UNIVERSIDAD DE SONORA

PRÁCTICA FINAL: SISTEMA DE

REGISTRO DEPEDIDOS

EQUIPO

FLORES DÍAZ MARÍA AZUCENA

GAMBOA TRUJILLO JANETH
GENOVES MENDOZA PAULINA
MARTÍNEZ CASILLAS JAQUELINE ALEJANDRA
MORALES MANZANARES ANDREA YOSHELIN
RAMÍREZ BALCÁZAR ANDREA
PROFESORA

NORA GABRIELA SAINZ ZARATE

MATERIA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

FECHA: 27 DE ABRIL DE 2021

 INDÍCE
ESTUDIO PRELIMINAR .............................................................................................. 3
1.- INTRODUCCIÓN. ....................................................................................................................... 3
2.- DATOS GENERALES DE LA EMPRESA. .................................................................................. 4
3.- HISTORIA DE LA EMPRESA. .................................................................................................... 5
4.- PROBLEMAS DE LA ORGANIZACIÓN...................................................................................... 5
5. SELECCIÓN DE PROYECTOS. .................................................................................................. 6
6. DEFINICION DE OBJETIVOS. .................................................................................................... 7
7. DETERMINACION DE RECURSOS. ........................................................................................... 8
8. EVALUACIÓN DE VIABILIDAD. ................................................................................................ 10
9. PLANEACION Y CONTROL DE ACTIVIDADES. CALCULO DEL TIEMPO REQUERIDO. ...... 11
ANÁLISIS DEL SISTEMA .......................................................................................... 12
1. DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN Y RECOPILACIÓN DE
DATOS. ......................................................................................................................................... 12
2. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA: ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
DE CADA UNO DE LOS PROCESOS. .......................................................................................... 15
DISEÑO DEL SISTEMA ............................................................................................. 16
1. DISEÑO DE ENTRADA DE DATOS ...................................................................................... 16
2. DISEÑO DE LA SALIDA DE INFORMACIÓN ........................................................................ 24
3. DISEÑO DE BASE DE DATOS ............................................................................................. 25
PRESENTACIÓN “Entradas y salidas de sistema”: ............................................... 28
REFERENCIAS .......................................................................................................... 28
 ESTUDIO PRELIMINAR

1. INTRODUCCIÓN. En la actualidad, el análisis y diseño de

sistemas es uno de los campos de estudio con mayor relevancia en las

organizaciones modernas, pues funge como el proceso para comprender
cómo trabajan e interactúan las empresas con el recientemente posicionado
recurso de la información.

Antes, las organizaciones solamente dirigían sus esfuerzos a la

correcta administración de recursos financieros, materiales y
humanos, sin considerar que una de las claves del éxito descansaba en la
correcta adquisición y manejo de la información que entraba o se generaba
dentro de éstas. Siguiendo esta idea, y, al considerar la creciente ola de
avances tecnológicos e informáticos a finales del siglo XX, surgió la
necesidad de implementar distintos sistemas de
información, que fungieran como medios para la
correcta administración, recolección, recuperación,
procesamiento, almacenamiento y distribución de la información
relevante para cada uno de los procesos en una organización.
Por esta razón, el principal objetivo de la materia de análisis y diseño
de sistemas es comprender cómo operan las organizaciones desde una
perspectiva de sistemas, de manera que se puedan detectar los
problemas presentes y futuros relacionados con la administración de
información, que estén limitando el potencial de la entidad
económica, así como para ubicar las áreas de oportunidad que le
permitan crecer en un entorno altamente competitivo. Siendo esto
posible mediante la reinvención de sus sistemas propios, o el desarrollo
de sistemas creados desde cero que se adecuen a un problema u
organización en específico y que sean de utilidad para cada uno de los
procesos de las áreas funcionales.
2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA.
Nombre de la empresa: Pastelería Graciela Iñigo.
Dirección: Donato Guerra #447 entre Olivares y López de Castillo.
Productos: Pastelería y accesorios de repostería para toda ocasión.
Puestos:
Dueña/Manager. Cocina (reposteros y
Recepcionista/cajera. decoradores).
Persona que atiende Encargado de limpieza.
pedidos. Repartidores.
Social Media Manager.
Páginas web:
Página de Facebook “Pastelería Graciela Iñigo”

Página de Instagram “@gracielaipastelería”

3. HISTORIA DE LA EMPRESA.
La Pastelería “Graciela Iñigo”, el cual recibe tal nombre en honor a la fundadora, empezó
como un pequeño emprendimiento personal, pues el mundo de la repostería es algo que
verdaderamente le apasionaba. Es gracias a esto, que la idea de tener su propio negocio fue
algo que comenzó mostrando sus dones reposteros vendiendo pasteles de lo más sencillos, al
igual que vasos con pastel y también bollitos de los que podemos conocer como
“tradicionales” pero poco a poco el negocio fue obteniendo un gran reconocimiento, pues las
personas demandaban cada vez más de sus productos tan ricos. Gracias a ello, Iñigo decidió
ampliar su negocio, construyendo y adaptando un lugar dentro de su casa lo cual le facilitaba
realizar la elaboración de sus productos, de igual forma empezó a invertir en maquinaria
industrial especial, además de dar inicio con la contratación de personal para así poder
incrementar su producción y ser capaz de atender y cumplir con la demanda.

Con el paso de los años, al comprender que se encontraba dentro del campo de los negocios
empezó a capacitarse e incluso con la llegada de nuevos productos para repostería y
decoración pudo ampliar su menú e incorporar nuevos diseños para dar variedad a los eventos
como quinceañeras, graduaciones, cumpleaños y bodas, además de sus pasteles
tradicionalmente conocidos como de vitrina.

4. PROBLEMAS DE LA ORGANIZACIÓN.
Revisando los resultados contra los criterios de rendimiento.
• Errores: Al registrar los pedidos se traspapelan, lo que ocasiona que varias
actividades se dejen en pausa para poder solucionar los errores en las
especificaciones de los pasteles, o que se entreguen pedidos con errores.
• Errores: La información de los pedidos no se respalda correctamente, dando
paso a situaciones donde se pierda por completo la información que solicitó el
cliente, ocasionando que se repita el trabajo de registro, cocina y decoración.
• Trabajos realizados con lentitud: Registro de llamadas/pedidos lento y
repetitivo. Se presta a muchas confusiones por la gran cantidad de pedidos.
• Trabajo realizado de manera incorrecta: Muchas especificaciones de los
pedidos se pierden al momento de registrarlos manualmente o al ser
 transferidos al personal de cocina, lo que ocasiona que se hagan trabajos
incorrectos que deben corregirse.
Observar el comportamiento de los empleados.
• Creciente descontento: La empresa no cuenta con una política que fije la fecha
límite para que los clientes hagan modificaciones a sus pedidos, lo que
causa mucho descontento por parte de los trabajadores pues tienen que deshacer
su trabajo y, en muchas ocasiones, utilizar recursos extras para poder completar
el pedido.
• Presión por terminar pedidos especiales, cuando se traspapela la fecha de
entrega del producto.
Retroalimentación por parte de los distribuidores, clientes o proveedores.
• Pérdida o reducción de ventas: No cuentan con la capacidad para atender todas
las llamadas de pedidos, por lo que no están vendiendo lo que realmente podrían
vender y debilita la obtención de clientes potenciales.
• Quejas por parte de los clientes: Los errores al momento de registrar los
pedidos causan descontento con los clientes porque reciben un producto diferente
al que solicitaron. De igual manera, hay una barrera de retroalimentación entre
cliente y empresa, donde se tiene que hacer un correteo de la información.

5. SELECCIÓN DE PROYECTOS.
La elección del proyecto se realizó en base al análisis del conjunto de inconformidades y
errores que se han presentado hasta el día de hoy en la pastelería. Como equipo pudimos
notar que la falta de un sistema adecuado de registro de pedidos desencadenaba el resto de
los problemas observados en el negocio, por ello decidimos enfocar nuestros esfuerzos
a idear un sistema que le dé solución a las incertidumbres a las que se enfrentan Graciela y
sus colaboradores.
De igual forma, el sistema estará conectado directamente a la base de datos del inventario de
la pastelería, mostrando en pantalla la disponibilidad de los pasteles y accesorios que se
encuentren en stock.
6. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS.
a) Objetivos del sistema, es decir, las mejoras que traerá una vez implementado.
Las mejoras serán notorias, gracias al sistema agilizará eficazmente el proceso de registro de
pedidos, facilitando su creación y difusión en el área productiva de la empresa (cocina) en un
menor tiempo. Asimismo, se facilitará el acceso a la información de los pedidos, generando
una base de datos privada donde se respaldará la información de cada uno de los clientes.
En cuanto a las especificaciones de los pedidos personalizados, la política de modificaciones
incluida en el sistema reducirá errores en el producto terminado, evitará duplicaciones de
trabajo y eliminará los cambios repentinos en la planificación de los pedidos.
b) Objetivos Corporativos, beneficios directos para la empresa.
Mejorará la organización del trabajo, al tomar nota sobre los pedidos, será mucho más fácil
y rápido organizar las fechas de los pedidos y que se agilice el trabajo.

Se optimizarán los recursos humanos, materiales y de información, reduciendo pérdidas por

corrección en las ordenes de los clientes. De igual manera, se optimizará el tiempo de los
procesos de registro y preparación de los pasteles.

Se evitarán conflictos entre clientes y colaboradores, mejorando el ambiente laboral de la

organización. La política de modificaciones evitará que los clientes decidan hacer cambios
en un lapso inconvenientemente reducido, otorgando un límite máximo para poder rectificar
las especificaciones del pedido; así, los colaboradores tendrán el tiempo pertinente para poder
realizar las modificaciones del encargo.

Por otro lado, aumentará el volumen de pedidos, al estar mejor organizados será posible para
la empresa el poder aceptar más trabajo y así se incrementarán las ventas.

De igual manera, al tener acceso a la información de los pedidos como de los procesos de
una manera más sencilla, el empleado podrá dedicar más tiempo a otras funciones que
dependen totalmente de ellos.

Se perfeccionará la imagen de la empresa entre los clientes actuales, pues al contar con una
organización más efectiva, se evitarán conflictos ocasionados por errores sobre los pedidos
y la atención al cliente, por lo que llegarán buenas críticas y se ampliará la gama de
consumidores.
7. DETERMINACION DE RECURSOS.
a) Técnico
Tecnología disponible:
• 1 computadora.
• 1 impresora.
• 1 celular.
• 1 teléfono fijo.
Se necesita:
• 2 monitores.
• Escáner de códigos.
• Pantalla para venta.
• Software de almacenamiento de productos y registro de pedidos, proyecto que
está en proceso de elaboración en el presente documento.

b) Económico
2 monitores:

$24,038.00
1 escáner de códigos:

$649.99
1 pantalla para ventas:

$6,119.00
Costo estimado de la elaboración del software (honorarios).

$28,000.00
TOTAL: $59.136.99
c) Operativo
Viabilidad operativa:
1. ¿Mi sistema funcionará cuando se instale?
2. ¿Mi sistema será utilizado?
Gracias al equipo desarrollador del sistema y el eficaz cumplimiento de las actividades en
cada fase, se estima obtener como resultado final un sistema con un funcionamiento
efectivo, el cual será capaz de llevar a cabo lo propuesto en el proyecto.
Tras varias conversaciones con las personas que integran a la organización, hemos llegado a
la conclusión de que todos ellos están abiertos a la posibilidad de implementar el sistema y
aprender a utilizarlo a pesar de la incertidumbre que les pueda generar el contar con un
sistema completamente nuevo; además, reconocen que hará de sus trabajos una labor mucho
más sencilla.

La empresa brindará apoyo a sus colaboradores para que se sientan más seguros al momento
de usar el sistema, el apoyo constará en dar una capacitación sobre este, así como crear
manuales donde puedan encontrar toda la información de manera clara y sencilla.

8. EVALUACIÓN DE VIABILIDAD.
Al realizar el estudio de viabilidad de recursos y al conversar detenidamente con la dueña de
la pastelería, así como con los colaboradores, hemos determinado que el proyecto para
implementar el sistema de registro de pedidos es viable por las razones que se expresan a
continuación:
• Primeramente, la empresa se encuentra en una fase de crecimiento, que le
exige automatizar y optimizar sus procesos, por lo que necesita implementar
cambios en sus sistemas con el fin de que pueda tomar más oportunidades
competitivas.
• Por otra parte, los colaboradores tienen la iniciativa de emprender el cambio,
reconocen que es tiempo de implementar un nuevo sistema de registro de pedidos
y se encuentran dispuestos a utilizar nuevas tecnologías.
• De igual manera, la dueña está dispuesta a invertir en el equipo e
implementación del sistema, pues los cambios y mejoras en cuanto a la
organización y producción de los pedidos serán notorios en el corto y mediano
plazo; mientras que el aumento de la productividad y el rendimiento se verán
reflejados en el largo plazo.
• Finalmente, la implementación del sistema de registro de pedidos optimizará
el trabajo y tiempo de los colaboradores, permitiendo que éstos se enfoquen en
otras áreas funcionales y estratégicas del negocio.
9. PLANEACIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES. CÁLCULO DEL TIEMPO REQUERIDO.

ACTIVIDAD ACTIVIDAD DETALLADA DÍAS

ANÁLISIS
Cuestionarios o entrevistas #3
Recopilación de datos Leer informes de la compañía #4
Observación #3
Elaboración de diagramas de
Análisis del flujo de datos #10
flujo de cada proceso
DISEÑO
Propuesta de diseño general #2
Diseño General del sistema Descripción de cada módulo
#3
del sistema
Diseño de entradas #2
Diseño de Salidas #2
Diseño de Base de datos #7
 ANÁLISIS DEL SISTEMA
1. DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN Y RECOPILACIÓN DE
DATOS.
a) Formato de entrevista o cuestionario.

CUESTIONARIO
CUESTIONARIO PARA LOS COLABORADORES DE LA PASTELERÍA “GRACIELA
IÑIGO”
1. ¿Cuánto tiempo lleva trabajando en la empresa?
R=
2. ¿En cuál de las siguientes áreas se desempeña actualmente?
 Recepción.
 Cajero.
 Decoración.
 Cocina.
 Distribución.
3. ¿Cuenta con experiencia en el manejo de programas
computacionales/ de información? Si su respuesta es AFIRMATIVA indique cuáles
son esos programas.
R=
4. En 5 pasos describa cómo es el proceso de registro de pedidos.
1.
2.
3.
4.
5.
5. De los siguientes problemas, seleccione los que considere más frecuentes
al momento realizar pedidos:
 Se duplican los pedidos.
 Se registran incorrectamente los pedidos.
 Se pierde/traspapela la información del pedido.
  Se registran los pedidos con información incompleta.
6. Marque que tan frecuentemente hay errores en la elaboración de los pedidos siendo
1 nada frecuente y 5 muy frecuente.
Nada Frecuente Muy Frecuente
1----------------------2--------------------3--------------------4----------------------5
7. “Considero que el sistema de registro de pedidos actual es altamente eficiente”.
[ ] De acuerdo [ ] En desacuerdo
8. “Los clientes realizan cambios inesperados con las especificaciones de sus pedidos”

Nunca Raras veces A veces A menudo Siempre

1 2 3 4 5

9. ¿Cómo afectan los cambios imprevistos que los

clientes efectúan a sus pedidos en tu área de trabajo?
R=
10. ¿Considera que el proceso de confirmación actual de pedidos es eficiente? Si su
respuesta es NEGATIVA indique una alternativa que considere viable para confirmar
los pedidos.
R=
11. ¿Qué cambiaría usted del sistema actual de registro de pedidos?
R=
¡GRACIAS POR CONTESTAR EL CUESTIONARIO!

b) Documentos de la empresa que nos ayuden a comprender mejor las funciones

que desarrollan.

Investigación de documentos cuantitativos

Registros: Los registros proveen actualizaciones periódicas de lo que ocurre en la empresa.
Si el encargado del registro es cuidadoso y lo actualiza en forma oportuna, puede proveer
mucha información útil para el analista.
Hay varias formas en que el analista puede inspeccionar un registro, muchas de las cuales
son indicativas de su capacidad de uso:
1. Revisar errores en montos y totales.
2. Buscar oportunidades para mejorar el diseño de los formularios de registro.
3. Observar el número y tipo de transacciones.
4. Estar al tanto de los casos en los que la computadora pueda
simplificar el trabajo (por ejemplo, los cálculos y otras formas de
manipular los datos).

En el caso de la Pastelería Graciela Iñigo, el

equipo se encargaría de analizar los registros
hechos a mano de los pedidos que se elaboran en
hojas sueltas de papel y se envían por mensaje de
texto a un grupo de WhatsApp privado, con el
objetivo de detectar errores al momento de
traspasar pedidos y rediseñar los procesos que
sean ineficientes para elaborar las transacciones de
registro y entrega de pedido.
2. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA: ELABORAR DIAGRAMAS DE
FLUJO DE CADA UNO DE LOS PROCESOS.
 DISEÑO DEL SISTEMA
1. DISEÑO DE ENTRADA DE DATOS
2. DISEÑO DE LA SALIDA DE INFORMACIÓN
 3. DISEÑO DE BASE DE DATOS
Tabla de clientes

CLIENTES
CONCEPTO CAMPO
Clave del cliente Alfanumérico
Nombre Texto
Teléfono Numérico
Dirección Texto
Historial de compras Texto
Tipo de cliente Texto
Observaciones Texto

Tabla de pedidos

PEDIDO
CONCEPTO CAMPO
Clave del pedido Alfanumérico
Nombre de cliente Texto
Tipo de pedido Texto
Fecha de pedido Fecha
Fecha de entrega Fecha
 Tabla de ventas

VENTAS
CONCEPTO CAMPO
Clave del pedido Alfanumérico
Folio Numérico
Fecha Numérico
Total Numérico
Cliente Texto
Tipo de Venta Texto
Método de pago Texto

Tabla de pasteles de vitrina

VITRINA
CONCEPTO CAMPO
Clave del producto Alfanumérico
Nombre Texto
Descripción Texto
Fecha de elaboración Fecha
Tipo de topper Texto
Precio Moneda

Tabla de pedidos personalizados

PERSONALIZADO
CONCEPTO CAMPO
Clave de producto personalizado Alfanumérico
Nombre de cliente Texto
Fecha de pedido Fecha
Fecha de entrega Fecha
Dirección de entrega Texto
Imagen seleccionada Imagen
Diseño Texto
Tipo de pan Texto
Tipo de betún Texto
Tipo de relleno Texto
Tipo de toppers Texto
Tipo de toppings Texto
 Tabla de pan (harina)
TABLA DE PRODUCTO (HARINAS)
CONCEPTO TIPO DE CAMPO
Clave de harina Alfanumérico
Tipo de pan Texto
Marca de la harina Texto
Stock Numérico

Tabla de rellenos

RELLENOS
CONCEPTO CAMPO
Clave de relleno Alfanumérico
Tipo de relleno Texto
Marca del relleno Texto
Stock Numérico

Tabla de betún
BETÚN
CONCEPTO CAMPO
Clave de betún Alfanumérico
Tipo de betún Texto
Stock Numérico

Tabla de toppings
TOPPINGS
CONCEPTO CAMPO
Clave de topping Alfanumérico
Tipo de topping Texto
Stock Numérico
Precio Moneda

Tabla de toppers
TABLA DE TOPPERS
CONCEPTO TIPO DE CAMPO
Clave de topper Alfanumérico
Tipo de topper Texto
 Nombre del topper Texto
Precio Moneda/Peso MXN
Stock Numérico

PRESENTACIÓN “Entradas y salidas de sistema”: https://unisonmx-

my.sharepoint.com/:p:/g/personal/a218201564_unison_mx/EWF2bRGvemtCk1sV_Z5dQUwBiJyafi9x
L975Wj6Yl6u8LA?e=iBLcd3

REFERENCIAS
Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2011). Análisis Y Diseño De Sistemas (8.a ed.). PRENTICE
HALL/PEARSON.