4.-M D A C Febrero 2020
4.-M D A C Febrero 2020
4.-M D A C Febrero 2020
ANTIGUO CUSCATLAN
FEBRERO 2020
Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................ 4
OBJETIVOS………………………………………………………………………………………………………..…..……………………..4
ALCANCE………………………………………………………………………………………………………..……………………………. 5
BASE LEGAL……………………………………………………………………….………………………………………………………… 5
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APROBACIÓN DE MANUAL
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INTRODUCCIÓN
El presente manual está referido al manejo del Archivo Central que es un área de la
Unidad de Gestión Documental y Archivos de la municipalidad, que tiene como
función recibir y brindar los tratamientos archivísticos a la documentación semi-
activa transferida de los archivos de gestión, periféricos y especializados.
OBJETIVOS
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ALCANCE
Su contenido será revisado cada doce meses con el propósito de hacer los cambios
o ajustes necesarios para su actualización, a partir de las necesidades de la gestión
documental institucional.
BASE LEGAL
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Parte I: GENERALIDADES
6) Integrar el CISED.
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ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO E INSTALACIÓN
1. IDENTIFICACION DOCUMENTAL
Este proceso tiene como propósito conocer Ia entidad productora del fondo
documental y las unidades productoras o generadoras, sus funciones y
actividades administrativas para comprender el contexto de producción
documental.
d) Las cajas deberán ser rotuladas por las unidades productoras en los campos
que ya están establecidos en las cajas y ubicarse de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo sobre los anaqueles de la estantería.
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e) Los estantes deberán numerarse consecutivamente de izquierda a derecha y
de arriba hacia abajo.
3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
5. TRANSFERENCIA
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escaneados, documentos electrónicos, documentos en papel de formato
mayor al oficio y carta, entre otros.
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(Ver Anexo I).
Los usuarios externos deben realizar los trámites a través de la Unidad de Acceso
a la Información Pública de la Municipalidad de Antiguo Cuscatlán, a manera de
brindarles orientación y el servicio especializado dentro de las disposiciones de
este manual.
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Profesionales de la investigación, que pueden ser centros de investigación,
organizaciones sociales especialistas en el tema, periodistas, investigadores
particulares o independientes con amplio conocimiento en el tema.
Estudiantes de nivel básico hasta universitario que buscan referencias
generales o específicas vinculadas con su formación académica o proyectos
de investigación.
1. ESPACIO FÍSICO
La ubicación del espacio físico donde se sitúa el Archivo Central debe responder a
las siguientes condiciones:
a) Planta baja.
b) No sótanos.
c) Cerca de las oficinas centrales.
d) Zona libre de ruidos fuertes y vibraciones.
e) Evitar que la topografía del lugar dificulte su acceso.
f) Lejos de fábricas con vertidos contaminantes, zonas de alto tráfico y de
emisión de escapes vehiculares.
g) No vegetación excesiva que rodee el edificio.
h) Lejos de ríos, estanques o cualquier otro donde puedan producirse
inundaciones o mucha humedad.
i) El área que circunda el edificio debe ser pavimentada, por lo menos entre 1 y
2 metros.
j) Lejos de zonas de riesgo social.
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2. CONTROL DEL BIODETERIORO
b) El edificio debe mantenerse en buen estado, las grietas deben repararse tan
pronto como se presenten, las puertas y las ventanas de las áreas de depósitos
deben mantenerse cerradas para evitar la entrada de aire exterior no
acondicionado.
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prohibir el ingreso de alimentos de acuerdo a las características del depósito, de
los documentos y los estándares internacionales.
5. ILUMINACIÓN
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Según la Normativa Archivística 4 del AGN, algunas medidas importantes a tomar
en cuenta son:
c) No comer, beber o fumar, cerca de las áreas de trabajo o cualquier otro lugar
donde existan documentos, con el objeto de evitar la proliferación de insectos
y roedores.
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Parte IV: INTEGRAR EL CISED
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ANEXOS
HOJA DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS………………………………. ANEXO I
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Hoja de Préstamo de Documentos CM010201
Nº DE SOLICITUD:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Documento(s) Solicitado(s):
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
OBSERVACION:
__________________________________________________________________
_______________________________ _______________________________
DEVOLUCION DE PRESTAMO
Fecha de devolución: ___________________ Hora: _________________________
____________________________ ________________________________
OBSERVACION:
__________________________________________________________________
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ANEXO II
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