PROCEDIMIENTO Código: PRO410-302-3

<PROMOCIONALES LOTERIA >

Objetivo:
Establecer los promocionales del producto lotería de Bogotá, su reglamento seguimiento y control

Alcance:
Inicia con el analisis de los promocionales, canales de venta virtual y/o fisica y finaliza archivando en la carpeta de entrega de premios del promocional

Definiciones:
1 Scrath Off: Sistema de impresión que se utiliza para sorteos promocionales con raspe y gane
2 Canal Virtual: canal de venta de lotería que involucra la distribución a través de un sistema de información. No es lotería física

Documentos de soporte:
CÓDIGO NOMBRE ENTIDAD
Fro332-113-1 Formato Acta de reunión Lotería de Bogotá

Actividades
Descripción: Cómo, Políticas,
# Actividad Registro Responsable
Criterios de aceptación o rechazo, Instructivos
INICIO
Análisis de los posibles promocionales, canales de venta,
bienes a entregar, publicidad y comunicación para los diferentes
sorteos Subgerencia General Unidad de Loterías
Acta de Reunión
1 Oficina de Sistemas Area de
Identificar y (Fro332-113-1)
Reunión con la Subgerencia General, la oficina de Sistemas, el Comunicaciones y Mercadeo
analizar
área de Comunicaciones, y Unidad de Loterías para evaluar los
promocionales
posibles promocionales.

Revisar y Presentar Propuesta, por parte de la Subgerencia General, del o

aprobar los promocionales a desarrollar incluido su presupuesto a la
propuesta Acta de Reunión
2 Gerencia General. Se realiza en reunión con la oficina de Subgerencia General
(Fro332-113-1)
Sistemas, el área de Comunicaciones y la Unidad de Loterías.
NO En la reunión se aprueba no el promocional presentado.
OK?
SI
Elaboración del reglamento para el promocional.
Si el promocional esta dirigido a la venta de lotería física y/o a
distribuidores o departamentos en particular, el reglamento es
realizado por la Unidad de Loterías. Si el promocional esta Jefe Unidad de Loterías - Profesional
3 Reglamento
Elaboración del dirigido exclusivamente a los compradores de la página WEB o Comunicaciones y mercadeo
reglamento esta dirigido a los seguidores de las redes sociales, el
reglamento es realizado por la oficina de Comunicaciones y
Mercadeo.

Solicitud disponibilidad presupuestal por parte de la Unidad de

Unidad de Loterías - Comunicaciones y
Loterías o de la Oficina de Comunicaciones y Mercadeo según CDP
Solicitud CDP Mercadeo
corresponda el promocional.

Revisión del Revisión del reglamento por parte de la Secretaría General, de

Reglamento la oficina de Sistemas si incluye el canal virtual o tecnológico y
Secretaría General, Oficina de Sistemas,
revisión y firma de la Subgerencia General. Si se solicitan
4 Reglamento Aprobado Subgerencia General
correcciones se devuelve a la oficina que lo proyectó.
NO
OK?
SI

Allegar reglamento aprobado por la Subgerencia General al área

de comunicaciones, a la Oficina de Sistemas y a la Unidad de
Loterías
Allegar reglamento Reglamento Subgerencia General
El área de Comunicaciones coordinará el diseño y elaboración
de piezas publicitarias necesarias para entregar a los medios de
comunicación y/o difundir.

La Secretaria de la Gerencia proyecta resolución para solicitar

Elaboración acto Registro Presupuestal previo CDP, para revisión de la Unidad
8 Resolución Gerencia General
de Loterías, de Comunicaciones y Mercadeo, de la Subgerencia
General y posterior firma de la Gerencia General.

Informar Informar a través de circular, el reglamento a los distribuidores

reglamento por parte de la Unidad de Loterías. Informar a los distribuidores
5 virtuales para los ajustes correspondientes en el software y Circular - correo electrónico Unidad de Loterías - Oficina de Sistemas
hacer las pruebas y controles correspondientes, por parte de la
Oficina de Sistemas.

Este documento es de uso interno, no debe ser distribuido sin autorización previa,queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total.Si este documento está impreso se considera copia no controlada
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<PROMOCIONALES LOTERIA >

La oficina de Comunicaciones y mercadeo solicita la publicación

del promocional en la página WEB a la oficina de sistemas.
Socialización del Informar en redes sociales y otros medios de comunicación con
promocional Oficina de Sistemas
9 el apoyo del área de Comunicaciones y Mercadeo. Reglamento Promocional
Oficina de Comunicaciones y Mercadeo
La subgerencia general y la unidad de loterias en reunion
socializaran a todos los involucrados, la mecanica del
promocional y el rol en el proceso.

Liquidar el promocional por parte de la Unidad de Loterìas, una

vez jugado el sorteo. Si fue para la página web lo liquida la
Hacer seguimiento oficina de sistemas. Enviar relacion de ganadores a los
responsables de la entrega de los premios.
El listado de ganadores generado por la Oficina de Sistemas
debe contener : Nombre, cédula, dirección, teléfono fijo, celular,
10 ciudad, número del sorteo, fracción ganadora, número ganador Reportes de ganadores Unidad de Loterías y Oficina de Sistemas
y serie y premio ganado. y enviar a la Oficina de
Comunicaciones y Mercadeo , que realizaron la compra por el
canal virtual. Una vez sorteado el promocional, la Unidad de
Loterías, o la Oficina de Comunicaciones y Mercadeo, según
corresponda, con el apoyo de la Oficina de Sistemas determina
los ganadores.

Verificar los criterios de entrega de los premios de los

promocionales en el respectivo reglamento.
Auxiliar unidad de Loterias - Auxiliar
11 Verificar criterios La Unidad de Loterias o la Oficina de Comunicaciones y Reglamento Promocional
Comunicacione y mercadeo.
mercadeo según corresponda, realizara la entrega de premios a
solicitud de los favorecidos.

Para los ganadores de la página WEB: se deben contactar para

verificar los datos de entrega del premio, posteriormente se
elabora la guia y se envía.
Nota 1: Si el ganador del premio requiere que este sea Auxiliar unidad de Loterias - Auxiliar
14 Guia de envio.
entregado en otra dirección, deberá realizar la solicitud Comunicaciones y Mercadeo
Contactar ganador formal escrita.
Para los ganadores de billetería física, se espera que se realice
el cobró para efectuar el pago.

¿La solicitud para cobrar el premio se realiza por medio del

Distribuidor?
Si: El Distribuidor recibe la solicitud de cobro del premio y la
envia a la Unidad de loterias de la Lotería de Bogotá, mediante
Carta remisoria del distribuidor,
carta remisoría, adjuntando la fracción ganadora y la fotocopia
Fraccion ganadora o colilla de la
Solicitud para de la cédula o la contraseña o libreta militar o pasaporte .
15 misma y Fotocopia de la cédula o la Auxiliar Unidad de Loterías - Distribuidor
cobrar No: Continuar con la actividad 16
contraseña o libreta militar o
Carta remisoria del distribuidor, Fraccion ganadora y Fotocopia
pasaporte
de la cédula o la contraseña o libreta militar o pasaporte
Nota 1: Los documentos enviados por el distribuidor son
recepcionados por el auxiliar de la Unidad de Loterias para su
respectivo tramite.

Atender la solicitud de cobro del premio adjuntando la fracción o Fraccion ganadora o colilla de la
colilla ganadora debidamente endosada y la fotocopia de la misma y Fotocopia de la cédula o la
16 Auxiliar unidad de Loterias
cédula, o contraseña, libreta militar o pasaporte contraseña o libreta militar o
Atender solicitud
pasaporte.

Elaborar acta de entrega.

¿El premio ganado requiere un tramite de traspaso,
Matricula o Registro?
Si: Solicitar al ganador los datos y documentos para el
17 Acta de Entrega Auxiliar unidad de Loterias
respectivo trámite e indicar el proceso de entrega del premio.
No: Entregar el premio a la presentación de la colilla o fracción
Elaborar acta
ganadora.
Acta de Entrega

Realizar la entrega del premio y hacer firmar el acta de entrega

por parte del ganador.
En el caso de que la solicitud se efectue por parte del
Realizar entrega Auxiliar unidad de Loterias - Auxiliar
19 premio distribuidor se envia el premio por correo junto con la guia de Formato Acta de Entrega.
Oficina de Comunicaciones y Mercadeo.
envio.
Nota 1: La copia de la guia del envio reemplaza la firma del
ganador del premio en el acta de entrega.

Realizar acta de Realizar acta del cierre del promocional

Auxiliar Unidad de Loterías - Auxiliar
20 cierre Nota: Informar a la Subgerencia General los premios Acta
Oficina de Comunicaciones y Mercadeo.
entregados en el promocional.

Archivar carpeta Archivar en la respectiva carpeta de entrega de premios del

Carpeta de entrega de premios de Auxiliar unidad de Loterias - Auxiliar
21 promocional, la documentacion requerida..
cada promocional. Oficina de Comunicaciones y Mercadeo.
Carpeta de entrega de premios de cada promocional.
FIN

Relación de registros
CÓDIGO TRD NOMBRE FÍSICO DIGITAL
N/A Acta X
N/A Reglamento X
N/A CDP X
N/A Resolución X
N/A carta X
N/A Documentos X

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Control de cambios
FECHA DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
Versión anterior 2
Se actualiza el procedimiento al nuevo formato o plantilla.
13/09/2019 Se actualizan las actividades Se 3
fortalecen las descripción de los controles.

Control de revisión y aprobación

Elaboración Revisión Aprobación
(Andrés Mauricio Pinzón R) María Alejandra Ariza Cuello
Comité Institucional de Gestión y Desempeño
(Jefe Unidad de Loterías (A) Subgerente General

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