UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE HONDURAS

CARRERA: GERENCIA DE NEGOCIOS

ASIGNATURA
POLÍTICAS DE NEGOCIOS
<<PNE- 0911 >>

Objetivo general:
Proporcionar al estudiante una visión global de las políticas de negocios vigentes, novedosas,
prácticas y funcionales que existen para la conformación de negocios productivos en cualquiera
de los ámbitos.
Además, de aplicar técnicas administrativas para el control, seguimiento y evaluación de todo el
proceso de negociación productiva relacionada a los negocios.
 POLÍTICAS DE NEGOCIOS
DATOS GENERALES
UV: 4
Módulos de aprendizaje:
Requisitos para cursar la asignatura: Principios Gerenciales PGE-1501
Módulo I:
Objetivos específicos: Técnicas de negocio
 Enumerar las ventajas y las desventajas de un manual.
Módulo II:
 Describir el contenido de un manual. Fases de la negociación
 Enumerar las variables que se deben considerar al determinar el
número de políticas que debe tener un manual. Módulo III:
 Elaborar los diferentes tipos de organigramas. Aplicación de criterios
objetivos

Módulo IV:
Propuesta de un manual

Módulo V:
¿Qué es una política?

Módulo VI:
Formato de la política

Módulo VII:
Características de los
manuales de
procedimientos

Módulo VIII:
Formatos o formas

Módulo IX:
Competencias: Relación con las normas
ISO
 Elaborar con habilidad y destreza manuales de políticas y
procedimientos, incluyendo en ellos los diferentes tipos de
organigramas y explicar su importancia para el funcionamiento de las
organizaciones.
 ICONOGRAFÍA

En el desarrollo del contenido de cada uno de los módulos de aprendizaje se

encontrarán algunos iconos que sugieren actividades o acciones que dinamizan el
proceso de aprendizaje. A continuación, se describen cada una de sus utilidades:

Mapas mentales: Se presentan al inicio de cada módulo y organizan de forma

lógica la información general que se abordará en el documento.

Estudios de caso: Son casos reales o ficticios que ilustran, en la vida real,
algunos aspectos estudiados dentro de la temática; servirán para crear
opinión fundamentada teóricamente por parte del educando.

Lecturas complementarias: Dentro del contenido se encuentran lecturas que

complementarán el contenido estudiado.

Enlaces web: Este icono servirá para mostrar enlaces web de información de
interés, así como videos y libros relacionados directamente con la temática.

Datos de interés: Este apartado se encontrará relacionado con el texto del

documento, servirá para conocer datos, estadísticas, tips y comentarios que
refuercen el contenido estudiado.

Evaluador de progreso: Son preguntas relacionadas con el tema y con las

competencias que se esperan desarrollar. No tienen ninguna evaluación más
que la autoevaluación del aprendizaje adquirido.

Actividad de aprendizaje: Son las actividades de aprendizaje que se irán

realizando periódicamente se avanza en el contenido.

Conceptos técnicos: Se presentan en el transcurso del contenido y muestra

los conceptos técnicos de algunos elementos dentro de la temática.
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE HONDURAS

ASIGNATURA: POLÍTICAS DE NEGOCIOS

MÓDULO IV
PROPUESTA DE UN MANUAL
Introducción:
En nuestro país muy pocas organizaciones cuentan con un manual de políticas y procedimientos
administrativos. A pesar de que el 83% de los altos ejecutivos saben qué es un manual de políticas, no se
reconoce la importancia que éste tiene para las organizaciones.

En este módulo estudiaremos una nueva propuesta en cuanto al contenido de un manual adaptado a
nuestra realidad nacional.

Debido al alto costo (inversión) que representa la elaboración y mantenimiento de los diferentes
manuales administrativos, proponemos la elaboración de un solo documento que incluya toda la
información requerida al cual llamamos “Manual de políticas y procedimientos administrativos”.
 ORGANIZACIÓN DE LA CLASE

Pág.
Temática del módulo IV:

Propuesta de un manual 6
 Manual de políticas.
 Cuáles son las ventajas y desventajas para una organización hacer uso de los
manuales de política y procedimiento.
 Propuesta del contenido de un manual.
 Que logramos al incluir el organigrama de una institución al manual de
políticas y procedimientos.
 Cuantas políticas debe tener un manual.
 Tipos de organigramas.

Bibliografía 27
Descripción actividades para módulo IV:

Actividad: Saber elaborar con habilidad y destreza manuales de políticas y

procedimientos, incluyendo en ellos los diferentes tipos de organigramas y
explicar su importancia para el funcionamiento de las organizaciones.
Indicaciones: Leer los temas del contenido del módulo IV e identificar y describir
cuales son los pasos a seguir para elaborar un manual de políticas y
procedimiento.

Tarea: Elaborar de manera grupal un informe de una empresa.

Indicaciones: Realizar de manera grupal el informe de una empresa que se
dedique a cualquier actividad legal y este debe incluir: Historia de la empresa,
misión, visión, valores, principales clientes y proveedores y organigrama de la
empresa.

Foro: “Manual de políticas y procedimientos”

Indicaciones: Después de haber leído, analizado y realizado todas las actividades
del módulo IV el estudiante ingresará a la plataforma virtual y dará su opinión
sobre las siguientes situaciones:
1. ¿Qué es Manual de políticas y procedimientos?
2. ¿Por qué es fundamental que una empresa tenga un manual de
políticas y procedimientos?
3. ¿Cómo se clasifican los organigramas? Describa cada uno de ellos.
4. ¿Cuál cree usted es la razón principal por la cual las empresas no
cuentan con un manual de políticas y procedimientos?
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

ASIGNATURA: POLÍTICAS DE NEGOCIOS

TICA DE NEGOCIOS
Es un instrumento administrativo que sirve para
Manual de políticas y procedimientos
organizar de forma sistemática y clara las políticas
y procedimientos que realiza la institución.

83% de las personas encuestadas

opinan que es importante aplicar el
manual de procedimientos.

El 61% de las personas encuestadas

Ventajas Desventajas
consideran que poseer el manual de
procedimientos reduce la tensión y el
- Adecuada comprensión  Empresas pequeñas no
estrés laboral
de procesos. lo utilizan.
- Logra solidez en el plan  Costos de elaboración
estratégico de la elevada.
organización.  Puede provocar que el Apenas el 83% de las empresas donde
- Ofrece una rica trabajo sea muy laboran los encuestados tienen y
experiencia estricto. ejecutan el manual de procedimientos.
administrativa.
- Guía para nuevos
empleados
- Fuente de información. El 61% de los encuestados dicen que en
- Etc. Elementos del las instituciones no se aplica el manual
manual de procedimientos por desconocer la
metodología para implementarlo.

- Portada
- Índice
- Introducción
- Objetivo del Manual
- Misión
- Visión
- Valores
- Reseña Histórica
- Organigrama
- Clientes
- Proveedores
- Nomenclatura
- Políticas,
Procedimientos,
Diagramas y Formatos.

En síntesis, estos contenidos son abordados en este módulo IV de aprendizaje. 5

Dentro del contenido se ahonda en descripciones, elementos y características que
articulan mejor cada temática.
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

MANUAL DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

Manual de políticas
¿Es posible que en nuestro país se vuelva una práctica común el uso de los
manuales administrativos?
Prácticamente todas las fuentes a las cuales he tenido acceso, ya sean
estas en libros impresos o a través de material electrónico como libros, revistas,
publicaciones periódicas de autores tanto individuales o institucionales, siempre
destacan la importancia de hacer uso de los diferentes tipos de manuales para
que una organización funcione de una manera eficiente.
Sin embargo, todas esas fuentes consultadas, siempre hacen mención de
elaborar de manera separada todos los manuales requeridos, tales como Manual
de Políticas, Manual de Procedimientos, Manual de la Organización, Manual de
Puestos, Manual de Inducción, etc.

Pero, ¿Cuántas empresas en nuestro país estarán dispuestas a hacer una

gran inversión en la elaboración de todos esos manuales que se requieren para
el buen funcionamiento de las mismas? Difícilmente encontraremos
organizaciones que se tomen el tiempo para elaborarlos y más difícil aun, seria
encontrar empresas que estén dispuestas a hacer una inversión en todos esos
manuales, ya que lo ven más como un gasto innecesario e improductivo, que
como una inversión.

6
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

El autor y un grupo de estudiantes de las carreras de Gerencia de

Negocios y Relaciones Industriales de la Universidad Tecnológica de
Honduras (UTH), desarrollaron una encuesta denominada “Uso del
Manual de Políticas y Procedimientos”. El objetivo de este estudio era
identificar qué porcentaje de empresas conocen lo que es un manual
administrativo y cuántas de ellas hacen uso de esos manuales. La
encuesta fue aplicada a personal de mandos medios o altos en diferentes
tipos de organizaciones.

Algunos hallazgos importantes:

La respuesta a la pregunta ¿Sabe usted que es un manual

de políticas y procedimientos?, el 83% respondió
afirmativamente. Esto demuestra que las organizaciones en un
alto porcentaje, sí tienen el conocimiento acerca de lo que es
un manual.

Además, se les consultó a los encuestados ¿Cree usted

que todas las empresas deberían tener un manual de políticas y
procedimientos? Igualmente, la respuesta fue muy positiva ya
que el 83% dijo que sí y apenas el 17% dijo que no. Los
encuestados también afirmaron que reconocían que el uso
adecuado de los manuales ayuda a que el personal sea más
eficiente, la respuesta afirmativa a esta pregunta también fue
de un 83%.

A la pregunta, ¿Sabe usted que el uso de un manual de

políticas y procedimientos disminuye el estrés y los conflictos
internos?, la respuesta para el sí fue del 61% y para él no fue de
un 39%.

A pesar de que las organizaciones tengan un conocimiento de

lo que son los manuales administrativos, y a pesar de que reconozcan
la importancia y beneficios de su uso, no todas los utilizan. Una cosa
es que se tenga el conocimiento de algo y otra es hacer uso de ese
conocimiento, son dos cosas totalmente diferentes.
7
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

Lo anterior queda demostrado con la respuesta a la

pregunta ¿Cuenta su empresa con un manual de políticas y
procedimientos? Apenas el 17% respondieron que sí y el 83%
respondieron que no los utilizan.
Finalmente, se les preguntó ¿Cuál cree usted es la razón
principal por la cual las empresas no cuentan con un manual de
políticas y procedimientos? La razón principal a que atribuyen
su no utilización fue la falta de conocimiento de algunos
directivos representando esto el 61%. La segunda razón fue que
nadie lo ha propuesto, con el 33%, y un 6% dijo que otras causas.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas para una organización el hacer uso de los
manuales de políticas y procedimientos?

En lo que respecta a los manuales

administrativos de políticas y
procedimientos, podemos encontrar una
larga lista de sus ventajas y desventajas.
(Amador, 2004)
Ventajas:
Un manual tiene, entre otras, las
siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un sólido plan de
organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás
de la organización.

8
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición (aproximación) de

funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de
cada quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios
más antiguos.
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
través del tiempo.
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que, al existir instrucciones
escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control
por excepción.

Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentan los
manuales se encuentran los siguientes:
1. Muchas compañías consideran que son
demasiado pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son
conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado
caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.

9
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y

rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo
de las operaciones.
5. El costo de producción y actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en
complicados.

A pesar de que las ventajas son más que las desventajas, la

mayoría de las organizaciones en nuestro país no están dispuestas, o
no desean, o no tienen el suficiente capital como para invertir en la
elaboración y puesta en marcha de todos los manuales requeridos.

Por lo anterior, las organizaciones deberían como mínimo contar con un

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos ajustado a nuestra
realidad económica. Este manual debería contener no solamente aquella
información que se refiere a las políticas y procedimientos, sino que también
debería tener toda aquella información general y de mayor importancia de la
empresa.

Propuesta del contenido de un manual

¿Qué tipo de información debería tener este manual?
Un manual de políticas y procedimientos administrativos ajustado a la
realidad económica de nuestro país, debería tener el siguiente contenido:

 Portada
 Índice
 Introducción
 Objetivo del Manual
 Misión
 Visión
 Valores
 Reseña Histórica
10
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

 Organigrama
 Clientes
 Proveedores
 Nomenclatura
 Políticas, Procedimientos, Diagramas y Formatos.

Portada: Por ser un documento oficial, este debe identificarse con el

nombre y el logo de la organización. En lo que respecta al nombre del
manual, se debe tener cuidado de indicar si este corresponde a las
políticas de un departamento o corresponde a las políticas de todos los
departamentos.

Figura 4.1 Portada de un manual de políticas

y procedimientos.

11
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

Índice: Presenta una lista del contenido total del manual. El índice puede
ser numero o alfanumérico, tal como se muestran en las figuras 4.2 y 4.3

Figura 4.2 Índice numérico.

Una vez que se dispone de la información anterior hay que determinar los
argumentos que se van a utilizar para tratar de persuadir a la otra parte.

Hay que ser muy convincente y para ello nada mejor que “llevar la lección
bien aprendida”, evitando tener que improvisar.
Debe ser muy selectivo, utilizando los argumentos de mayor peso y no
ofrecer una lista interminable de argumentos menores. Podría dificultar la
claridad de nuestra posición. La otra parte centraría sus ataques en los
argumentos de menor peso. Conviene anticipar las posibles objeciones que la
otra parte pueda plantear y preparar las respuestas oportunas.

12
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

Figura 4.3 Índice alfanumérico.

Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el

panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y
propósitos que se pretenden cumplir a través de él.
Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo harán las
revisiones y actualizaciones, así como la autorización del titular del área o
departamento.
Es recomendable que al formular la introducción, se utilice un vocabulario
sencillo, con el objeto de facilitar su entendimiento.
En síntesis, la introducción deberá:
 Señalarse el objetivo del documento.
 Incluir información acerca del ámbito de aplicación del documento.
 Ser breve y de fácil entendimiento.

Objetivo del Manual: Debe explicar que se pretende lograr con la

implementación del manual de políticas y procedimientos. Por ejemplo, si el

13
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

manual solamente corresponde al departamento de créditos, un objetivo puede

ser:
“Reglamentar y dar a conocer todas las políticas del
departamento, con el fin de manejar de una manera eficiente y
eficaz la actividad crediticia de la organización”.

No obstante, habrá aspectos más precisos (de tipo técnico, jurídico,

financiero, etc.) que uno puede desconocer. Si tal situación se presentara,
deberá hacer la consulta al departamento respectivo para dar respuesta lo antes
posible. También se pueden poner en contacto los departamentos
correspondientes de ambas empresas.

Misión: La misión es la respuesta a la pregunta, ¿cuál es nuestro negocio? Los

principales objetivos son los puntos finales hacia donde se dirigen las actividades
de la organización.

Todas las organizaciones necesitan una misión, una declaración de su

finalidad. La misión responde una pregunta, ¿cuál es la razón por la que la
empresa está en el negocio? Definir la misión obliga a los directores a identificar
con detenimiento el alcance de sus productos o servicios (Robbins & Coulter,
2005).
Por ejemplo, la declaración de la misión de la Universidad Tecnológica de
Honduras (UTH) reza: “Brindar educación superior de excelencia, mediante
la preparación de profesionales con capacidad y liderazgo, que contribuyan
14
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

al desarrollo económico y social de Honduras, dentro del sistema universal

de libre empresa”.

La misión del Congreso Nacional de Honduras es “Fortalecer la

democracia de nuestro país emitiendo, reformando y ratificando leyes que
rigen los destinos de la República de Honduras, incorporando el elemento
tecnológico en materia de investigación, información, análisis y asesoría y
de esa manera hacer más eficiente la labor legislativa”.

Veamos a continuación cuáles son

los componentes de una declaración de
misión:
 Clientes: ¿Quiénes son los clientes
de la organización?
 Productos o servicios: ¿Cuáles son
los principales productos y servicios
de la organización?
 Mercados: ¿En qué país o región
compite la organización?

 Tecnología: ¿Está la organización al día con la tecnología?

 Preocupación por la supervivencia, crecimiento y rentabilidad: ¿Busca la
organización que esta sea rentable y atractiva para los inversionistas y
obtenga una independencia económica?
 Filosofía: ¿Cuáles son las ideas, valores, aspiraciones y prioridades éticas
básicas de la organización?
 Concepto propio: ¿Cuál es la principal ventaja competitiva de la
organización y cuáles son sus capacidades centrales?
 Preocupación por la imagen pública: ¿Es sensible la organización a las
inquietudes sociales y ecológicas? ¿Es la organización socialmente
responsable? (Robbins & Coulter, 2005).

Visión: Indica cuál es la meta de la organización en el largo plazo. ¿Cuál es

su aspiración, en qué desea convertirse? ¿Cómo se ve a sí misma en el futuro?
La visión estará estrechamente relacionada con la planeación estratégica,
porque en ella se define cómo pretende alcanzar la meta.

15
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

Valores: El perfil de la empresa está conformado por personas, por lo tanto,

es importante que esta defina su orientación y valores, los cuales sirven de base
para definir la estrategia. Los valores determinan el clima organizacional que los
ejecutivos desean que impere en todas y cada una de las actuaciones de sus
miembros.
Por ejemplo: si una organización ha encontrado que una buena
alternativa para hacer negocios es la producción y distribución de cigarrillos,
los ejecutivos podrían decidir en contra de esa estrategia debido al sistema
de valores de la alta gerencia que condena el uso del cigarrillo.

Reseña Histórica: Una breve reseña histórica contribuye a que principalmente

el nuevo empleado, conozca de manera oficial los orígenes de la misma. En ella
debería incluirse quién o quiénes fueron sus fundadores, año y lugar donde inició
operaciones.

Muchas empresas incluyen hechos relevantes que han llegado a formar parte
de su historia, como por ejemplo el haber recibido una distinción especial de un
organismo importante, ser los primeros en haber lanzado un producto al
mercado, haber sido certificada como una Empresa Socialmente Responsable
(ESR), etc.

Por último, conviene señalar bajo qué condiciones se fundó (número de

empleados, capital, ubicación física, actividad o rubro, etc.) y cuál ha sido su
transformación a través de los años hasta llegar a la época actual.

16
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

Organigrama: Un organigrama es una representación gráfica que muestra la

estructura organizacional de una institución, la cual debe contener cada una de
las áreas y/o departamentos que la integran, mostrando a su vez los diferentes
niveles jerárquicos y los canales de tipo formal para la comunicación.

Estructura organizacional: La estructura organizacional de una empresa es

la forma en la que la empresa se va a gestionar. La estructura organizativa
es aquella que se basa en el conjunto de relaciones explicitadas por la
dirección, son relaciones deliberadas por departamentos o áreas.

No se puede decir que existe una forma única para crear

departamentos y que a la vez se pueda aplicar a todo tipo de organización
o a toda situación posible. La departamentalización adecuada dependerá
en gran medida de las situaciones dadas para cada organización y de lo
que los gerentes crean que rendirá los mejores resultados para alcanzar
sus metas (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2008)

¿Qué logramos al incluir el organigrama de una institución en el manual de

políticas y procedimientos?

17
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

Son muchas las ventajas que obtenemos, dentro de las cuales podemos
destacar las siguientes:
 Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
 Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales
órganos que integran una dependencia o entidad.
 Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro
de la organización.
 Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de
funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos
insuficientes o excesivos de supervisión y control.
 Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus
respectivos niveles jerárquicos.
 Refleja los diversos tipos de
trabajo, especializados o no, que
se realizan en la empresa,
debidamente asignados por área
de responsabilidad o función.
 Muestra una representación de la
división de trabajo, indicando:
a) Los cargos existentes en la
compañía.

b) Cómo estos cargos se

agrupan en unidades
administrativas.

c) Cómo la autoridad se le
asigna a los mismos.

Cuantas políticas debe tener un manual

Frecuentemente me preguntan cuántas políticas debería tener un manual
para que sea efectivo. En realidad, no existe un número específico, el número
dependerá de algunas variables que debemos tomar en cuenta.

18
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

Tales como:
1. El tamaño de la empresa. Cuanto mayor sea la empresa, mayor número
de controles se requerirá para asegurar su funcionamiento. Por ejemplo,
en nuestro país, una microempresa es aquella que tiene de 1 hasta 10
empleados. Como el número es tan reducido, el gerente propietario no
necesita establecer un control de asistencia formal para verificar la
puntualidad y/o asistencia de sus empleados al centro de trabajo. Con un
grupo tan pequeño de empleados el gerente propietario fácilmente
puede detectar quién ha llegado tarde o quién no se ha presentado a
trabajar, por lo tanto, en este caso el control formal es innecesario.

Cuando la empresa ha logrado un mayor crecimiento y el número de

empleados es mucho mayor, por ejemplo, unos 100, ejercer el control
de tipo informal ya no es funcional. Ahora se requiere establecer un
control de asistencia formal, ya sea anotándose en un libro, marcar
reloj, utilizar reloj digital, etc.

2. Importancia de la política. En un manual se deben incluir todas aquellas

políticas que estén relacionadas con el rubro principal de la organización.
Por ejemplo, ¿será necesario establecer una política sobre la “venta de autos
usados”? La respuesta es sí y no.
¿Por qué no se debe formalizar esta política? Si el giro de la empresa es la
venta de electrodomésticos, ¿en qué le abona a la empresa establecer una
política de venta de autos usados? En nada, ahora bien, no quiere decir que la
empresa nunca tendrá una situación en la que deba decidir cómo realizar la
venta de un automóvil usado, es probable que, si se presente esa situación, pero
eso ocurrirá de una manera esporádica, muy de vez en cuando ya que esa no es
su actividad principal. Por esta razón no se requiere establecer de una manera
formal esta política, le es innecesaria.
¿Por qué sí se debe formalizar esta política? En cambio, si la empresa se
dedica a la venta de autos usados, y ese es su rubro principal, eso es lo que le da
vida a la empresa, necesariamente debe documentar la política de “venta de
autos usados”, porque esto ocurrirá de manera frecuente y permanentemente.

19
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

3. Frecuencia de uso. Gerentes de todas las organizaciones enfrentan

diversas clases de problemas y decisiones cuando hacen su trabajo.
Robbins y Coulter (Robbins & Coulter, 2005) mencionan que,
dependiendo de la naturaleza de los problemas, los gerentes acuden a
diferentes tipos de decisiones:

a. Problemas estructurados y decisiones

programadas. Cuando un problema es
sencillo, la meta de quien toma la decisión es
clara, el problema es conocido y la
información se define y reúne de una manera
fácil.

Por ejemplo, el pago a proveedores, la

contratación de personal, compra de materia
prima, etc. Estas situaciones ocurren de
manera frecuente, son repetitivas.
Cuando un problema es repetitivo, la
gerencia no tiene que pasar en cada ocasión,
por las dificultades de tener que decidir qué
hacer. Para ello establece la forma en que se
resolverá el problema cada vez que este se
presente.
Una vez establecida la forma de resolver el problema, que es a lo
que se le llama política

El operario solamente tendrá que recurrir a ella para ver cómo quiere la
dirección que se atienda el problema. Por ejemplo, ¿qué se debe hacer cuando
un empleado llega tarde a su trabajo? Algunas empresas hacen un llamado de
atención la primera vez, otras le rebajan el tiempo no laborado, también las hay
aquellas un poco más drásticas que no le permiten la entrada al centro de
trabajo y además les deducen el día completo no trabajado.
¿Cuál es la forma “correcta” de atender este problema? La forma correcta es
decisión propia de cada organización y cualquiera que sea la decisión que se
tome a este respecto para atender este problema cada vez que se presente a
eso se le llama política.

20
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

b. Problemas sin estructurar y decisiones sin programar. Los problemas que

enfrentan los gerentes no siempre son fáciles como los problemas
estructurados. En muchas ocasiones deben enfrentar problemas sin
estructurar, los cuales son aquellos que ocurren de manera esporádica.
El proceso de toma de decisión para este tipo de problemas es mucho más
complicado. Por ejemplo, el establecimiento de una nueva sucursal, la construcción
de su propio edificio, la incorporación de una nueva línea de productos, etc. Ya que
estos problemas no ocurren de manera repetitiva, no están estructurados, los
gerentes deben tomar una decisión no programada.

Las decisiones sin programar, son únicas, no repetitivas, son hechas

a la medida, no hay una solución prefabricada. En este caso las
decisiones quedan a nivel gerencial, porque no es posible elaborar una
política sobre ellas, caso contrario a lo que ocurre con los problemas
estructurados.

4. Estructura organizacional. De acuerdo a las necesidades propias de la

organización, esta puede definir su estructura de las siguientes maneras
(Robbins & Coulter, 2005).

a) Departamentalización funcional: Agrupa trabajos de acuerdo a las

tareas realizadas. Esta es la tradicional, departamento de compras,
departamento de ventas, departamento de finanzas, etc.
b) Departamentalización de productos: Cada área importante de
productos es dirigida por un gerente, el cual es responsable de su
desarrollo. Por ejemplo, línea de productos lácteos, cuidado
personal, frutas y legumbres, etc.
c) Departamentalización geográfica: El territorio o la geografía es la
base para agrupar trabajos. Por ejemplo, región norte y sur; región
centroamericana y región sudamericana, etc.
d) Departamentalización de procesos: En este enfoque los trabajos se
agrupan de acuerdo al flujo de procesos para el desarrollo de
productos o de atención a los clientes. Por ejemplo, departamento
de diseño, departamento de ensamblaje, departamento de pintura,
etc.

21
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

e) Departamentalización de clientes: Se realiza en base a grupos de

clientes que tienen las mismas necesidades o problemas. Por
ejemplo, clientes mayoristas y clientes detallistas; clientes de la
empresa privada y clientes gubernamentales; clientes particulares y
clientes corporativos, etc.

Tipos de organigramas

Como el objetivo primordial de

incluir el organigrama de la empresa en el
manual de políticas y procedimientos es
mostrar al nuevo empleado dónde está
ubicado su puesto en el contexto general
de la organización, es importante
determinar los tipos o formas de
organigramas que se ajustan a ese
objetivo. (Amador, 2004)

De acuerdo a su ámbito
1. Generales: Contienen información representativa de una organización
hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y
características, por lo tanto, presentan toda la organización y sus
interrelaciones; se llaman también carta maestra.

Figura 4.4 Organigrama general

22
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

2. Específicos: Muestran en forma particular la estructura de una unidad

administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan la
organización de un departamento o sección de una empresa.

Figura 4.5 Organigrama especifico.

Por su contenido
1. Funcionales: Incluyen en el diagrama de organización, además de las
unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen
asignadas las unidades en el siguiente gráfico:

Figura 4.6 Organigrama Funcional.

23
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

2. De puestos, plazas y unidades: Indican, para cada unidad consignada,

las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas
existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de
las personas que ocupan las plazas.
Figura 4.7 Organigrama de puestos, plazas y
unidades.

 Clientes: Una empresa podrá tener clasificaciones de clientes tales como:

a) Clientes mayoristas y minoristas.
b) Clientes nacionales e internacionales.
c) Clientes del sector privado y/o del sector público.
d) Clientes por sector, área o región.
e) Clientes al contado y clientes al crédito, etc.

No es necesario incluir en la lista a todos los

clientes, principalmente en aquellos casos donde su
número sea notablemente significativo, lo
importante es incluir a todos aquellos clientes que
por su volumen o frecuencia de compra, sean vitales
para el funcionamiento y supervivencia de la
empresa.
Esta información le proporcionará al usuario
(principalmente a los nuevos empleados) una visión
general en relación a qué tipo de clientes sirve y se
24
debe la empresa.
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

 Proveedores: También es importante mencionar quiénes son los

principales proveedores de la organización.
Igual que sucede con los clientes, la empresa puede tener diferentes
clasificaciones de proveedores, por ejemplo:
a) Proveedores locales, nacionales e internacionales
b) Proveedores al contado o al crédito
c) Proveedores institucionales o particulares, etc.

 Políticas, Procedimientos, Diagramas y Formatos. Si la organización ha

decido que debido a su tamaño solamente contará con un manual, es
conveniente agrupar departamento por departamento las políticas,
procedimientos, diagramas y formatos.
Si ese fuera el caso, al inicio de cada departamento debe incluirse un
subíndice con el nombre de cada una de las políticas contenidas en el mismo,
esto facilitará su localización en el manual.
En el ejemplo que se muestra en la figura 4.8 el índice general, solamente
se indica el número de página donde inician las políticas de cada
departamento.
En cambio, en la figura 4.9 que contiene el subíndice, se escribe la página
inicial del departamento seleccionado y luego el número de página que
corresponde a cada política del departamento.

Figura 4.8 Ejemplo de índice general.

25
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

Figura 4.9 ejemplo de subíndice.

EVALÚA TU PROGRESO DE APRENDIZAJE: Contesta las siguientes preguntas.

Después de haber leído el módulo IV contesta las siguientes preguntas.

1. ¿Qué es un manual de políticas y procedimientos?

2. Mencione tres ventajas y tres desventajas de un manual de políticas y
procedimientos.
3. ¿Qué información debe tener un manual de políticas?
4. ¿Cuál es el objetivo del manual de políticas y procedimientos?
5. ¿De qué depende la cantidad de políticas que debe tener un manual?
6. Mencione los tipos de organigrama.

26
 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA MÓDULO IV: Manual de políticas

DE HONDURAS Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

administrativos.

BIBLIOGRAFÍA

Folofo, V. (2011). Guia para elaborar manuales de politicas y procedimientos

Administrativos. San Pedro Sula.

M, A. T. (1996). Manual para elaborar manuales de politicas y procedimientos .

mexico D.F: Panorama.

Trias, P. (2009 ). Los manuales administrativos de hoy .

Valencia, R. (2002). Como elaborar y usar los manuales administrativos . Mexico

D.F : Thomson Learning .

REFERENCIAS WEB (LINKS)

Secretaria de la Controlaría General. (2004). Guía para la elaboración de

manuales de procedimientos. Recuperado el 20 de abril de 2011, de
http://www.cgeson.gob.mx/downloads/GU%C3%8DA%20M.%20PROCED.%202004
%20.pdf

Serebrenik, R. (2011). Cambios en la familia que pueden impactar el negocio.

Proyecto de empresas familiares. Recuperado el 27 de abril de 2011, de

27