Vaf PR 006 Udes
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Procedimiento de Gestión
del Cambio
Versión: 04
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
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1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, en los campus de
Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar y en cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 que
establece el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Capítulo 6,
artículo 2.2.4.6.26, para toda la comunidad Universitaria de la UDES en todos sus
campus, cuando se requiera algún cambio o transformación debido a factores
internos o externos afecten el desempeño o el desarrollo de actividades propias o
afecten la seguridad y salud en el trabajo.
3. RESPONSABLE
Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es
responsable por la aplicación de este procedimiento para, definir las actividades a
realizar para la implementación de los cambios solicitados por la Alta Dirección, para
asegurar el desarrollo de las actividades, continuidad de la prestación del servicio y
la eficacia del SGC-VAF.
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4. CONDICIONES GENERALES
4.1. SGC-VAF
4.2. SG-SST
La gestión del cambio tiene como fundamento un enfoque sistemático que permite a
los procesos y subprocesos del SGC-VAF y al SG-SST, implementar estrategias para
efectuar los cambios, controlarlos y coadyuvar para que las partes interesadas
pertinentes se adapten al mismo. A partir de los avances tecnológicos y cambios en
las necesidades de las partes interesadas o requisitos para los servicios, se identifican
modificaciones internas a realizar para asegurar el logro de objetivos estratégicos.
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c. Responsable del cambio: es el líder del proceso y/o subproceso que debe
implementar el cambio aprobado, efectuar las actividades de seguimiento de los
controles definidos y obtener e informar los resultados del cambio implementado,
al promotor del cambio para el seguimiento y a las respectivas coordinaciones
de los sistemas de gestión para la evaluación y cierre de las acciones.
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Cambios en la estructura
organizacional como creación de
nuevos cargos, eliminación de Cambios en especificaciones de los
cargos actuales, y modificación de √ √ diferentes Convenios establecidos. √ √
funciones de las personas que
interactúan con el Sistema de
Gestión.
Inclusión de nuevos procesos, Cambios en la legislación aplicable.
subprocesos o procedimientos del
SGC. √ √ √ √
5.3.1 SGC-VAF
Anualmente en la revisión por la dirección, a partir del análisis de los factores internos
y externos, la Alta Dirección del SGC-VAF determina los cambios a implementar en
los procesos y/o subprocesos que conforman el SGC-VAF, en la realización del servicio,
en el Sistema de Gestión de Calidad y comunica la decisión a la Representante de la
Dirección para que informe al proceso o subproceso responsable de la
implementación del cambio. Si durante el transcurso del año, o por ocurrencia de
contingencias se identifican otros cambios a implementar, deben presentarse a la Alta
Dirección para la respectiva revisión y aprobación
Teniendo en cuenta los factores internos y externos considerados, el líder del proceso
o subproceso responsable del cambio solicitado, evalúa el impacto del cambio en el
desempeño del proceso o subproceso, en la prestación del servicio, el Sistema de
Gestión y Calidad, el cumplimiento de los requisitos aplicables y la satisfacción de las
partes interesadas y formula las acciones a ejecutar para la implementación del
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El líder del proceso y subproceso, responsable del cambio, debe registrar en el eje
estratégico de la planeación de la vigencia, las actividades y sub actividades a realizar
para la implementación del cambio, incluyéndolas dentro del eje estratégico
correspondiente, de acuerdo a su objetivo. Las mismas deberán definirse de acuerdo
a los requisitos de modo, tiempo, lugar y responsable.
5.3.2 SG-SST
5.4.1 SGC-VAF
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plazo para la planeación del cambio, es de quince días hábiles y aplica a partir de la
notificación del cambio solicitado, por parte de la Representante de la Dirección.
En caso de requerirlo, el responsable del cambio puede solicitar apoyo o asesoría del
Gestor del cambio para el SGC-VAF, quien está facultado para realizar
recomendaciones adicionales previas a la implementación del cambio, si lo considera
necesario. También para coordinar con otros procesos y/o subprocesos involucrados
en la implementación del cambio.
En concordancia con las etapas para la gestión del cambio, deberán incluirse en el
respectivo eje estratégico de la planeación de la vigencia o vigencias durante las
cuales se implementará el cambio, actividades y sub actividades para:
a. Planificación y prueba del cambio (en los casos que aplique; prueba piloto de
funcionalidades; ensayos; pruebas; demos, etc.).
c. Implementación del cambio: definir las etapas y los responsables, así como las
evidencias de la conformidad de los resultados del cambio implementado con la
planificación realizada. En caso de identificar requerimientos de ajustes,
evidencia de la toma de acciones y validación de los cambios.
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5.4.2 SG-SST
5.5.1 SGC-VAF
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5.5.2 SG-SST
5.6.1 SGC-VAF
Teniendo en cuenta que para la gestión del cambio se considera la revisión de los
riesgos y oportunidades, deben revisarse las Matrices de Identificación y Valoración
de Riesgos del proceso y subproceso responsable del cambio y el Programa de
Capacitación, en los casos en que el cambio se oriente a la realización del servicio.
5.6.2 SG-SST
Una vez se han ejecutado al 100% las actividades y sub actividades planificadas para
la gestión del cambio y las evidencias aportadas, permitan determinar la eficacia del
cambio implementado, aplica el cierre del cambio.
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5.7.1 SGC-VAF
5.7.2 SG-SST
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
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7. FORMATOS
8. DEFINICIONES
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ANEXOS
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
En la identificación de cambios a
implementar. Se indica como responsable a
la Alta Dirección de los Sistemas de Gestión
de Calidad y de SST.
02 Carmen E. Guerrero G. 13/06/2019
Para el SGC-VAF, se establece que antes del
Coordinadora de Calidad
cierre del plan de acción o planes de acción
definidos para la implementación del cambio,
la Coordinación de Calidad, deberá solicitar el
concepto de la Alta Dirección o su
Representante.
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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
En Actualización de la información
documentada, SGC-VAF se modifica la
descripción.
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