Versión: 01

PROCEDIMIETO CONVOCATORIA DEL COPASST Código PR-SGSST-03

Fecha 04/03/2022

1. OBJETIVO

Definir las actividades a seguir para la conformación y funcionamiento del Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), de la Empresa LANEY TRAVEL S.A.S

2. ALCANCE
Este procedimiento se desarrolla para dar cumplimiento a la resolución 2013 de1986, Ley
1562 del 2012 y Decreto 1072 del 2015 para el COPASST, desde la convocatoria para
elección, designación del presidente y secretario del Comité Paritario de Seguridad y salud
en el trabajo hasta su puesta en marcha con la primera reunión. Por la conformación de
LANEY TRAVEL S.A.S, este procedimiento entrará en ejecución una vez se cuente con una
planta de personal que permita realizar lo estipulado en la normatividad vigente.

3. INSUMOS
Lineamientos normativos, Planilla de inscripción de aspirantes, Formato de Acta, Tarjetón
para elección, Urna.

4. PRODUCTOS Y/O INFIRMACION SECUNDARIA

Publicación de candidatos, Acta de constitución y apertura

5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES

Resolución 2013 de1986
Ley 1562 del 2012
Decreto 1072 del 2015

6. TERMINOS Y DEFINICIONES
COPASST: es el grupo encargado de coordinar, fomentar, controlar y hacer seguimiento de
todas las actividades de salud ocupacional en la empresa.

Miembro del comité: Son representantes de los trabajadores y del empleador que hacen
parte del comité.

Postulantes: Colaborador que pide ser admitido en el comité.

7. CONDICIONES GENERALES
 Este procedimiento debe iniciarse tres (3) meses antes del vencimiento del periodo de
vigencia del COPASST; el período de vigencia es de 2 años.
 El COPASST se conforma por un número determinado de personas que dependen del
total de funcionarios o trabajadores de acuerdo a lo siguiente:
De 10 a 49 Trabajadores Un (1) representante por cada una de las partes.
De 50 a 499 Trabajadores Dos (2) representantes por cada una de las partes.

Vía 40 # 72 – 290 Oficina 602 – Tel: 3695503 – Fax: 3696317

www.laneytravelcolombia.com
Barranquilla - Colombia
 Versión: 01
PROCEDIMIETO CONVOCATORIA DEL COPASST Código PR-SGSST-03
Fecha 04/03/2022

De 500 a 999 Trabajadores Tres (3) representantes por cada una de las partes.
de 1000 o más trabajadores Cuatro (4) representantes por cada una de las partes.
 El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo estará compuesto por un número
igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus respectivos
suplentes. La mitad de sus integrantes que representan la entidad, son elegidos por el
representante legal o la alta Dirección; la otra mitad de sus integrantes representan a los
funcionarios, y son elegidos por votación.
 Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales y documentación del
subproceso.
 Los interesados en integrar el comité, deben estar vinculados a la nómina de la Empresa
LANEY TRAVEL S.A.S
 La convocatoria para miembros de comité, debe durar 30 días calendario.
 El 50% de los miembros del comité se eligen por proceso electoral y el otro 50% lo elige
el Representante Legal, de acuerdo a lo estipulado en la resolución 1356 de 2012, la
resolución 2013 de 1986.
 El comité debe sesionar por lo menos 1 vez al mes o de forma extraordinaria por la
ocurrencia de un accidente laboral grave o mortal. Esta reunión se debe llevar a cabo en
horas laborales.
 El periodo de gestión del comité es de 2 años según la normatividad actual.
 Se debe realizar un proceso de formación a los integrantes del COPASST en temas
relacionados con la Seguridad y Salud en el Trabajo, inspecciones, investigación de
accidentes y normatividad vigente.
 El COPASST, debe presentar semestralmente, informe de gestión al Representante Legal
y al responsable del SG-SST

8. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTO
Actividad (Diagrama de
Flujo) Documento o
N. Descripción de la actividad Responsable registro

1 INICIO INOCIO DEL PROCEDIMIENTO

Revisa
normativa

Vía 40 # 72 – 290 Oficina 602 – Tel: 3695503 – Fax: 3696317

www.laneytravelcolombia.com
Barranquilla - Colombia
 Versión: 01
PROCEDIMIETO CONVOCATORIA DEL COPASST Código PR-SGSST-03
Fecha 04/03/2022

  Revisando la normatividad que rige el

COPASST, en especial su conformación, y
con base en ella se prepara un proyecto de
convocatoria a las elecciones, estableciendo
la reglamentación de las mismas y los
2 Requisitos para quienes quieran postularse Responsable del SG-SST
como candidatos. Posteriormente, se remite a
Gestión Administrativa y a la Gerencia

1 Elabora la circular de convocatoria para las

 
 
1 elecciones del COPASST, precisando los
requisitos para las planchas que quieran
postularse.
Se determinan los lineamientos bajo los cuales
se realizará la convocatoria.
Se realiza la convocatoria socializándola en
todos los centros de trabajo, para la
Elaborar participación en el proceso de conformación del
circular de comité, donde se informan las condiciones para
la inscripción de postulantes y realización del
convocatoria proceso, según lo establecido legalmente y por Responsable del
3 SG-SST
Circular convocatoria
el responsable de SGSST.
Una vez realizada la convocatoria, para el caso
de los centros de trabajo, el Responsable de
SGSST informará quiénes se postularon,
detallando nombres completos y cargos, junto
con su respectivo registro fotográfico,
autorización de uso de imagen y correo de
postulación

  Recibiendo las solicitudes de inscripción en el

formato de inscripción de planchas para el
COPASST, durante una semana.
Revisando si las planchas inscritas cumplen los requisitos
estipulados en la convocatoria y
cumpliendo la normatividad vigente.
Comunicado
Recibir Anulando aquellas que no los cumplan.
interno,
El responsable de SGSST informará quiénes Responsable de
4 inscripción de se postularon, detallando nombres completos y cargos, junto con Comunicaciones
Boletín,
Correo
plancha su respectivo registro
electrónico
fotográfico, autorización de uso de imagen y
correo de postulación

Vía 40 # 72 – 290 Oficina 602 – Tel: 3695503 – Fax: 3696317

www.laneytravelcolombia.com
Barranquilla - Colombia
 Versión: 01
PROCEDIMIETO CONVOCATORIA DEL COPASST Código PR-SGSST-03
Fecha 04/03/2022

  Se solicita a Gestión Administrativa el diseño

del tarjetón con la foto, nombre y cargo de los
postulados a conformar el comité, datos que
Elaborar deben ser validados previamente.
tarjetones y Se define y notifica la fecha de votación y
Formato de
tiempo de duración de la misma.
programación Responsable de solicitud de
5 Para el caso de los centros de trabajo, los
Comunicaciones divulgación
de elecciones y líderes deben enviar la propuesta de la
interna
jornada de votación al responsable del
Programación SGSST para su validación, una vez aprobado,
se procede a divulgar.

6  
Designar Designando los Jurados del proceso de
Oficios de notificación
comisión votación y notificándolos mediante comunicado Representante legal
como jurados
interno.
electoral
2
  Elaborando acta de apertura de votación, en el
22 día y tiempo designado para dar inicio a la
misma. Realizando la elección por votación
universal y secreta. El derecho a votar lo
ejercen los funcionarios vinculados a la
Empresa, que sean empleados activos,
administrativos, asistenciales, incluidos los que
se encuentran en período de prueba o con
vinculación especial. El sistema de elecciones
de la Empresa Social del Estado Hospital de La Jurados de Elección.
Vega, contará con los siguientes tipos de votos: Representante legal.
Realizar elección Voto válido: Es aquel que ha sido marcado, ya Gestor Planilla de votantes
sea a favor de una plancha o voto en blanco. Administrativo. firmada
7 Voto en blanco: Este tipo de voto es la Líder de Talento Tarjetones
expresión de disentimiento o inconformidad del Humano. marcados
electorado. Responsable SGSST.
Cuando del total de votos válidos, los votos en Personal o trabajadores.
blanco constituyan la mayoría (mitad más
uno) deberá convocarse a un nuevo proceso
de elección al que deberán inscribirse
planchas diferentes a las inscritas en la
primera convocatoria

  Realiza el escrutinio de la votación mediante el

sistema de elecciones, acto que se celebrará
en la División de Recursos Humanos.
Se realiza la verificación de los resultados
arrojados por la elección, en presencia de los
Jurados de votación
Realiza escrutinio postulados, se confrontan los totales y se
8 elabora el acta del escrutinio con los resultados Responsable de Acta de escrutinio
SGSST
de la votación.
Se levantará acta de escrutinio la cual debe ser
firmada y entregada al Gerente

Vía 40 # 72 – 290 Oficina 602 – Tel: 3695503 – Fax: 3696317

www.laneytravelcolombia.com
Barranquilla - Colombia
 Versión: 01
PROCEDIMIETO CONVOCATORIA DEL COPASST Código PR-SGSST-03
Fecha 04/03/2022

  Una vez elegidos los representantes por parte

de los trabajadores, el Representante Legal,
previa propuesta de posibles candidatos
presentada por el responsable de SGSST,
Designar designará a los representantes por parte del
9 empleador, seleccionando entre ellos al Representante legal  
miembros presidente del COPASST.
representantes Se elabora el acta de constitución del comité,
con los miembros elegidos por votación y los
designados por la Gerencia

10  
Comunicar Socializando los resultados de las elecciones y
Responsable del
públicamente presentado a los miembros elegidos y los Circular informativa
SG-SST
representantes de la empresa.
los resultados
3 Notificando a los miembros elegidos del comité,
 
con sus funciones y responsabilidades. En la
3 notificación, al presidente del COPASST se le
informa que debe realizar la reunión de Representante legal
Notificar de la apertura del comité a más tardar a los
11 responsable del Oficios de notificación
conformación siguientes de la notificación de conformación, SG-SST
convocando al responsable de SGSST y al
de comité Representante de la Dirección para el SG-SST.

  Se inicia la reunión de apertura de los comités,

entre los participantes se designa al secretario.
El Representante de la Dirección, hace entrega
del informe de gestión del COPASST anterior, Miembros del
así como de sus recomendaciones y Comité
12 Apertura a lineamientos para la nueva gestión. Representante Acta de comité
comité Se elabora el Representante Legal y al de la Dirección para
Representante de la Dirección del SG-SST, el SG-SST
para su validación.

  El Representante de la Dirección de forma

semestral, revisará los informes parciales de
gestión, analizará y evaluará los resultados y Representante
Hacer
13 realizará la respectiva retroalimentación de los de la Dirección para Informe de revisión
seguimiento mismos a los comités. el SG-SST

  A partir de la retroalimentación recibida, se

realizan los ajustes correspondientes a los
14 Toma de planes de trabajo. Miembros del comité Evidencias realizadas
acciones

 
Fin
15 FIN DEL PROCEDIMIENTO

Vía 40 # 72 – 290 Oficina 602 – Tel: 3695503 – Fax: 3696317

www.laneytravelcolombia.com
Barranquilla - Colombia
 Versión: 01
PROCEDIMIETO CONVOCATORIA DEL COPASST Código PR-SGSST-03
Fecha 04/03/2022

9. CONTOL DE CAMBIO

VERSION FECHA CAMBIO REALIZADO

0
  Documento original

10. APROBACION

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

Vía 40 # 72 – 290 Oficina 602 – Tel: 3695503 – Fax: 3696317

www.laneytravelcolombia.com
Barranquilla - Colombia