UNIVERSIDAD DE ORIENTE.

NÚCLEO NUEVA ESPARTA.

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS.
PROGRAMA DE LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA.
ASIGNATURA: DIRECCION DE REUNIONES

Las Reuniones
.

Profesor: Bachiller:

Luis Hernández Samuel Rivas

C.I. 27.100.928

Guatamare, 09 de Mayo del 2022

 La necesidad de interacción entre los seres humanos forma parte de su
cotidianeidad, ya que el ser humano es un ser social por naturaleza, dicha
interacción por lo general viene dada por un fin en común y para la concreción de
dicho fin se emplea el uso de las reuniones, las cuales a su vez pueden variar
dependiendo del objetivo que se quiera alcanzar, pudiendo ser informativas, por
innovación, para la toma de decisiones, etc. La ejecución de una reunión debe ser
productiva ya que por lo general su puesta en marcha puede comprender costos
elevados, para ello es necesario evaluar distintos elementos y herramientas
aplicables en cada uno de los momentos en los que esta debe desarrollarse,
considerando con ello si es realmente necesario aplicarla, si está constituida sobre
un hecho conocido por todos los que han de participar en ella, que este diseñada
conforme a lo que se desea debatir, que se cree en un ambiente propicio, con los
medios adecuados y bajo una estructura prevista, mediante una agenda en la cual
se establecerán los puntos que se deseen abarcar, todo esto con la finalidad de
que sea los más eficiente y eficaz para todos los que participen de ella. Cabe
destacar además, que los participantes de la misma deben estar familiarizados
con lo que se desea tratar ya que permitirá que se logre un intercambio entre ellos
los servidores que se encargaran ponerla en marcha, siendo estos; El facilitador,
que es aquella persona capacitada para conducir la misma a través del
tratamiento de los distintos temas a explicar, el cual a su vez debe tener una
planificación determinada, debe mostrarse seguro sobre lo que está hablando y
también cuidar de su lenguaje corporal para que no se desvirtúe aquello a lo que
se está tratando de llegar, el otro servidor es el anotador que, como su nombre lo
indica es el encargado de tomar notas respecto a lo que se está hablando, las
ideas que puedan surgir o los inconvenientes que se vayan presentando, todo esto
bajo la ordenanza de un representante como lo es el Director de la reunión quien
se encargar de procurar que todo lo que se planifique se lleve a cabo y con la
potestad de intervenir cuando lo crea prudente, siempre con una actitud de
respeto y empatía pues debe mostrarse como un líder hacia los demás.
 Las reuniones pueden ejecutarse tanto en equipos, como en grupos de
trabajo. Ambos con similitudes, pero con característica propias que los hacen
distinguirse el uno del otro, pues como equipo el liderazgo es compartido con lo
cual la cohesión es mucho más necesaria para trabajar sobre objetivos especifico,
en cambio como grupo se muestra un liderazgo individual y con ello puede
permitirse el lujo de que sus miembros trabajen independientemente, sobre
objetivos que están alineados con la misión general de la empresa o la entidad
sobre la cual trabaje.

Una Reunión consiste en la agrupación de un colectivo que interactúan

entre sí, de manera presencial o a distancia con la finalidad de cumplir un
cometido a través de métodos y estrategias aplicados sobre algún tema o temas
asociados a ese cometido. Más concretamente y de acuerdo con Urcola (2011):
“una reunión es el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el
logro de uno o varios objetivos en un clima de intercambio integral de contenidos y
relajado en las formas”. Dichas reuniones son importantes al momento de
coordinar acciones y planificarse a la hora de tomar decisiones en cualquier
organización (Social, empresarial, deportiva, académica, etc.) Además de lo antes
mencionado, es necesario resaltar que las personas no pueden trabajar con otras
sin que haya ese intercambio comunicacional, allí radica el por qué de su
implementación ya sea de manera informal o formal, en asambleas, conferencias
telefónicas o teleconferencias. Dependiendo del objetivo a alcanzar, el tema a
tratar o el fin que tengan, existen distintos tipos de reuniones, entre ellas se
destacan; Las reuniones informativas, en las cuales el director o líder convoca a
un grupo de participantes con la finalidad de transmitirle una información sobre un
tema que se considera de interés para ese colectivo, de igual modo, existen
reuniones de innovación, la cual tiene como objeto ampliar la gama de
oportunidades que posee una entidad(Por lo general de gran utilidad en las
empresas), para la creación de nuevos proyectos por medio de herramientas
como la lluvia de ideas en la cual los participantes deben estar muy atentos y tener
la creatividad al máximo. En el mismo orden de ideas existen también las
reuniones consultativas, analíticas o de Teambuilding, englobadas dentro de un
mismo fin y es buscar construir un ambiente favorable a la hora de trabajar en un
proyecto debido a que permiten; crear equipos de trabajo, realizar consultas y
escuchar opiniones respecto al desarrollo de una actividad o buscar alternativas
en el momento que se presente algún inconveniente respecto a dicho proyecto.
Así mismo, con la aplicación de todas las metodologías anteriores existe un tipo
de reunión esencial que complementa todo lo antes mencionado y son las
reuniones para la toma de decisiones, las cuales además deben desarrollarse en
un ambiente adecuado y con el debido trabajo previo para evitar posibles
conflictos o explicaciones que la entorpezcan.

Las reuniones son inevitables y deben ser productivas. Sin embargo, las
reuniones realmente productivas son muy escasas. Frecuentemente las reuniones
implican una pérdida de tiempo, esfuerzos e ilusiones. De acuerdo con lo
establecido por distintos autores, para evitar este tipo de inconvenientes, una
reunión productiva ha de tener ingredientes bien articulados: Lo primero es
determinar si la reunión es realmente necesaria en el tiempo y el espacio, si la
reunión es realmente necesaria, hay que hacerla. Si no lo es, hay otras opciones
que pueden resultar más eficientes y productivas. Todo esto se puede lograr
mediante una evaluación simple pero objetiva.

Hay que tener cuidado a la hora de definir un reunión ya que según Antonorsi M.
(2010) “Las reuniones son muy costosas. Vale reservarlas para cuando sean
realmente perentorias. Haga sus cálculos y verá. Multiplique el costo del tiempo de
cada participante por el número de participantes. Sume lo que cuestan el local y la
electricidad, los refrigerios y los materiales. Considere el costo de oportunidad.
Evalúe todos estos costos contra los beneficios que logra con la reunión. Si se
justifica el costo por los beneficios que ofrece, realice la reunión. Si no, considere
otras opciones. Si es conveniente, debe ser diseñada y conducida de modo tal que
resulte productiva”.

El siguiente “Ingrediente” a definir es, si se tiene un propósito claro, el cual a

su vez ha de ser conocido y compartido por todos los participantes teniendo
conciencia de su naturaleza (intercambiar información y opiniones, analizar, tomar
decisiones, respaldar decisiones tomadas, entre otros motivos). Con esto, más el
tener una agenda formal que contribuya a lo anterior tendremos un proceso bien
encaminado hacia el éxito, pero; ¿cómo construir esa agenda? Se logra mediante
un diseño y una planificación previa, se debe evitar el exceso de improvisación
debido que puede llevar al uso de estrategias inadecuadas que desvirtúen el
camino hacia el propósito. Del mismo modo, para llegar hacia lo que se mencionó
anteriormente, es vital definir claramente las funciones y/o papeles que
desempeñara cada individuo dentro de la misma. Fundamentalmente el papel
principal dentro de la misma lo ejecuta el director o encargado de la reunión, el
cual debe ser creativo a la hora de convocar y definir el contenido, todo esto
mediante una escucha activa y una apertura a escuchar sugerencias referentes al
cómo se puede realizar, siempre y cuando represente un verdadero beneficio,
debe ser un líder, pues un líder propone, estimula, escucha y acompaña a quienes
están a su alrededor, sin dejar a un lado, la seriedad, la objetividad y la templanza
a la hora de tomar decisiones, establecer límites o asumir posturas y argumentar
respecto a algún punto, pues es su responsabilidad al ser la máxima figura dentro
del equipo. También, es preciso que el director designe a un facilitador y un
anotador, ambos siendo servidores neutrales dentro del equipo y con funciones
bien definidas, pues el primero es quien facilita, precisamente, que ocurra el
proceso adecuado para tratar el contenido de la reunión, debe realizar una
conducción que orienta la atención y los aportes de los participantes hacia el logro
de los objetivos, con la mayor eficiencia posible, por su parte el segundo debe
registrar, mediante el mejor recurso posible, lo que ocurre en la reunión o sus
resultados, dicho registro puede consistir en un «acta», una «minuta» o un
conjunto de notas. Por ultimo están también los participantes, quienes representan
el cuerpo de la reunión los cuales debes estar presentes en un número
equilibrado, pues, no funcionarán bien las reuniones que incluyan más gente de la
necesaria ni tampoco aquellas que cuenten con un número insuficiente de
participantes. Menos serán provechosas si los participantes no son los adecuados
en cuanto a criterios tales como conocimientos, representatividad, disposición,
disciplina o madurez, ya que son quienes aportan a su contenido.
 Mucho se habló en el párrafo anterior respecto a la función de cada uno de
los integrantes que hacen vida dentro del desarrollo de una reunión. Pero, Si todos
poseen una participación activa (Especialmente el Facilitador), ¿Qué aspectos se
deben considerar al hablar en público? Lo primero que hay que considerar es la
preparación que hay que tener, debido a que se debe seleccionar y argumentar lo
que se dirá, seguidamente es necesario cuidar el lenguaje no verbal con
elementos como, una vestimenta acorde al momento y al tema a discutir, debe
dominar el escenario, es decir moverse alrededor de él, lo cual es muestra de
control y seguridad sobre lo que se está hablando, pero sin hacerlo de forma
exagerada porque podría generar un efecto adverso(ser una muestra de
nerviosismo o falta de dominio), manteniendo una postura firme ya que el lenguaje
corporal puede ir por un lado y lo que se dice por otro y ocasionando que se
tergiverse el mensaje, siempre buscando el contacto visual (de tres a cinco
segundos por persona), lo cual te permitirá verles como individuos y no como un
grupo que quiere destrozar tu autoestima y con ello percibirás también si están
despiertos o si les estás aburriendo. Y al momento de usar las palabras, el tono de
voz también ha de ser un elemento de cuidado ya que según Bernard J. (2019)
este tiene “tres componentes, el volumen, el ritmo, y el tono, que al combinarlos en
diferentes niveles darás una inflexión a tu voz que la haga interesante de seguir.”

Conviene además contar con recursos de apoyo visual. Un pizarrón o un

rotafolios que todos puedan ver cómodamente desde su ubicación, también
disponer de un proyector de video (videobeam), que muchas personas dan por
supuesto en toda reunión, y utilizarlo para facilitar la presentación de información
compleja previamente preparada.

Siguiendo con el hilo conductor hay que destacar otro de los ingredientes
imprescindibles para un buen desarrollo de la reunión, el cual es la comunicación;
el saber escuchar, utilizar un dialecto adecuado de acuerdo al entorno, establecer
reglas, intervenir de manera coherente, todo esto mediante técnicas
implementadas de forma adecuada conforme a sean requeridas y al ambiente en
que se desarrolle la reunión (Técnica parlamentaria, Mesa redonda, lluvia de
ideas, grupo nominal, etc.) Con ello se busca también que se cree el debate, que
haya una constante interacción positiva, que exista una retroalimentación
permanente y fluida. Para ello además, la reunión debe contar con una
infraestructura apropiada, considerando aspectos como; que las mesas y las sillas
sean cómodas, contar con recursos de apoyo visual, sin que esto se vuelva una
limitante porque; las buenas reuniones no necesitan ambientes lujosos ni equipos
sofisticados. Basta con que cuenten con un lugar adecuado, bien dispuesto y con
los apoyos mínimos. Reuniendo todo lo previamente mencionado lograremos una
reunión eficiente (Respecto al tiempo, cuidando que sea puntual y no se extienda
más de lo debido) y eficaz, buscando una sensación de logro y realización con
conclusiones acordes a su propósito.

En concreto, la planificación de una reunión consta de 5 fases o momentos

puntuales: Un antes; en el que concretamente se debe decidir acerca de su
necesidad, realizar su planificación (por qué, qué, quiénes, cuándo, dónde, cómo,
con qué), preparar la agenda (y enviarla, si aplica), así como también preparar la
sala y los equipos. Un inicio; en el que se debe primeramente comenzar
puntualmente, hacer que los participantes se presenten (en los casos que se
requiera) y que expresen sus expectativas ante la reunión (si aplica). Se deben
definir los papeles claramente, Informar el contenido de la agenda (revisarla y
acordarla, si aplica), además de definir los límites de tiempo. Y si aplica, revisar los
asuntos acordados en la reunión anterior. La tercera fase se ejecuta durante el
desarrollo de la reunión, en este momento se debe; enfocar en el problema
(contenido), considerar aspectos como, conducir un proceso adecuado, vigilar el
uso del tiempo y registrar los resultados (para la memoria inmediata y mediata). Al
finalizar se deben establecer las acciones (quién, qué, cuándo), revisar los
registros de las notas, minutas, etc. Fijar la fecha para la próxima reunión y
desarrollar una agenda tentativa (si aplica). Y proceder a la evaluación y cierre de
una manera clara y contundente. Y un quinto momento, el Después; en el que hay
que limpiar y arreglar la sala de reuniones, preparar el informe (notas, minuta,
acta) de la reunión y comunicarlo a los participantes, hacer seguimiento de los
asuntos de acción (de los responsables que correspondan) y planificar la próxima
reunión (si aplica). Todos estos aspectos antes descritos en este párrafo, deben
ocurrir en una adecuada sintonía y conducirán al desenvolvimiento de una reunión
que será fructífera para el beneficio de quienes allí participaron.

Ahora bien, sabiendo que las reuniones se dirigen a un grupo o a un equipo

de trabajo es necesario entender que ambos aspectos son muy similares, pero no
significan lo mismo, pues según Faria de Mello FA. (1998) un equipo, “Es un
conjunto de personas que poseen destrezas y conocimientos específicos, que se
comprometen y colocan sus competencias en función del cumplimiento de una
meta común". Por su parte un grupo, "Un grupo se define como dos o más
individuos, interactuantes e interdependientes, unidos para alcanzar determinados
objetivos específicos. Los grupos pueden ser formales o informales.” Destacando
además que, en un equipo de trabajo; existe un liderazgo compartido,
responsabilidad individual y colectiva, su formación es un proceso de desarrollo,
se autoasignan propósitos y metas específicas, el trabajo colectivo se observa
como una oportunidad y se disfruta y por último, los conflictos se resuelven por
medio de confrontación productiva. En cambio, en un grupo de trabajo; existe un
liderazgo fuerte e individualizado, responsabilidad individual, su formación ocurre a
partir de su creación o instalación, enmarcan su acción dentro del objetivo global
de la organización, el trabajo colectivo se considera como algo inevitable o,
incluso, un mal necesario. Y por último los conflictos se resuelven por imposición o
evasión.

En la búsqueda de cumplir un propósito fijado, un combinado de individuos

debe congregar sus esfuerzos en lograrlo, pero para ello conviene que se
establezca claramente que estrategias se emplearan y que estén orientados por
una figura que sea consciente y este al pleno de sus capacidades y sea constante
en construir un intercambio de opiniones entre todos los participantes que puedan
servir en pro del cometido Todo esto dentro de un ambiente adecuado y
previamente constituido, de allí radica la importancia de establecer una reunión
fundamentada en ser un equipo con miras a la evolución y el progreso.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

http://virtual.iesa.edu.ve/servicios/wordpress/wp-content/uploads/2013/09/a-
10antonorsi.pdf

https://www.expansion.com/blogs/hablando-en-publico/2019/05/07/los-10-
consejos-para-hablar-bien-en.html

https://www.infoamerica.org/articulos/textospropios/frutos/Habilidades
%20Comunicativas-A%5B1%5D.htm

https://blog.firstworkplaces.com/5-tipos-de-reuniones-que-debes-conocer

Faria de Mello FA. Desarrollo organizacional. Enfoque integral. México D.F:

Grupo Noriega Editores, 1998.