Participante: Gisel M Vaderna Martínez

MF0973. Realiza a valorar por el tutor nº 9. Tema 2. Apartado 2. “Definir

el trabajo en equipo en un grupo de grabación de datos tipo”

Planteamiento:

A veces se confunde el trabajo en equipo con el trabajo que realizan un

grupo de personas de cara a conseguir un objetivo.

Imagine que dispone de tres personas para la grabación de datos numéricos

y datos alfanuméricos (tipo texto) procedentes de una misma encuesta y
separados claramente en dos bloques. De las personas con las que cuenta,
unas tienen experiencia en la grabación de un tipo de datos y otras en el
otro tipo de los que conforman la encuesta. Ante esta situación defina y
diferencie lo que es un trabajo en equipo de lo que es un grupo de tres
personas que deben mecanizar datos e identifique las estrategias que, según
su criterio pondría en práctica para agilizar el trabajo de forma eficiente.

Importante: En la calificación se tendrá en cuenta la presentación adecuada

del escrito o texto.

Respuesta:

Sin duda alguna que resulta imprescindible para Sandra planear la

acción a realizar, ya que de una buena planificación dependerá el éxito en el
trabajo, puesto que le permitirá optimizar los recursos humanos con los que
cuenta, prever escenarios y posibles soluciones que puedan plantearse
derivados de la actividad laboral como el estrés o la fatiga visual.

En ese sentido, se puede afirmar que para que Sandra pueda realizar
esta actividad de forma eficaz, resulta necesario una planificación previa
teniendo en cuenta diversos factores que se plantean de la siguiente forma:

1. Identificar la tarea a realizar.

En este caso se trata de 1500 copias impresas de un formulario

estándar que tiene 20 preguntas, cada una de ellas con 4 ítems de respuesta
con datos que necesitan ser mecanizados

Dividirla, si es pertinente, en subtareas

2. Organización del tiempo de actividad

Organizar el tiempo dedicado a una actividad, tarea o subtareas,

según la identificación que se realizó antes, para poder medir cuánto se
tardaría en realizarla es una labor que requiere un análisis previo. Para poder
medir el tiempo de dedicación a un trabajo concreto Sandra deberá saber
claramente cuáles son las tareas y subtareas, si fuere el caso, que engloba
dicho trabajo y tomar varias mediciones de principio a fin.

Para ello podría calcular una media ponderada del tiempo que se
puede emplear en desarrollar la misma.

Por ejemplo Sandra al observar que cuenta solo con dos operarios de
grabación de datos con experiencia en procesos de mecanización y
grabación, podría considerar cuanto tiempo tarda cada uno mecanizando los
datos de respuesta que arrojan los 4 ítems de las 20 preguntas, que
necesitan ser mecanizados. Al obtener un tiempo determinado poca cada
uno, por ejemplo supongamos que un operario tarda en un primer intento 5
minutos y 30 segundos; y el segundo tarda 4 minutos 36 segundos,
podrías hacer una estimación media indicando que, para digitalizar los datos
de las preguntas que necesitan ser mecanizados en cada uno de los
formularios, el tiempo necesario es igual a la suma de ambos tiempos
dividido entre dos, también en este caso podría añadir un tiempo adicional
por ejemplo a la media del tiempo promedio obtenido para prever en
algunos casos la mecanización de respuestas o datos más complejos, es
decir, en definitiva lo que se persigue es que Sandra realice una estimación
de tiempo en base a las tareas identificadas a realizar y tomando en
consideración el recurso humano y material con el que cuenta, para
precisamente estimar el tiempo que se llevara dicha tarea, más aún cuando
en este caso se le ha establecido que tiene que entregar dichos datos en
una Base de Datos informatizada antes de 5 día , por lo que Sandra deberá
temporalizar dichas tareas, previendo incluso en la temporalización tiempo
para escenarios de contratiempos, o situaciones que pudieran preverse para
evitar no cumplir a tiempo con la tarea asignada, también estimando el
tiempo de jornada de los trabajadores, que no exceda del tiempo de la
jornada legal, la necesidad de que los operarios cuenten con tiempos de
descanso, de cambio de actividades, entre otros.

Sandra podría por ejemplo podría establecer que cada operario pueda
anotar su progresión a lo largo de cada día, es decir que anote el trabajo
realizado en cada jornada. En dicha plantilla se anotará, además, si no ha
sido posible realizar una tarea en el tiempo estipulado, las causas que han
motivado el retraso, y poder en todo caso realizar el seguimiento y
evaluación para modificar el tiempo inicial o la asignación de otro recurso en
caso de ser necesario y al observar que de acuerdo a la proyección no
pueda cumplir en el tiempo inicialmente estipulado.
 Sandra podría diseñar una plantilla similar a la siguiente:

Día Operario Tarea Otra Hora inicio Hora fin

actividad o
motivo de
interrupción
Día 1
Día 2
Día 3
Día 4
Día 5

3. Organización del área de trabajo y documentos a grabar

Este punto a considerar significa disponer en ella de todos los

elementos necesarios para que el proceso de grabación de datos no quede
interrumpido por falta de suministros, de alguna aplicación informática o de
algún material necesario (una mesa, una regleta, una lámpara, una impresora
no conectada, un escáner, etc.) El área de trabajo debe contar con todos los
elementos necesarios para que el operario/a pueda dedicarse a realizar su
trabajo, sin tener que posteriormente a requerir a Sandra dichos elementos
o solucionar imprevistos no deseados.

Los documentos a grabar deben ser son organizados por Sandra

atendiendo a su naturaleza, a su contenido y al soporte en el que se
presentan de forma original. Posteriormente, debe estructurar en paquetes
que serán entregados a cada uno de los operarios para su mecanización por
los procedimientos establecidos. Así como lo que significa la creación de
base de datos el almacenamiento de los datos respectivos.

4. Técnicas de optimización, recursos y criterios de organización

Existen diversas técnicas de optimización de los recursos utilizados en

un proceso, al igual que para la optimización de los tiempos de dedicación a
una tarea en concreto. Una, consiste en la medición de los tiempos de
ejecución durante varias sesiones, en atención a los días con los que se
cuenta, con una media como la señalada y tomando en consideración la
previsión de escenarios para establecer un margen en el lapso de
culminación de la tarea, tomando también en cuenta los tiempos
dedicados al descanso, al cambio de actividad, a paradas por necesidades
fisiológicas, entre otros aspectos.

Actualmente, existen varios métodos y técnicas de optimización que

son de aplicación en muchas empresas, que podría considerar Sandra para
esta tarea y otras, como por ejemplo:

a) Matriz Eisenhower: Se basa en una famosa frase del presidente

estadounidense: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los
importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes
nunca son urgentes”. El sistema aconseja establecer una matriz con
cuatro cuadrantes para ayudar a distinguir entre lo importante y
urgente. Los cuadrantes serían:
 Urgente e importante.
 No urgente, pero importante.
 Urgente, pero no importante.
 Ni urgente ni importante, este último cuadrante refiere a las
distracciones y, por lo tanto, las tareas de la lista que vayan a
parar a él deben ser desestimadas sistemáticamente).
b) Técnica Pomodoro: La técnica Pomodoro, Pomodoro significa tomate
en italiano, fue desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la
década de 1980. El método propone usar un temporizador para
establecer periodos de trabajo de 25 minutos separados por pausas
de cinco minutos. Cada ciclo de dos horas se recomienda una pausa
más larga, de 15 o 20 minutos. Estas pausas frecuentes, según Cirillo,
mejoran la agilidad mental.
c) Lean Time Management: Lean Time Management, traducido al
español como gestión ajustada del tiempo, consiste en eliminar al
máximo las pérdidas de tiempo o las acciones que no generan valor a
la empresa para que los trabajadores puedan centrarse en las que sí
lo hacen.
Se trata de aumentar el valor y minimizar el esfuerzo. Los principios
generales del Lean Time Management son:
 Evaluar todos los procesos de la empresa, identificar las acciones
innecesarias y las pérdidas de tiempo que consumen recursos y no
aportan valor.
 Eliminarlos. Excluir estos desperdicios de todos los procesos de
trabajo de la empresa.
 Medir resultados y practicar ajustes.
 Continuar midiendo y ajustando periódicamente. El proceso es un
ciclo de mejora sin fin.
 d) Método Kanban: El método Kanban es un método que permite la
mejora todos los procesos de la empresa facilitando la optimización
en las diferentes actividades de la empresa a través de técnicas que
han derivado de la ingeniería, algunas tan importantes como la
organización del área de trabajo, sistema de organización de la
producción, gestión del tiempo de producción, entre otros. Estas
técnicas, a pesar de nacer orientada pasa optimizar los procesos para
la creación de software, se rige por unos principios perfectamente
aplicables a cualquier tipo de actividad.
5. Recursos y criterios de organización

La optimización de los recursos y los criterios de organización de un

proceso de grabación de datos es una labor que le corresponde a Sandra
como encargada del Personal de mecanización. Para ajustar los recursos
debe disponer de toda la información relativa al proceso de grabación y los
requisitos especificados por el cliente que solicita la mecanización de los
datos de los formularios y la grabación de dichos datos. De esta forma,
podrá ajustar los precios, el tiempo de dedicación y los turnos, así como los
recursos materiales y humanos necesarios para su ejecución.

6. Programación de la actividad de grabación de datos

Antes de comenzar las tareas diarias programadas Sandra deberá

verificar que se cuenta con una serie de hábitos que le faciliten el desarrollo
de la actividad. Como por ejemplo que los operarios dispongan de un
escritorio ordenado y limpio, donde se permita ubicar los formularios y solo
se localicen los elementos necesarios para el trabajo, evitando otros
accesorios no imprescindibles.

Entre los hábitos deseables de adquirir podemos destacar los

siguientes:

 Clasificar las tareas por prioridad.

 Establecer un horario de realización de las tareas.
 Tener una buena organización.
 Tener unos indicadores de calidad que nos permitan la realización de
las tareas de forma correcta y óptima.
 Clasificación de tareas
 Horario de realización

  Qué otros recursos, además de los humanos ya descritos, debe
considerar Sandra para realizar este trabajo a tiempo?

Se hace necesario pensar qué se va a hacer y cómo, cómo actuar

ante posibles contingencias y de qué manera se van a conseguir los
objetivos marcados. La tarea en este caso consiste en la grabación de datos,
actividad esta que es una labor en la que intervienen factores que resulta
necesario tener preparados y a disposición, lo que requiere una planificación
previa. Entre otros podemos destacar los espacios de trabajo, las
herramientas a usar en el proceso, las diferentes actividades a realizar, los
objetivos a cumplir y la disposición de las fuentes para esa grabación.
a) Los espacios de trabajo. Es necesario diseñar los espacios de
trabajo para que este se realice sin riesgos para la salud de los grabadores
de datos. Para realizar un correcto diseño es necesario tener en
cuenta las siguientes reglas básicas:
1°.- Valorar el espacio dedicado a las tareas, así como las zonas de
paso, las de descanso, el espacio dedicado al almacenaje..
2°.- Saber qué equipos se necesitan para trabajar (mobiliario,
herramientas, utensilios, scanner, impresoras, ordenadores, etc.). Es
necesario seleccionar y distribuir los equipos de forma correcta para
evitar realizar posturas molestas que puedan dañar a los operarios
.3°.- Definir las rareas que se van a realizar, es decir, tener en cuenta
el tiempo que se va a estar sentado delante del ordenador, y los
equipos que se emplean, los movimientos, posturas de trabajo,
fuerzas, etc. que necesitan de mayor espacio de movimiento para los
trabajadores.
4°. -Tener en cuenta las características del personal en relación con el
espacio habilitado para la rarea, teniendo en cuenta si existen
personas con problemas especiales que puedan sufrir daños mayores.

Sandra deberá tener en cuentas los siguientes factores a la hora

verificaqr las condiciones del espacio de trabajo:

b) División del espacio de la sala: Cada operario deberá disponer

de un espacio mínimo necesario para la buena realización de su labor.
Sandra deberá tener en cuenta las medidas de los elementos que
compondrán su puesto de trabajo, tales como: mesa, silla, distancia a las
tomas de corriente y de red, ordenador, luz, lámpara, scanner, así como un
espacio extra que permita el adecuado acceso y una mínima libertad de
movimientos en el proceso de grabación y en el acceso a todos los recursos
necesarios a su alcance. Aparte de esto, será imprescindible realizar la
división de espacios teniendo en cuenta la presencia de pasillos que
faciliten tanto el discurrir de personas, o cualquier otro elemento
necesario, como el acceso a los puestos y las necesidades normativas
relativas a una posible evacuación de emergencia.

c) Adecuación de los recursos en la sala acorde a la división de

espacios: Una vez planificados los espacios dentro de la sala, se hace
necesario dotar a cada espacio de los recursos necesarios, entre los que se
encontrarán las tomas de corriente, tomas de red, iluminación, toberas de
climatización.

En ocasiones se realiza la disposición de estos elementos

simplemente teniendo en cuenta el espacio a cubrir, el área de la sala. Si
Sandra planifica la distribución de espacios con antelación, la distribución de
estos elementos se hará de una manera más inteligente. Por ejemplo, si se
disponen las tomas de corriente y de red justo en el puesto de trabajo se
evitará que haya cables que puedan dificultar el tránsito por la sala, que
sean demasiado largos o que queden colgantes. Si se colocan las
lámparas o luces teniendo en cuenta la posición de los puestos se
conseguirá una iluminación más adecuada para la realización del
trabajo. Se tomará en cuenta así además el reflejo necesario de las pantallas
de los ordenadores, evitando deslumbramientos en las pantallas o recibir la
radiación solar directa a través de las ventanas.

Igualmente en cuanto a la posición o ubicación de los operarios,

Sandra podrá evitar que reciban de manera directa el corrientes de aire
caliente o frío de la climatización evitando los perjuicios que ello ocasiona.

d) Condiciones ambientales: Sandra deberá además prever las

condiciones ambientales como: temperatura, humedad, laminación, el ruido,
la ventilación, los olores, el color de las paredes. El espacio de trabajo debe
ser un lugar confortable y ergonómico que sea motivador para lograr tener
trabajadores productivos. Se debe además cuidar la iluminación para que
sea de una intensidad suficiente como para poder permitir la realización de
las tareas y no exceder lo necesario para no dañar o molestar a los
operarios.

Sandra deberá cuidar que la temperatura sea de un valor que permita

que los operarios no pasen ni frío ni calor independientemente de la
estación del año. Es complicado encontrar la temperatura idónea para un
grupo de personas en un determinado momento pero se estima de 21 ºC en
invierno y unos 24 ºC en verano. La humedad se conjuga junto con la
temperatura para proporcionar el confort. Una humedad relativa del 50-60 %
sería adecuada.

Del mismo modo Sandra deberá cuidar que se evite la presencia de

ruidos que puedan dificultar la concentración en el proceso de grabación,
por lo que las actividades que supongan un nivel de ruido por encima del
propio del proceso, deberían realizarse en una sala diferente. La ventilación
en una sala en la que hay personas trabajando y ordenadores es muy
importante para evitar que se cargue el ambiente y se produzcan
incomodidades.

También tiene que cuidar la aparición de olores, a la presencia de

baños cercanos o a cualquier otra causa debe limitarse. Las paredes deben
ser de colores neutros que no dañen la sensibilidad, distraigan o generen
estrés en los trabajadores. Y deberá evitarse la presencia de cualquier
elemento de distracción como pantallas, reproductores de música o radio o
elementos similares.

e) Condiciones del puesto de trabajo: El puesto de trabajo lo

constituyen los elementos necesarios para que un trabajador pueda
desempeñar su tarea. Entre ellos estarán los muebles y todos los
elementos materiales que se utilicen en el proceso de grabación, desde el
ordenador hasta un bolígrafo. Se hará necesario que Sandra prevé que los
empleados dispongan de una mesa de un tamaño suficiente que permita la
colocación de todos los elementos y el poder actuar sobre ellos de una
manera eficaz, a la vez que de una silla cómoda que permita su movilidad
por el puesto.

Los muebles y sillas a ser utilizados deben ser ergonómicos y

adecuados a la actividad a realizar. El puesto deberá permitir que todos los
elementos que se utilicen de manera habitual estén al alcance del operario,
y aquellos que solo se utilicen de manera ocasional se encuentren en
cajoneras, armarios o archivadores cercanos a él.

También se debe prever que en el puesto de trabajo la persona tenga

espacio suficiente para acomodarse en él, pueda cambiar de postura según
su necesidad y tenga todo lo necesario a su alcance (ordenador,
scanner, impresora, material de oficina, teléfono...)

f) Las herramientas a usar en el proceso. Sandra debe estimar que

como quiera que los operarios y en este caso los grabadores de datos
realizan una tarea repetitiva que normalmente cuenta con las mismas
herramientas en todo el proceso. Lo más habitual es que los datos
 susceptibles de ser grabados estén en un soporte manual, como por
ejemplo formularios en papel y que se graben en un soporte automatizado,
en este caso en una aplicación informática. Esto implica la necesidad de
contar con ordenadores y los correspondientes periféricos necesarios para
la correcta digitalización de la información, como son: monitor, teclado, u
ratón, impresora, escáner. La información estará a disposición de
toda aquella persona autorizada a su consulta mediante el acceso a un
archivo o base de datos, situado en un servidor informático, por medios
telemáticos y sin apenas ocupar espacio físico. Pero además también debe
contarse con un software adecuado, un procesador de textos, la base de
datos, también por ejemplo un programa OCR, es decir de reconocimiento
óptico de caracteres, que permitirá que desde un procesador de textos
se pueda editar el contenido de un archivo en el que se haya
digitalizado algún documento en un escáner, ya que dicho escáner ha
podido crear el archivo editable o no.

También por ejemplo debe preverse contar con atril para documentos:
en el caso de que la fuente de información, es decir los formularios
sean documentos escritos en papel, se hará necesario el uso de esta
herramienta con el fin de permitir que cada operario pueda visualizar
adecuadamente la información a grabar, permitiéndole a su vez tener la
manos libres para ejercer el proceso de grabación mediante el teclado de su
ordenador.

En este caso pudiera Sandra disponer contar con escáner, esto si lo

que se quiere es almacenar la imagen del formulario o bien editarlo, la
presencia de este dispositivo, como ya se ha comentado, es muy
importante, porque permitirá realiza una copia del documento en formato
electrónico. En función del software instalado en el ordenador podría
ser editable o no, lo que sin duda ahorraría mucho tiempo.

Finalmente podremos señalar que Sandra también debería considerar

que se contara con material de oficina: agenda, planificadores de trabajo,
bolígrafos, lápices, clips, grapadora, etiquetas, entre otros, es decir,
material que sea necesario para llevar a cabo las mencionadas tareas.

BIBLIOGRAFIA Y WEBGRAFIA UTILIZADA:

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 FREMAP: Manual de seguridad y salud en Oficinas.
 KINDLER, H.S. Cómo gestionar los conflictos. Centro de Estudios
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 INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO.
MINISTERIO DE TRABAJO Y AA. SOCIALES: Guía Técnica para la
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MINISTERIO DE TRABAJO Y AA. SOCIALES: Guía Técnica para la
evaluación y prevención de los riesgos relativos a la utilización de los
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 INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO.
MINISTERIO DE TRABAJO Y AA. SOCIALES: Guías para la Acción
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 INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO.
MINISTERIO DE TRABAJO Y AA. SOCIALES: NTP 232: Pantallas de
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 INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO.
MINISTERIO DE TRABAJO Y AA. SOCIALES: NTP 242: Ergonomía.
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 INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO.
MINISTERIO DE TRABAJO Y AA. SOCIALES: NTP 289: Síndrome del
edificio enfermo: factores de riesgo.
 INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO.
MINISTERIO DE TRABAJO Y AA. SOCIALES: NTP 358: Olores: un factor
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 INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO.
MINISTERIO DE TRABAJO Y AA. SOCIALES: NTP 438: Prevención de
estrés: intervención sobre la organización.
 INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO.
MINISTERIO DE TRABAJO Y AA. SOCIALES: NTP 445: Carga mental de
trabajo: fatiga.
 INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO.
MINISTERIO DE TRABAJO Y AA. SOCIALES: Trabajemos contra el estrés
(Semana Europea Octubre 2002).
 MARTÍNEZ GÓMEZ, E. Higiene Postural. Tomado de
www.arturosoria.com/fisioterapia/art/posturas.asp
 MUNDUATE, L. y MARTÍNEZ, J.M. Conflicto y negociación. Pirámide,
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Tomado de www.uned.es/gerencia/salud-
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 UNIVERSITAT POLITÈCNICA DE VALÈNCIA: Plan de Oficinas. Guía del
usuario. Notas Técnicas de prevención (NTP´s) NTP 139:El trabajo con
pantallas de visualización: www.mtas.es/insht/ntp/ntp_139.htm
 NTP 602: El diseño ergonómico del puesto de trabajo con pantallas de
visualización: el equipo de trabajo (actualiza la NTP 139)
www.mtas.es/insht/ntp/ntp_602.htm
 CENTRO ESTATAL DE AUTONOMÍA PERSONAL Y AYUDAS TÉCNICAS.
MINISTERIO DE TRABAJO Y ASUNTOS SOCIALES: Página web
http://www.ceapat.org/verIndex.do