Directiva Administración de Bienes Almacén PDF

Código: Denominación del Documento Normativo:
DI-017-01-MINEDU/PEIP-EB “Directiva para la Administración de Bienes ubicados en el Almacén del

Proyecto Especial de Inversión Pública Escuelas Bicentenario – PEIP EB”
“DIRECTIVA PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE BIENES
UBICADOS EN EL ALMACÉN DEL
PROYECTO ESPECIAL DE
INVERSIÓN PÚBLICA ESCUELAS
BICENTENARIO – PEIP EB”
Resolución de Aprobación
Resolución Directoral Jefatural N° 012-2021-MINEDU/VMGI-PEIP EB -OA
Código Versión Páginas Fecha de Aprobación
DI-017-01-
1.0 26 11/11/2021
MINEDU/PEIP-EB
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I. OBJETIVO
Establecer normas para la recepción, almacenamiento y distribución de bienes,

así como el control de existencias, la toma de inventario físico, baja y disposición
de bienes ubicados físicamente en el almacén, a fin de garantizar el oportuno y
adecuado suministro a la Dirección Ejecutiva y las Unidades Funcionales de la
Unidad Ejecutora N° 125: Proyecto Especial de Inversión Pública - Escuelas
Bicentenario (en adelante, PEIP EB), lo cual se encuentra alineado con los
objetivos y actividades institucionales.
II. FINALIDAD
Asegurar el registro, uso adecuado, custodia física y control de los bienes

ubicados en el almacén, garantizando el normal desempeño operativo y
administrativo de la Unidad Ejecutora N° 125: Proyecto Especial de Inversión
Pública - Escuelas Bicentenario; en concordancia con las medidas de austeridad
dispuestas por el Gobierno Central.
III. ALCANCE
La presente Directiva es de observancia obligatoria para el Almacén de la Unidad

de Abastecimiento, la Dirección Ejecutiva y las Unidades Funcionales que
puedan participar en los procesos de recepción, almacenaje y distribución de
bienes patrimoniales y material de consumo en el PEIP EB, así como en el control
de existencias, la toma de inventario físico, baja y disposición de bienes ubicados
físicamente en el almacén.
IV. BASE NORMATIVA
4.1 Constitución Política del Perú.

4.2 Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
4.3 Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
4.4 Decreto Legislativo Nº 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de
Abastecimiento.
4.5 Decreto Supremo Nº 019-2019-VIVIENDA, Decreto Supremo que aprueba
DIAZ VALLEJOS Ursula
Rocio FAU 20606567694 soft
el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema
DIRECTORA DE
ADMINISTRACION - PEIPEB Nacional de Bienes Estatales.
Doy V° B° 4.6 Decreto Supremo Nº 217-2019-EF, que aprueba el Reglamento del Decreto
2021/11/12 22:44:49
Legislativo Nº 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de
Abastecimiento.
4.7 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley
N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
4.8 Decreto Supremo Nº 082-2019-EF, Decreto SupremoPEREZ
RODRIGUEZ SANCHEZ
Marina FAU 20606567694
queVILLACORTA
aprueba el Texto
Rosario Del Pilar FAU
soft 20606567694 soft
MENDOZA DE LA CRUZ
Israel Miguel FAU
Único Ordenado de la Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado.
DIRECTORA DE LA DIRECTORA DE LA UNIDAD
20606567694 soft OFICINA DE DE ABASTECIMIENTO - OA
PLANEAMIENTO Y - PEIPEB
DIRECTOR DE LA OFICINA PRESUPUESTO - PEIPEB
DE ASESORIA JURIDICA - Doy V° B°
PEIPEB En señal de conformidad Página 2 de 26
2021/11/12 16:10:43
Doy V° B° 2021/11/12 11:38:45
2021/11/11 22:12:00

4.9 Decreto Supremo Nº 008-2021-VIVIENDA, Reglamento de la Ley

Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
4.10 Decreto Supremo Nº 011-2020-MINEDU, que crea el Proyecto Especial de
Inversión Pública Escuelas Bicentenario.
4.11 Resolución Ministerial N° 338-2020-MINEDU, Resolución Ministerial que
aprueba el Manual de Operaciones del Proyecto Especial de Inversión
Pública Escuelas Bicentenario.
4.12 Resolución Ministerial N° 383-2020-MINEDU, Resolución Ministerial que
formaliza la creación de la Unidad Ejecutora N° 125: Proyecto Especial de
Inversión Pública Escuelas Bicentenario.
4.13 Resolución Directoral Ejecutiva N° 021-2021-MINEDU/VMGI-PEIP
ESCUELAS BICENTENARIO, que aprueba la Directiva N° 001-2021-
MINEDU/PEIP EB, denominada “Normas para la Formulación, Aprobación
y Actualización de Documentos Normativos u Orientadores en el Proyecto
Especial de Inversión Pública Escuelas Bicentenario – PEIP EB”.
4.14 Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP-DNA, que aprueban Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento.
4.15 Resolución Jefatural Nº 335-90-1NAP-DNA, que aprueba el Manual de
Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional.
4.16 Resolución Nº 046-2015/SBN, que aprueba la Directiva Nº 001-2015/SBN
denominada Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales.
4.17 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de
Control Interno.
Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias,

modificatorias, complementarias y conexas, de ser el caso.
V. GLOSARIO DE TÉRMINOS
5.1 Para efectos de la presente Directiva se usarán las siguientes siglas:

NEA: Nota de Entrada al Almacén.
PECOSA: Pedido Comprobante de Salida.
SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera.
SIGA: Sistema Integrado de Gestión Administrativa.
SINABIP: Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales.
UIT: Unidad Impositiva Tributaria.
5.2 Almacén: Es el área física seleccionada, bajo criterios y técnicas

adecuadas, destinada a la custodia temporal, la conservación y distribución
de los bienes que van a ser utilizados en el cumplimiento de los fines
institucionales.
5.3 Área usuaria: La Dirección Ejecutiva y las Unidades Funcionales del PEIP EB que
requieran bienes adquiridos por la entidad.
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5.4 Bienes: Son objetos que adquiere el PEIP EB para el desarrollo de sus actividades
y el cumplimiento de sus funciones y fines.
5.5 Bienes patrimoniales: Son bienes de titularidad del PEIP EB, que no tienen
condición de dominio público y no son destinados para la venta, cuya vida útil es
mayor a un año, están sujetos a depreciaciones y su valor es mayor a 1/4 de la
UIT vigente a la fecha de su adquisición.
5.6 Custodia: Actividades realizadas para que las existencias conserven las mismas
características físicas y numéricas conforme fueron entregadas, garantizando el
mantenimiento de sus condiciones durante el almacenamiento.
5.7 Existencias: Son los bienes que se encuentran almacenados con carácter
temporal para su posterior distribución a las áreas usuarias.
5.8 Inventario Físico: Es un proceso de verificación física que consiste en constatar

la existencia o presencia real de los bienes ubicados en el almacén, apreciar su
estado de conservación o deterioro y condiciones de seguridad. Existen dos tipos,
el inventario masivo y el inventario selectivo.
5.9 Nota de Entrada al Almacén - NEA: Documento por el cual se registra el ingreso
de bienes al almacén por conceptos distintos a la adquisición efectuada mediante
contrato u orden de compra.
5.10 Pedido Comprobante de Salida - PECOSA: Documento a través del cual se

efectúa la entrega de los bienes del almacén, así como, se autoriza y registra la
salida de los mismos.
5.11 Tarjeta de Control Visible de Almacén: Documento que tiene por finalidad
controlar las unidades físicas (movimientos, ingresos y saldos). Permanece junto
al bien que se registra en un lugar visible.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1 El almacén del PEIP EB se encuentra ubicado en el local que designe el PEIP EB,
a cargo de la Unidad de Abastecimiento a través de la Coordinación de Patrimonio,
Almacén y Servicios Generales.
6.2 El almacén deberá ser de fácil acceso y contar como mínimo con las áreas físicas
de uso específico de: i) Oficina, ii) recepción y despacho, y, iii) zona de almacenaje.
6.3 En el almacén del PEIP EB se realizará el ingreso físico y almacenamiento de

bienes adquiridos y/o que procedan de conceptos distintos a la adquisición
(Sobrantes que reingresan, donación, transferencia, custodia, entre otros).
6.4 El personal de la Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios Generales

deberá realizar lo siguiente:
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6.4.1 Velará permanentemente que el almacén cuente con un

adecuado sistema de ventilación y sistema contra incendio,
evitando el deterioro o merma de las existencias ocasionadas por
agentes atmosféricos, así como el riesgo de incendio.
6.4.2 Utilizará elementos de seguridad, protección y manipulación, para
el desarrollo de sus labores dentro y fuera del almacén.
6.4.3 Registrará la codificación y asignación de los bienes
patrimoniales.
6.4.4 Informará anualmente a la Unidad de Abastecimiento sobre los
bienes que no cuenten con rotación, especificando las causales,
para su posterior trámite de baja, de corresponder.
6.4.5 Efectuará la distribución de los bienes conforme a la programación
establecida en el Cuadro de Necesidades del ejercicio
correspondiente, pudiendo modificarse previo sustento técnico del
área usuaria y aprobación por la Unidad de Abastecimiento.
6.5 La Oficina de Administración debe conformar la Comisión de Inventario de

Almacén bajo las siguientes especificaciones:
6.5.1 Deberá estar conformada por tres (03) miembros, según detalle:
a) Un representante de la Oficina de Administración, en calidad

de Presidente.
b) Un representante de la Unidad de Finanzas, en calidad de
miembro.
c) Un representante de la Unidad de Abastecimiento, en calidad
de miembro.
6.5.2 Los integrantes de la Comisión de Inventario de Almacén serán

propuestos por la Oficina de Administración, Unidad de Finanzas
y Unidad de Abastecimiento, respectivamente.
6.5.3 La conformación de la Comisión de Inventario de Almacén se

aprobará mediante Resolución emitida por la Oficina de
Administración, la misma que deberá ser oficiada al Órgano de
Control Institucional.
6.5.4 La Comisión de Inventario de Almacén se instalará dos (02) días

antes de la fecha dispuesta para el inicio del inventario,
suscribiendo el acta correspondiente.
6.5.5 La Comisión de Inventario de Almacén deberá suscribir los

siguientes documentos:
a) Acta de corte documentario.

b) Acta de inicio del Inventario de Existencias Físicas en el
almacén.
c) Acta de inventario físico de existencias del almacén al 31 de
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diciembre del ejercicio correspondiente.

d) Acta de término del Inventario de Existencias físicas de
almacén.
e) Conciliación del Inventario Físico de Almacén con los saldos
contables al cierre del ejercicio.
6.6 El inventario masivo deberá realizarse anualmente, cerrando las

operaciones del almacén para sustentar los estados financieros.
6.7 El inventario selectivo deberá realizarse periódicamente, considerando los

bienes seleccionados para verificar que las existencias físicas concuerden
con los registros de stock, a fin de mantenerlos actualizados, completos y
exactos.
6.8 La Unidad de Abastecimiento, a través de la Coordinación de Patrimonio,

Almacén y Servicios Generales, se encargará de mantener el stock de
bienes, a fin de que estos se encuentren disponibles en el momento que
las áreas usuarias los requieran y sean entregados de manera oportuna.
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
7.1 DEL ALMACENAMIENTO
7.1.1 El proceso de almacenamiento comprende: (i) Recepción, (ii)

Verificación y Control de Calidad, iii) Internamiento, iv) Registro y
Control, y v) Custodia.
RECEPCIÓN
7.1.2 El personal de la Coordinación de Patrimonio, Almacén y

Servicios Generales efectuará la recepción de los bienes
procediendo con la corroboración mediante los siguientes
documentos de recibo:
a) Orden de Compra - Guía de Internamiento o contrato original.

b) Guía de Remisión.

Servicios Generales al momento de la recepción debe efectuar
las siguientes acciones:
a) Revisar en presencia de la persona responsable de la

entrega: los registros, sellos, envolturas, embalajes, fecha de
vencimiento u otros aspectos, a fin de detectar cualquier
anormalidad.
b) Contar, medir y/o pesar los paquetes, bultos y/o el equipo
recibido anotando las discrepancias encontradas en la Guía
de Remisión respecto a algún aspecto de las especificaciones
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técnicas. El pesaje puede omitirse cuando el número y

características de los bienes recibidos permitan efectuar una
verificación cuantitativa sin problema alguno.
c) Anotar en la Guía de Remisión lo siguiente:
• Nombre de la persona que hace la entrega de los bienes.
• Nombre de la persona que recibe los bienes.
• Número de la placa del vehículo utilizado en el transporte
(cuando sea pertinente).
• Fecha y hora de recepción.

Servicios Generales no recibirá bienes que no cumplan con las
especificaciones técnicas o la cantidad sea menor a la
consignada en la Orden de Compra - Guía de Internamiento o el
Contrato, ni los que pretendan ser entregados con documentos
no reconocidos por la Superintendencia Nacional de Aduanas y
Administración Tributaria - SUNAT.
7.1.5 Cuando se ingresen al almacén equipos informáticos, el

personal de la Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios
Generales informará a la Oficina de Tecnologías de Información
para que efectúe la verificación de los bienes ingresados,
debiendo emitir un Acta de Verificación Técnica que será
suscrita por el personal de la Oficina de Tecnologías de la
Información que efectúe la revisión de los equipos y la
Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios Generales,
dando conformidad a la recepción de los bienes.
7.1.6 La recepción de bienes en el almacén podrá contar con la

participación, en calidad de veedor, de la persona designada por
la empresa prestadora del servicio de seguridad y vigilancia en
el PEIP EB.
VERIFICACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD

Servicios Generales debe retirar los bienes de los embalajes
para revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y
cualitativa. La verificación cuantitativa se efectuará para
comprobar que las cantidades recibidas son iguales a las que se
consignan en la documentación de recibo, incluye
comprobaciones tales como: longitud, capacidad, volumen,
peso, presión, temperatura. La verificación cualitativa,
denominada control de calidad, se realizará para verificar que las
características y propiedades de los bienes recibidos estén de
acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas.
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7.1.8 La verificación y control de calidad se efectuará en presencia de

la persona que hace la entrega, cuando la cantidad y
características de los bienes permitan realizar la verificación
cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepción.
7.1.9 Si por el número y características de los bienes recibidos fuera

necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de
calidad, la Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios
Generales suscribirá la Guía de Remisión respectiva, dando
conformidad sólo por el número de bienes y/o peso bruto según
corresponda, procediendo a colocar un sello de "RECIBIDO
CON CARGO A CONFORMIDAD TÉCNICA". La verificación y
conformidad técnica deberá ser realizada por el área usuaria y/o
área técnica, según corresponda, de acuerdo con lo establecido
en la Orden de Compra o el Contrato.
7.1.10 La conformidad de la recepción de los bienes será suscrita por

la Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios Generales
en la respectiva Orden de Compra - Guía de Internamiento o
informará con documento, la recepción de los bienes adquiridos
mediante contrato a la Unidad de Abastecimiento. Asimismo,
adjuntará la Guía de Remisión debidamente sellada y firmada.
INTERNAMIENTO
7.1.11 Comprende las actividades orientadas a la ubicación de los

bienes en los lugares previamente asignados, con base en las
siguientes acciones:
a) Agrupar los bienes según familia, clase, tipo, período de

vencimiento, dimensión, etc.; de tal manera que su
identificación sea ágil y oportuna.
b) Debe evitarse dividir un grupo de bienes del mismo tipo en
zonas de almacenaje distintas.
7.1.12 Los bienes que por sus características no puedan ser

custodiados en el almacén del PEIP EB, serán ubicados en
espacios disponibles que cuenten con las medidas necesarias
para su conservación y seguridad.
REGISTRO Y CONTROL
7.1.13 Una vez ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se

debe registrar el ingreso en la Tarjeta de Control Visible de
almacén, la misma que deberá ser colocada junto al grupo de
bienes registrados. Asimismo, su ingreso se registrará en las
Existencias Valoradas del Almacén en el Módulo de Almacén del
Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA, a efectos
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de establecer el stock de almacén.
7.1.14 Para aquellos bienes que procedan de conceptos distintos a la

adquisición, previa autorización de la Oficina de Abastecimiento
se procederá a formular la correspondiente Nota de Entrada al
Almacén - NEA y su registro en el Módulo de Almacén del SIGA,
con la respectiva documentación sustentadora.
7.1.15 La Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios Generales

deberá custodiar las copias de los documentos de ingreso
(Orden de Compra - Guía de Internamiento o Nota de Entrada al
Almacén).

Servicios Generales deberá realizar la incorporación de bienes
institucionales para su codificación patrimonial, así como su
registro en el SIGA y SINABIP.

elevará a la Unidad de Abastecimiento para su posterior remisión
a la Unidad de Finanzas, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes de terminado el mes, para su registro contable, los
siguientes reportes y documentos:
a) Reporte de Movimientos de Almacén.

b) Reporte valorizado de Ingresos al Almacén.
c) Reporte valorizado de Salidas de Almacén.
d) PECOSAS originales.
e) NEAS originales.
CUSTODIA
7.1.18 La Unidad de Abastecimiento, a través de la Coordinación

Patrimonio, Almacén y Servicios Generales, implementará
medidas de seguridad y vigilancia necesarias para preservar los
bienes ubicados en el almacén ante acciones de terceros o
desastres naturales.
7.1.19 La Unidad de Abastecimiento, a través de la Coordinación

Patrimonio, Almacén y Servicios Generales, mantendrá vigente
una póliza de seguro multiriesgo que proteja tanto la ubicación
física como los bienes que se custodian en el almacén.
7.1.20 Se deberá garantizar la protección de bienes referida a los

tratamientos específicos que son necesarios para cada artículo
almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la
humedad, la luz, temperatura, entre otros aspectos. Las técnicas
por aplicar serán las estipuladas en normas técnicas, manual del
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fabricante u otros textos especializados.
7.1.21 Se deberá garantizar la protección del almacén, las áreas físicas

destinadas a servir de almacén deben de estar provistas de los
medios necesarios para proteger a las personas, el material
almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas, de
riesgos internos y externos, así como de robos o sustracciones,
acciones de sabotaje, incendios e inundaciones.
7.1.22 Se deberá garantizar la protección al personal de la Coordinación

Patrimonio, Almacén y Servicios Generales, contemplándose
todos los aspectos de protección al personal por los daños que
puedan causar a su integridad física, con tal fin se les dotará de
los equipos e implementos necesarios para la adecuada
manipulación de materiales. Asimismo, se contará con planes de
seguridad que contemplen programas de evacuación en caso de
siniestros (incendios, terremotos, inundaciones) y de
entrenamiento en el manejo de equipos o materiales de
seguridad.
7.1.23 La permanencia de los bienes en el almacén no deberá superar

los doce (12) meses desde su fecha de ingreso físico o registro
en la Tarjeta de Control Visible de almacén.
7.1.24 Treinta (30) días calendario anteriores al vencimiento del plazo

indicado en el párrafo precedente, la Coordinación de
Patrimonio, Almacén y Servicios Generales deberá informar a
el/a la Director/a de la Unidad de Abastecimiento la condición de
los bienes por vencer, para que se disponga su ofrecimiento a
las áreas usuarias del PEIP EB, a fin de su utilización o su
posterior baja, de ser necesario.
7.2 DE LA DISTRIBUCIÓN
7.2.1 El proceso de distribución comprende: (i) Formulación del pedido,

ii) Autorización de Despacho, iii) Acondicionamiento de
Materiales, iv) Control de bienes, y v) Entrega de bienes.
FORMULACIÓN DEL PEDIDO
7.2.2 El pedido de compra (Anexo N° 03) será formulado por el área

usuaria de acuerdo con la programación del Cuadro de
Necesidades. El pedido de compra será suscrito por el/la
Director/a del área usuaria y presentado a la Coordinación de
Patrimonio, Almacén y Servicios Generales a través de la Unidad
de Abastecimiento para su trámite correspondiente.
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7.2.3 Los bienes de consumo constante y/o regular serán solicitados y

atendidos por la Coordinación de Patrimonio, Almacén y
Servicios Generales conforme a un Cronograma de solicitud y
atención formulada previa autorización de la Unidad de
Abastecimiento.
7.2.4 En caso el área usuaria no cumpla con solicitar los bienes

programados en el Cuadro de Necesidades en la fecha prevista,
dichos bienes podrán ser entregados a otras áreas usuarias del
PEIP EB que los soliciten.
7.2.5 Si por razones de austeridad se tiene que restringir la atención

de bienes se coordinará con el área usuaria la atención de su
pedido en menor cantidad.
AUTORIZACIÓN DE DESPACHO
7.2.6 La Unidad de Abastecimiento autorizará la atención del pedido,

previa verificación de la programación en el Cuadro de
Necesidades del Ejercicio correspondiente. El PECOSA será
suscrito por el/la Director/a de la Unidad de Abastecimiento y la
Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios Generales.

estará encargada de: i) la numeración y registro del PECOSA, ii)
valorización del bien solicitado, y, iii) registro de las salidas
autorizadas en el SIGA (Existencias Valorizadas de Almacén).
ACONDICIONAMIENTO DE BIENES

tramitará los PECOSA aprobados y dispondrá el
acondicionamiento de bienes para su entrega.
7.2.9 En el caso de bienes con destino fuera de la ciudad de Lima,

deberán ser embalados por el personal de la Coordinación de
Patrimonio, Almacén y Servicios Generales, de forma previa a
su entrega, procediéndose al marcado, sellado, numerado y
rotulado.

Servicios Generales verificará que el acondicionamiento o
embalaje de los bienes a entregar se realicen evitando: i)
despostillados, roturas o aplastamientos, ii) daños por manchas
con grasa u otro agente nocivo, iii) deterioro en el acabado, iv)
daños por causas climatológicas; y, v) pérdida parcial, total o
extravío.
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CONTROL DE BIENES

establecerá un control de salida de bienes, encargando a una
persona para tal función.
7.2.12 Los bienes que salgan del almacén serán verificados por la
Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios Generales,
quien retendrá una copia del PECOSA, para el registro y control
de stock.
7.2.13 Los bienes patrimoniales deberán ser codificados y asignados a

los usuarios finales, efectuando su registro en el SIGA y el
SINABIP, por parte de la Coordinación de Patrimonio, Almacén
y Servicios Generales.
7.2.14 Cuando el bien es remitido a lugares fuera de la Sede Central

del PEIPEB, utilizando medios de transporte, el transportista o
quien realice el transporte presentará en la puerta de acceso
ante el agente de seguridad, copia del formulario PECOSA o la
Guía de Traslado de Bienes Patrimoniales, en caso de
corresponder.
ENTREGA DE BIENES
7.2.15 Al momento de efectuar la entrega de bienes, el personal de la

Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios Generales se
asegurará que la persona que los reciba verifique las
características originales del producto, su vigencia y las
características detalladas en el PECOSA.

Servicios Generales deberá verificar que el área de destino haya
suscrito el formulario PECOSA, en señal de conformidad.
7.2.17 Si se remiten bienes del almacén fuera de la ciudad de Lima, la

Coordinación Patrimonio, Almacén y Servicios Generales
verificará que estén amparados por la cobertura de una póliza
de seguro.
7.3 DE LA REPOSICIÓN DEL STOCK

elaborará informes mensuales sobre el stock de bienes en el
almacén teniendo en cuenta las siguientes variables: i) nivel
máximo de stock; ii) stock mínimo o de seguridad; iii) punto de
pedido; iv) cuantificación de variables.
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7.3.2 El trámite de reposición de stock de existencias (punto de

pedido) se inicia cuando las existencias desciendan al nivel en
que se empieza a consumir el stock mínimo o de seguridad, para
tal efecto la Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios
Generales procederá a:
a) Efectuar el requerimiento de bienes (informe de sustento,

pedido de compra y especificaciones técnicas) para el
trámite de reposición de stock, verificando la
programación en el Cuadro de Necesidades del Ejercicio
correspondiente, para su posterior presentación a la
Oficina de Administración.
b) Coordinar con la Unidad de Abastecimiento, a fin de
racionalizar la distribución hasta que se efectúe la
reposición de los bienes.
7.4 DEL REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

deberá llevar el registro y reportes en los que se consignan datos
sobre ingresos y salidas de bienes del almacén y cantidades
disponibles a distribuir.
7.4.2 El registro y control de existencias se realizará en los
documentos siguientes:
a) Tarjeta de Control Visible de Almacén (Anexo N° 01):
Controla las unidades físicas, el movimiento y salida de
cada bien almacenado. Es de uso exclusivo del personal
de la Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios
Generales y permanece junto al grupo de bienes que en
ella se registran.
b) Existencias Valoradas del Almacén: Suministra
información sobre el movimiento de entrada y salida de
bienes en el almacén, así como determina las existencias
en las cantidades totales y unitarias debidamente
valorizadas. El registro debe ser permanente en el
Módulo del Almacén del SIGA y se encuentra a cargo del
personal del almacén.
c) Nota de Entrada al Almacén - NEA (Anexo N° 02): Sirve
de documento fuente, se utiliza para informar sobre
ingresos de bienes al almacén por conceptos distintos de
la adquisición, tales como: i) donación de bienes, ii)
producción de bienes, iii) alta de bienes, iv) sobrantes de
inventario, y) remesa de bienes, vi) transferencia de
bienes, y, vii) reingreso de bienes. La NEA se emitirá en
un original para el Área de Almacén y una copia para la
Unidad de Finanzas.
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d) Pedido Comprobante de Salida — PECOSA: (Anexo

N° 04): Sirve de documento fuente, en el que se efectúa
el pedido, se autoriza y registra la salida de bienes del
almacén. El PECOSA se emitirá en un original para la
Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios
Generales y una copia para el área usuaria.
7.5 DEL INVENTARIO FÍSICO GENERAL O MASIVO

7.5.1 Antes del inicio del inventario se suspenderá la recepción de
solicitudes por las áreas usuarias debiendo la Oficina de
Administración comunicar con cinco (05) días hábiles de
anticipación a las áreas usuarias, a través de correo electrónico
o comunicado interno, las fechas en que se realizará el
inventario y que se encontrarán cerradas las operaciones del
almacén. Asimismo, durante el periodo de toma de inventario se
bloqueará el internamiento de bienes, quedando temporalmente
en zona de recepción y serán internados una vez concluidos los
inventarios.
7.5.2 Previamente a la toma de inventario, la Coordinación de

Patrimonio, Almacén y Servicios Generales dispondrá el
ordenamiento del mismo y la preparación de la documentación
necesaria, así como efectuará un acta de corte documentado,
que será suscrita en forma conjunta con la Comisión de
Inventario.

entregará a la Comisión de Inventario el Reporte Físico
Valorizado con corte al 31 de diciembre del Ejercicio Fiscal
correspondiente, por lo menos dos (02) días hábiles antes del
inicio del inventario.

estará disponible a las consultas y entrega de información a la
Comisión de Inventario. Asimismo, el personal de la
Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios Generales
podrá participar en la toma de inventario, únicamente para
efectos de facilitar la identificación y ubicación de los bienes.
7.5.5 El inventario de existencias físicas del almacén se efectuará

dentro de las tres (03) primeras semanas del mes de enero de
cada Ejercicio Fiscal, teniendo una duración máxima de cinco
(05) días hábiles.
7.5.6 La Comisión de Inventario al iniciar suscribirá el Acta de inicio

del Inventario de Existencias Físicas en el Almacén del PEIP EB,
con corte al 31 de diciembre del año correspondiente, debiendo
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anotar el último movimiento de ingreso y salida, así como los

últimos documentos emitidos como Orden de Compra - Guía de
Internamiento, Pedido Comprobante de Salida - PECOSA, Nota
de Entrada - NEA, entre otros que considere importantes.
7.5.7 La toma de inventario masivo se realizará "al barrer",

empezando por un determinado punto del almacén, continuando
con todos los bienes almacenados, sin excepción alguna.
7.5.8 El proceso general de la toma de inventario se realizará en dos

(02) conteos:
a) Conteo del 100% de las existencias.

b) Reconteo, sólo en el caso que existan diferencias.
7.5.9 La Comisión de Inventario verificará que todos los ítems del

Inventario Físico Valorizado se encuentren con su respectiva
Tarjeta de Control Visible de Almacén, en caso de existir
diferencias se dejará constancia en la respectiva acta.
7.5.10 Terminada la toma de inventario, la Comisión procederá a

elaborar un acta de término del Inventario de Existencias físicas
de Almacén, que incluirá el detalle de los ítems encontrados.
7.5.11 La Comisión de Inventario elevará a la Oficina de Administración,

dentro de los quince (15) días hábiles siguientes de terminado el
inventario, un informe final con los resultados del inventario
(bienes faltantes, bienes sobrantes, bienes con poco
movimiento, bienes sin movimiento y bienes obsoletos,
recomendaciones y otros aspectos que considere), su
correspondiente conciliación y comparación con los saldos
contables de los estados financieros. Dicho informe deberá
adjuntar los siguientes reportes:
a) Inventario Físico Impreso en tres (03) ejemplares.

b) Resumen de Inventario por Cuentas Contables.
c) Reporte de Bienes Faltantes y Sobrantes, de ser el caso.
d) Reporte de Bienes de Poco Movimiento y/o Salidas.
e) Reporte de Bienes Obsoletos y/o Inservibles.
f) La Oficina de Administración aprobará el Inventario Físico
de Almacén del PEIP EB.
7.6 DEL INVENTARIO SELECTIVO
7.6.1 La Unidad de Abastecimiento podrá disponer durante el ejercicio

fiscal, la verificación física de los bienes del almacén, a través
de la modalidad de inventario selectivo, con la finalidad de
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comprobar que los registros de stock se mantienen al día,

completos y exactos, así como verificar que las existencias
físicas concuerdan con los registros de las Tarjetas de Control
Visible de Almacén y las Existencias Valorizadas de Almacén.
7.6.2 El inventario selectivo será realizado por tres personas: dos

personas designadas por la Unidad de Abastecimiento y una
persona designada por la Unidad de Finanzas, bajo el método
"por selección", constatando la veracidad de las existencias
físicas del grupo de bienes previamente seleccionados. Sé
realizará sin paralizar las actividades del almacén, sólo se
efectúa el bloqueo temporal de la documentación y el despacho
del grupo de bienes objeto del inventario, por el plazo que se
estime dure el mismo.
7.6.3 Obligatoriamente se efectuará un inventario selectivo con corte

al 30 de junio de cada Ejercicio Fiscal, para lo cual, la
suscribirá el acta de conciliación de los bienes seleccionados, la
misma que será informada a la Unidad de Abastecimiento dentro
de los cinco (05) días hábiles posteriores al término del
inventario para su suscripción y tramité ante la Unidad de
Finanzas.
7.7 DE LOS BIENES SOBRANTES
7.7.1 Si en el proceso de verificación se establece que existen bienes

sobrantes, se deberá determinar su origen, principalmente entre
las siguientes causas:
a) Documentos fuentes no registrados en las Existencias

Valoradas de Almacén.
b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada y
registrada en el respectivo pedido de comprobante salida.
c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como
sobrante.
7.7.2 En el caso que el origen de los sobrantes de almacén se deba a

las dos primeras causas indicadas en el numeral anterior, estos
se incorporarán en los registros de existencias formulando la
respectiva Nota de Entrada a Almacén (NEA).
7.7.3 Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien

similar en lugar del sobrante, se procederá a realizar el ajuste en
la respectiva Existencias Valorada de Almacén, anulando la
salida del bien sobrante, y se registrará la salida del bien faltante.
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7.8 DE LOS BIENES FALTANTES
7.8.1 En el caso que como consecuencia de la conciliación entre los

registros de existencias contables y el inventario físico realizado
se determinen bienes faltantes, la Comisión de Inventario de
Almacén o el personal designado, actuará de la siguiente forma:
a) Faltante por robo o sustracción: Organizará un

expediente de las investigaciones realizadas
acompañadas de la denuncia policial correspondiente,
que será presentado a la Oficina de Administración para
las acciones pertinentes.
b) Faltante por merma: En caso de bienes sólidos o
líquidos, que por su naturaleza se volatilizan, será
aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia
establecida en la norma técnica respectiva. Cuando la
merma ocurra por acción de animales depredadores, se
evaluará e informará a la Oficina de Administración si la
merma se debe estrictamente a esa causa.
c) Faltante por negligencia: La Coordinación de Patrimonio,
Almacén y Servicios Generales y los servidores a cargo
de la custodia son responsables tanto pecuniaria como
administrativamente de la pérdida.
7.8.2 La Comisión de Inventario de Almacén o el personal designado

deberá comunicar a la Unidad de Abastecimiento y la Oficina de
Administración cuando existan bienes faltantes, para el deslinde
de responsabilidades correspondiente.
7.9 DE LA BAJA DE BIENES
7.9.1 La Comisión de Inventario o el personal designado se encargará

de recomendar la baja de bienes como producto del Inventario
Físico. Son supuestos para baja de bienes, los siguientes:
a) Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en

estado de inutilidad.
b) La merma producida en las existencias por efecto de
volatización o por acción de animales depredadores.
c) Los bienes perdidos por robo o sustracción.
d) Bienes que, por vencimiento, obsolescencia tecnológica
o estado de descomposición, no son recomendables
para su uso o consumo.
7.9.2 El bien tecnológico o material PAD requerirá previamente un

informe técnico de la Oficina de Tecnologías de la Información,
el mismo que será solicitado por la Unidad de Abastecimiento.
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7.9.3 En caso de bienes perdidos por robo o sustracción, la

deberá adjuntar la denuncia policial correspondiente, con el
expediente de las investigaciones.

presentará a la Unidad de Abastecimiento un informe técnico
que sustente la baja de bienes, consignando por lo menos lo
siguiente:
a) Supuesto para baja de bienes.

b) Relación de bienes a ser dado de baja.
c) Estado de conservación, indicando si pueden ser o no
útiles al sistema educativo.
d) Valor total de los bienes.
7.9.5 La Unidad de Abastecimiento en caso de encontrar conforme la

solicitud de la Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios
Generales elevará el expediente administrativo para baja de
bienes a la Oficina de Administración, adjuntando el proyecto de
Resolución Jefatural.
7.9.6 La Oficina de Administración evaluará el expediente

administrativo para baja de bienes, y en caso de encontrarlo
conforme lo aprobará mediante Resolución, el mismo que
deberá ser notificado a la Coordinación de Patrimonio, Almacén
y Servicios Generales y la Coordinación de Contabilidad a través
de sus unidades según corresponda, para el registro respectivo.
7.10 DE LA DISPOSICIÓN DE BIENES

7.10.1 Una vez aprobada la baja de bienes, la Unidad de
Abastecimiento debe recomendar la disposición de los bienes
mediante donación, dentro de los sesenta (60) días calendarios
siguientes a su aprobación.
7.10.2 La Oficina de Administración, a través de el/la Director/a de la

Unidad de Abastecimiento previo informe de la Coordinación de
Patrimonio la Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios
Generales, realizará las coordinaciones para donar los bienes
conforme a la normativa vigente.

formulará el informe técnico que sustente el acto de disposición
de bienes dados de baja. La Unidad de Abastecimiento remitirá
el informe técnico a la Oficina de Administración para su
aprobación.
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7.10.4 La Oficina de Administración evaluará el informe técnico y de

encontrarlo conforme autorizará la donación.
7.10.5 Una vez aprobada la donación de bienes dados de baja, se

procederá a retirar los bienes del almacén, elaborándose la Nota
de Salida y/o PECOSA respectiva, que será firmada por la
Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios Generales y la
Unidad de Abastecimiento, adjuntando el acta de Entrega-
Recepción, debidamente firmada por la institución y/o asociación
sin fines de lucro que reciba, según sea el caso. Asimismo, la
Resolución aprobada por la Oficina de Administración deberá ser
notificada a la Coordinación de Contabilidad a través de la
Unidad de Finanzas, para el registro contable respectivo.
VIII. RESPONSABILIDADES
8.1 La Unidad de Abastecimiento es responsable de ejecutar los

procedimientos para la administración de los bienes ubicados en el
almacén del PEIP EB, conforme las disposiciones de la presente directiva,
así como de realizar el seguimiento de su cumplimiento.
8.2 La Unidad de Abastecimiento del PEIP EB es responsable de la aplicación

de las disposiciones de la presente Directiva, según su competencia.
8.3 Toda situación no contemplada en la presente Directiva será resuelta de

acuerdo con las disposiciones legales vigentes y las Directivas emitidas
por la Dirección General de Abastecimiento del Ministerio de Economía y
Finanzas.
8.4 El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva

genera responsabilidad a que hubiere lugar, previo procedimiento que
corresponda, conforme a lo previsto en la Ley Nº 30057, Ley del Servicio
Civil y su Reglamento General aprobado mediante Decreto Supremo
N° 040-2014-PCM y sus modificatorias.
IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
9.1 Aquellos bienes que no puedan ingresar físicamente al almacén del PEIP
EB debido a sus características técnicas, tales como: equipos para ser
instalados directamente en las áreas usuarias, vehículos, entre otros, se
asignarán directamente bajo responsabilidad al responsable del área
usuaria.
9.2 De existir bienes que urgen ser utilizados de forma inmediata, en caso de
estar debidamente justificado y autorizado por el/la Director/a del área
usuaria o de el/ la Director/a de Abastecimiento, se asignarán directamente
al área usuaria o a los encargados de su uso o traslado o custodia de forma
excepcional.
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9.3 Las adquisiciones de bienes patrimoniales a través del Fondo de Caja

Chica deberán ser comunicadas por la Unidad de Finanzas para que con
la autorización de la Unidad de Abastecimiento, la Coordinación de
Patrimonio, Almacén y Servicios Generales realice el registro
correspondiente, bajo responsabilidad.
9.4 Los gastos por concepto de bienes de consumo que se adquieran por el
Fondo de Caja Chica que se requiera con urgencia, deberán contar con el
visto bueno de la Unidad de Abastecimiento en señal de que no se cuenta
con el stock de dichos productos en el PEIP EB.
9.5 La presente directiva entra en vigor desde el día de su aprobación,

mediante Resolución aprobada por la Oficina de Administración, su
vigencia es permanente y su actualización se efectuará a propuesta de la
Unidad de Abastecimiento.
X. ANEXOS
Forman parte de la presente Directiva los anexos siguientes:
10.1 Anexo N° 01: Tarjeta de Control Visible de Almacén.

10.2 Anexo N° 02: Nota de Entrada al Almacén — NEA.
10.3 Anexo N° 03: Pedido de Compra.
10.4 Anexo N° 04: Pedido - Comprobante de Salida — PECOSA.
10.5 Anexo N° 05: Diagrama de Flujo - Almacenamiento de Bienes.
10.6 Anexo N° 06: Diagrama de Flujo – Distribución de Bienes.
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“Administración de Bienes ubicados en el Almacén del Proyecto Especial de

Inversión Pública Escuelas Bicentenario – PEIP EB”
Anexo N° 01
Página 21 de 26

Anexo N° 02
Página 22 de 26

Anexo N° 03
Página 23 de 26

Anexo N° 04
Página 24 de 26

Anexo N° 05
Página 25 de 26

Anexo N° 06
Página 26 de 26

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DI-017-01-MINEDU/PEIP-EB “Directiva para la Administración de Bienes ubicados en el Almacén del

DI-017-01-MINEDU/PEIP-EB “Directiva para la Administración de Bienes ubicados en el Almacén del

Establecer normas para la recepción, almacenamiento y distribución de bienes,

Asegurar el registro, uso adecuado, custodia física y control de los bienes

La presente Directiva es de observancia obligatoria para el Almacén de la Unidad

IV. BASE NORMATIVA

4.1 Constitución Política del Perú.

DI-017-01-MINEDU/PEIP-EB “Directiva para la Administración de Bienes ubicados en el Almacén del

4.9 Decreto Supremo Nº 008-2021-VIVIENDA, Reglamento de la Ley

Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias,

5.1 Para efectos de la presente Directiva se usarán las siguientes siglas:

5.2 Almacén: Es el área física seleccionada, bajo criterios y técnicas

DI-017-01-MINEDU/PEIP-EB “Directiva para la Administración de Bienes ubicados en el Almacén del

5.8 Inventario Físico: Es un proceso de verificación física que consiste en constatar

5.10 Pedido Comprobante de Salida - PECOSA: Documento a través del cual se

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.3 En el almacén del PEIP EB se realizará el ingreso físico y almacenamiento de

6.4 El personal de la Coordinación de Patrimonio, Almacén y Servicios Generales

DI-017-01-MINEDU/PEIP-EB “Directiva para la Administración de Bienes ubicados en el Almacén del

6.4.1 Velará permanentemente que el almacén cuente con un

6.5 La Oficina de Administración debe conformar la Comisión de Inventario de

a) Un representante de la Oficina de Administración, en calidad

6.5.2 Los integrantes de la Comisión de Inventario de Almacén serán

6.5.3 La conformación de la Comisión de Inventario de Almacén se

6.5.4 La Comisión de Inventario de Almacén se instalará dos (02) días

6.5.5 La Comisión de Inventario de Almacén deberá suscribir los

a) Acta de corte documentario.

DI-017-01-MINEDU/PEIP-EB “Directiva para la Administración de Bienes ubicados en el Almacén del

diciembre del ejercicio correspondiente.

6.6 El inventario masivo deberá realizarse anualmente, cerrando las

6.7 El inventario selectivo deberá realizarse periódicamente, considerando los

6.8 La Unidad de Abastecimiento, a través de la Coordinación de Patrimonio,

VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1 DEL ALMACENAMIENTO

7.1.1 El proceso de almacenamiento comprende: (i) Recepción, (ii)

7.1.2 El personal de la Coordinación de Patrimonio, Almacén y

a) Orden de Compra - Guía de Internamiento o contrato original.

7.1.3 El personal de la Coordinación de Patrimonio, Almacén y

a) Revisar en presencia de la persona responsable de la

DI-017-01-MINEDU/PEIP-EB “Directiva para la Administración de Bienes ubicados en el Almacén del

técnicas. El pesaje puede omitirse cuando el número y

7.1.4 El personal de la Coordinación de Patrimonio, Almacén y

7.1.5 Cuando se ingresen al almacén equipos informáticos, el

7.1.6 La recepción de bienes en el almacén podrá contar con la

VERIFICACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD

7.1.7 El personal de la Coordinación de Patrimonio, Almacén y

DI-017-01-MINEDU/PEIP-EB “Directiva para la Administración de Bienes ubicados en el Almacén del

7.1.8 La verificación y control de calidad se efectuará en presencia de

7.1.9 Si por el número y características de los bienes recibidos fuera

7.1.10 La conformidad de la recepción de los bienes será suscrita por

7.1.11 Comprende las actividades orientadas a la ubicación de los

a) Agrupar los bienes según familia, clase, tipo, período de

7.1.12 Los bienes que por sus características no puedan ser

7.1.13 Una vez ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se

DI-017-01-MINEDU/PEIP-EB “Directiva para la Administración de Bienes ubicados en el Almacén del

de establecer el stock de almacén.

7.1.14 Para aquellos bienes que procedan de conceptos distintos a la