PASOS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

El siguiente proceso de seis pasos puede ayudarle a aprovechar al máximo las horas que tiene
disponibles cada semana para trabajar

PASO UNO.- Identifique y priorice sus metas

(Revisar video de gestión del tiempo y la gestión de prioridades)

¿Cuáles son los objetivos prácticos más importantes? ¿Qué tareas necesita realizar para lograr
esos objetivos? ¿Cuánto tiempo debería emplear en esas tareas?

• Revise sus metas a nivel de la organización,

departamento o unidad.

• Asigne a cada meta una prioridad. Las prioridades son

metas fundamentales: debe cumplirlas para manejar con
éxito su departamento o unidad. Las prioridades B son
metas habilitadoras: crean condiciones de negocios
adecuadas en el largo plazo o aprovechan una
oportunidad de negocios. Las prioridades C son metas
recomendables: mejoran nuestro negocio pero no
necesariamente lo revolucionan.

• Distinga entre tareas urgentes (las que exigen atención

inmediata) y tareas cruciales (las que favorecen sus
metas fundamentales). No todas las tareas urgentes son
cruciales.

Las metas son el punto de partida de la administración del tiempo eficaz. Actúan como una
brújula, dirigiendo el camino hacia los puntos en que usted debería concentrarse. Identifique
sus metas y sabrá lo que es más importante de cumplir en forma diaria, semanal y mensual.

La definición de metas es un proceso formal de determinar los resultados que se justifican

lograr. Cuando establece metas, se compromete a resultados que usted puede lograr a nivel
personal o de su equipo. Al determinar metas y medir su logro, usted puede:

Concentrarse en lo que es más importante Dedicar menos energía a las tareas que no
son fundamentales

Proporcionar a su equipo una dirección Impulsar la satisfacción en el trabajo

unificada

1
 Evitar las actividades que hacen perder Motivarse
tiempo

Las metas difieren en términos de marcos temporales e importancia. Así, es vital comprender
cómo categorizarlas y priorizarlas.

Actividad. Identificar y priorizar sus metas

Identificar en el siguiente cuadro sus principales meta.

Inciso Describir las principales metas

a)

b)

c)

d)

e)

En la siguiente parte priorice las metas en orden de importancia del 1 al 5, tomando en cuenta
que el cinco es el de mayor prioridad.

Inciso Orden de prioridad del 1 al 5

a)
b)
c)
d)
e)

2
Tipos de metas

Según su orden de importancia, las metas se pueden clasificar según se establecen en el

siguiente cuadro:

Tipo de meta Definición Ejemplo

-Para un gerente de proyecto, finalizar un proyecto
Objetivos que deben cumplirse para
de dos años a tiempo y dentro del presupuesto
Fundamental que su departamento o unidad
sería una meta fundamental.
continúe funcionando con éxito.
-Pasar todas tus materias

- Para un gerente de desarrollo de productos,

Objetivos que crean una condición
proporcionar capacitación que le permita a su
de negocios más adecuada en el
Habilitadora equipo trabajar en forma más eficaz sería una meta
largo plazo o aprovechan una
habilitadora.
oportunidad de negocios.
- Obtener Au en todas las materias

-Para un gerente de unidad, desarrollar un nuevo

Los objetivos que mejoran su
formulario para información de gastos que sea más
negocio volviendo las actividades
fácil de completar y requiera menos tiempo para
Recomendable más rápidas, más fáciles y más
llenar que el formulario actual sería una meta
atrayentes, pero no lo cambian
recomendable.
radicalmente.
- Obtener una beca

Sus metas fundamentales y habilitadoras son muy cruciales y deben guiar la forma en que
administra su tiempo.

Actividad. Identifica tus metas según su orden de importancia.

Metas Fundamental Habilitadora Recomendable

(Coloque el inciso)

3
 PASO DOS.- Divida las metas en tareas manejables

¿Qué actividades necesita realizar para alcanzar cada una de sus metas? ¿Cuánto tiempo
estima que requerirán las diversas tareas?

• Divida cada meta en las tareas clave requeridas para alcanzar la meta.

• Asigne a cada tarea la prioridad A (apoya sus metas fundamentales), B (apoya sus
metas habilitadoras) o C (tareas urgentes y no urgentes de poco valor o importancia).

• Ordene en secuencia las tareas en el orden en que se deben realizar para alcanzar la
meta relacionada.

• Estime el tiempo necesario para completar cada tarea.

• Establezca un plazo para realizar cada tarea.

Ha priorizado sus metas. Ahora necesita dividirlas en tareas manejables y estimar el tiempo
requerido para cumplir cada una de ellas. Éste es un proceso paso a paso para hacer esto:

Paso 1: Identifique las tareas requeridas

Considere cada una de las metas que usted y su unidad deben alcanzar. Enumere todas las tareas
clave para alcanzar cada meta.

Paso 2: Priorice las tareas

Una vez que considere que su lista de tareas está completa, asigne las prioridades "A", "B" o "C" a
cada una, de las cuales A representa las tareas con la prioridad más alta. Las prioridades que
asigna a las tareas deben reflejar la importancia de la meta que cada tarea favorece:

• Las prioridades A favorecen su metas fundamentales son tareas con alto valor y de
preocupación principal.

• Las prioridades B favorecen sus metas facilitadoras e indirectamente favorecen sus metas
fundamentales. Son tareas de un valor medio y un alto grado de urgencia.

• Las prioridades C incluyen tanto las tareas urgentes como las no urgentes de poco valor y
poca importancia.
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Paso 3: Secuencie la tarea

Al examinar sus tareas, observará que algunas son secuenciales mientras que otras son no
secuenciales.

- Las tareas secuenciales necesitan completarse en una secuencia; es decir, cada una debe
estar finalizada parcialmente antes de que comience la siguiente tarea. Por ejemplo, un
informe importante elaborado para la administración superior podría tener esta secuencia:

Reunir datos Resumir el informe Escribir el informe Hacer circular para obtener
comentarios Enviar

Coloque las tareas secuenciales en el orden correcto, indicando qué tareas se deben
completar personalmente y cuáles las debe completar su unidad o equipo. La figura
siguiente representa este proceso.

- Las tareas no secuenciales son aquellas que no siguen una secuencia lineal. Por ejemplo,
si está coordinando el desarrollo de un nuevo sistema computacional, los encargados de
desarrollar software podrían tener que esperar hasta que parte del hardware, pero no todo,
esté desarrollado. Luego de ese punto, gran parte del trabajo de los dos grupos se puede
realizar en paralelo. Para estos tipos de tareas, anote las relaciones entre los grupos y
téngalos presentes luego, cuando programe su trabajo.

Paso 4: Tiempo requerido estimado.

Determine cuánto tiempo requerirá para completar cada tarea o actividad de prioridad A y B que ha
identificado. Si ha realizado antes una tarea similar, aplique esa experiencia como base para su
tiempo estimado. Si no lo ha hecho, consulte a los colegas, a su gerente o compañeros de trabajo
quién puede ayudar a proporcionar las estimaciones. Agregue entre un 10% y un 20% de
"amortiguador" para tener en cuenta los problemas imprevistos.

Al analizar su uso real del tiempo y compararlo con la forma en que debería emplearlo, puede
identificar y abordar las prácticas deficientes de administración del tiempo. Ése es el tema del
siguiente Concepto básico.

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Actividad 5. Desarrollo de metas de un proyecto o algún departamento.

Actividad 6. Desarrollo de metas de una gerencia.

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Actividad. Orden del día y Minuta de acuerdos

En una empresa cuando se tiene junta con sus colaboradores, necesita enviar el orden del día
antes de entrar a la reunión, durante la junta debe llenar la minuta con los acuerdos a los que se
lleguen y por último enviar el documento a cada participante.

En la siguiente actividad se simulará dicha actividad lo cual permita evaluar la planeación de una
junta, lo cual permita administrar el tiempo adecuadamente.

MINUTA DE ACUERDOS

AREA:
Fecha________________.

PARTICIPANTES:

TEMA O TEMAS A TRATAR:_______________

- Lugar ( minutos), Comida ( minutos ), Bebida ( Minutos), Música ( minutos), Cooperación ( minutos)
y Generales ( minutos)

Fecha de
Responsable Acuerdo entrega

GENERALES

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PASO TRES.- Analice cómo ocupa su tiempo

Con frecuencia, los gerentes piensan que están usando su tiempo

para cumplir con tareas vitales. Pero en la realidad, están empleando
tiempo en actividades que no les permiten alcanzar objetivos de alta
prioridad. Por ejemplo, desperdician horas cada día respondiendo
correos electrónicos en lugar de planear una estrategia a largo plazo
para su departamento o ayudar a sus subordinados directos a
mejorar sus destrezas. Para usar su tiempo en forma más eficaz,
necesita resolver cómo en realidad está empleando su tiempo y
compararlo con la forma en que debería distribuirlo. Luego, necesita
identificar las formas de corregir las prácticas poco eficaces de
administrar el tiempo.

• Cree un registro de actividades para cada semana, en que indique cada actividad a la que
se está dedicando, cuánto tiempo toma cada actividad y en qué categoría se clasifica la
actividad (correo electrónico, papeleo, etc.).

• Asigne una prioridad a cada actividad de su registro.

• Analice el registro para observar qué tipos de actividades están consumiendo la mayor
parte de su tiempo, y si está empleando el tiempo de manera de favorecer sus objetivos
más importantes.

• Identifique las formas de mejorar su utilización del tiempo. Busque las causas
subyacentes a su administración deficiente del tiempo, como asistir a reuniones
innecesarias porque siente que no se le considerará un trabajador en equipo si no asiste.

Asumir el control de su tiempo, de modo que favorezca sus metas clave es más fácil si comprende
como está empleando realmente su tiempo. No puede planear y controlar el uso futuro del tiempo
hasta que comprenda esto. Éste es un proceso que ha ayudado a muchos gerentes a descubrir la
forma exacta en que están empleando su tiempo, y con frecuencia, la forma en que lo administran
incorrectamente.

Para poder ocupar su tiempo apropiadamente utilice los siguientes consejos:

1.- Cree un plan de actividades
2.- Asigne una prioridad a cada actividad de su registro
3.-Analice su registro
4.-Identifique las formas de mejorar su utilización del tiempo

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PASO CUATRO.- Reconozca y derrote las actividades que le hacen perder el tiempo

Ciertas prácticas, como postergar, asumir los problemas de los subordinados directos y pasar
con frecuencia de una tarea a otra se conocen por consumir el tiempo que se podría emplear de
mejor forma en otras actividades. Al comprender y prever estas actividades que hacen perder
tiempo, tiene más posibilidades de evitarlas o remplazarlas por mejores prácticas.

• Observe las actividades comunes que hacen

perder tiempo, como la postergación, la
sobrecarga del programa y los viajes innecesarios.

• Elabore estrategias para vencer las actividades

que hacen perder tiempo, por ejemplo, delegar las
tareas desagradables para evitar la postergación,
aprender a decir no a los colegas y subordinados
directos para evitar la sobrecarga del programa y
considerar las alternativas a los viajes
innecesarios.

Si es como la mayoría de los gerentes, muchos problemas de administración del tiempo que
aparecen en su registro de actividades se originan en hábitos que puede corregir. Éstas son
estrategias para vencer estas actividades que hacen perder tiempo.

Postergación

La postergación es el hábito de aplazar, retrasar o posponer una acción para un momento

posterior. La gente posterga por diversos motivos: tal vez encuentran la tarea inmediata
desagradable o poco interesante, temen que no realizarán bien la tarea o no saben por dónde
comenzar. Considere estos antídotos para la postergación:

Causa de la Antídotos
postergación
Tareas desagradables • Delegue la tarea: es posible que a otra persona no le resulte
o poco interesantes desagradable.

• Admita que está postergando y realice el trabajo.

• Imagine lo bien que se sentirá una vez que haya finalizado la

tarea.

• Programe la tarea de manera que no pueda echarse atrás.

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Temor al fracaso • Si carece de la capacitación o recursos necesarios para
completar una asignación, dígalo y obtenga la ayuda que
necesita.

• Si su temor proviene de la falta de confianza en sí mismo,

atenúelo comportándose en forma proactiva y planeando todo
lo que tiene que hacer para realizar el trabajo.

• Siga con el trabajo: la actividad puede ayudar a disipar el

temor.

Punto de partida poco • Comience por cualquier parte. Probablemente encontrará una
claro forma productiva de avanzar.

• Divida el trabajo en sus componentes, luego especifique las

tareas necesarias para realizar cada uno. Ordénelas en
secuencia, luego aborde la primera tarea.

Sobrecarga del programa

¿Asume más compromisos y responsabilidades de los que puede manejar? ¿Trabaja durante
las noches y los fines de semana para cumplir con sus plazos? ¿Siente que no importa lo que
haga, nunca se pondrá al día? En ese caso, aplique estas prácticas:

• Conozca sus responsabilidades y metas clave. Evite asumir actividades que no

favorezcan estos objetivos.

• Delegar. En lugar de asumir tareas porque los demás no están haciendo su trabajo o no
se desempeñan de acuerdo con sus estándares, delegue las tareas a las personas que
están a cargo de éstas.

• No suponga que todo tiene que hacerse. Concentre su energía en las tareas que son de
real importancia.

• Aprenda a decir no a sus colegas y a su jefe. Explique sus responsabilidades clave

indicando cómo asumir una tarea no relacionada pondrá en riesgo sus metas y ofrezca
una alternativa razonable.

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Actividad. Actividades que hacen perder el tiempo

Tema 1.- Problemas de los subordinados directos

¿Se está quedando sin tiempo mientras sus subordinados directos se están quedando sin
trabajo? Tal vez está permitiendo que los empleados le traigan problemas que deberían resolver
por ellos mismos. En ese caso, aprenda cómo ayudar a los subordinados directos a resolver sus
problemas:

• Permita que las personas le soliciten consejo sobre un problema, pero sólo para informar
avances o dificultades para manejar el problema.

• Cuando los empleados traigan problemas, pregúnteles cómo planean ellos manejar la
situación.

• Proporcione retroalimentación sobre las soluciones que propongan los subordinados

directos acerca de un problema, pero asegúrese de que los empleados, no usted,
implementarán las soluciones.

Tema 2.- Viajes innecesarios

Los viajes consumen mucho tiempo, por lo tanto, habitualmente debe evaluar su importancia. La
manera es la siguiente:

a) Haga un seguimiento de las horas empleadas en actividades como llegar al aeropuerto,

esperar en el terminal y regresar a casa.

b) Estime cuánto cuestan esas horas en términos de su sueldo y beneficios. Agregue esa
cifra al costo del transporte, alojamiento y comidas.

c) Compare el valor producido por su viaje y su costo financiero. ¿Hay una ganancia o una
pérdida neta?

d) Considere los costos de oportunidad de su viaje: el valor que habría podido crear si
hubiera permanecido en la oficina.

e) Considere las alternativas para el viaje, como las conferencias telefónicas o las
conferencias Web.

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Tema 3.- Sobrecarga de correos electrónicos y papeleo

Para evitar perder tiempo valioso en el correo electrónico:

• Revise el correo electrónico sólo en tiempos asignados durante el día.

• Solicite a los remitentes que no son de negocios que usen su dirección de correo
electrónico particular.

• Seleccione sus mensajes: elimine el correo no deseado, luego mueva los mensajes
urgentes a una carpeta rotulada "Urgente". Ocúpese de éstos en un momento específico.
Mueva otros mensajes a una carpeta "Más tarde", y respóndalos después de manejar
todas las tareas de alta prioridad de su programa.

• Solicite a la gente que cree líneas de asunto específicas para sus mensajes, de modo que
pueda discernir si eliminar o no un mensaje, dedicarse a éste inmediatamente o abordarlo
más tarde.

• Indique a las personas el tipo de información que desea y la que no desea recibir por
correo electrónico.

Para manejar el papeleo:

• Si las comunicaciones impresas no requieren su respuesta, écheles un vistazo y luego

descártelas o archívelas según corresponda.

• Si la requieren, y puede responder con rapidez, hágalo inmediatamente y luego descarte

o archive la comunicación.

• Si está demasiado ocupado como para proporcionar la respuesta requerida, deléguela si

es posible o colóquela en un archivo "Más tarde", clasificado por prioridad.

Tema 4.- Reuniones mal dirigidas

Para reducir la pérdida de tiempo en las reuniones:

• Elimine o desista de las reuniones innecesarias.

• Evite las reuniones en que puede contribuir poco o que no le servirán de mucho.

• Antes de comprometerse con una reunión, solicite la agenda para poder decidir si asistir o
no.

• Si está organizando una reunión, asegúrese de que ésta siga una agenda, mantenga el
programa y al final las personas se comprometan a seguir acciones específicas.

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Tema 5.-Distracciones y costos del cambio de actividad

Distracciones como verificar el estado del tiempo en Internet o conversar con una visita, le
obligan a tomar un tiempo para revisar lo que estaba haciendo antes de la distracción y volver a
concentrarse en la tarea inmediata. Estos costos de cambio de actividad pueden reducir en
forma colectiva la eficiencia de una empresa en un 20% a 40%. Para resistir las distracciones
cuando está trabajando en algo importante:

• Haga que el correo de voz conteste sus llamadas.

• Desactive su correo electrónico.

• Despeje su escritorio de periódicos y otros materiales irrelevantes.

• Cierre la puerta de su oficina y coloque un letrero de "No molestar" en ella.

• Concéntrese en una sola tarea hasta que la haya terminado. Luego pase a la siguiente.

Ahora que ha analizado su uso del tiempo y se ha familiarizado con las actividades comunes que
hacen perder tiempo, está listo para comenzar a programar su tiempo en forma más eficaz.

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PASO CINCO.- Programe su tiempo con mayor eficacia

(Revisar video del principio 90-10)

una vez que sabe cuáles son sus metas, cómo está
realmente empleando su tiempo y de cuáles prácticas poco
eficaces es víctima, puede comenzar a cambiar la forma
en que programa su tiempo. Esto incluye utilizar
herramientas para la administración del tiempo en forma
más eficaz. También significa crear programas que
favorezcan sus prioridades. Y significa asignar tiempo para
resolver problemas inesperados y aprovechar las
oportunidades no planeadas.

• Utilice herramientas de programación, como las listas de tareas pendientes, calendarios

de citas, y organizadores diarios o semanales.

• Desarrolle su programa: Ingrese las tareas e indique los marcos temporales en los cuales
espera finalizar las tareas.

• Reserve algún "tiempo libre" en su programa para manejar las situaciones y

oportunidades imprevistas.

Ahora que sabe cómo emplea su tiempo y está atento a las actividades que hacen perder
tiempo, está listo para comenzar a programarlo en forma más eficaz. ¿Su meta? Utilizar el
tiempo de manera de poder alcanzar sus metas más importantes.

Un programa es la mejor forma de manejar el tiempo en forma sistemática. Un programa es un

compromiso escrito para cumplir tareas dentro de un marco temporal específico. Le permite
visualizar su tiempo disponible y su plan de asignación. Y le permite ver fácilmente los bloques
de tiempo no comprometidos. Lo que es más importante, le indica si sus tareas de prioridad A y
B están ocupando la mayor parte de su tiempo, como debería ser.

Existen muchos tipos diferentes de herramientas de programación:

• Listas de tareas pendientes

• Calendarios de citas

• Organizadores diarios y semanales, impresos o electrónicos

• Software y hardware de programación conectado a una red

• Calendarios murales

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Su empresa podría proporcionar esas herramientas. Utilícelas si se ajustan a su estilo personal;
de lo contrario, busque otras. Es muy probable que utilice un sistema que se ajuste a su estilo de
trabajo.

Desarrolle su programa

Desarrolle su programa ingresando las tareas e indicando los marcos temporales en los cuales
espera finalizar las tareas. Estas pautas pueden ayudarle a crear un programa útil:

• Ingrese primero las tareas de prioridad A y luego coloque las tareas de prioridad B en los
intervalos de tiempo restantes.

• Programe actividades que requieran creatividad y energía durante el momento del día en
que en general esté más alerta y con más energía. Programe las tareas rutinarias durante
los períodos de energía baja.

• Deje algunos bloques de tiempo sin programar para ajustarlos a las crisis inesperadas,
oportunidades e intercambios sorpresivos con sus colegas o subordinados directos.

• Evite las reuniones consecutivas. Necesita tiempo después de cada reunión para
procesar la información y ejecutar las acciones.

• Consolide las tareas como el correo electrónico, el papeleo y las llamadas telefónicas
cuando sea posible. Por ejemplo, reserve 9:00-9:30 a.m. y 4:30-5:00 p.m. para estas
tareas. Por lo general, consolidar las tareas reduce el tiempo total requerido para
realizarlas eliminando el tiempo de partida y de cambio de actividad.

• A medida que avanza la semana, traslade las tareas de prioridad sin finalizar a tiempos
disponibles futuros, y si es necesario, elimine las tareas de prioridad baja.

• Mantenga su programa a la vista en el monitor de su computadora o en su escritorio.

Saque el mayor provecho de su lista de tareas pendientes

Una herramienta simple y comúnmente usada, una lista de tareas pendientes, reúne todas las
tareas que necesita completar en un día determinado en un formato atractivo. Incluye:

• La reuniones a las cuales debe asistir

• Las decisiones que debe tomar

• Las llamadas telefónicas que debe realizar o espera recibir

• Los correos electrónicos, cartas y memorandos que debe escribir

• Las tareas de prioridad A y B sin finalizar del día anterior

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Incorpore flexibilidad a su programa

A medida que la gente asume mayores niveles de responsabilidad gerencial, sus deberes se
vuelven menos estructurados y su trabajo se vuelve más ambiguo e impredecible. Así, los
programas de los gerentes deben contener la suficiente flexibilidad como para ajustarse a ese
trabajo.

Para incorporar flexibilidad a su programa:

• Reserve más "tiempo libre" en su programa diario.

• Ingrese sólo las tareas y plazos más fundamentales en el programa para dos o más
semanas hacia delante.

• Desarrolle una disposición a eliminar tareas programadas cuando se presenten

oportunidades o crisis.

Una mayor flexibilidad no hará que su día esté menos ocupado, pero le garantizará que tendrá
tiempo para manejar lo que tiene más importancia. Una vez que haya elaborado el programa,
necesitará revisar periódicamente su progreso para asegurarse de que se mantiene
encaminado.

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 PASO SEIS.- Monitoree y mejore las estrategias de administración del tiempo

Una vez que haya definido un horario, póngalo en

práctica. Monitoree lo que sucede, identifique
problemas y ajuste sus estrategias de administración
del tiempo, de modo que mejore constantemente la
forma en que lo está usando.

• Al menos una vez al día, determine cómo le ha ido en relación con el programa.

• Busque patrones, como postergar o subestimar en forma crónica el tiempo requerido por
las tareas.

• Afine su método de administración del tiempo reformulando partes de su programa

basándose en lo que ha aprendido sobre su uso del tiempo.

Una vez que haya comenzado a utilizar su programa, es vital monitorear su progreso con respecto
a éste. De esta forma, puede identificar los problemas y encontrar las maneras de mejorar
constantemente su sistema de administración del tiempo.

Verifique su progreso

Al menos una vez al día, determine cómo le ha ido en relación con el programa. Muchos gerentes
realizan esta revisión en la mañana y al final de cada día. Al revisar su progreso, formúlese las
siguientes preguntas:

• "¿Estoy realizando las tareas que definí para hoy?" ¿Si no

es así, qué le impide hacerlo? Por ejemplo, ¿está subestimando la
cantidad de tiempo que necesitan las tareas?

• "¿Estoy progresando hacia el logro de mis metas?" Si no es

así, tal vez está programando demasiadas actividades.

• "¿Me siento más concentrado?" Si no es así, es posible que

esté incluyendo demasiadas tareas de prioridad C en su programa o
no que no esté agrupando las tareas similares.

• "¿Puede mantener este programa?" Si no es así, es posible

que esté utilizando una herramienta o sistema de programación que
no se ajusta a su estilo de trabajo.

Basándose en sus respuestas a esas preguntas, determine si necesita realizar cambios mayores o
menores en su sistema de administración del tiempo.

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Busque patrones

Al revisar su progreso y reflexionar si su sistema de programación necesita mejoras, busque

patrones en cualquier problema que esté enfrentando.

Por ejemplo, si tiene dificultades para finalizar las tareas a tiempo, trate de descubrir lo que le ha
impedido hacerlo. Los motivos comunes de este patrón en particular pueden incluir:

• Subestimar en forma crónica el tiempo requerido por las tareas

• Postergación

• Permitir que las interrupciones quiten tiempo

• Dejar demasiado poco tiempo disponible para exigencias imprevistas

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