CASO: EL BUEN CAFÉ

Caso preparado por:

Dr. Arturo Torres Gallardo, CPCC.

Objetivo: El caso que se presenta nos permitirá identificar los diferentes elementos del sistema contable a
efectos de diseñar un sistema contable efectivo. Asimismo, constituye un típico ejemplo de la complejidad
que va originándose en las organizaciones, producto de su crecimiento y desarrollo organizacional, lo que
verá reflejado inevitablemente en su estructura organizativa.

La organización contable y la complejidad de las organizaciones.

La Corporación Agroindustrial Internacional “El Buen Café”, nivel alcanzado en la actualidad, fue creada
alrededor de los años 80s. Su fundador un hombre de modesta condición quién se había formado en el
comercio del café crudo (verde), en las zonas de cultivo de este producto (Ceja de Selva), tuvo el acierto de
proyectarse en el futuro y un buen día, debido a la confianza ganada en las zonas productivas con los
agricultores, a quienes inicialmente les compraba sus cosechas de café por encargo, decidió establecerse en
una ciudad costera de la zona norte del país, bajo la forma de Sociedad de Responsabilidad Limitada, con un
régimen tributario general. Aunque, inicialmente el fundador no tenía mucha claridad en sus objetivos y metas
empresariales, al menos tenía la chance para prosperar en un nuevo lugar, ya que ello le proporcionaba la
oportunidad de tener su propia empresa (dejar de comprar para otros y comercializar el mismo)
independizándose de quienes le proporcionaron inicialmente el capital para comprar por encargo y convertirse
en un nuevo competidor en el comercio del café.

Debido a la buena reputación de la que gozaba ante los agricultores (proveedores de café) de las zonas donde
el compraba, a quienes conocía y trataba a diario, comenzó su negocio de compra de café, apoyándose en
todos ellos, quienes también le confiaban sus productos. Esta empresa inicialmente de comercialización de
café, tiene su mayor inversión hecha en las mercaderías cuya adquisición se realiza a través de las
liquidaciones de compra, demanda el uso de grandes cantidades de efectivo, especialmente cuando se compra
mercaderías en las zonas de producción, debido a que por estos tiempos (años 80) no existían entidades
bancarias como lo hay ahora. El poco capital del que disponía no le permitía acopiar las cantidades de
mercadería necesaria, con la rapidez que el mercado demandaba, acordando con los agricultores el envio de
los productos desde las zonas productoras hasta el local comercial, pero los pagos se harían después de recibir
el producto en el local comercial y chequear la calidad del mismo. La calidad del producto determinaba el
precio a pagar. Esta modalidad de operación obligaba a la empresa a pagar el flete por el envio de las
mercaderías desde la zona de producción, importe que debería ser descontado del valor del café enviado por
el proveedor en el momento en que se liquide la operación de manera definitiva. Esta modalidad de compra
permitía al proveedor, ganar algunos días para conseguir el efectivo a través de la venta del café recibido de
los proveedores.

La compra de mercadería al crédito, permitió tener mayor capacidad de acopio, ya que cancelaba la compra a
su proveedor en efectivo y con cheques, después que el café era vendido a sus clientes tales como acopiadores
más grandes ó exportadores de café, ubicados en la ciudad de Lima. Tales operaciones generaban mayores
beneficios, ya que este crédito no tiene costo financiero, considerando además la constante demanda del
producto en el extranjero, especialmente en el mercado europeo y norteamericano. Las mercaderías que se
adquirían eran de tres tipos: Café Coco, Café Lavado o Pergamino y Café Natural. Los precios de los
productos variaban constantemente, ya que el precio del café se cotiza en bolsa (por ser un Commodity). Estas
mercaderías se distinguían por su calidad según las zonas de producción, acopiándose y almacenándose por
separado, pues al procesarlas para la venta estas mercaderías, el rendimiento era mayor al de las mercaderías
de menos calidad provenientes de otras zonas de producción.

Como consecuencia del alto uso de efectivo y la necesidad de contar con un buen nivel de stocks de
mercaderías, los movimientos bancarios diarios eran considerables, tanto así que se adquirían pólizas de
seguros contra robos, incendios, etc. con la finalidad de proteger los principales activos.

Apoyado siempre por los miembros de su familia, quienes trabajaban en la empresa, tanto en la parte
operativa como en la administrativa, el fundador que ya tenía algunos objetivos en mente, después de un corto
tiempo de establecido en su local propio en la ciudad costera, comenzó a incorporar profesionales en su
organización, para que direccionaran mejor sus esfuerzos y así poder conseguir mejores resultados. Esto
conllevó a una modificación de su forma societaria transformándose en sociedad anónima. La estructura
administrativa de la organización requirió modificaciones también, ya que se creo la división financiera y
contable compuesta inicialmente por 5 personas inicialmente, quienes tenían a cargo la labor contable y las
finanzas de la empresa. Debido a estas nuevas incorporaciones, se implementan las oficinas para este personal
con el mobiliario y equipo de cómputo necesarios, siendo una de las primeras tareas de este nuevo equipo el
diseño del sistema de información contable.

Esta nueva división incorporada a la estructura inicial de la compañía, estaba liderada por un contador público
colegiado, quién después de un corto tiempo de estudiar y conocer el negocio con mayor detalle, debía
rápidamente organizarse elaborando los manuales de funciones, de procedimientos, establecer los formatos o
formularios para el control y sustento de todas las operaciones (transacciones contables) de la empresa y todo
otro instrumento organizativo (Patrón de operaciones) para un adecuado funcionamiento y una eficientemente
distribución las tareas correspondientes a la contabilidad y las finanzas y poder así formular la información
financiera periódicamente, la cual debería gozar de la mayor confiabilidad posible, así como elaborar otros
reportes adicionales que creyere conveniente para apoyar la labor de las demás áreas de la organización y de
la dirección. En este propósito, se identificó que las operaciones de compra, venta, pagos y cobros eran
voluminosas y mayormente en efectivo. Algunas actividades importantes eran el control de la calidad del
producto -ya que de ello dependía el costo de adquisición de las mercaderías- y de los saldos adeudados a los
proveedores que nos enviaban sus productos.

El nuevo equipo, propuso a la organización convertirla en exportadora directo de café, con la finalidad de
crecer y fortalecerse financieramente e incrementar sus márgenes de ganancia, permitiendo ello trasladar un
mayor beneficio a los agricultores pagándoles precios conforme a las variaciones del precio que
experimentaba el café en las bolsas de productos que cotizaban en dólares. Este objetivo establecido, exigía
una total formalización de las actividades de la organización, la cual debía alcanzarse en un lapso de 2 años.

Poco tiempo después, se inician acciones para incursionar en el tratamiento industrial primario de este
producto, con miras en el comercio exterior, ya que ofrecía mayores márgenes de ganancia como se
mencionó. Posteriormente y en cumplimiento de los planes, la empresa adquirió un terreno agrícola de 10,000
m2, para ubicar su planta procesadora que diez meses después tuvo que funcionar para iniciar sus actividades
de procesamiento de café. Por otro lado, se decide entonces comprar Maquinaria Industrial para el
procesamiento de café de exportación, fabricada con tecnología local, dado a que no había suficiente
capacidad económica en la empresa para importar tecnología de punta del exterior. Esta planta industrial fue
conducida inicialmente por un técnico y 4 trabajadores, quienes fueron capacitados para esta tarea en el lugar
donde estaba ubicada la planta industrial por parte de los fabricantes locales. Una vez instalada esta
maquinaria, la empresa empieza a procesar su propio café para venderlo clasificado (en diversas calidades) a
los exportadores y a otros clientes, incrementando así sus márgenes de ganancia, al agregarle valor al
producto que inicialmente comercializaba. También se empezó a prestar servicios de procesamiento a terceras
personas.

Estas experiencias obtenidas en el comercio nacional, fueron determinantes para que la organización decidiera
unos años después, incursionar definitivamente en la exportación directa, previo logro de su inscripción como
exportador en 1989, saboreando a partir de entonces, los mayores beneficios que proporcionaban la
exportación de Café, al recibir el pago en dólares según se cotizaba en bolsa el producto y a los precios de la
fecha en que se realizaban los embarques, beneficiándose también con la diferencia de cambio. Esto aunado a
los beneficios tributarias del Certex (hoy denominado Drawback), existentes en ese momento. Un beneficio
importante al incursionar como exportador directo es la obtención de fuentes de financiamiento más baratas, y
propias del mercado de café, el cual se vende incluso a futuro y en moneda extranjera, recibiéndose el importe
una vez se concreta el contrato de compra venta (exportación).

La incursión en el comercio exterior obligó a la empresa ha adquirir tecnología de punta para el

procesamiento de café para exportación. Es así que la empresa se vio obligada a líneas de crédito bancarias de
hasta US $ 1’200,000 que incluían préstamos para capital de trabajo y para adquisición de activos fijos. La
adquisición de maquinaria para una línea adicional de procesamiento de café, fue financiada en su mayor
parte por los Certex recibidos durante los últimos dieciocho meses en que ya se estuvo exportando.

Tres meses después de hacer la compra en el exterior de la nueva línea de producción. Se iniciaron los
trabajos de construcción en el local adquirido instalar la Planta de procesamiento, con la finalidad de instalar
la maquinaría nueva cuando llegue a nuestro local. La labor de instalación de la Maquinaria nueva fue
concluida en el último trimestre del 1989, habiéndose realizado también procesos en calidad de prueba.
Después de esta fecha y contando ya con el registro de exportador, se decide participar en operaciones de
exportación conjuntamente con otros acopiadores de café y a través de terceros a quienes se les prestaba el
servicio de procesamiento de café; por lo que se hizo necesario la creación de una oficina de ventas que
operaría en la ciudad de Lima, lugar próximo al puerto de Callao donde se realizaban los embarques de café y
donde también estaban ubicados nuestros principales clientes del país, quienes a su vez eran exportadores
directos de café. Las ventas de café al exterior requieren el uso de una facturación en Ingles y el envio previo
de muestras café para el cliente, las cuales se consideran como gastos de venta.

Los productos exportables que se elaboraron eran el Café MC y Café MCM. El primer producto exportable
requería un proceso industrial (utilizando la maquinaria) que culminaba con la obtención de un producto
terminado que se denominaba Café MC. El otro producto denominado MCM, requería adicionalmente un
proceso de selección a mano, que eran realizados por equipos personas expertas en el escojo de café. Los
subproductos resultantes del proceso productivo eran el café de segunda y el descarte. Todos estos productos
utilizaban la misma línea de producción y su procesamiento era realizado por lotes. El proceso de producción
consta de etapas secuenciales. Las fases del proceso productivo se denominaban limpieza, descascarado,
clasificado, escojo a mano (MCM) y envasado. Todas estas fases del proceso requieren además de la materia
prima, de mano de obra y algunos otros insumos. El café de exportación es envasado en sacos de yute y los
subproductos en saquetas plásticas. El café de segunda podía convertirse en café de exportación, siempre que
fuera sujeto de un reproceso, lo cual generaba costos adicionales. La merma estimada en el proceso de
producción es del 15%.

El incursionar en el comercio exterior de manera directa, hizo reflexionar a los directivos de la organización
respecto a la necesidades de cubrir la demanda de café en el exterior, cada vez más creciente y se tuvieron que
replantear las cosas, viéndose en la necesidad de adquirir otra línea de maquinaría industrial, para procesar el
café para la exportación, satisfaciendo los requerimientos de los clientes en el plazo pactado, pero esta vez, ya
en mejores condiciones económicas, al capitalizarse en los últimos cuatro años, con los mejores resultados
obtenidos. Esta mejora económica permitió importar maquinaria con tecnología de punta, apoyándose en el
crédito bancario, justo a la medida de las exigencias del mercado. Debido a la significativa inversión en
activos fijos, se tomó la decisión de proteger estos bienes contra el riesgo de incendio y explosión.

El crecimiento de la organización exigía asegurar servicios de transporte y otros de tipo de servicios

complementarios que se necesitaban para incursionar exitosamente en el comercio exterior de café. Se creó
una empresa de transporte de carga para asegurar el acopio de café en las zonas de producción, agrícolas,
adquiriéndose terrenos agrícolas para asegurar la disponibilidad de la materia prima y poder procesar café
durante todo el año, así como establecer oficinas para la exportación y posterior lanzamiento de oficinas en el
exterior (Europa), en las ciudades que eran nuestros principales mercados. Se desarrolló también la marca del
producto, incorporándose nuevos trabajadores para realizar las diferentes tareas en las nuevas oficinas, etc. Se
desarrolló y puso en práctica también un programa para fidelizar a los proveedores.

SE SOLICITA:
1. Analizar el caso para identificar los distintos elementos del sistema de contabilidad que
consideramos como los principales a efectos de implementar un adecuado sistema de información
contable para la Corporación Agroindustrial “EL BUEN CAFË”.
2. Documentar el sistema de información contable de la Corporación Agroindustrial “EL BUEN
CAFË”.
 ORGANIGRAMA INICIAL DE LA EMPRESA AGROINDUSTRIAL “EL BEUN CAFÉ” SAC

Directorio

Gerencia General

Secretaria

Contabilidad y
Finanzas

Compras Producción Ventas

Recep Control Procesa Manteni Naciona Exporta

ción Calidad miento miento les ciones

Diversas condiciones para la exportación de café