Directiva General #001-2022-PRODUCE
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Directiva General #001-2022-PRODUCE
Nº 00001-2022-PRODUCE
I. OBJETIVO:
Proteger la integridad de los documentos durante todo su ciclo de vida, la misma que
comprende la recepción, emisión, el archivo, la derivación y el despacho.
III. ALCANCE
La presente Directiva General es de aplicación obligatoria para todo el personal que labora
en los órganos y unidades orgánicas del Ministerio de la Producción, en adelante
PRODUCE.
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4.8. Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley 27658
Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
4.9. Decreto Supremo N° 021-2019-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y sus
modificatorias.
4.10. Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública y sus modificatorias.
4.11. Decreto Supremo N° 052-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Firmas y Certificados Digitales.
4.12. Decreto Supremo N° 002-2017-PRODUCE, que aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del Ministerio de la Producción y modificatoria.
4.13. Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley
N° 27444 - Ley de Procedimiento Administrativo General.
4.14. Decreto Supremo N° 007-2020-PRODUCE, que dispone la obligatoriedad de la
notificación vía casilla electrónica del Ministerio de la Producción y aprueba su
reglamento.
4.15. Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Gobierno Digital.
4.16. Resolución Ministerial N° 289-2020-PRODUCE, que aprueba el Programa de Control
de Documentos Archivísticos, en el Ministerio de la Producción.
4.17. Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que
aprueba el Modelo de Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N°
1310.
4.18. Resolución Secretarial N°005-2015-PRODUCE/SG, que aprueba la Directiva N°002-
2015-PRODUCE-SG, “Procedimientos para la autorización, el uso y la cancelación
de certificados digitales de suscriptores en el Ministerio de la Producción, para el uso
de firma digital”.
4.19. Resolución Secretarial N° 195-2016-PRODUCE-SG, que aprueba la Directiva
General N° 012-2016-PRODUCE-SG “Lineamientos para la Formulación,
Aprobación y Modificación de Directivas en el Ministerio de la Producción”; y
modificatoria.
4.20. Resolución Secretarial N° 069-2018-PRODUCE/SG, que aprueba la Directiva
General N° 004-2018-PRODUCE-SG “Normas para la administración de las cuentas
y claves de acceso a los usuarios a las plataformas informáticas y sistemas de
información del Ministerio de la Producción”.
V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. Definiciones
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PRODUCCIÓN, aplicando lo dispuesto por el Art. 25 del D.S. 070-2013- PCM y la Tercera Disposición
Complementaria Final del D.S. 026-2016-PCM. Su autenticidad e integridad pueden ser contrastadas en la
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5.1.4. Comunicación externa: Documentos de origen externo recibidos por el
PRODUCE o generados por el PRODUCE para ser remitidos a los usuarios
externos.
5.1.10. Documento Interno: Documento expedido por un área para ser remitido a
otra.
5.1.15. Firma digital: Es aquella firma electrónica que utilizando una técnica de
criptografía asimétrica, permite la identificación del signatario, que ha sido
creada por medios que éste mantiene bajo su control, de manera que está
vinculada únicamente al signatario y a los datos a los que refiere, lo que
permite garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier
modificación ulterior, tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de
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una firma manuscrita, siempre y cuando haya sido generada por un Prestador
de Servicios de Certificación Digital debidamente acreditado.
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5.1.27. Plataforma de Trámite Digital – PTD: Sistema habilitado al administrado
para el ingreso virtual de documentos, con excepción de aquellos que
obligatoriamente se realizan en un aplicativo exclusivo, como son: SEIGA,
VUCE, OZONO, etc.
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Sistema de Trámite Documentario (SITRADOC).
Sistema de Control de Escaneo de Documentos (SISCANER)
Buscador Interactivo de Contenidos LASERFICH.
Software de Firma Digital.
Módulos Asociados al SITRADOC.
Los documentos emitidos a través del SITRADOC, que cuenten con una firma
digital generada en el marco de la IOFE, tienen la misma validez y eficacia
jurídica para el uso y fines administrativos internos y externos que una firma
manuscrita u otra análoga que conlleve manifestación de voluntad.
5.3.3. Los documentos que son dirigidos a ex servidores civiles que ya no ocupan
el cargo se reciben y derivan al servidor civil que está ejerciendo dicho cargo.
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5.3.5. En el caso de procedimientos administrativos iniciados a través de la PTD, u
otros medios electrónicos habilitados por el PRODUCE, cuya presentación de
documentos no cumpla con los requisitos o adolezcan de algún defecto u
omisión formal previstos en el TUPA que no puedan ser subsanados de oficio,
al haber sido aceptado automáticamente por el área, la misma, es la
encargada de requerir por el mismo medio y en un solo acto la subsanación,
otorgándole al administrado por única vez el plazo máximo de dos (2) días
hábiles.
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5.3.8. Los administrados que ingresen sus documentos a través de la PTD deberán
completar todos los campos establecidos como obligatorios y consignar en
observaciones los datos que consideren relevantes.
5.3.9. En caso que el documento ingresado por PTD y otros medios electrónicos,
sea presentado con pluralidad de interesados el registro se realiza a nombre
del administrado que cuente con casilla electrónica.
5.3.12. Los documentos que se presenten en sobre cerrado pero que no tienen el
sello de reservado o confidencial son abiertos por el operador de Mesa de
Partes para el ingreso y registro respectivo.
5.3.13. Todo documento que ingrese por la PTD, contará con un cargo de recepción
que se envía a la casilla electrónica del administrado, con:
- Número de registro
- Firma digital de agente automatizado de PRODUCE
- Sello de tiempo, con fecha y hora.
- Foliado, en caso se presente en extensión PDF, las demás
extensiones serán representadas como un solo folio.
- Canal de presentación.
Los documentos que ingresen por Mesa de Partes al PRODUCE, cuenta con
una etiqueta autoadhesiva con las siguientes características:
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- Código de barras.
- Identificación del PRODUCE.
- Número de Expediente o Documento Externo o Adjunto.
- Nombre del administrado.
- Asunto.
- Número de folios.
- Fecha y hora.
- Nombre del Operador de Mesa de Partes.
5.3.14. En los documentos presentados por la PTD los adjuntos son ingresados
relacionándolos al documento principal de acuerdo al listado de documentos
que se encuentren en la lista desplegable, a la que tiene acceso el
administrado, para estos casos.
5.3.17. En el caso de los documentos ingresados por la PTD u otro medio electrónico,
si el administrado desea ingresar una copia para otra dependencia, se genera
un nuevo ingreso para dicha dependencia, precisando en observaciones que
es una copia y el área a la que ha sido derivado el original.
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Complementaria Final del D.S. 026-2016-PCM. Su autenticidad e integridad pueden ser contrastadas en la
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En caso que, el administrado presente una copia del documento original
dirigida a otra área, el operador de Mesa de Partes, lo manifiesta en el rubro
de “Observaciones” del SITRADOC, para luego ser remitido en físico al área
correspondiente.
5.3.20. Todos los documentos que ingresan por Mesa de Partes son digitalizados,
pasando por los procesos del Sistema de Producción y Almacenamiento de
Microformas, salvo los confidenciales o reservados, situación que debe ser
registrada en el Sistema de Control de Escaneo (SISCANER).
5.4.1. Los documentos ingresados por los administrados por la PTD u otros medios
electrónicos, se reciben únicamente en medio digital.
Los documentos ingresados por Mesa de Partes son recibidos por las áreas
digitalmente y en soporte papel para su custodia, lo cual consta en el
SITRADOC; en caso exista alguna observación se comunica máximo dentro
de las 24 horas siguientes a la OGDA.
5.4.2. En el caso de los documentos ingresados por la PTD u otro medio electrónico,
que haya sido derivado de manera incorrecta por el administrado, el área tiene
que derivarlo dentro de las 24 horas a la OGDA para que proceda a
encausarlo, de lo contrario, es la misma área la responsable de la derivación
al área competente.
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Complementaria Final del D.S. 026-2016-PCM. Su autenticidad e integridad pueden ser contrastadas en la
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Se presume la recepción de las comunicaciones con prioridad normal hasta
el final de la jornada laboral del servidor civil o al inicio de la jornada laboral
del día hábil siguiente.
Los documentos en soporte papel, recibidos por las áreas tienen que estar
debidamente foliados, siendo responsabilidad del área receptora verificar que
el documento recibido esté completo y correctamente foliado.
Con la imagen digital insertada en el SITRADOC, las áreas proceden a dar
trámite a los documentos.
5.4.4. Evitar en la medida de lo posible el fotocopiado de documentos que ya
constan dentro de un expediente, a efectos de actuar conforme a las medidas
de ecoeficiencia vigentes.
5.4.5. Cuando se adjunten proyectos normativos, se incluyen los informes
correspondientes en original, dichos proyectos tienen que estar debidamente
visados y colocados en sobre manila para evitar su deterioro.
5.5. PRIORIDAD Y PLAZOS
a) MUY URGENTE: Son atendidos en un lapso muy breve, analizando para tal
efecto el grado o nivel de prioridad asignada, el derecho o tema a tratar, o el
plazo legal a cumplir. Su atención toma entre unos minutos hasta un máximo de
tres (03) días hábiles.
Los documentos que emiten las áreas del PRODUCE para las comunicaciones
internas y externas, se elaboran en formato electrónico, a través del SITRADOC
conforme a las normas vigentes sobre la materia y bajo las siguientes características
5.6.1. Uso de Firma Digital: Los documentos electrónicos emitidos son firmados
digitalmente en el SITRADOC por el emisor, haciendo uso de las credenciales
electrónicas contenidas en el DNI o de los certificados digitales de persona
jurídica otorgados por el RENIEC.
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5.6.2. Autenticidad: Los documentos emitidos garantizan que han sido creados y
enviados por los servidores civiles autorizados y autenticados en el
SITRADOC, en la fecha y hora que se indica.
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5.6.10 Los documentos que se tramitan en el SITRADOC deben conformar
expedientes según el Principio de Orden Original que estipulen los procesos de
cada una de las funciones de la entidad. Dicho ordenamiento se realiza
automáticamente y queda evidenciado mediante el sellado de tiempo. Por tal
motivo, el orden de los documentos dentro del expediente no podrá ser
modificado, garantizando la confiabilidad e integridad documental.
5.6.12 Para que el expediente único sea identificado inequívocamente entre otros o
similares, debe contener los datos indicados en el campo de “Datos en la
Descripción” del acta de la serie documental correspondiente en el Programa
de Descripción de Documentos. Las actas de cada una de las series
documentales son elaboradas por la unidad de organización propietaria y el
Archivo Central, de manera conjunta.
5.7.1. Los documentos que ingresen por la Mesa de Partes del PRODUCE, se derivan
a las áreas tanto físicamente, como digitalizados a través del SITRADOC.
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5.7.5 Constancia de Derivación de Documentos: Se considera como constancia
de entrega de los documentos físicos ingresados por Mesa de Partes, el cargo
que se emite. En el caso de documentos digitales, la constancia de derivación
es el sólo registro de derivación y recepción automática en el SITRADOC; sin
embargo, en caso se requiera para fines de control, se digitaliza la constancia
de entrega a fin de vincularla al documento emitido por dicho Sistema.
5.7.6 Derivación de Documentos a otras entidades: El PRODUCE remite
documentos a otras entidades a través de la PIDE (Plataforma de
Interoperabilidad del Estado) y responde a través de la misma plataforma, para
lo cual la OGTI ha implementado la Mesa de Partes Virtual conforme a los
lineamientos que para dichos efectos ha establecido la PCM.
Asimismo, se gestiona la documentación que es remitida a entidades que no
interoperan, y que han habilitado correos electrónicos y plataformas
electrónicas para el mismo fin.
En caso los documentos digitales sean confidenciales o reservados estos son
remitidos a través de la Mesa de Partes Virtual encriptados.
Archivo
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Aquellos documentos de valor temporal que cumplan el plazo de retención en
el Archivo central, serán propuestos para su eliminación conforme la normativa
archivística emitida por el Archivo General de la Nación.
Documentos Electrónicos:
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5.9 DESPACHO
5.9.1 DE LA CORRESPONDENCIA
5.9.2 DE LA NOTIFICACIÓN
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En este caso, la notificación se entiende válidamente efectuada
cuando el PRODUCE la deposite en el buzón electrónico asignado
al administrado, surtiendo efectos el día que conste haber sido
recibida, conforme lo previsto en el numeral 2 del artículo 25º del
TUO de la Ley Nº 27444.
Los formularios y formatos que propongan las áreas para mejorar la gestión
documental institucional o de acuerdo a la necesidad de un nuevo procedimiento
administrativo o registral, se implementan a fin de contribuir con la gestión del
cero papel.
6.2.1. CARTA
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Nivel del Remitente: Lo emite el servidor civil simultáneamente a
varias personas naturales (administrados), o a
varias personas jurídicas no gubernamentales.
Este tipo de documento puede firmarse en lote.
6.2.3. INFORME
a) Antecedentes
b) Base Legal (De requerirse)
c) Análisis
d) Conclusiones
e) Recomendaciones
6.2.4. MEMORANDO
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6.2.5. MEMORANDO MÚLTIPLE
6.2.6. OFICIO
6.2.8. PROVEÍDO
6.2.9. RESOLUCIÓN
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que está destinada a producir efectos jurídicos sobre los
intereses, obligaciones o derechos del administrado.
Noción: Documento descriptivo que tiene por objeto hacer una reseña
de hechos o datos técnicos, necesarios para una toma de
decisiones.
6.3.2. COMUNICADO
6.3.4. INVITACIÓN
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6.4. FORMALIDADES EN LOS DOCUMENTOS
6.4.1. Regla de expediente único: Cada documento emitido, tiene que referirse
a una sola pretensión, a fin de facilitar su tramitación y un adecuado
archivo, y así formar Series Documentales. De generarse más de un
número de registro por el mismo caso, se procede a la Acumulación. Una
vez culminado su trámite, debe ser finalizado en el SITRADOC.
6.4.5. Firma: Los documentos emitidos por el PRODUCE tienen hasta dos tipos
de firma: la digital y la manuscrita.
6.4.8. Visto: Es la rúbrica, firma o media firma del remitente y/o involucrados en
la elaboración del documento.
6.5.1. Tipo y tamaño de letra: Como regla general se usa el tipo de letra Arial
tamaño 11, estilo normal, salvo excepciones.
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6.5.3. Denominación y numeración del documento: El tipo de letra a usarse
es Arial, tamaño 12, estilo Negrita.
6.5.5. Asunto: Sumilla o mismo texto del documento de origen interno o externo.
De preferencia con una extensión promedio de entre uno (1) a tres (3)
párrafos.
VII. RESPONSABILIDAD
7.1. Los Servidores civiles del PRODUCE, son responsables del cumplimiento de las
disposiciones contenidas en la presente Directiva General.
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7.2. La Oficina de Gestión Documentaria y Archivo – OGDA de la Oficina General de
Atención al Ciudadano, es responsable de la supervisión del cumplimiento de las
disposiciones establecidas en la presente Directiva General.
ANEXOS:
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ANEXO N° 01
MODELO DE SELLO – INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
RGRGTTRHGG
Observaciones : ______________________________ _____ ____
____________________________ _____ _____ _____ ______ _____ __
____________________________ _____ _____ _____ ______ _____ __
____________________________ _____ _____ _____ ______ _____ __
________________________
Firma - Operador Firma - Receptor
NOTA:
De no subsanar lo solicitado, se tiene por no presentada su petición.
Quedando a disposición del administrado para ser recabada la
documentación, si v encido el plazo de 30 días calendario,
no procede a recogerla, esta se incluy e en el procedimiento de eliminación.
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ANEXO N° 02
MODELO DE CARTA
(Lugar y fecha)
Señor(a):
NOMBRES Y APELLIDOS (Destinatario)
Dirección
Departamento – Provincia – Distrito
Presente. -
Asunto : xxx
Referencia : xxx
Atentamente,
XXX/xxx
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Ministerio de la Producción | Calle Uno Oeste Nº 060 - Urbanización Córpac - San Isidro - Lima | T. (511) 616 2222 | www.produce.gob.pe
ANEXO N° 03
MODELO DE CARTA MÚLTIPLE
(Lugar y fecha)
Señor(a):
Señor(a):
Asunto : xxx
b) Oficio N° xxx-20xx-PRODUCE/YY/ZZ
Atentamente,
XXX/xxx
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PRODUCCIÓN, aplicando lo dispuesto por el Art. 25 del D.S. 070-2013- PCM y la Tercera Disposición
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ANEXO N° 04
MODELO DE INFORME
…………………………………………………………………………………………………..…….
Al respecto, informo a su Despacho lo siguiente:
• ANTECEDENTES
• BASE LEGAL (De requerirse)
• ANÁLISIS
• CONCLUSIONES
• RECOMENDACIONES
Atentamente,
Firma
Firma
Nombres y Apellidos (Director del Área que emite el documento).
Cargo
Área
XXX/xxx
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ANEXO N° 05
MODELO DE MEMORANDO
Asunto : xxx
Fecha : xxx
Atentamente,
XXX/xxx
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ANEXO N° 06
MODELO DE MEMORANDO MÚLTIPLE
Asunto : xxx
Fecha : xxx
Atentamente,
XXX/xxx
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ANEXO N° 07
MODELO DE OFICIO
(Lugar y fecha)
Señor(a):
NOMBRES Y APELLIDOS (Destinatario)
Cargo
Institución
Dirección
Departamento – Provincia – Distrito
Presente.-
Asunto : xxx
Referencia : xxx
Atentamente,
XXX/xxx
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Anexo N° 08
MODELO DE OFICIO MÚLTIPLE
(Lugar y fecha)
Señor(a):
NOMBRES Y APELLIDOS (Destinatario)
Cargo
Institución
Dirección
Departamento – Provincia – Distrito
Señor(a):
NOMBRES Y APELLIDOS (Destinatario)
Cargo
Institución
Dirección
Departamento – Provincia – Distrito
Presente. -
Asunto : xxx
Referencia : xxx
Atentamente,
XXX/xxx
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ANEXO N° 09
MODELO DE RESOLUCIÓN
RESOLUCION ………
N° xx-20xx-PRODUCE/
Lugar y fecha
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
CONSIDERANDO:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
SE RESUELVE:
……………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….
*Según corresponda
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