Por Que Es Importante Archivar Los Documentos Activos

¿Por que es importante
archivar los documentos de

la empresa?
Cuando las empresas han acumulado
documentos durante el transcurso de su vida
¿Qué pasa si laboral de sus operaciones y no están
organizados adecuadamente, produce
los
documentos 1. Acumulación de documentos
no están
organizados? 2. Pérdida de informaciones de nivel jurídico,
administrativo e histórico de las
organizaciones
• El conjunto de documentos que no
han sido tratados con las técnicas y
las normativas archivísticas donde no
FONDOS es posible recuperar la información.
• Sin condiciones de conservación.
ACUMULA
• Sin la posibilidad de ser fuente de
DOS información y consulta a esto se
denomina:
FONDOS ACUMULADOS
RIESGOS DE MANTENER LOS
FONDOS ACUMULADOS
• Se reconoce como un conjunto de documentos acumulados

de archivo producidos por una empresa en el cumplimiento
de su objeto social y como parte de sus actividades
• Acumulados de una forma progresiva, descontrolada con
una clasificación sin parámetros archivísticos reconocidos.
• No utiliza los instrumentos adecuados para la correcta,
clasificación, descripción y que hagan posible el acceso a la
información.
• Acumulación de espacios, productores de enfermedades y
agentes contaminantes
RIESGOS DE
MANTENER LOS
FONDOS ACUMULADOS
• Las malas prácticas del tratamiento del
Documento de Archivo en las empresas, generan
grandes riesgos, como son:
• Pérdida de documentos con información
necesaria a la toma de decisiones
• Incumplimiento de las normas de gestión
documental
• Perdida de tiempo en la búsqueda de
documentos
• Deficiencia en el servicio al cliente interno y
externo
RIESGOS DE
MANTENER LOS
FONDOS
ACUMULADOS
• Vulnerabilidad en la fuga y
extracción de documentos con
informaciones prescindibles
• Pérdida de procesos jurídicos y
posibles sanciones que pueden
llevar a la quiebra de una entidad
• Pérdida de un contenido único e
irrepetible
• Construir la memoria histórica de
Importancia de la empresa
• Incremento de la productividad
mantener unos
• Reducción de costos y tiempo de
archivos búsqueda de la información
adecuadamente • Contribución al medio ambiente
por el uso correcto del papel,
accesibles y evitando acumulación y copias
organizados de documentos innecesarias
para
Importancia de mantener unos archivos
adecuadamente accesibles y organizados para
01 02 03
Mejora al servicio al Minimizar el riesgo de Mantener el control
cliente, transmitiendo pérdida de de la información,
una información de información cumpliendo con los
manera ágil y de procesos jurídicos y
calidad, en tiempo administrativos.
real.
¿Dónde resguardamos los
documentos que
usualmente consultamos?
Archivo de Gestión
Archivos de
Gestión
• Son los archivo donde se resguarda los
documentos emitidos o recibidos por
una oficina de acuerdo al desarrollo de
sus actividades y funciones
• Estos documentos deben permanecer
en él mientras se encuentren sin
finalizar sus trámites.
• la frecuencia de consulta sea alta.
Aspectos para tener en
cuenta del documento de un
Archivo de Gestión
• Protección del Documento contra modificación

sin autoridad.
• Debo tener integro todos los documentos y
expedientes
• Autenticidad ha sido creado por quién dice
haberlo elaborado, Fiabilidad que podamos
confiar en la información del documento estén
completas y precisas de las operaciones
• Disponibilidad
¿Quién forma estos Archivos de Gestión?
la unidad productora de los

documentos
Las unidades que integran

la estructura organizacional
¿QUÉ REQUISITOS DEBE REUNIR UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA,
PARA QUE SEA CONSIDERADA COMO SUJETO PRODUCTOR?
Debe existir constancia

Esta disposición debe
de su creación, como
establecer su
Unidad Orgánica dentro
organización interna y
de la Estructura
un nivel jerárquico.
Organizacional
Debe poseer
competencias concretas Contar con un
que determinen su responsable.
actividad.
QUÉ ACTIVIDADES DEBE REALIZAR UN ARCHIVO
DE OFICINA?
Constante relación con el

Archivo Central , suministrando
Impedir la dispersión o
Organizar y conservar la las informaciones que requiera
eliminación de los documentos
documentación. este y cumplir las normativa
necesarios para la gestión.
establecida desde el Archivo
Central.
Brindar servicio de consulta a la

Preparar las transferencias de Llevar control de recibo y
ciudadanía a través de la Oficina
acuerdo a las normas expuestas. préstamo documental
de Libre Acceso a la Información
- Llevar control de recibo y
QUÉ préstamo documental.
ACTIVIDADES - Brindar servicio de consulta a la
DEBE ciudadanía a través de la Oficina
de Libre Acceso a la Información.
REALIZAR UN • -Elaboración de FICHEROS para
ARCHIVO recuperación de información.
DE OFICINA? • -FORMAR EL REGISTRO DE
TRANSFERENCIA.
Los documentos de un
Formato del
expediente tienen un
¿Qué documento
principio y un fin
medidas
tengo que
tener en Cada documento que
expone una necesidad,
estará unido con un
Los documentos dentro
del expediente están
unidos por una relación
cuenta para documento respuesta causa-efecto
organizar
un Evitar organizar la
expediente? documentación por
correspondencia
ENTRADA y SALIDA
¿Qué procesos se llevan a cabo en un
Archivo de Gestión?
Clasificar Organizar Descripción Tramite TRD EXPURGO

¿Cuáles documentos
debo archivar?
• Según el Diccionario de Terminología
Archivística el documento de archivo, es
el testimonio material de un hecho o
un acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas de
acuerdo con las características de tipo
material o formal.
¿Cuáles documentos
debo archivar?
• Aquellos que son generados por las
organizaciones durante el desarrollo de sus
actividades.
• Los documentos que son únicos y originales y
su valor testimonial hace que deban ser
conservados a largo plazo.
• Aquellos que se convierten en instrumento
crucial para ayudarnos a tener acceso a
decisiones y eventos del pasado
• Aquellos que no tienen valor primario ni secundario
¿Cuáles • Los documentos varias veces duplicados (copias)
documentos • Hojas en blanco
carecen de • Tarjetas e invitaciones (conservar un modelo cómo

testimonio)
elementos para • Documentos con biodeterioro bilógico
• Documentos de apoyo (catálogos, folletos, etc.)
archivar? • Documentos que no corresponden al trámite que
pertenecen al expediente
Limpieza de
expedientes
FOLIACION
(Retiro ganchos,
clips, etc).
Pasos para
Rotulación de Rotulación de
organizar en carpetas cajas
carpetas
Inventario
documental
FORMATO: CODIGO: F-000-23
ROTULO PARA CARPETAS
FECHA:
PAGINA: DE
HASTA
Rotulo de
carpetas FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
EXPEDIENTE Nombre: Número

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA Caja: Carpeta: No. Correlativo:
FECHAS EXTREMAS INICIAL FINAL:

NO. DE FOLIOS
LOGO
FORMATO: RÓTULO PARA CAJA DE ARCHIVO CÓDIGO:
FECHA:
FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
SUBSERIE
FECHAS EXTREMAS INICIAL: FINAL:
NO. DE CAJA
NO. DE CARPETAS
USO EXCLUSIVO DE ARCHIVO CENTRAL

NO. DE TRANSFERENCIA:
UBICACIÓN TIPOGRÁFICA
BODEGA: ESTANTE: BANDEJA DEL ESTANTE
NÚMERO CONSECUTIVO
Transferencia Primaria de Archivo de
Gestión al Archivo Central
La dependencia Los expedientes una Toda transferencia

transferirá al Archivo vez ordenados surten deberá ir acompañada
Central las series y sub el proceso de de un INVENTARIO en el
series documentales depuración y foliación que se relacionará las
que hayan cumplido series, subseries, título
con el tiempo de de expedientes, fechas
retención, Según TRD, extremas y el número
en las fechas de folios de cada
determinadas según expediente
cronograma
Algunas interrogantes para tomar en cuenta a la hora de implementar una gestión de archivos
Listar las funciones de su

Ubicación del su sección A su vez cómo está
área a la que uno
de trabajo dentro del dividido internamente?
pertenece en el
organigrama
Departamento.
¿Cuáles son los

¿Cuáles son los
documentos que siempre
documentos que
deben permanecer, los
representan cada función
documentos que más se
de su área?
frecuentan, se utilizan?
Algunas Cuáles son los documentos que menos se utilizan
interrogantes Listar los documentos que se utilizan tanto recibidos,
para tomar como para enviar.
en cuenta a la Hay un responsable y un tipo de clasificación para

archivar?
hora de
Identificar el responsable de los archivos de cada
implementar área.
una gestión Por qué tomarías la decisión de eliminar un

documento, el criterio para dar tiempo hábil de uso.
de archivos

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• Se reconoce como un conjunto de documentos acumulados

• Protección del Documento contra modificación

la unidad productora de los

Las unidades que integran

Debe existir constancia

Constante relación con el

Brindar servicio de consulta a la

Clasificar Organizar Descripción Tramite TRD EXPURGO

carecen de • Tarjetas e invitaciones (conservar un modelo cómo

EXPEDIENTE Nombre: Número

FECHAS EXTREMAS INICIAL FINAL:

FORMATO: RÓTULO PARA CAJA DE ARCHIVO CÓDIGO:

FECHAS EXTREMAS INICIAL: FINAL:

USO EXCLUSIVO DE ARCHIVO CENTRAL

BODEGA: ESTANTE: BANDEJA DEL ESTANTE

La dependencia Los expedientes una Toda transferencia

Listar las funciones de su

¿Cuáles son los

en cuenta a la Hay un responsable y un tipo de clasificación para

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