
3. NOTAS DE CAMBIO
Se adiciona numeral 6.1.5 donde se especifica que se tiene que

diligenciar el FO-1487 REGISTRO DE FIRMAS SERVICIO
FARMACEUTICO
4. RESPONSABILIDAD
4.1 Es responsabilidad de la Dirección Técnica y del Jefe de Control de

Calidad dar a conocer, cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en este
manual de funciones.
4.2 Es responsabilidad de todo el que labora en la central de mezclas

cumplir lo establecido en este manual.
5. GLOSARIO Y SIGLAS
No aplica para esta versión.
6. CONTENIDO
6.1 GENERALIDADES
6.1.1 Los profesionales químicos farmacéuticos que laboran en la Central de

Mezclas son contratados para los diferentes cargos establecidos en
este procedimiento bajo la modalidad de profesional universitario o
Químicos Farmacéuticos
6.1.2 Las funciones del personal que labora dentro de la central de mezclas
estarán bajo la responsabilidad del área encargada de talento humano
6.1.3 La junta directiva, será quien tome las decisiones estratégicas

administrativas y financieras de la central de mezclas.
6.1.4 Cada vez que sea contratada una persona nueva para ejercer alguna
de las funciones establecidas en este procedimiento, será capacitada y
comunicada de las funciones correspondientes a el cargo a ocupar. Se
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registrará dicha actividad en el formato Conocimientos de las
Funciones del Cargo.
6.1.5 Antes del inicio de las funciones del personal contratado en el servicio
farmacéutico se debe registrar la firma abreviada, que será la que se
utilizara para firmar distintos formatos, registros, etc., y toda
documentación de diligenciamiento frecuente.
6.2 DESCRIPCIÓN
6.2.1 Gerencia
6.2.1.1 Requisitos:
6.2.1.1.1 Los requisitos serán los exigidos para el concurso de elección.
6.2.1.2 Dependencia:
6.2.1.2.1 Direccionamiento
6.2.1.3 Suplente:
6.2.1.3.1 Subgerente Administrativo y Financiero
6.2.1.3.2 Subgerente de Prestación de Servicios
6.2.1.4 Funciones
6.2.1.4.1 Direcciona la Planeación Logística de la Central de Mezclas y

propone los objetivos Estratégicos financieros a la junta directiva.
6.2.1.4.2 Promueve la capacitación inicial y continuada de todo el personal

que labora en la Central de Mezclas.
6.2.1.4.3 Vigila el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Elaboración y

motiva para el Mejoramiento continuo de la calidad.
6.2.1.4.4 Suscribe los convenios actuales y futuros de la Central de Mezclas.
6.2.1.4.5 Controla asuntos, actividades y responsabilidades adquiridas por la

Central de Mezclas.
6.2.1.4.6 Participa junto con los socios en la realización de contratos de

servicios y preparación con terceros.
6.2.1.4.7 Revisa los informes elaborados por la dirección técnica para

presentar a la junta directiva.
6.2.1.4.8 Participa en la revisión y aprobación de los planes de inversión a

corto y mediano plazo, presupuestos y planes de gastos.
6.2.1.4.9 Revisa y aprueba los gastos de operación logística planteados por la

Dirección Técnica.
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6.2.1.5 Responsabilidades
6.2.1.5.1 Participar en la elección y nombramiento de los empleados para los

diferentes cargos de la Central de Mezclas.
6.2.1.5.2 Velar por el progreso y mejoramiento continuo de la Central de

Mezclas.
6.2.1.5.3 Vigilar y controlar el cumplimiento de las funciones del personal

adscrito a la Central de Mezclas o en su defecto delega esta
responsabilidad en la Dirección Técnica y el Jefe de Control Calidad.
6.2.1.5.4 Vigilar el cumplimiento de las políticas de calidad y el logro de los

objetivos.
6.2.1.6 Personal a cargo: Del Gerente depende directamente la Dirección

Técnica, el Jefe de Control Calidad e Indirectamente todo el personal
que labora en la Central de Mezclas.
6.2.2 Subgerente de Prestación de Servicios
6.2.2.1 Requisitos:
6.2.2.1.1 Profesional médico en medicina, con especialización en gerencia o
administración de salud o a fines y experiencia mínima de dos años.
6.2.2.2 Suplente:
6.2.2.2.1 Coordinador medico
6.2.2.3.1 Gerencia
6.2.2.4 Funciones:
6.2.2.4.1 Cumplir y hacer cumplir los derechos y deberes de los usuarios

incorporados dentro del plan de direccionamiento estratégico.
6.2.2.4.2 Conocer, desplegar y aplicar el modelo de gestión adoptado en la

institución.
6.2.2.4.3 Saludar al usuario y su familia, presentarse y explicarles cual va ser

su participación durante el proceso de atención.
6.2.2.4.4 Participar en la elaboración y socialización del direccionamiento

estratégico institucional.
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6.2.2.4.5 Participar en la definición de objetivos y metas de las secciones
asistenciales acordes a las políticas asistenciales.
6.2.2.4.6 Participar en la elaboración y difusión del portafolio de servicios

institucional.
6.2.2.4.7 Evaluar el desempeño del personal a su cargo.
6.2.2.4.8 Realizar y coordinar las actividades de inducción y capacitación del

personal de área.
6.2.2.4.9 Cumplir y velar por el cumplimiento del código único disciplinario

(Ley 734 del 2002).
6.2.2.4.10 Liderar los procesos específicos dela área como de auditorías,

contratación, quejas y reclamos, monitoriza los resultados de cada
sección y elaboración y coordinar la elaboración e implementación
del plan de mejora según los resultados de evaluación.
6.2.2.4.11 Presentar la información gerencial requerida.
6.2.2.4.12 Liderar los diferentes comités establecidos en la institución afines al

área.
6.2.2.4.13 Participar en los diferentes comités técnicos administrativos propios

del cargo.
6.2.2.4.14 Liderar los planes, proyectos, programas de salud y procesos

implementados en el área.
6.2.2.4.15 Liderar y desarrollar eventos y reuniones científicas, investigativas.
6.2.2.4.16 Coordinar la asignación y utilización de los recursos humanos y

logísticos.
6.2.2.4.17 Realizar las actividades específicas teniendo en cuenta su

participación en los procesos implementados en cada sección.
6.2.2.4.18 Liderar los planes de contingencia y emergencias de todo el hospital.
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6.2.2.4.19 Liderar los procesos orientado a definir participativamente de los
protocolos de atención clínica para las patologías que corresponden
al perfil epidemiológico y monitorizar su correcta aplicación.
6.2.2.4.20 Levantar, ejecutar y monitorizar los procesos críticos de su área.
6.2.2.4.21 Y todas las demás funciones que se le asignen de acuerdo a la

naturaleza del cargo.
6.2.2.5 Personal a Cargo: Directo: Líderes de áreas y procesos

asistenciales, Indirecto todo el personal que trabaje en procesos y
áreas asistenciales.
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6.2.3 Dirección Técnica
6.2.3.1.1 Requisitos: El Director Técnico es un profesional Químico

Farmacéutico con una experiencia mínima de cinco años en la
asistencia Hospitalaria, Administración, Industria Farmacéutica y/o
en Centrales de Mezclas. con capacidad de liderazgo, manejo de
personal y capacidad en la toma de decisiones.
6.2.3.2 Dependencia: Subgerencia de Prestación de Servicios.
6.2.3.3 Suplente:
6.2.3.3.1 Jefe de Control de Calidad.

6.2.3.3.2 Jefe de Producción.
6.2.3.3.3 Coordinador Asistencial.
6.2.3.4 Funciones
6.2.3.4.1 Realizar, implementar y mantener la estructura de costos del

Servicio Farmacéutico.
6.2.3.4.2 Realizar cotizaciones a los clientes.
6.2.3.4.3 Velar por el sostenimiento económico del Servicio Farmacéutico.
6.2.3.4.4 Coordinar la facturación los servicios realizados a los clientes del

Servicio Farmacéutico.
6.2.3.4.5 Responder por los procesos de preparación de nutriciones

parenterales, diluciones y ajuste de concentración de medicamentos
estériles, preparación y ajuste de concentración de medicamentos
oncológicos y antibióticos, y demás procesos que se realizan en la
Central de Mezclas.
6.2.3.4.6 Aprobar, el uso de los insumos utilizados según los procedimientos

establecidos para la recepción de insumos.
6.2.3.4.7 Presentar los informes administrativos, planes y actividades de la

central a la gerencia
6.2.3.4.8 Aprueba los procedimientos documentados y las prescripciones

médicas.
6.2.3.4.9 Elaborar plan de necesidades del servicio farmaceutico.
6.2.3.4.10 Velar por el buen uso de los equipos y la optimización de los

recursos.
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6.2.3.4.11 Citar a las reuniones de planeación de producción y responde por la
agenda, además en los comités periódicos de atención, aportando
los procesos técnicos necesarios en dichas reuniones.
6.2.3.4.12 Realizar estudios para adecuación de áreas e implementación de

equipos.
6.2.3.4.13 Preparar el programa de investigación y desarrollo para introducir

mejoras en los productos y servicios técnicos.
6.2.3.4.14 Realizar estudios de factibilidad para la optimización de procesos en

la Servicio Farmacéutico en concordancia con el comité de apoyo,
nombrado por la junta de directiva.
6.2.3.4.15 Vigilar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Elaboración.
6.2.3.4.16 Controla los procesos de Elaboración a terceros con el fin de

garantizar el cumplimiento de los protocolos de elaboración.
6.2.3.4.17 Participar en la actividades de investigación de preparaciones

magistrales, parenterales, entérales y diluciones de medicamentos.
6.2.3.4.18 Coordinar el comité de Farmacia y terapéutica del servicio

farmacéutico.
6.2.3.4.19 Ejecutar aquellas funciones que directa o indirectamente tuvieran

que ver con su cargo, o que por necesidades del servicio le fueren
asignadas por el gerente o la junta directiva.
6.2.3.4.20 Velar por el cumplimiento de los colaboradores a su cargo.
6.2.3.5.1 Coordinar todas las funciones del personal a su cargo.
6.2.3.5.2 Velar por el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Elaboración.
6.2.3.5.3 Generar calidad en los trabajos de dirección, investigación y

preparación.
6.2.3.5.4 Gestionar los documentos y trámites ante el ente oficial, sobre

certificados y demás asuntos regulatorios sobre la actividad de
Elaboración en la Central de Mezclas.
6.2.3.6 Personal a cargo: Directo: Químicos Farmacéuticos responsables

de las preparaciones, Regentes de Farmacia, Operarios calificados,
Operario de limpieza y desinfección, Estudiantes en Prácticas
Profesionales, Secretaria e indirectamente todo el personal que
realice actividades en el servicio farmacéutico.
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6.2.4 Jefe de Control de Calidad
6.2.4.1.1 Requisitos: el Jefe de Control Calidad es un profesional Químico

Farmacéutico, con capacidad de liderazgo, manejo de personal y
capacidad en la toma de decisiones.
6.2.4.2.1 Dirección Técnica
6.2.4.3 Suplente:
6.2.4.3.1 Director Técnico
6.2.4.3.2 Coordinador Asistencial.
6.2.4.3.3 Químico Preparador
6.2.4.4 Funciones
6.2.4.4.1 Lidera y guía el Sistema de Gestión de la Calidad, de forma que

permita asegurar y controlar los diferentes procesos, para la
obtención de preparaciones conformes y aptas para el uso y así
mantener la certificación en buenas prácticas de la central de la
central de mezclas.
6.2.4.4.2 Velar por el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Elaboración y

de la normatividad vigente que aplique para Centrales de Mezclas.
6.2.4.4.3 Promover y coordinar las auditorías internas del Sistema de Gestión

de la Calidad.
6.2.4.4.4 Llevar el control del Sistema Documental y distribución de

documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad,
correspondientes a la central de mezclas.
6.2.4.4.5 Participar en las revisiones y las validaciones de diseño.
6.2.4.4.6 Participar en la planeación y control de la producción.
6.2.4.4.7 Garantizar la idoneidad y calidad de los productos preparados en el

área de central de mezclas.
6.2.4.4.8 Asegurar que todas las personas involucradas en la producción

mantengan un alto nivel de eficiencia de sus funciones.
6.2.4.4.9 Controlar la producción de los productos elaborados en la central de

mezclas.
6.2.4.4.10 Coordinar todas las actividades relacionadas con los proveedores,

su calificación, y la realización de visitas de verificación.
6.2.4.4.11 Aprobar la elaboración de preparaciones y deja constancia en los

respectivos registros.
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6.2.4.4.12 Controlar que todos los documentos constitutivos de las
preparaciones o protocolo de elaboración y sus respectivos
registros, sean totalmente diligenciados y debidamente archivados.
6.2.4.4.13 Elaborar y coordinar el control de Calidad de la central de mezclas
6.2.4.4.14 Las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato y
que sean inherentes a su cargo.
6.2.4.4.15 Participar en el programa la elaboración de las nutriciones y

diluciones solicitadas por los clientes.
6.2.4.5.1 Vigilar el cumplimiento de los procedimientos, disposiciones y

reglamentos para el cumplimiento de las Buenas Prácticas de
Elaboración.
6.2.4.5.2 Mantener un elevado nivel de moral en toda la organización.
6.2.4.5.3 Conservar, mantener y actualizar la documentación del Sistema de

Gestión de la Calidad.
6.2.4.5.4 Revisar periódicamente los manuales de procedimientos operativos

estándar y responde por el archivo y la protección adecuada de los
mismos.
6.2.4.5.5 Liberar Las preparaciones elaboradas.
6.2.4.5.6 Velar por el cumplimiento de las funciones de las personas a su

cargo.
6.2.4.6 Personal a cargo: Directo; Operario – personal de Limpieza
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6.2.5 Jefe de Producción
6.2.5.1.1 Requisitos: El Jefe de Producción es un profesional Químico

6.2.5.2 Dependencia: Dirección Técnica
6.2.5.3 Suplente:
6.2.5.3.2 Químico Preparador.
6.2.5.4 Funciones
6.2.5.4.1 Liderar y guiar los procesos de producción, de forma que permita

asegurar y controlar los diferentes procesos, para la obtención de
preparaciones conformes y aptas para el uso.
6.2.5.4.2 Solicitar, capacitar, evaluar y entrenar el personal a cargo por

organigrama.
6.2.5.4.3 Determinar de las necesidades de capacitación del personal a cargo

y elaboración de las funciones del personal a cargo
6.2.5.4.4 Participar en la elaboración de las programas de mantenimiento

preventivo, correctivo de los equipos de medida. Producción y
sistemas de apoyo crítico requeridos para producción y control de
calidad.
6.2.5.4.5 Realizar las diferentes preparaciones de manea segura y adecuada.
6.2.5.4.6 Garantizar la calidad e idoneidad de los productos que elabora.
6.2.5.4.7 Velar por la ejecución de los programas de calibración de los

equipos de control de calidad, producción y sistemas de apoyo
crítico.
6.2.5.4.8 Velar por la programación y ejecución de los protocolos de

calificación de instalación, operacional y de desempeño de los
equipos de producción, control de calidad y sistemas de apoyo
crítico.
6.2.5.4.9 Asumir las funciones del químico preparador de ser necesario.
6.2.5.4.10 Solicitar a su jefe inmediato los recursos que permitan alcanzar

objetivos de las políticas de calidad, la misión y la visión
implementadas por la compañía.
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6.2.5.4.11 Revisar el correcto diligenciamiento de los registros de los lotes al
culminar las labores de producción. Registros correspondientes al
manual de producto.
6.2.5.4.12 Programar y distribuir al personal para el cumplimiento del programa

de producción. Distribución de turnos.
6.2.5.4.13 Ejecutar la documentación para las diferentes actividades de

preparación de productos en la central de mezclas.
6.2.5.4.14 Elaborar, revisar, aprobar y actualizar los documentos pertinentes al

cargo.
6.2.5.4.15 Elaborar, actualizar, modificar y ejecutar los programas de

producción.
6.2.5.4.16 Elaborar las órdenes de producción y documentación requerida para

ser diligenciada durante la producción.
6.2.5.4.17 Diseñar, implementar y ejecutar los controles a realizar al personal

operativo durante la producción.
6.2.5.4.18 Diseñar, implementar y ejecutar la metodología de manejo de los

materiales requeridos en producción. (Materia prima, material de
envase, material de empaque, producto terminado entre otros).
6.2.5.4.19 Manejar y archivar de la documentación pertinente al cargo.

Elaboración.


mismos.
6.2.5.5.5 Liberar Las preparaciones elaboradas.
6.2.5.5.6 Velar por el cumplimiento de las funciones de las personas a su

cargo.
6.2.5.6 Personal a cargo: Directo; el Químico Farmacéutico Preparador,

auxiliar de producción.
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6.2.6 Coordinador Asistencial
6.2.6.1.1 Requisitos: El Coordinador Asistencial es un profesional Químico

6.2.6.2.1 Dirección Técnica
6.2.6.3 Suplente:
6.2.6.3.2 Jefe de Control de Calidad
6.2.6.4 Actividades.
6.2.6.4.1 Liderar y guiar los procesos asistenciales, de forma que permita

asegurar y controlar los diferentes procesos de vigilancia de
medicamentos y dispositivos médicos para la obtención de
preparaciones conformes y aptas para el uso.
6.2.6.4.2 Liderar y guiar los procesos asistenciales, de forma que permita

asegurar y controlar los diferentes procesos de vigilancia de
medicamentos y dispositivos médicos para garantizar la correcta
utilización de los mismos.
6.2.6.4.3 Participar en la formulación, diseño, organización ejecución y control

de planes y programas del área interna de su competencia.
6.2.6.4.4 Coordinar, promover y participar en los estudios e investigaciones

que permitan mejorar la prestación del servicio de su cargo y el
oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos, así
como la ejecución y utilización de los recursos disponibles.
6.2.6.4.5 Coordinar y realizar estudios e investigaciones tendientes al logro de

los objetivos, planes del programa de seguridad del paciente y las
líneas de seguridad a su cargo y preparar los informes respectivos,
de acuerdo con las instrucciones recibidas.
6.2.6.4.6 Vigilar las interacciones farmacológicas y efectos secundarios entre

los tratamientos medicamentosos y los nutrientes de la NPT de cada
paciente.
6.2.6.4.7 Participar activamente en la ronda del grupo de soporte nutricional y

otros grupos clínicos que se requiera.
6.2.6.4.8 Participar en las labores educativas y científicas desarrolladas en el

servicio farmacéutico.
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6.2.6.4.9 Participar en la revisión de los diferentes procesos e instructivos
farmacéutico.
6.2.6.4.10 Encargarse de las actividades de los demás Químicos

Farmacéuticos cuando uno de estos se encuentren fuera del servicio
y siempre y cuando no se esté el suplente de las funciones.
6.2.6.4.11 Establecer y vigilar las condiciones de almacenamiento de

materiales y productos garantizando la calidad de estos.
6.2.6.4.12 Transmitir a los pacientes las instrucciones de almacenamiento, uso

adecuado y reacciones adversas del medicamento en investigación.
6.2.6.4.13 Aplicar el sistema de Gestión de Calidad y mejoramiento continuo en

cada uno de los procesos establecidos nos permite brindar a
nuestros clientes una atención excelente.
6.2.6.4.14 Manejo, y archivo de la documentación pertinente al cargo.

Elaboración.


mismos.
6.2.6.5.5 Reportar todos los accidentes e incidentes, ante las entidades

correspondientes.
6.2.6.5.6 Asegurar el cumplimiento de la normatividad vigente del ámbito

farmacéutico.
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6.2.7 Químico Farmacéutico Preparador
6.2.7.1.1 Requisitos: Químico Farmacéutico con capacidad de liderazgo,

manejo de personal y capacidad en la toma de decisiones.
6.2.7.2 Dependencia: Dirección Técnica e indirectamente de la Gerencia.
6.2.7.3 Suplente:
6.2.7.3.2 Regente asignado por la dirección técnica.
6.2.7.4 Funciones
6.2.7.4.1 Elaborar la requisición de los medicamentos e insumos para la

elaboración de las nutriciones, diluciones y magistrales.
6.2.7.4.2 Elaborar las nutriciones parenterales, solicitadas por los servicios

que la requieran.
6.2.7.4.3 Realizar las diluciones y preparados oncológicos.
6.2.7.4.4 Elaborar las dosis unitarias para la atención de los pacientes de los
diferentes servicios.
6.2.7.4.5 Controlar el inventario de los medicamentos e insumos utilizados

para la elaboración de las nutriciones, diluciones y magistrales.
6.2.7.4.6 Diligenciar todos los formatos inherentes a la elaboración para la

creación del procesado de lote o historial del lote.
6.2.7.4.7 Informar sobre las prioridades en el mantenimiento de maquinaria,

equipos e instalaciones.
6.2.7.4.8 Vigilar el mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipos e

informa sobre anormalidades en el funcionamiento o mantenimiento
de las mismas.
6.2.7.4.9 Participar en la elaboración y actualización del sistema de

Documentación.
6.2.7.4.10 Llevar a cabo el entrenamiento inicial y continuado del personal

según sus necesidades.
6.2.7.4.11 Participar en la inspección e investigación de los factores que

afecten la calidad.
6.2.7.4.12 Las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas

por el jefe inmediato.
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6.2.7.4.13 Intervenir en el análisis de riesgos y no conformidades de las
preparaciones reportadas por el cliente en cuanto a estabilidad y
casos adversos de las preparaciones magistrales estériles y no
estériles.
6.2.7.4.14 Participar en el comité de farmacia y terapeutica.
6.2.7.4.15 Apoyar en las actividades de Farmacovigilancia relacionadas con las

preparaciones magistrales estériles y no estériles.
6.2.7.4.16 Las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato y
que sean inherentes a su cargo.
6.2.7.5.1 Elaborar las nutriciones parenterales, preparados oncológicos,

antibióticos y demás medicamentos estériles, siguiendo los
manuales y procedimientos generados para tal fin.
6.2.7.5.2 Cumplir con la Buenas Prácticas de Elaboración establecidas en el

Sistema de Gestión de Calidad.
6.2.7.5.3 Informar a la Dirección Técnica todas y cada una de las actividades

que se realicen en la Central de Mezclas.
6.2.7.5.4 Elaborar cuando se requiera preparados magistrales

extemporáneos, siguiendo los manuales y procedimientos
establecidos para tal fin.
6.2.7.5.5 Usar los elementos de protección personal y el uniforme en la forma

en que lo indican los procedimientos respectivos.
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6.2.8 Inspector de calidad
6.2.8.1.1 Requisitos: La persona que labore en la función de Inspección de

Calidad es un químico farmacéutico graduado o estudiante de último
semestre de Química Farmacéutica como practicante profesional o
regente de farmacia con experiencia en control de calidad de
medicamentos.
6.2.8.2.1 Control Calidad.
6.2.8.3 Suplente:
6.2.8.3.1 Jefe de Control Calidad
6.2.8.3.2 Químico Farmacéutico encargado.
6.2.8.4 Funciones
6.2.8.4.1 Realizar inspecciones de calidad en las que se verifica el

cumplimiento de los procedimientos de limpieza y desinfección de
áreas, equipos e implementos.
6.2.8.4.2 Verificar materiales e insumos, además realiza los muestreos de las

preparaciones, material de empaque, producto en proceso y
producto terminado para la realización de los controles de calidad.
6.2.8.4.3 Rotular materiales, insumos y preparaciones.
6.2.8.4.4 Verificar el alistado de equipos e implementos.
6.2.8.4.5 Verificar la limpieza de áreas y equipos.
6.2.8.4.6 Verificar la rotulación de áreas, equipos e implementos limpios.
6.2.8.4.7 Verificación y control de la pesada de las nutriciones.
6.2.8.4.8 Recolectar las muestras para seguimiento y estabilidad.
6.2.8.4.9 Diligenciar y verifica de los formatos.
6.2.8.4.10 Realizar inspección en los procesos de reempaque y reenvase de

medicamentos.
6.2.8.4.11 Definir las necesidades del inventario del Sistema de Gestión de la

Calidad en cuanto a formatos.
6.2.8.4.12 Muestreo de productos intermedios y terminados.
6.2.8.4.13 Control del acondicionamiento.
6.2.8.4.14 Verificación de los diferenciales de presión.
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6.2.8.4.15 Verificar la preparación de las soluciones detergentes y
desinfectantes.
6.2.8.4.16 Levantar las solicitudes de modificación, borradores de nuevos

procedimientos.
6.2.8.4.17 Participar activamente en los procesos de capacitación.
6.2.8.4.18 Realizar las inspecciones en los procesos de unidosis ejecutados

desde la central.
6.2.8.4.19 Las demás funciones que sean inherentes a su cargo.
6.2.8.5.1 Cumplir con las Buenas Prácticas de Elaboración establecidas en la

Central de Mezclas y las normas del Sistema de Gestión de la
Calidad.
6.2.8.5.2 Cuidar de los implementos que le sean entregados.
6.2.8.5.3 Participar en los procesos para el mejoramiento continuo y todos

aquellos que tengan que ver con la calidad, directa o indirectamente.
6.2.8.5.4 Velar por el cumplimiento de las BPE por parte del personal de la
Central de Mezclas.
6.2.8.5.5 Reportar oportunamente al Jefe de Control Calidad las no

conformidades detectadas o inconsistencias que atenten contra las
BPE y el Sistema de Gestión de Calidad.
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6.2.9 Regentes de Farmacia
Los regentes de farmacia realizaran las actividades teniendo en
cuenta el lugar de trabajo y/o farmacia en la cual se desempeñe:
6.2.9.1 Requisitos:
6.2.9.1.1 Regente de farmacia con experiencia mínima de uno o dos años en
Centrales de Mezclas en el área de preparación y/o en
administración de servicios farmacéuticos.
6.2.9.2.1 Dirección Técnica e indirectamente de la Subgerencia de Prestación
de Servicios.
6.2.9.3 Suplente:
6.2.9.3.1 Regente de farmacia del área subyacente o programado en el plan de
contingencia.
6.2.9.4 Regente de Central de Mezclas
6.2.9.4.1 Actividades
6.2.9.4.1.1 colaborar las preparaciones estériles y las nutriciones enterales.
6.2.9.4.1.2 Elaborar las preparaciones no estériles extemporáneas.
6.2.9.4.1.3 Almacenar y controlar el inventario de los medicamentos e

insumos para las preparaciones magistrales estériles y no
estériles.
6.2.9.4.1.4 Diligenciar todos los formatos inherentes a la elaboración para la

creación del procesado de lote o historial del lote.
6.2.9.4.1.5 Empacar y despachar el producto terminado a los clientes

internos y externos de acuerdo a las entregas programadas.
6.2.9.4.1.6 Almacenar y ordenar los insumos y materiales en bodega.
6.2.9.4.1.7 Monitorear, controlar y registrar las condiciones ambientales de

almacenamiento de los insumos en bodega y cadena de frio.
6.2.9.4.1.8 Realizar el reempaque y reenvase de los medicamentos.
6.2.9.4.1.9 Realizar el proceso de unidosis de los medicamentos.
6.2.9.4.1.10 Descargar en el inventario los materiales y medicamentos

reempacados, reenvasados y las unidosis despachadas.
6.2.9.4.1.11 Llevar a cabo el control y manejo de los residuos hospitalarios y

similares.
Página 19 de 30
6.2.9.4.1.12 Las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
y que sean inherentes a su cargo.
Página 20 de 30
6.2.9.5 Regente Administrativo.
6.2.9.5.1.1 Monitorizar de inventarios de las diferentes farmacias y bodegas

del servicio farmacéutico.
6.2.9.5.1.2 Monitorizar y manejo del sistema de préstamos y devoluciones de

medicamentos y dispositivos médicos de la institución con
instituciones amigas.
6.2.9.5.1.3 Coordinar de las actividades del personal regente y auxiliar de

farmacia.
6.2.9.5.1.4 Monitorear y controlar las solicitudes y envíos de medicamentos y

dispositivos médicos, por parte de los proveedores contratados en
la vigencia.
6.2.9.5.1.5 Elaborar informes sobre las gestiones actividades y situaciones

del servicio farmacéutico.
6.2.9.5.1.6 Solicitar y distribuir los insumos de oficina a las diferentes

farmacias.
Página 21 de 30
6.2.9.6 Regente de Bodega Farmacia
6.2.9.6.1.1 Realizar recepción técnica, de los medicamentos y dispositivos

médicos de uso hospitalario; confrontando con la factura n° de
lote, fecha de vencimiento, registró INVIMA, cantidad solicitada,
concentración, forma farmacéutica etc.
6.2.9.6.1.2 Definir los datos de los productos recepcionados para que sean
ingresados al sistema.
6.2.9.6.1.3 Realizar la revisión de saldos en existencias de la bodega

principal y realizar pedidos a recursos físicos.
6.2.9.6.1.4 Firmar orden de despacho de los productos recepcionados, en el

almacén.
6.2.9.6.1.5 Transportar todos los medicamentos y dispositivos médicos a la

bodega del servicio farmacéutico.
6.2.9.6.1.6 Clasificar, ordenar y almacenar de conformidad al manual de

normas y procedimientos vigente, los medicamentos y
dispositivos médicos.
6.2.9.6.1.7 Vigilar, verificar y controlar las fechas de vencimiento de los

medicamentos y dispositivos médicos de la bodega.
6.2.9.6.1.8 Realizar traslado magnético y físico de los medicamentos y

dispositivos médicos las farmacias central y satélites de acuerdo
a un inferido de rotación y/o cuando ellos lo necesiten.
6.2.9.6.1.9 Revisar que el carro de paro asignado cuente con los

medicamentos y dispositivos médicos en buen estado.
6.2.9.6.1.10 Revisar y registrar las condiciones de almacenamiento, según el

reporte del termohigrómetro asignado al área.
Página 22 de 30
6.2.9.7 Regente de Farmacia Central
6.2.9.7.1.1 Dispensar de manera adecuada y oportuna los medicamentos y

dispositivos médicos a nuestros clientes internos y externos.
6.2.9.7.1.2 Recibir y revisar de manera técnica todos los medicamentos que

ingresen a la farmacia de urgencias.



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6.2.9.8 Regente de Farmacia Urgencias/Cirugía
6.2.9.8.1.1 Dispensar de manera adecuada y oportuna los medicamentos y

dispositivos médicos a nuestros clientes internos y externos (este
último solo aplica urgencias).
6.2.9.8.1.2 Facturar los productos dispensados a nuestros clientes internos y

externos de manera oportuna.
6.2.9.8.1.3 Descargar del inventario los medicamentos y dispositivos médicos

dispensados.
6.2.9.8.1.4 Solicitar a la bodega de farmacia los medicamentos y dispositivos

médicos necesarios para la adecuada dispensación en el servicio
de urgencias.

ingresen a la farmacia de urgencias y/o cirugía.



Página 24 de 30
6.2.9.9 Regente de Facturador.
6.2.9.9.1.1 Facturar a los diferentes pacientes, los medicamentos y

dispositivos médicos utilizados durante su atención hospitalaria
de manera oportuna y adecuada.
6.2.9.9.1.2 Verificar, relacionar y entregar los soportes de los medicamentos

No Pos dispensados en la farmacia central.
6.2.9.9.1.3 Digitar las ventas de medicamentos y dispositivos médicos a

nuestros clientes externos.
6.2.9.9.1.4 Realizar las devoluciones de facturación a nuestros clientes

internos.
6.2.9.9.1.5 Recibir y verificar los traslados de medicamentos y dispositivos

médicos, teniendo en cuenta si están facturados o remisionados.
6.2.9.9.1.6 Archivar las formulas facturadas de manera diaria en el servicio.
6.2.9.9.1.7 Evaluar y registrar el cumplimiento de los parámetros técnicos de

las formulas médicas.

ingresen a la farmacia de urgencias.

medicamentos y dispositivos médicos del servicio.

Página 25 de 30
6.2.9.10 Regente Auxiliar Administrativo.
6.2.9.10.1.1 Vigilar, verificar y controlar los inventarios de los medicamentos

de control especial y monopolio del estado del hospital.
6.2.9.10.1.2 Llevar el control de las entradas y salidas de los medicamentos de

control especial y monopolio del estado de manera física el en
libro estadístico.
6.2.9.10.1.3 Descargar de la bodega de medicamentos de control especial los

medicamentos de control especial y monopolio del estado
dispensado en el servicio farmacéutico.
6.2.9.10.1.4 Realizar informe de manera mensual de los movimientos de los

medicamentos de control, al responsable del enviar el informe al
instituto departamental de salud de Nariño.
6.2.9.10.1.5 Vigilar, verificar y controlar los inventarios de líquidos de gran

volumen en la bodega de líquidos.
6.2.9.10.1.6 Realizar descargo del inventario de los de medicamentos e

insumos dispensados en la farmacia central.
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6.2.9.11 Regente Medicamentos No Pos
6.2.9.11.1.1 Recepcionar y auditar las prescripciones y justificaciones de

medicamentos No Pos, Dispensados en las Diferentes farmacias.
6.2.9.11.1.2 Solicitar las autorizaciones de los medicamentos No Pos a las

diferentes empresas.
6.2.9.11.1.3 Recepcionar y auditar las autorizaciones y Negaciones de

medicamentos No Pos, emitidas por las diferentes empresas
6.2.9.11.1.4 Auditar y notificar las negaciones de Medicamentos No Pos, al

personal responsable de la Negación.
6.2.9.11.1.5 Facturar los medicamentos No Pos autorizados por las empresas,

a la entidad correspondiente.
6.2.9.11.1.6 Realizar informe del estado de las solicitudes de autorización de

Medicamentos No Pos a las diferentes empresas de manera
mensual.
Página 27 de 30
6.2.9.12 Responsabilidades de los Regentes
6.2.9.12.1 Cumplir con la Buenas Prácticas de almacenamiento y dispensación

establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.
6.2.9.12.2 Mantener ordenada y limpia los lugares de trabajos
6.2.9.12.3 Apoyar en los procesos de limpieza y desinfección de áreas y

equipos cuando se requiera.
6.2.9.12.4 Participar en los proceso de mejoramiento continuo de los procesos

(Inventarios, custodia, reuniones, auditorias).

6.2.9.12.6 Apoyar las necesidades del servicio y compañeros, en los horarios

de transición, especiales y en casos de necesidad, que se
encuentren de turno.
6.2.9.12.7 Organizar y clasificar la documentación que se genere durante la

jornada laboral.
6.2.9.12.8 Participar en el proceso de aprendizaje de los Regentes y/o

Auxiliares de farmacia en proceso de aprendizaje que ingresen a
nuestra institución.
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6.2.10 Operario Calificado
6.2.10.1 Requisitos:
6.2.10.1.1 La persona que se desempeña como operario calificado es Bachiller,

con las condiciones físicas necesarias para realizar las operaciones
que se requieren en la Central de Mezclas, preferiblemente con
experiencia en la industria farmacéutica o centrales de mezclas como
operario de producción o de limpieza.
6.2.10.2.1 Directamente de Jefe de Control de Calidad
6.2.10.3 Funciones
6.2.10.3.1 Realizar actividades de limpieza y desinfección de áreas y equipos

de toda la central, de acuerdo con los procedimientos
estandarizados al finalizar las actividades productivas.
6.2.10.3.2 Apoyar en el acondicionamiento de áreas, equipos necesarios para

las actividades productivas.
6.2.10.3.3 Diligenciar los formatos, de acuerdo con lo establecido en los

procedimientos y a las actividades que realice durante la jornada
laboral.
6.2.10.3.4 Apoyar en la recepción de los insumos, medicamentos, material de

empaque y elementos de producción e informa al regente de
farmacia para su respectivo control, seguimiento y almacenamiento.
6.2.10.3.5 Monitorear las condiciones de almacenamiento en bodegas y

cadena de frio.
6.2.10.3.6 Mantener las bodegas en completo orden y aseo.
6.2.10.3.7 Reportar pérdidas o daños de equipos y materiales a el Jefe de

Control Calidad o en su defecto a la Dirección Técnica.
6.2.10.3.8 Las demás funciones que le sean asignadas y que sean inherentes a
su cargo
6.2.10.4.1 Cumplir con los procedimientos y acatar las disposiciones

establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

Página 29 de 30
6.2.10.4.3 Hacer buen uso de equipos e instalaciones.
6.2.10.4.4 Mantener ordenada y limpia las instalaciones de la central.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No aplica para esta versión.
8. LISTA DE REGISTROS
Conocimientos de las Funciones del Cargo
9. ANEXOS
FO-1487 REGISTRO DE FIRMAS SERVICIO FARMACEUTICO
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MANUAL DE FUNCIONES Y

Definir los perfiles, funciones, actividades y responsabilidades de las

Se adiciona numeral 6.1.5 donde se especifica que se tiene que

4.1 Es responsabilidad de la Dirección Técnica y del Jefe de Control de

4.2 Es responsabilidad de todo el que labora en la central de mezclas

No aplica para esta versión.

6.1.1 Los profesionales químicos farmacéuticos que laboran en la Central de

6.1.3 La junta directiva, será quien tome las decisiones estratégicas

6.2.1.4.1 Direcciona la Planeación Logística de la Central de Mezclas y

6.2.1.4.2 Promueve la capacitación inicial y continuada de todo el personal

6.2.1.4.3 Vigila el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Elaboración y

6.2.1.4.4 Suscribe los convenios actuales y futuros de la Central de Mezclas.

6.2.1.4.5 Controla asuntos, actividades y responsabilidades adquiridas por la

6.2.1.4.6 Participa junto con los socios en la realización de contratos de

6.2.1.4.7 Revisa los informes elaborados por la dirección técnica para

6.2.1.4.8 Participa en la revisión y aprobación de los planes de inversión a

6.2.1.4.9 Revisa y aprueba los gastos de operación logística planteados por la

6.2.1.5.1 Participar en la elección y nombramiento de los empleados para los

6.2.1.5.2 Velar por el progreso y mejoramiento continuo de la Central de

6.2.1.5.3 Vigilar y controlar el cumplimiento de las funciones del personal

6.2.1.5.4 Vigilar el cumplimiento de las políticas de calidad y el logro de los

6.2.1.6 Personal a cargo: Del Gerente depende directamente la Dirección

6.2.2 Subgerente de Prestación de Servicios

6.2.2.4.1 Cumplir y hacer cumplir los derechos y deberes de los usuarios

6.2.2.4.2 Conocer, desplegar y aplicar el modelo de gestión adoptado en la

6.2.2.4.3 Saludar al usuario y su familia, presentarse y explicarles cual va ser

6.2.2.4.4 Participar en la elaboración y socialización del direccionamiento

6.2.2.4.6 Participar en la elaboración y difusión del portafolio de servicios

6.2.2.4.7 Evaluar el desempeño del personal a su cargo.

6.2.2.4.8 Realizar y coordinar las actividades de inducción y capacitación del

6.2.2.4.9 Cumplir y velar por el cumplimiento del código único disciplinario

6.2.2.4.10 Liderar los procesos específicos dela área como de auditorías,

6.2.2.4.11 Presentar la información gerencial requerida.

6.2.2.4.12 Liderar los diferentes comités establecidos en la institución afines al

6.2.2.4.13 Participar en los diferentes comités técnicos administrativos propios

6.2.2.4.14 Liderar los planes, proyectos, programas de salud y procesos

6.2.2.4.15 Liderar y desarrollar eventos y reuniones científicas, investigativas.

6.2.2.4.16 Coordinar la asignación y utilización de los recursos humanos y

6.2.2.4.17 Realizar las actividades específicas teniendo en cuenta su

6.2.2.4.18 Liderar los planes de contingencia y emergencias de todo el hospital.

6.2.2.4.20 Levantar, ejecutar y monitorizar los procesos críticos de su área.

6.2.2.4.21 Y todas las demás funciones que se le asignen de acuerdo a la

6.2.2.5 Personal a Cargo: Directo: Líderes de áreas y procesos

6.2.3.1.1 Requisitos: El Director Técnico es un profesional Químico

6.2.3.2 Dependencia: Subgerencia de Prestación de Servicios.

6.2.3.3.1 Jefe de Control de Calidad.

6.2.3.4.1 Realizar, implementar y mantener la estructura de costos del

6.2.3.4.2 Realizar cotizaciones a los clientes.

6.2.3.4.3 Velar por el sostenimiento económico del Servicio Farmacéutico.

6.2.3.4.4 Coordinar la facturación los servicios realizados a los clientes del

6.2.3.4.5 Responder por los procesos de preparación de nutriciones

6.2.3.4.6 Aprobar, el uso de los insumos utilizados según los procedimientos

6.2.3.4.7 Presentar los informes administrativos, planes y actividades de la

6.2.3.4.8 Aprueba los procedimientos documentados y las prescripciones

6.2.3.4.9 Elaborar plan de necesidades del servicio farmaceutico.

6.2.3.4.10 Velar por el buen uso de los equipos y la optimización de los

6.2.3.4.12 Realizar estudios para adecuación de áreas e implementación de

6.2.3.4.13 Preparar el programa de investigación y desarrollo para introducir

6.2.3.4.14 Realizar estudios de factibilidad para la optimización de procesos en