ANALISIS Y ESTRUCTURA DEL PROCESO CONTABLE

1. CICLO DE LAS OPERACIONES

- Las empresas en forma constante realizan actividades o actos de comercio.
- Estas transacciones dinamizan la economía y las finanzas de la empresa.
- Contribuyen a fortalecer la economía de un país.
- Ciclo de las operaciones es dinámico y comprende:
1. Actos de comercio: ENTRADA
2. Proceso contable: PROCESO
3. Estados Financieros: PRODUCTO

Para que este ciclo se desarrolle sin contratiempo:

a) Disponer de insumos de calidad.
b) Disponer de un software informático versátil, sencillo y flexible.
c) Contar con profesionales contables competentes y comprometidos.
d) Disponer de un ambiente laboral adecuado.
2. PROCESO CONTABLE

- Conjunto de pasos lógicos y ordenados que el Contador debe seguir desde que la
empresa inicia actividades y durante toda su existencia.
- Permite reconocer, valorar y presentar la información contable por cada operación y
de manera acumulada por cada cierto periodo de tiempo.
- Facilita la evaluación y control de los recursos económicos y financieros.
- Proporciona a los usuarios un conocimiento permanente del flujo de la información
contable.
- El flujo del proceso contable es:
Primer paso: Reconocimiento de la operación
DOCUMENTO FUENTE
- Prueba evidente
- Requiere análisis
- Se archiva cronológicamente
Segundo paso: Jornalización
LIBRO DIARIO
- Registro inicial
- Requiere criterio y orden
- Se presenta como “asiento contable”
AJUSTES
- Actualiza y depura saldos
- Permite presentar saldos razonables
Tercer paso: MAYORIZACIÓN
LIBRO MAYOR
- Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas
- Requiere criterio y orden
- Brinda idea del estado de cuenta
Cuarto paso: COMPROBACIÓN
BALANCE
- Resumen significativo
- Valida el cumplimiento de normas y conceptos de general
aceptación.
Quinto paso: Estructuración de informes
ESTADOS FINANCIEROS
- Situación Financiera
- Situación Económica
2.1. RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN

- Implica entrar en contacto con la documentación de sustento (documento fuente).

Los documentos fuente constituyen la evidencia escrita que da origen a los registros
contables y respaldan las transacciones que realiza la empresa, se clasifican:
a) Por su origen: documentos internos y documentos externos.
b) Por su importancia: documentos principales y documentos secundarios.
c) Por su formato: documentos regulados y documentos no regulados.

- Comprende verificar la legalidad y pertinencia de la operación.

- El Contador debe conocer la realidad de la empresa, normas técnicas de
Contabilidad y leyes de comercio.
Para reconocer el hecho económico, se debe:
a) Verificar que la operación sea producto de una autorización interna previa.
b) Constatar la presencia de factura o documento similar que se han expedido como
evidencia del acto de comercio.
c) Identificar las cuentas contables que se afectan por este acto de comercio.

Por lo tanto, se debe:

- Analizar la pertinencia y respaldos.
- Identificar las cuentas que intervienen.
- Qué cuenta se registra en el DEBE? y qué cuenta se registra en el HABER?
- Qué valor se DEBITA? y qué valor se ACREDITA?
2.2. JORNALIZACIÓN
- Es el registro inicial e inmediato de toda transacción que realiza la empresa.
- Se lo realiza en uno de los libros principales de la Contabilidad denominado LIBRO
DIARIO o DIARIO GENERAL.
- El registro en el Libro Diario debe hacerse bajo la fórmula de ASIENTO CONTABLE y
cumpliendo siempre el principio de PARTIDA DOBLE.
- ASIENTO CONTABLE es la fórmula técnica de anotación de las transacciones bajo
partida doble. Existen 3 clases de asientos contables:
a) Asiento simple: en el que consta de una cuenta deudora y una cuenta acreedora.
b) Asiento compuesto: consta de dos o más cuentas deudoras y dos o más cuentas
acreedoras.
c) Asiento mixto: consta de una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o
viceversa.
2.2.1. AJUSTES
- La Contabilidad lleva implícita la posibilidad de fallas y errores que ocasionan
desajustes en los saldos.
- Estas falencias deben ser identificadas y corregidas tanto pronto el Contador avoque
conocimiento.
- Los AJUSTES son registros que deben hacerse necesariamente en el LIBRO DIARIO y
luego ser llevados al Libro Mayor, con el fin de corregir o modificar los saldos de
ciertas cuentas que, por una u otra razón, no presentan un valor razonable.
- Los ajustes permiten mejorar la valoración de las cuentas mediante la depuración
oportuna y apropiada, lo que permite configurar la real situación económica y
financiera de la empresa.
- Un ajuste ocasiona el reconocimiento de un ingreso o gasto, por lo que todo ASIENTO
DE AJUSTE afecta tanto a una cuenta del Estado de Resultados (Ingresos o Gastos)
como cuenta del Estado de Situación Financiera (Activo o Pasivo)
Tipos de Ajustes
a) Ajuste por Depreciación
- La depreciación es el desgaste que sufren los elementos de propiedad, planta y
equipo (Activo Fijo) por el uso normal o intensivo.
- Constituye un GASTO para la empresa.
- Al momento de registrar el asiento de ajuste se crea una cuenta acreedora
denominada “Depreciación acumulada …” que debe constar en el Estado de
Situación Financiera como una cuenta de valuación de su respectivo activo.
- Este desgaste se debe reportar periódicamente a fin de depurar resultados y
actualizar el valor de propiedad, planta y equipo.
De acuerdo a la Normativa Contable vigente existen 3 métodos para calcular la
depreciación:
- Método lineal
- Método de unidades producidas
- Método de suma de dígitos (método acelerado)
Conceptos Básicos:
Costo de adquisición (Costo Histórico): precio de factura menos descuentos más
desembolso hasta que el activo esté en la empresa y listo para ser utilizado.
Vida útil: tiempo estimado que puede ser utilizado un activo, viene dado en años,
meses, días, unidades producidas, kilómetros recorridos.
Valor residual: valor al que se estima vender el activo una vez terminada su vida útil.
Método Lineal: Método de Línea Recta

Depreciación anual = (Costo adquisición – valor residual)/vida útil

Método Legal: SRI establece los porcentajes de depreciación anual.

Depreciación anual = (Costo adquisición)%
Activo Vida Útil %
(años) Depreciación anual
Edificios 20 5%
Maquinaria y equipo 10 10%
Muebles y enseres 10 10%
Equipo de oficina 10 10%
Vehículos 5 20%
Equipo de cómputo 3 33%
b) Ajuste por amortización
Están sujetos a amortización:
- Activos diferidos: Son aquellos desembolsos significativos que ocurren en forma
ocasional para crear, recrear, modificar o acceder a nuevos conceptos, que
permitirán mejor la posición de la empresa.
Inversión en reorganización
Inversión en el desarrollo de investigaciones.
- Activos intangibles: Constituyen derechos de uso de fórmulas, permisos, concesiones
y en general todo el potencial que se pueda obtener de creaciones científicas,
técnicas, licencias.
Marcas y patentes
Derechos de llave
Franquicias
Se denomina amortización a la pérdida de valor con el paso del tiempo de los activos
diferidos y de los activos intangibles.
La amortización:
- Constituye un gasto para la empresa.
- Se la registra antes de preparar los estados financieros. (cada fin de mes)
- Se utiliza una cuenta de contrapartida denominada “Amortización acumulada …”,
que representa una cuenta de valuación de su respectivo activo.
La Ley de Régimen Tributario Interno establece que los activos diferidos se amorticen en
5 años (20%) y los activos intangibles según el número de años establecidos en el
contrato.
c) Ajustes acumulados
Ajustes por obligaciones y derechos pendientes
- Los acumulados pendientes se presentan en el momento en que la empresa deja de
pagar gastos o cobrar ingresos que ya se devengaron.
- Los ajustes por derechos acumulados por cobrar:
Se crean en el momento de registrar los servicios prestados que aún no han sido
pagados por el cliente hasta la fecha de elaborar los estados financieros.
Constituyen derechos de cobro para la empresa (Activo Corriente)
- Los ajustes por obligaciones acumuladas por pagar:
Se crean al momento de registrar los gastos que ya se devengaron, pero que
aún no han sido pagados hasta la fecha de elaboración de los estados financieros.
Constituyen obligaciones de pago (Pasivos)
d) Ajustes diferidos
Precobrados y prepagados
- Es la expresión contable que se utiliza para dejar constancia en el presente de
activos o pasivos que se irán devengando en el futuro tan pronto como se evidencie
el uso.
- El objetivo de los ajuste por diferidos es dejar a las cuentas del activos prepagados
(pagados por anticipado) o pasivo precobrados (cobrados por anticipado), en los
saldos actuales.
Las característica de los pagos anticipados:
- La cuenta Caja acredita antes de recibir el bien o servicios.
- Se convierte en gastos al momento de devengarse.
- Mientras no se consuman o utilicen, estos valores constituyen activos para la
empresa.
- El ajuste se registra en el momento de devengar el servicio.

Las características de los cobros anticipados:

- La cuenta Caja debita antes de prestar el servicio.
- Todo cobro anticipado, al devengarse, se convierte en un INGRESO.
- Mientras no se devenguen, constituyen pasivos para la empresa.
- El ajuste se registra al momento de prestar el servicio.
e) Ajuste por consumo
- Son asientos que se registran al finalizar un ejercicio económico con el fin de dejar en
valor real a los inventarios de suministros, materiales y útiles de oficina o limpieza.
- Constituyen GASTOS para la empresa al momento en que se registran los consumos.
f) Ajuste por provisión para cuentas incobrables
- La mayoría de empresas, hoy en día vende a crédito.
- Cuando venden a crédito corren el riesgo de no poder cobrar esos valores.
- La técnica contable y el sistema tributario aconsejan a las empresas establecer la
provisión para posibles incobrables.
- La provisión para posibles incobrables es una reserva para cubrir posibles cuentas de
difícil o imposible cobro.
- Su reconocimiento dará lugar a un GASTO, pero simultáneamente se crea una
cuenta de contrapartida denominada “Provisión cuentas incobrables”, que actúa
como cuenta de valuación de su respectivo activo en el Estado de Situación
Financiera.
- La Ley de Régimen Tributario Interno acepta como gasto deducible el 1% del saldo
del movimiento del presente ejercicio.
3. MAYORIZACIÓN
- Consiste en trasladar los valores de cada una de las cuentas que aparecen en el
LIBRO DIARIO a otro denominado LIBRO MAYOR.
- El Libro Mayor es un registro de Contabilidad que recoge la información anotada
previamente en el Diario General.
- El Libro Mayor agrupa individualmente el movimiento DEBE o HABER de cada una de
las partidas.
- En un periodo contable se abrirán tantos libros mayores como número de cuentas
participantes que existan.
- Existen dos tipos de LIBRO MAYOR:
a) Libro Mayor Principal: para las cuentas de control general.
b) Libro Mayor Auxiliar: para las subcuentas y auxiliares.
Para mayorizar se utilizan ciertos formatos conocidos:
a) Formato en T

b) Formato en Folio
2.4. BALANCE DE COMPROBACIÓN
- Puede ser considerado un informe preliminar de la Contabilidad.
- En el Balance de Comprobación se registran las sumas de los movimientos deudores
y acreedores de las cuentas principales, así como los respectivos saldos.
- Con este balance, se constata que se ha cumplido con el principio de partida doble.
- Se dispone de datos que pueden ser verificados inmediatamente con el ánimo de
comprobar la razonabilidad de los saldos.