SST - PR - 002 - Procedimiento Conformacion Del Comité de Convivencia Laboral

PROCEDIMIENTO DE CONFORMACIÓN
Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE

CONVIVENCIA LABORAL - CCL.
Código: SST_PR_002 - Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE CONFORMACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE
PREFABRICADOS ANDINOS COLOMBIA

S.A.S
CIUDAD MADRID CUNDINAMARCA

FECHA ENERO 2020
Elaborado por Revisado por Aprobado Por

COOR. SST DPTO ADM. GERENTE GENERAL
1
1. CONTENIDO
2. OBJETIVO......................................................................................................4
3. ALCANCE.......................................................................................................4
4. RESPONSABILIDADES.................................................................................4
4.1 alta dirección...........................................................................................4
4.2 Responsable del SG – SST....................................................................4
4.3 Presidente del Comité de convivencia laboral........................................4
4.4 Secretario(a) del Comité de convivencia laboral....................................5
4.5 Todos los trabajadores............................................................................5
4.6 Funciones del comité de convivencia laboral.........................................5
5. PAUTAS GENERALES PARA LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE
CONVIVENCIA LABORAL.............................................................................6
5.1 Definir número de representantes...........................................................6
5.2 Convocatoria...........................................................................................7
5.3 Votaciones...............................................................................................7
5.4 Escrutinio.................................................................................................7
5.5 Representantes al Comité por parte de la empresa...............................8
5.6 Reunión de constitución..........................................................................8
5.7 Reuniones del Comité.............................................................................8
5.8 Plan de capacitación...............................................................................8
5.9 Período del Comité de Convivencia Laboral...........................................8
6. REGISTROS...................................................................................................8
anexos................................................................................................................10

2
INDICE DE ANEXOS
ANEXO 1 FORMATO CONVOCATORIA A PARTICIPAR DE LA ELECCIÓN

DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL.............................................11
ANEXO 2 FORMATO LISTADO DE PARTICIPANTES A LA ELECCIÓN DEL
COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL.....................................................12
ANEXO 3 FORMATO ACTA DE ESCRUTINIO Y VOTACIÓN COMITÉ DE
CONVIVENCIA LABORAL..........................................................................14
ANEXO 4 FORMATO ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ DE
CONVIVENCIA LABORAL..........................................................................15
ANEXO 5 FORMATO ACTA DE REUNIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA
LABORAL....................................................................................................16

3
2. OBJETIVO
Garantizar el cumplimiento normativo durante las fases de convocatoria,

elección, conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral,
definiendo las responsabilidades y recursos necesarios.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica para todo el personal de Prefabricados Andinos

Colombia S.A.S, de acuerdo a las responsabilidades definidas en el presente
documento para cada rol, acordes con la normatividad colombiana aplicable
vigente. Ver matriz legal.
4. RESPONSABILIDADES
4.1 ALTA DIRECCIÓN
- Garantizar el cumplimiento del presente procedimiento durante las

diferentes etapas.
- Garantizar un espacio físico para las reuniones y demás actividades
del Comité de Convivencia Laboral, así como para el manejo
reservado de la documentación.
- Realizar actividades de capacitación para los miembros del Comité
sobre resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros temas
considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo.
- Desarrollar las medidas preventivas y correctivas de acoso laboral
4.2 RESPONSABLE DEL SG – SST
- Realizar el acompañamiento técnico para la convocatoria, elección,

conformación y funcionamiento del COMITE DE CONVIVENCIA
LABORAL.
4.3 PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
- Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y

extraordinarias.
- Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma
dinámica y eficaz.
- Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa
privada, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
- Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa
privada, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.

4
4.4 SECRETARIO(A) DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
- Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que
se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así
como las pruebas que las soportan.
- Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la
convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y
extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.
- Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las
quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la
misma.
- Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas
con el fin de establecer compromisos de convivencia.
- Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación
soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la
información.
- Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del
Comité.
- Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el
Comité a las diferentes dependencias de la entidad pública o
empresa privada.
- Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer
seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada
una de las partes involucradas.
- Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que
incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y
recomendaciones, los cuales serán presentados a la Alta Dirección
de Prefabricados Andinos Colombia S.A.S.
4.5 TODOS LOS TRABAJADORES
- Participar de la elección de los integrantes del COMITE DE

CONVIVENCIA LABORAL de Prefabricados Andinos Colombia S.A.S
4.6 FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
- Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se

describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como
las pruebas que las soportan.
- Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales
en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar

5
conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad

pública o empresa privada.
- Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los
hechos que dieron lugar a la queja.
- Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre
las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para
llegar a una solución efectiva de las controversias.
- Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para
construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en
todos los casos el principio de la confidencialidad.
- Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes
involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con
lo pactado.
- En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes,
no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta
persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a
la Procuraduría General de la Nación.
- Presentar a la Alta Dirección de Prefabricados Andinos Colombia
S.A.S, las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las
medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el
informe anual de resultados de la gestión del Comité de Convivencia
Laboral y los informes requeridos por los organismos de control.
- Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas
por el Comité de Convivencia a las dependencias de gestión del
recurso humano y Seguridad y Salud en el Trabajo de Prefabricados
Andinos Colombia S.A.S.
- Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que
incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y
recomendaciones, los cuales serán presentados a la Alta Dirección.
5. PAUTAS GENERALES PARA LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE

CONVIVENCIA LABORAL.
5.1 DEFINIR NÚMERO DE REPRESENTANTES
De acuerdo a lo establecido con la normatividad colombiana vigente se define,

que el Comité de Convivencia Laboral de Prefabricados Andinos Colombia
S.A.S, estará conformado por 4 representantes del empleador y 4
representantes de los trabajadores.
Los representantes del empleador fueron designados directamente por la Alta

Dirección de Prefabricados Andinos Colombia S.A.S y los representantes
fueron elegidos por votación secreta.

6
Dado el caso de tener otro centro de trabajo con una duración de más de un (1)
año de contrato en cualquier parte territorio nacional, Prefabricados Andinos
Colombia SAS deberá hacer convocatoria para conformar el CCL, donde por
parte de los trabajadores estarán representados por dos (2) compañeros, los
cuales uno será principal y el otro será suplente, el empleador nombrará a su
representante.
El Comité de Convivencia Laboral no podrá conformarse con trabajadores a los

que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido
víctimas de acoso laboral, en los seis (6) meses anteriores a su conformación.
5.2 CONVOCATORIA
El responsable del SG – SST, se encargará de realizar la convocatoria entre

los trabajadores, para tal fin debe dar a conocer la importancia de conformar el
CCL así como el alcance, la importancia y las responsabilidades que adquieren
las personas que integraran este comité. Dentro de esta divulgación, debe
presentar con claridad las fechas para inscripción de los trabajadores
interesados en postularse, la fecha de votaciones y la manera como se
realizará el escrutinio de las votaciones, de igual manera, se presentará el
formato en el que se deben inscribir los interesados.
Anexo 1 FORMATO CONVOCATORIA A PARTICIPAR DE LA ELECCIÓN

DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
5.3 VOTACIONES
Los trabajadores elegirán sus representantes a través de votación secreta que

represente la expresión libre, espontánea y auténtica de todos los trabajadores,
y mediante escrutinio público.
Anexo 2 FORMATO LISTADO DE PARTICIPANTES A LA ELECCIÓN DEL

COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
5.4 ESCRUTINIO
Se designará por parte de la Alta Dirección a dos trabajadores que servirán

como jurados de votación.
Los jurados deberán contar cada uno de los votos, lista por cada participante
cuantos votos obtuvo y elaborar un acta.

7
Anexo 3 FORMATO ACTA DE ESCRUTINIO Y VOTACIÓN COMITÉ DE

CONVIVENCIA LABORAL
5.5 REPRESENTANTES AL COMITÉ POR PARTE DE LA EMPRESA
El representante legal de la compañía definirá cuáles son los representantes al

Comité de Convivencia Laboral por parte de la empresa.
5.6 REUNIÓN DE CONSTITUCIÓN
El siguiente día hábil a las votaciones se realizará reunión con los miembros
del Comité elegidos por los trabajadores y los nombrados por el empleador
para que entre ellos elijan al presidente y secretario del Comité.
Anexo 4 FORMATO ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ DE

CONVIVENCIA LABORAL
5.7 REUNIONES DEL COMITÉ
El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente cada tres (3)

meses y sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y
extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata
intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes.
Anexo 5 FORMATO ACTA DE REUNIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA

LABORAL
5.8 PLAN DE CAPACITACIÓN
Durante la reunión de apertura del Comité se deberá generar el plan de

capacitación según lo descrito en el numeral con el fin de garantizar que los
miembros del comité cuenten con competencias actitudinales y
comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad,
confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo,
habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.
5.9 PERÍODO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
El período de los miembros del Comité de Convivencia será de dos (2) años, a
partir de la conformación del mismo, que se contarán desde la fecha de la
comunicación de la elección y/o designación.

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6. REGISTROS
Tiempo de Responsable de
Registro
retención conservarlo
Acta de convocatoria para la conformación del
20 años Secretaria CCL
Comité de Convivencia Laboral
Registro de inscripción de los candidatos al Comité
de Convivencia Laboral
Acta de apertura de elecciones de los candidatos
al Comité de Convivencia Laboral
Registro de votantes Comité de Convivencia
Laboral

9
ANEXOS

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Anexo 1 FORMATO CONVOCATORIA A PARTICIPAR DE LA ELECCIÓN

DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
Empresa: PREANSA S.A.S
Período del Comité de convivencia laboral: 2019-2021
A través de la presente comunicación hago extensiva la invitación a participar

de la convocatoria para ser integrante del comité de convivencia laboral, las
inscripciones se encontraran abiertas entre el 04 y 06 de Junio del 2019 hasta
el 06 de junio del 2019.
El Comité de Convivencia Laboral es un organismo de coordinación

conformado por representantes del empleador y representantes de los
empleados, que busca prevenir el acoso laboral contribuyendo a proteger a los
empleados contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares
de trabajo, conforme lo establece la normatividad colombiana aplicable vigente.
Cuenta con un plan de formación específica para fortalecer habilidades que

permita desarrollar sus funciones.
Igualmente informamos que las elecciones se llevarán a cabo el día de 06 de

junio del 2019 a las 07:00 am en las instalaciones de Preansa SAS, esperamos
contar con la asistencia de todos los colaboradores.
Representante Legal Encargado SG - SST

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Anexo 2 FORMATO LISTADO DE PARTICIPANTES A LA ELECCIÓN DEL

COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
EMPRESA: PREANSA SAS

FECHA: 06 DE JUNIO DE 2019
Periodo de vigencia del comité 2019-2021
No. NOMBRE CEDULA FIRMA

12

13
Anexo 3 FORMATO ACTA DE ESCRUTINIO Y VOTACIÓN COMITÉ DE

CONVIVENCIA LABORAL
EMPRESA: PREANSA SAS

FECHA: 06 DE JUNIIO 2019
Siendo las 07:00am del día 06 de Junio del presente año, se realizó el proceso
de votación para la elección de los integrantes del Comité de convivencia
laboral para el período que va de 06/06/2019 a 06/06/2021.
En calidad de jurados de votación se encargó a los señores:

_______________________________
_______________________________
Después del conteo de votos se obtuvieron los siguientes resultados:
Nombre Votos
________________________ _____
________________________ _____
________________________ _____
________________________ _____
Votos en blanco _____
Votos anulados _____
Los Integrantes elegidos a través de ésta votación fueron:
CATEGORÍA
NOMBRE CARGO PRINCIPA
SUPLENTE
L
________________________________
Nombre y Firma del Jurado de Votación
________________________________
Nombre y Firma del Jurado de Votación

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Anexo 4 FORMATO ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ DE

CONVIVENCIA LABORAL
El día 06 de Junio de 2019 en las instalaciones de la empresa PREANSA SAS.,

se reunió el Representante Legal y sus trabajadores para conformar el Comité
de Convivencia dando cumplimiento a la normatividad colombiana aplicable
vigente, así como lo dispuesto en el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
en el Trabajo. El periodo de los miembros del comité es de dos años (2) y el
empleador proporcionará los recursos necesarios para el cumplimiento de las
funciones de los miembros al comité así como la capacitación requerida.
El representante legal de la empresa nombró a las siguientes personas:

Por parte de la empresa:
Principal Suplente
Principal Suplente
Los trabajadores nombraron a:

Principal Suplente
Principal Suplente
Estos últimos nombrados por votación en asamblea general de trabajadores.

Integrado el Comité de Convivencia, se procedió de acuerdo a la normatividad
aplicable vigente a nombrar al presidente y al secretario del mismo, con el
objetivo de mantener la coordinación, organización y funcionamiento del
comité.
Por votación interna del comité se designa:

______________________Presidente del Comité y
______________________ secretario(a) del mismo.
__________________________ _________________________
Firma Presidente Firma Secretario

15
Anexo 5 FORMATO ACTA DE REUNIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA

LABORAL
N° de Acta 02ª Reunión x Reunión extraordinaria

Mensual
Fecha 17-09- Hora de inicio 10:00am Hora de 12:15pm
2019 cierre
Lugar Planta Madrid
Realizar actividades de mejora de ambiente laboral
Objetivo
ASISTENTES
NOMBRE CARGO
ORDEN DEL DÍA
1. Apertura y bienvenida a la reunión, presentación de asesores ARL

(presidente)
2. Llamado a lista (secretaria)
3. Actividad (show and tell)
4. Pautas para el ambiente laboral
5. Conclusiones
6. Cierre de la reunión

16
DESARROLLO DE LA REUNIÓN

17
COMPROMISOS
FECHA EJECUTAD
FECHA DE
RESPONSABL DE O
ACTIVIDAD EJECUCIÓ
E REPORT
N SI NO
E
Para constancia de lo anterior, se firma en la ciudad de __________ a los ____

días del mes de ____________ del 202__.
Firma Presidente Firma Secretario
Integrante del CCL Integrante del CCL

18

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ANEXO 1 FORMATO CONVOCATORIA A PARTICIPAR DE LA ELECCIÓN

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Garantizar el cumplimiento normativo durante las fases de convocatoria,

El procedimiento aplica para todo el personal de Prefabricados Andinos

4.1 ALTA DIRECCIÓN

- Garantizar el cumplimiento del presente procedimiento durante las

4.2 RESPONSABLE DEL SG – SST

- Realizar el acompañamiento técnico para la convocatoria, elección,

4.3 PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

- Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y

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4.4 SECRETARIO(A) DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

4.5 TODOS LOS TRABAJADORES

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4.6 FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

- Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se

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conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad

5. PAUTAS GENERALES PARA LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE

5.1 DEFINIR NÚMERO DE REPRESENTANTES

De acuerdo a lo establecido con la normatividad colombiana vigente se define,

Los representantes del empleador fueron designados directamente por la Alta

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Código: SST_PR_002 - Versión: 001

El Comité de Convivencia Laboral no podrá conformarse con trabajadores a los

El responsable del SG – SST, se encargará de realizar la convocatoria entre

Anexo 1 FORMATO CONVOCATORIA A PARTICIPAR DE LA ELECCIÓN

Los trabajadores elegirán sus representantes a través de votación secreta que

Anexo 2 FORMATO LISTADO DE PARTICIPANTES A LA ELECCIÓN DEL

Se designará por parte de la Alta Dirección a dos trabajadores que servirán

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Anexo 3 FORMATO ACTA DE ESCRUTINIO Y VOTACIÓN COMITÉ DE

5.5 REPRESENTANTES AL COMITÉ POR PARTE DE LA EMPRESA

El representante legal de la compañía definirá cuáles son los representantes al

5.6 REUNIÓN DE CONSTITUCIÓN

Anexo 4 FORMATO ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ DE

5.7 REUNIONES DEL COMITÉ

El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente cada tres (3)

Anexo 5 FORMATO ACTA DE REUNIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA

5.8 PLAN DE CAPACITACIÓN

Durante la reunión de apertura del Comité se deberá generar el plan de

5.9 PERÍODO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

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Código: SST_PR_002 - Versión: 001

Elaborado por Revisado por Aprobado Por

Para constancia de lo anterior, se firma en la ciudad de ______ a los