Reina Christian U3T2a1

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE HONDURAS
(UNAH)
Tema: Organización de bibliografías
Alumno: Christian André Reina Martínez

Número de cuenta: 20161002746
Catedrático: Nery Gaitán
17 de abril del 2021

Tegucigalpa M. D. C.
Introducción
El presente informe es para dar a conocer los pasos que se siguieron para poder
organizar un evento dirigido al lanzamiento de un producto, por parte de una empresa
nueva, en donde se nos da a conocer que para poder realizar un evento no es solo con
planearlo de un día para otro, si no, que lleva un proceso algo largo dependiendo de lo
que se vaya a realizar.
A la hora de realizar un evento tan importante se deben de estar muy pendientes de
todos los detalles ya sean por menores, esto puede significar un fallo que pueda dañar la
imagen de la empresa.
Organización de un evento para un lanzamiento de producto
 Listado de invitados y segundos invitados
Como primer paso para realizar la organización del evento se comenzó elaborando dos
listas, una primera lista en donde apuntamos las personas más importantes e influyentes
en el rubro al que el producto entraría, con el fin de poder crear alianzas futuras; en la
segunda lista se agregaron las personas con un menor rango, como ser periodistas,
subgerentes de empresas, influencers, entre otros, estas listas se hicieron con el fin de
poder tener un mayor control del número de invitados y que el evento se realizara de la
forma correcta.
 Redacción de la tarjeta de invitación y la redacción de la nota de prensa
Se realizaron tarjetas de invitación para cada invitado en la cual comienza con un saludo
amigable y se detalló donde se realizaría el evento, cual seria su fecha y hora, de igual
manera se le coloco los datos de la persona a la cual se le comunicara la asistencia de
cada invitado, de esta manera saber que invitados si pueden asistir y quienes no.
Se redacto una nota de prensa en donde explicamos detalladamente de que trata el
evento, quienes son nuestros invitados especiales, y los contactos de la empresa
anfitriona en el evento.
 Búsqueda del local
Luego de tener la lista completa con las confirmaciones de las personas, se procedió a
buscar un local que sea adecuado en cual cupieran la cantidad de personas invitadas y se
sintieran a gusto, desahogados y no apretados o incomodos, de igual manera que el
lugar fuera propicio para el tipo de evento que se quería realizar.
En el caso de este evento se eligió el Salón Real del Hotel Intercontinental
 Plano o mapa de distribución de las mesas, asientos, estrado, pantallas,
proyector, etc.
Luego de saber las dimensiones del local en donde se realizaría el evento se procedió a
hacer los planos de las ubicaciones de mesas, asientos, estrado, pantallas, proyectores, el
sistema de sonido, de qué lado quedaría la salida, y en qué lugar estaría el bufet.
 Cronograma del plan de trabajo
Se elaboró un cronograma de trabajo en el cual se especifican todas las actividades a
realizar, semanas antes de que el evento de comienzo, desde hacer las listas de los
invitados, enviar las invitaciones, realizar cotizaciones hasta la instalación del equipo y
hacer una prueba unas horas antes del evento; todo lo anterior con fecha y hora de
realización con el fin de que nada falle.
 Programa del evento
Se llevo a cabo un programa del evento, en el cual se encontraban todas las actividades
que se realizarían durante el evento, desde la entrada de los invitados hasta el cierre del
evento, todo con sus respectivos tiempos, con el fin que todo salga como se espera ya
que comenzar muy tarde o antes puede verse como falta de respeto para los invitados, es
mejor comenzar en tiempo y hora establecidos.
 Realización de menú para el evento
Durante el evento se entregará una entrada, un platillo completo, y un postre; para ello
se elaboró un menú, acorde a la temática del evento, el cual no fuera pesado y agradable
para los invitados.
 Vestimenta de los oficiales de protocolo
Se selecciono los trajes y la vestimenta de las personas encargadas del evento, se eligió
una vestimenta de noche, las mujeres con un vestido negro y los hombres de saco, una
vestimenta formal y acorde al prestigio y formalidad del evento.
 Aspectos de la imagen empresarial
Se realizo una minuciosa búsqueda de todos los aspectos de la imagen empresarial, ya
que lo que se quiere con el evento es poder mostrar ¿quién es la empresa? y ¿qué es lo
que ofrece al mercado?, se tomo como base los colores corporativos para poder elegir el
color de los manteles, cristalería, decoración del lugar, las flores a utilizarse ya que el
producto es natural, las luces y la temática en general del evento.

 Obsequios o regalos
Se prepararon los obsequios que se le entregaron a los invitados, los cuales fueron los
mismos productos de la empresa, y el material publicitario referente a la marca como
ser llaveros, botes, agendas, plumas, entre otros.
 Transporte
También se alquiló dos buses rapiditos con el fin de poder traer e ir a dejar a los
invitados que tengan inconvenientes inesperados con la movilización al evento o a sus
casas.
 Alquiler de equipo
Se realizaron cotizaciones con las diferentes empresas que prestan el servicio de alquilar
equipo como micrófonos, pantallas, luces, parlantes, proyectores y se eligió el que mas
se ajusto al presupuesto dado por la empresa.

Análisis
Los eventos sociales son muy importantes para las empresas, ya que a través de ellos se
dan a conocer en el mercado públicamente, esto les abre una puerta muy amplia para las
empresas que vienen comenzando; en estos eventos se consiguen contactos y personas
interesadas que pueden ayudar en el futuro prometedor de la nueva marca.

Sugerencias
 Revisar bien todos los detalles, aunque todo parezca estar bien, ya que siempre
puede que haya algo que no nos percatemos y se vuelva un problema mayor.
 Realizar varias pruebas de los sistemas de sonido, luces, pantallas, micrófonos,
proyectores unas dos veces antes del evento.

Conclusiones
 Los eventos sociales son de gran importancia para la mayoría de las empresas, si
bien es cierto que dichos eventos son costosos y no todas las empresas que
vienen comenzando son capaces de costeárselo, estos le brindan a la empresa
una imagen clara, formal ante el público y la competencia.
 Este tipo de eventos lleva una gran organización de meses para que cada detalle
este bien realizado ya que esta en riesgo la imagen de la empresa que desea
lanzarse al mercado, los eventos son muy públicos, aparecen en periódicos,
revistas, televisión y un detalle no previsto puede dañar la imagen empresarial.

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organizar un evento dirigido al lanzamiento de un producto, por parte de una empresa

que se vaya a realizar.

A la hora de realizar un evento tan importante se deben de estar muy pendientes de

 Listado de invitados y segundos invitados

 Redacción de la tarjeta de invitación y la redacción de la nota de prensa

manera se le coloco los datos de la persona a la cual se le comunicara la asistencia de

Se redacto una nota de prensa en donde explicamos detalladamente de que trata el

evento, quienes son nuestros invitados especiales, y los contactos de la empresa

 Búsqueda del local

lugar fuera propicio para el tipo de evento que se quería realizar.

En el caso de este evento se eligió el Salón Real del Hotel Intercontinental

 Plano o mapa de distribución de las mesas, asientos, estrado, pantallas,

 Cronograma del plan de trabajo

Se elaboró un cronograma de trabajo en el cual se especifican todas las actividades a

realización con el fin de que nada falle.

 Programa del evento

mejor comenzar en tiempo y hora establecidos.

 Realización de menú para el evento

para los invitados.

 Vestimenta de los oficiales de protocolo

vestimenta formal y acorde al prestigio y formalidad del evento.

 Aspectos de la imagen empresarial

Se realizo una minuciosa búsqueda de todos los aspectos de la imagen empresarial, ya

producto es natural, las luces y la temática en general del evento.

mismos productos de la empresa, y el material publicitario referente a la marca como

ser llaveros, botes, agendas, plumas, entre otros.

invitados que tengan inconvenientes inesperados con la movilización al evento o a sus

se ajusto al presupuesto dado por la empresa.

empresas que vienen comenzando; en estos eventos se consiguen contactos y personas

interesadas que pueden ayudar en el futuro prometedor de la nueva marca.

 Realizar varias pruebas de los sistemas de sonido, luces, pantallas, micrófonos,

proyectores unas dos veces antes del evento.

vienen comenzando son capaces de costeárselo, estos le brindan a la empresa

una imagen clara, formal ante el público y la competencia.

lanzarse al mercado, los eventos son muy públicos, aparecen en periódicos,

revistas, televisión y un detalle no previsto puede dañar la imagen empresarial.

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