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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVO
El control contable y administrativo de las cuentas por pagar tiene como propósito registrar y
mantener actualizadas todas aquellas deudas contraídas por la Empresa (por la compra de
elementos que son básicos en su actividad productiva) con terceros; es decir con personas
naturales o jurídicas, distintas de sus dueños (proveedores, el Estado, prestamistas, clientes,
acreedores, etc.) y que la obligan a proporcionar dinero, bienes y /o servicios a estos.

ALCANCE
El control contable y administrativo de las cuentas por Pagar aplica a todas las entradas de materia
prima, almacén de repuestos, gastos de oficina y otros de la Empresa, y además tiene como
finalidad:
a. Emitir reporte de todas las obligaciones pendiente de pago, vencidas, a la gerencia de
administración debido a las deudas contraídas con:
 Sus proveedores, por compras a crédito de todo tipo.
 El Estado, por impuestos y otros gravámenes no pagados todavía.
 Sus trabajadores, por concepto de salarios y otras prestaciones pendientes.
 Prestamistas; por hipotecas, préstamos e intereses pendientes de pago.
 Sus propios dueños, por dividendos decretados, o por cualquier transacción crediticia, en la
que hubieran actuado como extraños.
 Sus clientes, por ventas cobradas por adelantado, o por servicios pendientes de
prestación.
 Acreedores varios, por razones diversas, fortuitas o contractuales.
b. Elaborar las emisiones de pago.
c. Codificar contablemente todos los cheques emitidos, a fin de mantener actualizadas las cuentas
por pagar.
d. Registrar diariamente los pasivos en los que incurre la empresa como consecuencia de sus
operaciones normales.
e. Realizar los pagos a los proveedores, de acuerdo al vencimiento de las facturas.
f. Enterar las retenciones de I.V.A.
g. Enterar las retenciones de I.S.L.R.

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DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
A los efectos de las presentes normas, se entenderá por:
Cuentas de Pasivo: Representan las obligaciones reales, las cuales exigen a través de una factura
que se pague una suma de dinero, se preste un servicio o se entregue un bien.
Cuentas por Pagar: Deudas de la empresa por operaciones corriente de tráfico, es decir, por la
compra de elementos que son básicos en su actividad productiva.
Deuda: Obligación adquirida por una persona, organización o institución debe pagar.
Descuento por Pronto Pago: Estímulo consistente en una reducción en el precio que los
manufactureros y mayoristas otorgan a aquellos clientes que pagan sus facturas dentro del período
estipulado para el descuento.
Efecto por Pagar: Un pasivo respaldado por la promesa legal de pagar una cierta cantidad de
dinero (generalmente sin intereses) en una fecha futura.
Gastos de Aduanas: Están asociados a la adquisición de mercancía importada y se refieren a una
serie de gastos como son: derechos de puerto, revisión, composición de bultos, caleta, comisiones,
estampillas derechos consulares, etc.
Factura: Documento legal emitido por el vendedor, donde de manera segregada se muestra cada
una de las mercancías compradas o vendidas. Describe las cantidades, los precios y las
condiciones de crédito.
Flete: Precio estipulado por el transporte de una materia prima que se adquiere.
Impuesto: Tributo exigido sin contraprestación, cuyo hecho imponible está constituido por
negocios, actos o hechos de naturaleza jurídica o económica, que ponen de manifiesto la
capacidad contributiva del sujeto pasivo, como consecuencia de la posesión de un patrimonio, la
circulación de los bienes o la adquisición o el gasto de la renta.
Nómina: Relación de pago de obreros y empleados correspondiente a un período determinado, el
cual puede ser semanal, quincenal o mensual, dependiendo de las costumbres o leyes vigentes en
el país.
Pasivos: Son todas aquellas deudas que la empresa tenga contraídas con terceros; es decir con
personas naturales o jurídicas, distintas de sus dueños (proveedores, el Estado, prestamistas,
clientes, acreedores, etc.) y que la obligan a proporcionar dinero, bienes y /o servicios a estos.
Proveedor: Persona, organización, institución, etc. que abastece o suministra una materia prima o
producto.
Tarifas de Retención: Tarifas suministradas por el gobierno, en donde aparecen las sumas que
deben retenerse a proveedores por concepto de cancelación de I.S.L.R. e I.V.A.

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DISPOSICIONES GENERALES

 El plazo para pago a proveedores es de 30 días posteriores a la fecha de recepción del

documento que respalda la cuenta por pagar.
 Solo se creará una cuenta por pagar cuando se evidencie la existencia de una obligación para
pagar a través de facturas.
 La cuenta por pagar podrá ser creada por el departamento de contabilidad.
 Toda cuenta por pagar debe estar debidamente respaldada con documentos probatorios.
 Para que una factura sea válida como cuenta por pagar debe estar debidamente registrada en
el sistema Administrativo.
 Toda cuenta por pagar debe estar debidamente autorizada por el Coordinador de compras del
bien, material o servicio solicitado.
 Para la autorización de los pagos, el empleado responsable deberá verificar que la
documentación que ampare las erogaciones cumpla con los requisitos legales, fiscales y
administrativos establecidos.
 El encargado de compras será el responsable de preparar la documentación del proveedor.
 Todo pago efectuado deber ir respaldado por orden de compra y cotización realizada.
 No se recibirá mercancía de parte de los proveedores, que no vengan acompañados de su
factura original y orden de compra correspondiente.
 Para el pago de cheques, el proveedor tendrá que consignar dentro del apartado para firmar
de recibido en respectivo voucher, nombre completo, número de Identificación, firma y sello
de la entidad cuando se requiera y colocar cancelado a dicha factura.
 Cada factura deberá contener recibo de caja cuando lo requiera.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Recepción de Documentos:
 Revisar los reportes de recepción (compras) y compararlo con el movimiento de entradas del
día para verificar que el consecutivo del número de reportes esté completo.
 Verificar la categoría a la cual pertenecen los reportes de recepción: Materia Prima,
Provisiones Varias o Repuestos.
 Si los reportes de recepción pertenecen a Provisiones Varias:
a. Verificar si la factura está anexa al reporte de recepción, y que contenga la misma
información de este, de lo contrario informar esta situación al departamento de compras
para que explique la diferencia.
b. Verificar si el producto fue aceptado o fue recibido en observación. Si fue recibido en
observación, solicitar a la Gerencia de Calidad el reporte de liberación o rechazo del

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producto para poder registrarlo en el sistema contable o darle salida contablemente y

devolverlo al proveedor.
 Si los reportes de recepción pertenecen a compras de almacén y repuestos:
a. Verificar que la factura este anexo al reporte de recepción, y que contenga la misma
información de este, de lo contrario informar esta situación al departamento de compras
para que explique la diferencia.
 Verificar si la compra es un servicio, en caso afirmativo aplicarle la retención del Impuesto
Sobre la Renta.
 Clasificar las facturas de acuerdo al tipo de producto, proveedor y si poseen la documentación
completa.
 A los informes de recepción que presenten documentación completa, colocarles la factura en
la parte delantera.
 Archivar los reportes de recepción que no posean factura, en espera de la misma en un
acordeón por tipo de proveedor.
 Si poseen la documentación completa cargarlas al sistema contable.

Coordinador/a de Tesorería e Impuestos

 Recibe factura mediante correo electrónico de los proveedores, se revisan requisitos
administrativos y fiscales, vía electrónica y/o físicamente.
 Se imprimen y se turnan para firma del Gerente de Administración y Finanzas.
 ¿Los requisitos administrativos y fiscales son correctos?
Si: Ver actividad siguiente.
No: Devuelve a la persona que entregó la factura para que solicite la corrección.
 Ya firmadas, se registran en el sistema Administrativo.
 Hace el registro contable de las nóminas quincenales, así como el cierre mensual contable de
cada mes.
 Elabora relación en el flujo de caja de los impuestos y cuentas por pagar.
 Elabora Programación mensual y verifica con el Gerente de Administración y Finanzas los
pagos a realizar.
Nota: Cuando existe déficit, determina junto con el Gerente de Administración y Finanzas los
acreedores y proveedores a los que se les pagará.
 Entrega Cuentas por Pagar y Flujo de Caja al Gerente de Administración y Finanzas, para su
conocimiento y autorización.
 Identifica a los proveedores y acreedores a los que si se les pagará por medio de:
Transferencia electrónica. Ver Actividad siguiente.

Gerente de Administración y Finanzas

 Realiza transferencia e imprime comprobante de transferencia, sella y firma.

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Gerente de Tesorería e Impuestos

 Imprime tres tantos del comprobante de transferencia. En caso de pago a proveedores:
 Copia 1 para la Unidad de Tesorería e Impuestos.
 Copia 2 para la Unidad de Contabilidad.
 Copia 3 para Proveedor.
 En caso de pago de impuestos:
 Copia 1 para la Unidad de Tesorería e Impuestos.
 Copia 2 para la Unidad de Contabilidad.
 Copia 3 para la Unidad de Recursos Humanos.
 Elabora cheques y pagos de nómina.
 Entrega cheques (nómina) al Gerente de Administración y Finanzas previa verificación de
concepto y soporte documental, para su autorización

Gerente de Administración y Finanzas

Firma y solicita firma del/la Presidente/a.
Coordinador/a de Tesorería e Impuestos
 Recibe y resguarda cheques (excepto cheques de reembolsos y gasto operativo).
 Elabora relación de cheques y entrega a la Unidad de contabilidad
 Realiza cierre mensual contable de nóminas, se concilia lo contable con lo registrado en
Recursos Humanos.

Gerente de Compras
 Selecciona al proveedor que ofrezca el mejor precio, calidad y buen tiempo de entrega y
entrega a Gerente de Administración y Finanzas.

Gerente de Administración y Finanzas

 Autoriza a proveedor seleccionado.

Gerente de Compras
 Confirma la compra con el proveedor seleccionado y solicita dicho producto, bien o servicio.

Proveedor
 Entrega los bienes, materiales, insumos o servicios, que se solicitaron y presenta factura
original y copia, para firma y sello, para posterior pago y da a encargado de compras.

Gerente de Compras
 Recibe la factura original conjuntamente con el bien, material, insumo o servicio y entrega al
Encargado del Almacén e Inventarios.

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Encargado del Almacén e Inventarios

 Procede el ingreso a módulo Inventarios o libro de almacén cual sea la naturaleza del sistema
Administrativo para su registro y traslada al Gerente de Contabilidad.

Gerente de Contabilidad
 Procede al ingreso y registro en el Sistema Administrativo y traslada a Gerente de
Administración y Finanzas.

Gerente de Administración y Finanzas

 Procede a la autorización de trámite de cheque y respectivo pago y traslada a Gerente de
Contabilidad, sino es así queda reflejado en cuentas por pagar.

Gerente de Contabilidad
 Elabora proceso de trámite de cheque y lo imprime, además del voucher de pago a los
proveedores y traslada al Coordinador/a de Tesorería e Impuestos.

Coordinador/a de Tesorería e Impuestos

 Procede a realizar el pago respectivo de la adquisición de bienes, suministros o contratación
de servicios a proveedor respectivo.

FIN DEL PROCESO

ELABORADO POR: REVISADO Y CONFORMADO REVISADO POR:

POR:

NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS:

FIRMA : FECHA: FIRMA: FECHA: FIRMA: FECHA:

REVISADO POR: AVALADO POR APROBADO POR:

NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS:

FIRMA : FECHA: FIRMA: FECHA: FIRMA: FECHA:

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