Xdoc - MX Pro Gre 03 Devolucion de Equipos Informaticos

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICAS Y
CENSOS
Macroproceso: Gestión de Tecnologías de la Información Código: PRO-GRE-03
y Comunicación
Proceso: Gestión de Requerimientos Versión: 1.0
Procedimiento: Devolución de Equipos informáticos Fecha: 09/07/2013
1. INTRODUCCIÓN
El presente documento especifica el procedimiento para la devolución de

equipos informáticos (equipos de cómputo y sus periféricos) por parte de los
funcionarios del INEC.
2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normas vigentes de control interno para las entidades, organismos del

sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos, norma 410-04: “Políticas y
procedimientos” por la Contraloría General del Estado Ecuatoriano.
410-09, numeral 7: Inventario (Mantenimiento y control de la
infraestructura tecnológica)
Disposición resultado de la auditoría por parte de la contraloría General
del Estado, en la que determina que se debe cumplir con las normativas
y se alcance una distribución idónea de equipos de cómputo es decir
una relación 1:1.
3. PROPÓSITO
El presente procedimiento tiene el propósito de servir de guía para el

personal involucrado en la devolución de equipos informáticos (equipos de
cómputo y periféricos), así como para los usuarios de los mismos.
4. ALCANCE
El procedimiento es ubicado en el proceso de gestión de requerimientos,

es aplicable para TIC zonales y el área de Help Desk de Administración
Central; como partes integrantes de DITIC, Guardalmacén de
Administración Central o de las Direcciones Zonales y para los usuarios de
equipos informáticos (computador y sus periféricos). Las especificaciones
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y Comunicación
de este procedimiento se limitan a la devolución de los equipos

informáticos mencionados.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
TIC zonales.- Tecnologías de la información y Comunicación de

cada Zonal de INEC.
Help Desk.- Unidad de la Dirección de Tecnologías de la
Información y Comunicación, encargada de brindar
soporte a los usuarios y del mantenimiento de
equipos de cómputo e impresión.
Equipo informático.- Dispositivo tecnológico que sirve para procesar
información, incluye los componentes internos y
externos (periféricos de entrada y salida) que
forman parte de éstos.
Equipo de cómputo.- Computadores de escritorio o portátiles y tablets.
Equipo de impresión.- Equipo que permite la impresión enviada desde
equipos de cómputo.
Copiadora.- Equipo que permite la duplicación de documentos.
6. ABREVIATURAS
DITIC= Dirección de Tecnologías de la Información y

Comunicación.
TIC zonal= Tecnologías de la información y Comunicación de
cada Zonal de INEC.
7. POLÍTICAS
El Técnico debe revisar detenidamente el equipo o periférico para

identificar cualquier anomalía en el mismo. En caso de que se
determinara que el equipo tenga un daño por negligencia del custodio,
será notificado al Guarda Almacén de Administración Central o de las
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y Comunicación
Direcciones Zonales, y este a su vez notificará al área Administrativa

Financiera, para que efectúe las acciones que garanticen la reposición
y devolución del equipo en buenas condiciones, por parte del
funcionario custodio.
El informe técnico de estado debe ser claro y preciso al describir el
estado del equipo o periférico a ser devuelto.
El requerimiento de informe de estado de equipo debe ser:
o Atendido por el técnico encargado en un máximo de 8 horas
laborables posterior al ingreso del requerimiento en el sistema de
tickets.
La realización de los respaldos de información de trabajo debe ser
efectuado por los funcionarios, considerando que ellos conocen lo que
corresponde a la información relacionada con el trabajo; acorde a la
política de uso de servicios tecnológicos del INEC.
Los funcionarios deben entregar la información respaldada a su Jefe
inmediato en caso de que cesen sus labores en el INEC.
Solamente en el caso de Directores, se autoriza que sea su secretaria o
asistente quien genere el ticket a su nombre.
Deben acatarse los pasos de este procedimiento en el orden en que
han sido establecidos.
8. RESPONSABILIDADES
Cargo Responsabilidad
Funcionario de área Efectuar el respaldo de la información

requirente (documentación y correo electrónico
institucional) que contiene el equipo a
devolver, en caso de requerir asesoría
para esta tarea, puede solicitarla a un
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técnico.
Generar ticket del requerimiento para
informe de estado de equipo.
Gestionar la devolución del equipo
informático.
Técnico de Help Desk Remitir el correo de informe técnico sobre
o de TIC Zonales el estado de equipo informático conforme
al formato establecido (FOR-GRE-04).
Adjuntar el correo de informe técnico
sobre el estado del equipo informático; al
ticket correspondiente.
Jefe Guardalmacén de Firmar junto con el funcionario la
Administración Central respectiva Acta de Entrega-Recepción de
o de las Direcciones los equipos informáticos, considerando el
Zonales correo de informe técnico sobre el estado
del equipo informático.
En caso que se determinara que el equipo
tenga un daño por negligencia del
funcionario debe ser notificado al Guarda
Almacén de Administración Central o de
las Direcciones Zonales, y este a su vez
notificará al área Administrativa
Financiera, para que efectúe las acciones
que garanticen la reposición y devolución
del equipo en buenas condiciones, por
parte del funcionario custodio.
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CENSOS
y Comunicación
9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ORDEN RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1 Funcionario 1. Efectúa el respaldo de la Ticket
información,
(documentación y correo
electrónico institucional).
En caso de ser requerido,
registra un ticket,
solicitando la asesoría para
obtener respaldos de
correo electrónico
institucional.
2. Genera ticket para
elaboración de informe
técnico de estado del
equipo informático.
3. Entrega el equipo a TIC
Zonales o Help Desk de
Administración Central para
la respectiva revisión
técnica.
2 Técnico de Help desk 1. Atiende el ticket y realiza Correo electrónico de
la revisión técnica del informe técnico sobre
o de TIC Zonales
equipo entregado. el estado de equipo a
2. Remite al funcionario el ser devuelto (FOR-
correo electrónico de GRE-04).
informe técnico sobre el
estado del equipo.
3. Adjunta el correo de
informe de estado de
equipo en el ticket
correspondiente.
4. Cierra ticket.
3 Funcionario 1. Retira el equipo en Help
Desk o TIC Zonales.
2. Entrega el equipo a
Guardalmacén.
4 Guardalmacén 1. Recibe el correo Acta de Entrega –
electrónico de informe Recepción
técnico de estado del
equipo a ser devuelto.
2. Recibe el equipo
informático por parte del
funcionario custodio.
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CENSOS
y Comunicación
3. Hace firmar el Acta de

entrega-recepción al
funcionario por la
devolución del equipo.
4. En caso de existir
anomalía por negligencia
del custodio, debe
comunicar al
Administrativo Financiero
al respecto
10. FORMATOS:
NOMBRE DEL FORMATO CÓDIGO DE FORMATO

Formato de correo electrónico para FOR-GRE-04
informe técnico de estado de equipo.
11. HISTORIAL DE VERSIONES
Descripción Fecha de Fecha de

Versión Responsable
del Cambio Cambio Aprobación
Creación del Ing. Mercy
01 09/07/2013 07/10/2013
documento Anchundia
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y Comunicación
12. ANEXOS
Formato de correo electrónico para informe técnico de estado de equipo

(FOR-GRE-04).
Partes del
Debe contener
Informe
Destinatario Funcionario
Con Copia Director, su delegado o Jefe de Área requirente,
Guardalmacén, Jefe de Help desk o Jefe de TIC zonales.
Asunto Informe de estado de (indicar el tipo de equipo
informático)
Ciudad/Fecha (Ej.: Quito, lunes 08 de julio del 2013)
Cuerpo “Mediante el presente documento informo que
(indicar el tipo de equipo informático), que se
encuentra bajo custodia de (indicar el funcionario
custodio), funcionario(a) de (indicar la dirección a la
que pertenece), se encuentra en estado (indicar si se
encuentra en condiciones operativas o no y las
observaciones técnicas que ameriten)
Las características del (tipo de equipo) son las
siguientes:
(Marca, modelo, serie)”.
Anexos Documento de sustento para el informe técnico.

(Opcional)
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y Comunicación
13. FIRMAS DE APROBACIÓN
Elaboró Revisó Aprobó
Ing. Mercy Ing. Geoconda

Nombre Heinz Cerda
Anchundia Ocampo
Analista de Directora de
Tecnologías de la Jefe de Help Tecnologías de la
Cargo
Información y Desk Información y
Comunicación 2 Comunicación
Firma
Fecha Lunes, 7 de octubre del 2013
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Normas vigentes de control interno para las entidades, organismos del

El presente procedimiento tiene el propósito de servir de guía para el

El procedimiento es ubicado en el proceso de gestión de requerimientos,

de este procedimiento se limitan a la devolución de los equipos

TIC zonales.- Tecnologías de la información y Comunicación de

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El Técnico debe revisar detenidamente el equipo o periférico para

Direcciones Zonales, y este a su vez notificará al área Administrativa

Funcionario de área Efectuar el respaldo de la información

ORDEN RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

3. Hace firmar el Acta de

NOMBRE DEL FORMATO CÓDIGO DE FORMATO

11. HISTORIAL DE VERSIONES

Descripción Fecha de Fecha de

Formato de correo electrónico para informe técnico de estado de equipo

Anexos Documento de sustento para el informe técnico.

13. FIRMAS DE APROBACIÓN

Elaboró Revisó Aprobó

Ing. Mercy Ing. Geoconda

Fecha Lunes, 7 de octubre del 2013

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