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    Tarea 1 de Manejo de Documentos

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    Jonathan M. Sanchez
    Este documento habla sobre el proceso de archivar documentos. Explica que archivar es ordenar y clasificar documentos en un lugar determinado para poder encontrarlos fácilmente. Define diferentes tipos de archivos como activos, semiactivos, centrales e inactivos. Luego agrega 8 preguntas más sobre temas como las funciones del archivo, cómo clasificar y ordenar documentos, y tipos de archivos digitales y físicos.

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    Tarea 1 de Manejo de Documentos

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    Jonathan M. Sanchez
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    Este documento habla sobre el proceso de archivar documentos. Explica que archivar es ordenar y clasificar documentos en un lugar determinado para poder encontrarlos fácilmente. Define diferentes tipos de archivos como activos, semiactivos, centrales e inactivos. Luego agrega 8 preguntas más sobre temas como las funciones del archivo, cómo clasificar y ordenar documentos, y tipos de archivos digitales y físicos.

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    Título original

    TAREA 1 DE MANEJO DE DOCUMENTOS (1)

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    Este documento habla sobre el proceso de archivar documentos. Explica que archivar es ordenar y clasificar documentos en un lugar determinado para poder encontrarlos fácilmente. Define diferentes tipos de archivos como activos, semiactivos, centrales e inactivos. Luego agrega 8 preguntas más sobre temas como las funciones del archivo, cómo clasificar y ordenar documentos, y tipos de archivos digitales y físicos.

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    Este documento habla sobre el proceso de archivar documentos. Explica que archivar es ordenar y clasificar documentos en un lugar determinado para poder encontrarlos fácilmente. Define diferentes tipos de archivos como activos, semiactivos, centrales e inactivos. Luego agrega 8 preguntas más sobre temas como las funciones del archivo, cómo clasificar y ordenar documentos, y tipos de archivos digitales y físicos.

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    1) REALICE LAS ACTIVIDADES Y/O PREGUNTAS QUE PARACEN

    EN EL VIDEOS PARTE 1
    1. ¿Qué es archivar? Es el proceso de ordenar, clasificar
    adecuadamente los documentos en un lugar determinado, a fin de
    localizarlo fácilmente, para que esto se conserven y se puedan
    encontrar de forma rápida.

    2. ¿Qué son los archivos inactivos? son los documentos guardados


    por varios años.
    3. ¿Qué son los archivos centrales? Son los documentos guardados
    de pocos años.
    4. ¿Qué son los archivos activos?: son los documentos actuales, es
    decir con lo que se está trabajando reciente.
    5. ¿Qué son los archivos semiactivos? son los que están formados
    por documentos no activos más de un año.
    6. ¿Qué son los archivos pasivos? Están formados por los
    documentos que cuya consulta eventual permitente que se
    encuentren en ambiente diferente al activo y que mantienen su valor
    documental.

    2) AGREGAR A LAS PREGUNTAS DEL VIDEO, 8 PREGUNTAS MAS


    ELABORADA POR USTED SOBRE EL CONTENIDO DEL VIDEO.

    1. ¿Cuáles son las funciones del archivo? La principal función del


    archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley
    obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante
    los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se
    conservarán debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación
    proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por
    la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que
    se busca.
    2. ¿Qué es clasificar un documento? Clasificar un documento
    significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento
    quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de
    cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

    3. ¿En qué consiste la Regla 1 Ordenamiento de unidades en


    nombres de persona? Se debe descomponer el nombre de las
    personas para archivarla, cada partícula ocupará una unidad,
    i. el apellido paterno Unidad 1,
    ii. apellido materno Unidad 2,
    iii. nombre de pila unidad 3 y así sucesivamente.
    iv. Ejemplo: Carlos José Ramírez Delgado, Denia Valverde
    Salas.

    4. ¿Qué es un archivo digital?


    El archivo digital puede explicarse como un sustituto del papel: su principal función
    es almacenar documentos generados en formato digital.

    5. ¿Cuándo se creó el primer documento digital?


    En 1996

    6. ¿Cómo pueden ser los archivos según el lugar de


    emplazamiento? Estos pueden ser generales o centralizados, y
    descentralizados o parciales.

    7. ¿Qué son los archivos generales o centralizados? Documentos que se


    conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos

    8. ¿Qué son los archivos descentralizados o parciales? se


    encuentran en las distintas dependencias de la entidad.

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