El Control
El Control
El Control
INTRODUCCION
CONCEPTO DE CONTROL
Podemos definir el control como “un proceso administrativo a través del cual los
administradores realizan un esfuerzo sistemático orientado a comparar el
rendimiento con los estándares establecidos por las organizaciones, y estar en
capacidad de determinar si el desempeño es acorde con las normas”. Este
proceso incluye, obviamente, asegurarse de que todos los recursos estén siendo
utilizados de la manera más efectiva posible siempre en función del logro de los
objetivos que la organización ha propuesto.
Hay una imagen popular según la cual la palabra control esta asociada a un
aspecto negativo, principalmente cuando las organizaciones y en la sociedad es
interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo,
manipulación e inhibición. Generalmente hablando, controlar es influir en lo que
sucede con el fin de obtener el resultado deseado. Existen varios conceptos de
control. Algunos interpretan el control como algo que se reduce a verificar. Otros
amplían el significado para incluir aspectos preliminares (planificación,
programación) como una parte del control.
OBJETIVOS
IMPORTANCIA DEL CONTROL
Los gerentes miden el desempeño real, comparan esta medición con los
estándares e identifican y analizan desviaciones. Pero posteriormente, para
realizar las correcciones y aplicarlo a fin de llegar al desempeño deseado.
Medición Comparación
Desempeñ Desempeñ del del
o deseado o real desempeñ desempeño
o real real con los
estándares
Algunas personas ven la información de tiempo real como un medio para obtener
control de tiempo real en áreas de importancia para los gerentes; en otras
palabras, un control aplicado en el momento mismo en que la información muestra
una desviación con respecto a los planes. Es posible en muchas áreas obtener de
tiempo real que midan el desempeño. Podría ser posible también en muchos de
estos casos comparar los datos con los estándares e inclusive identificar
desviaciones.
Por ejemplo, se detectó que debido a los incrementos en el uso del agua, el
control termostático de la temperatura con mediciones en la llave no era lo
suficientemente bueno para mantener constantes las temperaturas requeridas del
agua que se mezclan en ciertos compuestos químicos. Así pues, los ingenieros de
proceso diseñaron sistemas mediante los cuales es posible anticipar las
necesidades de diversas cantidades de agua a fin de que de antemano se pueda
controlar la temperatura en la llave.
Corrección Retroalimentació
anticipante
n sencilla
A partir de este punto, será fácil reunir la información sobre los insumos y
determinar de manera regular su efecto en el resultado final deseado. Uno de los
problemas en todos los sistemas de este tipo de control es la necesidad de
observar lo que los ingenieros llaman “perturbaciones”. Se trata de factores que no
han sido considerados en el modelo de insumos, pero que podrían tener un
impacto en el sistema y los resultados finales deseados.
Todas las técnicas y sistemas de control deben reflejar los planes para los que
fueron diseñados. Cada plan, tipo y fase de una operación tiene características
únicas. Lo que los gerentes necesitan es la información que les indique la manera
en que avanzan los planes por los que son responsables. Es claro que la
información requerida para seguir el progreso de un programa de mercadotecnia
será muy diferente de la requerida para verificar un plan de producción. Los
controles del departamento de ventas diferirán de los departamentos de finanzas y
éstos de los de departamentos de compra. Además, una empresa pequeña
necesitará controles diferentes de los de una enorme corporación.
La naturaleza misma del control hace hincapié en el hecho de que, cuantos más
controles se diseñen para manejar y reflejar la naturaleza específica y estructura
de los planes, más eficazmente responderán a las necesidades gerenciales.
Los controles deben adaptarse también a los gerentes individuales. Los sistemas
e información para el control tienen por objetivo ayudar a que los gerentes
individuales desempeñen su función de control.
Si no son de un tipo que un gerente pueda entender, no serán útiles. Lo que se
dice sobre adaptar la información para que se entienda, se aplica también a las
técnicas de control. Inclusive personas muy inteligentes podrían quedar “al
margen” con algunas de las técnicas avanzadas de los expertos.
Una de las maneras más importantes de adaptar los controles a las necesidades
de eficiencia y eficacia es asegurarse de que estén diseñados para subrayar las
excepciones. En otras palabras, al concentrarse en las excepciones del
desempeño planeado, los gerentes pueden utilizar los controles basados en el
principio de excepción para detectar las áreas donde se requiere su atención.
Para que sea más eficaz, cualquier técnica o sistema de control debe adecuarse al
clima organizacional. Por ejemplo, un estricto sistema de control aplicado en una
organización donde las personas tiene considerable libertad y participación podría
revertir en forma tal las tendencias imperantes que estaría condenado al fracaso.
Controles económicos
Los controles deben justificar su costo. Aunque este requisito es sencillo, con
frecuencia es difícil cumplir con el en la práctica. A un gerente le será difícil
determinar cual es el valor o el costo de un sistema de control. La economía es
relativa, ya que los beneficios varían con la importancia de la actividad, el tamaño
de la operación, el gasto en que se incurriría en ausencia del control y la
contribución que puede realizar el sistema.
Las técnicas y sistemas de control son eficientes cuando revelan las causas de las
desviaciones reales o potenciales con respecto a los planes y con el mínimo de
costos.