Dossier 3
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Introducción
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El archivo y su gestión 21 de septiembre de 2022
INDICE
Introducción_______________________________________________________________________________1
INDICE____________________________________________________________________________________2
1. Actividades del archivo________________________________________________________________2
2. Actividades del archivo________________________________________________________________6
3. Test Daypo del archivo_________________________________________________________________7
4. Actividad tilde diacrítica_______________________________________________________________8
5. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y SISTEMAS DE ORDENACIÓN____________________________8
5.1 CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA____________________________________________________________9
5.2 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA___________________________________________________________11
5.3 CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA_______________________________________________________11
5.4 CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA__________________________________________________________12
5.5 CLASIFICACIÓN TEMÁTICA____________________________________________________________13
5.6 CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA________________________________________________________13
6. ARCHIVO EN SOPORTE PAPEL__________________________________________________________14
6.1 OBJETIVOS DEL ARCHIVO_____________________________________________________________14
6.2 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO_________________________________________________________15
6.3 EL PROCESO DE ARCHIVO_____________________________________________________________15
7. NORMAS DE SEGURIDAD Y ACCESO A LOS ARCHIVOS_______________________________________16
1. La empresa no tiene capacidad para guardar más documentos y nos solicita que hagamos
un expurgo. Debes decidir que documentos archivados se pueden eliminar de la siguiente
lista:
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2. Se pretende que las nóminas de varios empleados sean clasificadas según el nivel de
seguridad de cada una de ellas.
3. La empresa, ante la falta de espacio del archivo, ha decidido cambiar la ubicación de este.
¿Cómo ha de ser el lugar idóneo para un archivo? ¿Qué medidas de seguridad se deben
instalar? ¿Cómo se controlará el acceso al lugar y a los archivos en particular? ¿Dónde se
guardarán los documentos importantes?
El lugar físico idóneo para almacenar archivos, sería un sitio en el que las condiciones de
temperatura, humedad, luminosidad y espacio sean las óptimas para esa función de almacenar
archivos.
Unas de las medidas de seguridad más importante que debería de tener instaladas será,
principalmente un extractor de humos, además de los correspondientes sistemas de incendios
para cualquier tipo de incidentes. Lo ideal también sería un sistema de refrigeración que
actuase si la temperatura ascendiera a unos nivele que no sean los óptimos y así poder
regularlo.
El acceso al lugar lo podríamos controlar con un registro de entrada y salida en el que cada
trabajador deberá de acudir a la recepción de ese lugar junto a su número de expediente para
poder dar el registro de entrada; además de firmar en ese registro. Para la salido, adjuntará la
información necesaria para especificar qué tipo de archivo se ha llevado, para luego saber que
tiene que devolverlo.
En el lugar correspondiente, habrá una zona de archivos importantes, donde se almacenará
los archivos más importantes de todos.
3.1 Imagina que el emplazamiento elegido es una habitación en el sótano, de 10 × 8 metros,
diáfanos, sin ventanas y con una puerta. ¿Qué tipo de mobiliario escogerías y cómo lo
colocarías?
Escogería unas estanterías de metal inoxidable, para evitar su degradación en el caso de que
haya presencia de un poco de humedad en un momento dado. Estas estanterías las colocaría
en función del orden preestablecido de la empresa.
4. Define lo que es un archivo.
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Se trata de guardar de manera ordenada, bajo ciertas categorías y tipologías, manteniendo una
lógica: cronológica, conceptual, organizacional o alfabético-numérica, los documentos de
utilidad de una entidad o persona, con el fin de facilitar su ubicación, búsqueda y consulta.
5. ¿Por qué interesa a la empresa poseer archivos?
El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio
nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son
necesarios conservar en su base de datos; por lo que al realizar cualquier trámite del que se
requiera información adicional, podría figurar en su base de datos y así no perder el tiempo
en tramitarlo.
6. Indica si son o no funciones de un archivo:
a) Facilitar la localización rápida de los documentos.
b) Cumplir con las obligaciones legales.
c) Ser elemento probatorio.
d) Crear un centro de consulta de información.
e) Guardar, conservar y custodiar expedientes.
f) Demostrar y acreditar la realización de un acto por parte de la empresa.
7. ¿Cuál es el ciclo vital de los documentos?
Representa las etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina hasta su disposición final (Microfilmación,
digitalización, conservación permanente, selección o eliminación). Los documentos tienen un
ciclo vital: se generan (nacimiento), se conservan durante un tiempo (declive) y son
eliminados finalmente (muerte).
8. ¿Cómo se clasifican los archivos según su titularidad?
Archivos públicos: pertenecen a la Administración General del Estado, o la
Administración Autónoma o la Administración Local, y otros organismos oficiales
(museos, empresas públicas, etc.)
Archivos privados: pertenecen a empresas, instituciones religiosas, sindicatos,
personas físicas, etc.
9. ¿Cómo se clasifican los archivos según la frecuencia de uso?
ACTIVO
Documentos que se consultan con frecuencia porque son recientes o hacen referencia a
procesos en curso. También denominados archivos de gestión.
SEMIACTIVO
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Se guardan documentos procedentes del archivo activo. Han dejado de estar vigentes, pero no
se pueden eliminar porque tienen valor para la empresa o porque la ley exige su
conversación.
INACTIVO O DEFINITIVO
Contiene documentos que no son útiles en la actividad diaria, porque han perdido su
actualidad o vigencia. La documentación se guarda por razones legales o para alguna
consulta. Permanecerán aquí hasta su destrucción. Algunos no pueden ser destruidos y por
eso también se conocen como archivos históricos.
10. ¿Qué diferencia hay entre una empresa que no encuentra ningún documento archivado y
otra que lo encuestara?
Significado
Los empleados deben conocer las normas para utilizar los
Condiciones documentos del archivo y respetarlas
Estar personalizado No esperar a tener montañas de documentos para archivar
Dedicar un tiempo diario al archivo para que todos los
Estar planificado
documentos estén en su sitio. No se deben dejar documentos
Ser metódico pendientes de archivar.
Darse a conocer Se deben evitar improvisaciones y precipitaciones
Ser constante Se deben seguir unas normas concretas que deben especificar la
manipulación, conservación y destrucción de documentos.
Iniciarse con el nacimiento El acceso a la documentación ha de ser ágil y contar con
del documento medidas de seguridad para evitar extravíos
Ser adecuado y eficaz Cada empresa debe establecer su sistema de archivos acordado
con sus necesidades
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1. ¿Qué es un archivo?
Es un lugar donde se conservan los documentos ordenados y clasificados que produce una
persona física
2. Indica si son o no funciones de un archivo:
-Facilitar la localización rápida de los documentos. Si
- Cumplir con las obligaciones legales. Si
- Ser elemento probatorio. Si
- Crear un centro de consulta de información. No
3. ¿En qué archivo buscarías los siguientes documentos?
- La póliza de un cliente que ha tenido un accidente este año.
Activo.
- La póliza de un asegurado que la rescindió hace 10 años.
Inactivo.
https://www.daypo.com/archivo.html
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https://www.liveworksheets.com/fx843937ne
1) a) ¿Qué tres cosas debe hacer la empresa con los documentos de entrada y de salida?
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d) Una empresa se llama “Restaurante Miraflores”. ¿Qué palabra sería la genérica y cuál la
distintiva?
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10) Asocia los siguientes códigos alfabéticos al autor y título del libro
11) a) ¿Qué utiliza el sistema de clasificación numérica para ordenar los documentos?
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15) Ordena las siguientes matrículas de coches de las más antiguas a las más modernas
3762 GLC 5161 FRT 1507 BLL 8031 DYW 9030 GDZ
0256 FXL 8922 BXX 7992 FLV 3303 BPF 6002 DCS
3303 BFP 5074 CLR 5795 BYZ 4197 DML 3303 BBF
c) ¿Qué debemos hacer si un nombre geográfico está formado por dos o más palabras?
d) ¿Tendremos en cuenta si la dirección corresponde a una calle, a una avenida o a una plaza
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20) Disponemos de un grupo de documentos que tenemos que clasificar por el sistema
geográfico según el siguiente orden: provincia, localidad y calle.
b) ¿Junto con qué otros sistemas de clasificación se puede combinar la clasificación temática?
22) Imagina que trabajas en un videoclub, y debes organizar las películas en las estanterías.
Tu videoclub dispone de cuatro estanterías, y tienes las siguientes películas:
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1955: La hojarasca
1961: El coronel no tiene quien le escriba
1962: La mala hora
1962: Los funerales de la Mamá Grande
1967: Cien años de soledad
1968: Isabel viendo llover en Macondo
1972: Ojos de perro azul
1972: El negro que hizo esperar a los ángeles
1974: Chile, el golpe y los gringos
1975: El otoño del patriarca
25) Tenemos un grupo de documentos que tenemos que clasificar y ordenar por fechas, del
más antiguo al más reciente
15 de abril de 1998
2 de diciembre de 1999
5 de julio de 2002
16 de octubre de 2004
27 de marzo de 2008
30 de marzo de 2015
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15 de octubre de 2015
27 de marzo de 2016
25/2014
26/2014
180/2013
200/2007
201/2007
245/2011
267/2010
267/2009
379/2011
591/2012
823/2011
976/2010
27) a) ¿Qué hay que hacer con los documentos una vez que han sido ordenados y
clasificados?
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d) ¿Qué debemos hacer cada cierto tiempo con los documentos del archivo semiactivo?
e) ¿Qué tendría que hacer la empresa para asegurar una gestión correcta de este archivo?
35) Explica las cuatro normas generales aplicables a cualquier tipo de archivo para la
extracción y conservación de los documentos
36) ¿Cuánto tiempo deben mantenerse legalmente en la empresa los siguientes documentos?
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c) ¿Qué organismo se encarga de vigilar que las empresas cumplen con dichas obligaciones?
39) Enumera los cuatro derechos que tienen los ciudadanos respecto al tratamiento de sus
datos personales
Para encontrar el modelo entra en el apartado “Canal del Ciudadano”, “Derechos”, pincha
después en “Principales derechos” y después en “Derecho de cancelación”, y descarga el
modelo pinchando en “Ejercicio ante el responsable del fichero”
41) Di cuatro obligaciones que deben cumplir las empresas cuyos archivos contengan datos
personales
42) Indica si a cada uno de los siguientes documentos se debe aplicar un nivel de seguridad
básico, medio o alto:
a) Una infracción administrativa
b) Una multa de tráfico
c) Una declaración de IVA
d) Un expediente médico de un trabajador
e) Una encuesta al personal de la empresa
f) Documentos publicitarios
g) Antecedentes penales de un trabajador
h) Afiliación de un trabajador a un sindicato
i) Denuncia por maltrato de género
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a) Clasificación alfabética
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c) Clasificación geográfica
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d) Clasificación cronológica
2. Indica en qué fase del ciclo vital están los siguientes documentos:
a. El contrato que se le hizo a un trabajador hace dos años y que sigue en vigor.
b. El contrato que se le hizo a un trabajador hace dos años y que se ha sustituido por otro hace
un mes.
c. El contrato que se hizo a un trabajador que ya no está en la empresa.
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3. Investiga cuáles de los siguientes documentos deben guardarse por imperativo legal:
facturas, recibos, cheques, nóminas, seguro sociales, partes del trabajo, contratos de trabajo,
contratos de alquiler, pólizas de seguro, tiques de gasolina.
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NOTA: Creo que ha sido un trabajo bastante ejemplar; con este trabajo quiero disculparme por
las numerosas veces que le interrumpo o le molesto, sin embargo, con este trabajo queda
demostrado que, aunque parezca que no estoy concentrado, me rio con mis compañ eros o me
distraigo, rendimiento y eficacia no se ven afectados por lo comentado. Un saludo y espero que le
haya gustado mi trabajo.
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