Manual de Funciones Cordinadora Administrativa

COORDINADOR/A ADMINISTRATIVA
26 – ENERO – 2023
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
OBJETIVO:
Definir los perfiles, funciones, actividades y responsabilidades de las personas
que laboran dentro del servicio farmacéutico de la Droguería Específica.
ALCANCE:
Este manual abarca a todos los cargos y a las personas que laboran en el
servicio farmacéutico de la Droguería Específica.
RESPONSABILIDAD:
1. Es responsabilidad de la Gerencia, la Dirección Técnica y del Jefe de
Control dar a conocer, cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en este
manual de funciones.
2. Es responsabilidad de todo el que labora en la Droguería Específica

cumplir lo establecido en este manual.
GENERALIDADES:
Los profesionales que laboran en la Droguería Específca son

contratados para los diferentes cargos establecidos en este
procedimiento bajo la modalidad de profesional universitario o Químicos
Farmacéuticos.
Las funciones del personal que labora dentro de la Droguería Específica
estarán bajo la responsabilidad del área encargada de talento humano.
La junta directiva, será quien tome las decisiones estratégicas
administrativas y financieras de la Droguería Específica. Cada vez que
sea contratada una persona nueva para ejercer alguna de las funciones
establecidas en este procedimiento, será capacitada y comunicada de
las funciones correspondientes a el cargo a ocupar. Se registrará dicha
actividad en el formato Conocimientos de las Funciones del Cargo.
Antes del inicio de las funciones del personal contratado en el servicio
farmacéutico se debe registrar la firma abreviada, que será la que se
utilizara para firmar distintos formatos, registros, etc., y toda
documentación de diligenciamiento frecuente.
26 – ENERO – 2023
DESCRIPCIÓN
Cordinador/a Administrativo
Dependencia: Gerencia
Suplente:
Auxiliar Administrativo
Funciones y Responsabilidades:
Funciones
 Vigila el cumplimiento de las buenas prácticas de trabajo y motiva para

el mejoramiento continuo de la calidad.
 Participa junto con las gerencias en la realización de contratos de
servicios y preparación con terceros.
 Cumplir y hacer cumplir los derechos y deberes de los empleados de la
Droguería Específica.
 Conocer, desplegar y aplicar el modelo de gestión adoptado en la
Droguería Específica
 Saludar a los empleados, presentarse y explicarles cual va ser su
participación durante el proceso de auditoría, control y acompañamiento
en la Droguería Específica.
 Participar en la elaboración y socialización del direccionamiento
estratégico de la Droguería específica
 Participar en la definición de objetivos y metas de las secciones de
ventas acordes a las políticas internas.
 Evaluar el desempeño del personal a su cargo.
 Realizar y coordinar las actividades de inducción y capacitación del
personal de área.
 Cumplir y velar por el cumplimiento del código único disciplinario.
 Liderar los procesos específicos de la área como de auditorías,
contratación, quejas y reclamos, monitoriza los resultados de cada
sección y elaboración y coordinar la elaboración e implementación del
plan de mejora según los resultados de evaluación.
 Presentar la información gerencial requerida.
 Liderar los diferentes comités establecidos en la institución afines al
área.
 Participar en los diferentes comités técnicos administrativos propios del
cargo.
26 – ENERO – 2023
 Liderar los planes, proyectos, programas de salud y procesos

implementados en el área.
 Liderar y desarrollar eventos y reuniones.
 Coordinar la asignación y utilización de los recursos humanos y
logísticos.
 Realizar las actividades específicas teniendo en cuenta su participación
en los procesos implementados en cada sección.
 Liderar los planes de contingencia y emergencias de toda la Droguería
Específica.
 Liderar los procesos orientado a definir participativamente de los
protocolos de atención al cliente interno y externo que corresponden a
monitorizar su correcta aplicación
 Levantar, ejecutar y monitorizar los procesos críticos de su área
 Ejecutar aquellas funciones que directa o indirectamente tuvieran que
ver con su cargo, o que por necesidades del servicio le fueren asignadas
por el gerente o la junta directiva.
 Velar por el cumplimiento de los colaboradores a su cargo.
 Promover y coordinar las auditorías internas del Sistema de Gestión de
la Calidad.
 Llevar el control del sistema documental y distribución de documentos
que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad, correspondientes
a la central de mezcla.
 Asegurar que todas las personas involucradas en los procesos
mantengan un alto nivel de eficiencia de sus funciones
 Solicitar, capacitar, evaluar y entrenar el personal a cargo por
organigrama
 Determinar de las necesidades de capacitación del personal a cargo y
elaboración de las funciones del personal a cargo
 Solicitar a su jefe inmediato los recursos que permitan alcanzar objetivos
de las políticas de calidad, la misión y la visión implementadas por la
Droguería Específica
 Programar y distribuir al personal para el cumplimiento del programa de
producción. distribución de turnos
 Manejar y archivar de la documentación pertinente al cargo .
 Participar en el comité́ de farmacia.
 Informar a la gerencia todas y cada una de las actividades que se
realicen en la Droguería Específica
 Usar los elementos de protección personal y el uniforme en la forma en
que lo indican los procedimientos respectivos .
 Realizar inspecciones de calidad en las que se verifica el cumplimiento
de los procedimientos de limpieza y desinfección de áreas, equipos e
implementos
 Verificar materiales e insumos para la realización de los controles de
calidad
 Rotular materiales e insumos para la seguridad de los empleados
 Verificar el estado de equipos e implementos.
 Verificar la rotulación de áreas, equipos e implementos limpios
26 – ENERO – 2023
 Control del acondicionamiento

 Participar activamente en los procesos de capacitación
 Y todas las demás funciones que se le asignen de acuerdo a la
naturaleza del cargo
 Cuida y resguarda el patrimonio de la Droguería Específica
Responsabilidades
 Vigilar el cumplimiento de los procedimientos, disposiciones y

reglamentos para el cumplimiento de las Buenas Prácticas.
 Participar en la elección y nombramiento de los empleados para los
diferentes cargos de la Droguería Específica
 Velar por el progreso y mejoramiento continuo de la Droguería
Específica.
 Vigilar y controlar el cumplimiento de las funciones del personal adscrito
a la Droguería Específica o en su defecto delega esta responsabilidad a
la Gerencia
 Vigilar el cumplimiento de las políticas de calidad y el logro de los
objetivos.
 Vigilar las condiciones de almacenamiento de materiales y productos
garantizando la calidad de estos.
 Coordinar todas las funciones del personal a su cargo
 Generar calidad en los trabajos de dirección, investigación y seguridad
de la Droguería Específica
 Mantener un elevado nivel de moral en toda la organización
 Revisar periódicamente los manuales de procedimientos operativos
estándar de SSGT y velar por la protección adecuada de los mismos
 Informar sobre las prioridades en el mantenimiento de maquinaria,
equipos e instalaciones.
 Vigilar el mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipos e
informa sobre anormalidades en el funcionamiento o mantenimiento de
las mismas
 Llevar a cabo el entrenamiento inicial y continuado del personal según
sus necesidades.
 Participar en la inspección e investigación de los factores que
 afecten la calidad
 Cuidar de los implementos y dotaciones que le sean entregados a todo
los empleados
 Solicitar y distribuir los insumos de oficina a las diferentes áreas.
 Participar activamente en la ronda del grupos de soporte y otros grupos
de comunicación que se requiera
26 – ENERO – 2023
 Participar en la revisión de los diferentes procesos e instructivos

farmacéutico.
 Aplicar el sistema de Gestión de Calidad y mejoramiento continuo en
cada uno de los procesos establecidos nos permite brindar a nuestros
clientes internos y externos una atención de excelencia.
 Vigilar, coordinar y cuadrar los valores de recaudación y cierres de caja
 Controlar y coordinar la apertura y cierre de las instalaciones de la
Droguería Específica.
Personal a cargo: Directo: Líderes de áreas
Gerencia Cordinador/a
Auxiliar

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2. Es responsabilidad de todo el que labora en la Droguería Específica

Los profesionales que laboran en la Droguería Específca son

 Vigila el cumplimiento de las buenas prácticas de trabajo y motiva para

 Liderar los planes, proyectos, programas de salud y procesos

 Control del acondicionamiento

 Vigilar el cumplimiento de los procedimientos, disposiciones y

 Participar en la revisión de los diferentes procesos e instructivos

Personal a cargo: Directo: Líderes de áreas

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