Por Que Es Importante Archivar Los Documentos Activos
Por Que Es Importante Archivar Los Documentos Activos
Por Que Es Importante Archivar Los Documentos Activos
los
documentos 1. Acumulación de documentos
no están
organizados? 2. Pérdida de informaciones de nivel jurídico,
administrativo e histórico de las
organizaciones
• El conjunto de documentos que no
han sido tratados con las técnicas y
las normativas archivísticas donde no
FONDOS es posible recuperar la información.
• Sin condiciones de conservación.
ACUMULA
• Sin la posibilidad de ser fuente de
DOS información y consulta a esto se
denomina:
FONDOS ACUMULADOS
RIESGOS DE MANTENER LOS
FONDOS ACUMULADOS
01 02 03
Mejora al servicio al Minimizar el riesgo de Mantener el control
cliente, transmitiendo pérdida de de la información,
una información de información cumpliendo con los
manera ágil y de procesos jurídicos y
calidad, en tiempo administrativos.
real.
¿Dónde resguardamos los
documentos que
usualmente consultamos?
Archivo de Gestión
Archivos de
Gestión
• Son los archivo donde se resguarda los
documentos emitidos o recibidos por
una oficina de acuerdo al desarrollo de
sus actividades y funciones
• Estos documentos deben permanecer
en él mientras se encuentren sin
finalizar sus trámites.
• la frecuencia de consulta sea alta.
Aspectos para tener en
cuenta del documento de un
Archivo de Gestión
Debe poseer
competencias concretas Contar con un
que determinen su responsable.
actividad.
QUÉ ACTIVIDADES DEBE REALIZAR UN ARCHIVO
DE OFICINA?
medidas
tengo que
tener en Cada documento que
expone una necesidad,
estará unido con un
Los documentos dentro
del expediente están
unidos por una relación
cuenta para documento respuesta causa-efecto
organizar
un Evitar organizar la
expediente? documentación por
correspondencia
ENTRADA y SALIDA
¿Qué procesos se llevan a cabo en un
Archivo de Gestión?
Pasos para
Rotulación de Rotulación de
organizar en carpetas cajas
carpetas
Inventario
documental
FORMATO: CODIGO: F-000-23
ROTULO PARA CARPETAS
FECHA:
PAGINA: DE
HASTA
Rotulo de
carpetas FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
FECHA:
FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
SUBSERIE
NO. DE CAJA
NO. DE CARPETAS
NÚMERO CONSECUTIVO
Transferencia Primaria de Archivo de
Gestión al Archivo Central