CUESTIONARIOnnNochen2 4863869aec76b3f

EVALUACION GESTION DOCUMENTAL
Apellidos: ________________________Nombres:___________________
Curso: _________________________________ Fecha: _____________
Este cuestionario ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de su

conocimiento, relacionadas con las competencias estudiadas.
Marque la Respuesta Correcta:
1 Todas aquellas comunicaciones escritas que van dirigidas a personas o

dependencias dentro de una institución se denominan:
a) Comunicaciones interinstitucionales
b) Comunicaciones Oficiales
c) Correspondencia de carácter interno
d) Correspondencia Enviada
2 Las siguientes clases de formatos son adecuados y usados para

comunicación Interna:
a) Memorandos, Razoneros y Circulares.

b) Carta, Memorando y Circulares
c) Circulares, Razoneros y Resoluciones
d) Cartas, Oficios, Razoneros
3 El uso de los formatos adecuados en los procesos de comunicación en las

entidades debe estar acorde con el tipo de:
a) Según criterio del funcionario responsable

b) Información y la relevancia de la comunicación
c) Según criterios del remitente y destinatario
d) Información y al destinatario
4 Un mensaje interno es el equivalente a una razón escrita, cuyo contenido

no es de trascendental importancia a largo plazo. El formato utilizado para
este tipo de comunicaciones es:
a) El formato preimpreso denominado Razonero

b) El formato preimpreso denominado Circular Informativa
c) El formato preimpreso denominado Circular Interna
d) El formato preimpreso denominado Memorando
5 Formato que se utiliza cuando la comunicación es dirigida a personas o

instituciones fuera de la institución o la relación entre ésta y sus
empleados; es decir, cuando el Departamento de Recursos Humanos se
dirige a cada persona como empleado.
a) Memorando Circular
b) Carta
c) Resolución
d) Acta
6 Es la síntesis del contenido de la carta, expresada en máximo cuatro

palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Para su elaboración se
pueden suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el
sentido. Se escribe a dos renglones del destinatario, alineado con el
número y la fecha. Se anota con mayúscula inicial y seguida de dos
puntos (:).
a) El texto
b) El asunto
c) Datos del destinatario
d) Resumen
7 Es una expresión de cortesía que se escribe a dos renglones del texto.

Presenta dos alternativas, de las cuales solo podemos usar una por carta.
Debe ser breve y seguida de coma (,):
a) La despedida
b) El saludo o vocativo
c) Asunto
d) Copias
8 Documento escrito en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en

una reunión. Se constituye en la memoria de reuniones o actos
administrativos. Se debe redactar en tiempo pasado ningún párrafo se
inicia con gerundio.
a) Actas
b) Resoluciones
c) Acuerdos
d) Decretos
9 Las actividades de confrontación y diligenciamiento de planilla de control y

ruta del trámite, identificación del trámite, determinación de competencia,
según funciones de las dependencias, definición de los periodos de
vigencia y tiempos de respuesta corresponden al proceso de:
a) Distribución de documentos internos

b) Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
c) Recepción de solicitud o trámite
d) Respuesta
10 Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo

de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
a) Comunicaciones oficiales
b) Comunicaciones oficiales externas
c) Registro de comunicaciones oficiales
d) Correspondencia recibida y despachada
11 Los principios que rigen la Administración Pública, que permiten la

adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de
Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas, y que garantizan establecer pautas que hagan efectivo
su cumplimiento son:
a) Eficiencia, Eficacia, Economía, Transparencia, Medio Ambiente,

Cultura Archivística, Interoperabilidad, Neutralidad Tecnológica,
Orientación al ciudadano.
b) Economía, Planeación, Organización, Dirección, Control.
c) Eficacia, Contexto, Administración, aspectos Legales, Análisis
DOFA, Buenas Prácticas
d) Políticas y Procedimientos Documentados, Material de Formación,
Sistemas Implementados, Integración Sistemas de Gestión.
12 Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
a) Archivo electrónico:
b) indicadores de calidad, tiempos, recursos y costos de PGDE
c) Gestión Documental Electrónica
d) Normatividad que en materia de gestión documental
13 Información creada, recibida, almacenada y transmitida por medios

electrónicos.
a) Niveles y unidades de un sistema

b) Cada una de las partes en que se divide una sección.
c) Conjunto de documentos del mismo tipo de un fondo, sección o
subsección.
d) Documentos electrónicos:
14 Se administran electrónicamente desde su origen, trámite, distribución,

publicación, conservación, archivo y durante todo su ciclo de vida.
a) Cada una de las agrupaciones documentales en que está organizado

un fondo.
b) Formalización de una actividad.
c) Documentos nativos electrónicos
d) Las unidades mínimas constitutivas de un fondo y de sus partes.
15 Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones
a) Radicación de comunicaciones oficiales

b) Tramite
c) Correspondencia
d) Oficios recibidos
16 Curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimiento de la función administrativa.
a) Tramite de documentos
b) Distribución de documentos
c) Recepción
d) Disposición Final
17 “Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales

en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.
a) Ley 734 del 2002. Código Único disciplinario. Artículos 34 y 35.

b) Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación.
c) Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22 y 25.
d) Acuerdo 160 del Archivo General de la Nación
18 Las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario corresponden al proceso de
a) Distribución de documentos
b) Radicación de documentos
c) Normalización de la producción documental
d) Determinación de uso y finalidad de los documentos
19 Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las

comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o de envío
a) Radicación
b) Distribución
c) Recepción
d) Envío
20 Los documentos que requieren trámite al interior de la entidad se separa

de acuerdo a las rutas establecidas y se registra en la planilla de
correspondencia entregada, para la respectiva distribución. Este
procedimiento corresponde a las actividades de:
a) Recepción de comunicaciones oficiales
b) Clasificar y organizar comunicaciones oficiales
c) Distribuir comunicaciones oficiales
d) Tramite de comunicaciones oficiales
Complete el enunciado
21 En Entidades Públicas, no se _________________documentos de

correspondencia privada.
a) Tramitarán
b) Recibirán
c) Notificarán
d)
22 En el proceso de comunicaciones producidas en una entidad, no se

reservan
__________________
a) Envíos de Jefes de Áreas

b) Números de radicación
c) Comunicaciones
d) Actas
23 En la correspondencia recibida, se ________el destinatario. Si éste no

pertenece a la institución se devuelve el documento o el paquete a la
entidad que brinda el servicio de mensajería o en su defecto al remitente.
a) Sistematiza
b) Verifica
c) Elimina cualquier registro de
d) Alista
24 Los procedimientos de_____________________________ corresponden

al proceso de trámite de los documentos de archivo.
a) Apoyo que tendrán en cuenta únicamente el visto bueno de la

asistencia administrativa, eximiendo la normatividad vigente y la
política institucional.
b) Los niveles nacional, internacional e interinstitucional
c) Recibir, Enviar, verificar y registrar comunicaciones oficiales
d) Enviar, recibir, verificar comunicaciones oficiales.
25 EL Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por
una persona natural o jurídica se llama____________________________
a) Proceso de recepción de documentos
b) Proceso de distribución de documentos
c) Proceso de normalización de la producción documental
d) Proceso para determinación de la periodicidad de la producción
documental.
26 Documentos análogos corresponden a Información creada o recibida,

conservada como medio de prueba cuyo soporte es un material
______________________
e) Como el papel, fotografías, discos etc...

f) Correos electrónicos (Comunicaciones oficiales)
g) Código binario y transmitida digitalmente.
27 Los términos de vigencia, se empiezan a contar a partir del
h) Día siguiente de radicado el documento.

i) Inmediatamente se radica el documento.
j) Tres días hábiles para atención del trámite
k) El tiempo que disponga el jefe de archivo.
28 Las Tablas de Retención Documental se aplican solo en
a) Centros de documentación, únicamente por documentalistas

b) Fondos Acumulados
c) Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico
d) En bibliotecas, es un sistema de clasificación de bibliotecas
29 Una característica de las Tablas de Retención Documental es
a) Permitir la identificación y clasificación de las series, subseries y tipos

documentales
b) No se deben aplicar en los archivos de gestión y central
c) No tiene carácter obligatorio para las entidades.
d) Es una herramienta que se desarrolla y aplica únicamente para los
archivos históricos
30 Una transferencia documental primaria es el traslado
a) De documentos del archivo de gestión al archivo central, con el objeto

de realizar su preparación física y depuración.
b) De documentos de archivo al comité evaluador de archivo, para definir
las series documentales que serán eliminadas.
c) De documentos al consejo departamental de archivos para evaluación
y custodia.
d) De las Series y/o Subseries documentales que han cumplido su
tiempo en el Archivo de Gestión u Oficina al Archivo Central o
Intermedio.
31 Cumplir el tiempo de Retención Documental o de permanencia en el

Archivo de Gestión hace referencia a
a) El momento cuando los documentos de archivo no han cumplido su

ciclo, es decir están en trámite y consulta permanente.
b) El momento cuando los documentos, que se encuentran en el Archivo
de Gestión cumplen su ciclo es decir, la frecuencia de consulta
disminuye como consecuencia de la pérdida de sus valores
administrativos.
c) Momento cuando los documentos de archivo adquieren los valores
secundarios, es decir pueden ser eliminados en su totalidad.
d) El momento cuando el comité de archivo de la entidad, informa al
archivo central que pueden incinerar los documentos, con el objetivo
de liberar espacio.
32 Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y

registrarlas en el formato de
a) Cuadro de Identificación de fondos acumulados

b) Inventario documental
c) Listado maestro de tipos documentales
d) Índice documental
33 Se ubicarán los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente

por DIA, MES, AÑO
a) Ordenación Cronológica
b) Ordenación Numérica
c) Ordenación
d) Sistemas de ordenación
34 Se ordenaran en forma numérica ascendente, donde el primer número

corresponde al primer documento almacenado en la unidad de
conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que
lleven un número consecutivo asignado.
a) Ordenación Numérica
b) Ordenación alfabética
c) Ordenación Cronológica
d) Sistema de ordenación alfanumérica.
35 El proceso de limpieza y depuración de carpetas donde la documentación

debe quedar, completa, estar previamente seleccionada sin borradores,
notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa,
manuscritos, sobres de correo, material bibliográfico, documentos
duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o
elementos que puedan causar deterioro físico
a) Tablas de Retención Documental

b) Preparación Física de los documentos
c) Valoración de series y subseries
d) Selección y clasificación de series documentales
36 Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad estándar para el

almacenamiento de los documentos :
a) Menos de 50 fólios
b) Mas de 120 fólios
c) Entre 80 y 120 folios
d) Entre 120 y 200 folios
37 Cada tipología documental se le debe asignar un número en forma

ascendente, por cada documento dentro de la carpeta, utilizando lápiz de
mina negra, el proceso corresponde a:
a) Ordenación
b) Consecutivo de Correspondencia
c) Foliación
d) Paginar
38 De acuerdo a los siguientes niveles de descripción, se solicita que los

ordene de lo general a los especifico:
a) Nivel de Expediente
b) Nivel de Serie
c) Nivel de Fondo
d) Nivel de Unidad Documental
e) Nivel de Subfondo
Seleccione la Respuesta:
a) a,b,c,d,e
b) e,c,a,b,d
c) c,e,b,a,d
d) a,e,d,b,c
39 Relacione uno de los ítems de la primera columna con un solo enunciado

de la columna de enfrente
Marque e,
No. Columna 1 numero Columna 2
correcto
Concepto que hace referencia al
Ciclo Vital Del
1 proceso integral de los documentos
Documento
en su ciclo vital
Instrumento que describe la
relación sistemática y detallada de
las unidades de un fondo, sección
o subsección, siguiendo la
2 Archivo
organización de las series
documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y
preliminar
3 Comité De Archivo Es una subdivisión de un fondo
Conjunto de Documentos
Organizados sea cual fuere su
fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural
4 Automatización por personas naturales o jurídicas,
por instituciones públicas o
privadas, en el transcurso de su
gestión y que prestan servicio de
información
Archivo de gestión/Archivo Central/

5 Fondo Documental
Archivo Histórico
Sistema mediante el cual se

Inventario
6 transforma una imagen analógica o
Documental
real en una imagen digital
7 Subsección Totalidad de las series

documentales de una institución
8 Digitalización Es una subdivisión de una sección
Organismo de carácter asesor en
9 Archivo Total materia de gestión documental con
el cual deben contar las entidades
la aplicación de los medios
tecnológicos a los procesos de

10 Sección
almacenamiento y recuperación de
la información documental

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Marque la Respuesta Correcta:

1 Todas aquellas comunicaciones escritas que van dirigidas a personas o

2 Las siguientes clases de formatos son adecuados y usados para

a) Memorandos, Razoneros y Circulares.

3 El uso de los formatos adecuados en los procesos de comunicación en las

a) Según criterio del funcionario responsable

4 Un mensaje interno es el equivalente a una razón escrita, cuyo contenido

a) El formato preimpreso denominado Razonero

5 Formato que se utiliza cuando la comunicación es dirigida a personas o

6 Es la síntesis del contenido de la carta, expresada en máximo cuatro

7 Es una expresión de cortesía que se escribe a dos renglones del texto.

8 Documento escrito en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en

9 Las actividades de confrontación y diligenciamiento de planilla de control y

a) Distribución de documentos internos

10 Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo

11 Los principios que rigen la Administración Pública, que permiten la

a) Eficiencia, Eficacia, Economía, Transparencia, Medio Ambiente,

12 Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

13 Información creada, recibida, almacenada y transmitida por medios

a) Niveles y unidades de un sistema

14 Se administran electrónicamente desde su origen, trámite, distribución,

a) Cada una de las agrupaciones documentales en que está organizado

a) Radicación de comunicaciones oficiales

16 Curso del documento desde su producción o recepción hasta el

17 “Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales

a) Ley 734 del 2002. Código Único disciplinario. Artículos 34 y 35.

18 Las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

19 Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las

20 Los documentos que requieren trámite al interior de la entidad se separa

21 En Entidades Públicas, no se _________________documentos de

22 En el proceso de comunicaciones producidas en una entidad, no se

a) Envíos de Jefes de Áreas

23 En la correspondencia recibida, se ________el destinatario. Si éste no

24 Los procedimientos de_____________________________ corresponden

a) Apoyo que tendrán en cuenta únicamente el visto bueno de la

25 EL Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

26 Documentos análogos corresponden a Información creada o recibida,

e) Como el papel, fotografías, discos etc...

27 Los términos de vigencia, se empiezan a contar a partir del

h) Día siguiente de radicado el documento.

28 Las Tablas de Retención Documental se aplican solo en

a) Centros de documentación, únicamente por documentalistas

29 Una característica de las Tablas de Retención Documental es

a) Permitir la identificación y clasificación de las series, subseries y tipos

30 Una transferencia documental primaria es el traslado

a) De documentos del archivo de gestión al archivo central, con el objeto

31 Cumplir el tiempo de Retención Documental o de permanencia en el

a) El momento cuando los documentos de archivo no han cumplido su

32 Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y

a) Cuadro de Identificación de fondos acumulados

33 Se ubicarán los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente

34 Se ordenaran en forma numérica ascendente, donde el primer número

35 El proceso de limpieza y depuración de carpetas donde la documentación

a) Tablas de Retención Documental

36 Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad estándar para el

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