E3.1.P2 Procedimiento de Informacion Documentada v13
E3.1.P2 Procedimiento de Informacion Documentada v13
E3.1.P2 Procedimiento de Informacion Documentada v13
P2
Elaborado:
Deymer Barturén
Oficina de Planeamiento y Especialista en Calidad y Mejora de Procesos
Mejora Continua
Oscar Huerta
Área de Seguridad, Salud Especialista en Seguridad, Salud Ocupacional y
Ocupacional y Medio Medio Ambiente
Ambiente
Deymer Barturén
Revisado y Homologado: Especialista en Calidad y Mejora de Procesos
Aprobado:
Antonio Montenegro Criado
Gerente General
Gerencia General
Este documento es propiedad de Activos Mineros S.A.C. Queda prohibida su reproducción sin su autorización escrita. Es una
copia auténtica imprimible de un documento electrónico emitido por Activos Mineros S.A.C. Es responsabilidad del usuario
asegurarse que corresponde a la versión vigente publicada en la red interna y/o página web institucional.
Elaboración y Control de la Código: E3.1.P2
INDICE
I. OBJETIVO.........................................................................................................................................3
II. ALCANCE.........................................................................................................................................3
III. DOCUMENTOS DE REFERENCIA................................................................................................3
IV. VIGENCIA.........................................................................................................................................3
V. CONTENIDO.....................................................................................................................................3
1. DEFINICIONES / CONSIDERACIONES........................................................................................3
2. DESCRIPCIÓN..................................................................................................................................4
2.1 Disposiciones Generales............................................................................................................4
2.2 Disposiciones para la Identificación de Documentos................................................................4
2.3 Disposiciones para la Elaboración, Revisión, Homologación y Aprobación de Documentos
5
2.4 Disposiciones para el Control de Cambios de Documentos......................................................7
2.5 Procedimiento............................................................................................................................8
3. ALCANCES FUNCIONALES........................................................................................................13
3.1 Gerente General.......................................................................................................................13
3.2 Jefe de la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua...........................................................13
3.3 Especialista en Calidad y Mejora de Procesos.........................................................................13
3.4 Dueño del Proceso (Gerente, Jefe o Supervisor de área).........................................................13
3.5 Jefe de Departamento de Administración y Logística.............................................................13
3.6 Colaboradores de AMSAC......................................................................................................13
4. REGISTROS / ANEXOS.................................................................................................................13
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I. OBJETIVO
II. ALCANCE
Aplica a los documentos normativos internos, los documentos externos y los registros de la Gestión de
Procesos y del Sistema Integrado de Gestión de AMSAC.
Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisito 7.5 Información Documentada.
Norma ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental - Requisito 7.5 Información
Documentada.
Norma ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - Requisito
7.5 Información Documentada.
Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo – Art. 28.
D.S. N° 005-2012-TR, Reglamento de la Ley 29783 – Art. 32, 33, 35, 37, 78, 81, 88.
D.S. Nº 024-2016–EM, Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería - Art. 15, 26 p), 36,
38, 58, 98, 99.
IV. VIGENCIA
Este documento entrará en vigencia a partir del primer día hábil después de la fecha de aprobación.
V. CONTENIDO
1. DEFINICIONES / CONSIDERACIONES
Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y
el medio que la contiene. Puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier
fuente. Puede hacer referencia a: el sistema de gestión (incluidos los procesos relacionados), la
información generada para que la organización opere (documentación) y la evidencia de los resultados
alcanzados (registro).
Documento: Información y el medio en el que está contenida. Información gráfica o escrita que
describa, defina o especifique actividades, requisitos o resultados. Se pueden identificar como
documentos: procedimientos, diagramas, videos, software, fotografías u otros medios que contengan y
transmitan información. Se refiere a “mantener información documentada”.
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo un conjunto de actividades o un proceso. Puede
estar documentado o no. Puede contener: necesidades de la organización, sus clientes y proveedores;
descripción de actividades o procesos mediante texto y/o diagramas de flujo; establecimiento de qué
debe hacerse, quién o qué función, cuándo, dónde y cómo; controles del proceso o de actividades
identificadas; recursos necesarios para el logro de las actividades; documentación apropiada
relacionada con las actividades; elementos de entrada y resultados del proceso; mediciones a tomar.
Instructivo: Forma especificada de llevar a cabo una determinada tarea o actividad. Describe tareas
o instrucciones críticas de trabajo, cuya ausencia podría afectar adversamente el desempeño del
trabajo; deben estar en el orden o secuencia de las operaciones, que reflejen exactamente los requisitos
y actividades; debe cubrir el propósito y alcance del trabajo y hacer referencia a los procedimientos
documentados pertinentes; depende de la complejidad del trabajo, métodos utilizados, formación
recibida, y las habilidades y calificaciones del personal.
Formato (o Formulario): Forma diseñada para introducir datos estructurados en los campos
destinados a ese propósito sobre las actividades realizadas o los resultados obtenidos.
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2. DESCRIPCIÓN
2.1.1 El Jefe de la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua, como dueño del proceso de Gestión de la
Excelencia Operacional, es responsable que el proceso de Elaboración y Control de Información
Documentada del Sistema Integrado de Gestión, se efectúe cumpliendo los plazos y las
disposiciones previstas en el presente procedimiento.
2.2.2 La identificación de los documentos normativos internos asociados a los procesos de la empresa
será preferentemente a través del título y el código del documento. Los códigos deben seguir el
siguiente esquema:
TP#.#.#.TD#.TD#
Código Significado de Proceso Código Significado de Documento
TP Tipo de proceso TD Tipo de Documento
# Número de Proceso Nivel 0 # Número de Documento
# Número de Proceso Nivel 1 TD Tipo de Documento relacionado (de ser necesario)
# Número de Proceso Nivel 2 # Número de Documento (de ser necesario)
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2.2.3 La identificación de los documentos técnicos de los proyectos de remediación ambiental, tales como
planes de cierre, estudios de formulación y evaluación, expedientes técnicos, especificaciones
técnicas, planos, planes, etc., seguirá las pautas definidas por el dueño del proceso, las cuales
podrán plasmarse en un documento normativo específico.
2.3.1 Los documentos normativos internos deben elaborarse preferentemente en papel tamaño A4 y letra
Arial 10, y deben tener un encabezado según el siguiente modelo en todas las hojas del documento
a partir de la primera hoja.
Código:
Título de Documento Versión:
Tipo de Documento
Fecha:
Título de Documento: Se indica el nombre específico del documento. Letra Arial 14.
Tipo de Documento: Se indica el tipo de documento. Letra Arial 11.
Código: Se indica el código del documento según lo establecido en el numeral 3.2.
Versión: Se indica el número de la versión del documento. El primer documento
aprobado lleva la versión 0 y las actualizaciones se numeran en forma correlativa.
Fecha (opcional): Se indica la fecha de aprobación del documento.
2.3.2 En el pie de página, los documentos normativos internos deben considerar lo siguiente:
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copia auténtica imprimible de un documento electrónico emitido por Activos Mineros S.A.C. Es responsabilidad del usuario
asegurarse que corresponde a la versión vigente publicada en la red interna y/o página web institucional.
2.3.3 Los documentos normativos internos deben llevar, en su primera página, una tabla con los nombres,
cargos y firmas de los responsables de la elaboración, revisión, homologación y aprobación, tal
como se muestra a continuación; en el caso de formatos, es opcional.
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2.3.4 Los documentos normativos internos deben ser elaborados, revisados, homologados y
aprobados de acuerdo a lo establecido en el siguiente cuadro:
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2.3.6 Las áreas responsables de la elaboración, revisión y aprobación de algunos documentos pueden
diferir de lo dispuesto en el cuadro 1, siempre que así lo establezca la normativa legal vigente o los
documentos normativos internos que cuenten con el V°B° de la Oficina de Planeamiento y Mejora
Continua o la aprobación de la Gerencia General o el Directorio.
2.3.7 Los formatos pueden ser adjuntarse a los procedimientos u otros documentos normativos; cuando se
aprueben o se requiera su actualización, los formatos deben contar con el V°B° del dueño de
proceso (jefe o supervisor de área) y la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua, o el Gerente de
área.
2.3.8 Es responsabilidad de todos los usuarios de AMSAC, asegurarse que el documento en uso
corresponde a la versión vigente publicada en el repositorio de documentos internos y externos, del
Software de Gestión de Documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
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2.5 Procedimiento
Dueño del 2. Evalúa la necesidad y de ser el caso, designa a un personal a su cargo para que elabore
Proceso o actualice el documento.
Personal 3. Elabora o actualiza el documento considerando las siguientes pautas:
designado
a) Elaborar: Crea el documento de acuerdo al formato establecido por la Oficina de
Planeamiento y Mejora Continua:
Por ningún motivo, un documento normativo interno debe ser elaborado, revisado,
homologado y aprobado por la misma persona.
Dueño de Proceso 4. Revisa que el documento elaborado o actualizado esté redactado de forma
clara, sea entendible, objetivo y adecuado al proceso.
Especialista en 5. Homologa el documento creado o actualizado de acuerdo a los modelos de los
Calidad y Mejora documentos establecidos.
de Procesos /
Jefe de Oficina de
Planeamiento y
Mejora Continua
Gerencia de Área 6. Aprueba el documento creado o modificado, según lo establecido en el Cuadro de
o Elaboración, Revisión, Homologación y Aprobación de Documentos
Gerencia General Normativos Internos.
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Ejecutor Actividad
Especialista en 7. Publica el documento nuevo o modificado, debidamente aprobado y vigente, en el
Calidad y Mejora repositorio de documentos internos.
de Procesos Los documentos normativos internos se publicarán con sus firmas de aprobación, en
formato PDF para evitar su alteración no intencionada, excepto los formatos a ser
llenados por los colaboradores de área.
8. Comunica la publicación del documento nuevo o modificado al personal involucrado,
mediante correo electrónico.
De ser necesario, se podrá comunicar la publicación del documento nuevo o
modificado al personal involucrado, mediante memorando emitido por el Jefe de la
Oficina de Planeamiento y Mejora Continua.
9. Registra el documento nuevo o modificado, debidamente aprobado y vigente, en la Lista
Maestra de Documentos Internos.
Excepcionalmente, cuando se requiera la distribución de copias controladas de los
documentos normativos internos, éstas serán registradas en el Consolidado de Copias
Controladas de Documentos Internos.
10. Archiva el documento obsoleto en el repositorio de documentos obsoletos.
Se debe contar, como mínimo, la última versión de los documentos obsoletos, en
formato digital o físico. En caso el personal requiera consultar algún documento
obsoleto, debe solicitarlo a la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua, quien le
brindará el acceso al documento o una copia de éste.
Dueño de Proceso 11. Realiza la difusión del documento aprobado al personal involucrado dentro de los 30
días calendario de su aprobación, ya sea el documento nuevo o modificado
significativamente, mediante capacitaciones, inducciones, reuniones
o comunicaciones, así como coordina la implementación del mismo.
Ejecutor Actividad
1. Identifica los documentos de origen externo asociados a los procesos a su
Dueño de Proceso cargo.
2. Informa a la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua sobre los documentos
externos.
3. Publica los documentos de origen externo en el repositorio de documentos externos.
Especialista en
Los documentos de origen externo se publicarán en formato PDF para evitar su
Calidad y Mejora
alteración no intencionada.
de Procesos
4. Comunica la publicación de los documentos de origen externo al personal
involucrado, mediante correo electrónico.
De ser necesario, se podrá comunicar la publicación de documentos de origen externo
al personal involucrado, mediante memorando emitido por el Jefe de la Oficina de
Planeamiento y Mejora Continua.
5. Registra los documentos de origen externo en la Lista Maestra de Documentos Externos.
Excepcionalmente, cuando se requiera la distribución de copias controladas de los
documentos de origen externo, éstas serán registradas en el Consolidado
de Copias Controladas de Documentos Externos.
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Ejecutor Actividad
1. Identifica y define los registros de los procesos a su cargo y sus controles.
Dueño de
Proceso 2. Informa a la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua sobre los registros y sus
controles.
Especialista en 4. Revisa los registros y sus controles, y los incorpora en la Lista Maestra de Registros.
Calidad y
Mejora de
Procesos
Ejecutor Actividad
1. Llena oportunamente los registros de los procesos y los mantiene actualizados
Colaboradores según corresponda.
AMSAC
Nota 1: El llenado de registros está definido en los manuales, directivas,
procedimientos, instructivos y otros documentos, según sea requerido. La
información consignada en los registros debe ser legible y trazable con la actividad
o servicio relacionado.
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Ejecutor Actividad
Colaboradores 1. Asegura que los registros de los procesos permanezcan legibles, teniendo en
AMSAC cuenta lo siguiente:
En los casos que se requiera, el acceso a los registros debe ser restringido al
personal autorizado por razones de confidencialidad.
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Ejecutor Actividad
1. Asegura la disposición final de los registros físicos al término de su tiempo de
Colaboradores conservación, teniendo en cuenta los motivos legales, contractuales, normativos, de
AMSAC consulta u otros, la cual está definida en la Lista Maestra de Registros de cada área,
proceso o sede.
4. Transfiere los registros físicos y/o digitales para su almacenamiento en el archivo general,
previa verificación de que estén adecuadamente identificados, ordenados, inventariados
y archivados en archivadores, cajas u otros medios que permitan asegurar su protección.
5. Recibe y almacena los registros físicos y/o digitales en el archivo general, previa
Departamento de verificación de que estén adecuadamente identificados, ordenados, inventariados y
Administración y archivados en archivadores, cajas u otros medios que permitan asegurar su protección.
Logística
6. En caso se solicite consultar algún registro físico y/o digital almacenado en el archivo
general, brinda el acceso al registro solicitado, previa verificación de que la solicitud
esté debidamente autorizada por el dueño de proceso o por el Jefe de Departamento de
Administración y Logística.
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