Tiendas Tres B

TIENDAS 3B

Guía de Capacitació n
Procesos Almacén

OBJETIVO GENERAL: Conocer los diferentes procesos y

procedimientos de las á reas con las que contamos en la operació n de
nuestro Centro de Distribució n (Almacén).

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ÁREA DE RECIBO

Objetivo del Área de Recibo

Esta área es el inicio de nuestro proceso operativo en el Almacén y tiene como principal
objetivo RECIBIR de forma adecuada y de acuerdo a los estándares de calidad, peso,
tamaño y calidad toda la mercancía que entregan nuestros proveedores, misma que
posteriormente es enviada a nuestras tiendas para que pueda ser vendida a nuestros
clientes.

Para que el área de Recibo pueda desempeñar adecuadamente dicho Objetivo debe
realizar las siguientes tareas:

1) Recepción de la mercancía a nuestros Proveedores.

2) Asignación de espacios y acomodo de mercancía en el Almacén.
3) Reabastecimiento de las estaciones de los circuitos al área de Picking.
4) Toma de Inventario Físico de mercancía, así como los ajustes del mismo.
5) Seguimiento a Cambios y Devoluciones a Proveedores.
6) Orden, Limpieza y Acomodo de tarimas en el patio de maniobras.
7) Recepción de Traslados por parte de Tiendas al Almacén de diferentes artículos
tales como: Tarimas, rejillas, cambios físicos, devoluciones, etc
8) Generación y análisis de Reportes del área de Recibo.

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Recepción de Mercancía a Nuestros Proveedores

El proceso de recibo lo podemos dividir en 3 Periodos o Momentos, el PRIMERO “Previo a la

recepción de la mercancía”, el SEGUNDO “Durante la recepción de la mercancía” y el
TERCERO “Posterior a la Recepción de la Mercancía”.

PREVIO A LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍA

1) El Jefe de recibo elabora un Calendario o Cronograma de Citas, con los días y los
horarios en los que recibirá a los proveedores en el transcurso de la semana, misma
que es del conocimiento del proveedor para que se presente en tiempo y forma, tal y
como se explica a continuación:

Cronograma de Recibo

Para el recibo de proveedores el Jefe de Recibo asigno un cronograma de citas fijas en

el cual asigna una o más citas a la semana para recibir la mercancía, este cronograma lo
propuso él y fue aprobado por el departamento de compras y ocasionalmente se renueva
dependiendo de productos que se dan de alta proveedores que se dan de baja, etc y compras
debe acordar con el Jefe de recibo el mejor día para el departamento de recibo y el proveedor
tomando en cuenta tiempos de entrega, tiempos de rotación del producto, cantidades mínimas,
etc.

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El anterior es el cronograma de recibo fijo sin embargo existen ocasiones en las cuales
es necesario cambiar la cita de día por diversas causas como pueden ser:
 Cualquier imprevisto que impida que el proveedor llegue a la hora y en la fecha
acordada
 Stock Out: ya sea por un mal pedido o bien por una venta excesiva
 Días no laborables

En estos casos lo que se hace es que el comprador debe comunicarse con el Jefe de
recibo donde éste le dará una nueva fecha de recibo la cual anotará en el calendario de citas
que han sido re agendadas, mismo que se muestra a continuación.
En este calendario se hace de forma mensual y se hace una hoja consecutiva en Excel
donde ese escriben las citas que se van dando con anterioridad y que fueron acordadas con
anterioridad.

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2) El proveedor se presenta en el Almacén en el día y horario señalado, con su

documentación correspondiente.
3) El proveedor entrega el legajo de documentos al guardia de la puerta de almacén,
dicho legajo consta de: Orden de Compra, Original de la Factura y 2 Copias de la
misma.
4) El encargado de vigilancia sella los folios en reloj checador conforme van llegando los
proveedores, dejando dicha impresión como evidencia, en caso de que los
proveedores lleguen tarde a su cita se les pasa al final de la fila y/o se les va
ingresando a medida que se tenga tiempo o espacio, el vigilante entrega el legajo de
documentos al encargado de recibo.
NOTA: El encargado de recibo tiene la facultad de regresar al proveedor por
incumplimiento en su cita, toda vez que se asegure que dicha sanción, no nos afecte en
nuestras tiendas la generar Stock Outs.
5) El encargado de recibo, asigna un recibidor para que pueda atender al proveedor y de
la misma manera le indican al proveedor la rampa en la que se le recibirá su
mercancía.
6) Existen proveedores que traen su mercancía a granel y otros paletizado
a. Granel; Si el proveedor trae su mercancía a granel, es indispensable que
traiga personal para realizar la maniobra pues de lo contrario sería
prácticamente imposible para nosotros su recepción.
De la misma manera es importante que traiga consigo Playo, en caso
contrario nosotros se lo proporcionaremos, advirtiéndole que es requisito
que para la próxima ocasión traigan el suyo.
b. Paletizado; Si el proveedor entrega de forma paletizada es el personal de
nuestro Almacén de 3B el encargado de descargar la unidad siempre y
cuando esta misma permita la entrada de un montacargas a su interior,
tenga acceso trasero y tenga la misma altura que el andén

DURANTE LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍA

1) Se imprime la Orden de Compra o Recibo Ciego, para que el recibidor pueda ver que
productos son los que nos debe entregar el Proveedor.
2) El Recibidor deberá anotar con pluma en la Hoja de Recibo Ciego
a) Hora de Entrada U hora de Inició de Recepción.
b) Hora de Salida u hora de Terminó de Recepción.
c) Número de tarimas que se recibieron.
d) Nombre de la Persona que recibe.
e) En caso de mercancía del cuarto frio, temperatura a la que
llega dicha mercancía.

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3) Se comienza el proceso de recepción de mercancía, en donde el recibidor cuenta todas
las cajas de producto que recibe, y donde deberá abrir por lo menos una de ellas.
4) Una vez abierta la caja el recibidor debe verificar los datos que a continuación se
mencionan, dejando evidencia de la verificación a través de palomear con pluma cada
uno de ellos, los datos son:
a) Código de barras, para Aceptar solo mercancía autorizada
para que se venda en nuestras tiendas.
b) Norma de Empaque o Número de Piezas por caja.
c) Gramaje o presentación del producto.
5) En caso de mercancía perecedera adicional a lo citado en el punto 4, debe verificar y
anotar la siguiente información:
a) Fecha de Caducidad
b) Número de Lote
6) Para la mercancía de Marca Propia el Recibidor deberá llenar un formato especial con
la información que ahí se le solicita. (agregar formato de marca propia).
7) Es muy importante que el recibidor verifique solo un artículo a la vez, cuidando siempre
que las camas de producto que se coloquen en las tarimas, sean siempre uniformes y
completas.
8) Una vez que recibió el total del producto, deberá anotar en la Hoja de Recibo Ciego, el
número de cajas por cama, el número de camas por tarima; así como el número de
tarimas que recibió de dicho producto, para que por medio de una operación aritmética
pueda obtener el total de cajas o piezas que recibió.
9) Toda tarima que ingrese al almacén con mercancía deberá estar bien emplayada, y es
responsabilidad del recibidor, Rotular con marcador de tinta permanente, la Tarima con
la siguiente información:
a) Clave Corta del producto que está en la tarima.
b) Cantidad de Cajas por Cama que contiene la tarima.
c) Cantidad de Camas en la tarima.
d) Fecha de ingreso
e) Fecha de caducidad
NOTA: Lo anterior para facilitar su identificación y conteo al momento de realizar el
inventario.
10) El recibidor entrega al encargado de recibo la Hoja de recibo Ciego, con toda la
información anteriormente citada, para que este a su vez pueda proceder a darle
entrada en el sistema.
11) El encargado de recibo procede a darle entrada en el sistema, utilizando como base la
información anotada en la Hoja de Recibo Ciego, cotejando esta última contra la Orden
de Compra y la Factura del proveedor.
12) Por último se genera la impresión del Folio de Recibo en 3 tantos, para que seas
distribuidos como sigue:
1er Tanto para el proveedor con el original de la factura, entregando dicho
juego al encargado de vigilancia para que se lo proporcione al proveedor.
2do Tanto para el área de Contabilidad de nuestra empresa con copia de la
factura.
3er Tanto para nuestro archivo del área de recibo, junto con la Hoja de recibo
Ciego y en caso de proceder la Hoja de Control de Marcas Propias.
NOTA: Los 3 tantos deben contener Sello y Firma del encargado de Recibo.

POSTERIOR A LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍA

Toda vez que la mercancía ya fue recibida a nuestros proveedores es responsabilidad del área
de Recibo el asignarle la mejor ubicación para su resguardo y acomodo, antes de que sea
surtida a nuestras tiendas, y es con dicha labor que se concluye el proceso de Recibo de

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Mercancía; aunque como lo mencionamos en un principio solo esta es una de las varias tareas
que lleva acabo el área de recibo.

Asignación de Espacios y Acomodo de Mercancía en el Almacén

Otra de las actividades principales del departamento de recibo es la de acomodo de mercancía,

esta actividad la podemos dividir en dos partes, la primera que es acomodo de la mercancía
que se va recibiendo a lo largo del día y se debe asignar un espacio dentro del almacén, y la
segunda es a modo de servicio de otra de las áreas del almacén que es Picking y de esta
última hablaremos más a detalle en el siguiente apartado.
El Acomodo de la mercancía que se recibe a lo largo del día es una labor necesaria para poder
hacer espacio en el área de recibo pues de lo contrario no sería posible recibir a más
proveedores; así mismo para resguardar y almacenar la mercancía antes de que sea enviada a
las tiendas, para esta labor se hizo una clasificación de los productos basados en su naturaleza
(comestibles, limpieza, cámara fría etc.), presentación de empaque (lata, caja, fardo, etc) y su
rotación (Baja, media, alta); quedando como sigue:

Cámara fría: En este apartado se almacenan todos los productos que necesitan
mantenerse en refrigeración para su conservación en óptimas
condiciones, por ejemplo: crema, yogurt, batidos y bebibles, jamón,
salchicha, etc.
Jaulas: En este espacio se dividen 3 áreas en las que se almacenan productos
de Dulces y productos frágiles o pequeños y con necesidad de mayor
control como el Pan, en otra Jaula los Insumos como franelas, plumas,
marcadores, etc y por último la Jaula de In & out en donde se colocan
artículos que se compran de oportunidad o temporada y que no serán
resurtidos.
Racks: Dentro de los racks se colocan productos de rotación media que se
puedan estibar en varios niveles, ganando espacio en el almacén por
ejemplo: frascos y latas, Tetra Packs, Harinas, Pastas, Botanas,
Detergentes, Químicos y Desechables.
Alta rotación: Esta ubicación es la mayor de las áreas y se guardan todos los
productos de todas las categorías que tengan una rotación mayor, y
cuyo surtido a tiendas es por cama o por pallet. En esta ubicación se
encuentran productos como el aceite, refresco, detergentes en polvo,
papel de baño, etc.
Almacenamiento Temporal: Este almacenamiento se utiliza también para productos de
alta rotación y en los que nuestras existencias son altas y se necesita
estar resurtiendo continuamente al área de Picking.
Circuitos Picking: Cuando algún proveedor nos entrega mercancía que no amerite un
lugar en los racks de almacenamiento, pues su volumen es bajo, se
pasa directamente a los circuitos de picking, por ejemplo: Gerber,
Leches Nido, Algodón, etc.
A manera de ser más gráficos a continuación presentamos un ejemplo de cómo está distribuido
el Almacén acorde a lo comentado en el apartado anterior.

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Croquis de Almacenamiento (Almacén de Cuautitlán)

Reabastecimiento de los Circuitos del Área de Picking

Más adelante hablaremos a detalle del área de Picking, que es la encargada de surtir los
pedidos elaborados por nuestras tiendas, en este momento nos concentraremos en hablar la
interrelación que tiene con el área de recibo.
Un circuito de picking, es un área en donde se coloca un determinado número de tarimas con
mercancía para ser surtida a las tiendas, cuando a dichas tarimas se les va terminando él
producto para surtir y dicho producto se encuentra en el área de Almacenamiento Temporal o
en los racks, es responsabilidad del área de Recibo él REABASTECER dichas estaciones o
circuitos para que el área de Picking pueda seguir surtiendo los pedidos de tienda.
El pickeador solicita al encargado de reabastecer los circuitos, la mercancía necesaria antes de
que se le termine, para que esto no le ocasione el tener que parar su operación de pickeo.
Es importante mencionar que aunque pareciera ser una labor que debiera estar a cargo del
área de Picking, es responsabilidad de Recibo pues en esta área recibimos la mercancía y
podemos actuar de manera inmediata en caso de que llegue algo que se tenía en Stock Out y
pueda enviarse a nuestras tiendas además de que luego recibo se encarga de trasladarla a
alguna zona del almacén y por último su responsabilidad termina una vez colocada en el
circuito de Picking en donde este último departamento adquiere la responsabilidad del manejo
de la misma.

Toma de Inventario Físico y Ajustes del Mismo

Como ya lo explicamos con anterioridad en el transcurso de la Jornada de Trabajo todo el

tiempo se esta manipulando la mercancía, recibiéndola en el caso de la que entregan los
proveedores, así como preparando la que será enviada a tiendas (Área de Picking), por lo
tanto es común que se llegue a perder el control preciso y exacto de la existencia física con la

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que contamos en el almacén, al conteo de dicha existencia física se le conoce con el nombre
de INVENTARIO.

El proceso administrativo de un inventario es el siguiente:

Inventario Inicial
Mas Las Entradas
Menos Las Salidas
Esto es igual a un Inventario Teorico
Contra un inventario fisico
Nos da una diferencia

Todos los días se realiza el inventario de toda la mercancía con la que contamos en el almacén
y se compara dicho conteo o existencia física contra la que deberíamos tener según nuestros
reportes del sistema, la diferencia que existe entre el conteo físico y lo que tenemos en sistema
se le conoce con el nombre de MERMA.
Adicional a lo anterior también existen MERMAS por caducidad, por manipuleo de la
mercancía, por robo, etc; es decir la merma esta en toda aquella mercancía que según nuestro
sistema deberíamos tener y al momento de contarla o inventariarla no la tenemos
independiente a cualesquiera de las razones mencionadas anteriormente.
Es por ello que el realizar un INVENTARIO todos los días es de suma importancia para
mantener el control de todo lo que tenemos en existencia en nuestro almacén, así como todo lo
que enviamos a las tiendas y evitar manejos fraudulentos por parte de nuestros proveedores.
Es responsabilidad de los colaboradores del área de recibo el realizar dicho Inventario, mismo
que se realiza toda vez que el área de Picking ya concluyo con sus labores del surtido de
mercancía.

Conciliación de Inventarios

La conciliación de inventarios es un proceso sumamente importante en la operación de

cualquier almacén, pues es aquí donde saltan a la vista las mermas, los errores y posibles
robos que llegasen a suceder, el proceso se debe de hacer de forma frecuente para que evitar
que estas mermas se eleven demasiado y para que estemos consientes de dónde está la
mercancía y donde estamos fallando. Este proceso tarda alrededor de 2 o 3 horas diarias
Actualmente este es el proceso que se sigue:
1. Cuando se terminan de pickear las tiendas y el departamento de recibo deja de
recibir mercancía se hace un cierre de día, para esto se debe de capturar en el
sistema la confirmación de los pickeos que se hicieron así como la mercancía
recibida.
2. Ya hecho el cierre de día se procede a contar los productos uno por uno para
saber qué cantidades tenemos en existencia. Este conteo se lleva a cabo por
medio de escáner. El jefe de almacén o su segundo al mando carga el catálogo
de los productos desde un listado de BackOffice a los escáneres. Es importante
mencionar que este listado se tiene que generar manualmente e ir
actualizándolo conforme se den de alta/baja los productos por lo que puede
que se omitan en ocasiones algunos de los mismos.
3. Una vez que se tienen configurada la lista dentro del escáner cada uno de los
pickeadores cuenta todos los productos de su circuito e introduce manualmente
el conteo en el scanner, y regresa con el conteo a el encargado del área.
4. El encargado de área vacía la información en la computadora y compara los
conteos con la existencia del sistema, en caso de que existan diferencias se
manda nuevamente a los pickeadores a que verifiquen la cantidad, si no fue un
error de conteo se revisa el módulo de mermas, en caso de que no sea
ninguna de las anteriores se tiene que preguntar al día siguiente si las tiendas
recibieron de más o de menos y agotar todas las instancias hasta saber dónde
está la mercancía.

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Scanners y Proceso de Carga de Datos

Actualmente se carga en los sistemas el catálogo de productos el proceso es similar al

utilizado en tiendas, dicho proceso se presenta a continuación:

1) Accesar a BackOffice

 Inventario Físico
 Inventario 2
 Mesa de Control
2) Carga (Scanner)

Al ingresar al scanner presionamos (ESC) hasta salir de todos los menus y

llegar a la pantalla principal donde nos aparecen las siguientes opciones:
1. Inventario BBB
2. Utilidades

Nos aparece “de scanner”: y procedemos a ingresar el número de Scanner que

nos de el sistema (BackOffice)

3) Regresamos al Backoffice

 Mesa de Control
 Dar click izquierdo y elegir “Cargas Scanner”
 En este momento nos aparecen ciertos parámetros “listas” para
programar el scanner, para el caso de Almacén, se elige Inventario
Fiscal” ya que es la lista que se toma para realizar los inventarios
diarios, ingresamos el número de usuario y el número de conteo (1).
 Elegimos cargar scanner “Optimus”
 Aparece favor de colocar el scanner y nos da un comando
(combinación de números para continuar), estos números se
ingresan directamente en el Scanner “2”, “1”, “1” y damos
“Aceptar” en la computadora.
 Aparecerá Cargar los datos en Scanner y pide que
nuevamente ingresemos una combinación especificada en la
pantalla.
 Se inicializa el Scanner y estamos listos para realizar el conteo.

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Seguimiento a Cambios y Devoluciones a Proveedores

Otra de las labores que tenemos en el área de recibo, es la de dar seguimiento a los cambios
físicos y devoluciones a nuestros proveedores.
Si recordamos el módulo de recepción de mercancía, cuando estamos verificando los
productos que nos entregan nuestros proveedores, solo verificamos una caja de cada producto
que entrega, por lo que en algunas ocasiones cuando ya se está ocupando el resto de las
cajas, nos percatamos que dicha mercancía no está apta para la venta y que es necesario
devolver al proveedor, dicha mercancía se coloca en el área de Merma por procesar, hasta que
el proveedor acuda nuevamente a nuestras instalaciones y nos cambie dicha mercancía o en
su defecto se le descuenta de la siguiente entrega; toda esta negociación la hace el encargado
de recibo.
De la misma manera hay ocasiones en que nuestros compradores nos indican que algún
producto será devuelto a los proveedores, por falta de calidad, por no cumplir con los
estándares pactados, etc, en estos casos el procedimiento es el mismo.

Recepción de Traslado provenientes de las Tiendas

Las tiendas envían al almacén diferentes tipos de productos tales como:

Tarimas: Mismas en las que se les envío su mercancía y que deben regresar posteriormente al
Almacén, para que nuevamente se ocupen en otros traslados de mercancía.
Rejillas: al igual que el caso de las tarimas se ocupan cíclicamente en los envíos de
mercancía, aunque en este caso se utilizan únicamente para Mercancía del Cuarto Frío.
Cartón: la gran mayoría de nuestra mercancía se encuentra en cajas de cartón por lo que toda
vez que las cajas están vacías es responsabilidad de la tienda el acumularlo hasta su siguiente
entrega para posteriormente enviarlo al almacén en donde concentraremos el cartón de todas
las tiendas para lograr un mayor beneficio en l venta del mismo.
Playo: de la misma manera que el cartón debe ser enviado todo el playo y el plástico al
almacén.
Devoluciones y Mermas: como ya lo mencionamos anteriormente también es enviado este
tipo de mercancía por parte de nuestras tiendas.

Es responsabilidad del área de Recibo el manejo y control de toda la mercancía y/o artículos
que mencionamos anteriormente que son enviados por nuestras tiendas.

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Generación y Análisis de reportes

Con la finalidad de poder tener un panorama general de lo que manejamos en el área de recibo
a nivel numérico generamos un reporte concentrado, dentro del reporte de recibo se presentan
varios datos importantes que reportan la operación del día a día. El reporte de recibo consta de
dos hojas de Excel, en la primera se muestra un concentrado y en la segunda se muestra el
detalle de los movimientos, dentro del concentrado podemos especificar lo siguiente:

Dentro del reporte podemos ver los siguientes datos:

Proveedores

Días: Define los días calendario a los cuales hace referencia el reporte es decir, si el
reporte es para la semana del 1ero a 7 de un mes “X” nos aparecerá 1,2,3,4 y así hasta el día
que hagamos el reporte.
Total Prov’s: Nos da el total de proveedores que por sistema deben entregar a lo largo
de la semana.
Prov a Rec: Son los proveedores que se recibieron, estos deben ser la suma de los
proveedores que llegaron a tiempo, los que llegaron tarde, sin cita, cada vez (In& Out) Cambio,
consecutiva y sin cita.
A tiempo: Son los proveedores que entregan a tiempo según su cita
Tarde: Son los proveedores que tienen cita pero entregaron tarde de acuerdo a su
cronograma
Cita/Llega: Son los proveedores que llegaron a su cita.
Cada vez: Entregas de producto de una sola ocasión o In&Outs.
Cambio: Son proveedores a los que les fue cambiada la cita, es decir si su cita es un
viernes y se pide que entreguen el miércoles este proveedor estará en la columna de “Cambio”

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Cita/No llega: Son los proveedores que no llegaron a su cita
Consecutiva: Son proveedores que hacen su entrega en dos o más camionetas y/o
facturas
Sin Cita / Llega: Son los proveedores que llegan a ver si son recibidos sin cita y si hay
tiempo se les recibe.

Niveles

Días: Define los días calendario a los cuales hace referencia el reporte es decir, si el
reporte es para la semana del 1ero a 7 de un mes “X” nos aparecerá 1,2,3,4 y así hasta el día
que hagamos el reporte.
Proveedores: Nos da el total de proveedores que por sistema deben entregar a lo largo
de la semana.
Verde: Son los proveedores que entregaron paletizado que llegaron a tiempo a su cita
y no presentaron ningún contratiempo.
Amarillo: Son los proveedores que llegan tarde a su cita pero vienen palletizados, o que
entregan a granel pero traen gente para la maniobra y cuyo contratiempo no presenta un
problema grave pero puede mejorar su entrega.
Rojo: Son los proveedores que llegan tarde, no vienen paletizados, intentan meter
merma, entregan a granel y no traen gente suficiente para la maniobra; en general son
proveedores que nos representan problemas en su entrega.

Chequeo

Días: Define los días calendario a los cuales hace referencia el reporte es decir, si el
reporte es para la semana del 1ero a 7 de un mes “X” nos aparecerá 1,2,3,4 y así hasta el día
que hagamos el reporte.
Productos: Se refiere a la cantidad de productos tomados para el muestreo. Son las
muestras que se revisan, estas no sabemos de cuantos proveedores se tomaron, ay que ir a la
hoja de detalle para verificarlo
Muestra: Son las muestras tomadas para el muestreo, generalmente se toma uno por
caja.
Muestra es el producto que se toma para su monitoreo generalmente se toma uno por
caja.
Todos: Se usa cuando se revisan todos los productos
Uno por Tarima: Cuando se toma una muestra aleatoria de una tarima

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Pallets

Días: Define los días calendario a los cuales hace referencia el reporte es decir, si el
reporte es para la semana del 1ero a 7 de un mes “X” nos aparecerá 1,2,3,4 y así hasta el día
que hagamos el reporte.
Prov. Pallet: El número de proveedores que entregaron paletizado
Prov No Pallet: el número de proveedores que entregaron sin paletizar
Total: Suma de los dos anteriores
Pallet: Pallets entregados (mercancía paletizada)
Sin Pallet: Pallets entregados (mercancía sin paletizar)
Total: Suma total de Pallets
Tiempo Paletizado: Tiempo de descarga de la mercancía paletizada.
Tiempo sin Paletizar: Tiempo de descarga de la mercancía sin paletizar
Total: Total tiempo de descarga
Prom Tiempo de Rec Pale: Es el tiempo promedio que se tarda en descargar los
proveedores que vienen paletizados. Se expresa en min/Pallet (minutos por pallet)
Prom Tiempo de Rec s/Pale: Es el tiempo promedio que se tarda en descargar a un
proveedor que viene sin palletizar. Se expresa en min/Pallet (minutos por pallet)

Cajas ODC

Días: Define los días calendario a los cuales hace referencia el reporte es decir, si el reporte es

para la semana del 1ero a 7 de un mes “X” nos aparecerá 1,2,3,4 y así hasta el día que
hagamos el reporte.
Cajas ODC: Nos dice las cajas que fueron ordenadas por medio de una ODC.
Cajas Facturadas: Son las cajas que fueron facturadas por el proveedor
Cajas EM: Es el número de cajas a las cuales se les dio EM (Entrada de Mercancía).
% Recibo: Es el porcentaje con el cual se recibió la mercancía
% EM: Es el porcentaje de fill rate de EM, este puede variar del %Recibo ya que no
todo lo que entrega el proveedor se le da entrada ya sea por merma, mala calidad o cosas del
estilo.

Productos ODC

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Días: Define los días calendario a los cuales hace referencia el reporte es decir, si el
reporte es para la semana del 1ero a 7 de un mes “X” nos aparecerá 1,2,3,4 y así hasta el día
que hagamos el reporte.
Productos ODC: Son los productos que vienen en las ODC de ese periodo.
Recibo: Son los productos que se recibieron en nuestro anden, estos puede que sean
aceptados o no, dependiendo de la calidad de los mismos.
Aceptados: Son los productos a los cuales se recibieron en nuestro almacén y se les
dio entrada o se aceptaron.
Recibo%: Es el % de los productos que se recibieron en nuestro almacén sin saber si
se les dio entrada o no. (Recibo/ Productos ODC=Recibo %)
Aceptados: Es el % de los productos a los cuales se les dio entrada o se aceptaron.
(Aceptados/ Productos ODC=Aceptados %)

Hoja de Recibo y Ciego

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ÁREA DE PICKING (SURTIDO)

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Objetivo del Área de Picking

El principal objetivo de esta área es la de Surtir los pedidos de mercancía elaborados por
nuestras tiendas, para lo cual debe desempeñar las siguientes labores:

1) Pickeo o surtido de pedidos.

2) Estibar y emplayar tarimas para que sean enviadas a tiendas.
3) Trasladar las tarimas con la mercancía pedida de tiendas al área de embarques.
4) Manejo y Control de los productos Perecederos.

Terminología

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Para poder comprender con mayor facilidad el área de Picking, debemos primero comprender
algunos de los términos que comúnmente se emplean en dicha área.

Qué es Pickear?

Es el proceso de surtir el pedido o listado de mercancía que solicitan nuestras tiendas, dichos
listados están separados por circuitos.

Qué es un circuito?

Debido a que nuestra variedad de productos es muy amplia y sería muy complicado generar un
solo listado por tienda, tenemos separada nuestra mercancía por grupos de productos, a dichos
grupos se les llama circuitos.

Que es una Ronda?

Debido a nuestra capacidad de espacio tenemos asignada una zona donde se auditan nuestras
tarimas y es ahí mismo donde se re estiban y emplayan; una vez concluido este proceso y que
las tarimas están listas para ser enviadas al área de embarques, a este grupo de tiendas ya
listas se les conoce con el nombre de Ronda.

Pedido Forzado?

Es aquel pedido que nuestra área de compras nos indica que debemos enviárselo a las
tiendas, independiente a que esta no lo haya solicitado, se identifica por un asterisco.

Productos Multi códigos?

Son aquellos que tienen diferentes códigos pero el producto es el mismo y debemos surtir el
que tenga existencia.

Pickeo o Surtido de Pedidos

La labor de surtido o Pickeo es sin duda la principal y primordial dentro de las que tiene el área
de Picking, y a continuación te explicaremos como se lleva acabo dicho proceso.

1. Cada mañana el Encargado de Picking lo primero que hace es imprimir los

pedidos de las tiendas, así como los pedidos forzados; que se deben surtir ese día,
que son las mismas que nuestra área de Embarques debe entregar al otro día.
2. Los pedidos se separan por circuito y debemos tener un pickeador encargado de
surtir cada circuito por lo que las hojas de pedido se entregan a cada pickeador
según el circuito que le corresponda, es el jefe del área de Picking quien asigna un
circuito por pickeador tratando de rotarlos periódicamente.
Los circuitos están separados de la siguiente manera:

C1 – C7 Son circuitos de productos de rotación normal y en el caso del 7 se ocupa para

forzados muy fuertes o de temporada como el caso de la veladora.

C PB o Nuevos Es un circuito que se ocupa para productos como In & Outs o

productos de temporada como Navidad, Juguete, etc.

C8 Son Dulces, Productos Panificados o frágiles.

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CF Pertenece a los productos de Cámara Fría

C9 Es la sección al fondo del almacén y está destinada a productos de alta

rotación que se envían por cama o por tarima

3. Una vez entregados los pedidos a cada uno de los encargados, estos comienzan a
pickear la mercancía conforme a los pedidos de tiendas, para poder entender más
claramente este proceso explicaremos más a detalle el Ciclo Operativo en los
circuitos.

En el caso de Tiendas 3B un circuito de pickeo es un circuito en forma de herradura o

en línea recta, en donde la mercancía esta acomodada de lo más pesado a lo más ligero y
volviendo a lo más pesado de forma tal que a la
hora de estar surtiendo un pedido e ir armando
una tarima los productos más pesados queden
hasta abajo de las tarimas y se le apilen cosas
más ligeras arriba de la misma, esta forma de
pickear aplica para los circuitos del C1 al C7, ya
que CF cámara Fría, C8 Dulces y C9 Productos
por Cama
En esta gráfica vemos un ejemplo de un
circuito con 28 posiciones donde cada posición

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representa un producto asignado a dicho circuito y que será solicitado en la ODP (Orden de
Picking); en este ejemplo la forma del circuito es en herradura.
Es muy importante que el acomodo en el sistema de los productos vaya acorde a la
ubicación física de los mismos, de tal manera que si la ODP sigue el mismo orden del 1 al
número 28 el pickeador no deberá estar trasladándose de un lugar a otro perdiendo tiempo y
creando errores en su armado de tarima.
Asimismo ubicaciones como la No.1 deberá ser de productos pesados mientras que
quizá la 7 o la 8 son de los productos más livianos y nuevamente la 9 regresa a productos
pesados y así sucesivamente.
Por lo general se utiliza un circuito por cada tipo de productos que se tiene: ej.
Detergentes líquidos C1, Enlatados C2, Detergentes Polvo C3, sin embargo el número de
circuitos está limitado por el espacio físico que se tenga en el almacén así como por el peso de
cada grupo o categoría, en la medida de lo posible se intenta no mezclar productos comestibles
con químicos pero sin embargo este no es siempre el caso.
El pickeador debe observar la ODP para saber que tienda es la que está surtiendo, la
descripción de la mercancía que le solicitan, la cantidad que le están solicitando, así como el
empaque de la misma.
PRECAUCIÓN: el pickeador debe prestar mucha atención a los sabores, gramajes
y empaque de la mercancía pues uno de los errores más comunes en el proceso de
picking es surtir un producto de un sabor por otro.

Cada que el pickeador surte un producto o lo coloca dentro de su tarima, debe circular
con pluma la cantidad que surtió en la ODP, evitando con esto que surta dos veces el mismo
producto, o en su defecto que omita surtir dicho producto.
Es muy importante que el pickeador al momento de ir acomodando la mercancía en su
tarima, solamente utilice alrededor de la misma y no ocupe el centro de la tarima, y nunca
coloque un producto diferente atrás de otro, pues esto dificultaría la labor del área de Auditoria.
Se podría pensar que la labor de pickeo es muy sencilla, pues únicamente debes de
surtir en tu tarima la mercancía que te piden y circulas la ODP pero es esta misma sencillez la
que hace que nuestra gente se confíe y circule antes de surtir o no verifique a detalle su ODP,
por lo que seguir nuestro procedimiento nos da la certeza de hacer un mejor trabajo.

Emplayar y Re Estibar Tarimas

Cuando el pickeador ha concluido el surtido de su pedido lleva la tarima a los carriles

asignados para que sea auditada, re estibada y emplayada, comúnmente se obtiene una tarima
por circuito, es el área de Auditoria quien nos indica cuando dichas tarimas ya están liberadas o
checadas.
El número de carriles donde se colocan las tarimas varía dependiendo el Almacén pero la
mecánica es la misma, se debe dejar un carril libre entre cada tienda, por ejemplo: si en el
Almacén tuviéramos 10 carriles y dichos carriles se enumeran del 1 al 10; la primer tienda se
colocaría en el carril 1, la segunda en el 3, la tercera en el 5 y así sucesivamente.
Lo anterior se realiza por razones de seguridad ya que al momento de re estibar y emplayar
evitamos el riesgo de mezclar mercancía de una tienda en otra.
De tal manera que en nuestro ejemplo nos cabrían 5 tiendas, una vez pickeadas dichas tiendas
es el área de Auditoria quien nos libera las mismas para poder proceder a Re estibar y
emplayar a este grupo de 5 tiendas se le conoce con el nombre de RONDA.
Una vez liberadas las tarimas de la Ronda correspondiente por el área de Auditoria, todos los
pickeadores del circuito 1 al 7 deben acudir a Re estibar y emplayar las tarimas, tratando de
hacer un menor número de tarimas de las que se tenían inicialmente; es decir si en promedio
se saca una tarima por circuito se tendrían por lo menos 7 tarimas, pero si recordamos tienen el

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hueco al centro de las mismas lo que sin problema nos permite que al Re estibar tengamos
menos tarimas para enviar a las tiendas.
Esta labor es muy importante pues la capacidad de nuestros camiones es limitada a 14 tarimas,
por lo que si logramos reducir el número de tarimas seguro también reduciremos el número de
viajes a una tienda o podremos enviar más tiendas en un solo camión.
En esta parte debemos cuidar que no por el hecho de reducir el número de tarimas las vamos a
hacer mas anchas de los que son, o muy altas o con cargas de peso mal distribuidas, pues
esto podría ocasionarnos problemas o mermas en el traslado de las mismas.
Ahora bien ya que tenemos menos tarimas debemos Emplayarlas y en esta labor debemos
cuidar poner el playo suficiente para que la mercancía no se caiga, dándole firmeza a nuestras
estibas y evitando cualquier riesgo de mermas en el traslado de las mismas.
Posterior al proceso de Re estibado y Emplaye se deben rotular las tarimas para evitar que se
envíe una tarima a otra tienda que no le corresponda y adicionalmente se le coloca el número
de tarima para que de esta manera el área de Embarque pueda saber cuantas tarimas tiene
que enviar y asignar sus rutas.
Un ejemplo de numeración sería: si tuviéramos 5 tarimas para una tienda se le debe rotular a la
primera como 1/5, a la segunda 2/5 y así sucesivamente evitando cualquier omisión
En el momento en que las tarimas ya han sido emplayadas e identificadas cada pickeador
regresa a sus circuitos para continuar con las siguientes rondas hasta concluir las tiendas que
hayan sido asignadas para ese día.

Traslado de Tarimas al Àrea de Embarques

Como ya lo explicamos con anterioridad las tarimas ya Rotuladas e Identificadas deben ser
trasladadas al Área de Embarques para que este a su vez pueda subirla a nuestros camiones y
enviarla a nuestras tiendas.
El traslado de las tarimas se realiza a lo largo de la Jornada de trabajo al concluir cada Ronda,
aunque hay ocasiones en que el espacio físico en el área de embarques es insuficiente y se
dejan algunas tiendas ya emplayadas e identificadas en los carriles de Auditoria, por lo que es
la tarea inicial de los pickeadores al otro día el trasladarlas al área de Embarques, pues
seguramente dicha área con sus entregas ya hizo el espacio correspondiente.
Es muy importante que el área de picking haya hecho de manera correcta todos los procesos
anteriores pues en caso de que las tarimas estén demasiado anchas, mal estibadas, muy altas
o cualquier otro problema que le pueda ocasionar a nuestros camiones, el área de embarques
tiene la facultada de solicitarle a embarques el cambio o reacomodo de alguna tarima.

Con este último punto queda concluido el proceso de Pickeo que como ya lo mencionamos
anteriormente parece ser muy sencillo, pero debemos recordar que es el corazón de nuestros
departamentos en el Almacén, pues cualquier error al no surtir adecuadamente, o al no estibar
bien nuestros productos, puede terminar en que la tienda NO cuente con el producto
oportunamente para venderlo, y SIN VENTAS NO HAY NEGOCIO, recuerda NUESTRO
NEGOCIO VIVE DE LAS VENTAS.

Cámara Fría

El pickeo de cámara fría tiene un funcionamiento un tanto diferente ya que no cuenta

con diferentes circuitos sino que es un único gran circuito.

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El anterior es un ejemplo de acomodo de la cámara fría cuenta con 75 ubicaciones de pickeo

en un solo nivel, si contemplamos que se tengan con 50 productos activos se tienen 25
ubicaciones para productos con consumo superior a 1 pallet o colocar las tarimas ya pickeadas,
pues debemos mantenerlas en el frío para evitar la descomposición de la misma.
En esencia el proceso es el mismo que los circuitos de herradura se va pickeando la mercancía
acorde a la ODP, pero en esta área debemos poner mucha más atención en los Sabores,
Gramajes, Normas de Empaque y muy importante las caducidades.
En esta área el proceso de Auditoria se hace al momento de pickear las tiendas, al igual que el
estibado y emplaye.

Funcionamiento de Pallets Cámara Fría

El manejo de pallets de cámara fría funcionan de una

manera especial debido a que nuestros camiones no cuentan con
refrigeración integrada, es por esto que se hace uso de Placas
Eutécticas que van congeladas a (-23º C) y se aíslan de la
temperatura exterior mediante un cubre pallet.

La mayoría de nuestros Productos de cámara fría deben

estar a una temperatura máxima de 4ºC de lo contrario corren
riesgo de que se mermen, dependiendo del producto, este puede
inflarse, soltar suero, cambiar de consistencia u otros cambios
físicos.
Las placas eutécticas se guardan una noche antes dentro del
congelador de la cámara fría, logrando con ello que en la mañana
estén congeladas.
Estas placas se utilizan al momento de que la tarima de cámara
fría será enviada a la tienda, las placas se acomodan
estratégicamente (casi siempre al centro de la tarima) para que distribuyan la temperatura a
todo el producto que contiene la misma, posteriormente se le coloca el cubre Pallet que tiene la
función de impedir que se escape el frío y conservar toda la mercancía en una temperatura

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idónea, por último se le coloca el playo para que este evite que la lona o la placa se estén
moviendo durante el trayecto de la mercancía a la tienda.
Al igual que las tarimas de los otros circuitos se debe identificar con marcador a que tienda
corresponde dicha mercancía.
NOTA: No se debe sacar de la cámara fría la mercancía antes de que ya sea requerida por el
área de embarques para su traslado, para evitar con ello que la mercancía pase un mayor
tiempo fuera de refrigeración.

Manejo y Control de Productos Perecederos

Dentro de los diferentes productos que manejamos en nuestras tiendas hay un tipo en el que
debemos poner especial énfasis y atención, debido al manejo y cuidado que debemos darle.
Nos referimos a los productos perecederos; es decir aquellos productos que cuentas con una
fecha de caducidad corta y cuya distribución a las tiendas debe ser de manera oportuna.
En este grupo de artículos se encuentran, los de la cámara fría (yogurt, crema, jamón,
salchicha, etc), los panificados (pan blanco, mantecadas, polvorones, tortilla de harina, etc) solo
por mencionar algunos.
Debemos poner mucha atención en NO enviar a nuestras tiendas mercancía que ya esta
caducada o próxima a caducarse, pues de cualquier manera no lograríamos venderlas y el
costo en la imagen con nuestros clientes es altísimo.
Por lo anterior es de suma importancia nunca enviar mercancía a tiendas que no este apta para
la venta.
Por nuestra parte aquí en el almacén debemos cuidar nuestra rotación de estos productos
utilizando el método PEPS Primeras Entradas Primeras Salidas, lo que nos indica que el primer
producto en entrar a nuestro almacén, debe ser el primero en salir a nuestras tiendas, por
ejemplo:

El proveedor nos entregó ayer 500 pzas de Crema

El proveedor nos entrega hoy 500 pzas de Crema
Hoy debo surtir a tiendas 200 piezas de tiendas, entonces debo tomar de las cremas que
entraron ayer.

Con este sencillo método podemos garantizar que nunca enviaremos mercancía más nueva
antes de enviar la mercancía que tenga más tiempo en el almacén.

Generación y Análisis de reportes Picking

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Reporte de Eficiencia

El reporte de eficiencia de Picking es un reporte que mide la eficiencia con la que con
desempeñamos en el departamento de Picking y nos permite evaluar nuestros resultados del
día anterior, ya que su elaboración es de manera diaria con la información de lo que hicimos un
día antes, la información que contiene es la siguiente:

Día: Es la fecha de la cual se está haciendo el reporte

Tiendas del Día: Son las tiendas que se deben pickear ese día.
Tiendas Retrasadas: Son las tiendas que en el caso de que exista algún retraso se
suman a las tiendas del día. Estos retrasos se pueden dar por
causas como que no cayó el pedido (por fallas de luz en
tiendas o almacén o porque no hubo replicación etc)
Tiendas a Pickear: Es la suma de las dos anteriores
Tiendas Confirmadas: Son las tiendas que se confirmaron en el sistema como
pickeadas.
Tiendas Pendientes: Son las tiendas que quedaron pendientes de pickear, ya sea
que no haya caído el pedido o que no se haya pickeado el
pedido.
Comentarios: En la columna de comentarios se hacen los comentarios
referentes a los posibles retrasos o eventualidades que
llegasen a suceder, por lo general son tiendas cerradas,
tiendas que no hicieron pedido o bien tiendas que no se
pickearon porque hubo algún evento en su calle y no hay
acceso.
ME Picking: ME picking se refiere a los Miembros de equipo del
departamento de Picking con los que se cuenta ese día, es
decir la gente que tenemos asignada en cada circuito.
ME Otro: En ocasiones debido a la carga de trabajo departamentos como
auditoría o recibo les “prestan” miembros de equipo y aquí es
donde esta gente se refleja.
ME Total: Es la suma de los dos anteriores
Tarima Piso: Se refiere a las tarimas armadas con mercancía de “Piso” (IN &
OUT, Insumos, y demás categorías no refrigeradas)
Tarima CF: Se refiere a las tarimas armadas de la cámara fría.
Tarima Total: es la suma de las dos anteriores
Tarima por ME: Es la división de Tarimas totales entre ME total
Tarimas por Hora: Es resultado de la división de Tarimas por ME entre ME Picking

Reporte de Caducidades

Como ya lo mencionamos en los apartados anteriores es de suma importancia el tener un

control sobre la mercancía Perecedera, para ello tenemos diseñado el reporte de caducidades

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donde nos permite observar las diferentes fechas de caducidad que tenemos para la
mercancía, dicho reporte se debe generar de manera diaria y es responsabilidad del Encargado
de Picking.

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Ordenes de Picking (ODP)

Las órdenes de Picking obedecen a los pedidos que hacen las tiendas sin embargo se
dividen por circuitos para que un mismo pickeador trabaje únicamente en un solo circuito. Esta
ODP sirve para que el pickeador arme las tarimas por circuito y sepa los requerimientos de la
tienda en cuestión.

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Reabastecimiento de Circuitos

Como se comento en el apartado anterior (Recibo), existe una responsabilidad

compartida entre el departamento de Picking y el de Recibo y es el del reabastecimiento de los
circuitos de surtido. Es una responsabilidad compartida ya que Recibo es el encargado del
acomodo de la mercancía mientras que Picking es el encargado de pedir que se surtan sus
circuitos, si la comunicación no es correcta ni oportuna podemos retrasarnos en el proceso de
Reabastecimiento de los circuitos, por lo que el Pickeador debe solicitar antes de que se
termine su existencia la mercancía al personal de recibo, para evitar que cuando tenga que
surtir una tienda no tenga la mercancía suficiente y tenga que esperar hasta que llegue el
personal de recibo y se la entregue.

Circuitos y Carriles de Picking

Como ya lo comentamos se cuenta con diferentes circuitos para surtir la mercancía, a

continuación se muestra una foto para que pueda apreciarse de una mejor manera:

Los carriles es el espacio donde se colocan las tarimas ya pickedas de cada circuito,
esperando ser Auditadas y liberadas, recuerda se utiliza un carril si y otro no.

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ÁREA DE AUDITORIA

Objetivo del Área de Picking

Garantizar que toda la mercancía que se envía a tiendas desde el almacén vaya en
óptimas condiciones para su venta, así como en las cantidades correctas.

Las funciones de Auditoria se engloban prácticamente en el cumplimiento de su

Objetivo, aunque las enunciamos a continuación para su mejor comprensión.
1. Auditar el contenido del pickeo de las tarimas.
2. Identificación y rotulado de las tarimas.
3. Conteo y cuadraje Conilicion de inventarios de almacén
4. Auditar a Embarque para tener bajo control el consumo de diesel de los camiones
5. Emisión y Análisis de reportes

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Proceso Operativo

Dentro de la parte operativa de auditoría podemos ver que es una actividad que verifica o
comprueba el trabajo del equipo de picking. Para cada circuito se asigna un auditor que lleva el
conteo de las tarimas que va armando el encargado de Picking. El auditor debe revisar la orden
de Picking y cotejarla con la mercancía pickeada, dejando evidencia en la ODP de dicha
verificación en caso de detectar alguna diferencia debe avisarle de inmediato al pickeador del
circuito que corresponda para que incluya la caja/cama/display que le faltó.
Normalmente los auditores marcan cada una de las cajas para llevar un registro más exacto ¼,
2/4, ¾ ,4/4 y así para cada una de las cajas permitiéndole de esta manera tener un mejor
control sobre las cantidades que fueron surtidas por parte del área de Picking.
Otra de las labores del área de auditoría en la parte operativa es la Identificación y rotulado de
las tarimas antes de ser enviadas al área de Embarques.
Para una mejor comprensión te agregamos fotografías de estos 3 pasos, rotulado de cajas,
identificación de Tarimas y ODP Auditada.

Rotulado de Cajas

Rotulado de Tarimas

ODP (Orden de Picking) Auditada

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Reportes del área de Auditoría

La razón por la cual se tiene un área de auditoría como tal, no es porque se tengan muchos
errores o porque la gente no quiera informar acerca de las mismas sino con la intención de
eliminar la tensión entre las áreas involucradas y para llevar un registro de las incidencias que

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se han presentado, sus motivos y finalmente para ver si existe alguna falla en los procesos
seguidos.

Auditoría es la encargada de generalmente 6 principales reportes para su labor del día a día.
Los reportes generados son: Reporte de Auditoría vs Quejas, Reporte de Picking, Reporte
Diario de Diesel, Reporte de Resultados de Pruebas de Confianza, Reporte de KPI’s y Reporte
de Mermas y Ajuste de Inventarios (mensual) mismos que se explican a continuación:

Reporte de Auditoría vs Quejas (Reporte Auditoría 1)

Este reporte se elabora en conjunto con el reporte de quejas de tiendas, el objetivo de

este reporte es el de solucionar e investigar a fondo la fuente de los problemas de las quejas
de las tiendas y ver si es un error de la parte de Almacén, de Auditoría, de Sistemas, de
Compras o en caso de que la tienda este haciendo un reporte erróneo se rechaza la
transferencia a almacén.

Este es un reporte muy completo pues involucra a todos los departamentos evaluando
los errores de todas las áreas y se divide en tres partes:

- Auditoría Sobre Quejas

- Auditoría Sobre Error de Surtido
- Auditoría Sobre producto Dañado

Primero: Auditoría Sobre Quejas

La

auditoría sobre quejas, analiza diariamente las quejas capturadas por las tiendas en el sistema
y les da seguimiento a las mismas para encontrar la razón por la cual existió esa queja, este
reporte tiene el alcance de ver en que circuito sucedió el error, que pickeador estaba en ese
circuito y que auditor estaba auditando ese circuito, de esta manera se registra tanto las quejas
de las tiendas como los errores de los pickeadores y de los auditores.

Como se observa en la pantalla anterior en el resumen del reporte viene la fecha a la

cual hace referencia el reporte y el área que cometió el error. Los errores más comunes para
cada área son:
Quejas WHS: Hace referencia a los errores del almacén que pueden suceder por (error
de surtido, error de embarque, error de estiba, error de captura)
Quejas SIS: Se refiere a las quejas de parte de sistemas y los motivos pueden ser (se
mandó una cantidad diferente a la que aparece en el sistema, o algún motivo referente al
sistema) estos problemas suceden con poca frecuencia pero se han llegado a presentar.
Quejas AUD: Las quejas de Auditoría son todos aquellos faltantes/sobrantes de picking
que no fueron detectados oportunamente.

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Quejas Tiendas: Se refiere a las quejas de tienda que no proceden ya sea por un error
de la tienda o un error al momento de recibir, la mayoría de las quejas son reportes que se
hacen de producto dañado y esas quejas no proceden.
Total Quejas: Es el número total de las quejas recibidas ese día
Total Log: Son las quejas que conciernen a logística, es decir el número total de
quejas menos las de tienda

Segundo: Auditoría Sobre Error de Picking

Este reporte está hecho para llegar a un número KPI Mencionar que es KPI
en el cual se mide el porcentaje de errores en el armado de las tarimas la meta a alcanzar un
número de 1.00%. Esta información se saca de la hoja Errores Picking dentro del archivo
“Reporte de auditoría vs Quejas”

El reporte de errores de surtido reporta todos los errores de forma diaria, semanal y
mensual de cada uno de los circuitos de picking y se saca un indicador dividiendo el número de
errores entre el número de tarimas surtidas para llegar a un porcentaje de errores. En el reporte
observamos únicamente los datos diarios sin embargo si nos vamos a la fuente del mismo
podremos verlo de forma mensual y semanal también.

Tercero: Auditoría Sobre Productos Dañados

El reporte de productos dañados lo obtenemos en el resumen de forma diaria sin

embargo podemos obtener el histórico por semana y por mes, dándonos datos de pasado para
identificar si existen incidencias de forma repetitiva para algunos de los productos.

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Dentro de este reporte podemos obtener la causa por la cual se rechazó el producto:
Producto Frágil: Son todos aquellos productos que por naturaleza son frágiles ej. Pan,
huevo, focos, etc.
Mala calidad del proveedor: Son los productos a los cuales la falla de calidad es
imputable al proveedor, principalmente son productos de cámara fría que perdieron el ciclo de
frío en algún momento o bien químicos que perdieron sus propiedades en el camino. También
pueden ser productos con cuerpos extraños etc.
Caducidad corta por Sobre Stock: cuando los productos se tienen en sobrestock
(principalmente los de caducidad corta, en ocasiones se manda producto con el límite de
caducidad muy cercano por lo que puede existir la posibilidad que la tienda rechace producto
próximo a caducar y este es el tipo de error al cual se refieren estas casillas.
Empaque Frágil: Es cuando el empaque o el corrugado no tiene la resistencia
necesaria para entregar el producto en óptimas condiciones.
Empaque Mala Calidad: Se utiliza cuando el empaque (primario o secundario) tiene
alguna deficiencia, ej. Mal sellado de la bolsa, etc.
Perforado por Mal Manejo: Son las incidencias en las cuales el producto se dañó ya
sea con el montacargas, o al colocarlo en algún clavo salido de las tarimas.
Aplastado / Roto por al manejo: Es producto que se llega a dañar durante el trayecto,
por causa de mala estiba o durante la descarga por un mal manejo.

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Reporte de Errores de Surtido (Reporte Auditoría 2)

El reporte de Errores de surtido se elabora de forma diaria pero también lleva un

registro de los errores semanales y mensuales. Este reporte se elabora con la intención de
evaluar el desempeño de los pickeadores. Si los indicadores van en ascenso es un foco rojo,es
decir nos indicaría que se están cometiendo demasiados errores y esto nos permitiría analizar
si la persona no funciona en este puesto, o el empaque es confuso, los sabores, etc.

Como podemos ver en el reporte se mencionan los errores que se van cometiendo por
día, semana y mes, colocando una paloma si esta en el límite o por debajo del límite permitido
y un tache si esta por arriba del mismo, este es dinámico dependiendo del día en el cual se
elabora el reporte sin embargo los límites permitidos de los errores es de 1 por día, 6 por
semana, y 22 al mes. Las últimas dos columnas del reporte mencionan si el error de Picking es
debido a una sobrante o a un faltante del producto con la finalidad de detallar un poco más el
tipo de error en el cual se incurrió.

Este formato nos sirve para ver tendencias generales y funciona bastante bien, incluso nos
puede detectar errores dentro de los circuitos, ej. Si existe un pickeador que está en el circuito
C2 y comete muchas incidencias por “Producto similar en la misma área” es algo que se debe
de tomar en cuenta y si al momento de rotar los pickeadores por circuito se continúa
presentando el mismo problema, una clara solución es cambiar los productos que se están
confundiendo de circuito con la finalidad de reducir las incidencias de este tipo.

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Reporte de Auditoría de Diesel (Reporte de Auditoría 3)

Uno de los rubros con mayor impacto dentro de los costos de almacén es el diesel
utilizado en los camiones, es también uno de los rubros más vulnerables a hurto o malos
manejos en el caso de que no se lleve un reporte detallado del mismo.
Por lo anterior en Tiendas 3B tenemos un extricto control sobre de este gasto,
verificando que los consumos sean acordes a los kilómetros recorridos, que las recargas se
hagan en nuestras unidades y no pagamos en efectivo, todo lo controlamos de manera
electrónica.

Para realizar el reporte de control diario de Diesel, el encargado del área de Auditoría debe ir a
cargar el diesel junto con los choferes para que no se preste a malos manejos. El es el único
que tiene tarjeta de gasolina/diesel Accor. Al llegar a la Gasolinera, el encargado de Auditoría
debe revisar que el tanque se llene por completo y anotar el kilometraje que tiene cada uno de
los camiones para elaborar el reporte que se muestra arriba.

Reporte de Pruebas de Confianza (Reporte de Auditoría 4)

Semana a semana se elaboran pruebas de confianza de ciertos productos tomados al

azar y en ciertas tiendas también tomadas al azar. La prueba de confianza consiste en tomar 1
producto (ej. Toallas femeninas Kotex) e incluir una caja de más en una muestra de tiendas (10
tiendas específicamente). Al inicio de la prueba se manda un correo al Director de Zona, jefe de
picking y jefe de auditoría una tabla en la cual se especifica el SKU que se estará enviando de
más así como las tiendas a las cuales se estará enviando, este tipo de pruebas se elaboran
con la finalidad de evaluar el grado de confianza que podemos tener en la persona de la tienda
que recibe el Almacén pues por procedimiento deben reportar tanto faltantes como sobrantes,
el reporte lo presentamos a continuación:

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En esta tabla se puede identificar las tiendas, el producto Gerentes Zonales y

Distritales así como la fecha en la cual se realizó la prueba. Normalmente se toman 10 tiendas
que se surten ese día.

Una vez que se envían los productos se les da a las tiendas 48 hrs para responder, una
vez hecho esto, el área de auditoría elabora la siguiente tabla en la cual

En esta tabla podemos observar que tiendas reportan la queja y en qué fecha la
reportaron, las tiendas que no reportaron se marcan en un color diferente para que se
distingan. El motivo por el cual se toman 10 tiendas es para sacar un porcentaje de forma más
sencilla.

Este reporte se le envía al Director Regional, al Gerente de Almacén y a los Gerentes

de Zona son estos últimos los encargados de dar el seguimiento con las tiendas que no
reportaron la incidencia oportunamente, tomando las decisiones que consideren pertinentes.

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Reporte de KPI’s (Reporte de Auditoría 5)

El reporte de KPI’s se alimenta de los reportes anteriores y es donde se fijan las metas
a cumplir, este reporte lo elabora el encargado de Auditoría, los objetivos a alcanzar se toman
de estándares básicos de almacenes y se deben tomar como referencia para medir el
desempeño de las diversas áreas del almacén.

La finalidad es la de monitorear ciertos indicadores clave para cada una de las áreas,
son puntos medulares de desempeño que deben ser medidos de forma constante aún y
cuando se hayan solucionado nunca hay que quitar la presión de los mismos, se pueden
agregar nuevos KPI’s para acciones concretas que nos permitan entrar más a detalle en los
procesos. Los KPI’s nos sirven también para identificar la fuente de los problemas más
relevantes y nos dicen por donde debemos comenzar a atacarlos.

Los rubros que se miden y cuentan como un KPI son:

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Resumen de KPI’s

Los datos que podemos observar son:

Año: Que es el año al que se hace referencia

Semana: Es la semana calendario de un año
Período: Son las fechas de la semana en cuestión
Proveedores Recibidos: Es la suma total de proveedores recibidos durante esa
semana, ese dato viene de BackOffice directamente ingresado por el departamento de
recibo.
% de Proveedores Recibidos Tarde: Es el % de proveedores que llegaron a tiempo per
que se les recibió más tarde por cualquier razón (falta de espacio en andenes, falta de
espacio en recibo, etc)
Tarimas Recibidas: Nos da el número total de tarimas recibidas, el dato como tal no es
un KPI pero nos sirve como regla para sacar un KPI (Nivel de Entrega)
Nivel de entregas ODC/EM: Este KPI nos da el Fill Rate del almacén para esa semana,
este índice no distingue entre cajas y pallets ya así como tampoco se toman en cuenta
las cajas que si entregó el proveedor pero que estaban en mal estado o fuera de
especificaciones únicamente coteja la ODC vs la EM .
Tarimas por hora: Son las tarimas que arma el equipo de picking por hora por ME este
indicador nos muestra la eficiencia del equipo de picking o si se está cargando
demasiado trabajo al equipo.
Errores por cada 100 Pallets: nos da cuantos errores se tienen por cada 100 pallets,
estos errores contemplan cajas/camas vs pallets.
% de Para Errores investigar confirma Picking: es el porcentaje como tal de productos
que quedaron sin explicación
Errores de Logística sobre Pedidos: Son los errores cometidos por Picking, Embarque y
Auditoría y que afectan a las tiendas
Promedio Hora salida Primer Viaje: Es el promedio que tuvieron a la hora dentro de una
semana en el primer viaje de salida, estos deben ser antes de las 5.00 am ya que se
pretende que las primeras tiendas sean entregadas antes de las 6:00am.
Disponibilidad de Camiones: Es el número de camiones disponibles y con capacidad de
circular y en base a eso se saca un porcentaje de los camiones que se han utilizado.
Utilización de Camiones: El 100% es la cantidad de camiones disponibles multiplicado
por 16 hrs que es el total del tiempo que se deben utilizar los camiones a razón de 2
turnos de 8 horas cada uno.

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Reporte de Mermas y Ajuste de Inventarios (Reporte 6)

Dentro de los reportes de Auditoría, este es el único que se elabora de manera

mensual y su propósito es mantener controladas las mermas y ajustes de inventario con la
finalidad de que no se arrastren diferencias significativas que lleguen a afectar el estado de
resultados al final de año/mes.

Este reporte se alimenta básicamente de 3 bases de datos (BD) elaboradas de forma

diaria por el departamento de Auditoría BD Merma, BD Ajustes de Inventarios y BD Ventas
(esta última actualizada de manera mensual). Los ajustes a inventario en monto se hacen en
base al costo de los productos y no en base al precio de venta.

Hoja Resumen de Mermas y Ajustes

Dentro del reporte de Ajustes y merma podemos ver el desempeño de forma mensual
de cuanto ha sido el ajuste de inventarios y cuál ha sido la razón del mismo, estos van desde
un simple faltante del proveedor hasta caducidad por mala rotación del producto.

En otra hoja de Excel titulada Medidores podemos observar 2 tablas en la primera se

observa el porcentaje de mermas y ajuste con respecto a las ventas y en la siguiente es un
detallado de las causas de las merma.

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Finalmente observamos el % de merma de cada Área Merma/Ventas y es en estas
columnas donde fincamos una responsabilidad a cada una de las áreas (Compras, Almacén o
Tiendas).

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ÁREA DE EMBARQUE

Objetivo del Área de Embarque

Garantizar la entrega y el abasto oportuno a nuestras tiendas con base en el día que se
tenga programado.

Dentro de las principales funciones del área de Auditoria tenemos las siguientes:
1. El traslado y entrega oportuna de los pedidos requeridos por nuestras tiendas.
2. Verificar el emplaye y estibado de las tarimas.
3. Carga y Descarga de los camiones.
4. Retorno de Cartón, tarimas, rejillas, etc.
5. Mantenimiento a los camiones.
6. Elaboración y Seguimiento a reportes.
7. Validación de Sitios para aperturas.

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Traslado y entrega de Pedidos

La principal función del área de embarque, es la de poder entregar en tiempo y forma los
pedidos de mercancía que fueron solicitadas por las tiendas, para ello es muy importante que el
encargado de Embarque elabore de manera adecuada un calendario por día con las rutas que
seguirá cada camión, logrando con ello asignar un día y hora de entrega a cada una de
nuestras tiendas.
El proceso es el siguiente:

a) El Encargado de Embarques le indica al chofer la tienda que deberá cargar en su

camión, así como el número de tarimas que deberá trasladar.
b) El chofer procede a cargar las tarimas correspondientes, verificando que la mercancía
no corra riesgos por falta de playo, o estibas inestables.
c) El chofer debe verificar que la tarima con los productos de Cámara fría tengan su lona
y su placa tectónica para mantener el frío.
d) El chofer le solicita al Encargado de Embarques la impresión de la SM de la tienda que
entregará.
e) Una vez verificado y ejecutado todo lo anterior ya está listo para trasladar la mercancía

Este proceso se repite en el transcurso del día, y normalmente cada uno de nuestros choferes
hace dos viajes diarios, sin que esto último sea una regla ya que depende de la cantidad de
tiendas que se tengan que entregar durante el día.

Como ya lo comentamos anteriormente toda vez que las tarimas fueron pickeadas, emplayadas
y verificadas por auditoría se pasan a la jaula de embarque donde son formadas en un carril
según la tienda a la que correspondan, de tal manera que un carril corresponde a una tienda es
ahí donde las tomará cada uno de los choferes con lo explicamos en los puntos anteriores.

Jaula de Embarque

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Verificación de Emplaye y Estibado de Mercancía

Esta es una labor que pareciera muy sencilla y poco importante, pero es gracias a la buena
ejecución de la misma que podemos minimizar la posibilidad de que nuestra mercancía se
merme en los traslados; es decir si verificamos que las tarimas traigan suficiente playo, sería
menor el riesgo de que la mercancía de dicha tarima se caiga con el movimiento del camión.
De la misma manera y quizá con mayor relevancia, es la verificación de las estibas de la
mercancía, y esto viene muy ligado a colocar cargas balanceadas dentro del camión, pues esto
reduce la posibilidad de cualquier tipo de volcadura o accidente.
El área de Embarques tiene la facultad de rechazar o solicitar el cambio de cualquier tarima
que consideren puede representar un riesgo para la mercancía o para nuestros choferes o
unidades.
Dentro de esta verificación entra también la identificación o rotulo de las mismas para evitar el
que entreguemos a una tienda una tarima de mercancía que no le corresponda.

Carga y Descarga de los camiones

Como ya mencionamos en el proceso de embarque, el chofer tiene la responsabilidad de
cargar las tarimas correspondientes a la tienda que le asignaron entregar en su camión,
tomando dichas tarimas de los carriles de la jaula del área de embarques.
Ahora bien el proceso para entregar en la tienda dichas tarimas es el siguiente:

a) El chofer deberá marcar vía telefónica a la tienda cuando menos 15 minutos antes de
llegar, para que el encargado de tienda garantice tener el espacio disponible para que
se estacione nuestro camión, en caso de que la tienda no este lista para recibir el
almacén, el chofer puede dar una tolerancia de no más de 15 minutos para evitar
retrasar todo el proceso de entrega de las demás tiendas.
En caso de que la tolerancia se termine el chofer tiene la facultad de descargar las
tarimas y dejarlas en la banqueta para que posteriormente la tienda las introduzca a la
tienda, siendo responsabilidad para la tienda la seguridad de la misma.
b) Ya en la tienda el chofer debe descargar la mercancía de nuestro camión y entregarla
en la tienda hasta el PUNTO ROJO, dicho punto casi siempre esta ubicado en la
entrada de la bodega de la tienda, posterior a este punto es responsabilidad de la
tienda el introducirla completamente a la tienda.
Es muy importante seguir esta instrucción para evitar cualquier riesgo o mal entendido
en caso de que el chofer se introdujera de más en las instalaciones de la tienda.
c) Una vez concluida la descarga de todas las tarimas correspondientes a la tienda, el
Encargado de la Tienda debe firmar y sellar la hoja de ruta del chofer indicándole el
número de tarimas que recibió y si la tarima de cuarto frío llegó con Lona y Placa
Tectónica.

Retorno de Cartón, Rejillas y Tarimas

Antes de retirarse de la tienda el chofer debe cargar las tarimas vacías, el cartón, el plástico y
las rejillas, ya que en cada entrega se le llevan tarimas y rejillas llenas y nuestras tiendas en el
transcurso de la semana las van desocupando.
Es de suma importancia que el chofer NO se retire antes de recoger los productos
anteriormente enunciados, pues los espacios en nuestras bodegas son muy reducidos.

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Para el caso del cartón y el plástico se debe regresar al Almacén para que con el volumen
generado por todas nuestras tiendas se consiga un mejor precio y mejores condiciones al
vender dichos productos.

Mantenimiento a los Camiones

Cada uno de nuestros almacenes tiene asignado un número determinado de unidades

(camiones), y una de las responsabilidades del Encargado de Embarques es el que dichos
camiones funcionen correctamente, pues cualquier paro de alguno de ellos representa No
poder entregar en alguna o algunas tiendas ya programadas.
Para auxiliar al encargado de embarques en dicha labor, tenemos diseñado una Hoja de
Inspección misma que es verificada por cada uno de nuestros choferes antes de iniciar el
manejo de nuestras unidades.

Hoja de Inspección

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Zonificación de Rutas

Gran parte del éxito del área de Embarques se encuentra en una correcta planificación de rutas
acorde a distancias y tiempos, esto con la finalidad de que cada chofer recorra al menos dos
viajes en su jornada de trabajo de 8 horas.
Para tal efecto se cuenta con un reporte como el que sigue:

En el reporte de zonificación de rutas se dividen en 3 grupos: de 0 a 3 horas, de 3 a 5 horas y

más de 5 hrs. La finalidad es la de optimizar los envíos a 8 horas con cualquiera de las
combinaciones para poder llegar a una eficiencia en tiempo de los turnos.

Se debe tomar en cuenta también el número de choferes así como el número de camiones
disponibles, este proceso puede parecer un tanto complejo pero a medida que se practica se
torna más dinámico.

La base para la elaboración de nuestras rutas se da con la asignación de tiendas tempraneras

o primeras entregas; ya que se asignan rutas cercanas para armar las tiendas tempraneras,
para que se tarde menos en regresar la ruta y poder enviar a otro viaje y así en caso de que se
presentará cualquier contratiempo con el camión no sea en una ruta lejana y en la que mayor
tiempo nos tomaría poder re activar nuestra unidad, por lo que las últimas tiendas que se
asignan son las lejanas.
Otra de las utilidades que tiene el identificar las tiendas tempraneras es para el área de Picking
pues son las primeras tiendas que se pickearan para que se entreguen oportunamente.

Reportes de Embarque

Embarque realiza varios reportes, unos de uso interno y otros para uso de otras áreas, entre
los que podemos mencionar:

Reporte de Cambios y Razones de Entrega

Este reporte se elabora de manera semanal y su función es especificar el día y la hora

en la cual se surtieron las tiendas, así como en caso de que se surtan fuera de su día la razón
por la cual se surtió fuera de hora/día.
En ocasiones las tiendas piden que se surta antes por alguna festividad local o por
obras o cualquier razón que impida que pasen nuestros camiones.
En el caso contrario es posible que el pedido de tienda haya caído tarde o que por
alguna eventualidad no se haya podido surtir la tienda por causa imputable al almacén lo que
es muy poco probable.

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Reporte de Tempraneras y Segundos Viajes

Como se mencionó anteriormente las entregas se dividen en tempraneras, no

tempraneras y segundos viajes, se pone especial énfasis en las tempraneras elaborando un
reporte de dichas tiendas, hablando a las mismas para confirmar con el encargado de la tienda
que al otro día recibirán su Almacén a primer hora, regularmente a las 6:00 am, esto para que
dichas tiendas estén al tanto de que el almacén llegará durante las primeras horas del día y
que deberán abrir 2 horas antes de su horario habitual, para reforzar la llamada telefónica se
envía un correo con el reporte de Tempraneras.

El reporte / confirmación
de tiendas tempraneras se envía
un día antes de la entrega para
que exista una prueba de que las
tiendas confirmaron que podían
recibirlas. Para las entregas de
los segundos viajes y demás no
es tan necesario enviar el reporte
debido a que las tiendas deben
estar abiertas a esa hora y no es
tan delicada esta situación.

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Hoja de Ruta
La Hoja de Ruta es un tipo de bitácora de viaje que utilizan los choferes, en ella anotan los
movimientos (traslados, carga, descarga, combustible etc) que hicieron durante el día así como
los kilómetros recorridos y el tiempo ocupado en cada uno de los trayectos.

Hoja de Ruta (Frente) vacía

Una vez que la hoja de ruta es llenada por los choferes, estas son entregadas al
Encargado de Embarques quién a su vez las captura en el Backoffice al día siguiente.

Hoja de ruta (Llena)

Hoja de ruta Parte posterior

Es en esta parte de la hoja de ruta donde las tiendas sellan y firman de conformidad de
recepción del número de tarimas, así como que la tarima de Cámara Fría venía con Lona y con
Placa o gel para la conservación del frío.

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Reporte de Salida de Tarimas

El reporte de salida de tarimas proviene de las Ordenes de Picking (ODP) en las cuales
vienen cuantas tarimas se mandan en cada pedido, a cada una de las tiendas lo elabora de
forma semanal el jefe de embarque, la información que se utiliza aquí es también la que se
utiliza para los KPI’s.

Reporte de

Rendimiento de Unidades

El reporte de Rendimiento de Unidades es un reporte que elabora el encargado de

Embarque apoyándose en las hojas de ruta entregadas por los choferes, sirviendo también
como base de los KPI.

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Este reporte se realiza en formato Excel con una hoja por mes de información diaria y
se incluyen todos los camiones y al final aparece un promedio en general por almacén.

Dentro de este reporte podemos observar:

Día: Día de la Semana

Fecha: Fecha del Mes
# Tienda: Nos refiere al número total de tiendas surtidas ese día
# Tarimas: Nos refiere al número total de tarimas surtidas ese día

Estos últimos dos datos deben de coincidir con el reporte de tarimas de Picking

Para cada camión tenemos como información:

Hora Inicial: Hora en la cual salió el camión del almacén.

Hora Final: Es la hora a la cual terminan los camiones su jornada.
Kilómetros Iniciales: Son los Kilómetros que tiene la unidad al inicio de la
jornada
Kilómetros Finales: Son los Kilómetros que tiene la unidad al final de la jornada.
Camión X Horas: Es el total de horas que se utilizó el camión X, y se saca de la
siguiente manera: (Hora Final – Hora Inicial) x 1440 (minutos en24 hrs) / 60 minutos.
Camión X KMS: Es el total de Kilómetros recorridos por camión y se obtiene
restando al Kilometraje Final, el kilometraje inicial.

Para el Total de cada Cedis tenemos:

Tiempo Total / Día (Hrs): Es el tiempo total de horas que se utilizaron los
camiones y se saca mediante la suma de cada uno.

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Tiempo Prom. / Camión (Hrs): es el promedio de horas que se utilizaron los
camiones.
Kilometraje Total / Día: Es el total de kilómetros recorridos por todos los
camiones ese día.
Kilometraje Promedio Camión: Es el promedio recorrido por cada camión.
Availabitlity truck per day: Es la disponibilidad en horas en las cuales los
camiones deberían estar funcionando. Un camión debería estar en funcionamiento 16 hrs al día
lo que equivale a dos turnos de 8 hrs.
Camiones Totales: Es el número total de camiones.
Camiones Fuera de Servicio: El número de camiones que por alguna razón no
se pueden utilizar.
Porcentaje: Es el porcentaje de utilización de los camiones tomando en cuenta
la capacidad total 16 hrs por 8 camiones y el # de horas utilizados realmente.

Validación de Tiendas

Dentro del programa de expansión, uno de los principales retos es conseguir locales
con un alto flujo de clientes, cercano a zonas de alta densidad de población y con generadores
de flujo tales como mercados, escuelas, oficinas gubernamentales etc. Sin embargo en el afán
de encontrar una locación con altas ventas muchas veces se pueden pasar por alto algunas
cuestiones logísticas de no menos importancia que las ventas, es por esto que se pide la

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validación de sitios y el encargado de esta tarea es el Gerente de Almacén quien a su vez se
apoya en el área de embarque ya que son sus camiones lo que harán las visitas a tiendas.

Como dentro de las responsabilidades de Embarque esta el descargar las tarimas y

meterlas a las tiendas, es de suma importancia verificar todos los detalles previos como lo son;
pendientes, rampas, calles circundantes, mercados, etc. para no enfrentar un problema mayor.

Procedimiento:

1) Uno de los coordinadores de Expansión envía un correo al Gerente de Almacén

con los datos de la tienda.
2) El gerente de almacén reenvía el correo a su jefe de embarque para que realice la
visita al sitio y llene el formato de validación.
3) Una vez realizada la visita a la tienda el Jefe de Embarque intercambia opiniones
con el Gerente de Almacén y este toma una decisión al respecto
4) El Gerente de almacén envía los resultados al coordinador de expansión.

Dentro del formato de validación de tiendas podemos observar varios apartados

diferentes mismos que se verán a continuación:

Encabezado

Explica los generales de la tienda y de la visita, normalmente vemos la dirección de la

tienda y la forma en la cual se realizó la visita

Dirección a la Tienda

Nos explica brevemente como es el trayecto a la tienda, si se toman autopistas,

avenidas y/o calles y cuáles son sus nombres, ahí también se debe especificar además del
nombre, el número de carriles de cada calle, las condiciones de las mismas, su inclinación y
algún comentario adicional.

Calle en Frente de la Tienda

Describe el estado en el cual se encuentra la calle de acceso de la tienda desde el

ancho de la calle, número de carriles, sentidos, condiciones o estado del pavimento, y la
inclinación de la misma, así como el objetivo de una situación ideal.

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Parking

Indica si existe estacionamiento o lugar para estacionar el camión y como es este.

Obstrucción frente a la Tienda

Nos avisa de cables, árboles u otros obstáculos que llegasen a existir frente a la tienda
o en el trayecto rumbo a esta para tomar las previsiones necesarias o la cancelación del Sitio

Seguridad

Referente a la zona, en específico a la colonia y a la ubicación de la descarga. Es

seguro descargar? Se considera una zona peligrosa? Existen posibilidad de asaltos?

Logística

Datos técnicos del departamento de logística del almacén X, Distancia Almacén-

Tienda, tiempo de traslados, pago de casetas en caso de ser necesario

Decisión

Esta validación finaliza con la decisión o recomendación del Jefe de Embarques que
tiene 3 opciones: Aprueba, Aprueba con restricciones y Rechaza.

ÁREA DE GERENCIA

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Objetivo del Área de Gerencia

En esta área se encuentra la cabeza de nuestro almacén y su principal objetivo es el de

optimizar el uso y control de las herramientas, recursos tanto humanos como monetarios
de nuestro Almacén.

Dentro de las principales funciones del área de Gerencia se encuentran:

1. Supervisar funciones generales del almacén
2. Llevar registros y monitoreo de gastos y costos del almacén
3. Optimizar los recursos destinados a logística para asegurar el mejor
funcionamiento dentro del almacén
4. Manejo de personal
5. Establecer prioridades y soluciones prácticas a los problemas que enfrenta el
almacén día a día.
6. Compra de insumos y mermas
7. Pedido de Playo , refacciones e insumos
8. Autorización de pagos por conceptos varios
9. Venta de tarimas, playo, y cartón
10. Manejo de caja chica

Proceso de Gerencia

El área de gerencia no tiene un proceso establecido o rutina debido a que una de sus
principales funciones es el de tomar decisiones acorde a la causistica que se presenta en el día
a día, pese a lo anterior si hay cosas que hace de forma diaria y en las que debe poner
especial atención pues es lo que a grandes rasgos le permite mantener el control sobre la
operación del almacén, algunas de ellas son:

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- Ronda matutina
- Actualización del Módulo de Merma
- Estatus de artículos Negativos en el sistema
- Revisar que los pedidos de las tiendas hayan caído correctamente
- Revisar que la plantilla se haya presentado completa y en caso de que no
realizar los ajustes necesarios
- Revisa si existen aperturas de tiendas y/o cierres
- Revisión y acreditación de Facturas
- Mermas físicas y compra de productos
- Control de Insumos
- Cuadre de Caja Chica

Ronda Matutina

Todas las mañanas al iniciar el día se hacen rondas por todo el almacén verificando que no se
hayan caído pallets, que las estibas soporten su peso y buscando donde hay lugares libres
donde acomodar el producto que llegará ese día. En el dado caso de que haya tarimas
chuecas o muy pesadas se re estiban para salvaguardar la seguridad de los trabajadores del
almacén. Asimismo se revisan posibles fallas del almacén, goteras, cuarteaduras o daños
estructurales debido a la lluvia o algún factor que pudiera haber afectado la noche anterior.

Módulo de Merma

El proceso de merma involucra a varias aéreas tanto de almacén como tienda y por lo tanto
lleva un proceso que se debe seguir:

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Una vez completado el proceso y mermado el producto, se captura en el sistema y es

éste el que revisa el Gerente de Almacén de forma diaria con la finalidad de que no se acumule
mercancía mermada.

Módulo de Merma

De forma diaria el Gerente de almacén revisa las mermas que arroja el BackOffice:

Todos los movimientos dentro de este reporte son mermas aceptadas a tiendas y es
bajo el criterio del Gerente de almacén y el jefe de recibo ver que mermas se pueden completar
o devolver al proveedor y que mermas se procesan directamente.

En general la tabla anterior muestra mermas que son devolución al proveedor sin
embargo es necesario que el proveedor venga al almacén para poder quitarlas del sistema

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Es obligación del Gerente de Almacén mantener este listado lo más reducido posible y
es por eso que debe estar presionando constantemente al jefe de recibo para que procese las
mermas. Para este fin se coteja la lista de productos mermados con el módulo físico de merma
por procesar que administra el área de recibo.

Negativos en el Sistema:

Otra acción realizada diariamente por el Gerente de Almacén es el de revisar el listado

de productos con existencia negativa en el sistema, estos se generan debido a que se mandó
virtualmente a las tiendas algún producto pero no así físicamente y al momento de hacer el
inventario, bota la diferencia, de la misma manera esta permanece ahí hasta que la tienda lo
reporta y se cuadra el inventario. Otros productos que por su naturaleza aparecen en el sistema
son los productos “retornables” (rejillas y tarimas).

Revisión Pedidos de Tienda

Diariamente se revisa que los pedidos de tienda hayan caído correctamente y

completos la ruta para accesar al los pedidos de tiendas en BackOffice es:

Menu Principal  Procesos  Impresión de Picking

Al entrar a Impresión de Picking nos aparece la siguiente pantalla:

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Una vez que se

despliega el listado de las
tiendas se debe de elegir
una de ellas y nos despliega una segunda pantalla en la cual aparecen los siguientes datos:

Folio: Es un número distintivo de cada

pedido y es consecutivo
Fecha: Es la fecha en la cual se emitió el
pedido
Pedido: Se refiere al tipo de pedido del que
se habla (F) para los pedidos Forzados y T
Para los pedidos de las tiendas. Si es T
únicamente se toma en cuenta las del día
en curso, si existen dos pedidos (T) con la
misma fecha del día en curso, se toma la
última.
Usuario: Hace referencia a la persona que
realizó el pedido, ya sea forzado o de tienda

Al principio del renglón aparece una casilla

en la cual nos da la opción de palomear y
posteriormente imprimir el pedido que es lo
que funcionará como ODP (Orden de
Picking)

Es labor del Encargado de Picking hacer este chequeo diariamente sin embargo el
Gerente de Almacén lo hace también para que no se les vaya una ODP o bien para reaccionar
de la mejor manera en caso de que no haya caído la Orden de la tienda.

Revisar asistencia de la Plantilla completa

Día a día se revisa que todos los empleados hayan llegado a trabajar, es común las
faltas dentro del trabajo en almacén por lo que algunas de las áreas se llegan a quedar cortas
de gente. Es la labor del Gerente de Almacén tomar decisiones y mover gente según lo

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demande la jornada, de forma tal que probablemente recibo ponga gente para picking o
viceversa según se la carga de trabajo de cada área.

El Gerente de Almacén pregunta de forma diaria a cada uno de los jefes de área si
tuvieron alguna falta en su equipo o si hay gente de vacaciones o están fuera por permiso etc,
el Gerente de almacén lleva el registro y se lo transmite a su asistente para que lo capture en el
Back Office y se genere el reporte respectivo.

Coordinación de Aperturas

La apertura de una tienda es una labor de varias áreas involucradas entre si y la parte
del surtido de la apertura involucra al gerente del almacén, pues tiene que enviar la mercancía
en tiempo y forma para que esta pueda abrir conforme a la fecha pactada.

En promedio a una apertura se envían 24 tarimas, por lo que se deben considerar 2

camiones que deben salir en un mismo día y toda la mercancía debe ir lo más completa posible
ya que más de 10 Stock Outs la tienda no abre.

Proceso de surtido apertura

Normalmente al inicio del mes el Director de Regional informa por correo el número de
aperturas que habrá ese mes con la finalidad de que esté preparado el gerente de almacén.

Quince días antes de la apertura el Gerente de distrito debe informarle al Gerente de

Almacén de la apertura, dando fecha y dirección en la cual necesitarán la mercancía, este
mismo correo es enviado al comprador regional para que elabore el forzado y pueda salir del
almacén.

Una vez que se tiene el pedido forzado se agenda el surtido de la tienda y a su vez se
manda un correo al gerente de distrito y a la tienda misma (en caso de que tenga sistema)
avisándole acerca del día de surtido.

En ocasiones existen también cierres de tiendas, en dado caso el proceso es el mismo,

el gerente debe avisar al gerente de almacén con 15 días de anticipación para que este asigne
una ruta para recoger los lockers, tarimas y demás insumos que puedan utilizarse en una
apertura futura. Uno o dos días antes de enviar el camión se le avisará al gerente de Distrito
para que prepare la mercancía que será devuelta al almacén.

Relación del Gerente de Almacén

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Cuando se tiene una apertura y el Gerente de Almacén considera tener en existencia y

en buen estado algunos insumos, estos son enviados a la tienda y se le manda la misma
relación al departamento de Contabilidad para que esos insumos no se le carguen al costo de
la tienda y se identifique perfectamente la ubicación real de dichos insumos.

Revisión y Acreditación de Pagos y Caja Chica:

El almacén tiene un fondo de gastos (Caja Chica) con un monto determinado dicho
monto debe rendir una semana y sirven para todos los gastos menores necesarios dentro del
almacén, pintura, desasolve, casetas, cambio de lámparas, aceite para los camiones, talachas
en general. Estos gastos se deben comprobar con facturas mediante un comprobante de
gastos firmado por el Director Regional y una vez a la semana se envían a Contabilidad
Central para que dicho departamento reponga el fondo y vuelva a ser utilizado.

En el caso del dinero la Asistente de Gerencia del almacén es la única persona que
tiene contacto con el mismo. El gerente de Almacén autoriza pagos y gastos más no tiene
contacto con el dinero ya que la responsable es la asistente, es ella la que lleva las cuentas de
las casetas de los choferes y paga los extras del almacén y es ella quien solicita el reembolso
con contabilidad.

Cuando los gastos son mayores (ej. Alguna refacción de los camiones) el Gerente de
almacén solicita un cheque mismo que debe ser autorizado por el Director Regional, los
cheques se solicitan con anticipación para que puedan emitirse oportunamente.

Los gastos por concepto de multas y gratificaciones son pagados también mediante
este fondo y se dejan a discreción del Gerente de almacén así como del encargado del área
en cuestión, sin embargo dentro del comprobante de gastos se puede incluir una leyenda en la
cual se pide se descuente el costo de la multa al chofer o al que se haya hecho acreedor a la
multa en caso de que se crea que es por negligencia o por culpa de esta persona en forma
recurrente.

Control de Insumos de Almacén

Dentro de los insumos del almacén se debe llevar un registro de los mismos para
controlar los gastos, esto se hace mediante una solicitud de insumos que cada Encargado de
Área debe llenar y esta debe ser aprobada por el Gerente de Almacén.

Este es un tema delicado debido a que los insumos están dentro del almacén y la gente
tiene un fácil acceso a estos, haciendo que los recursos (insumos) se gasten de forma
indiscriminada y que se caiga en un abuso, si se pierden plumas o guantes o cualquier otro
insumo, es muy sencillo ir por otro y la gente como no le cuesta los hace sin cuidado.
Es por esta razón que el Gerente de Almacén cuenta con ciertos controles que evitan
que esto suceda; la jaula de los insumos debe contener un candado, se tiene un formato en el
cual el jefe de cada área debe solicitar los insumos al Gerente de Almacén el cual firma el
formato y se asegura que se introduzca en el sistema que esos productos fueron tomados para
uso del almacén de forma tal que es mucho más difícil que se generen diferencias por esta
causa.

04/04/2023
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Relación Compras / Almacén

La relación entre el departamento de compras y el almacén debe ser muy estrecha

debido a la rotación de los productos, catalogación de nuevos productos, productos de
temporada e incrementos de los inventarios etc. Actualmente el canal de comunicación se hace
por medio del comprador regional ubicado físicamente en el almacén, éste tiene relación
estrecha tanto con el departamento de compras y el almacén y una de sus responsabilidades
es asegurarse que la información fluya entre ambas partes.

El comprador regional está al tanto de todas las noticias del PPC (Price and Product
Comitee) y en la mayoría de los casos esta información es necesaria para el gerente del
almacén por lo que semanalmente deben tener una reunión para tocar los puntos referentes al
PPC, niveles de stock, productos de alta o baja y demás factores que atañen a los almacenes.

Control de Plagas

El control de plagas se hace de forma mensual, existen 3 casos relacionados con

control de plagas:
1) El que se tiene de forma estandarizada negociado desde Oficinas Centrales es el
de roedores, y se hace de forma mensual, cada mes se presenta la empresa del
control de plagas para darle mantenimiento a las trampas, en caso de que alguna
se encuentre rota o en mal estado, esta se vende, la empresa contratada es
Controlet y se tiene un contrato firmado.
2) Ocasionalmente se hacen controles para cucarachas y rastreros pero esas las
negocia el Gerente de Almacén y pasan su factura como cualquier otro gasto.
3) Si por cualquier motivo llegase a entrar producto contaminado (principalmente
granos y semillas) se debe separar el producto y hacer la devolución al proveedor y
en caso de ser necesario fumigar para que no se contamine mercancía que este en
buen estado. Este cargo será cargado al proveedor que haya enviado mercancía
contaminada.

Bonos

04/04/2023
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El pago de los bonos de nuestro personal del almacén es responsabilidad de cada
Encargado de área, pero es responsabilidad del gerente de almacén validar los mismos, los
encargados de área validan los bonos de su equipo para que a su vez lo procese el Gerente de
Almacén,

Los bonos calificados por el Gerente de almacén se basan en metas acordadas

previamente en conjunto entre el Gerente de Almacén y el encargado de cada área. Para
calificar los bonos se utiliza el formato de Bonos que se utiliza en todas las áreas dentro de 3B.

Basado en lo anterior también el gerente de almacén debe evaluar a sus encargados

de área y determina su bono correspondiente.

Contrataciones

04/04/2023
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El proceso de reclutamiento es responsabilidad de la gerencia de almacén sin embargo
las contrataciones corresponden a cada una de las áreas involucradas.

La asistente de Gerencia es la encargada de poner las vacantes en las bolsas de

trabajo de los municipios cercanos al almacén, estas tienen una vigencia de 15 días por lo que
por lo general se debe de actualizar cada 15 días siempre que se tengan vacantes. Asimismo
se utiliza el portal de Internet para colocar vacantes.

Una vez que se colocan las vacantes, se les da el contacto de la asistente de gerencia
quién es la encargada de iniciar los trámites y pedir los datos necesarios a los candidatos para
su contratación. Los candidatos son referidos a la/s área/s que tengan las vacantes necesarias
según sus aptitudes. A partir de ese momento el encargado del área involucrada es
responsable de dar el visto bueno y decidir si se queda con el candidato o no, esto para darles
la libertad a los jefes de área y evitar que argumenten que este fue impuesto su equipo y que
no está dando resultados.
Para el puesto de chofer es necesario hacer ciertas pruebas más a profundidad que las
que se aplican normalmente dentro de las que se incluyen:
 Examen de manejo (Aplicado por el mecánico)
 Polígrafo (Outsourcing coordinado por RH)
 Estudio socioeconómico (Outsoursing con: Consultoría Integral y Estratégica)

Control y Pedidos Playo

Unos de los gastos más representativos dentro del almacén es la compra de playo y es
también uno de los insumos que más se utilizan, se utiliza en el área de recibo por los
proveedores que vienen a granel, se utiliza en picking para emplayar las tarimas que irán a
tiendas, se utiliza en embarque en caso de que se necesite volver a emplayar alguna tarima. Al
ser utilizado por tantas áreas es un tanto complicado controlar el uso indiscriminado del mismo.

Es por esta razón que se debe llevar un registro detallado del uso de playo y trabajar
constantemente por bajarlos costos del mismo y esta es responsabilidad del Gerente de
almacén.

Venta de Cartón y Plásticos

La venta del cartón y lo plásticos es también una de las labores que coordina el gerente
de almacén. Al inicio de labores de 3B el cartón se quedaba en la tienda y eran estas las que
vendían el cartón utilizando el dinero para mejoras a sus tiendas sin embargo conforme fuimos
creciendo esto fue más difícil de controlar, además de que si cada tienda vende su cartón por
separado el impacto que puede tener la venta del mismo es mucho menor que si se vende en
conjunto. Por estas razones se decidió regresar el cartón y plástico al almacén con la finalidad
de conjuntar todo el volumen a vender.

Actualmente el cartón es recibido como corrugado en las cajas de los productos, este
es a su vez enviado de la misma forma a las tiendas quienes exhiben el producto en las
mismas y en ocasiones lo utilizan para la estiba y una vez que le dieron el uso necesario lo

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acumulan en una tarima misma que será devuelta al almacén en su próxima entrega. La tienda
regresa al almacén tanto cartón como haya utilizado en esa semana y varía dependiendo sus
necesidades de estiba, venta semanal y varios factores por lo que no es lo mismo todas las
semanas.

Ciclo de Cartón

El Almacén proporciona espacio para que la cartonera coloque su remolque y para que
personal de la cartonera pueda trabajar en el acomodo y almacenamiento de cartón. La
cartonera cubre los costos de acomodo y transporte al pesaje del mismo y de forma semanal
se hace una transferencia a la cuenta concentradora de 3B y entrega la ficha de depósito junto
con los resultados del pesaje a la asistente de gerencia del almacén.
Proceso de Pago

Comprobantes de pesaje y
ficha de depósito

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Protección Civil

De vez en cuando se reciben visitas

por parte de Protección Civil en las cuales nos
hacen sugerencias para no caer en infracciones
de acuerdo al Reglamento de
Protección Civil, y es la Gerencia de Almacén
quién es la encargada de tomar las previsiones
necesarias para que estemos en regla con el
departamento de protección civil del
estado.

Cuando se tiene una visita se hace un

listado de los puntos que se deben mejorar y se da
cierto tiempo para que este mejore, si al término de este tiempo no se han hecho los cambios
solicitados se procede a multar a la empresa, por lo que es de suma importancia dar el
seguimiento a los puntos que llegue a sugerir Protección Civil y evitar cualquier sanción.

Reparación de Montacargas

Montacargas, patinetas y patines son elementos indispensables para la operación del

día a día de cualquier almacén y es responsabilidad del gerente de almacén mantener estas

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herramientas de trabajo al igual que los camiones en óptimo estado para evitar cualquier
accidente y/o retraso en las actividades del día a día.

Dentro de los montacargas y patines se le da un mantenimiento preventivo que varía

según las necesidades puede ir desde mensual hasta cada 2 o 2.5 meses y enfocándose en
los que estén más necesitados de servicios.

Recordemos que todas estas herramientas son sumamente necesarias para la

ejecución correcta de nuestra operación en el Almacén, por lo que recordemos que aunque una
prioridad es cuidar los recursos de la empresa, también lo es cuidar el buen funcionamiento de
nuestras herramientas de trabajo.

Juntas Mensuales

Como lo marcan nuestros principios en la Cultura 3B tenemos una comunicación

abierta y es por ello que se realizan juntas mensuales con la finalidad de tocar puntos
aleatorios como: desempeño mensual, inquietudes del equipo de trabajo, estrategias,
menciones especiales y cualquier otra inquietud que llegasen a tener.

Reloj Checador

Actualmente se lleva el registro del personal por medio de un reloj checador mecánico,
este sirve como comprobante en caso de existir alguna discrepancia en los días laborados o
bien en para el monitoreo del personal.

El proceso del reloj checador es el siguiente:

 Se checa tarjeta cuando un empleado comienza su jornada laboral
 Se checa tarjeta cuando sale a comer
 Se checa cuando regresa de comer
 Se checa cuando termina su jornada laboral.

El Gerente de almacén y su asistente son los encargados de supervisar estas tarjetas y lo

hacen de forma aleatoria dos o tres veces al mes. Cada mes la asistente de gerencia cambia
las tarjetas.

Relación de Bonos y Sueldos

Cada quincena el gerente de almacén manda el formato de bonos y las relaciones de

sueldos a su asistente para que ella ponga las incidencias (ausencias) de cada trabajador del
almacén.

La asistente de gerencia incluye los días que faltaron los trabajadores así como el
monto total de bono para cada uno de ellos, a su vez los encargados de cada área incluyen el
monto de cada uno de sus elementos que se les dará de bono real y a su vez este se entrega
al Gerente de almacén mismo que reúne los bonos de todas las áreas y son enviadas al
Director Regional quién deberá dar su visto bueno. Una vez que se cuente con el visto bueno
del Director Regional se manda este a Recursos Humanos (central) para que se procese el
pago de nómina.

En caso de que las faltas que se tuvieron durante el mes no estén justificadas se
descontará el día y se puede penalizar el bono también según sea el caso y las
consideraciones hechas por el encargado de área.

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Evaluaciones de Personal

Las evaluaciones de personal se realizan de forma trimestral funcionan de la siguiente

manera:
1) Cada empleado es evaluado por su superior inmediato
2) R.H. envía un formato bajo el cual se evalúan los mismos criterios
3) Los objetivos y las metas son establecidas en conjunto entre el jefe inmediato y el
empleado tomado en cuanto a los objetivos generales del área.

Estas evaluaciones trimestrales deben de archivarse para llevar un registro o historial

de cada empleando dando resultados objetivos respecto a su desempeño durante el período
evaluado.

Adicional a esto el gerente de almacén se mantiene en constante comunicación con

todos y cada unos de sus jefes de área de forma diaria, especialmente cuando existe algún
problema o tema específico sobre el cual se debe enfocar la atención.

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