Políticas y Procedimientos de Cuentas Por Pagar

POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR
INTRODUCCIÓN
Ante la necesidad de contar con normas, lineamientos de carácter administrativo, y
establecer procedimientos coordinados para obtener información confiable, las cuentas por
pagar son un rubro que representa un filtro para que todas las obligaciones reales de pagos
a acreedores de bienes y servicios sean liquidadas, en tiempo y forma, para mitigar el riesgo
de que nuestra institución deje de operar, por consecuencia de suspensión de servicios o
materiales. Por lo tanto, surge la necesidad de crear políticas específicas del área, con la
finalidad de realizar un proceso metodológico que permita tener la confianza sobre. la
realización de los mismos, para evitar el riesgo por falta de pago, pago duplicado o monto
equivocado. Obteniendo de esta manera información en forma oportuna y con un registro
contable correcto, a efecto de facilitar a los órganos de fiscalización tanto internos como
externos la obtención de resultados positivos en la revisión de la Cuenta Pública.
OBJETIVO
Proporcionar una guía a los Directivos de la Institución y al personal encargado del
registro, seguimiento y control de las cuentas por pagar, sobre los lineamientos
en la administración de estas cuentas.
DEFINICIÓN
Se entiende por cuentas por pagar, las obligaciones presentes del ente público,
virtualmente ineludibles, identificadas, cuantificadas en términos monetarios y que
representan una disminución futura de beneficios económicos, derivadas de operaciones
ocurridas en el pasado que le han afectado económicamente. Y cuyos vencimientos pueden
ser: a corto plazo o menor o igual a doce meses, y a largo plazo o mayor a doce meses.
Fuente: Ley de Contabilidad Gubernamental y las Normas de Información Financiera.
PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS ´POR PAGAR
De acuerdo con Escalona (2016) los procedimientos “pasan a ser conceptualizados como
un conjunto de pasos secuenciales y ordenados que ayuden a cumplir con el desarrollo de las
actividades de registro contable de las cuentas por pagar”. (p. 81)
En el desarrollo de procedimientos sobre las cuentas por pagar los fines están basados en
el análisis y evaluación de la información financiera respectivamente de las deudas que
mantiene la empresa, así como las obligaciones a corto y largo plazo. También están
relacionadas a los pasos que debe seguir el contador para la ejecución de pagos a
proveedores, empleados y entidades financieras.
Según Jiménez (2016) los procedimientos sobre las cuentas por pagar se realizan bajo
fundamentos contables y administrativos para “la medición de dichos valores en relación a
los registros en documentos autorizados y asientos contables para la formulación de un
informe final que refleje el impacto de esta cuenta sobre los resultados en los estados
financieros”. (p. 331)
2.- RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN
• La solicitud de materiales, que recibe el Jefe de Oficina de Compras, y que integra en
su momento las cuentas por pagar por medio de la orden de compra o servicio, debe
ser revisada y validada su autorización mediante oficio, planeación y/o solicitud
emitido por las Direcciones de la Universidad. Posteriormente el Jefe de la Oficina de
Compras solicita el pago correspondiente al Departamento de Recursos Financieros y
Contabilidad.
• Para realizar el pago a acreedores y anticipos, el solicitante deberá entregar al
departamento de Recursos Financieros y Contabilidad la siguiente información y
documentación:
l. Orden de Compra o servicio correctamente llenado y firmado por las personas
que correspondan
11. Factura y/o recibo con requisitos fiscales
111. Hoja de validación del SAT de la factura o recibo
IV. Autorización de la realización del gasto o adquisición de bienes y/o servicios,
mediante oficio, planeación u otros.
V. Datos bancarios y fiscales del acreedor.
• En el caso en que la factura del acreedor se entregue contra pago, el acreedor tendrá
la obligación de entregar la factura. Teniendo el Jefe de Oficina de Compras, la

obligación de gestionarlo con el acreedor.
• En el caso de que los comprobantes no contengan requisitos fiscales; deberá existir
una autorización por parte de Dirección Administrativa, para que sean reembolsados o
pagados.
• Para pago a acreedores, anticipos de acreedores y reembolso, el jefe de la oficina de
compras deberá evitar realizar gastos que no puedan ser comprobados con
documentación con requisitos fiscales.
• Las facturas deberán ser digitales y en archivo xml, y enviada a través del correo
electrónico al Departamento de Recursos Financieros y Contabilidad.
• Los pagos urgentes deben ser requeridos y realizados por Dirección Administrativa
mediante autorización por cualquier medio electrónico. Posteriormente el área de
compras deberá entregar a más tardar en un plazo de siete días hábiles los
documentos necesarios para respaldar el pago. En caso de no cumplir con la fecha de
entrega, se levantara un acta administrativa por incumplimiento de políticas.
3.- PAGOS FIJOS Y RECURRENTES
• Con el objeto de garantizar una menor carga administrativa, los pagos de aquellos
conceptos que son recurrentes, fijos y que se encuentran por contrato, podrán ser
realizados por el Departamento de Recursos Financieros y Contabilidad según lo
establezca, una vez que se cuente con las firmas de autorización del contrato.
Teniendo el área de almacén que hacer llegar las facturas correspondientes para su
pago. Posteriormente hacernos llegar los documentos necesarios de respaldo.
4.- SEGUIMIENTO DE PAGOS
• El Departamento de Recursos Financieros y contabilidad tendrá un lapso de tres días
hábiles para la realización de los pagos de acreedores y anticipos, una vez
recibidos todos los documentos necesarios.
• Una vez realizados los pagos el Departamento de Recursos Financieros y contabilidad
enviará los comprobantes de pagos realizados a más tardar tres días hábiles al área
de almacén, quien a su vez informará a los acreedores del mismo.
• El área de Contabilidad realizara el registro de la aplicación del pago al acreedor, por
el concepto que le corresponda, registrando en contabilidad el origen del pasivo, su

aplicación y los diferentes impuestos.
• El área de Contabilidad realizará en forma mensual la conciliación entre lo provisionado y

pagado de las cuentas por pagar, con los comprobantes y pagos, e
integrará los saldos correspondientes.

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Ante la necesidad de contar con normas, lineamientos de carácter administrativo, y

de que nuestra institución deje de operar, por consecuencia de suspensión de servicios o

finalidad de realizar un proceso metodológico que permita tener la confianza sobre. la

equivocado. Obteniendo de esta manera información en forma oportuna y con un registro

externos la obtención de resultados positivos en la revisión de la Cuenta Pública.

Proporcionar una guía a los Directivos de la Institución y al personal encargado del

en la administración de estas cuentas.

virtualmente ineludibles, identificadas, cuantificadas en términos monetarios y que

representan una disminución futura de beneficios económicos, derivadas de operaciones

ocurridas en el pasado que le han afectado económicamente. Y cuyos vencimientos pueden

Fuente: Ley de Contabilidad Gubernamental y las Normas de Información Financiera.

PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS ´POR PAGAR

actividades de registro contable de las cuentas por pagar”. (p. 81)

proveedores, empleados y entidades financieras.

fundamentos contables y administrativos para “la medición de dichos valores en relación a

los registros en documentos autorizados y asientos contables para la formulación de un

financieros”. (p. 331)

2.- RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN

• La solicitud de materiales, que recibe el Jefe de Oficina de Compras, y que integra en

ser revisada y validada su autorización mediante oficio, planeación y/o solicitud

emitido por las Direcciones de la Universidad. Posteriormente el Jefe de la Oficina de

Compras solicita el pago correspondiente al Departamento de Recursos Financieros y

• Para realizar el pago a acreedores y anticipos, el solicitante deberá entregar al

departamento de Recursos Financieros y Contabilidad la siguiente información y

l. Orden de Compra o servicio correctamente llenado y firmado por las personas

11. Factura y/o recibo con requisitos fiscales

111. Hoja de validación del SAT de la factura o recibo

IV. Autorización de la realización del gasto o adquisición de bienes y/o servicios,

mediante oficio, planeación u otros.

V. Datos bancarios y fiscales del acreedor.

la obligación de entregar la factura. Teniendo el Jefe de Oficina de Compras, la

• En el caso de que los comprobantes no contengan requisitos fiscales; deberá existir

• Para pago a acreedores, anticipos de acreedores y reembolso, el jefe de la oficina de

documentación con requisitos fiscales.

electrónico al Departamento de Recursos Financieros y Contabilidad.

mediante autorización por cualquier medio electrónico. Posteriormente el área de

documentos necesarios para respaldar el pago. En caso de no cumplir con la fecha de

entrega, se levantara un acta administrativa por incumplimiento de políticas.

3.- PAGOS FIJOS Y RECURRENTES

realizados por el Departamento de Recursos Financieros y Contabilidad según lo

pago. Posteriormente hacernos llegar los documentos necesarios de respaldo.

4.- SEGUIMIENTO DE PAGOS

• El Departamento de Recursos Financieros y contabilidad tendrá un lapso de tres días

hábiles para la realización de los pagos de acreedores y anticipos, una vez

recibidos todos los documentos necesarios.

• Una vez realizados los pagos el Departamento de Recursos Financieros y contabilidad

de almacén, quien a su vez informará a los acreedores del mismo.

• El área de Contabilidad realizara el registro de la aplicación del pago al acreedor, por

el concepto que le corresponda, registrando en contabilidad el origen del pasivo, su

• El área de Contabilidad realizará en forma mensual la conciliación entre lo provisionado y

integrará los saldos correspondientes.

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