¡Intégrate a la excelencia educativa!

Gestión Documentaria
Guía Informativa

Mg. Angela Karina Recuay Salcedo

Mg. Angela Karina Recuay Salcedo 1
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Contenido de la Semana 13
Módulo profesional I Gestión de información y documentación
Unidad didáctica Gestión Documentaria
Realizar los procedimientos de la gestión documentaria de
Capacidad técnica y específica las empresas.
Al término de la clase el estudiante será capaz de:
Desarrollar el proceso de archivo teniendo en cuenta el
Propósito de la capacidad concepto, funciones, clases y conservación en una
empresa.
Practica las etapas el sistema de gestión documentaria de
Indicador de logro de la capacidad las empresas.
Reconoce el archivo, su concepto, funciones, clases y
conservación.
Prueba escrita
Indicadores del aprendizaje
Practica el proceso de archivo teniendo en cuenta el con-
cepto, funciones, clases y conservación.
Rúbrica
Sesión de aprendizaje El archivo
Semana 13

El archivo
Es el proceso de clasificar y ordenar los documentos empresariales de manera que puedan mantenerse en lugar
seguro y puedan obtenerse rápidamente cuando se necesita.
Es la organización de documentos para proporcionar mediante ellos a quien legítimamente lo requiere:
información.
Los archivos nacen involuntariamente en el desarrollo de las actividades cotidianas de las personas,
asociaciones, e instituciones del estado dando lugar a la antigua, pero reconocida actividad de archivar.
El archivo en todo dos los niveles, debe cumplir el supremo de conservar e incrementar el patrimonio
documental de la nación.

Importancia:
• Presta eficaz servicio a la comunidad.
• Ofrece prueba jurídica ya que los documentos constituyen prueba de algo, por eso adquieren valor proba-
torio.
• Ofrecen información ya que toda documentación informa sobre algo pasado.
• Son de material instructivo ya que constituyen importante apoyo a la educación, su diversas áreas y nive-
les.
• El archivo es considerado como la memoria de la empresa que debe ser usada en forma oportuna.

¿Qué es archivar?
Es el arte de colocar y conservar en un mismo orden debidamente clasificado toda
correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con el individuo o empresa
en forma tales se encuentren protegidos contra deterioros, destrozos o pérdidas

¿Por qué es importante su estudio?

• En toda empresa siempre lleva el archivo de su oficina.
• A ella le solicita su jefe documentos e informaciones

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• Por lo general se le encomienda iniciar algún sistema de archivo

• Por lo tanto, necesita de un buen conocimiento de las reglas y procedimientos de archivo.

Tareas básicas
Reunir ordenadamente Conservar los documentos Obtención rápida
Los archivos de documentos
Menor espacio Al menor costo Al menor tiempo
Ubicación adecuada Clasificación Eficiente Modo de organización conve-
niente

Concepto de archivo
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas
normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena
la documentación.

SI ATENDEMOS A LA FRECUENCIA DE CONSULTA DEL ARCHIVO, LO PODEMOS CLASIFICAR

EN:
• Archivos activos: Aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la
documentación, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo
general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez
al mes.
• Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el
año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
• Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal
de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido
su función.

¿Por qué es imprescindible el archivo en una empresa?

• Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y
documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste
la obligación aunque cese la actividad empresarial.
• Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en
la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos que se generan con la actividad del negocio.

¿Cuáles son las normas que regulan la conservación de documentos?

En ocasiones guardamos muchos documentos durante mucho más tiempo del que deberíamos por miedo a
tirar, a continuación veremos los periodos de tiempo obligatorios para cada tipo de documento:
Libros Oficiales
• Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros
de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas.
• Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, Libro
Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No
son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo.
• Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se
pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrán de: L.R. facturas emitidas, L.R.
de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversión.

Documentación Mercantil
• Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas, debe con-
servarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. También se incluye
la documentación relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad em-
presarial.

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• Documentación de carácter interno: No están afectados por la obligatoriedad, la empresa los conserva
el tiempo que considere oportuno y después los destruye.
• Documentos especiales relacionados con la constitución o con el patrimonio: Destacan las escrituras
de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas
notariales…Se conservan de manera indefinida.

Documentos Socio-laborales
• Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de
Matrícula Personal y el libro de visitas.
• Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidación de
seguros sociales.

¿Cuáles son las verdaderas funciones del archivo?

Las funciones del archivo dentro de una empresa son las siguientes:
• Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa
• Asegurar la perfecta conservación de los mismos así como la máxima rapidez posible a la hora de localiz-
arlos
• Cumplir con las disposiciones legales

¿Cuáles son las condiciones de un buen archivo?

En primer lugar hemos de tener en cuenta que para una organización apropiada de los documentos de una
empresa, lo primero es querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
Un buen archivo debe cumplir las siguientes características:
• Fácil de usar por cualquiera
• Rápido, que no tardemos más de unos minutos en encontrar lo que buscamos
• Flexible, debe permitir oscilaciones sin crear grandes dificultades
• Seguro, que los documentos no se deterioren
• En resumen, rentable

Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de las oficinas, aún se continúa
manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia para la empresa, como
convocatorias, copias de boletines…
El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas de algunas empresas lo
demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lo lógico es pensar en la economía del tiempo y del espacio, antes
de proceder al archivo de documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de
clasificación.
Recordad que aunque a simple vista nos parezca todo lo contrario, el tiempo que dediquemos a tener un archivo
organizado y útil, no es tiempo desaprovechado. Es importante que archivemos a diario, ya que si vamos
acumulando documentos día tras día, la labor que podemos hacer a diario en tan sólo unos minutos, puede
llevarnos horas o incluso días.

En toda organización las finalidades del archivo son:

• Ser el centro de la información y de la documentación.
• Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
• Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
• Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

• Lógica.
• Como me piden los documentos.
• Como necesitamos la información.
• Rigor.
• Sencillez.

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Los criterios para un archivo eficaz son:

• Inequívocos.
• Explícitos.
• Objetivos.
La organización básica de un archivo es la siguiente:
• Existencia de unas normas de archivo o manual.
• Existencia de un índice.
• Instalaciones.

El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:

1. Introducción general.
2. Relación de tipos de documentos más corrientes.
3. Proceso de llegada del documento al archivo.
4. Normas y sistemas de clasificación.
5. Tipos y niveles de archivos.
6. Tipos y criterios para documentos.
7. Conservación de la documentación en cada nivel.
8. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico.
9. Normas de eliminación y conservación.
10. Normas de retención o caducidad.
11. Normas de solicitud de documentación.
12. Normas para préstamos.
13. Medios materiales necesarios.
14. Medios personales necesarios.
Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra documenta-
ción, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminación.

Tenemos diferentes clases de archivo:

• Centralizado.
• Descentralizado.
• Mixto.
Las ventajas del archivo centralizado son:
• Orden y control.
• Asequible a todos.
• Economiza duplicados.
• Economiza espacio y equipo.
• El procedimiento es uniforme.

Sus inconvenientes:
• Es estático.
• Requiere personal especializado.
• Retrasa la información.
• Riguroso en el préstamo.
Las ventajas del archivo descentralizado son:
• Mayor autonomía.
• Ajuste permanente.
• Rapidez de acceso.
• No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.
• Normas estrictas en cuanto al número de copias.
• Normas para el control y seguimiento de documentos.
Sus inconvenientes son:
• Puede faltar información.
• Falta de conocimiento del personal.

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• Incremento de las tareas.

• Búsqueda y control de los documentos difícil.
Las ventajas del archivo mixto son:
• Mayor elasticidad.
• Pronta localización de documentos.
Sus inconvenientes son:
• Coordinación efectiva entre las dependencias.
• El archivo central debe establecer normas.

Clasificación de los archivos

Según la función y uso

• Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información que con-
tienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de fecha reciente, sino lo son en su creación lo son
en su modificación motivo suficiente para que sean considerados importantes.
• Archivo semiactivo
Este comprende información que puede ser de relevancia pero cuya consulta no se realiza de forma fre-
cuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos no resultan de
observancia cotidiana.
• Archivo perenne o pernamente
Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de guardan una relevancia por un periodo de tiempo,
tal es el caso, que se amerite hacer una auditoria y se necesite revisar los estados o bien informes de un
lapso de tiempo pasado.
Se denotan como permanentes porque guardan información muy importante para la empresa, pero estos no
presentan contenido que amerite ser revisado de forma continua, de aquí que sean perennes porque en el
tiempo permanecen ante eventuales consultas.

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Por su organización
• Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el departamento que haya
emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad
de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Por lo general, este tipo de archivos suelen ocupar un departamento específico, que en la mayoría de los
casos suele ser llamado Departamento de Archivo, siendo el mismo de carácter confidencial ya que en el
mismo va a reposar toda la documentación de la empresa, de modo tal que es una instancia cuyo acceso se
haya controlado por los ejecutivos.

• Descentralizada
Este clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es decir, acorde
a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documen-
tos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de los mismos.
En lo que respecta a cuál de estos dos sistemas de organización de archivos resulta más seguro que el otro,
podemos aclararte que ambos son igual de seguros y efectivos, todo depende de la instrucción que tenga el
recurso humano respecto al manejo de documentos y su organización, como también utilización.

Orden
«La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa con la disposición de
los distintos elementos. Es una tarea consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un
criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números… La ordenación se
aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.» (1)
Las secciones y las series dentro de las secciones, se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, siguiendo un
orden cronológico, por un orden lógico o por otros criterios.
Los expedientes, dentro de las series, y los documentos, dentro de los expedientes, se ordenan siguiendo la
lógica de su tramitación.

Método de orden
• Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes
y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos
por días.
• Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se
aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
• Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se
le da en la oficina productora para controlarlos.
• Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado.
Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia donde se ordenan los documentos por con-
ceptos y dentro de estos, por orden cronológico.

Escribe aquí tus ideas del tema de clase.

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