Guia MO 2022 - 29 - Junio

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
J UNIO DE 2022
Secretaría de la Contraloría General
Guía para la elaboración de Manuales de Organización
PODER EJECUTIVO

LIC. FRANCISCO ALFONSO DURAZO MONTAÑO
G OBERNADOR C ONSTITUCIONAL DEL E STADO DE S ONORA
LIC. GUILLERMO ALEJANDRO NORIEGA ESPARZA

S ECRETARIO DE LA C ONTRALORÍA G ENERAL
MTRO. M ANUEL A LEJANDRO L ÓPEZ P ALAFOX

E NCARGADO DEL D ESPACHO DE LA D IRECCIÓN G ENERAL DE
D ESARROLLO A DMINISTRATIVO
Dirección General de Desarrollo Administrativo 2

CONTENIDO
Páginas
PRESENTACIÓN…………………………………………………………………………………....... 4
OBJETIVO DE LA GUÍA…………………………………………………………………………….. 5
I.- DEFINICIONES
1. ¿Qué es el manual de organización? ............................................................................................ 6
2. Objetivo………………………………………………………………………………………. 6
3. Tipos de Manual y Fundamento jurídico…………………………………………………. 6
4. Ventajas de contar con un Manual de Organización…………………………………………. 7
5. Quienes son responsables de elaborar el Manual de Organización………………………….. 8
6. Causas que originan su Revisión y Actualización……………………………………………. 8
7. Validación del Manual de Organización……………………………………………………... 8
8. Aprobación de la Estructura Orgánica………………………………………………………... 8
9. Difusión del Documento……………………………………………………………………… 8
II.- PRINCIPIOS TÉCNICOS RESPECTO DE LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN…. 10

III.- ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN………………….
1. DE IDENTIFICACIÓN……………………………………………………………………. 16
2. DE CONTENIDO…………………………………………………………………………… 17
 Introducción…………………………………………………………………………………... 17
 Antecedentes Históricos……………………………………………………………………… 18
 Marco Jurídico-Administrativo………………………………………………………………. 18
 Atribuciones…………………………………………………………………………………... 20
 Estructura Orgánica…………………………………………………………………………... 21
 Organigrama…………………………………………………………………………………. 23
 Objetivo………………………………………………………………………………………. 25
 Funciones……………………………………………………………………………………... 26
 Definición de términos…………………………………………………….............................. 30
 Programas o Proyectos Especiales (Opcional)……………………………………………….. 31
 Bibliografía…………………………………………………..……………………………….. 32
GLOSARIO DE TÉRMINOS………………………………………………………………………… 33
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………………………. 35

PRESENTACIÓN
La Secretaría de la Contraloría General emite la presente Guía para la elaboración de manuales de

organización como parte de las acciones que contempla nuestro marco de actuación y el Plan
Estatal de Desarrollo 2021-2027 enfocadas al fortalecimiento de la gestión interna de la
Administración Pública Estatal para mayor satisfacción de nuestra sociedad.
La guía tiene como objetivo orientar a quienes tienen la responsabilidad de elaborar y mantener
actualizados los manuales de organización al interior de la Administración Pública Estatal, por lo
que se ha incluido un apartado con principios básicos con respecto a las estructuras
organizacionales, que esperamos faciliten su integración y por otra parte se ha simplificado la
presentación de los organigramas al incluir solo uno de ellos que representa gráficamente la
estructura orgánica.
Además, se ha desarrollado una herramienta informática denominada sistema de integración y

control de documentos administrativos (SICAD), a través de una página web se gestionara el
proceso de elaboración y actualización del manual de organización, con lo cual buscamos
adecuarlos a los nuevos tiempos con la incorporación de tecnologías de la información y
comunicaciones para agilizar las tareas gubernamentales.
Por lo anterior nos es grato poner a disposición de los servidores públicos de la Administración
Pública Estatal este instrumento de apoyo administrativo esperando cumpla cabalmente con su
objetivo.

OBJETIVO DE LA GUÍA
Proporcionar a las dependencias y entidades de la administración pública estatal, los elementos

técnicos necesarios para la elaboración de manuales de organización, así como uniformar los
criterios que permitan sistematizar la información contenida en los mismos.

I. DEFINICIONES
1. ¿Qué es el manual de organización?:
El Manual de Organización es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática la

información y/o las instrucciones sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones,
antecedentes históricos, estructura orgánica y organigrama, objetivo y funciones de la dependencia
o entidad, constituyéndose en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones
jerárquicas que se dan entre los elementos de la estructura organizacional; delimitando el marco de
actuación y precisando las funciones de cada una de las áreas administrativas.
2. Objetivo:
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional,
así como los tramos de control y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad
administrativa de la Institución.
3. Tipos de manual:
Para efectos de la presente Guía, a continuación se define los tipos de manual en cuanto a su
alcance:
Manual General de Organización.- Documento que muestra la organización formal de una

Dependencia o Entidad, definiendo el objetivo y funciones de las unidades administrativas que la
integran.
Manual Específico de Organización.-Documento que muestra la organización formal de una

Unidad Administrativa, definiendo el objetivo y funciones de las áreas administrativas que la
integran.

Fundamento jurídico.- Normatividad establecida para la elaboración de este instrumento:
La Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, en su artículo 14 establece que el
Gobernador del Estado, emitirá todas aquellas disposiciones que tiendan a regular el
funcionamiento de las dependencias. Así mismo, el párrafo tercero del artículo referido, señala que
los manuales de organización deberán mantenerse permanentemente actualizados.
En el caso de la Administración Pública Paraestatal, el artículo 56 de la Ley en comento establece

que las Entidades deberán formular, aprobar y mantener permanentemente actualizados sus
manuales de organización.
El artículo 26, apartado B, fracción XI y X

II de esta misma Ley, faculta a la Secretaría de la Contraloría General a definir y difundir las
políticas y lineamientos para la elaboración y actualización de este tipo de documentos, validando
los proyectos resultantes; además de aprobar y registrar las estructuras orgánicas de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal y sus modificaciones.
4. Ventajas de contar con un Manual de Organización :
 Presenta una visión de conjunto de los órganos administrativos de las unidades

administrativas de la Dependencia o Entidad.
 Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a los Órganos Administrativos de

la Unidad Administrativa para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar
responsabilidades.
 Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y

proporciona uniformidad en su desarrollo.
 Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando

la repetición de instrucciones y directrices.
 Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de

modernización administrativa.

 Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su

incorporación e inducción a las distintas áreas.
 Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de los órganos

responsables.
5. Quienes son Responsables de elaborar el Manual de Organización:
Están obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de organización los titulares de todas
las dependencias y organismos públicos descentralizados, así como de cada una de sus unidades
administrativas y órganos desconcentrados; los fondos, fideicomisos y empresas de participación
estatal mayoritaria, cuando así lo marque su ordenamiento de creación.
6. Causas que originan su Revisión y Actualización:
La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organización surge al modificarse su

Reglamento Interior y/o las tareas al interior de los órganos administrativos, que signifiquen
cambios en sus atribuciones y en su estructura. En ese sentido, los titulares de las dependencias,
entidades o unidades administrativas deberán informar oportunamente a los responsables de
elaborar el manual de organización, sobre todo cambio en torno a las actividades o responsables de
proporcionar un servicio al público o de apoyo interno, con el objeto de que se realicen las
adecuaciones correspondientes.
7. Validación del Manual de Organización:
Como se ha mencionado anteriormente, una vez integrado el documento en su totalidad, el

“sistema” habilita una función para el “envío a SECOG” para su revisión y validación, en este
punto es importante señalar que en caso de ser necesario, se elaborará y remitirá una cedula de
observaciones y recomendaciones utilizando en todo momento el flujo establecido en el SICAD.
8. Aprobación de la Estructura Orgánica.

En forma paralela a la revisión del manual de organización y en su caso, se aprobarán las estructuras
orgánicas, mismas que se incorporaran al registro correspondiente, el organigrama registrado se
remite a la Subsecretaría de Recursos Humanos para los efectos aplicables.
En cumplimiento al artículo 64, del presupuesto de Egresos del Estado de Sonora, para el ejercicio
fiscal 2022, que textualmente dice: “Para la autorización de modificaciones en los Reglamentos
Interiores o Manuales de Organización de Dependencias y Entidades o cambios de cualquier

naturaleza que impliquen actualización en la estructura organizacional y/o en la plantilla del
personal, se requerirá previamente el análisis y validación por parte de la Secretaría. (Hacienda)
La Contraloría, NO autorizará modificaciones en la estructura organizacional dentro de los
Reglamentos Interiores o Manuales de Organización de las Dependencias o Entidades, sin antes
verificar que se disponga de fuente de financiamiento a largo plazo con la Secretaría.
9. Difusión del Documento:
Una vez validado el manual de organización mediante oficio del C. Secretario de la Contraloría
General (único documento físico que se genera fuera del SICAD), este deberá ser difundido entre
el personal para que lo conozcan y apliquen en el desarrollo de sus funciones y así constituya una
plataforma de trabajo actualizada y mejorable. Para lo anterior, bastará con que ingresen a la
sección de consulta de manuales vigentes y anteriores, para lo cual no es necesario ser un usuario
registrado pues es una sección de libre acceso.
Es importante señalar que los manuales en proceso de elaboración o actualización no estarán

disponibles hasta en tanto no terminen el proceso de revisión y validación correspondiente, por lo
que en su caso los usuarios no registrados visualizaran solo las versiones anteriores.
Así mismo, el manual de organización deberá ponerse a disposición del público, a través del Portal
de Transparencia asegurando el cumplimiento de lo establecido de la Fracción II del artículo 14 de
la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.

II. PRINCIPIOS TÉCNICOS RESPECTO DE LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL:
1. Identificar una necesidad real para el cambio organizacional, a través de un diagnóstico
cuidadoso de la situación existente para determinar el alcance del problema u oportunidad de
mejora.
Entre los síntomas de deficiencia estructural se destacan los siguientes:
 La toma de decisiones se demora o carece de calidad, debido a que existen sobrecarga en
los niveles que toman decisiones, la delegación de la autoridad es insuficiente, la
información no llega a las instancias correctas y los enlaces de información vertical y
horizontal son inadecuados.
 La organización no responde en forma innovadora a un entorno cambiante, no existe
coordinación horizontal y responsabilidad con la innovación y adaptación al entorno.
 Es evidente que hay conflicto cuando las unidades administrativas actúan con propósitos
encontrados o alcanzan metas departamentales a costa de objetivos organizacionales o
institucionales.
2. La estructura de organización debe alcanzar dos propósitos:
 Ofrecer un marco de responsabilidad, líneas de reporte y mecanismos de agrupamiento
orgánico funcional.
 Proporcionar mecanismos para enlazar y coordinar los elementos organizacionales en un
todo coherente.
3. Las propuestas de estructuración o reestructuración organizacional deben sustentarse
fundamentalmente en las atribuciones asignadas a las dependencias, órganos desconcentrados y
organismos auxiliares, por lo que la fuente primigenia en el diseño de las estructuras orgánicas son
las leyes, decretos y acuerdos que crean a estas organizaciones públicas.
Asimismo, el diseño de una estructura de organización racional, eficiente y eficaz debe basarse en
la identificación de la misión o propósito esencial de la dependencia u organismo auxiliar, así como
de su visión estratégica que permita direccionar su actuación.
4. De las facultades asignadas a las dependencias, órganos desconcentrados y organismos auxiliares

se debe derivar la formulación de un listado de funciones sustantivas, las cuales fundamentan la
creación o modificación de unidades administrativas a través de un esquema de división del trabajo
y especialización. No obstante, es importante evitar que se fragmenten a su mínima expresión las
atribuciones o funciones como medida para incrementar el número de unidades administrativas
ejecutoras; sino por el contrario, se recomienda agruparlas por su naturaleza, afinidad o
complementariedad, lo que permitiría eliminar duplicidad de órganos y funciones.
Esta medida garantizaría que las estructuras de organización propuestas estén alineadas a las
atribuciones, funciones, programas y procesos de trabajo.

5. Las estructuras de organización que se propongan podrán considerar unidades administrativas

con nivel de Secretaría o equivalente hasta Departamento o equivalente; sin embargo, se
recomienda diseñar estructuras menos jerarquizadas y más horizontales, eliminando o evitando
proponer niveles jerárquicos innecesarios, a fin de acortar el proceso de toma de decisiones, ampliar
tramos de control, facilitar la comunicación y eliminar instancias de coordinación y supervisión.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con
las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta una o más de un área subordinada.
Se representarán en el organigrama unidades administrativas con nivel jerárquico inferior a
departamento, únicamente en los casos que ejerzan actos de autoridad.
6. Los niveles jerárquicos reconocidos en la Administración Pública Estatal son Secretaría,

Subsecretaría, Dirección General, Dirección de Área, Subdirección y Departamento, o sus
equivalentes, por lo que no se deberá plantear la creación o modificación de unidades
administrativas con niveles jerárquicos intermedios a éstos.

7. En la estructura de organización de una Secretaría los niveles jerárquicos aceptados para las
unidades que se ubican en área staff son de subdirección, dirección de área y dirección general o
equivalentes; para las unidades administrativas staff de una subsecretaría los niveles jerárquicos
aceptados son de departamento, subdirección y dirección de área o sus equivalentes; y para las
áreas staff de una dirección general los niveles jerárquicos aceptados son de departamento y
subdirección o sus equivalentes. No obstante, sus denominaciones no reflejarán su nivel jerárquico,
con el propósito de diferenciarlas de las unidades administrativas sustantivas.
8. Con el propósito de determinar el nivel jerárquico y número de unidades administrativas que

conformaran la estructura de organización de una dependencia u organismo auxiliar se ponderará
previamente el grado de complejidad de las funciones y cargas de trabajo, el nivel de
responsabilidad para su cumplimiento, la asignación y agrupamiento de funciones, tramos de
control, así como el ejercicio y delegación de autoridad.

9. Los planteamientos de estructuración o reestructuración organizacional se orientarán a lograr un

equilibrio en las cargas de trabajo de las unidades administrativas desde un enfoque funcional y
territorial.
10. Es necesario evitar que en el diseño de la estructura de organización influyan consideraciones

respecto de personas o niveles salariales, toda vez que el sustento fundamental de una propuesta de
estructuración o reestructuración organizacional sea la adecuada división del trabajo basada en
atribuciones, funciones y procesos, con una jerarquización y especialización racional, tramos de
control idóneos y claridad en las líneas de autoridad y responsabilidad.
11. Las unidades administrativas con funciones sustantivas deberán graficarse en la línea de
autoridad directa de la dependencia, órgano desconcentrado u organismo auxiliar y las unidades
administrativas con funciones adjetivas o de soporte se ubicarán en el área staff de la alta dirección.
12. De acuerdo con la naturaleza de las funciones de las dependencias y organismos auxiliares se
deberá tender al establecimiento de una estructura orgánica desconcentrada territorialmente con
funciones operativas y suficientes facultades de autoridad y decisión, lo que permitiría reducir el
número de las unidades administrativas centrales, las cuales tendrían un carácter normativo.

13. Los organigramas que se propongan deberán evitar tramos de control lineales (linealidad
administrativa) o tramos de control amplios que rebasen la capacidad de supervisión de las
unidades administrativa de nivel superior. Asimismo, los tramos de control reducidos favorecen la
jerarquización excesiva de la estructura, por lo que se sugiere lograr equilibrios en el esquema de
coordinación y supervisión, a través de establecer un promedio de cuatro a seis unidades
administrativas subordinadas a una superior, con relaciones de reporte, comunicación y autoridad,
atendiendo a criterios de diferenciación o estandarización de funciones.
14. Las denominaciones de las unidades administrativas deberán ser simples y reflejar, en la medida
de lo posible, el conjunto de funciones asignadas, es decir, debe existir correspondencia entre
funciones y denominación de la unidad administrativa. Asimismo, se deberá evitar que las unidades
administrativas tengan bajo su adscripción unidades administrativas con la misma denominación.

15. El subsistema de apoyo o soporte debe constituirse como máximo por el 20% de las unidades
administrativas que conforman la estructura de organización, por lo que el número de unidades
staff no podrá ser mayor al de las unidades administrativas sustantivas.

III. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL

Para el uso del SICAD está disponible el manual de usuario correspondiente al coordinador interno
de cada unidad administrativa, con el fin de que tengan un documento de consulta para conocer
paso a paso que le corresponde realizar en el sistema.
Todo el proceso será a través del “sistema” con lo cual buscamos eliminar diversas situaciones que
actualmente inhiben la constante actualización de este documento como las impresiones de los
borradores para su revisión en Contraloría, la emisión de oficios hacia y desde Contraloría
(incluyendo los tiempos de traslado físico entre oficinas gubernamentales), de tal forma que ahora
los usuarios registrados serán notificados vía correo electrónico cuando se requiera realizar alguna
modificación, revisión o autorización.
Una de las ventajas a partir de la incorporación del SICAD es que la integración del manual de
organización será realizada enteramente por el “sistema” a partir de la información previamente
capturada.
En este sentido, la presentación será prácticamente igual a la que se venía trabajando, esto es con
la siguiente estructura:
1. DE IDENTIFICACIÓN
La identificación o portada se refiere a la carátula oficial del Manual de Organización mostrando

el logotipo de la Dependencia y/o el logotipo propio del organismo, observando los lineamientos
generales del manual de identidad del Gobierno del Estado de Sonora.
Debido a que no habrá un documento con firmas autógrafas, se sustituye la hoja de firmas
incorporando a la portada la denominación de los puestos de:
 Titular de la Unidad Administrativa
 Titular de la Dependencia o Entidad correspondiente
 Titular de la Secretaría de la Contraloría General, con la siguiente leyenda:
“Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 26, Apartado B fracción XI y XII de la Ley Orgánica del
Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, mediante oficio No. ________ de fecha __ de _______ de 20__”.
Como quien elabora, presenta y validan respectivamente el documento electrónico.

2. DE CONTENIDO
En este apartado se presentan de manera ordenada los capítulos y/o apartados que constituyen el
manual de organización, en el orden que se describe a continuación:
 Introducción
 Antecedentes Históricos
 Marco Jurídico - Administrativo
 Atribuciones
 Estructura Orgánica
 Organigrama
 Objetivo y Funciones
 Definición de Términos
 Programas o Proyectos Especiales (Opcional)
 Bibliografía
 Introducción.
Se refiere a la presentación que el titular de la Unidad Administrativa dirige al lector, sobre el

contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden
cumplir a través de su integración. Además, incluye información sobre el ámbito de competencia
de la organización, cómo se usará y cuando se harán las revisiones y actualizaciones. La redacción
deberá ser concisa, clara y comprensible.
Ejemplo:
Introducción:
El presente manual de organización de la

Dirección General de Recursos Humanos,
es de observancia general, como
instrumento de información y de consulta.
El manual es un medio de familiarizarse con
la estructura orgánica y con los diferentes
niveles jerárquicos que conforman esta
organización. Su consulta permite
identificar con claridad las funciones y
responsabilidades de cada una de las áreas
que la integran y evitar la duplicidad de
funciones.
.................Etc.

 Antecedentes Históricos.
Este apartado se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes
sobre la existencia de la dependencia, entidad o unidad administrativa. Se mencionan las leyes o
decretos que crearon y han modificado los aspectos de su organización.
Ejemplo:
I.-Antecedentes Históricos
El 10 de marzo de 1997, con la expedición

de la Ley Núm..., se indica la creación de
esta Entidad.
Esta institución es un organismo
descentralizado que inicialmente tenía la
facultad de..., la cual fue modificada por
Decreto publicado en B.O. No. 30, de fecha
5 de agosto de 2002.
Inicialmente su estructura era..., la cual fue
modificada en fecha..., para dar
cumplimiento a la ampliación de su marco
atributivo...
.................Etc.
 Marco Jurídico – Administrativo
En este capítulo se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la
operación y funcionamiento de la dependencia, entidad o de las unidades administrativas
comprendidas en ella.
Formalmente, los ordenamientos jurídico – administrativos deberán presentarse en forma

enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales.
Se deberán ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos - administrativos vigentes, en forma

descendente, según se muestra a continuación:
 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora
 Leyes
 Códigos
 Decretos
 Convenios
 Reglamentos
 Acuerdos
 Actas Constitutivas
 Circulares
 Otros
Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y
administrativos, indicando fecha de publicación y número de Boletín Oficial, en forma cronológica
en cuanto a su aparición.
Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores se integrará cronológicamente

según su última fecha de reforma.
Ejemplo:
Marco Jurídico - Administrativo
 Constitución Política de los

Estados Unidos Mexicanos.
 Constitución Política del Estado
Libre y Soberano de Sonora.
 Ley Orgánica Núm. 26, de la
Administración Pública Estatal
(B.O. No. 53 del 30 de dic. 1985).
 Ley del Servicio Civil del Estado
de Sonora (B.O No.27 del 27 de
agosto de 1977).
 Reglamento Interior de la
Secretaria de..., (B. O... de...,).
 Convenio de... (B.O..., de...,).
 Acuerdo que establece las bases
para la formulación, ejecución,
coordinación y evaluación del
programa..., (B.O... de...,)

 Atribuciones
Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines, se
constituyen además en la facultad de obrar o derecho de hacer, asignada a la dependencia o entidad
mediante un instrumento jurídico o administrativo.
En este apartado se deberá hacer una transcripción textual de las facultades o atribuciones
establecidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, Ley o Decreto de
creación, según corresponda, cuando sea el caso del Manual General de Organización de una
Dependencia o Entidad; y cuando se trate del Manual Específico de Organización de una unidad
administrativa (Dirección General o equivalente), se transcribirán las atribuciones que le asigna el
Reglamento Interior correspondiente a la Unidad Administrativa, indicándose el artículo
correspondiente, o lo especificado en alguna otra normatividad que le resulte aplicable.
Con relación a un manual de organización de una Entidad, se considerarán las atribuciones

conferidas en la Ley o Decreto de creación y del Reglamento Interior de la misma.
En cada uno de los casos anteriores debe señalarse el título completo del ordenamiento, artículo y
las fracciones correspondientes.
Ejemplo:
Atribuciones:
Reglamento Interior de...,
Artículo 12. La Dirección General de
Desarrollo Administrativo estará
adscrita al Titular de la Secretaría, y
tendrá a su cargo las siguientes
atribuciones:
I. Planear, programar, ejecutar y

controlar las acciones que
promuevan el Desarrollo
Administrativo en la
Administración Pública
Estatal;
II. ...,
III. …,

 Estructura Orgánica
Este apartado se refiere a la descripción ordenada por niveles jerárquicos de las unidades
administrativas adscritas a una dependencia o entidad, o a los órganos administrativos de una
unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar
gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
Se deberá representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las de apoyo.
Ejemplo:
Estructura Orgánica
1. Dirección General de Recursos

Humanos
1.0.1. Unidad de
Informática
1.1 Dirección de Desarrollo de

Personal.
1.1.1. Subdirección de
Reclutamiento
Capacitación.
1.2 Dirección de Nómina

Sistemas
 Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática la posición de

los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de
autoridad; así como sus respectivas relaciones, por lo que se debe asegurar que coincida con el
apartado anterior, tanto en lo referente a la denominación de los puestos, al nivel jerárquico, así
como al orden de presentación. Se recomienda no usar las abreviaturas en el nombre de los órganos
que conforman la unidad administrativa.
En su diseño deberá tomarse en consideración lo siguiente:
1. Forma.- Se utilizará la figura del rectángulo, el cual deberá dividirse en dos partes y en
cuya primera parte se debe establecer la denominación del órgano administrativo y el nivel
del puesto según el tabulador. (Ver ejemplo de estructura pag. 23)

2. Dimensión de la Figura.- El tamaño de los rectángulos deberá ser siempre el mismo, sin
importar los niveles jerárquicos.
3. Colocación de las figuras.- Las figuras se colocan con base a los diferentes niveles
jerárquicos, igual nivel jerárquico y nivel de desconcentración.
4. Líneas de Conexión.- Indican las relaciones entre los diferentes órganos.
 Relación principal de autoridad (relación lineal).- Implica una relación

subordinada entre los responsables de la Unidad y sus subalternos.
 Relación de apoyo.- Es la que existe entre los órganos que tienen por objeto apoyar
a los de línea. Se colocan perpendicularmente al órgano que apoyarán.
 Relación de desconcentración.- Representa a los órganos geográficamente

desconcentrados de la unidad administrativa de la que dependen.

Organigrama.
Organigrama consiste en presentar la estructura organizacional de una Unidad Administrativa hasta

jefatura de Departamento o equivalente.
Ejemplo:
Dirección General de Desarrollo Regional y Municipal

Organigrama
Dirección General
de Desarrollo
Regional y
Municipal
12
Dirección de Dirección de
Asesoría a Desarrollo Regional
Municipios
11 11
Subdirección de
Desarrollo
Municipal
10
Departamento de Departamento de
Programas Evaluación
Regionales Regional
9 9

 Objetivo
Describe el propósito que pretende alcanzar la dependencia / entidad o unidad administrativa para
el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribución.
La determinación del mismo deberá ser lo más claro posible y su redacción sencilla y en párrafos
breves.
La determinación del mismo se hará con apego a las atribuciones conferidas por Ley.
 Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo.
 Se describirá, en lo posible, en una extensión máxima de nueve renglones.
 Describir el objetivo con base a las atribuciones de la dependencia, entidad o unidad
administrativa, según corresponda.
 Se evitará el uso de adjetivos calificativos.
 Se evitará subrayar conceptos.
 El objetivo debe ser evaluado por el titular de la dependencia, entidad o unidad
administrativa, a fin de que el funcionamiento general de la organización se encamine a su
consecución.
Ejemplo:
1. Dirección General de Recursos
Humanos
Objetivo:
Contribuir en la modernización y
mejoramiento del aparato burocrático,
para lograr los propósitos fundamentales
del Gobierno del Estado, mediante el
fortalecimiento de las condiciones que
favorezcan el desarrollo integral del
potencial humano de los individuos que
la conforman, así como coadyuvar en la
protección de la seguridad del servidor
público.

 Funciones
Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el objetivo

planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área de
que se trate, éstas pueden ser:
Sustantivas.-Son las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de

los objetivos.
De apoyo.-Son aquéllas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que
forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza técnico administrativa, son de carácter
obligatorio y de aplicación general para toda la organización.
A continuación se enuncian los lineamientos que deberán observarse en la definición de las

funciones:
 En el caso de las dependencias las funciones deberán derivarse de las atribuciones

conferidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, para las entidades
en la Ley o Decreto de creación, y para las unidades administrativas y órganos
desconcentrados, en el Reglamento Interior de la dependencia o entidad en la que estén
adscritos. Para los órganos desconcentrados que fueron creados a través de Ley o Decreto,
deberán derivar sus funciones de ese ordenamiento para su manual de organización.
 Las funciones deberán de presentarse en forma de relación y jerarquizadas conforme a su

importancia iniciándose su descripción con un verbo en infinitivo.
 Asegurarse que las funciones sean congruentes con el objetivo de la dependencia, entidad
o unidad administrativa.
 Las funciones asignadas a un órgano deberán ser afines, compatibles y/o complementarias.
 Cuando una función se desprenda de otra, ésta deberá ir enseguida; por lo tanto, las
funciones se agruparán por afinidad y siguiendo un orden lógico.

 Cuando una función sea de coordinación entre dos órganos o más, deberá especificarse en
cada uno de los órganos.
 Se procurará que la descripción de cada función no exceda de tres renglones y se considere

el orden lógico del proceso administrativo (planear, programar, ejecutar, controlar y
evaluar).
 Se evitará el uso de adjetivos calificativos, así como subrayar conceptos.
 Eliminar aquellas funciones que en el contenido refieran lo mismo pero descritas en forma
distinta.
 Las funciones descritas en el manual deberán ser verificadas por el titular de la dependencia,
entidad o unidad administrativa.
 Las funciones que desarrolla el ente público se derivan de las atribuciones conferidas, por
lo tanto, no se deben plasmar éstas últimas como funciones.
 Al término de la descripción de las funciones deberá agregarse la frase siguiente:

"Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia".

Ejemplo:
Para redactar las funciones, se recomienda utilizar una estructura con los siguientes elementos:
Elementos de la Función
Concepto
Verbo Objeto Condición

Es la delimitación o
Acción que se realiza en restricción del asunto
Definición Asunto que se atiende (de quién, en dónde,
relación con el objeto
beneficiario del
servicio, para quién)

en el desarrollo de a las dependencias y
proyectos de entidades de la
Ejemplo Asesorar
Mejoramiento Administración
Administrativo Pública Estatal

Los elementos de la función contribuyen al orden lógico, a la facilidad de la comprensión y a

depurar el exceso de palabras que pierden el sentido del mensaje.
VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES
A continuación se presentan los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar las
funciones que desarrollan las unidades administrativas, órganos y puestos de acuerdo con su nivel
jerárquico:
Superior Mandos Medios Nivel Operativo

Administrar Administrar Formular Acumular Presupuestar
Asegurar Aprobar Inspeccionar Almacenar Producir
Autorizar Asegurar Instalar Analizar Programar
Coordinar Asignar Instrumentar Calcular Proponer
Controlar Analizar Integrar Calificar Proporcionar
Definir Auditar Interpretar Compilar Realizar
Determinar Autorizar Organizar Comprobar Recabar
Dirigir Comunicar Planear Comunicar Recomendar
Establecer Consolidar Presupuestar Consolidar Registrar
Evaluar Controlar Programar Ejecutar Seguir
Firmar Coordinar Recomendar Entrevistar Sistematizar
Organizar Desarrollar Representar Enviar
Planear Determinar Revisar Especificar
Diseñar Supervisar Estandarizar
Distribuir Verificar Estimar
Elaborar Estudiar
Entrevistar Expedir
Superior Mandos Medios Nivel Operativo

Establecer Girar
Estandarizar Informar
Estudiar Iniciar
Evaluar Instalar
Examinar Obtener
Expedir Operar
Facilitar Participar
Firmar Presentar
Cabe aclarar que el listado anteriormente presentado no es limitante; es solamente, una referencia
de uso.
Sin embargo, estos verbos, se pueden utilizar combinados, de acuerdo con la naturaleza del órgano;
por ejemplo:
 Organizar, evaluar y controlar

 Organizar y dirigir
 Integrar y supervisar
 Integrar y dirigir

 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
En este apartado serán definidos aquellos términos que resulten desconocidos al lector y que causen
una mala interpretación del contenido.
(Este Apartado se incluirá cuando la terminología descrita lo amerite).

 PROGRAMAS O PROYECTOS ESPECIALES (OPCIONAL)
En la Administración Pública es necesario considerar diversas eventualidades que afectan el

funcionamiento de las organizaciones públicas. En este sentido, consideramos importante la
incorporación de la figura de programas especiales (cualquiera que sea su denominación) en la
estructura que se presente en el proyecto de manual. Es decir, una estructura temporal, siempre y
cuando su duración esté establecida y acotada su fecha de terminación. Para estos efectos se
adicionará un apartado especial con lo siguiente:
o Nombre del Programa o Proyecto.

o Indicar claramente la dependencia jerárquica.
o Señalar la temporalidad prevista para el programa, esto dejará sin efecto lo relativo
al programa, sin afectar el contenido restante del manual.
o Identificar los Órganos administrativos permanentes y temporales.
o Se establecerá el objetivo, funciones y producto esperado.
Nota importante: Los puestos permanentes se deberán seguir considerando en la estructura de la

instancia y adicionalmente en el programa especial, sin que se considere duplicado el número de
plazas.

 BIBLIOGRAFÍA
Es la relación de libros o fuentes de información utilizadas para la elaboración del documento.

Deberá contener los siguientes puntos:
 Nombre del autor(es).
 Título del libro.
 Volumen y edición.
 Lugar de impresión, editorial y fecha.
 Párrafos o títulos consultados.
Ejemplo:
Bibliografía
 Guía Técnica para la elaboración de

Manuales de Organización 2012
 Secretaría de la ……. ; Reglamento interior
de la Dependencia B.O. Nº__ del ___ de
__________ de 201___.

GLOSARIO DE TÉRMINOS
ACTIVIDAD.- Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se necesitan realizar para

ejecutar los actos administrativos.
ESTRUCTURA ORGANICA.- Es la organización formal en la que se establecen los niveles

jerárquicos y se específica la división de funciones, la interrelación y coordinación que deben
existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los
objetivos.
Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de
decisiones.
FUNCIÓN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar
los objetivos de la dependencia o entidad, y de cuyo ejercicio, generalmente es responsable un área
organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes.
NIVEL JERÁRQUICO.- Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un

grado determinado a las unidades internas definiendo rangos, o autoridad y responsabilidad;
independientemente de la clase de función que se les encomiende.
ORGANIGRAMA.- Un organigrama o carta de organización es un gráfico que expresa en forma

resumida la estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las relaciones entre
las unidades que la componen.
ÓRGANO.- Un órgano es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio
de una o varias funciones y puede estar integrada por uno o varios puestos.
ÓRGANO ADMINISTRATIVO DESCONCENTRADO.- Son instancias jerárquicamente

subordinadas a las dependencias o entidades, con facultades específicas para resolver asuntos en la
materia encomendada de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Los Órganos
Desconcentrados cuentan con autonomía administrativa, pero no tienen personalidad jurídica ni
patrimonio propio.

PLAZA.- Posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por más de un servidor público
a la vez, que tiene una adscripción determinada y debe respaldarse presupuestalmente.
PUESTO.- Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogéneo de tareas,

responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los
objetivos de una o varias áreas administrativas.
DENOMINACIÓN DEL PUESTO.- Se anota el nombre del puesto señalado en nómina por la
Subsecretaría de Recursos Humanos del Gobierno del Estado, o su equivalente en las entidades.
PUESTO FUNCIONAL.- Se anota el nombre del puesto que actualmente desempeña el servidor
público, de acuerdo a sus funciones asignadas.
CATÁLOGO DE PUESTOS Y TABULADOR DE SUELDOS.- Registro técnico que contiene

la descripción clara y consistente de los puestos, sueldos y niveles que integran las estructuras
organizacionales de la Administración Pública Estatal, emitidos por la Subsecretaría de Recursos
Humanos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Es el órgano que tiene funciones y actividades al interior de la

dependencia o entidad, que la distinguen y diferencian de las demás dependencias/entidades,
conformándose a través de una infraestructura organizacional específica y propia, denominadas
áreas administrativas.
ORGANO ADMINISTRATIVO.- Parte de la institución en la que se subdivide una unidad

administrativa y a la cual se asigna una responsabilidad, de acuerdo a su nivel jerárquico, desde
jefe de departamento, subdirección, dirección, dirección general, subsecretaría hasta secretaría en
dependencias, o su equivalente en las entidades.

BIBLIOGRAFÍA
“Guía para la Elaboración de Manuales de Organización”

“Guía para la Elaboración de Manuales Organización".

Secretaría de la Función Pública
“Guía para la Elaboración e Integración de Manuales de Organización”

Instituto Politécnico Nacional
Septiembre 2003
“Organización y Métodos en la Administración Pública".

Gustavo Quiroga Leos

P ARA EFECTOS DE CONSULTA Y ASESORÍA

COMUNICARSE A :
SUBDIRECTORA DE MEJORA OPERATIVA:
L IC . M ONICA C ECILIA M URRIETA L ARA

COORDINADOR DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO:
L IC . C ARLOS A LBERTO M ARTÍNEZ G UZMÁN

E M A I L :[email protected]
REVISORES:
L ICDA . R UTH C HOMINA L ÓPEZ
DOMICILIO: CENTRO DE GOBIERNO, EDIFICIO SONORA NORTE, 3ER. NIVEL. PASEO RÍO SONORA Y
COMONFORT., S/N, VILLA DE SERIS, C . P .83280, HERMOSILLO, SONORA, MÉXICO.

TELÉFONO: 217-51-93 Y 98
PARA ACCEDER AL SISTEMA E N I N T E R N E T :www.sicad.sonora.gob.mx
CORREO E L E C T R Ó N I C O :[email protected]
ADEMAS PODRA CONSULTAR:
 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANI ZACIÓN

 MANUALES DE USUARIOS: COORDINADOR INTERNO
 MANUALES VIGENTES Y ANTERIORES

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE

LIC. GUILLERMO ALEJANDRO NORIEGA ESPARZA

MTRO. M ANUEL A LEJANDRO L ÓPEZ P ALAFOX

Dirección General de Desarrollo Administrativo 2

II.- PRINCIPIOS TÉCNICOS RESPECTO DE LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN…. 10

Dirección General de Desarrollo Administrativo 3

La Secretaría de la Contraloría General emite la presente Guía para la elaboración de manuales de

Además, se ha desarrollado una herramienta informática denominada sistema de integración y

Dirección General de Desarrollo Administrativo 4

Proporcionar a las dependencias y entidades de la administración pública estatal, los elementos

Dirección General de Desarrollo Administrativo 5

El Manual de Organización es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática la

Manual General de Organización.- Documento que muestra la organización formal de una

Manual Específico de Organización.-Documento que muestra la organización formal de una

Dirección General de Desarrollo Administrativo 6

Fundamento jurídico.- Normatividad establecida para la elaboración de este instrumento:

En el caso de la Administración Pública Paraestatal, el artículo 56 de la Ley en comento establece

El artículo 26, apartado B, fracción XI y X

4. Ventajas de contar con un Manual de Organización :

 Presenta una visión de conjunto de los órganos administrativos de las unidades

 Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a los Órganos Administrativos de

 Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y

 Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando

 Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de

Dirección General de Desarrollo Administrativo 7

 Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su

 Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de los órganos

5. Quienes son Responsables de elaborar el Manual de Organización:

6. Causas que originan su Revisión y Actualización:

La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organización surge al modificarse su

7. Validación del Manual de Organización:

Como se ha mencionado anteriormente, una vez integrado el documento en su totalidad, el

8. Aprobación de la Estructura Orgánica.

Interiores o Manuales de Organización de Dependencias y Entidades o cambios de cualquier

9. Difusión del Documento:

Es importante señalar que los manuales en proceso de elaboración o actualización no estarán

Dirección General de Desarrollo Administrativo 9

II. PRINCIPIOS TÉCNICOS RESPECTO DE LA ESTRUCTURA

4. De las facultades asignadas a las dependencias, órganos desconcentrados y organismos auxiliares

Dirección General de Desarrollo Administrativo 10

5. Las estructuras de organización que se propongan podrán considerar unidades administrativas

6. Los niveles jerárquicos reconocidos en la Administración Pública Estatal son Secretaría,

Dirección General de Desarrollo Administrativo 11

8. Con el propósito de determinar el nivel jerárquico y número de unidades administrativas que

Dirección General de Desarrollo Administrativo 12

9. Los planteamientos de estructuración o reestructuración organizacional se orientarán a lograr un

10. Es necesario evitar que en el diseño de la estructura de organización influyan consideraciones

Dirección General de Desarrollo Administrativo 13

Dirección General de Desarrollo Administrativo 14

Dirección General de Desarrollo Administrativo 15

III. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL

La identificación o portada se refiere a la carátula oficial del Manual de Organización mostrando

Como quien elabora, presenta y validan respectivamente el documento electrónico.

Dirección General de Desarrollo Administrativo 16

Se refiere a la presentación que el titular de la Unidad Administrativa dirige al lector, sobre el

El presente manual de organización de la

Dirección General de Desarrollo Administrativo 17

El 10 de marzo de 1997, con la expedición