1.

Internos
Los programas de gestión comercial trabajan sobre los datos que se introducen
en el sistema. Las empresas deben contar con ficheros de clientes,
proveedores, personal, existencias, documentos administrativos, etc.

Fichero de información

Clientes

 Proveedores
 Productos o servicios
 Agentes de venta y distribución
 Parámetros comerciales

No sirve de nada contar con un buen programa de gestión si no se cuenta con

datos completos y actualizados. Para que las acciones sean efectivas es
necesario tener la información correcta siempre disponible para utilizarla en el
momento en el que se necesite. Solo así se conseguirá un funcionamiento
eficaz.

Disponer de ficheros debidamente actualizados y cumplimentados es primordial

para desarrollar la labor de CRM.

Son aquellos en los que introduciremos datos que tengan que ver directamente
con la empresa.

A continuación se explicarán:

 • Los artículos.
 • Los clientes.
 • Formas de pago.
 • Formas de cobro.

1.1. Artículos

grupos de cajas

Los productos y servicios que ofrece una empresa también tienen que estar perfectamente
clasificados en los programas de gestión informática.

El conjunto de productos o servicios constituyen la oferta que la empresa lanza al mercado y se

estructuran en función de la cantidad y tipo. En el caso de las empresas fabricantes, también
se deben registrar las materias primas o materiales que se utilizan en el proceso de
producción.

Cuando la empresa trabaja con muchos productos y muy diferentes entre sí, se organizan en
familias o categorías para que sea más sencillo trabajar con ellos.

Todas las referencias que posee una empresa deben pertenecer a una categoría o tipo de
producto.

Los datos que se deben recoger en el fichero de producto son los siguientes:

DENOMINACIÓN. Nombre que se le da al producto.

CÓDIGO DE PRODUCTO. Es un campo obligatorio para identificar a cada tipo de producto de

forma única. Generalmente estará constituido por caracteres alfanuméricos (letras y cifras),
donde las letras se pueden corresponder con la familia y los números con el producto.

DESCRIPCIÓN. Campo que se utiliza para explicar las características básicas del producto. Estos
campos suelen ser largos, con un número de caracteres superior a 100, pero limitados. En este
apartado se contemplan todas las características que pueda tener el producto y que sean de
importancia como:

COLOR.

TAMAÑO.

ACABADO.

TALLA.

ETC.

PRECIO DE COSTE. Junto con cada producto se debe registrar su precio, de forma que cada
persona que acceda a la aplicación informática pueda saber el coste que supone para la
empresa.

PRECIO DE VENTA. El precio por el que un cliente puede adquirir el producto o servicio.
También se deben registrar los descuentos o las promociones que afectan al artículo en un
momento determinado.

OBSERVACIONES. Este campo es utilizado para detallar información que no se contemple en

otros apartados. No es obligatorio que este, pero puede ser útil en algunas ocasiones. Por
ejemplo, puede que exista algún problema con un artículo en concreto que conviene registrar.
STOCK. Número de unidades disponibles en el almacén.

ALMACÉN. En el caso de que la empresa disponga de varios almacenes o establecimientos

comerciales, se debe añadir un campo para saber dónde se encuentra ubicado el producto.

PROVEEDOR. Es conveniente añadir el campo de proveedor, de forma que se acceda a la ficha

del proveedor que vende ese artículo. De este modo, se agiliza la gestión de pedidos en el caso
de que no queden existencias.

1.2. Clientes

El fichero más importante en la gestión de CRM es el de Clientes. Hoy en día, las

empresas centran sus esfuerzos en satisfacer las necesidades de los consumidores, ya
que estos son su razón de ser. Disponer del máximo de información ayuda a enfocar
adecuadamente el contacto con el cliente y optimizar el resultado de la función
comercial.

Contar en todo momento de la máxima información posible sobre un cliente es

importante para poder satisfacer sus necesidades y diseñar las estrategias comerciales
más convenientes.

Los criterios de clasificación de clientes van a depender de cada organización, pero

existen una serie de datos que todos los programas deben contemplar. Los campos
básicos que recoge el programa acerca de la información de clientes son los siguientes:

 DATOS PERSONALES: son los datos básicos para poder dirigirse al

cliente.
o NOMBRE.
o APELLIDOS.
o DNI.
 DATOS DE CONTACTO: es uno de los apartados más importantes y que
más pueden variar, por eso es importante mantenerlos siempre actualizados.
La empresa utiliza diversos canales para comunicarse con el cliente y cuantos
más datos posea más efectiva será la comunicación. Las empresas que tengan
 bases de datos antiguas es probable que no hayan contemplado el e-mail, pero
hoy en día es un dato clave, ya que es un canal de comunicación económico y
poco intrusivo. Se debe aprovechar cualquier contacto con el cliente para
actualizar sus datos.
o TELÉFONO.
o E-MAIL.
o DIRECCIÓN POSTAL.
 DATOS DE FACTURACIÓN: son los datos para cobrar la mercancía.
Cuando un cliente realiza varias compras, contar con estos datos agiliza el
proceso. En el caso de clientes que paguen al contado no se requieren.
o NOMBRE DE LA PERSONA FÍSICA O SOCIEDAD: es el dato que
va a figurar en la factura, que no siempre va a coincidir con los datos
de la persona de contacto.
o CIF/NIF: código de identificación fiscal. Es necesario a la hora de
hacer facturas. Las empresas cuentan con el CIF y los particulares con
NIF. En los programas CRM no se debe introducir la letra, el
programa la calcula automáticamente y sirve para verificar si es
correcto.
o DIRECCIÓN FISCAL: es la dirección que se utiliza a efectos de
documentos oficiales como pedidos, albaranes o facturas.
o Nº DE CUENTA: si el cliente no paga en efectivo, es necesario
conocer su número de cuenta. El número de cuenta está formado por
20 dígitos y el IBAN, obligatorio desde el 2014.
o BANCO: entidad con la que trabaja el cliente.
 DATOS DE CONSUMO: ayudan a conocer mejor al consumidor y a saber
lo que demanda, lo que necesita, cuando lo necesita, etc. y permite que la
empresa se adapte mejor al mercado tras el análisis de estos datos.
o FRECUENCIA DE COMPRA.
o TIPO DE PRODUCTOS QUE COMPRA.
o ESTABLECIMIENTO AL QUE ACUDE. En el caso de que la
empresa disponga de más de un establecimiento comercial.
 SERVICIOS POSTVENTA: una vez realizada la compra, muchos clientes
demandan servicios postventa, como transporte o mantenimiento. Estos datos
también deben recogerse en sus fichas.
 OBSERVACIONES: puede ser útil conocer otros datos que se consideren
relevantes.
 OTROS DATOS: en ocasiones a las empresas les interesa conocer otros
datos para elaborar sus estadísticas y clasificar mejor al cliente para orientarse
a sus necesidades. Estos datos pueden ser el nivel de estudios, la edad, etc.
Además de los datos descritos hasta ahora, los ficheros de clientes incorporan
otros parámetros que van a ser fundamentales para la clasificación de los
mismos.

 TIPO CLIENTE: este campo es muy útil y se utiliza para distinguir entre

clientes particulares y clientes empresas porque el comportamiento de ambos
 suele ser diferente. Esta diferenciación va a depender del tipo de la empresa
en la que estemos trabajando. Muchas empresas venden tanto a profesionales
como a particulares, pero también las hay especializadas que solo venden a
determinadas empresas. Normalmente, aparece un campo en el programa que
hay que rellenar con una letra en función del tipo de cliente:
o E: EMPRESA.
o P: PARTICULAR.
 CÓDIGO CLIENTE: es un campo obligatorio y único que identifica al
cliente. Es la forma que tiene el programa de registrar cada entrada. Este
código suele ser un número correlativo que se introduce de forma automática
cada vez que se da de alta a un nuevo cliente. También se pueden incluir
letras en este código, por ejemplo, si existen diferentes secciones en la
empresa se puede poner una letra al final del código para ayudar a su
clasificación. En cualquier caso, la longitud de este código debe ser siempre
la misma para poder operar con él a efectos de gestión interna del programa,
rellenado con ceros los caracteres que queden libres. Si se utiliza un código
con 5 caracteres, al cliente número 10 le correspondería el Código de Cliente
00010.
 FECHA DE CREACIÓN: es la fecha en la que se da de alta una entrada y
determina la antigüedad del cliente.
 AGENTE O VENDEDOR: campo para cumplimentar con el código de
agente o vendedor que ha realizado la operación con el cliente.
Es fundamental que el fichero de clientes este relacionado en la aplicación informática
con el fichero de administración y el de almacén. En general, los datos de todos los
ficheros deben poder cruzarse para acceder a la información completa.

En cuanto al fichero de almacén, es necesario conocer los datos relacionados con la

entrega de mercancías, el estado del pedido y de la entrega, si los envíos se realizan a
portes debidos o a portes pagados, la forma de envío, etc.

Del mismo modo, es necesario que el fichero de clientes este relacionado con el de
documentación administrativa para acceder a los pedidos, facturas, etc. y comprobar los
descuentos de los que se beneficia el cliente, el estado de las facturas, las fechas de
vencimiento, la forma de pago, el tipo de IVA, etc.

Cada vez que el cliente realiza una operación con la empresa, esta debe quedar
debidamente registrada y ser accesible a través de su ficha.
Es necesario realizar un seguimiento comercial y anotar todos los contactos comerciales
que se tienen con el cliente, el medio de contacto utilizado y el resultado.

A partir de todos estos datos recogidos en el fichero de clientes, se puede obtener

información para elaborar estadísticas, consultar la rentabilidad de la empresa, analizar
porcentajes que venta de determinados productos, etc.

El CRM gira siempre entorno al cliente, de lo contrario las ofertas que se le envían no
serían las adecuadas. El principal objetivo es conseguir la fidelización del cliente, por
eso la base de datos o fichero de clientes debe ser lo más completa posible.

Con toda la información disponible, será más fácil segmentar clientes. Un programa que
se puede utilizar para esta tarea son las hojas de cálculo de EXCEL. Se listan todos los
datos necesarios que forman parte de la segmentación y se filtran los datos deseados.

Gracias a la segmentación se facilita la personalización del servicio al cliente y la toma

de decisiones. Analizando los datos, es posible conocer:

 ¿Quién compra?
 ¿Qué compra?
 ¿Cuándo compra?
 ¿Dónde compra?

Conocer estos datos permite a las empresas centrar sus esfuerzos en los clientes más
rentables y predecir su comportamiento.

La información del cliente es valiosa para todos los departamentos de la empresa y esta
se transmite de unos a otros, participando todos ellos en el proceso de completar la
información.

La correcta utilización de las herramientas de CRM supone grandes beneficios para una
empresa, como los que se indican a continuación:

 Mejora de la eficiencia de los procesos de relación con los clientes de la

empresa, tanto los ya existentes como los potenciales.
 Detección de nuevas oportunidades de marketing y venta derivadas del
conocimiento adquirido sobre cada cliente.
 Mejor adecuación de las ofertas y servicios a las necesidades o deseos del
cliente.
 Reducción de los costes asociados a las campañas masivas de captación
y marketing.
 Incremento del conocimiento disponible en la empresa sobre tales clientes y,
por tanto, del grado de diferenciación e individualización entre distintos
clientes.
 Mejora de la imagen de empresa gracias a la mejora en la atención:
telefónica, vía comunicación electrónica (e-mail) o presencial.
 Ayuda al rigor y facilita la supervisión y el seguimiento de las operaciones de
contacto con los clientes.
A continuación vemos un ejemplo de la pantalla de la aplicación informática para dar de
alta a clientes con todos los campos que se deben registrar:

1.3. Formas de pago

En las operaciones de compraventa se intercambia un determinado bien por un valor
económico previamente definido, pero la entrega de la mercancía y del dinero no
siempre tiene lugar en el mismo momento. El pago puede ser al contado, si se produce
en el momento de la entrega de la mercancía o aplazado, cuando se produce más tarde
en un plazo determinado que se haya pactado en el momento en el que se acepta la
operación de compraventa. Se distingue entre el pago aplazado a corto plazo (inferior a
un año) o a largo plazo (superior a un año).

El plazo aplazado puede acarrear unos intereses dependiendo de la empresa y del sector
de negocio.

ormas de pago:

Pago al contado

 Pago aplazado
o Corto plazo: plazo menor de 1 año
o Largo plazo: plazo mayor de 1 año
El avance de la tecnología hace que cada día surjan nuevas formas de pago que
conviven con las más tradicionales. Vamos a analizar las distintas formas de pago más
comunes:

 PAGO EN METÁLICO: El pago se hace con dinero en efectivo o al

contado, de forma que el vendedor puede disponer de la cantidad desde el
momento de entrega de la mercancía.
 PAGO CONTRA REEMBOLSO: El pago se efectúa en el momento en el
que se reciben las mercancías cuando estas son enviadas al cliente a través de
un medio de transporte.
 TARJETA: Cada día más extendidas, se conocen como dinero de plástico y
puede ser de dos tipos:
o TARJETA DE CRÉDITO: permite que el cliente pueda aplazar el
pago. El cliente dispone de una cantidad de dinero de la que puede
disponer en forma de crédito.
o TARJETA DE DÉBITO: el pago se realiza en el momento en el que
se utiliza la tarjeta.
 CHEQUE BANCARIO: Talón bancario que se puede hacer efectivo a partir
de la fecha de emisión en una entidad financiera.
 TRANSFERENCIA: El comprador transfiere el pago de su cuenta bancaria
a la cuenta del vendedor y este puede retirarlo directamente de su cuenta.
 LETRA DE CAMBIO: Es un tipo de pago aplazado donde el vendedor da al
comprador una orden incondicional para pagar una determinada cantidad de
dinero al vencimiento.
 PAGARÉ: El comprador se compromete a pagar una determinada cantidad
de dinero a favor del comprador en el plazo indicado.
 DOMICILIACIÓN BANCARIA: El comprador autoriza a la entidad
financiera para que atienda los cargos que le llegan de un determinado
vendedor. Es muy utilizado en el caso de los suministros como la luz, el agua
o recibos que deben pagarse todos los meses.
 GIRO POSTAL: El pago se realiza a través de una oficina de Correos,
especificando los datos del vendedor y del destinatario.

1.4. Formas de cobro

Una vez que se ha entregado el producto al cliente, este tiene la obligación de
pagarlo según se hubiese acordado en el proceso de venta. Y la
responsabilidad del vendedor es hacer un seguimiento del cobro y del
cumplimiento de los plazos.

El cliente puede pagar:

Al contado:
Es decir en el momento en el que el cliente recibe el producto lo paga.
Aplazado:
Se abona la cantidad que valga el producto comprado en el tiempo
que por contrato ha acordado con el vendedor.

Cuando el cliente paga la deuda a plazos es como si el vendedor le

estuviese financiando la operación. Es decir, como si le estuviese
concediendo un ”préstamo” para que pueda comprar el producto.

El pago aplazado puede ser a corto y a largo plazo. Al aplazar el pago

el vendedor cobrará intereses al cliente por la financiación, pero estos
intereses los puede incluir dentro del coste de los productos o no.

Para establecer los pagos aplazados a los proveedores se usan letras

de cambio o pagarés.

A continuación vamos a ver qué se entiende por tipo de interés y qué

aspectos se deben tener en cuenta a la hora de calcular el coste del
pago aplazado.

Interés: retribución cobrada por el aplazamiento del pago de una

deuda. Es decir, es el precio que se paga por el uso del
dinero durante un periodo de tiempo.

El cobro de los intereses pretende compensar al vendedor por el

riesgo que asume, por la falta de disponibilidad del dinero y por la
depreciación que sufre el dinero con el paso del tiempo.

Según la generación de intereses se puede distinguir entre:

 Interés simple: en este caso los intereses producidos por el

capital en un determinado periodo no se acumulan al mismo
para generar los intereses correspondientes al siguiente
periodo. Es decir, el interés será igual en todos los periodos de
duración del aplazamiento, siempre que el tipo de interés y el
plazo no varíen.
El interés (I) que produce un capital es directamente
proporcional al capital inicial (C), al tiempo (t), y a la tasa de
interés (i):
Esto se presenta bajo la fórmula: I = C • i • t
Donde i está expresado en tanto por uno y t está expresado en
años, meses o días.
Por ejemplo, un capital de 1.000 euros al 5% anual durante dos
años produce unos intereses de 100 euros (I = 1.000 x 0.05 x
2).

 Interés compuesto: en este caso los intereses producidos por el

capital en un determinado periodo se acumulan al mismo para
generar los intereses correspondientes al siguiente periodo.
 En este caso el capital final (Cf), que se obtiene a partir de un
capital inicial (C), a un tipo de interés (i), en un tiempo (t),
vendrá dado por la fórmula: Cf = C (1 + i)t
Siguiendo con nuestro ejemplo, Cf = 1.000 (1 + 0.05) 2 =
1.102,50 euros. Si restamos de esta cantidad el capital inicial,
nos quedarían los intereses generados, 102,50 euros.

Para que un cliente final abone en plazos un artículo comprado, se usa

un sistema de cuotas, que no hacen sino amortizar la deuda
mediante pagos parciales. Es el reembolso gradual de la deuda que
ha contraído con el comerciante.

Se entiende por préstamo toda operación financiera de prestación

única y contraprestación múltiple. En ella una parte (prestamista)
entrega una cantidad de dinero (Co) a otra (prestatario) que lo recibe y
se compromete a devolver el capital prestado en los vencimientos
pactados y a pagar unos intereses en los vencimientos señalados.

La amortización del préstamo consiste en distribuir periódicamente la

devolución del principal (Co), junto con los intereses que se vayan
devengando en la vida de la operación. A estos pagos se les
denomina términos amortizativos.

Existen tres sistemas para la amortización de préstamos y son:

El sistema francés
Se trata del sistema de cálculo de préstamos más utilizado, en el que
la cuota se mantiene constante durante toda la vida del préstamo: lo
que varía son los intereses y el capital amortizado. En este sistema
los intereses que se cobran en las cuotas se calculan sobre el capital
pendiente de amortizar, lo que hace que su cuantía se vaya
reduciendo en proporción al capital amortizado (cada vez será
menor).
Para calcular la cuota a pagar en el sistema francés se emplea la
siguiente fórmula: Cuota = Principal x i / (1 - (1 + i)-n)
Siendo:
i el tipo de interés
n la duración del préstamo
Ambas variables deberán estar referidas a la misma unidad de tiempo
(años, meses, trimestres, etc.).
Para calcular la parte que correspondería a los intereses:
Intereses = Capital pendiente x i x días mes / 360 (tipo interés anual)
Ejemplo: La empresa R.S.D S.A. tiene que adquirir dos equipos
informáticos. Negociando con el proveedor el aplazamiento del pago
en las siguientes condiciones:
 El importe total de la factura de 2.400€ se amortizará en 5 años
mediante anualidades constantes y se le aplicará un tipo de interés
anual del 8%.
Cuadro de amortización:

Término Cuota de Cuota de Total

Capital
Años amortizativo interés amortización amortizado
vivo (C)
(a) (I) (A) (M)

0 - - - - 2.400,00

1 601,10 192,00 409,10 409,10 1.990,90

2 601,10 159,27 441,83 850,93 1.549,07

3 601,10 123,93 477,17 1.328,10 1.071,90

4 601,10 85,75 515,35 1.843,45 556,55

5 601,10 44,55 556,55 2.400,00 -

Total 3.005,50 605,50 2.400

A la hora de elaborar el cuadro de financiación lo primero que

debemos calcular es el término amortizativo (a).

En nuestro caso, Co= 2.400; i=0,08; n=5 entonces a=601,10€

Además sabemos que Ik = Ck-1 x i, así que podemos calcular la cuota
de interés pagada:
I1 = 2.400 x 0,08 = 192
Como el término amortizativo es la suma de la cuota de amortización
y de la cuota de interés, si despejamos obtenemos: Ak = a - Ik; A1 =
601,10 – 192 = 409,10
La columna (M) se obtendrá de ir acumulando las cuotas de
amortización en cada uno de los periodos.
El capital vivo (C) se obtendrá de restarle al capital vivo del periodo
anterior la cuota de amortización del periodo.
Nota. Debido a la complejidad de los cálculos se recomienda el uso
de simuladores, como el que está disponible en la página web del
 Banco de
España http://www.bde.es/clientebanca/simuladores/simulador_ta
e.htm, hojas de cálculo o tablas financieras.
El sistema alemán
Sistema de cuota de amortización fija, en el que la amortización de
capital es fija, por lo tanto los intereses y la cuota total serán
decrecientes. Se caracteriza porque el interés se paga de forma
anticipada en cada anualidad.
Explicaremos a través de un ejemplo su funcionamiento. El cliente P
ha realizado una compra por importe de 1.000 euros, negociando la
amortización del préstamo por el sistema alemán. La duración de la
operación será de 5 meses a un tipo de interés anual del 6%.
Parte de amortización del periodo = tp = Co/n = 1.000/ 5 =200
Interés del primer periodo:

I1 = (1.000 – 0) x (0.06 x 30/360) = 5

Saldos en periodos intermedios: Cp = (n-p) x Co/n
C1 = (5 – 1) x 200 = 800
Siendo el cuadro de amortización del préstamo:

Period Cuota Total Capital

Interés Amortización
o total Amortizado Pendiente

1 5 200 205 200 800

2 4 200 204 400 600

3 3 200 203 600 400

4 2 200 202 800 200

5 1 200 201 1.000 -

El sistema americano
Establece una sola amortización única al final de la vida del préstamo.
A lo largo de su vida solo se pagan intereses. Al no haber pagos
intermedios de capital, los intereses anuales son fijos.
En este caso la cuota mensual será igual al capital prestado (Co) por
el tipo de interés del periodo. C = Co x i y la cuota final estará
 compuesta por el capital prestado más los intereses del periodo: Cf =
Co + Co x i.
Ejemplo: Un cliente realiza una compra por importe de 1.000 euros,
fijando el pago aplazado por el sistema americano de amortización. El
aplazamiento tendrá una duración de 2 años y se aplicará un interés
del 6% anual.
Año 1: cuota = 1.000 x 0.06 = 60 euros
Año 2: cuota final = 1.000 + 60 =1.060 euros

Reflexiona y opina
¿Cuál de los tres sistemas de amortización de préstamos es
más habitual?

¿Qué ventajas o inconvenientes crees que tiene sobre los

otros?

Comparte tu opinión en el foro.

2. Externos

Son aquellos que no tienen que ver directamente con la empresa pero que
serán fundamentales en el resultado final con el cliente.

 Bancos.
 Proveedores.
2.1. Bancos

Las fuentes financieras pueden clasificarse siguiendo estos criterios no

excluyentes: período, tiempo o plazo de devolución, titularidad de los fondos o
recursos financieros y su origen.

Calendario con gafas

En cuanto al período, tiempo o plazo de devolución, podemos distinguir entre

financiación a corto plazo y financiación a largo plazo.

FINANCIACIÓN A CORTO PLAZO, recoge aquellos fondos o recursos cuya

devolución se exige a la empresa en períodos de tiempo no superior a los doce
meses; aparecen en el pasivo corriente de la empresa.

Por ejemplo, créditos de proveedores y acreedores de todo tipo y los créditos

bancarios al plazo máximo referido.

FINANCIACIÓN A LARGO PLAZO, recoge aquellos fondos o recursos cuya

devolución se le va a exigir a la empresa en un plazo superior al año.

Por ejemplo, préstamos bancarios y los recursos propios (solo son exigibles por
parte de los socios a la empresa cuando se disuelve esta).

En cuanto a su titularidad, referida esta a quién puede ejercer los derechos de

cobro sobre el recurso, vamos a distinguir entre financiación propia y
financiación ajena.

FINANCIACIÓN PROPIA, va a estar constituida por los recursos aportados por

los socios o propietarios de la empresa o generados por su actividad, como son
el capital social, las reservas y los beneficios pendientes de distribuir, es decir,
aquellos que no plantean una devolución mientras la empresa mantenga su
actividad.

FINANCIACIÓN AJENA, va a comprender aquellos recursos financieros cuya

titularidad no corresponde a la empresa, sino a terceros ajenos a esta:
proveedores, acreedores diversos, organismos públicos, bancos…Por lo tanto,
estos recursos ajenos deben devolverse en un horizonte temporal fijado y, en
ocasiones, pagar un coste o interés por ellos a quienes se los han prestado a la
empresa, todo ello según las condiciones pactadas entre las partes.

En función de su origen, los recursos financieros pueden provenir de una

financiación interna o de una financiación externa.
FINANCIACIÓN INTERNA o AUTOFINANCIACIÓN, va a comprender los
recursos que provienen de la propia empresa, que son generados por ella.

Por ejemplo, reservas, fondos de amortización, etc.

FINANCIACIÓN EXTERNA, recoge aquellos recursos que provienen del

exterior de la empresa.

Por ejemplo, aportaciones de socios, préstamos y créditos, etc.

2.2. Proveedores
Las empresas necesitan incorporar productos y servicios para su desarrollo. Las
empresas fabricantes necesitan comprar materias primas y las empresas distribuidoras
necesitan adquirir los productos terminados.

En cualquier caso, los proveedores son necesarios en cualquier organización, ya que

proporcionan los materiales o productos que se utilizan en la actividad comercial. Por
ello, las aplicaciones informáticas de gestión de las empresas deben contar con un
fichero de Proveedores debidamente actualizado con todos los datos que conciernen a
estos.

Los campos básicos que debe recoger el programa acerca de la información de

Proveedores son los siguientes:

 CÓDIGO DE PROVEEDOR: al igual que en el caso del fichero de clientes,

el fichero de proveedores también cuenta con un campo denominado
CÓDIGO DE PROVEEDOR, que es el campo que sirve para identificarlo de
forma única. Normalmente será un número correlativo según la fecha en la
que se dan de alta y lo genera la propia aplicación cada vez que se introducen
los datos de un nuevo proveedor.
 DATOS DE LA EMPRESA PROVEEDORA:
o NOMBRE DE LA EMPRESA.
o DIRECCIÓN.
o TELÉFONOS.
 DATOS DE LA PERSONA DE CONTACTO: son los datos de la persona
con la que se mantiene la conversación habitualmente.
o NOMBRE.
o APELLIDOS.
o TELÉFONO DE CONTACTO.
o E-MAIL.
 DATOS DE FACTURACIÓN:
o DENOMINACIÓN FISCAL: es el nombre de la empresa a efectos
fiscales. Es el dato que va a figurar en la factura.
o CIF/NIF: código de identificación fiscal. Es necesario a la hora de
hacer facturas. Las empresas cuentan con el CIF y los particulares con
NIF.
o DIRECCIÓN FISCAL: es la dirección que se utiliza a efectos de
documentos oficiales como pedidos, albaranes o facturas.
o Nº DE CUENTA: es necesario conocer donde se debe ingresar el
importe de las facturas que emiten los proveedores. El número de
cuenta está formado por 20 dígitos y el IBAN, obligatorio desde el
2014. Se utiliza para transferencias bancarias, ingresos en cuenta o
recibos de devoluciones de compras.
o BANCO: entidad con la que trabaja el proveedor.
 OBSERVACIONES O NOTAS: siempre se debe contemplar la presencia de
un apartado para que los usuarios del programa indiquen detalles que
consideren necesarios acerca del proveedor.
Todos los ficheros que se utilizan deben ser accesibles desde distintos departamentos de
la empresa, de forma que sea posible cruzar los datos. A partir de la introducción del
código de un proveedor, su denominación fiscal o NIF, se debe acceder también a los
datos de facturación, elaborados por el departamento administrativo, y a los datos los
relativos a la recepción de mercancías, de los que se encarga el almacén.