Manual de Transferencias y Propuestas Mediateca
Manual de Transferencias y Propuestas Mediateca
Manual de Transferencias y Propuestas Mediateca
DAYANA BUSTOS
YERARDYNE DIAZ
LAURA TORRES
JEFFERSON BARBUDO
MANUEL CASTRO
YULIANA QUINTERO
ANA MARÍA MORENO
FICHA 2341273
BOGOTÁ D.C.
2022
INTRODUCCIÓN
El presente manual se realizó con el fin de llevar a cabo una correcta aplicación de
las transferencias documentales a los documentos producidos por Idartes -
Cinemateca según los tiempos de retención indicados en los instrumentos
archivísticos.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
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MARCO LEGAL
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TRANSFERENCIA PRIMARIA
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Aspectos a tener en cuenta para la elaboración del Plan de Transferencias
Alistamiento Documental
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● Todo aquel documento que se encuentre impreso en papel termoquímico,
debe ser fotocopiado en papel bond para que pueda ser conservado.
● Realizar foliación (bajo los estándares que dicte la normatividad) con el fin
de facilitar la consulta y ordenación de la documentación.
● Colocar dentro de la caja para transferir las carpetas sobre su lomo. Las
cajas deben ser rotuladas con lápiz y letra mayúscula sostenida. Las cajas
deben ser numeradas consecutivamente en la cara frontal, en cada caja se
debe registrar el número de carpetas contenidas.
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El FUID original quedará en el Archivo de Gestión o Central, detallando series
documentales o carpetas a transferir junto con su Archivo Magnético FUID.
Cada Unidad Administrativa tiene el deber de abrir una carpeta electrónica y/o
física, según sea el caso con nombre Carpeta “Transferencias Documentales” para
que sirva como referencia para efectuar con precisión la solicitud de préstamos de
documentos al Archivo Central en un Futuro.
Por lo general, el FUID debe tener un instructivo para su diligenciamiento tal como:
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❖ Soporte: anotar el tipo de soporte en el que se encuentra microfilmes (M),
vídeos (V), casetes [C], soporte electrónico (E), soporte papel (P), etc.
❖ Frecuencia de consulta: se registra si la documentación tiene alto, medio,
bajo y ningún índice de consulta (esto se hace teniendo en cuenta los
controles y registro de préstamo que las dependencias tienen de los
documentos).
❖ Notas: se consignan datos que sean relevantes y no estén registrados en
las columnas anteriores. Pueden ser observaciones o detalles que se haya
encontrado en la documentación,
❖ Elaborado por: nombre, apellido, cargo, firma de la persona responsable
de elaborar el inventario, lugar y fecha de elaboración.
❖ Entregado por: nombre, apellido, cargo, firma de la persona responsable
de entregar la transferencia, lugar y fecha de entrega.
❖ Recibido por: nombre, apellido, cargo, firma del responsable de recibir el
inventario, lugar y fecha de recibido.
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Confrontación de Documentación con el FUID y Aprobación
Una vez se tiene el FUID, se debe confrontar la información que este tiene
diligenciada con los documentos a transferir para que este proceso sea exitoso.
Una vez comprobada esta información, el jefe o encargado de la revisión de la
transferencia dará el visto bueno para proseguir con la transferencia.
Acta de Transferencia
Es un documento administrativo necesario para la realización de la transferencia,
en esta se consignan un membrete con la información de la entidad como: logo,
versión, página, nombre de la entidad, nombre del acta.
Una vez se tengan todas las unidades mínimas de conservación para cargar, el
coordinador del Grupo de Gestión Documental deberá realizar una solicitud a la
empresa de transporte definida para llevar a cabo la transferencia documental
informando requerimientos especiales, así:
● Ruta que garantice un traslado seguro, evitando zonas o sectores que
puedan representar un riesgo para el vehículo, los colaboradores y la
documentación, estimando fechas y horas desde el cargue y transporte,
hasta el arribo al destino.
● Identificar y reportar oportunamente a la Supervisión y a los interlocutores
designados por IDARTES , el responsable coordinador de las actividades
de transporte, el conductor y auxiliares que apoyarán el servicio de
transporte, así como el profesional responsable de la documentación que
acompañará el transporte, la placa del vehículo y la ruta.
● Evaluar y garantizar el estado al día de los papeles y la documentación
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relacionada con estado del vehículo, permisos y licencias de el o los
conductores que presten el servicio, tales como revisión técnico mecánica,
seguro obligatorio, licencias de conducción, manifiesto de carga, guía de
mensajería, certificación de idoneidad de la empresa transportadora, las
pólizas de seguridad que amparan cualquier eventualidad durante esta
actividad.
● Identificar las condiciones de mobiliario o equipos requeridos para adelantar
el proceso de carga, tales como carros auxiliares o carretilla zorra, así como
prever las condiciones que puedan entorpecer el flujo del transporte, tales
como obstáculos de las áreas de carga y descarga, rampas o condiciones
de carga al aire libre, generando las acciones para eliminar o mitigar los
riesgos.
● La empresa de correspondencia deberá notificar la autorización del
vehículo, fecha, hora y lugar en que se procederá a realizar la recolección
de los documentos a transferir.
● La carga debe realizarse de forma independiente de acuerdo a las unidades
de almacenamiento, cajas, para facilitar la acomodación al interior del
vehículo.
● En cada uno de los casos, la primera caja que ingrese corresponderá al
último número de la remisión para esta unidad de almacenamiento y así
sucesivamente en el orden descendente, de tal manera que la última caja
que ingrese al vehículo sea la No. 1.
● Al cargar se debe mantener el orden estricto de cajas.
● Una vez se cargue la última caja debe garantizarse que las unidades de
almacenamiento no van a moverse o caerse durante el traslado, para lo
cual podrá usarse correas, cuerdas o similares.
● Una vez esté instalada la documentación y se haya hecho la
correspondiente verificación y cotejo de las unidades generales y
específicas cargadas en el furgón se procederá al cierre del vehículo
mediante candado y con los sellos y precintos de seguridad
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Verificación de la Documentación Recibida en el Archivo Central
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Conformación Expediente de la Transferencia
PRIMEROS AUXILIOS
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➔ Las cajas y carpetas que se encuentran almacenadas en los archivos y
presenten algún deterioro (rasgaduras, humedad o suciedad) deberán
cambiarse de forma inmediata respetando siempre la organización
archivística que tenga el expediente, así se puede evitar pérdida de
información.
➔ En caso de que se requiera borrar información que se encuentra a lápiz, se
debe utilizar un borrador de nata, para realizar el proceso, se debe ubicar la
mano abierta entrecerrando el sitio a borrar, realizando el borrado desde el
interior de la mano hacia afuera, la presión ejercida debe ser leve, evitando
que se rasgue el papel, carpeta o caja.
➔ Evitar el uso de elementos metálicos como: clips, ganchos mariposa,
ganchos de cosedora, estos elementos bajo condiciones inestables de
humedad relativa y temperatura pueden generar con el tiempo oxidaciones
que producen manchas irreversibles sobre los documentos.
➔ Si el número de cajas y/o carpetas transportadas sobrepasa el número que
se puede manipular, utilice un carro transportador, en caso de no contar con
ese tipo de medios, transportar sólo las unidades que se puedan manipular
con ambas manos.
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● Unión de roturas y rasgaduras: Cuando se presente rasgadura por
manipulación inadecuada de la documentación es recomendable: Para unir
rasgaduras se sugiere utilizar cinta mágica o cinta de lino blanca
autoadhesiva, ya que las cintas pegantes comunes deterioran los
documentos, lo que puede ocasionar un color amarillo, cristalización o
también puede desprenderse ocasionando finalmente pérdida de
información.
● Limpieza documental y realmacenamiento: El proceso de la limpieza
documental constituye una de las estrategias de conservación más simples
y eficaces, con ella se disminuye en grandes proporciones la posibilidad de
ataques biológicos y la incidencia de la contaminación atmosférica sobre los
documentos.
DEPURACIÓN
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científico, cuando a su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del
país.
➔ La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries
documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden
eliminar documentos individuales de un expediente o una serie.
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meses anteriores, con su número progresivo más alto queden al fondo y las
más recientes con números menores queden al frente y arriba.
- En el proceso de descargue y depósito estarán presentes el personal de la
unidad Coordinadora de Archivos y el enlace de archivos.
- Durante el traslado no se debe abrir ninguna caja.
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DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO VIVO CINEMATECA
A partir del 12 de junio de 2019 se abren las puertas del nuevo Centro Cultural de
las Artes Audiovisuales, escenario que hace parte del Instituto Distrital de las Artes
- Idartes, acoge todas las estrategias de esta institución, encaminadas a la
preservación del patrimonio cultural, la creación con nuevas tecnologías y la
evolución integral de la cultura visual y audiovisual, a través del desarrollo de
programas de formación, creación, exhibición, investigación y publicaciones, y de
acciones de preservación, restauración y circulación del acervo audiovisual
consignado en su filmoteca y mediateca. Un espacio de encuentro entre las
distintas formas y culturas del audiovisual.
Inmueble
Características Arquitectónicas
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Plano Archivo Vivo Cinemateca de Bogotá
POR FAVOR PEGAR PLANO MANUELO, GRACIAS
Pisos
Los pisos al interior del archivo Vico se encuentran fabricados en base de
concreto con recubrimiento en baldosa, en líneas generales se encuentran en
buen estado.
Muros
Los muros se presentan en material ladrillo y /o bloque, pañetados con pintura con
propiedades ignífugas, tiene interruptores en cada cuarto que permiten el
encendido y apagado de la luz y tomacorrientes
Iluminación
Estantería
Esta cumple con lo estipulado en el Acuerdo 037 de 2002 es decir no tiene bordes
que produzcan daños, están construidas con láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables, hay un espacio de 20 cm entre muros y estantería estas
tienen aproximadamente 2.20 metros y con resistencia para soportar una carga de
almacenamiento de 7 cajas por metro lineal o en su caso de los rollos filmográficos
necesarios para almacena de alto, entre otras
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Unidades de Conservación
Ventilación
Cada cuarto cuenta con sistemas de ventilación con ciclos de renovación del
aire según lo requiera el espacio.
Seguridad
Mantenimiento
Hallazgos cinemateca
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clasificación y placas; pero, que aún no reposaban en estanterías por la
mudanza.
❖ Se tenían almacenados diferentes micro casetes que ya tenían clasificación
según el contenido, el año y el autor. En estos, no se logró observar si ya
tenían su respectiva placa o no.
❖ El espacio de almacenamiento para este tipo de soporte estaba adecuado
en cuanto a condiciones de ambiente, temperatura y humedad relativa. Las
unidades de conservación en las que se encontraban estos rollos fílmicos,
aún no eran homogéneas. Esto es, algunos rollos se encontraban en
unidades de almacenamiento plásticas, otros en metálicas y algunos ni
siquiera tenían núcleo o estaban envueltos en papel parecido al vinipel.
También, había algunos rollos que ya tenían placas inventariadas, así como
otros con la indicación de que les hacía falta placas.
❖ En las estanterías que ya estaban clasificadas y organizadas, se evidencian
cajas x300
❖ Los documentos que aún no estaban organizados en las estanterías se
encontraban en cajas x100.
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PROPUESTA ARCHIVO CENTRAL
Historia Institucional
MISIÓN
Garantizar el pleno ejercicio y disfrute de los derechos culturales por parte de la
ciudadanía, acercando las prácticas artísticas y las vivencias de sus diferentes
dimensiones a la vida cotidiana de las personas; mediante la ejecución de las
políticas públicas, proyectos, planes y programas que aportan a la construcción de
un nuevo contrato social que contribuya al desarrollo de las personas como seres
creativos, sensibles, solidarios y responsables con las demás personas.
VISIÓN
Objetivos
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encuentran en la Ley General de Archivos 594/200 y el Acuerdo 02/2004
“Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de
los depósitos.
UBICACIÓN
● Para la creación de este depósito es necesario que el terreno no presente
riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación.
ASPECTOS ESTRUCTURALES
● Usaremos estanterías de 2.20 m de alto, las bandejas deben soportar un
peso de 100 kg/mt lineal. El lugar donde estarán ubicadas las estanterías
debe tener un soporte de peso de 1200 k/mts.
● Los pisos, techos y las puertas deben estar construidos con material
ignífugo.
La pintura que se aplicará debe estar compuesta también de material
ignífugo y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento
de sustancias nocivas para la documentación.
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DISTRIBUCIÓN
● Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar
con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
acervos.
● Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta
el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función
desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia,
recepción, organización, y tratamiento de los documentos.
ESTANTERÍA
● Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá,
evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
● Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja debe soportar un peso
de 100 kg/mt lineal.
TIPO DE MUEBLES
● Mobiliario para obras de gran formato
● Mobiliario para documentos en otros formatos.
● Estanteria fija
CONDICIONES AMBIENTALES
● La temperatura adecuada normalmente para estos depósitos es de 15°C a
20°C.
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● La ventilación de este depósito debe garantizar la renovación continua y
permanente del aire de una o dos veces por hora, esto se establece de
acuerdo con las condiciones ambientales internas que se requieran y que la
conservación de los documentos mantenga una adecuada ventilación entre
ellos.
● Los filtros de aire deberán ser medios de filtración del aire de ingreso tanto
de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos.
EQUIPOS DE EMERGENCIA
● Seguridad del depósito de archivo, se dispone de equipos para la atención
y desastres como extintores de CO2, Solkaflam extintor multipropósitos y
extractores de agua.
MANTENIMIENTO
● Para el mantenimiento es indispensable garantizar la limpieza permanente
y adecuada de las instalaciones de la estantería y unidades de
conservación. Ya que estas requieren de un programa de limpieza en seco
y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
METODOLOGÍA
❖ La distribución de las estanterías se llevará a cabo mediante la codificación
de las dependencias como se demuestra en el organigrama de la entidad,
fijándose en el orden consecutivo de cada código. Con las estanterías que
contiene el archivo central, estableceremos uno o varios estantes para cada
dependencia según la cantidad de documentos recibidos en la
transferencia.
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❖ Al momento de recibir la transferencia documental desde el archivo de
gestión, procederemos a examinar el formato de inventario documental,
para así, validar que la documentación esté acorde a lo establecido en el
FUID.
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estante 4. Por último, la serie planes logísticos estará situada en la bandeja
tercera y cuarta del estante 4.
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CRONOGRAMA
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https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015/SUBGPD/Radi
cado_2-2015-04655.pdf
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