Departamento Administrativo

Nacional de Estadística

Gestión Documental
GDO
Grupo de Gestion Documental

Procedimiento para
la conservación de archivo masivo producido
por Censos e Investigaciones

Enero 2015
 Procedimiento para CÓDIGO: GDO-040-PD-02

La conservación de archivo masivo producido por

VERSIÓN: 1
PÁGINA: 2
Censos e Investigaciones FECHA: 27-01-2015

PROCESO: GESTION DOCUMENTAL SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

APROBÓ: COORDINADOR
ELABORÓ: PROFESIONAL GRUPO
REVISÓ: LIDER SIGI SECRETARIA GENERAL GRUPO ADMINISTRACION
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

1. OBJETIVO
Establecer las políticas de conservación y permanencia en el archivo de la documentación producida en gran volumen por las
diferentes Investigaciones y Censos de la Entidad.
2. ALCANCE
Aplica para los documentos almacenados en el Archivo Central del DANE y a nivel Nacional
3. INSUMO (INFORMACIÓN DE ENTRADA)
Formato de Inventario Documental –FUID
Guía para la Organización de archivos de gestión y aplicación de TRD
Tablas de Retención Documental –TRD

4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN O LINEAMIENTOS

 Para realizar el traslado de toda la documentación masiva física (formularios), correspondiente a la aplicación
de los diferentes censos realizados por el DANE, es necesario, definir previamente el tiempo de permanecía
en el archivo central y su disposición final en las TRD.
 La disposición final debe realizarse conforme lo indique la TRD, la cual, debe ser actualizada y aprobada por
los jefes y/o directores de área
 Los jefes y/o directores de área deberán valorar la documentación producida de forma masiva, de acuerdo a la
normatividad y directrices existentes a nivel nacional e internacional teniendo en cuenta su valor, informativo,
jurídico, administrativo y legal.
 Para la asignación de tiempos de retención y disposición final de la documentación producida de forma masiva
(formularios), se debe tener en cuenta la ley 79 de 1993, Articulo 7° y los lineamientos que allí se describen.
 El comité de desarrollo administrativo debe aprobar la eliminación de documentos masivos por medio de acta,
la cual debe indicar que la información obtenida en dicha documentación a eliminar, se encuentra condensada
y salvaguardada en un medio diferente.
 La custodia y almacenamiento de la documentación física producida de forma masiva (formularios), debe ser
almacenada en cajas x300 y entregada al archivo central de acuerdo a la forma de empaque adoptada por la
oficina productora (paquetes), con relación de Inventario, rescatando los datos más relevantes de la
documentación y especificando la cantidad exacta, con el fin de facilitar su conservación y consulta.
5. DEFINICIONES

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados como archivo digital, siguiendo la
estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o Privada, en
el transcurso de su gestión.

ARCHIVO DE GESTION: Son propios de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación en trámite,
en busca de solución a los asuntos iniciados, sometidos a continua utilización y consulta administrativa por las Mismas oficinas u
otras que la soliciten.

ELIMINACIONES PRIMARIAS: Son aquellas que se efectúan en los archivos de gestión aplicando los tiempos y procedimientos de
las Tablas de Retención Documental o el proceso de Valoración y depuración.

ELIMINACION DE DOCUMENTOS: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal,
fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

ARCHIVO CENTRAL: A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión (oficinas), cuya consulta no es
tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos).
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La conservación de archivo masivo producido por

VERSIÓN: 1
PÁGINA: 3
Censos e Investigaciones FECHA: 27-01-2015

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APROBÓ: COORDINADOR
ELABORÓ: PROFESIONAL GRUPO
REVISÓ: LIDER SIGI SECRETARIA GENERAL GRUPO ADMINISTRACION
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Responsable Registro
Cargo y/o Grupo resultado
No Actividad Descripción Punto de Control
responsable / (Documento
Dependencia Evidencia)
La documentación a entregar en el archivo
Central como formularios, debe
Oficina
relacionarse en el Formato Único de Formato Único
Relacionar Productora de
1. Inventario Documental por paquete, de Inventario
documentación los
identificando: número de paquete, Documental
documentos
departamento, consecutivo de formulario y
demás datos considerados relevantes
La documentación debe ser entregada en
Oficina
forma organizada dentro de cajas x300
Entregar al Productora de
2. para archivo, identificando la matricula y/o
archivo los
rotulo en el exterior de la caja de acuerdo a
documentos
la relación de inventario.
El archivo central recibirá la
documentación, identificando la
investigación y tipo documental dentro de Grupo de
Recepcionar
3. las TRD, verificando cantidades y datos Administración
documentación
relevantes frente a la relación de inventario Documental
entregada por el área y/o oficina
competente.
La documentación será almacenada y
conservada en paquetes dentro de cajas
de archivo por departamentos y/o el orden
que aplique, se deberá almacenar en
Almacenar y Grupo de
estantería de forma separada de la
4. conservar en Administración
documentación producida por la oficina,
estantería Documental
permitiendo que su volumen no altere el
orden de series y subseries documentales
identificando su ubicación de modulo,
estante y entrepaño.
Gestión documental administrara la
documentación almacenada durante el
tiempo de retención asignado al archivo
Verificar de central, verificando que se cumpla con el Grupo de
5. Tiempo de tiempo en años descrito en las TRD, Administración
Retención aplicando de manera preventiva el Documental
programa de limpieza y desinfección
durante su permanencia en el archivo
central.
Establecida e identificada la disposición
final dentro de las TRD, el grupo de
Gestión Documental deberá proceder a Grupo de
Disposición Acta de
6. aplicar las TRD, si el caso es la eliminación Administración
Final Eliminación
se debe presentar para su aprobación en Documental
comité de Desarrollo Administrativo.
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APROBÓ: COORDINADOR
ELABORÓ: PROFESIONAL GRUPO
REVISÓ: LIDER SIGI SECRETARIA GENERAL GRUPO ADMINISTRACION
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

7.DIAGRAMA DE FLUJO
Área Solicitante Administración Documental

INICIO

1. Relacionar
documentación

2. Entregar al
archivo

3. Recepcionar
documentación

4. Almacenar y
conservar en
estantería

Verificar de
Tiempo de
Retención

Disposición Final

FIN

7. ANEXOS
N/A
8. REGISTROS (Documento Evidencia)
Código Nombre Almacenamiento Físico Almacenamiento Magnético
GDO-040-PD-01-r3 Formato Único de Inventario Documental x