ALCALDIA MUNICIPAL DE

ANTIGUO CUSCATLAN

MANUAL DE ARCHIVO CENTRAL

Unidad de Gestión Documental y Archivos

FEBRERO 2020
 Contenido

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................ 4
OBJETIVOS………………………………………………………………………………………………………..…..……………………..4

ALCANCE………………………………………………………………………………………………………..……………………………. 5

BASE LEGAL……………………………………………………………………….………………………………………………………… 5

Parte I: GENERALIDADES ............................................................................................................................. 6

Parte II: PROCESOS ARCHIVISTICOS DEL ARCHIVO CENTRAL ..................................................... 7
Parte III: PROGRAMACION DE LA CUSTODIA DOCUMENTAL DEL ARCHIVO CENTRAL ... 11
Parte IV: INTEGRAR EL CISED ................................................................................................................... 15
ANEXOS ……………………………………………………………………………………….……………………………………..………16

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 APROBACIÓN DE MANUAL

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Guadalupe Orit Hernández Lic. Adalberto Suarez Lic. Milagro Navas
de Merino Gerente Administrativo Alcaldesa Municipal
Unidad de Gestión
Documental y Archivos

EDICIONES Y/O REVISIONES

Edición Revisión Fecha emisión Cambios

realizados
01 Marzo 2019 Versión Inicial

02 24/Feb/2020 Febrero 2020 1ª Modificación

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 INTRODUCCIÓN

La Alcaldía Municipal de Antiguo Cuscatlán, a través de la Unidad de Gestión

Documental y Archivos (UGDA), debe asegurar el adecuado funcionamiento de los
archivos de acuerdo a las disposiciones emitidas por el Instituto de Acceso a la
Información Pública. Para tal fin, debe de implementar el Sistema Institucional de
Gestión Documental y Archivos (SIGDA) que permita localizar con prontitud y
seguridad los datos que genera, procesa o reciba como resultado del desarrollo de
las funciones de esta Institución.

El presente manual está referido al manejo del Archivo Central que es un área de la
Unidad de Gestión Documental y Archivos de la municipalidad, que tiene como
función recibir y brindar los tratamientos archivísticos a la documentación semi-
activa transferida de los archivos de gestión, periféricos y especializados.

El Archivo Central finaliza el proceso del SIGDA a través de los servicios de

transferencia, conservación y disposición final de los documentos; así como también
brinda acceso a la información a través de la consulta directa y préstamo de
documentos para usuarios internos y externos a través de la Unidad de Acceso a la
Información Pública, cuyas disposiciones se establecen en el presente documento.

OBJETIVOS

 Garantizar la custodia, conservación clasificación, ordenación, descripción y

administración de la documentación que se ha producido en las diferentes
dependencias organizativas de la Alcaldía Municipal de Antiguo Cuscatlán.

 Brindar servicio de consulta y difusión de dicho fondo documental, según

disposiciones en el presente manual.

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 ALCANCE

El presente manual es de cumplimiento para el personal asignado al área del Archivo

Central, así como para el personal municipal de las diferentes dependencias que
deberán hacer uso de los servicios archivísticos.

Su contenido será revisado cada doce meses con el propósito de hacer los cambios
o ajustes necesarios para su actualización, a partir de las necesidades de la gestión
documental institucional.

BASE LEGAL

 Ley de Acceso a la Información Pública; Título IV: “Administración de Archivos”;

Artículos 42, 43, 44.

 Lineamientos de Gestión Documental Archivos emitidos por el IAIP:

- Lineamiento 1 para la creación del Sistema Institucional de Gestión
Documental y Archivos SIGDA; Artículo 6.
- Lineamiento 4 para la Ordenación y Descripción Documental; Artículos 4, 5.
- Lineamiento 6 para la Valoración y Selección Documental; Artículos 1, 2.
- Lineamiento 7 para la Conservación Documental; Artículos 3, 4, 5.

 Política de Gestión Documental y Archivos para la Municipalidad de Antiguo

Cuscatlán.

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Parte I: GENERALIDADES

1. FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL

1) Resguardar el fondo documental de la Alcaldía Municipal de Antiguo

Cuscatlán, compuesto de las trasferencias documentales provenientes de
los archivos de gestión de la Municipalidad.

2) Desarrollar los tratamientos archivísticos para organizar el fondo

acumulado.

3) Crear Instrumentos de Control y Consulta de la documentación que

resguarda.

4) Proporcionar documentos solicitados por las dependencias organizativas

productoras.

5) Atender las consultas mediante procedimientos establecidos.

6) Integrar el CISED.

7) Llevar a cabo el proceso de eliminación de documentos en coordinación

con el CISED.

8) Brindar capacitaciones a los encargados de los archivos de gestión o jefes

de las dependencias organizativas productoras.

9) Disponer de un sistema informático para llevar el respectivo control de

inventarios y transferencias documentales.

10) Custodiar y gestionar que el depósito documental del Archivo Central

cumpla con las medidas de conservación pertinentes.

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ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO E INSTALACIÓN

El Fondo documental acumulado está formado por el conjunto de documentos

que la Alcaldía Municipal de Antiguo Cuscatlán ha producido y recibido a lo largo
de su desempeño, los cuales son conservados y almacenados en el Archivo
Central.

Parte II: PROCESOS ARCHIVÍSTICOS DEL ARCHIVO CENTRAL

Para realizar los procesos archivísticos a la documentación semi-activa que

resguarda el archivo central, se debe considerar:

1. IDENTIFICACION DOCUMENTAL

Este proceso tiene como propósito conocer Ia entidad productora del fondo
documental y las unidades productoras o generadoras, sus funciones y
actividades administrativas para comprender el contexto de producción
documental.

2. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL

a) Los documentos se organizarán de acuerdo a las series documentales,

respetando los principios de procedencia y de orden original. Esto significa
que su clasificación y ordenación debe ser la unidad productora que cuando
realice las transferencias documentales al archivo central debe entregar
clasificada y ordenada la información, siempre y cuando esté en el marco de
la organización documental institucional coordinada por la UGDA.

b) Se ingresarán al inventario y cuadro de clasificación documental del Archivo

Central.

c) Los documentos se entregaran por las unidades productoras instalados en

cajas normalizadas que se ubicarán en los anaqueles de la estantería, las cuales
contendrán un número correlativo a la caja institucionalizada.

d) Las cajas deberán ser rotuladas por las unidades productoras en los campos
que ya están establecidos en las cajas y ubicarse de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo sobre los anaqueles de la estantería.

7
e) Los estantes deberán numerarse consecutivamente de izquierda a derecha y
de arriba hacia abajo.

3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los

documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y consulta.

Será el encargado de Archivo Central el responsable de la elaboración, de forma

progresiva, de los instrumentos de descripción como lo es el inventario de
documentos que ingresan al archivo central como el cuadro de clasificación
documental. Dichas herramientas sirven de puente entre el documento y las
personas interesadas en su contenido.

4. VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Los procesos archivísticos de valoración, selección y eliminación documental se

realizarán conforme a lo establecido en el Manual para Valoración, Selección y
Eliminación Documental de la Municipalidad de Antiguo Cuscatlán, y bajo los
instrumentos archivísticos aprobados por el Comité Institucional de Selección y
Eliminación Documental (CISED).

5. TRANSFERENCIA

Esta se llevará a cabo como resultado de la disposición de las Tablas de Plazo de

Conservación de Documentos de las unidades productoras.

El proceso se llevará a cabo de la siguiente manera:

a) Realizar una programación de las trasferencias documentales una vez

agotado el plazo de conservación en las unidades productoras (Archivo de
Gestión), así como tomar en cuenta las características particulares de los
soportes y formatos que requieran medios especiales para su instalación y
conservación, tales como fotografías (impresas y digitales), documentos

8
 escaneados, documentos electrónicos, documentos en papel de formato
mayor al oficio y carta, entre otros.

b) Coordinar con la Unidad Productora la preparación de los documentos de la

siguiente manera:
 Retiro de materiales metálicos y adheridos;
 Instalación en la caja e identificada o rotulada;
 Registro de los documentos en la Tabla de Transferencia Documental

c) La transferencia se documentará por medio de una Tabla de Transferencia

Documental que llenara la unidad productora y presentara en el archivo
central, que contendrá los datos y justificación en que se realiza el proceso y
de acuerdo a las Tablas de Plazo de Conservación Documental (TPCD) de la
unidad productora. Por lo consiguiente, el personal del archivo central no
podrá recibir documentación de las diferentes dependencias que no cumplan
con los procesos y requisitos establecidos para tal fin.

d) Se hará una revisión de los documentos de acuerdo a la Tabla de

Transferencia Documental entregada por la unidad productora para verificar
que los documentos o expedientes almacenados en las cajas normalizadas
institucionales se encuentren de conformidad. Caso contrario deberá
devolver el formulario para las subsanaciones correspondientes el encargado
de archivo central a la unidad productora.

6. SERVICIO DE CONSULTA, PRESTAMO Y ACCESO DE DOCUMENTOS

6.1. Usuarios internos (personal municipal)

a) En caso de requerir documentos de su misma unidad productora, bastará solo

con la Hoja de Préstamo. Toda unidad productora que quiera hacer uso de
cualquier documento transferido al Archivo Central y que no sea del
departamento o unidad a la que pertenecen los documentos, debe presentarle
al jefe respectivo una autorización por escrito de la unidad productora
remitente de los documentos y además la Hoja de Préstamo diseñada para
este fin.

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 (Ver Anexo I).

b) El Archivo Central a través de un miembro del personal que haya sido

autorizado para aceptar solicitudes internas, atenderá al usuario en la
coordinación para entregar el documento en caso de no haber contradicción
a las disposiciones anteriores.

c) El Archivo Central llevará un control de los documentos entregados, en el cual

deberá constar la fecha, nombre del solicitante, nombre del documento, firma
de entrega y devolución por parte del usuario.

d) El Archivo Central utilizará un medio visual e informativo sobre la caja de la

cual ha sido tomado el documento como recordatorio, conocido como hoja
testigo. (Ver Anexo II).

e) Los documentos que desean ser consultados no podrán salir de las

instalaciones del Archivo Central; para este propósito se cuenta con cubículos.
No obstante, si es requerido, se puede presentar una justificación por escrito
por parte de la jefatura de la dependencia correspondiente, en cuyo caso la
integridad del documento queda bajo completa responsabilidad de los
usuarios que solicitaron, autorizaron y consultaron el documento.

f) El usuario es el responsable de la conservación y seguridad de los documentos.

Al área de consulta únicamente se permite el ingreso de libretas, lápices o
portaminas y lapiceros.

6.2. Usuarios externos

Los usuarios externos deben realizar los trámites a través de la Unidad de Acceso
a la Información Pública de la Municipalidad de Antiguo Cuscatlán, a manera de
brindarles orientación y el servicio especializado dentro de las disposiciones de
este manual.

Por usuarios externos se entienden:

 Ciudadanos titulares de la información.

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  Profesionales de la investigación, que pueden ser centros de investigación,
organizaciones sociales especialistas en el tema, periodistas, investigadores
particulares o independientes con amplio conocimiento en el tema.
 Estudiantes de nivel básico hasta universitario que buscan referencias
generales o específicas vinculadas con su formación académica o proyectos
de investigación.

Parte III: PROGRAMACIÓN DE LA CUSTODIA DOCUMENTAL

1. ESPACIO FÍSICO

La ubicación del espacio físico donde se sitúa el Archivo Central debe responder a
las siguientes condiciones:

a) Planta baja.
b) No sótanos.
c) Cerca de las oficinas centrales.
d) Zona libre de ruidos fuertes y vibraciones.
e) Evitar que la topografía del lugar dificulte su acceso.
f) Lejos de fábricas con vertidos contaminantes, zonas de alto tráfico y de
emisión de escapes vehiculares.
g) No vegetación excesiva que rodee el edificio.
h) Lejos de ríos, estanques o cualquier otro donde puedan producirse
inundaciones o mucha humedad.
i) El área que circunda el edificio debe ser pavimentada, por lo menos entre 1 y
2 metros.
j) Lejos de zonas de riesgo social.

Se diseñará un calendario de inspecciones en coordinación con el Comité de

Seguridad y Salud Ocupacional de la municipalidad sobre las condiciones de la
infraestructura donde se sitúa el Archivo Central (techo, canaletas, tubos de
desagüe, paredes, piso, instalaciones eléctricas), y se reportará cualquier
inconveniente que se presente y que pueda representar un riesgo o amenaza.

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2. CONTROL DEL BIODETERIORO

a) El Archivo Central de la Municipalidad de Antiguo Cuscatlán deberá contar con

mecanismos de control, a través de aire acondicionado, deshumidificador,
higrómetro, así como el debido mantenimiento de estos equipos según las
especificaciones de los aparatos y calendarización con el área de
mantenimiento del Palacio Municipal.

b) Se debe mantener un control de los cambios de temperatura y humedad con

el objetivo de identificar los periodos del día o del año donde se presentan altos
y bajos de estas condiciones, a fin de tomar acciones que eviten el cambio
brusco; así como las acciones necesarias en caso de daño o suspensión en el
funcionamiento de los equipos.

3. CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA

a) Altos niveles de humedad y temperatura contribuyen significativamente a la

desintegración de los materiales.

b) El edificio debe mantenerse en buen estado, las grietas deben repararse tan
pronto como se presenten, las puertas y las ventanas de las áreas de depósitos
deben mantenerse cerradas para evitar la entrada de aire exterior no
acondicionado.

c) Se recomienda una temperatura estable no mayor de 25° C, y una humedad

relativa estable entre un mínimo de 30% y un máximo de 50%.

d) Se recomienda el uso de higrómetros en el depósito documental que permita el

registro del control del clima.

4. ASEO DE LAS INSTALACIONES

Se debe elaborar un calendario de limpieza, procurando que se utilicen los insumos

adecuados que eviten alguna contaminación o daño, tales como mopa, paños
secos y aspiradora. Esto incluye la limpieza de los filtros del aire acondicionado, y

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prohibir el ingreso de alimentos de acuerdo a las características del depósito, de
los documentos y los estándares internacionales.

De acuerdo con lo establecido en la Normativa Archivística No.4 del AGN, se deben

tomar en cuenta las recomendaciones siguientes:

a) Para la limpieza de estantería y muebles se debe emplear aspiradora, evitando

el roce con los documentos. También se puede realizar con alcohol
antiséptico, pero no se debe usar sobre la documentación.

b) Limpiar los pisos con aspiradora o con mopa industrial humedecido en

pequeñas cantidades de varsol.

5. ILUMINACIÓN

El Archivo Central de la Municipalidad de Antiguo Cuscatlán deberá contar con un

sistema de iluminación fluorescente, con filtros UV, cuya intensidad y exposición
de luz sea de acuerdo con las recomendaciones y normas internacionales. Con
estas y otras medidas que se adopten se busca reducir el aparecimiento de agentes
biológicos que pongan en riesgo los documentos a causa de la humedad y falta de
luz.

6. PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

La UGDA en coordinación con el Comité de Seguridad y Salud Ocupacional deberá

elaborar un plan de gestión de riesgos, partiendo de una evaluación y la
elaboración del documento respectivo, a partir del cual se deriven acciones
concretas como inspecciones, inversiones y formación del personal, de tal manera
que se pueda reaccionar y recuperar la información ante eventos como sismos,
incendios e inundaciones.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD DEL ARCHIVO CENTRAL

Es importante tomar en cuenta las medidas de seguridad en el Archivo Central para

evitar riesgos a la salud, pérdida de documentos y otros riesgos a los que están
expuestos los archivos.

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Según la Normativa Archivística 4 del AGN, algunas medidas importantes a tomar
en cuenta son:

a) Restringir el ingreso a los archivos a personas no autorizadas. Adoptar las

medidas convenientes a fin de evitar la sustracción de los documentos,
principalmente cuando la información contenida en ellos ha sido clasificada.

b) El encargado del Archivo Central debe asegurarse que el depósito documental

queden bajo llave al final de la jornada.

c) No comer, beber o fumar, cerca de las áreas de trabajo o cualquier otro lugar
donde existan documentos, con el objeto de evitar la proliferación de insectos
y roedores.

d) No usar productos químicos como insecticida, bactericida, fungicida, entre

otros, directamente sobre los documentos.

e) Los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos, hongos,

bacterias) deberán separarse de la documentación en buen estado, y restringir
su servicio. En este caso, evitar cualquier tipo de restauración empírica.

f) Mediante fotocopia o escaneo brindar el servicio de atención de los

documentos más consultados, con el propósito de proteger el original.

g) El personal del Archivo Central deberá tener identificada la ubicación de

aquellos documentos más importantes para la institución, en caso de
emergencias que dan tiempo para la evacuación de personas y bienes.

h) Desconectar los servicios electrónicos al término de la jornada laboral y

revisarlos periódicamente.

i) Disponer de extintores de polvo químico seco, con carga vigente y cuyo

manejo debe ser conocido eficientemente por el personal de la oficina.

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Parte IV: INTEGRAR EL CISED

Al realizar procesos de eliminación de documentos de archivo central

en coordinación con el CISED, el encargado de archivo central, el jefe
de la unidad productora de las series documentales a valorar
conformaran el CISED.

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 ANEXOS
HOJA DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS………………………………. ANEXO I

HOJA TESTIGO…………………………………………………………………………. ANEXO II

16
 Hoja de Préstamo de Documentos CM010201

Nº DE SOLICITUD:

Nombre del Encargado de Archivo de Oficina o Gestión solicitante

__________________________________________________________________

Dependencia organizativa solicitante:

__________________________________________________________________

Documento(s) Solicitado(s):

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Autorizado por: ______________________________________________________

(Firma de Gerente/jefe y sello de Dependencia Organizativa)

Fecha de entrega: ______________________ Hora: _________________________

OBSERVACION:
__________________________________________________________________

_______________________________ _______________________________

Firma de Entregado Responsable de Firma de Recibido Responsable de

Archivo Central Institucional Archivo de Oficina o Gestión, o Periférico.

DEVOLUCION DE PRESTAMO
Fecha de devolución: ___________________ Hora: _________________________

____________________________ ________________________________

Firma de Recibido Responsable de Archivo Firma de Entregado Responsable de

Central Institucional Archivo de Oficina o Gestión, o Periférico

OBSERVACION:
__________________________________________________________________

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ANEXO II

18