Planeación de la Auditoria Administrativa

Docente:

Fabián Alejandro Sanabria Agudelo

Presentado por

Jhostin Samanta Duran Bejarano

Fundación Universitaria Del Areandina

Administración De Empresas

Bogotá

2021
 INTRODUCCION

En el presente trabajo se tiene como objetivo planear y presentar la propuesta del plan de

auditoria para la empresa T&S TEMSERVICE basándonos desde información suministrada y

diagnosticada logrando así vincular los conocimientos aprendidos, información importante y

hallazgos los cuales aporten de manera positiva en la presentación de nuestro proyecto.

 OBJETIVO GENERAL

Analizar la información suministrada por parte de la empresa T&S TEMSERVICE

logrando desarrollar de manera asertiva la planeación de auditoria administrativa la cual nos

aporte de manera positiva y contribuya en el mejoramiento continuo de la compañía.

1. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

1.1. GESTIÓN GLOBAL

1.1.1. MISIÓN

Misión de T&T TEMSERVICE S.A.S

Realizar la gestión del talento humano en las empresas usuarias

Misión de ESI ESPECIALISTAS EN SERVICIOS INTEGRALES

Prestar servicios de tercerización como aliado estratégico de las empresas

clientes.

1.1.2. VISIÓN

Visión de T&T TEMSERVICE S.A.S

En el año 2022 seremos la empresa más rentable del sector

 Visión de ESI ESPECIALISTAS EN SERVICIOS INTEGRALES

En el 2020 seremos reconocidos a nivel nacional según el objeto de cada una

de nuestras marcas (ALKHO, Facility Management, My back Office, Impakle,

Nettin), como prestadora de servicios especializados. Esto medido como un Ebitda

superior al 10% de la facturación anual.

1.1.3. POLÍTICA

Política de T&T TEMSERVICE S.A.S

T&T TEMSERVICE S.A.S contribuye al desarrollo de las empresas usuarias

brindando un servicio oportuno, serio y confiable con personal competente,

comprometidos con el mejoramiento continuo de administración de personal en

misión de acuerdo a la ley 50 del 90 y sus decretos reglamentarios subsiguientes.

Política de ESI ESPECIALISTAS EN SERVICIOS INTEGRALES

ESI especialistas en servicios integrales S.A.S. Está comprometido a

desarrollar los contratos de tercerización de procesos con oportunidad, calidad y

cumplimiento, buscando siempre el mejoramiento continuo, de acuerdo al artículo

34 del código sustantivo de trabajo

1.1.4. OBJETIVOS DE CALIDAD DE T&T TEMSERVICE S.A.S

1.2. FINANCIERA
 PROCEDIMIENTO FINANCIERO Y CONTROL DE GASTOS

1.2.1. OBJETIVO

Asegurar que los gastos se encuentren dentro de los parámetros establecidos

por las compañías y justificar desviaciones encontradas en cada uno de los

conceptos

1.2.2. ALCANCE

Inicia con la verificación, control y seguimiento de los gastos en que

incurren las compañías T&T TEMSERVICE S.A.S y ESPECIALISTAS EN

SERVICIOS INTEGRALES

1.2.3. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación de este documento se aplican las siguientes

definiciones:

1. ESI: ESPECIALISTAS EN SERVICIOS INTEGRALES

2. T&T: T&T TEMSERVICE S.A.S

3. DISCREPANCIAS: Es la diferencia importantes entre cuentas de los meses

analizados

4. GASTOS: En contabilidad, se denomina gasto a la causación o partida contable que

disminuye el beneficio o aumenta la perdida de una sociedad o persona física. Entre

otras palabras, el gasto es una salida de dinero que por lo general no es recuperable,

a diferencia del costo, que desde la óptica financiera puede ser entendido como una

inversión por en cuanto se causa con la intención de generar ingresos.

5. PRESUPUESTO: Es un plan operativo y de las empresas T&T TEMSERVICE

S.A.S y ESPECIALISTAS EN SERVICIOS INTEGRALES. El cual se formula

para lograr en un periodo los objetivos comerciales, financieros y de control de

costos/gastos.

6. PYP: Estado financiero de pérdidas y ganancias

7. DIAGRAMA DE PARETO: Es un tipo especial de grafica de barras donde los

valores graficados están organizados de mayor a menor. Se utiliza para identificar

las discrepancias entre cuentas que se producen con mayor frecuencia.

8. MOVTO 12: Es un reporte que se genera del ERP INFORMA, donde se especifican

los movimientos netos entre cuentas, mes a mes hasta por 12 meses

9. LIBRO AUXILIAR LISAUX: Es un listado de auxiliares, donde se encuentran

los movimientos que se han realizado en una cuenta

1.3. COMERCIAL
 PROCESO COMERCIAL Y DE MANTENIMIENTO DE CLIENTES

MEDIANTE CRM AGENCIAS

1. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para la adecuada gestión

comercial y mantenimiento de negocios mediante el uso de la plataforma CRM

para las agencias

2. ALCANCE

Inicia desde la creación del negocio prospecto en el CRM, pasando por

las diferentes fases, su cierre e inicio del mantenimiento del cliente

3. DEFINICIONES

1.3.1.3.1. CRM: Es un término de la industria de la información que se

aplica a metodologías, software y en general, a las capacidades de internet

que ayudan a una empresa a gestionar las relaciones con sus clientes de

una manera organizada

1.3.1.3.2. NEGOCIO: Apertura de la posibilidad de negocio con el cliente,

dicha posibilidad se especializa en alguna de las diferentes líneas de

negocio que se tienen en una organización

1.3.1.3.3. LÍNEAS DE NEGOCIO: Son los diferentes servicios que tienen

las empresas de la organización T&T para ofrecer a sus clientes

1.3.1.3.4. MODULO CRM: El CRM está dividido en 5 módulos principales

que permiten organizar información

1.4. TALENTO HUMANO
 FORMACIÓN

1. OBJETIVO Y ALCANCE

Este procedimiento establece la metodología para detectar necesidades

de formación, igualmente para planificar, organizar, ejecutar y controlar las

actividades de formación con el fin de lograr el desempeñar satisfactorio del

personal de planta que incide en la calidad del servicio.

2. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación de este documento, se aplican las

siguientes definiciones.

1.4.1.2.1. FORMACIÓN: Es el desarrollo de las habilidades de una empresa

o grupo de personas a través de actividades académicas y/o prácticas de

tal forma que se alcance la especialización en el trabajo y por

 consiguiente el mejoramiento continuo del proceso o del sistema. El

proceso de formación involucra las etapas de capacitación y

entrenamiento, en el primera se proporcionan los conceptos básicos para

realizar la actividad y en la segunda se le da oportunidad para poner en

práctica lo aprendido, con el tiempo se logra la especialización en la

tarea.

1.4.1.2.2. PLAN DE FORMACIÓN: Conjunto de eventos, recursos, fechas

y secuencias de las actividades relacionas con el entrenamiento

1.4.1.2.3. FORMACIÓN EXTERNA: Es la formación realizada ya sea en

las instalaciones de FOCUN o fuera de ella, por una entidad o

instructor externo

1.4.1.2.4. BRECHA: Es la diferencia entre el desempeño actual del

colaborador y el esperado para dicho rol y sobre actual proceso de

formación

3. CONDICIONES GENERALES

 Los responsables del proceso deben facilitar la asistencia del personal a

programas de formación

 Las necesidades de formación deben ser detectadas por los

responsables de proceso o trabajadores

1.5. GESTIÓN DE LO ADMINISTRATIVO

1. OBJETIVO

Asegurar el correcto funcionamiento de todos los recursos físicos de la

compañía mediante un sistema que permita el monitoreo, control y realización

de mantenimientos preventivos y correctivos, con el fin de protegerlos de

daños y alargar su vida útil.

2. ALCANCE
 Este procedimiento inicia con la identificación de necesidades de

mantenimiento de máquinas, equipos, infraestructura física y demás bienes y

termina con el recibido a satisfacción del servicio de mantenimiento prestado.

3. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación de este documento, se aplican las siguientes

definiciones.

 Mantenimiento: Hacer referencia al conjunto de actividades desarrolladas

con el fin de conservar un bien físico en condiciones de funcionamiento

eficiente previniendo daños o reparándolos cuando ya se hubiera

producido.

 Mantenimiento preventivo: Este tipo de mantenimiento pretende reducir

en un máximo la reparación mediante rutina de inspecciones periódicas y la

renovación de los elementos averiados

 Mantenimiento correctivo: Es aquel que se ocupa de la reparación una

vez se ha producido el fallo y la parálisis de la máquina, equipo o

instalación física

 Recursos físicos: Entiéndase por recursos físicos toda la planta física de las

institución como muebles y enseres, parque automotor, instalaciones

plantas eléctricas

2. TÉRMINOS DE REFERENCIA

 Control: Orientados a los diferentes esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el

comportamiento organizacional en relación con los estándares preestablecidos.

  Organización: Determinan que su curso apoye la definición de la estructura,
competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de
autoridad y el trabajo en equipo.
 De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la organización
está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las
expectativas y satisfacción de sus clientes.
 Calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en
todos sus Contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente
competitivos.
 De cambio: Transformación de en un instrumento que hace más permeable y
receptiva a la organización.
 De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice
para convertirlas en oportunidades de mejora.
 Toma de decisiones: Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido
instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

3. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

3.1. ACTIVIDAD ECONÓMICA

T&S TEMSERVICE es una empresa de prestación de servicios temporales

creada en 1989. La cual busca el crecimiento de sus empresas usuarias, logrando un

crecimiento de organizaciones efectivas, enfocada a vinculación de capital humano

efectivo, confiable, productivo, entregado y responsable el cual cumpla y satisfaga las

necesidades de las empresas usuarias.

3.2. ÓRGANOS DE DIRECCIÓN

 Dirección Gerencia: Isabel Arciniegas, Martin Arciniegas

 Dirección Administrativa: Javier Hernández

 Representante Legal: Marlene Arciniegas

3.3. COMPOSICIÓN DE CAPITAL

El capital de la organización es obtenido por parte de los servicios de

tercerización realizados en la compañía, el proceso de selección de personal,

contratación, nomina, seguridad social, son los encargados de realizar el ingreso de

capital y recursos sostenibles para la compañía, por medio de este se logra mantener el

capital humano de la compañía el cual aporta en los procedimientos que apoyan en la

consecución de bienes y dinero de la empresa.

3.4. PLANTA FISICA

T&S TEMSERVICE cuenta con 3 sedes de trabajo las cuales están divididas de

la siguiente manera.

 Sede Administrativa

En ella encontramos distribuidas diferentes áreas de la organización:

 Dirección General

 Talento Humano

 Área Administrativa

 Tecnología y Soporte

 Innovación y Aseguramiento
  Nomina

 Tesorería

 Sede de Operaciones

En ella encontramos distribuidas diferentes áreas de la organización:

 Dirección de Operaciones

 Reclutamiento

 Selección

 Contratación

 Seguridad Social

 Cooperativa de gestión Social

 Sede de Servicio al cliente

En ella encontramos distribuidas diferentes áreas de la organización:

 Call Center

 Gestión Documental

 HSE

 Área de mercadeo
 En cada sede de la compañía se cuenta con materiales y equipos los cuales aportan en el

buen desempeño de los colaboradores de planta de la compañía, estos elementos se encuentran

distribuidos de la siguiente manera.

SEDE SEDE SEDE

ADMINISTRATIVA OPERACIONES SERVICIO AL

CLIENTE

COMPUTA 40 35 30

DORES

TELEFONO 25 35 15

DIADEMAS 15 0 15

IMPRESOR 8 4 6

AS

3.5. COMERCIALIZACIÓN

La organización T&S TEMSERVICE en su proceso de comercialización está

enfocado en la búsqueda de empresas con necesidades específicas en donde se enfoca

aumentar la productividad de clientes a través de modelos exclusivos desarrollados en la

empresa.

Crea soluciones efectivas que permiten a las empresas crecer exitosamente y a el

capital humano seleccionado ayudarlo y enfocarlo a conocer su propio potencial.

Se comercializan marcas propias las cuales cuentan con enfoques específicos

Es una compañía con más de 26 años de experiencia

en la prestación de servicios temporales en Colombia. Cuenta

con una infraestructura física a nivel nacional, más de 5.000

empleados en misión.

Somos especialistas en servicios de logística interna,

acondicionamiento de producto, producción y mantenimiento

de equipos industriales; con autonomía técnica

administrativa y financiera. 

Somos expertos en soluciones de servicios generales,

innovando bajo el concepto de Green Cleaning. Nuestro

portafolio de servicios incluye personal especializado en

actividades de limpieza y cafetería, mantenimiento.

locativo.ría, y recepción.

Nos especializamos en la implementación, ejecución

y seguimiento de las estrategias de nuestros clientes, en el

punto de venta, soportados por nuestro modelo MAM.

Somos una marca que ofrece servicios

administrativos generadores de valor, contamos con una

amplia trayectoria corporativa la cual certifica cada uno

nuestros servicios.,
 Somos especialistas en la búsqueda de los mejores

candidatos para los resultados que su empresa requiere.

Contactamos y seleccionamos el mejor talento especializado.

Nuestro éxito es el resultado de la sinergia de tres pilares

fundamentales: assessment center, una extensa y selectiva

red de contactos y tecnología aplicada. Nuestro servicio de

selección tiene como misión.

3.6 INVENTARIO

Se lleva a cabo el conteo y verificación físico Vs el sistema WM de todos los

productos almacenados, contra los controles documentales para determinar las

necesidades y situación de existencias a fin de mantener actualizado el inventario.

INVENTARIO T&S

 Mobiliario

 Electrodomésticos

 Equipos de cómputo y tecnología

 Vehículos

 Papelería
3.6. CARTERA

El área de cartera es el responsable de la gestión de cobro de cartera de la compañía a

nivel nacional mediante procesos ágiles de información, utilizando las herramientas de forma

óptima para brindar un servicio efectivo dentro y fuera de la organización.

PROCESO

 Realizar el recaudo de la cartera telefónicamente grupo empresarial.

 Informar al tesorero sobre el cliente, horario y fecha de donde deben reclamar.

 Identificar pagos que se realizan por medios electrónicos.

  Enviar los extractos de cartera a los directores comerciales y ciudades con los

reportes de abonos por documento.

 Asiste a las reuniones de cartera.

 Realizar liquidación de intereses de mora para solicitar ser facturados por moras.

El proceso realizado por el área de cartera cuenta con un formato exclusivo para la

determinación de los diferentes pagos realizados por empresas en misión tabulando

información específica de cada movimiento.

4. PRO

GRA

MA

DE TRABAJO

4.1. RESPONSABLE

 Auditor Interno (1 colaborador): Deberá desarrollar, implementar, diseñar y

coordinar un programa de auditoria eficaz, el cual cumpla con los lineamientos y

parámetros estimulados por la organización, cumpliendo a cabalidad las

estrategias, policías y objetivos planeados por la junta directiva de la

organización, con la finalidad de cumplir con los controles y procedimientos

establecidos por los sistemas de gestión.

 Coordinador general de la auditoria (2 colaboradores):

  Garantizar el cumplimiento efectivo de las estrategias a desarrollar en los

tiempos estipulados, planificando y coordinando las diferentes auditorías

a desarrollar en las áreas de trabajo.

 Examinar minuciosamente los procedimientos financieros, operacionales,

administrativos y demás áreas de trabajo

 Evaluar constantemente las actividades y procedimientos desarrollados

por los líderes y analistas de proyectos

 Realizar informes periódicos de las actividades realizadas.

 Diseña e implementan modelos de recolección de datos, con la cual se

espera minimizar aspectos negativos que afectan la operación

 Selecciona, examina y cumple con los diferentes sistemas de gestión

 Líderes de área de proyecto (10 colaboradores)

 Ejecutar correctamente lo indicado por el coordinador

 Supervisar que las actividades y tiempos se cumplan en los periodos

establecidos

 Resolver y solucionar efectivamente las dudas o inconformidades que se

puedan presentar

 Dirigir correctamente a su equipo de trabajo

 Manejar eficazmente los sistemas de gestión de calidad

  Utilizar las herramientas necesarias para cumplir las estrategitas

propuestas

 Analistas de proyecto (20 colaboradores)

 Recolectar, observar y analizar los diferentes datos, hallazgos y

evidencias

 Garantizar la calidad de la información recolectada

 Cumplir las órdenes y/o funciones establecidas por el líder o coordinador

de la auditoria.

 Realizar un efectivo trabajo en equipo

4.2. ÁREAS DE INTERVENCIÓN

Se realizaran las diferentes auditorias en las áreas de trabajo de mayor impacto

como lo son:

 Selección y contratación

 Nomina

 Facturación

 Seguridad social

 Financiera y contabilidad

 Administrativa

4.3. NUMERO PROGRESIVO DE LAS ACTIVIDADES ESTIMADAS

(1) Inicio de la auditoria

(a) Designación de actividades y funciones a desarrollar por parte del líder

auditor al equipo auditor

 (b) Seleccionar el equipo auditor

(c) Definición de las actividades, estrategias y criterios de la auditoria

(d) Determinar la viabilidad de las diferentes auditorías a desarrollar en las áreas

de trabajo, con el fin de mitigar riesgos o perdidas futuras

(2) Revisión de la documentación

(3) Preparación y elaboración de las actividades planteadas para la auditoria

(a) Elaboración del plan auditor

(b) Asignación de las actividades, tareas y funciones a desarrollar del equipo

auditor

(4) Realización del plan auditor

(a) Comunicación efectiva en la ejecución de la auditoria

(b) Verificación y recolección de la información obtenida

(c) Preparación de las conclusiones de la auditoria

(d) Reunión de cierre y análisis de la auditoria

(5) Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoria

(a) Finalización de la auditoria

4.4. ACTIVIDADES

Las diferentes actividades a desarrollar en el plan auditor para la compañía T&S

TEMSERVICE S.A.S son:

 Filtrar y garantizar la calidad de la información obtenida de los diferentes

aspirantes a los cargos ofrecidos por la compañía, con el fin de reclutar el mejor

capital humano para las compañías

 Visitas de clientes incognitos en las diferentes áreas de la organización

  Verificar el direccionamiento estratégico

 Solicitud de los soportes originales de las diferentes (facturas, contratos, pagos a

proveedores y servicios públicos etc.)

 Garantizar la veracidad de la información de en los registros contables,

tributarios y financieros de la organización

 Análisis de las problemáticas obtenidas por parte de los diferentes colaboradores

en las organizaciones prestadoras de servicios

 Garantizar la seguridad y salud de los colaboradores en las diferentes áreas de

trabajo

 Certificar la organización, cumplimiento y valides de la gestión documental

 Reuniones periódicas con las diferentes áreas a evaluar

4.5. FASES

 Planeación

Definición del proceso secuencial de las actividades a ejecutar,

determinando los tiempos y calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las

siguientes determinaciones:

 Características específicas de las organizaciones

 Finalidad y funciones de los trabajos a ejercer en el sector empresarial

 Valoración de tiempos

 Unificación de las diferentes técnicas a emplear en los cargos a

desempeñar

 Garantizar la calidad del profesionalismo del capital humano

 Ejecución
 Cumplimiento y desarrollo efectivo de la auditoria en las áreas designadas

por el comité gerencial de la organización, implementando los diferentes

sistemas de control y análisis como lo son:

 Encuestas

 Entrevistas

 Cuestionarios

 Implementación adecuada de las técnicas a implementar

 Organización, verificación y observación de la gestión documental

 Evaluación

Una vez finalizada toda la recolección de datos, el auditor procederá a

analizar, seleccionar, clasificar los datos, evaluar los resultados y determinar un

mejora continua con la cual se busca mitigar los procedimientos incorrectos

 Presentación

Se deberá realizar un informe escrito en el cual se evidencie la

información de mayor impacto, argumentando las conclusiones y aspectos a

mejorar con la finalidad de motivar e incentivar la labor de los colaboradores.

4.6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
4.7. DIAGRAMA DE PROCESOS
4.8. REPORTES Y CLASES DE INFORMES A PRESENTAR

4.8.1. INFORME GENERAL

En el informe se plasma el objetivo de la auditoria, el alcance, la utilización

de los recursos empleados, conclusiones y recomendaciones de los aspectos a

mejorar.

 Responsable: área o persona encargada de realizar el informe

 Introducción: descripción de como nació la necesidad de realizar una

intervención de auditoria, coordinando y controlando los recursos para su

ejecución

 Antecedentes: sucesos y momentos importantes de la organización, los cuales

influyeron en la dedición de realizar la auditoria

 Técnicas empleadas: instrumentos, metodologías y procedimientos para obtener

los resultados esperados

  Diagnóstico: ilustración y análisis de las causas y consecuencias del estudio

realizado

 Propuesta: ventajas y desventajas de las alternativas propuestas

 Estrategia de implantación: definición de las actividades, etapas o pasos a

desarrollar para obtener los resultados esperados

 Seguimiento: herramientas de información, control y evaluación que garantice la

calidad y eficiencia de los criterios propuestos

 Conclusiones y recomendaciones: agrupación de los logros y objetivos

propuestos, problemas detectados y planes de mejoramiento continuo

 Anexos: graficas, encuestas, cuadros y demás elementos necesarios que apoyen y

confirmen la información suministrada.

4.8.2. INFORME EJECUTIVO

 Responsable: área o persona encargada de realizar el informe

 Periodo de revisión: tiempos estipulados para realizar la auditoria

 Objetivos: propósitos e intenciones que se esperan lograr con la auditoria

 Alcance: hasta donde se examinó e inspecciono la organización

 Metodología: ilustración de las técnicas, métodos y procedimientos empleados

 Síntesis: relación de los logros y los resultados obtenidos

 Conclusiones: agrupación de los logros y objetivos propuestos, problemas

detectados y planes de mejoramiento continuo

4.8.3. INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES:

Son basados bajo un criterio de selectividad, los cuales plasman los obstáculos,

dificultades o deficiencias que se presentan en la auditoria tales como:

  El proceso de auditoria se finalizo

 Se presentaron las observación relevantes

 Fundamentación de cada observación

 Las causas y efectos de las principales observaciones

4.9. PERIODICIDAD

Los diferentes avances de las auditorias realizadas, se deberán presentar mínimo

semanalmente, con el fin de llevar un control y garantizar la calidad de la información

recolectada. Como máximo los avances de las auditorias no podrán exceder los 30 días

debido a que se pueden presentar malos entendidos o manipulación de la información

obtenida.

CONCLUSIONES

Analizar, implementar e interpretar de manera adecuada las diferentes auditorias en las

áreas de trabajo, debido a su importancia e impacto en los diferentes sistemas de gestión,

detectando y mitigando los aspectos negativos que pueden afectar los diferentes procedimientos

en la organización, implementando y proponiendo planes de mejora continua que garanticen la

efectividad de la organización.

Coordinando, controlando y supervisando minuciosamente las operaciones, procesos y

procedimientos realizados en las diferentes organizaciones, con la finalidad de cumplir

exitosamente los objetivos, metas, estrategias y políticas impuestas por el comité directivo de

toda organización.