FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA

LOGÍSTICA

TAREA:

SEMANA 5

TEMA:

PROCESO DE LA ADQUISICIÓN DE INSUMOS Y MATERIALES

ESTUDIANTE:

PAREDES BARRE EMMANUEL

5TO SEMESTRE “A”

DOCENTE: ING. RICARDO QUIJIJE ANCHUNDIA, Phd.

MANTA-MANABÍ-ECUADOR

2022(1)

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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………...3
DESARROLLO...............................................................................................................3
El proceso de compras………………………………………………………….4
Proceso de compra: ejemplo práctico en una empresa de retail…………….5
Claves y consejos para montar un proceso de compras exitoso en tu
departamento de compras……………………………………………………...6
Adjudicación del suministro……………………………………………………7
La importancia de la automatización del proceso de compras……………….7
Los 3 P de Adquisición………………………………………………………….7
Pasos de proceso de adquisición………………………………………………..8
CONCLUSIÓN…………………………………………………………………………9
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................... 10

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INTODUCCIÓN
El presente informe es realizado con fin de comprenden conceptos y el recorrido o
proceso de la adquisición de insumos, materiales y las actividades que se deben realizar
para lograr una gestión de compras óptima que permita a cualquier organización la
obtención de múltiples beneficios tanto económicos y de calidad, siendo un proceso
complejo de compras que va más allá de la negociación. Aplicando criterios y
procedimientos que permitan adquirir materiales e insumos en condiciones más
ventajosas para la empresa en precios, plazo, condiciones de entrega, cumplimiento de
compromisos y sobre todo calidad. Con una buena gestión de compras la empresa
consigue ahorrar costos, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios
empresariales directos, la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que
la empresa tenga éxito o fracaso seleccionando proveedores para realizar alianzas
estratégicas que conlleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios.
Un proceso de adquisición exitoso permite a las empresas poder producir y ofrecer bienes
a los clientes de manera efectiva. Dado que la mayoría de las organizaciones confían en
proveedores externos para materias primas, piezas y productos, el desarrollo de un
proceso de adquisición bien estructurado asegurara la rentabilidad y minimizara los
retrasos en el servicio al cliente. Lograr ganancias en términos de productividad, se está
convirtiendo cada vez más en un enfoque estratégico clave del proceso de compras. Para
seguir siendo exitosos, las empresas tienen un gran interés en aprovechar este universo
competitivo de las adquisiciones.

DESARROLLO
Las adquisiciones o compras de insumos y materiales son primordiales para el
mejoramiento de una compañía así sea pequeña, mediana o grande. Las compras
entienden un proceso complejo que va más allá de la negociación y de los trámites, puesto
que con una buena administración de compras la compañía consigue ahorrar costes, saciar
al comprador, en tiempo y porción, y obtener beneficios empresariales directos. En la
actualidad las compras están integradas al comercio, tanto que han alcanzado tal
importancia en forma creciente que la productividad y la comercialización dependen de
ellas. Los principios y las técnicas de una buena función compradora son determinantes,
el proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. Como la
empresa industrial que centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el
producto en cambio la empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un
precio competitivo y por ultimo para la empresa de servicios la variable principal es
satisfacer las necesidades del cliente.
Según (Henderson, 2020) “El ciclo de adquisiciones es la serie de acciones necesarias
para obtener bienes o servicios de una fuente externa. Los eventos pueden incluir la
investigación de proveedores, solicitudes de pedidos, negociación de presupuestos,
compras y auditorias. El ciclo de adquisiciones puede requerir mucho tiempo y capital
para completarse. Por ejemplo, si un minorista necesita reabastecer un producto, primero
debe completar procedimientos internos como solicitudes de pedidos de compra y
aprobaciones de facturación”.

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Una vez aprobadas cada una de las demandas, la gestión maneja los precios de inventario
y las tarifas de almacenamiento con proveedores externos e instalaciones de
almacenamiento. Solo una vez que todos dichos procesos permanecen enteros va a poder
la compañía al final mercar su inventario. Entender el valor de la administración de
compras e llevar a cabo correctamente su paso puede contribuir a las organizaciones a
optimizar sus beneficios.
Según (Mercado, 2021) Debido a que las compras se encuentran en el corazón del
proceso de creación de valor de la empresa, formalizar y optimizar tu proceso de
compras también es importante para:
 Crear un proceso de compra eficiente y eficaz, no solo para el gasto directo sino
también para el gasto indirecto.
 Gestión exitosa de relaciones con proveedores.
 Gestión óptima de la cadena de suministro y abastecimiento estratégico.
 Agilizar el ciclo de compras y todos sus subprocesos.
 Proporcionar una pista de auditoría sólida para revisión interna y externa.
 Establecer un modelo para la gestión de procesos empresariales que se pueda
aplicar en toda la organización.
El proceso de compra
Es un ciclo y cada paso requiere el intercambio de información y varias aprobaciones para
avanzar. Cada empresa tendrá sus propias variaciones, pero en términos generales, sigue
un patrón bien establecido
Estos son los pasos básicos y esenciales de todo proceso de compras:
1. Identificación de los bienes y servicios que se necesitan.
2. Creación de la solicitud de compra.
3. Revisión y aprobación de la solicitud de compra.
4. Solicitud de propuesta a los proveedores.
5. Negociación del contrato y aprobación.
6. Envío y recibo del producto o servicio solicitado.
7. Revisión y comparación con lo solicitado.
8. Aprobación y pago de facturas.
9. Actualización de registros contables.

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El proceso de compras consta de los siguientes pasos:
1. Planificación de las compras:
Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado
antes de que surja la necesidad.
2. Análisis de las necesidades:
El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y
analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
3. Solicitud de ofertas y presupuesto:
Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía
de la empresa.
4. Evaluación de las ofertas recibidas:
Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y
examinarlas.
5. Selección del proveedor:
Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad,
las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el
producto.
6. Negociación de las condiciones:
Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que
pueden ser negociables.
7. Solicitud del pedido:
Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben
formalizar un documento que comprometa a ambas partes.
8. Seguimiento del pedido y los acuerdos:
Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se
corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado
a tiempo
Proceso de compra: ejemplo práctico en una empresa de retail
Las empresas de la industria retail son muy competitivas. Operan con márgenes de
ganancia ajustados, lo que dificulta la tarea para los gerentes. El departamento de compras
necesita diseñar estrategias efectivas de abastecimiento y compras para lograr escasos
ahorros, aumentar el ROI y obtener más ganancias para agregar a los ingresos generales.
Estos son generalmente los pasos en el proceso de compras en el sector retail:
 Investigar las preferencias de los clientes y el desempeño de las ventas anteriores.
 Identificación de fabricantes, productos y marcas.
 Ir “al mercado” para encontrar productos y materiales.
 Negociar con proveedores.
 Emitir órdenes de compra.
 Recepción de materias primas y bienes.
 Seguimiento del rendimiento.

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  Negociaciones continuas con proveedores para mejorar las ventas y los márgenes.
Claves y consejos para montar un proceso de compras exitoso en tu departamento
de compras
A continuación, te ofrecemos algunos consejos para optimizar y maximizar tus procesos
de compras en tu departamento:
Lo que debes hacer previo al proceso de compras:
 Identifica las necesidades.
 Selecciona el producto que necesitas.
 Asigna un personal encargado para el procedimiento.
 Establece las condiciones de entrega.
Realiza una investigación de mercado y ten en cuenta estos aspectos:
 Disponibilidad y existencia de los proveedores en el mercado.
 Situación geográfica de los proveedores.
 Desarrollo de los proveedores.
 Capacidad de almacenamiento de la empresa.
 Tipo de proveedor.
 Tamaño de la empresa.
Durante la preselección de proveedores:
En esta etapa se deben elegir los proveedores que más satisfagan tus necesidades y
cumplan los requisitos previamente acordados. Cada potencial proveedor debe presentar
ciertos requisitos que deben ser revisados y aprobados por el departamento de compras.
Petición de ofertas:
Aquí debes realizar una actividad de comprobación y análisis por medio de la solicitud y
recepción de precios y demás condiciones que quedaron establecidas previamente durante
la fase anterior.
Negociación y fases. Esta etapa debe incluir:
 Contacto inicial con el proveedor.
 Presentación de ofertas.
 Proposición y negociación de concesiones.
 Cierre de la negociación.

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Adjudicación del suministro
Esta es la última fase del proceso de compras donde se realiza la entrega del suministro o
servicios mediante las pautas establecidas y la elección de los productos finalmente
seleccionados.

La importancia de la automatización del proceso de compras

Los flujos de trabajo manuales y el mantenimiento de registros en papel ya no son
suficientes para las empresas que desean un rendimiento óptimo de su inversión en
compras o una cadena de suministro estratégica y saludable. La automatización y la
inteligencia artificial hacen mucho para eliminar o mitigar los desafíos que conllevan
estas metodologías obsoletas. La automatización del proceso de compras aporta una serie
de beneficios a cualquier organización. Los ahorros de costos aumentan al tiempo que se
reducen los gastos fuera de contrato. Se puede administrar más actividad, incluido el gasto
final y el equipo de compra tiene una visibilidad mucho mayor de todas sus funciones, lo
que te permite maximizar la eficiencia y los recursos.

Los 3 P de Adquisición
Desde la solicitud de pedido hasta la compra final, el método de adquisición utiliza
elementos llamados los 3P para garantizar una ejecución eficiente. Estos tres
componentes son:
1. Personas
Muchas personas pueden participar en el proceso de adquisición. Por lo tanto, es
vital para la administración asignar una persona para cada paso. Los responsables
de la toma de decisiones, como recursos humanos, asesor financiero,
departamento legal y gerente de operaciones, también deben participar en la
determinación de los factores de riesgo.
2. Proceso
El proceso de pedido de mercancías debe incluir puntos de control en cada paso
para garantizar la calidad. Las etapas, incluidas la revisión de productos, el pedido,
la entrega y el pago, deben realizarse de manera precisa y puntual. Cualquier error
en el proceso puede dar lugar a retrasos en los pagos de proveedores, lo que afecta
a la relación proveedor-distribuidor.
3. Papeleo
Aunque muchas empresas utilizan software de adquisición para agilizar sus
procesos, el papeleo se refiere a toda la documentación del proceso. Las empresas
necesitan completar informes y tramites adecuados en cada etapa para fines de
auditoria.

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Pasos de proceso de adquisición
Por lo general, el proceso de adquisición incluye siete pasos genéricos que pueden
modificarse para adaptarse a cualquier modelo de negocio.
1. Identificar las necesidades de la empresa
El ciclo comienza cuando una empresa reconoce la necesidad de un bien o
servicio. Identificar la necesidad ya sea interna, los materiales necesarios para
llevar a cabo las operaciones, o externos, los artículos destinados a vender, es el
primer paso. Una vez que se señala la necesidad, el departamento financiero
necesita establecer un presupuesto para pasar a la siguiente etapa.
2. Evaluar proveedores
Encontrar un proveedor debe confiar en su capacidad para cumplir con los
estándares de valor y calidad de los bienes de la empresa. Los criterios deben
incluir la cantidad de producción, reputación, puntualidad, fiabilidad y servicio al
cliente del fabricante. Los proveedores también deben ofrecer un precio
competitivo que reduzca el costo de compra de la empresa. La contratación de
proveedores adecuados es esencial porque puede conducir a una relación a largo
plazo que beneficie mutuamente a ambas partes.
3. Negociar precio y enviar una solicitud de compra
Una vez que la empresa se haya asentado en un proveedor, ambas partes deben
ponerse de acuerdo sobre el precio de los productos. Este paso, conocido como
contratación, requiere la colaboración en términos y condiciones de producción y
entrega. Solo una vez que cada factor se describe en el contrato, la empresa puede
enviar una solicitud de compra a su departamento de finanzas interno. El asesor
financiero debe pasar por el procedimiento necesario y aprobar la solicitud antes
de que se pueda finalizar una orden.
4. Pedido de Compra de Lanzamiento
El pedido de compra se crea cuando la empresa finalmente puede comprar los
bienes o servicios del proveedor aprobado. El pedido es un contrato que vincula
legalmente tanto al negocio como al vendedor a los términos acordados. Para fines
de auditoria y seguimiento, las órdenes de compra se registran manualmente o se
crean mediante software de pedido.
5. Recibir factura y realizar el pedido final
Cuando el proveedor recibe y revisa el pedido de compra de la empresa, devuelve
una factura. La factura describirá los productos, cantidades y precios, así como
anotara cuando vence el pago final. Si la empresa tiene alguna discrepancia con
el pedido, tiene tiempo limitado para ponerse en contacto con el proveedor y
realizar cambios. Después de que se haya establecido el periodo, el pedido se
finaliza y comienza la producción.
6. Pagar bienes y realizar una auditoria
Dependiendo de cuando se fijó el plazo de pago acordado, la empresa pagara por
los bienes antes o después de la entrega. Una vez que los bienes llegan a las
instalaciones de la empresa, el equipo de cuentas a pagar del departamento
financiero debe revisar la factura y realizar una auditoría. El grupo realiza una
auditoria de conciliación de tres vías, un proceso de cuentas por pagar que
coincide con los datos de los pedidos de compra, las facturas y las instrucciones
de entrega.
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 7. Actualizar Registros
El paso final del proceso de adquisición es actualizar todos los registros para
incluir información de la auditoria, la factura y el pedido de compra. La
contabilidad precisa es esencial, ya que hace que las inspecciones trimestrales
sean menos complicadas y evita discrepancias en las existencias.

CONCLUSIÓN
Finalizando el presente trabajo podemos concluir que en el recorrido de la adquisición de
insumos y materiales se puede determinar que las empresas cuentan con indicadores para
el tratamiento de solicitudes de insumos o materiales, evaluación de procesos y
colocación de ordenes de compra contando con fuentes de aprovisionamiento las mismas
que pueden encontrarse en una posición mucho mejor si están armadas con habilidades
efectivas para realizar un mejor proceso de compras. La implementación de una estrategia
de compra eficaz, aunada con un proceso automatizado, ayuda a las empresas a tomar
decisiones acertadas e inteligentes y aumentar sus ventas.

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BIBLIOGRAFÍA
 Henderson, C. (2020). El Proceso de Adquisición. Clinton: Zipordering.
 Mercado, E. (2021). Las fases y claves para un Proceso de Compras exitoso.
Ciudad de Mexico: Mercadoe.

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