APLICACIÓN DE METODO KAIZEN EN UNA FUNDACION DE RECICLAJE

Descripción de la actividad. La fundación es contactada o contacta a la empresa

privada ofreciendo sus programas entre ellos Tu reciclaje, si el benefactor muestra
interés en la entrega del material reciclado, el director de la fundación procede a firmar
los acuerdos necesarios a fin de convertirse en receptor de la donación.

Se establece un horario y fecha para la recepción del material, si la empresa privada

tiene las cantidades requeridas procede a aceptar la programación de visita y prepara
el material para ser entregado.

Cuando el tercero recibe el material reciclado procede con su verificación y trámite para
realizar el pago mensualmente a la fundación, todo lo anterior se muestra en un
diagrama de flujo de la actividad.

Figura 1. Diagrama de Flujo Actividad de Recepción y Venta de Reciclaje

Análisis de la situación actual. Luego de visualizar la descripción de la actividad
seguidamente se realiza un diagnóstico situacional estratégico a través de los
siguientes análisis:

 Análisis de las fuerzas competitivas.

 Diagrama causa efecto

Origen del problema. Como base para el análisis descrito anteriormente se identifican
las siguientes casusas como las principales fallas de la actividad:

Causas internas.

 No existe una base consolidada que permita evidenciar la cantidad de donantes

y el peso promedio de material entregado en un periodo acotado, sin embargo,
existe un archivo físico que se maneja en donde existen 40 empresas
relacionadas, sin números telefónicos ni relación de contactos de negociación.

 Existen en los registros físicos donantes que dejaron hace más de dos años de
ser contactados sin una razón clara del motivo de la deserción.

 Problemas en la ejecución de la actividad.

 Planeación deficiente en la programación logística de la recolección de la

donación.

 Rotación del personal.

 Se cuenta con una propuesta del procedimiento a seguir para la actividad sin
embargo no hay una disciplina para llevarlo a cabo.

Causas externas.

 Capacidad instalada del contratista.

 Ausencia del contacto de entrega durante la visita de recolección.

 Reformas Legislativas.

 Problemas con los intermediarios o benefactores.

Análisis origen del problema. De acuerdo a los diagnósticos realizados se evidencia
que la causa principal es el bajo manejo de información.
Dando claridad al origen de las fallas en ingreso de nuevos benefactores, seguimiento y
mantenimiento de los mismos (véase la Figura 2).

Figura 2. Consolidado Causas

1. PROPUESTA DE METODOLOGÍA KAIZEN CON LA FILOSOFÍA 5S.

Descripción de la propuesta. Teniendo como base el diagnóstico realizado la

propuesta de la aplicación de la mejora continua a través de Kaizen se realizará a la
causa principal de las fallas que es el bajo manejo de información a través del
programa de las 5S.

Lo anterior dado a que esta filosofía aporta en productividad y mitigaría los impactos de
la deserción y falta de ingreso de benefactores.

Desarrollo de la propuesta. A continuación, se describe cada una de las acciones a

emprender:
Figura 3. Propuesta Metodología Kaizen Filosofía 5S

2. PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA.

A continuación, se describe el plan de acción para la implementación de la

propuesta:

Cuadro 1. Plan de Acción

Estrategia Punto Implementación 5s
de acción
Objetivo Qué Plan de acción para la implementación de la filosofía 5s a la
pretendo lograr actividad Tu reciclaje mi alimento.
Actividades Convocar a todos los involucrados en la actividad.
¿Cómo lo lograré? Establecer un cronograma de actividades
Elaborar los documentos y bases requeridas.
Diseñar indicadores de medición y de control.
Capacitar en el uso de la metodología.
Comunicar la información con los colaboradores involucrados.
Recursos ¿Qué Planta física de la fundación
necesito para Oficina administrativa
lograrlo? Material y equipo de oficina
Computador
Impresora
Papelería
Internet
 Archivos físicos de las donaciones benefactores.

Colaborador administrativo

Cuadro 2. (Continuación)
Tiempo 1 mes
Fecha Inicio 14 de mayo 2021
Fecha Fin 09 de junio 2021
Responsable Director administrativo.
Observaciones
Resultados
¿Se logró el
objetivo?
Cuadro 3. Fases Plan de Acción
FECHAS DE EJECUCIÓN
ETAPA ACCIÓN META PROPUESTA RECURSOS RESPONSABLE
INICIO FIN
Garantizar la correcta
Clasificar la creación de un archivo
Colaborador Director
Seiri base de Excel de los benefactores 14/05/2021 17/05/2021
Administrativo Administrativo
benefactores que en algún momento
donaron a la fundación.
Ordenar la Tipificar a los benefactores
Colaborador Director
Seiton base de según el estado actual de 21/05/2021 23/05/2021
Administrativo Administrativo
benefactores vínculo con la fundación.
Definir métodos, horarios y
Limpiar con responsables del
Colaborador Director
Seiso indicadores de mantenimiento de las bases 28/05/2021 30/05/2021
Administrativo Administrativo
proceso de benefactores y cantidad
de donaciones.
Mantener con Revisión semanal por parte
Colaborador Director
Seiketsu alertas y del director del registro de 04/06/2021 06/06/2021
Administrativo Administrativo
seguimiento la información.
Diseño de un formulario de
Disciplina con auditoria (véase el Anexo
Colaborador Director
Shitsuke auditorias E) para aplicar 08/06/2021 09/06/2021
Administrativo Administrativo
mensuales mensualmente y evaluar el
estado del programa.
CONCLUSIONES

 Con el desarrollo del proyecto se evidencia que la problemática principal de la

baja cartera de benefactores y el déficit en ingresos por donaciones en reciclaje de
la Fundación es a raíz del pobre manejo tecnológico y registros totalmente
manuales que no permiten generar estrategias ni dar aportes para evaluar las
causas de los puntos críticos del programa. Por tal razón la filosofía de las 5s se
adapta de manera benéfica a esta problemática aportando con herramientas
sencillas y de fácil aplicabilidad a proponer una mejora continua con el
aprovechamiento de los recursos que se tienen a mano.

 La propuesta de implementación de las 5s que ataca la falla principal del pobre

manejo de la información, de ser implementada favorecerá en la mejora de los
niveles de servicio ofertados por la fundación hacia los benefactores logrando
constituir un diferencial que posicionará la marca en el mercado, adicional
evidencia que logrará equilibrar de manera estandarizada las labores que se
ejecutan manualmente aumentando la productividad de la actividad.

 Sobre el plan de acción se propone el uso de un formulario de auditoría como

herramienta principal para mantener la propuesta de implementación de la filosofía
de las 5s, la cual permitirá de manera sencilla y ágil la validación de la ejecución
de las actividades.

RECOMENDACIONES

 Se recomienda la implementación de la filosofía 5s con las actividades

plasmadas en el plan de acción formulado, que permitan evidenciar los aumentos
en benefactores e ingresos.

 Se sugiere la implementación de las propuestas de normalización de los

procedimientos actuales de la fundación a fin de poder hacer extensiva la filosofía
de las 5s a otros procesos que se lleven a cabo.
Anexo. Propuesta Hoja de Auditoria al Programa 5S

HOJA AUDITORIA CONTROL DEL

PROGRAMA 5S
AREA Administración CALIFICACIÓN CALIFICADO
FINAL POR
FECHA CALIFICACIÓN
FINAL
Calificación Tota
OBSERVACIÓN l
1 2 3 4 5
PASO 1 Seiri-Clasificar

1 ¿Se ingresa a la base de datos la información de los

benefactores nuevos?

2
¿Se ingresa a la base de datos la información del material
donado que entrega el benefactor?

TOTAL
PASO 2 Seiton-Ordenar

1
¿Se clasifica al benefactor cuando ingresa como activo,
cuando
se retira como inactivo?

2 ¿Se referencian los motivos de retiro del benefactor si es

el
caso?

TOTAL

PASO 3 Seiso- Limpiar

1 ¿Se siguen los procedimientos de la actividad?

2 ¿Se cumplen con los horarios dispuestos para la

actividad?

TOTAL

PASO 4 Seiketsu-Mantener

1 ¿Se realiza la revisión semanal al registro de las bases?

TOTAL

PASO 5 Shitsuke-Disciplina

1 ¿Es aplicada la auditoria al programa mensualmente?

TOTAL

CALIFICACIÓN